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Version 1.0 1. Februar 2011 René Repa - Rotes Kreuz: … · Ende des Tagesdienstplanes unter „ Pool- Absagen “. Hat eine Ressource in „ Pool frei “ (2) einen passenden Dienst

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Version 1.0

1. Februar 2011

René Repa

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RPSWeb-Handbuch Planer

RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 3/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

Einleitung

Das vorliegende Benutzerhandbuch beschäftigt sich im Wesentlichen mit planerspezifischen Themen.

Die im Handbuch dargestellten Screenshots stammen aus dem Live-System des Österreichischen Roten Kreuzes, Landesverband Niederösterreich.

Die Darstellungen können, durch Unterscheidungen bei den Dienstplänen, von Ihrer Ansicht abweichen.

Bei offenen Fragen wenden Sie sich bitte an ihren

zuständigen Hauptplaner

Zugunsten der besseren Lesbarkeit wurde im Text auf gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Personenbegriffe verzichtet und traditionell die männliche Nominalform angeführt. Gemeint und angesprochen sind natürlich immer beide Geschlechter.

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RPSWeb-Handbuch Planer

RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 4/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS................................. ........................................................................................ 4

INFORMATIONEN ZU RPSWEB ............................ ............................................................................... 5

ALLGEMEINES ........................................................................................................................................ 5 WEB-DIENSTPLANER .............................................................................................................................. 5 ABWESENHEITEN.................................................................................................................................... 5 STANDARTHINTERLEGUNGEN .................................................................................................................. 5 BERECHTIGUNGEN UND QUALIFIKATIONEN............................................................................................... 5 GASTDIENSTSTELLEN ............................................................................................................................. 5

EINSTIEG ZU RPSWEB ......................................................................................................................... 6

ZUSENDUNG EINES PASSWORTES ........................................................................................................... 7 ÄNDERN DES PASSWORTES .................................................................................................................... 8

DIENSTPLANUNG IN RPSWEB ............................ ................................................................................ 9

DIENSTPLANUNG .................................................................................................................................... 9 Tagesplan......................................................................................................................................... 9

Zuteilungsplan anzeigen.............................................................................................................................. 9 Offene Planposition besetzen .................................................................................................................... 10 Neue Planforderung anlegen..................................................................................................................... 13 Planforderung bearbeiten .......................................................................................................................... 13

Einzeldienste und Absagen............................................................................................................ 14 Ressourcen anzeigen ................................................................................................................................ 14 Neuen Dienst anlegen ............................................................................................................................... 15 Dienstplaneintrag bearbeiten..................................................................................................................... 15 Neue Absage anlegen ............................................................................................................................... 16 Absage bearbeiten .................................................................................................................................... 16

NOTIZEN............................................................................................................................................... 17

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RPSWeb-Handbuch Planer

RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 5/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

INFORMATIONEN ZU RPSWEB

ALLGEMEINES RPS-WEB ist eines von mehreren Modulen des Ressource Planning Systems der Firma Systema. Dieses Ressourcenplanungsprogramm wird einheitlich im gesamten Landesverband Niederösterreich verwendet. Es ist zentral installiert und wird von allen gemeinsam genutzt. Einzellösungen bei Teilen des Systems werden nicht angeboten um eine Einheitlichkeit und minimale Wartung des Systems zu gewährleisten. Das System wird landesweit von 4 Administratoren und der IT- Abteilung des Landesverbandes betreut.

WEB-DIENSTPLANER Die Berechtigung als Dienstplaner tätig zu sein, ist grundsätzlich nur von einer durchgeführten Planerschulung für RPS und der Einmeldung durch die Dienststelle bei einem RPS-Administrator abhängig.

Sollten auf Ihrer Dienststelle weitere Voraussetzungen erfüllt werden müssen, sind diese durch die Dienststelle vorzugeben und einzufordern. Durch die RPS-Administratoren werden keine Kontrollen über Erfüllung der Voraussetzungen gemacht.

ABWESENHEITEN Abwesenheiten können grundsätzlich jederzeit eingebucht werden. Nur bei bereits eingebuchten Diensten besteht eine Sperrfrist von sieben Tagen vor dem betroffenen Dienst. In diesem Fall muss die Abwesenheitsbuchung durch den planungsberechtigten Vorgesetzten gemacht werden. Diese Sperrfrist wurde als Sicherheit für die Dienstplanverantwortlichen eingebaut, damit keine kurzfristig auftretenden Ausfälle übersehen werden können.

