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Verwaltungenzukunftsfähig machen
von Univ. Prof. Dr. Hermann Hill, Speyer
Herausforderungen
- Haushaltsmanagement (Intelligentes Sparen, Führen mit Doppik)- Demografischer Wandel (Innerhalb der Verwaltungen, Gestaltung des äußeren
Verwaltungsraums)- Pro-aktiver Aufbau von Kapazitäten (Terrorismus, Naturkatastrophen, Gesundheitsrisiken)- Verwaltungs-Konzentration (Produktions Center, Service Center, Call Center)- Effektuierung und Produktivitätssteigerung, Bürokratieabbau- Veränderung der Arbeitsweise und Bürgerkommunikation in der
technikbasierten Wissensgesellschaft (Virtuelle Verwaltung, Web 2.0)
Verwaltung im Übergang
VorhersehbarCompliance
• Rechtstaat
• Gleichheit• due process
Performance•Ergebnisse•Effektivität•Qualität
Nicht vorhersehbarEmergence• Dynamische Systeme• Vernetztes Wissen• Pro-aktive Interventionen
Resilience• Risikomanagement• Anpassungsfähigkeit• Innovationsfähigkeit
Bourgon 2009
Verwaltungs-Design der Zukunft
Innovation Ressourcen-nutzung
Bürokratieabbau Unsicherheit, Risiko
QualitätExzellenz
Intelligentes Sparen
Reduktion von
Ausgaben
Management-
Rendite
Erschließungvon
Einnahmen
Aktivierungvon
Potentialen- Aufgabenkritik
- Konnexität
- Bürokratieabbau
- Privatisierung
- Partnerschaften
- bürgerschaftliche Selbsterfüllung
- Budgetierung
- Controlling
- KLR
- Leistungs- vergleiche
- BPR
- Risikomanag.
- Verkauf
- Abgaben
- Ressourcen- nutzung
- Insourcing
- Sponsoring, Fundraising
- Wirtschafts- förderung- Wohnungs- politik- Arbeitsmarkt- politik- nachhaltige Entwicklung
Hill 1998, 2003
Intelligentes Sparen I
• Differenzieren• Kombinieren• Priorisieren
statt Rasenmäher
Intelligentes Sparen II
• Integrierte Entwicklungs- und Finanzpolitik(bei allen Entscheidungen finanz. Voraussetzungen/Auswirkungen von vorneherein miteinbeziehen)
Führen mit Doppik
• Ressourceneinsatz, Werteverbrauch
• Wertschöpfung
• Vermögenssituation
• Langfristige Auswirkungen von Vermögensentscheidungen
• Lagebericht/Risikomanagement
• Konzernbilanz
Bürokratieabbau
- Informationspflichten (SKM)
- Regulierungsfolgekosten
- Standardbefreiung
- Einheitl. Ansprechpartner
- Verfahrensvereinfachungen
- Vollzugserleichterungen
- Selbstregulierung
Age of Turbulence
• 11. September 2001/Terrorismus
• Finanz- und Wirtschaftskrise, Bankenkrise, Autokrise, Griechenland
• Umwelt- und Naturkatastrophen
• Gesundheits- und Lebensmittelskandale
• Demokratie, Integration
• IT-Sicherheit
Umgang mit Unsicherheit
• Abweichungen, Sollbruchstellen, kritische Ereignisse
• Perspektivenwechsel• Aufsplittung, dezentrale Besonderheiten• Überprüfung eigener Annahmen und
Erwartungen• Lernen aus Fehlern• Kontextveränderungen, emergente Muster• Ungeschriebene Gesetze• Regelmäßige Verläufe• Alternative Szenarien
Risikomanagement-KreislaufStrategieRisikopolitischeGrundsätze
Risikosteuerung- vermeiden,vermindern- überwälzen- akzeptieren
Risikoanalyse- Identifikation- Bewertung
Risikoüberwachung- Frühwarnsystem- Lfd. Überwachung- Anpass. des Systems
Vorteile von Risikomanagement
- Bessere Zielerreichung (Steuerung und Kontrolle)
- Bessere Entscheidungsfindung
- Erweiterung des Aufmerksamkeitsraumes
- Bewusster Umgang mit Risiken
- Angemessene Abwägung zwischen Risiken und Chancen
- Chance für Innovationen
- Transparenz der Geschäftsführung
Gefahren von Risikomanagement
- Risikoaversion (eigene Schwächen)- Risk overload (zu viele Einzelheiten, keine Priorisierung)- Mangelnde Strategische Orientierung (fachbezogen,
vergangenheitsorientiert,Tunnelblick)- Mangelnde Differenzierung (Abstraktion, Saldierung,
Abhaken)- Mangelnde Objektivierung (Subjektive bzw.
