Sehen wie ‘ s geht!

LeseprobeFirewall, Sicherheits- und Schutzsoftware – Sie sollten sich gut schützen, wenn Sie Outlook nutzen. Wo Sie die nötigen Ein-stellungen vornehmen und was Sie aktivieren müssen, damit Sie immer optimal geschützt sind, erfahren Sie in dieser Leseprobe.

Otmar Witzgall

Outlook 2016 – Die Anleitung in Bildern303 Seiten, broschiert, in Farbe, Januar 2016 12,90 Euro, ISBN 978-3-8421-0189-0

www.rheinwerk-verlag.de/3960

»Viren und unerwünschte Werbung abwehren« (Kapitel 5)

Inhaltsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

Der Autor

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Kapitel 5Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Firewall und Antivirenprogramm sind Pflicht für jeden Computerbesitzer. Wissen Sie, ob Sie wirklich geschützt sind? Ich zeige Ihnen, wo Sie das erfahren und was Sie einstellen müssen, damit Sie immer optimal geschützt sind.

Aktivieren Sie Ihre Sicherheits- und SchutzsoftwareEs nutzt wenig, wenn Sie Firewall, Viren- und Spamschutzsoftware auf Ihrem Computer haben, diese aber nicht aktuell oder, noch schlimmer, nicht aktiviert sind. Die Funktion Sicherheit und Wartung 1 gibt Ihnen Auskunft, wie es um den Schutz Ihres Rechners be-stellt ist.

Wählen Sie die richtigen SicherheitseinstellungenAuch in Outlook selbst nehmen Sie für Ihre Sicherheit Einstellungen vor: von E-Mail-Schutz über Anlagenbehandlung bis hin zu den Datenschutzrichtlinien. Wenn andere Programme auf Outlook zugreifen, sollten Sie wissen, wo diese eingreifen 2.

Blockieren Sie unerwünschte WerbungImmer häufiger kommt es vor, dass Sie von unerwünschter Werbung zugemüllt werden. Dagegen können Sie sich wehren. Setzen Sie dem Spuk ein Ende, und schieben Sie den Absenderadressen einen Riegel vor 3.

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Im Fenster Sicherheit und Wartung sehen Sie, ob die wichtigsten Sicherheitsein-stellungen eingeschaltet sind.

Programme von außerhalb greifen auf Ihr Adressbuch zu oder versen-den in Ihrem Auftrag E-Mails.

Blockieren Sie unerwünschte Absender mit dem Befehl Junk-E-Mail E Absender sperren.

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Solange es die Gefahr vor Viren für Ihren Computer gibt, müssen auch Sie Ihre Nachrichten sorgsam über‑wachen lassen. Ohne aktuelle Viren‑definitionen und aktivierte Software geht gar nichts.

Schritt 1Zwei Windows-Tools, Sicherheit und Wartung und Windows Defender, sind für Sicherheit und Schutz Ihres Computers zuständig. Um diese zu erreichen, klicken Sie auf den Start-button Ihrer Windows-Oberfläche.

Schritt 2Es erscheint das Startmenü. Tippen Sie nun zunächst auf Ihrer Tasta-tur »Sicherheit und Wartung« ein. Klicken Sie zum Start auf Sicherheit und Wartung 1.

Schritt 3Sie sollten sich nun einen Überblick über die Sicherheit Ihres Computers verschaffen. Dafür klicken Sie auf Sicherheit.

Einen Virenscan durchführen

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 4Sie sehen im Bereich Sicherheit, dass alle wesentlichen Sicherheits-einstellungen auf Ein oder OK stehen: Netzwerkfirewall 2 schützt Ihr privates, Heim- und öffent liches Netzwerk vor Eindring-lingen. Virenschutz 3 ist garantiert durch den Windows Defender; die-ser schützt zudem vor Spyware und unerwünschter Software.

Schritt 5Zum Start des Windows Defenders wiederholen Sie Schritt 1. Tippen Sie anschließend das Wort »defender« ein (die Groß- bzw. Kleinschreibung spielt keine Rolle). Es öffnet sich die Suche und Ihnen wird am Anfang des Suchmenüs der Eintrag Win-dows Defender angezeigt. Klicken Sie auf das Such ergebnis.

Schritt 6Die für Sie wichtigsten Informati-onen sehen Sie im Dialogfenster Windows-Defender auf den ersten Blick: PC-Status: Geschützt 4, Echt zeitschutz steht auf Ein, und Viren- und Spywaredefinitionen sind Aktuell 5.

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Schritt 7Wählen Sie eine Überprüfungs-option: Schnell, Vollständig oder Benutzerdefiniert, und klicken Sie auf Jetzt überprüfen. Dies kann je nach belegtem Speicherplatz einige Stunden dauern.

Schritt 8Wählen Sie die Option Benutzer-definiert, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Laufwerke und Ordner für die Überprüfung an- oder ab-wählen 1 können. Klicken Sie danach auf OK. Die Überprüfung startet sofort.

Schritt 9Wechseln Sie auf den Reiter Ver-lauf. Der Punkt Unter Quarantäne gestellte Elemente ist aktiviert 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche De-tails einblenden. Wiederholen Sie den Vorgang für Zulässige Elemente und Alle erkannten Elemente.

Einen Virenscan durchführen (Forts.)