STANDARTHINTERLEGUNGEN Bei jedem Mitarbeiter ist die Dienststelle, der er hauptzugeteilt ist, als Stammabteilung im RPS2 hinterlegt. Eine Änderung der Stammabteilung ist nur durch die Dienststelle in der Mitgliederverwaltung des Landesverbandes möglich.

Ebenso ist bei jedem Mitarbeiter hinterlegt, ob er einer ehrenamtlichen, hauptberuflichen oder zivildienstlichen Dienstverpflichtung nachgeht. Eine Änderung der Stammdienstart ist ebenfalls nur in der Mitgliederverwaltung des Landesverbandes möglich. Kurzfristige Änderungen der Dienstart durch besondere Verwendungen sind jederzeit im RPS2 möglich.

BERECHTIGUNGEN UND QUALIFIKATIONEN Die Berechtigungen und Qualifikationen im RPS2 sind von den Einträgen in der LVDB des Landesverbandes Niederösterreich abhängig. Sie werden automatisch in RPS2 eingespielt und sind nur in der LVDB zu warten. Für die notwendigen Einträge in der LVDB ist die jeweilige Dienststelle verantwortlich.

GASTDIENSTSTELLEN Die Dienstberechtigung bei anderen Abteilungen als der eigenen Heimatdienststelle muss in der LVDB des Landesverbandes Niederösterreich durch die Heimatdienststelle gepflegt werden. Diese Dienstberechtigung wird dann automatisch in das Dienstplanprogramm übernommen.

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EINSTIEG ZU RPSWEB Geben Sie in Ihrem Webbrowser folgendes ein:

https://rpsweb.n.roteskreuz.at

Beim ersten Einstieg werden Sie einen Warnhinweis wegen des fehlenden Sicherheitszertifikates der Website erhalten.

Sie können den Hinweis durch einen Klick auf „Laden der Website fortsetzen“ (1) ignorieren.

Aus Sicht der Nutzerfreundichkeit ist es jedoch zu empfehlen das benötigte Zertifikat den angezeigten Hinweisen folgend herunter zu laden und zu installieren.

Sie finden die notwendigen Zertifikate auch unter folgener Webadresse:

https://secure.n.roteskreuz.at/downloads/

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (1) auf der Loginseite an, um das Dienstplanungssystem in vollem Umfang nutzen zu können.

Sollten Sie noch keine Zugangsdaten bekommen haben, können Sie diese über das „Mitarbeiterportal“ (2) anfordern.

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RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 7/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

ZUSENDUNG EINES PASSWORTES Voraussetzung für die Zusendung eines Passwortes, ist eine eingetragene E-Mailadresse in der LVDB. Sollte dort keine E-Mailadresse eingetragen sein, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Mitarbeiter Ihrer Dienststelle.

Um ein Passwort anzufordern, klicken Sie wie oben erwähnt auf „Mitarbeiterportal“ oder geben Sie in der Adressleiste Ihres Browsers

https://portal.n.roteskreuz.at ein.

Auf der Loginseite zum Mitarbeiterportal, klicken Sie auf „Sollten Sie ihre Zugangsdaten vergessen haben, können Sie hier ein neues Passwort anfordern.“ (1).

Geben Sie jetzt Ihre Dienstnummer (1) ein und klicken Sie auf „Anfordern“ (2).

Nach dem Klick auf „Anfordern“ wird ihnen nebenstehender Hinweis angezeigt. In den nächsten Minuten wird ihnen auf Ihre eingetragene E-Mailadresse ein Mail zugesandt. Bestätigen Sie dieses Mail durch einen Klick auf den Link den die Nachricht enthält. Wenig später erhalten Sie ein zweites Mail mit ihrem Passwort.

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(1) (2)

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RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 8/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

ÄNDERN DES PASSWORTES Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr zugesandtes Passwort so bald als möglich ändern. Dazu geben Sie in der Adressleiste Ihres Browsers wieder:

https://portal.n.roteskreuz.at ein.

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem zugesandten Passwort an. Der Benutzername wurde Ihnen gleichzeitig mit Ihrem Passwort bekannt gegeben.

Nach dem Login wird Ihnen die Startseite des Mitarbeiterportals angezeigt.

Unter „Einstellungen“ (1) können Sie ihr Passwort ändern.