Binnenperspektive)- Mangelnde Strukturierung (Verantwortung, Prozesse,
Schulung)
Risikomanagement - Handlungsempfehlungen für Führungskräfte -
• Eigenes Urteil bilden, ethische Grundsätze durchsetzen• Verantwortung und Haftung zusammenführen• Klare Risikopolitik kommunizieren• Grundsätze bei Rekrutierung und Qualifikation beachten• Wahrnehmungs- und Selbsteinschätzungsfähigkeit
fördern• Aus Erfahrungen und Fehlern lernen• Vertrauen jeden Tag neu verdienen• Versprechen einhalten, Vorbild geben.
Brüesch, 2010
Hindernisse für Innovationsmanagement
• Kurzfristige Erfolge, politische Profilierung• Segmentierung, Ressortprinzip• Mangelnde Anreize, Wettbewerb• Verwaltungskultur, Veränderungsfähigkeit• Verhältnis zu externen Beratern• Ökonomische vs. staatspolitische Rationalität
Schliesky/Schulz, 2010
Staatliches Innovationsmanagement - Erfolgsbausteine -
• Zeitfenster (Innovationsdruck, Anreize, Wettbewerb, Aufbruchstimmung)
• Leadership (Sinnstiftung, Unterstützung, Institutionalisierung)
• Organisation(Audit, Projektmanagement, Koalitionen)
• Prozess(Outcome Mapping, Evaluationen, Lernprozesse)
• Kommunikation, Kultur(Offenheit, Achtsamkeit, Flexibilität, Risikobereitschaft)
• Nutzen, Übertragbarkeit(Reform-Rendite, Transferstärke)
Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme
- Probleme und Risiken -
• Kodifikation, Festschreibung
• Vereinfachung
• Vergangenheitsorientierung
• Schematismus
• Fehllenkung
Traditionelle Qualitätsmanagement-Systeme
– Fallen und Illusionen -
• Steuerungs-Illusion• Rationalitäts- Illusion• Vollständigkeits-Illusion• Sicherheits-Illusion• Anreiz- und Motivations-Illusion
Qualitätsmanagement (neu)
• Kreatives Vorausdenken, zukunftsgerichteter Entwurf
• Orientierung an Aufmerksamkeitsfeldern
• Nutzung des Wissens und der Kompetenzen aller Beteiligten
• Prozessorientierte und dialogische Weiterentwicklung
Hill, 2008, 2010
Zukunftsfähige Verwaltungen
Verwaltungen der Zukunft benötigen eine Kultur der Wachsamkeit, der Geistesgegenwart, der Sorgfalt und der pro-aktiven dynamischen Verantwortung
Hill 2011
Intelligenter arbeiten
• Achtsamer werden (schwache Signale, Zwischentöne erkennen)
• Besser auswerten (Relevanz, Zusammenhänge erkennen)
• Besser abschätzen, vorausschauen (Risikomanagement, Folgenabschätzung)
• Besser entscheiden (Alternativen, Evaluation)
• Besser zusammenarbeiten (Plattformen, Communities)
Agile Organisation
Eine Agile Organisation nimmt Chancen und Risiken wahr, priorisiert ihre potenziellen Antworten und handelt entsprechend effizient und effektiv.