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Defender EinstellungenÜber Einstellungen 3 wechseln Sie in die Windows-Einstellungen. Dort finden Sie Einstellungen zum Sichern und Wiederherstellen Ihres kompletten PCs.

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 10Wenn die Virensuche etwas erkannt hat, taucht es in diesem Fenster auf 4. Sie wählen die Befehle Alle entfernen, Entfernen oder Wieder-herstellen aus.

Schritt 11Klicken Sie nun auf den Reiter Up-date. Hier erfahren Sie, wie aktuell Ihre Viren- und Spywaredefinitio-nen sind. Diese werden automatisch erneuert. Das Datum der letzten Aktualisierung steht in der Aufzäh-lung 5. Wenn Sie die Definitionen manuell erneuern möchten, klicken Sie auf Aktualisieren.

Schritt 12In der daraufhin folgenden Verlaufs-anzeige sehen Sie, wie weit die Installationsprozess der neuesten Viren- und Spywaredefinitionen fortgeschritten ist.

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Sicherheitseinstellungen  von MicrosoftWenn Sie die beschriebenen Sicherheitseinstellungen nutzen, sollte Ihr Computer ausreichend geschützt sein. Achten Sie darauf, dass die Firewall und der Viren-schutz aktiviert und immer aktuell sind.

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Der Junk‑E‑Mail‑Filter sorgt dafür, dass Sie keine unerwünschten Nach‑richten, sogenannten Spam, erhalten.

Schritt 1Landet im Posteingang eine uner-wünschte Nachricht, klicken Sie im Register Start in der Gruppe Lö-schen auf Junk-E-Mail E Absender sperren. Die E-Mail verschwindet aus dem Posteingang und landet im Ordner Junk-E-Mail.

Schritt 2Im Junk-E-Mail-Ordner werden Sie im Lesebereich der Nachricht da rüber informiert, dass Links und sons tige Funktionen deaktiviert wur-den 1. Wenn Sie sich vertan haben sollten, können Sie die Nachricht wie der in den Posteingang verschie-ben. Klicken Sie dazu mit der rech-ten Maustaste auf die Information, und wählen Sie In Posteingang verschieben.

Schritt 3Wenn Sie wissen möchten, was sich in den Junk-E-Mail-Einstellungen durch die Aktion in Schritt 1 ver-ändert hat, klicken Sie auf Junk-E-Mail und anschließend auf Junk-E-Mail-Optionen.

Spam blockieren

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 4Im Fenster Junk-E-Mail-Optionen übernehmen Sie die vorgegebenen Einstellungen. Besonders wichtig sind die Häkchen bei den beiden Empfehlungen 2 unten, die dafür sorgen, dass die Links in verdächti-gen Nachrichten deaktiviert werden und bei verdächtigen Domänen-namen in E-Mail-Adressen gewarnt wird. Klicken Sie auf den Reiter Blockierte Absender.

Schritt 5Die E-Mail-Adresse der Nachricht im Junk-E-Mail-Ordner erscheint unter Blockierte Absender. Sie kön- nen ma nuell weitere Adressen hin-zufügen. Sollten Sie sich entschei-den, blockier te E-Mail-Adressen doch wieder zuzulassen, markieren Sie diese und klicken auf Entfernen.

Schritt 6Die Veränderung bestätigen Sie mit Übernehmen und danach mit OK.

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Junk-E-Mail-Ordner prüfenMachen Sie es sich zur Routine, auch im Junk-E-Mail-Ordner nach Nachrichten zu schauen, vor allem wenn Sie erwartete E-Mails nicht im Posteingang finden.

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Bei aller Sorgfalt und Aktualität der Programme und Definitionen landen Nachrichten manchmal aus Versehen im Junk‑E‑Mail‑Ordner. In diesem Abschnitt lesen Sie, was Sie in so einem Fall tun.

Schritt 1Markieren Sie die E-Mail, und kli-cken Sie auf Junk-E-Mail. Wählen Sie im Menü Keine Junk-E-Mail. Damit wird die E-Mail wieder in den Posteingang verschoben. Links und andere Funktionen sind wieder aktiviert.

Schritt 2Um zu vermeiden, dass E-Mails dieses Absenders versehentlich blo-ckiert werden, geben Sie Outlook über Junk-E-Mail E Absender nie sperren Bescheid.

Schritt 3Öffnen Sie das Fenster Junk-E-Mail-Optionen, wie im Abschnitt »Spam blockieren« ab Seite 128 beschrie-ben. Wechseln Sie zum Register Sichere Absender.

Versehentlich blockierte Mails zurückholen

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 4Markieren Sie die versehentlich eingetragene E-Mail-Adresse, und klicken Sie auf Entfernen.

Schritt 5Bestätigen Sie die Veränderungen mit Übernehmen 1. Wollen Sie per Hand E-Mail-Adressen in die Liste sicherer Absender eintragen, klicken Sie auf Hinzufügen.

Schritt 6Es öffnet sich das Fenster Adresse oder Domäne hinzufügen. Im unte-ren Bereich sehen Sie Formulie rungs-vorschläge, die in das Eingabefeld ein getragen werden können. Tippen Sie eine E-Mail-Adresse ein, und schließen Sie mit OK.