Geben Sie unter „altes Passwort“ (1) das Ihnen zugesandte Passwort ein. Unter „neues Passwort“ (2) geben Sie Ihr persönliches, neues Passwort ein und wiederholen Sie es (3). Zum Abschluss Klicken Sie auf „Speichern“ (4).

Ihr Passwort muss gewisse Kriterien (5) erfüllen. Diese sind ebenfalls auf dieser Seite beschrieben.

Jetzt sollte einem Einstieg in RPSWeb nichts mehr im Wege stehen.

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RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 9/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

DIENSTPLANUNG IN RPSWEB DIENSTPLANUNG

Der Reiter „ Dienstplanung“ wird nur bei Mitarbeitern mit Planungsberechtigung angezeigt.

Tagesplan

Die Funktion „Tagesplan“ ermöglicht es Dienstplanern Veränderungen am Dienstplan vorzunehmen.

Zuteilungsplan anzeigen

Um einen oder mehrere Tagespläne anzeigen zu lassen, geben Sie das betreffende Datum ein oder klicken es im Kalender (1) an. Auswahl der anzuzeigenden Abteilung (2), durch gedrückt halten der Shift-Taste können Sie auch mehrere Abteilungen auswählen. Wählen Sie anschließend aus wie viele Folgetage (3) angezeigt werden sollen. Es steht ihnen auch eine Möglichkeit zur Verfügung um nur „Tagdienste“ oder „Nachtdienste“ (4) auszuwählen. Standart ist die Anzeige des gesamten Tagesdienstplanes. Entscheiden sie, durch Setzen des Häkchens, ob sie den „Pool“ (5) und/oder die „Absagen“ (6) anzeigen wollen.

Zum Abschluss klicken sie auf „Aktualisieren“ (7).

Die Tagesansicht beinhaltet folgende Informationen:

(1) Name der angezeigten Abteilung

(2) Datum

(3) Taginfo & Planinfo

(4) Planübersicht aufgeteilt in:

a. Tag – grau hinterlegt

b. Nacht – blau hinterlegt

(5) Ressourcenpool

(6) Abwesenheiten

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RPSWeb-Handbuch Planer

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Offene Planposition besetzen

Um eine Planposition zu besetzen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Zuerst klicken Sie auf die offene Planposition (1). In dem nun angezeigten Fenster werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten angeboten. Sie können Ressourcen die bereits einen passenden Dienst eingetragen haben aus „Pool frei“ (2) zuteilen. Sollten Ressourcen für die auch Sie planungsberechtigt sind, in einer anderen Abteilung einen Dienst eingetragen haben, finden sie diese unter „Frei (andere Abteilungen)“ (3) Findet sich in keiner der beiden Reiter eine zuteilbare Ressource können Sie sich unter „Dienstsuche“ (4) alle Ressourcen ohne Dienstzeiteintrag anzeigen lassen.

Ist eine von Ihnen gesuchte Ressource nicht auffindbar, bietet Ihnen „Pool zugeteilt“ (5) und „Zugeteilt (andere Abteilungen)“ (6) eine Kontrollmöglichkeit ob diese Ressource bereits eingeplant wurde. Hat eine nicht auffindbare Ressource eine Abwesenheit eingetragen finden Sie diese am Ende des Tagesdienstplanes unter „Pool- Absagen“.

Hat eine Ressource in „Pool frei“ (2) einen passenden Dienst eingetragen, teilen Sie diese durch einen Klick auf „Zuteilen“ zu.

Hat eine Ressource in „Pool zugeteilt“ (5) einen passenden Dienst eingetragen,gelangen Sie durch einen Klick auf „Dienst bearbeiten“ in den Dienstdialog und können dort die Ressource auflösen. Die Ressource wird danach in „Pool Frei“ angezeigt. Jetzt ist wieder wie zuvor beschrieben vorzugehen.

Hat eine Ressource in „Frei(andere Abteilung)“ (3) einen passenden Dienst eingetragen, können Sie diese, nach Absprache mit dem dort verantwortlichen Dienstplaner oder der Ressource selbst, durch einen Klick auf „Zuteilen“ zuteilen.

Hat eine Ressource in „Zugeteilt(andere Abteilung)“ (6) einen passenden Dienst eingetragen, gelangen Sie , nach Absprache mit dem dort verantwortlichen Dienstplaner oder der Ressource selbst, durch einen Klick auf „Dienst bearbeiten“ in den Dienstdialog und können dort die Ressource auflösen. Die Ressource wird danach in „Frei(andere Abteilung)“ angezeigt. Jetzt ist wieder wie zuvor beschrieben vorzugehen.