McCanley in Swensson, Mastering the Unpredictable, 2010
Governance-MusterScientific Management Adaptive Governance• Stabile Beziehungen • Evolvierende,
kontextabhängige Beziehungen
• Unzweideutiges Wissen • Kontingentes, unvollständiges Wissen
• Feste Einzelziele • Viele, veränderliche Ziele
• Standardisierte Planungsprozesse
• Einbeziehung Externer und lokalen Wissens, Monitoring, Evaluation
• Bürokratien vollziehen Regeln
• Community-basierte Initiativen
Brunner/Steelman, 2005
AdaptionsgeleiteteVerwaltungstätigkeit
(Anpassung an den Klimawandel)
• Bewusstseinsbildung
• Wissensgenerierung
• Ungewissheitsbewertung
• Zukunftsfähigkeit (Folgenorientierung, Alternativen- und Verträglichkeitsprüfungen)
• Flexibilität (in Inhalt und Verfahren – Optionen, Schrittfolgen)
Kment, 2010
Die Kraft der Alternative
• Entwicklungsziele (z. B. Service Level statt Standards)
• Alternativen der Zielverwirklichung, Innovative Verwirklichungsmodi
• Flexible, abgestufte Konzepte
• Kooperation mit Betroffenen bei Konzeption, Umsetzung und Rechenschaftslegung
Aktive Gestaltung des Organisationsauftrags
- Zielklärung, Profilbildung
- Ressourcenbewusstsein, Nachhaltigkeit
- Akteurseinbeziehung und –mobilisierung
- Aufmerksamkeitsstrukturen
- Handlungsoptionen, Prozessgestaltung
- Evaluations- und Lernkultur
Verwaltungsmodernisierung als Mobilisierung
- Neubelebung des Organisationsauftrags- Setzen von Leistungs- und Wirkungszielen- Achtsames Risiko- und Chancenmanagement- Kreatives Qualitäts- und Servicemanagement- Prozessflexibiliserung und adaptive
Prozessentwicklung- Aktuelle Information über Zielerreichung und
Feedback- Kommunikation in sozialen Netzwerken und
Plattformen- Mobilität in/zwischen Organisationen
Territorial fokussierte Verwaltung überholt!
• Die Verwaltung braucht kein Rathaus (aber die Politik)• Verwaltung muss nicht mehr gebietlich organisiert
werden (aber Präsenz vor Ort)• Keine Scheu vor Industrialisierung (Produktion von
Massenleistungen in „Fabrik”)• Verwaltung durch Call Center oder Mobilen
Bürgerservice (Verbund der Wissensmanagement-Systeme)
• Staat muss sich synchronisieren (Kooperationen zum Nutzen der Kunden)
Kammer, 2011
Industrialisierte Kommunalverwaltung
• 95 % aller Aufgaben einer Kommune sind staatliche Pflichtaufgaben
• Standardisierung und Optimierung der Prozesse
• Auslagerung oder Kooperation
• Innerhalb eines Landes: Gesellschaft oder Anstalt für kommunale Aufgaben („Kommunaldirektion“)
Grömig, DST 2004, 2011
Kooperation statt Fusion-Interkommunale Zusammenarbeit –
(Illingen, Merchweiler,Schiffweiler, Tholey)
- Aktives kommunales Gebäudemanagement- Aktives kommunales Schuldenmanagement- Interkommunales Forderungsmanagement- Kommunaler Ordnungsdienst- Digitale Aktenführung- Einkaufs- und Fuhrparkmanagement in Bauhöfen- Flussgebietsmanagement
König 2010
Selbstverwaltung neu denken
Überlagerung bestehender Strukturen durch neue Formen- Politischer Willensbildung, Programmsetzung, Evaluation- Bestellung, Einkauf, Vergabe- Zentrale Leistungserstellung- Dezentrale Leistungserbringung- Administrativer Kontakt/Anlaufstelle- Zivilgesellsch. Initiativen (Meldungen, Bewertungen)
Auseinanderfallen der Funktionen - Zurechnung, Verantwortung, Legitimation- Organisations-, und Kommunikationsplattformen
Plattformen
Das Sprachbild „Plattform“ löst sich von klassischen Transportmetaphern der medialen Vermittlung.
Es impliziert, dass ein Angebot bereitgestellt wird, seine Produktion und Nutzung jedoch in völlig unterschiedlichen Zusammenhängen erfolgen kann.
Bleicher, 2010
Gemeinde als Organisationsplattform
• Politik und Demokratie (Bürgerhaushalte, Demokratieberater, Convenor)
• Infrastruktur und Wirtschaft (Rekommunalisierung, „Gute Geschäfte″, Gemeinschaftseinrichtungen)
• Sozialer Nahraum (Integration, Kinder, Familie, Berufseinstieg)
• Energie und Umwelt (energieeffiziente Stadt)• Bildung und Chancen
(Lernangebote, e-Daseinsvorsorge)• Identität und Kultur (Weihnachtsmarkt)
Gemeinde als Kommunikationsplattform
• Portale („Amt 24”), Call Center (D 115)• Audiovisuelle Bürgerterminals
(„Sachsen-Kiosk″)• Mobile Angebote (Bürgerbus)• Verwaltung auf App-Ruf, Identitätsmanagement• Bürgermitverwaltung (Unortkataster)• Geo-basierte Hilfsdienste (Handy-Ortung),
Seniorenbetreuung• Stadtwikis• Öffentliche Daten, Demokratische Marktplätze• Bürger-Bürger-Kommunikation
(über öffentliche Angelegenheiten)• Organisation zivilgesellschaftlichen Handelns