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6Eigene E-Mail-AdressenWenn Sie sichergehen wollen, dass alle E-Mail-Adressen, die Sie selbst als Empfänger verwenden – aus dem Adressbuch oder manuell eingetragen –, als sichere Adressen erkannt werden, aktivieren Sie die beiden Optionen jeweils mit einem Häkchen (2 in Schritt 5).

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Zusätzlich zu den Sicherheitseinstel‑lungen, die Sie über das Fenster »Sicherheit und Wartung« durchfüh‑ren, können Sie direkt in Outlook Sicherheitseinstellungen vornehmen.

Schritt 1Um zu den Sicherheitseinstellungen zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter Datei und in der Backstage-Ansicht auf die Kategorie Optionen.

Schritt 2Im Fenster Outlook-Optionen klicken Sie in der linken Spalte ganz unten auf Trust Center, was dem Sicherheitscenter entspricht.

Schritt 3Im Sicherheitscenter angekommen, klicken Sie auf Einstellungen für das Trust Center. Diese Einstellun-gen dienen der Sicherheit und dem Datenschutz.

Sicherheitsmaßnahmen festlegen

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Standardsicherheitseinstellun-gen ändernMit den Standardeinstellungen ist ein sicheres Arbeiten bereits ge-währt. Nehmen Sie hier bitte nur Änderungen vor, wenn Sie die Aus-wirkungen einschätzen können.

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 4Im Trust Center kommen Sie beim Automatischen Download 1 an. Ich empfehle, die Einstellungen aus Datenschutzgründen so zu über-nehmen. Es werden nur Bilder in E-Mails heruntergeladen, deren Absender als sicher gelten. Wählen Sie nun Anlagenbehandlung.

Schritt 5Übernehmen Sie die Einstellungen unverändert, und klicken Sie auf An-lagen- und Dokumentvorschau.

Schritt 6Im Fenster Dateivorschauoptionen sehen Sie die jeweils mit Häkchen versehenen Anwendungen, die zurzeit für die Vorschau von Dateien verwendet werden. Sie können sie an- oder abwählen. Schließen Sie das Fenster mit OK.

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Lassen Sie Vorsicht walten!Mit der Dateivorschau lassen sich Anlagen direkt im Lesebereich an-zeigen, ohne sie vorher zu öffnen – das ist sehr komfortabel. Dateien können jedoch auch Viren und Schädlinge beinhalten, seien Sie daher vorsichtig!

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Schritt 7Klicken Sie in der Seitenleiste auf E-Mail-Sicherheit 1. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstel-lungen: Nur die Option Signierte Nachrichten als Klartext senden ist aktiviert. Wechseln Sie zu der Rubrik Datenschutzoptionen 2.

Schritt 8In der Rubrik Datenschutzoptio-nen werden Sie für eine Reihe von Funktionen um Erlaubnis gebeten, die für Ihre Sicherheit sorgen oder zur Verbesserung der Programme dienen. Entscheiden Sie, ob Sie diese Informationen zur Verfügung stellen möchten. Klicken Sie nun auf die Kategorie Vertrauenswürdige Herausgeber.

Schritt 9Hier finden Sie eine Liste der Zer-ti fi kate von vertrauenswürdigen Heraus gebern 3 von Anwendungen, die in Outlook integriert sind. Sind sie veraltet, bekommen Sie eine Meldung. Wechseln Sie als Nächstes in die Rubrik Makroeinstellungen.

Sicherheitsmaßnahmen festlegen (Forts.)

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 10Makros sind kleine Anwendungen, die in Outlook Aktionen ausführen und Ihnen dadurch Arbeit abneh-men oder Prozesse beschleunigen – sie können allerdings auch Scha-den anrichten. Deshalb werden Sie be nachrichtigt, wenn ein Makro mit Zertifikat seine Befehle ausfüh-ren will 4. Sie müssen dann dem Prozess explizit zustimmen. Andere Makros sind deaktiviert. Verlassen Sie das Trust Center mit einem Klick auf OK.

Schritt 11Sie landen wieder in den Outlook-Optionen. Klicken Sie jetzt auf die Rubrik Add-Ins. Add‑Ins sind in Outlook integrierte Zusatzpro-gramme, die die Grundfunktionen von Outlook erweitern oder be-schleunigen.

Schritt 12Im rechten Teil des Fensters sehen Sie alle aktiven Add-Ins. Wenn Sie ein Add-In markieren, wird Ihnen unterhalb des Fensters die jeweilige Beschreibung, was das Add-In tut 5, angezeigt. Scrollen Sie weiter nach unten.

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Schritt 13Sie sehen zwei weitere Gruppen von Add-Ins: Inaktive Anwendungen 1: Sie sind installiert, aber nicht aktiv. Deaktivierte Anwendungen 2: Sie sind installiert, aber deaktiviert. Im nächsten Schritt können sie aktiviert werden. Klicken Sie auf Los.

Schritt 14Es werden die Add-Ins angezeigt, die zur Verfügung stehen, aktiv und inaktiv. Hier können Sie Häkchen setzen oder entfernen. Manchmal blockieren sich Add-Ins auch gegen-seitig, und man muss dann selbst Hand anlegen. Schließen Sie mit OK.

Schritt 15Wechseln Sie wieder zurück zum Trust Center und zu Einstellungen für das Trust Center.

Sicherheitsmaßnahmen festlegen (Forts.)