Hat eine Ressource einen, von der gesuchten Planposition abweichenden Diensteintrag in einem der Auswahlbereiche „Pool frei“ oder „Frei(andere Abteilung)“, muss durch Klicken auf „Dienst bearbeiten“ der Dienstdialog aufgerufen und der Diensteintrag angepasst werden.

Hat eine Ressource einen, von der gesuchten Planposition abweichenden Diensteintrag in einem der Auwahlbereiche „Pool zugeteilt“ oder „Zugeteilt(andere Abteilung)“, muss durch Klicken auf „Dienst bearbeiten“ der Dienstdialog aufgerufen und der Dienst aufgelöst werden. Anschließend kann der Diensteintrag unter „Pool frei“ oder „Frei(andere Abteilung)“ angepasst und zugeteilt werden.

Nach dem Speichern der Änderungen kann die Ressource durch einen Klick auf „Zuteilen“ zugeteilt werden.

(1) (2) (3) (4)

(5) (6)

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RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 11/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

Wenn Sie auf Ressourcen in der „Dienstsuche“ (4) zugreifen müssen, gehen sie wie folgt vor:

Durch die Auswahl der Planposition werden Ihnen nur mehr Ressourcen mit der benötigten Berechtigung angezeigt. Wählen Sie die Abteilung (1) aus, die angezeigt werden soll und schränken Sie, falls nötig, durch Setzen eines weiteren Filters (2) die Anzeige ein. Nach klicken auf „Anzeigen“ (3) werden ihnen alle Ressourcen die den Auswahlkriterien entsprechen und keine Abwesenheiten eingetragen haben, aufgelistet (4).

Durch klicken auf „Stammdaten“ werden ihnen Telefonnummern und Emailadresse der ausgewählten Ressource angezeigt.

Sagt Ihnen eine Ressource den gesuchten Dienst zu, können Sie durch klicken auf „Zuteilen“ die offene Planposition besetzen.

Hat Ihnen eine Ressource nicht für den gesuchten Dienst zugesagt, sondern einen anderen Dienstwunsch mitgeteilt, können Sie diesen Wunsch über die Funktion „Dienst erstellen“ eintragen. Der sich öffnende Dienstdialog ermöglicht ihnen alle notwendigen Angaben (1) einzutragen.

Nach der Angabenbestätigung mit „Speichern“ (2) wird der eingetragene Dienst in der Poolanzeige der angegebenen Abteilung am ausgewählten Tag angezeigt.

Sagt Ihnen die kontaktierte Ressource definitiv ab, lässt sich durch klicken auf „Absage erstellen“ ein Dienstdialog öffnen und dort die nötigen Angaben machen.

Wählen Sie den Absagegrund (1) aus. Das Datum (2) und die Beginn- & Endzeit (3) sind durch die gesuchte Planposition vorausgewählt. Müssen die Angaben nicht verändert werden klicken Sie auf „Speichern“ (4) um die Absage zu erstellen.

Sollte Sich die Absage über einen anderen oder längeren Zeitraum erstrecken ändern Sie bitte das Datum und die Zeiten dementsprechend ab und bestätigen Sie dann mit „Speichern“.

Im Feld „Freitext“ (5) können Sie noch zusätzliche Informationen angeben.

Ressourcen mit eingetragener Absage werden in „Pool-Absagen“ angezeigt.

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(2)

(1) (2)

(3)

(5)

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RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 12/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

Dienstplaneintrag bearbeiten

Sie können jeden zugeteilten Dienstplaneintrag der noch nicht vergangen ist bearbeiten. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Um eine Dienstplaneintrag zu bearbeiten klicken Sie auf den gewünschten Eintrag (1). Ein Dialogfeld öffnet sich und bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Infotext (2) einzufügen oder zwei unterschiedliche Markierungen (3) zu setzen (Die beiden Markierungen können für jede Abteilung spezifisch verwendet werden). Diese Änderungen bestätigen Sie mit einem Klick auf „Speichern“ (4). Müssen weitere Veränderungen an diesem Diensteintrag vorgenommen werden, kann das nur nach entfernen von der Planposition gemacht werden. Für diesen Vorgang müssen Sie „Auflösen“ (5) klicken.

Nach Auflösen der Planposition finden Sie den Diensteintrag im Pool wieder.

