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Atlantis gp-Untis-Schnittstelle Verfahren: Die beiden Programme Atlantis (Softwarehaus Heider) und gp-Untis (Gruber & Petters) wurden jeweils von Firmen erstellt, die sich auf die reine Schulverwaltung bzw. auf die Stundenplan-Erstellung bzw. Optimierung spezialisiert haben. Beide Programme ergänzen sich. Um dem Anwender eine integrierte Datenbasis zu ermöglichen bzw. Doppeleingaben zu ersparen, wurden spezielle Schnittstellen erstellt, die einen reibungslosen und sekundenaktuellen Datenaustausch ermöglichen. Für den Benutzer muss es egal sein, aus welcher Datenbank die Informationen stammen. Der Anwender möchte bei Bedarf Informationen „gepackt“ in einer Maske dargestellt haben, auch wenn Einzelinformationen aus zwei verschiedenen Programmen oder Datenbanken kommen. Im Gegensatz zu den asynchronen Schnittstellen zu gp-Untis über ASCII-Dateien, die andere Hersteller anbieten, tauscht Atlantis an vielen Stellen direkt mit gp- Untis Daten sofort aus, sobald diese anfallen bzw. verändert werden.

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Atlantis gp-Untis-Schnittstelle Verfahren: Die beiden Programme Atlantis (Softwarehaus Heider) und gp-Untis (Gruber & Petters) wurden jeweils von Firmen erstellt, die sich auf die reine Schulverwaltung bzw. auf die Stundenplan-Erstellung bzw. Optimierung spezialisiert haben. Beide Programme ergänzen sich. Um dem Anwender eine integrierte Datenbasis zu ermöglichen bzw. Doppeleingaben zu ersparen, wurden spezielle Schnittstellen erstellt, die einen reibungslosen und sekundenaktuellen Datenaustausch ermöglichen. Für den Benutzer muss es egal sein, aus welcher Datenbank die Informationen stammen. Der Anwender möchte bei Bedarf Informationen „gepackt“ in einer Maske dargestellt haben, auch wenn Einzelinformationen aus zwei verschiedenen Programmen oder Datenbanken kommen. Im Gegensatz zu den asynchronen Schnittstellen zu gp-Untis über ASCII-Dateien, die andere Hersteller anbieten, tauscht Atlantis an vielen Stellen direkt mit gp-Untis Daten sofort aus, sobald diese anfallen bzw. verändert werden.

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Voraussetzungen, Parametrisierung der gp-UNTIS-Schnittstelle. Über den Menüpunkt „Extras/Einstellungen/gp-Untis“ wird die gp-Untis-Schnittstelle definiert.

Dabei wird der Programmpfad und die gp-Untis-Datei angeben und definiert, ob der Benutzer nur lesend oder im Vollzugriff auf die Daten zugreifen kann. Wird die „sekundenakt. Schnittstelle“ aktiviert, so werden in dem angegebenen Zeitintervall von Atlantis die aktuellen Vertretungspläne für Klassen und Lehrer aus gp-Untis geholt und beim Suchergebnis der Klassen und Lehrer in Atlantis angezeigt. Die „Stammdatenanfrage“ prüft, ob in Atlantis erfasste Klassen-, Lehrer- oder Fach-Kürzel in gp-Untis hinterlegt sind. Das „Kommunikationsmodul“ ist für diesen Datenaustausch verantwortlich und muss unter dem angegebenen Pfad installiert sein.

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„Sekundenakt. Schnittstelle“, Austausch Vertretungs-Stundenpläne: Ist die „sekundenakt. Schnittstelle“„ aktiviert, so wird in der Lehrer-Liste ein Ausschnitt aus dem Lehrer-Stundenplan dargestellt.

Über einen Headerklick [1]auf die Überschrift „Kurzliste Stundenplan…“ werden die Stundenplan-Daten aus gp-Untis aktualisiert. Mit einem Doppelklick auf die Stundenplan-Daten eines Lehrers erscheinen weitere Information zu dem Lehrer bzw. seinen Klassen:

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Die farbliche Kennzeichnung der Klassen hat folgende Bedeutung: Rot 1. Stunde hat noch nicht begonnen bzw. letzte Stunde ist bereits vorbei Grün Stunde läuft gerade Gelb Stunde beginnt demnächst, Lehrer hat heute bereits eine Stunde gehalten Mit dem Button „gp-Untis“ kann man den Stundenplan des Lehrers bzw. der Klasse direkt ansteuern.

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Atlantis ruft gp-Untis auf und springt direkt zu dem Lehrer, bei dem auch Atlantis gerade steht.

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Analog funktioniert die „sekundenakt. Schnittstelle“ bei der Klassenverwaltung.