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Zu viele Add-InsEs ist immer eine Versuchung, Out - look mit zusätzlichen Anwendun-gen aufzupeppen. Die Gefahr ist, dass dadurch Outlook in seiner Leistung nachlässt. Die Verbes-serungen der meisten Add-Ins kann man auch mit bereits in Out-look vorhandenen Werkzeugen erreichen.

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Kapitel 5: Viren und unerwünschte Werbung abwehren

Schritt 16Wechseln Sie zur Kategorie Programmgesteuerter Zugriff.

Schritt 17Programme greifen auf Outlook zu. Sie werden gewarnt, wenn ein Pro-gramm auf Ihr Adressbuch zugreifen und wenn eine andere Person in Ih-rem Auftrag Nachrichten versenden möchte 3.

Schritt 18In unteren Teil des Fensters sehen Sie Antivirusstatus: Gültig 4, was bedeutet, dass Ihr Antiviren- und Spywareprogramm aktiviert ist. Verlassen Sie das Trust Center mit einem Klick auf OK.

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Minimaler SchutzDie in diesem Kapitel erklärten Funktionen sind das Mindeste, wie Sie Ihren Computer schützen kön-nen. Achten Sie deshalb darauf, dass die Funktionen aktiviert und aktuell sind. Informieren Sie sich im Internet mit dem Suchbegriff »Computersicherheit« über aktuel-le Sicherheitstrends.

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Inhalt

1  Outlook kennenlernen und einrichten .....   8

Ein E-Mail-Konto anlegen ........................................... 10Outlook automatisch mit einem Konto verbinden ....... 14Outlook manuell mit einem Konto verbinden ............. 18Die Benutzeroberfläche kennenlernen ......................... 22Outlook per Touchscreen bedienen ............................. 28Mit Ordnern arbeiten.................................................. 30Zwischen Outlook-Bereichen navigieren ..................... 32Die Outlook-Hilfe nutzen ............................................ 34

2  E-Mails verfassen und versenden .............   36

Empfänger, Betreff und Co. eingeben .......................... 38Eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden ............ 42Text eingeben ............................................................. 44Die E-Mail als Entwurf speichern ................................ 48Die E-Mail versenden ................................................. 50Weitere Sendeoptionen festlegen ............................... 52Den Versand überprüfen ............................................. 54Dateien und Fotos anhängen ...................................... 56Text gestalten ............................................................. 60Mit Formatvorlagen und Designs arbeiten ................... 64Eine Signatur anfügen ................................................. 68

3  Den Posteingang verwalten .....................   70

E-Mails empfangen und lesen ..................................... 72E-Mails beantworten oder weiterleiten ....................... 74Einen Anhang öffnen und speichern ............................ 78Lese- und Übermittlungsbestätigungen verwenden ..... 82Lesebereich und Ansichten einstellen .......................... 84Eine E-Mail drucken .................................................... 88

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Inhalt

4  Nachrichten effizient organisieren ...........   90

E-Mails ordnen, verschieben und löschen ................... 92Unterhaltungen aufräumen ......................................... 96E-Mails automatisch verschieben ................................ 98E-Mails suchen ........................................................... 104Suchordner verwenden ............................................... 108E-Mails kategorisieren ................................................. 110Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen ........... 112Ordner aufräumen ...................................................... 114Nachrichten endgültig löschen .................................... 120

5   Viren und unerwünschte Werbung  abwehren ..................................................   122

Einen Virenscan durchführen ....................................... 124Spam blockieren ......................................................... 128Versehentlich blockierte Mails zurückholen ................. 130Sicherheitsmaßnahmen festlegen ................................ 132

6   Fortgeschrittene E-Mail-Funktionen  nutzen .......................................................   138

E-Mails filtern und sortieren........................................ 140Abläufe mit QuickSteps vereinfachen .......................... 144Nachrichten per RSS abonnieren ................................. 148Aktivitäten Ihrer Kontakte verfolgen ........................... 150

7  Ein Adressbuch anlegen ...........................   152

Einen Kontakt hinzufügen ........................................... 154Einen Kontakt neu anlegen ......................................... 156Kontakte bearbeiten ................................................... 158

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Inhalt

Kontaktordner erstellen .............................................. 162Kontakte sortieren und filtern ..................................... 164Kontakte suchen ......................................................... 166Einem Kontakt Dateien und Notizen hinzufügen ......... 168Kontaktgruppen einrichten ......................................... 170Kontakte in eine Excel-Datei übertragen ..................... 172Kontakte aus Excel importieren ................................... 176

8  Das Adressbuch für E-Mails verwenden ...   182

Empfänger aus dem Adressbuch wählen ...................... 184Eine E-Mail an eine Kontaktgruppe senden ................. 186Visitenkarte abspeichern ............................................. 188Einen Kontakt als Visitenkarte weitergeben ................. 190

9  Termine planen .........................................   192

Einen Termin anlegen .................................................. 194Die Erinnerungsfunktion nutzen .................................. 198Aus regelmäßigen Terminen eine Serie machen ........... 200Einem Termin Dateien hinzufügen ............................... 202Feiertage im Kalender anzeigen .................................. 204Geburtstage eintragen ................................................. 206Besprechungen organisieren ........................................ 210Eine E-Mail als Termin übernehmen ............................ 214Kalenderdaten weitergeben ........................................ 218Kalender drucken........................................................ 220