Um den Diensteintrag zu bearbeiten klicken Sie auf „Dienst bearbeiten“ (1) Es öffnet sich ein Dienstdialog, der das Verändern aller Parameter (2) zulässt. Um die Veränderungen zu bestätigen klicken sie auf „Speichern“ (3). Sollen keine Änderungen gespeichert werden und zum ursprünglichen Eintrag zurückgekehrt werden klicken sie „Schließen“(4).

Durch Klicken auf „Löschen“ (5) verwerfen Sie den Diensteintrag völlig. Dieser Vorgang ist sehr genau zu überdenken. Der Eintrag einer Abwesenheit ist einer Löschung meist vorzuziehen.

Um den abgeänderten Diensteintrag wieder zuzuteilen, wiederholen sie den Punkt: „offene Planpositionen besetzen“

(1) (2)

(2) (3)

(4) (5)

(1)

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RPSWeb-Handbuch Planer

RPS-WEB-Handbuch_RK NÖ_Planer_v1.0 Seite 13/17 01.02.2011 © Österreichisches Rotes Kreuz, Landesverband NÖ

Neue Planforderung anlegen

Um eine neu Planforderung anzulegen klicken Sie am oberen Ende des Tagesplanes auf „Neue Planforderung anlegen“ (1). Es öffnet sich ein Dialogfeld in dem Sie den Fordertypen (2), die Beginnzeit (3) und Endzeit (4) auswählen können. Durch Klicken auf „Speichern“ (5) bestätigen Sie ihre Angaben und kehren automatisch auf die aktualisierte Ansicht der Planübersicht zurück. Mit einem Klick auf „Abrechen“ (6) verlassen Sie das Dialogfeld ohne Eintrag.

Planforderung bearbeiten

Um eine Planforderung zu bearbeiten, klicken Sie in der ersten Spalte der Planübersicht auf die gewünschte Planforderung (a). In Folge öffnet sich ein Dialogfeld das ihnen folgende Möglichkeiten bietet:

(1) Änderung der Ressourcenzuteilung

(2) Änderung der Dienstzeit

(3) Planeintag löschen

(4) Planeintrag splitten

(5) Zusatzinformationen einfügen

Um die Ressourcenzuteilung zu verändern (1), können Sie jede Position einzeln aufrufen oder mit einem Klick auf „Alle besetzten Planpositionen auflösen“ die gesamte Zuteilung auflösen. Diese Änderungen werden sofort in der Planübersicht übernommen.

Um die Dienstzeit zu ändern (2), müssen alle zugeteilten Ressourcen aufgelöst sein. Geben Sie die gewünschte Beginnzeit und Endzeit ein und klicken auf Zeit ändern.

Um den gesamten Planeintrag zu löschen (3), klicken Sie auf „Planeintrag löschen“ . Die zugeteilten Ressourcen werden automatisch aufgelöst.

Um einen Planeintrag zu splitten (4), geben sie den gewünschten Splittzeitpunkt an und klicken Sie auf „Planeintrag splitten“ . Zugeteilte Ressourcen werden automatisch mit gesplittet.

Um eine Zusatzinformation einzutragen (5), geben Sie sie ein und bestätigen mit einem Klick auf „Zusatzinfo speichern“.

Um die aufgelösten Dienstplaneinträge wieder zuzuteilen, wiederholen Sie den Punkt: „offene Planpositionen besetzen“. Wenn Sie die Dienstzeiten der Planposition verändert haben kann eine Anpassung der Diensteinträge der angezeigten Ressourcen nötig sein.

(1)

(2)

(5) (3) (4) (6)

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RPSWeb-Handbuch Planer

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Einzeldienste und Absagen

Ressourcen anzeigen

Die Funktion „Einzeldienste und Absagen“ ermöglicht es Dienstplanern Änderungen an Diensteinträgen von Mitarbeitern durchzuführen.

Um eine Auswahl an Ressourcen anzuzeigen, klicken Sie im Kalender (1) auf den Tag den Sie bearbeiten wollen. Um die Anzeige genauer einzuschränken können Sie eine Abteilung (2) auswählen und einen Filter (3) setzen. Zur Bestätigung ihrer Angaben klicken Sie auf „Aktualisieren“ (5).

Um eine einzelne Ressource aufzurufen, belassen Sie die Vorauswahl bei Abteilung (2) und Filter (3). Geben Sie unter „ObjektId/Name“ (4) entweder den Familiennamen oder die Dienstnummer ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Entertaste oder einem Klick auf „Aktualisieren“ (5).