Auch hier kann man mit einem Doppelklick die gp-Untis-Daten ansteuern bzw. den Klassen-Stundenplan aufrufen. Stammdatenabfrage:

Falls bei einem Lehrer oder einer Klasse in Atlantis ein von gp-Untis abweichendes Kürzel hinterlegt ist, so wird dies mit einem roten Balken im Suchergebnis dargestellt. Bei den Stammdaten kann man Atlantis mit gp-Untis über einen gp-Untis-Namen synchronisieren:

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Die rote Markierung verschwindet sobald beim gp-Untis-Namen das richtige Kürzel eingegeben wird, in unserem Beispiel „Bmz“.

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Sobald Atlantis mit gp-Untis synchronisiert ist (gleiches Kürzel bzw. gp-Untis-Name/Alias-Name aus gp-Untis), wird geprüft, ob gp-Untis andere Stammdaten besitzt als Atlantis:

Mit einem Klick auf den Button „Abgleich Stammdaten…“ sieht man die abweichenden Daten:

Diese Daten können mit „Übernehmen“ zwischen den beiden Programmen ausgetauscht werden.

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Das gleiche Verfahren ist bei den Klassen realisiert.

Mit dem Button „gp-Untis“ kann man bei dem Lehrer bzw. der Klasse direkt zu dem entsprechenden gp-Untis-Stundenplan springen.

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Abgleich Atlantis-Zeugnis-Fächer mit gp-Untis-Fächern: Über den Menüpunkt „Import/Export/gp-Untis/Zuordnung gp-Untis – Fächer Atlantis-Zeugnisfächer“ werden die gp-Untis-Fächer bzw. Kurse den Atlantis-Zeugnisfächern zugeordnet.

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Dabei kann man über den Button „gp-Untis-Fächer automatisch zuordnen“ eine automatische Zuordnung anstoßen. Dabei werden alle ähnlichen Kurse aus gp-Untis den ähnlichen Atlantis-Fächern zugeordnet, z.B. „CH-1, CH-2, CH-3“ auf Atlantis-Fach „CH“.

Die restlichen Fächer muss man manuell zuordnen, indem man jeweils ein Atlantis- und ein gp-Untis-Fach anwählt und dann über den Button zuordnet.

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Datenimport/-export: Über den Menüpunkt „Import/Export/gp-Untis“ werden die gp-Untis-Fächer bzw. Kurse den Atlantis-Zeugnisfächern zugeordnet.

Die Zuordnung auf Lehrbefähigungen, Statistik-Fachgruppen sind in BW nicht von Bedeutung. Der Stammdaten-Import/Export ist ebenfalls bei Schulen, die gp-Untis bereits im Einsatz haben, nicht von Bedeutung. Sinn macht diese Art der Datenübertragung nur, wenn eine Schule eines der beiden Programme neu einführt und noch keine Stammdaten erfasst hat.

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Übertragung der Ist-Stunden aus gp-Untis nach Atlantis: In gp-Untis müssen vor dem Export über den Menüpunkt „Einstellungen/Schuldaten“ bestimmte Einstellungen gesetzt werden. Wichtig ist dabei die Angabe der Schulnummer und der Schulart. Diese Einträge müssen exakt mit den im Atlantis-Schulen-Stamm hinterlegten Werten übereinstimmen.

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In gp-Untis sind die Ist-Stunden über „Datei/Import/Export/Deutschland/Atlantis“ auszuspielen:

Über das Register „Statistik über Atlantis“ wird auf ein anzugebendes Exportverzeichnis die Datei “stdplan.txt“ ausgespielt.

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In Atlantis wird diese Datei wieder eingespielt:

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Dabei wählt man die von gp-Untis ausgespielte Datei „stdplan.txt“ und eine Protokolldatei aus. Unter „Bemerkung“ sollte man einen Text hinterlegen, über dem man die Einspielung eindeutig erkennen kann. Die gp-Untis-Textdatei wird nun in der Atlantis-Datenbank gespeichert und erhält dort eine eindeutige Vorgangsnummer.

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Die Protokolldatei zeigt die eingespielten Sätze aus gp-Untis:

In einem zweiten Schritt ordnet man die Ist-Stunden den Atlantis-Lehrer und –Klassen-Daten zu:

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Man wählt dabei bei der Lupe zum Feld „VorgangsNr.“ Die gewünschte Importdatei aus.

Und startet die Übernahme wie folgt:

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Die Daten werden bei den Lehrern im Register „Unterricht“ eingespielt:

Auf dem Lehrer-Einsatzplan (Register 4) sieht man die Soll- und Ist-Stunden: Das Gleiche gilt für die Klassenverwaltung:

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Rechte für die Notenerfassung, Ableitung aus dem Stundenplan: Über den Menüpunkt „Datei/Stundenplan/Deputat“

kann man aus dem gp-Untis-Stundenplan das Lehrer-Deputat ableiten. Damit hat man automatisch alle gültigen Kombinationen Lehrer-Fach-Klasse (Kurse) hinterlegt. Auf diese Tabelle greifen die Notenerfassungsprogramme zu. Diese steuern, dass Lehrer nur Noten bei Klassen oder Schülern erfassen, bei denen sie das gewählte Fach unterrichten.