10  Aufgaben organisieren ............................   222

Aufgaben anlegen und bearbeiten ............................... 224Die Anzeige von Aufgaben ändern .............................. 228An Aufgaben erinnert werden ..................................... 230

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Inhalt

Wiederkehrende Aufgaben festlegen ........................... 232Dateien und Notizen anhängen ................................... 234

11  Mit Notizen arbeiten ..............................   236

Eine Notiz erstellen ..................................................... 238Notizen einfärben ....................................................... 240Notizen sortieren ........................................................ 242Notizen per E-Mail versenden ..................................... 244

12  Outlook verwalten und anpassen ..........   246

Das Menüband anpassen ............................................ 248Schnell auf Befehle zugreifen....................................... 252Kontoeinstellungen ändern ......................................... 254Kalenderoptionen ändern ........................................... 256Einstellungen für Aufgaben vornehmen ....................... 258Optionen für den Bereich »Personen« anpassen .......... 260Mehr Übersicht in den Listenansichten ....................... 262Outlook mit Word und Co. verwenden ....................... 264

13  Outlook-Daten sichern ...........................   268

Alte Daten archivieren ................................................ 270Daten sichern ............................................................. 274Daten wiederherstellen ............................................... 278Mit Datendateien arbeiten .......................................... 282

Wichtige Tasten und Tastenkombinationen ................. 284Glossar ....................................................................... 286Stichwortverzeichnis ................................................... 294

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Stichwortverzeichnis

.vcfDateityp 189

.wav 230

AAbdocken 75Ablagereihenfolge 261Ablaufen, Nachricht 53Ablehnen, Besprechungs-

anfrage 216Abonnieren, RSS-Feed 148Absage senden 213Absender

blockierte 129sichere 130sperren 128

Abstand zwischen Befehlenoptimieren 28

Abwehren, Viren 122ActiveSync 16Add-In 135

aktiv 135deaktiviert 136inaktiv 136

Adressbuch 39, 137, 163, 171, 182, 184, 286E-Mail-Adresse 184

Aktion 144auswählen 100

AktivAdd-In 135Ansicht 228

AktivierenAufgabenleiste 25Erinnerungen 258Regel 102

Aktivitäten 24, 151anzeigen 24

Aktualisieren, Kontakt 158Aktuell

Ordner 104Postfach 104

Aktuelle Ansicht 140als neue Ansicht speichern 263Symbol 239

Allen antworten, E-Mail 76Als Kopie, Datei 203Als Termin übernehmen,

E-Mail 214Als Verknüpfung, Datei 203An 42Ändern, Dateityp 176Anfordern

Lesebestätigung 82Übermittlungsbestätigung 83

Anfügen, Datei 168, 202Angeben, Datum 218Anhang 70, 104, 151

Anlage einfügen als 234drucken 89öffnen 78Outlook-Element als 245speichern 78

AnhängenDatei 56, 234Foto 56Notiz 234

Anlage siehe Anhang

Anlagenbehandlung 122, 133Anlagenvorschau 133Anlegen

Aufgabe 224Ordner 31Signatur 68Termin 194

Anordnen nach 243

Anordnung 228Große Symbole 242

AnpassenOutlook 246Symbolleiste für den Schnellzu-

griff 252Ansicht 74, 84, 140, 228

aktiv 228definieren 228Einstellungen 140, 164, 172,

242, 243, 263erweiterte Einstellungen 164Ganzseitenansicht 221Kompakt 86, 140Registerkarte 23, 33verwalten 85, 173

Antivirensoftware 122Antwort

auf Besprechungsanfrage 216Empfänger festlegen 52Optionen 211, 215senden 52

Anwenden, Regel 98Anzeigen

Aktivitäten 24Aufgaben 25Datenursprung 155, 208Details 157Felder 186Gruppen in 262Kalender 25Personen 25Spalten 173Unterhaltungen 96

Anzeigen als Symbol 203Anzeigen im Kalender,

Feiertage 204Anzeigen in Favoriten 119

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Stichwortverzeichnis

Anzeige-SymbolLeselayout 27Menüband 27

Arbeitsmappe, Excel 174Arbeitszeit 256Archivieren

Assistent 273Daten 270Ordner 273

Archivierung 268Assistent

Archivieren 273Import/Export 179, 275

Aufgabenanlegen 224anzeigen 25bearbeiten 224Bereich 26Erinnerung 230Fälligkeitsdatum 258in Outlook öffnen 265Ordner 30Serie 232

Aufgabenformular 286Aufgabenleiste 23, 197,

227, 231aktivieren 25

Aufklappmenü 23, 286Auflösung 58

verkleinern 58Aufräumen 286

Ordner 114Postfach 115Tools 114Unterhaltungen 96

Aufrufen, Kontextmenü 95Ausnahmen festlegen 102Auswählen

Aktion(en) 100Befehle 252

Empfänger 184Mitglieder 171Namen 40, 184Ordner 107Sprache 46Teilnehmer 210

AutoArchivierung 268Einstellungen für 270

AutoAuswahl 211, 215Automatischer Download 133Automatisch übermitteln,

E-Mail 73

BBackup 277Bcc 42Beantworten, E-Mail 74Bearbeiten

Aufgabe 224Kontakte 158Regelbeschreibungen 99Visitenkarte 160Zeile 225

Befehle 286alle 250, 252auswählen 252In neuem Fenster öffnen 33

Befehlsgruppe 22, 286Benutzeroberfläche 22, 23Berechtigungen 98Bereich 23, 286

Aufgaben 26, 113E-Mail 25, 29Kalender 25Navigationsoptionen 239Notizen 26, 236Ordner 27, 30Personen 26