Durch anklicken der angezeigten Ressource (6) werden ihnen die Stammdaten (7), die nächsten Dienste (8) und die nächsten Abwesenheiten (9) angezeigt.

Die angezeigte Farbcodierung gibt Auskunft über den Status des Dienstplaneintrages:

(1) hellgrün = im Pool

(2) dunkelgrün = zugeteilt

(3) rot = Abgesagt

(4) grau = Absage

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(5) (4)

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(9)

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Neuen Dienst anlegen

Hat Ihnen eine Ressource einen Dienst zugesagt, können Sie diese Zusage über die Funktion „Neuen Dienst anlegen“ eintragen.

Der sich öffnende Dienstdialog ermöglicht ihnen alle notwendigen Angaben einzutragen. Geben Sie das Datum (1) und das Datum (2) an dem der Dienstplaneintrag gemacht werden soll an. Wählen Sie eine vorhandene Schicht (3) aus. Entspricht keine der Schichten dem benötigten Zeitfenster geben Sie Beginn- und Endzeit (4) manuell ein. Geben Sie an wie die Ressource verwendet (5) werden soll. Bei der Dienstart (6) ist grundsätzlich immer die Standartdienstart angegeben. Kann aber wenn notwendig verändert werden. Unter „Info“ (7) können noch Zusatzinformationen eingegeben werden.

Nach der Angabenbestätigung mit „Speichern“ (8) wird der eingetragene Dienst unter „Dienste“ angezeigt.

Dienstplaneintrag bearbeiten

Um einen Diensteintrag zu bearbeiten klicken Sie auf „Dienst bearbeiten“ (1).

Es öffnet sich ein Dienstdialog, der das Verändern aller Parameter (2) zulässt. Um die Veränderungen zu bestätigen klicken sie auf „Speichern“ (3). Sollen keine Änderungen gespeichert werden und zum ursprünglichen Eintrag zurückgekehrt werden klicken sie „Schließen“(4).Durch Klicken auf „Löschen“ (5) verwerfen Sie den Diensteintrag völlig. Dieser Vorgang ist sehr genau zu überdenken. Der Eintrag einer Abwesenheit ist einer Löschung meist vorzuziehen.

Sollte der Dienstplaneintrag bereits zugeteilt sein bietet Ihnen das Dialogfeld nur die Möglichkeit, einen Infotext (1) einzufügen und/oder zwei unterschiedliche Markierungen (2) zu setzen (Die beiden Markierungen können für jede Abteilung spezifisch verwendet werden). Diese Änderungen bestätigen Sie mit einem Klick auf „Speichern“ (3). Müssen weitere Veränderungen an diesem Diensteintrag vorgenommen werden, kann das nur nach entfernen von der Planposition gemacht werden. Für diesen Vorgang müssen Sie „Auflösen“ (4) klicken. Anschließend gehen Sie wie oben beschrieben vor. Sollen keine Änderungen gespeichert werden und zum ursprünglichen Eintrag zurückgekehrt werden klicken Sie „Schließen“(5).

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Neue Absage anlegen

Gibt Ihnen die kontaktierte Ressource eine Abwesenheit bekannt, lässt sich durch klicken auf „Neue Absage anlegen“ ein Dienstdialog öffnen und dort die nötigen Angaben machen.

Wählen Sie den Absagegrund (1) aus. Geben Sie das Datum (2) und die Beginn- & Endzeit (3) an. Im Feld „Freitext“ (4) können Sie noch zusätzliche Informationen angeben.

Klicken Sie auf „Speichern“ (5) um die Angaben zu bestätigen und die Absage zu erstellen.

Die neu eingetragene Absage wird unter „Absagen“ angezeigt.

Absage bearbeiten

Um eine Absage zu bearbeiten klicken Sie auf „Absage bearbeiten“ .

Es öffnet sich ein Dienstdialog, der das Verändern aller Parameter (1) zulässt. Unter „Freitext“ (2) können Sie noch Zusatzinformationen eingeben. Um die Veränderungen zu bestätigen klicken sie auf „Speichern“ (3). Sollen keine Änderungen gespeichert werden und zum ursprünglichen Eintrag zurückgekehrt werden klicken sie „Schließen“(4). Durch Klicken auf „Löschen“ (5) verwerfen Sie die Absage völlig.

(1) (2)

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(3) (5) (4)

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