Bereinigen, Postfach 114Besprechung 151, 210

Anfrage 192, 215Anfrage ablehnen 216Anfrage nachverfolgen 212Antwort auf Anfrage 216organisieren 210Zeit ändern 211

BestätigenLesen 82Übermittlung 82

Betreffeinfügen 40eingeben 38

Bild 57einfärben 63einfügen 159komprimieren 59zurücksetzen 63

Bildschirmauflösung 27Bildtools/Format 63Blockieren

Absender 129Spam 128

Briefpapier 67

CCc 42Corporate Design 66CSV 177

DDatei

als Kopie 203als Verknüpfung 203anfügen 168, 202anhängen 56, 234

296

Stichwortverzeichnis

einfügen 56hinzufügen 168, 202Registerkarte 22

Dateisymbol als Verknüpfung 267

Dateitypändern 176ICS 219Outlook-Datendatei (.pst) 275.vcf 189

Dateivorschau 70, 78, 133Dateivorschauoptionen 133Daten

archivieren 270exportieren 268importieren 179, 268, 279sichern 268, 274wiederherstellen 268, 278

Datendatei 107, 287hinzufügen 282Outlook 107Outlook.com 17

Datenschutzoptionen 134Datenschutzrichtlinien 122Datenursprung anzeigen

155, 208Datum angeben 218Datumskalender 257Datumsnavigator 207Deaktivieren

Add-In 136Links 128

Definieren, Ansichten 228Designs 64, 287Detailansicht 221Details

alle 218anzeigen 157

Dokumentenvorschau 133

Download, automatisch 133Drag & Drop 94, 95, 225, 283Druckbereich 221Drucken 88, 220

Anlagen 89Drucker 88Druckformat 221Druckoptionen 89, 220E-Mail 88Kalender 220

Duplikate 276, 280importieren 179

Duplizieren, QuickSteps 145Durchführen, Virenscan 124Durchsuchen

Posteingang 104Unterordner 107

EEchtzeitschutz 125Editor, Windows 177Einbeziehen, Unterordner 281Einfärben

Bild 63Notizen 240

EinfügenBetreff 40Bild 159Datei 56Element 234E-Mail-Adresse 38Hyperlink 169Illustrationen 57Objekt 202

Einfügen alsAnlage 234Notiz 245Nur Text 235

EingebenBetreff 38Empfänger 38Text 44

Einladung mit Verfallsdatum 53Einrichten

Erinnerung 230Kontaktgruppe 170Menüband 246POP3-Konto 20

EinstellungenAutoArchivierung 270Makro 134Trust Center 132weitere 225

EintragenFeiertage in Kalender 205Geburtstag 206Servereinstellungen 19

Einzeltastenlesen 86Element

einfügen 234in denselben Ordner

importieren 281in Gruppen anzeigen 263Outlook 107verschieben 95Zeile für neue anzeigen 225

E-Mail 151Allen antworten 76als Termin übernehmen 214automatisch übermitteln 73beantworten 74Bereich 25drucken 88empfangen 72Empfänger 38filtern 106, 140gelesene 92

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Stichwortverzeichnis

kategorisieren 110lesen 72löschen 92ordnen 92Sicherheit 134sortieren 140suchen 104umwandeln in Aufgabe 225ungelesene 72, 92verfassen 36verschieben 90, 92verschieben, automatisch 98versenden 36, 38, 42, 50,

51, 184Visitenkarte 182weiterleiten 74

E-Mail-Account 10E-Mail-Adresse 17, 287

Adressbuch 184einfügen 38schreiben 38

E-Mail-Konto 16verknüpfen 38

E-Mail-Kopf 287E-Mail-Layout, Tagesplan 219E-Mail-Programme,

Problem 244E-Mail-Server, m.hotmail.

com 19Empfangen

E-Mail 72Senden 73

Empfängerauswählen 184eingeben 38E-Mail 38für Antwort auswählen 52mehrere 42

Enddatum 233

Entfernenaus Favoriten 119Serie 201, 233

Entwurf 48, 75speichern 48

Ereignis 208, 287ganztägiges 208Serie 206, 208

Erinnerung 198, 206aktivieren 258Aufgaben 230Datum festlegen 231einrichten 230Fenster 198, 231Sound 199, 230Zeit 230

Erneuern, Feiertage 204Ersetzen, Trennzeichen 178Erste Kalenderwoche 257Erstelldatum 242Erstellen

Kontaktgruppe 170Kontaktordner 162Notiz 238Objekt aus Datei 202Ordner 31, 101Regeln 98

Erster Wochentag 257Erweitern

Gruppen 262Personenbereich 24

ErweitertAnsichtseinstellungen 164Suche 106, 116

Excel 172, 264Arbeitsmappe 174Kontaktgruppe 171

Exchange ActiveSyncDienst 16E-Mail-Server 16

Exchange-KontoDatendatei 17verknüpfen 18

Exchange Server 16, 19Exportieren 176, 268, 287

Daten 268Outlook-Datendatei 275

Exportieren/Importieren 178

FFähnchen 112Fälligkeit

am 229Datum für Aufgabe 258

Farbe 161Farbkategorien 111, 236Favoriten 119, 167

anzeigen in 119entfernen aus 119hinzufügen 167

Feiertage 287anzeigen im Kalender 204eintragen in Kalender 205erneuern 204hinzufügen 205löschen 205

Felderalle 155anzeigen 186zuordnen 180

Fenster, Gruppe 33Festlegen

Ausnahmen 102Schnellklicken 112Sendeoptionen 52

298

Stichwortverzeichnis

Filter 281Filtern 140, 288

E-Mail 106, 140Kontakte 164

FingereingabeModus 28, 29optimieren 28

Firewall 122Format, Visitenkarten 182Formatieren

Text 60, 64Formatierung

löschen 62Formatvorlage 64, 288Foto anhängen 56Funktionstaste, F1 34

GGanztägiges Ereignis 208Geburtstag 154, 206, 208

eintragen 206Gelesene E-Mail 92Gelöschte Elemente 93, 97

Ordner 109, 120Gesendete Elemente

Ordner 54Gestalten, Text 60Getrennt, Trennzeichen 177Gleichzeitig arbeiten

Outlook-Bereiche 33Groß, Nachricht 109Große Symbole, Anordnung 242Gruppe

anzeigen 143, 262erweitern 262Fenster 33neu 31, 249reduzieren 262

HHäufig verwendete Felder 142Hauptregisterkarten 249Herausgeber, vertrauens-

würdige 134Hilfe nutzen 34Hintergrund 62, 160Hinzufügen

Datei 168, 202Datendatei 282Favoriten 167Feiertage 205Kontakt 154Kontaktbild 159Konto 18Mitglieder 170Notizen 168RSS-Feed 148

HTML 60Hyperlink 169

einfügen 169

IICS 219

Dateityp 219Illustration einfügen 57IMAP-Konto 20Import/Export Assistent

179, 275Importieren 268, 288

Daten 179, 268, 279Duplikate 179in Ordner 180Kontakte aus Excel 176Outlook-Datendatei 281

Importieren/Exportieren 178, 274, 278

Impressum siehe Signatur Inaktiv, Add-In 136In Datei exportieren 275Informationen 18In Gruppen anzeigen 92In neuem Fenster öffnen 33Internet-E-Mail-Einstellungen

21, 255

JJunk-E-Mail 73, 128, 288

Optionen 128Ordner 128

KKalender 192

anzeigen 25Bereich 25Daten weitergeben 218drucken 220Optionen 205, 215Ordner 30per E-Mail senden 218

Kalenderwoche 256erste 257

Kartenentwurf 160Kategorie 110, 165, 228, 288

alle 110, 241farbige 236umbenennen 110Vorschläge 241

Kategorien, alle 110Kategorisieren 110, 240

E-Mail 110Kennwort 19, 255

für Outlook-Datendatei 280optionales 277

299

Stichwortverzeichnis

Kennwortschutz, Outlook-Datendatei 280

Kennzeichnung, Nachver- folgung 112

Kompakt, Ansicht 140Kompaktnavigation 239Komprimieren, Bilder 59Komprimierung deaktivieren

195, 196Kontakt

aktualisieren 158bearbeiten 158Bild hinzufügen 159filtern 164hinzufügen 154importieren aus Excel 176neu anlegen 156Ordner 30Ordner erstellen 162sortieren 164suchen 166weiterleiten 190

Kontaktfelder, alle 157, 173Kontaktformular 288Kontaktgruppe 186, 289

einrichten 170erstellen 170Excel 171neu 170

Kontextmenü 90, 95, 243aufrufen 95

KontoEinstellungen 254, 282hinzufügen 18Informationen 18

Korrigieren, Text 44

LLayout 23Leertaste 87Leerzeile, Visitenkarte 161Lesebereich 23, 70, 74, 84, 86

vergrößern/verkleinern 24Lesebestätigung anfordern 82Leselayout 87

Anzeige-Symbol 27Lesen

bestätigen 82E-Mail 72

Link 169deaktivieren 128

Listen-Trennzeichen 177Löschen

E-Mail 92endgültig Nachrichten 120Feiertage 205Formatierung 62Ordner 109, 119Suchordner 109

MMakro, Einstellungen 134Mausmodus 28, 29Mehrere Empfänger 42Mehrseitenansicht 221Memoformat 88Menüband 22, 248, 289

einrichten 246m.hotmail.com, E-Mail-

Server 19Microsoft Outlook-Aufgabe

erstellen 265

Mitgliederauswählen 171hinzufügen 170

Mit Vorbehalt 211MObackup 277

NNachricht

ablaufen 53endgültig löschen 120Formular 289groß 109organisieren 90, 109ungelesene 108Vorschau 84zur Nachverfolgung kenn-

zeichnen 112Nachverfolgung 41, 112, 289

Besprechungsanfrage 212Kennzeichnung 112

Namenauswählen 40, 184überprüfen 39, 166

Namensreihenfolge 261Navigationsoptionen

Bereiche 239Outlook-Bereiche 32

Netzwerkfirewall 125Neu

Gruppe 31, 249Kontaktgruppe 170Notiz 236Outlook-Datendatei 282Regel 98Registerkarte 249RSS-Feed 148Suchordner 108Termin 194

300

Stichwortverzeichnis

Neu anlegen, Kontakt 156Neu erstellen, Objekt 202Nicht-Outlook-User 244Notizen 236

als Symbole 238anhängen 234Bereich 26einfärben 240einfügen als Text 245erstellen 238hinzufügen 168neu 236Nur-Text-Format 239Ordner 30sortieren 236, 242Symbol-Ansicht 26versenden per E-Mail 244weiterleiten 244

Notizensammlung 236Notizformular 238, 289Notizsymbol 241Nur Text 60

einfügen als 235Notiz 239

OObjekt 169, 235

einfügen 202erstellen aus Datei 202neu erstellen 202

Office-Anwendungen 13Öffnen

Anhang 78Outlook-Datendatei 280

Öffnen und Exportieren 274, 278, 282

OneNote 264

OptimierenAbstand zwischen Befehlen 28Text 44

Optionales Kennwort 277Optionen

Junk-E-Mail 128Personen 260

Ordnen, E-Mail 92Ordner 23

aktuell 104anlegen 31archivieren 273aufräumen 114auswählen 107Bereich 27, 30E-Mail 30erstellen 31, 101Gelöschte Elemente 109, 120Gesendete Elemente 54Größe 115importieren in 180Junk-E-Mail 128Liste 17löschen 109, 119Register 30RSS-Feeds 148Typ 31

Ordnerbereich 23Organisieren

Besprechung 210Nachricht 109Nachrichten 90

Outlookanpassen 246Backup 277Elemente 107verwalten 246

Outlook-Bereiche 23gleichzeitig arbeiten 33

Navigationsoptionen 32navigieren 32per Tastenkombination auf -

rufen 33Outlook.com 10

Datendatei 17Outlook-Datendatei 17, 20,

107, 282Dateityp (.pst) 275exportieren 275importieren 281Kennwort für 280Kennwortschutz 280neu 282öffnen 280PST-Datei 275schließen 283

Outlook-Einstellungensichern 277

Outlook-Element alsAnhang 245

Outlook-Elemente 234

PPapier 221Per E-Mail senden,

Kalender 218Personen

anzeigen 25Bereich 23, 24, 26, 138, 150Bereich erweitern 24Optionen 260suchen 166

Planen, Termin 192POP3-Konto 20

einrichten 20Postausgang 51Postausgangsserver 21

301

Stichwortverzeichnis

Posteingang 70, 72, 290durchsuchen 104verwalten 70

Posteingangsserver 21Postfach

aktuell 104aufräumen 115bereinigen 114

PowerPoint 264Priorität 142Priorität siehe Wichtigkeit Problem

E-Mail-Programme 244Programmgesteuerter Zu-

griff 137PST-Datei, Outlook-Daten-

datei 275

QQuarantäne 126QuickSteps 138, 290

duplizieren 145verwalten 145

RReduzieren, Gruppen 262Regel 90, 98, 290

aktivieren 102anwenden 98Assistent 98Beschreibungen bearbeiten 99erstellen 98neue 98ohne Vorlage erstellen 98

Register, Ordner 30Registerkarte 22, 290

Ansicht 23, 33

Datei 22neu 249

Reihenfolge sortieren 143RSS-Feed 138, 290

abonnieren 148hinzufügen 148neu 148Ordner 148

SSchließen, Outlook-Daten-

datei 283Schnellklick 259

festlegen 112Schreiben, E-Mail-Adresse 38Schriftart 61Seitenansicht 89, 221Seitenbereich 89Senden

Absage 213Antwort 52Empfangen 73, 253

Sendeoptionen festlegen 52Serie 290

Dauer 200, 206, 233entfernen 201, 233Muster 200, 206, 232Termin 200Typ 200, 232

Server 17, 20Servereinstellungen ein-

tragen 19Sicherheit 124

Einstellungen 122E-Mail 134

Sicherheitscenter siehe Trust Center

Sicherheit und Wartung 124, 291Windows 122

SichernDaten 268, 274Outlook-Einstellungen 277

Sicherung 268Signatur 291

anlegen 68Visitenkarte 191

Sortieren 142, 243, 291E-Mail 140Kontakte 164Notizen 236, 242Reihenfolge 143

Sortierreihenfolge um- kehren 229, 243

Sound 198Erinnerung 230

Spalte 143, 172anzeigen 173

Spaltenüberschrift 143, 225, 243

Spam blockieren 128Speichern

Anhang 78Entwurf 48unter 156Visitenkarte 188

Sperren, Absender 128Sprache auswählen 46Spyware 125Spywaredefinitionen

Update 127Spywaresoftware 122Standarddrucker 88Standarderinnerungen 257Standarderinnerungszeit 258Standardkalenderfarbe 257Statusleiste 24, 291

302

Stichwortverzeichnis

Struktur 236Suche 90, 104, 291

E-Mail 104Ergebnis 207erweitert 106, 116Filter 105Kontakt 166Kriterium 105Optionen 106Personen 166starten 107Suchen in 234Suchtools 104Text 99

Suchfeld 166Suchmaske 207Suchordner 108, 111, 117, 292

löschen 109neu 108

Suchtools 105Suchwort 104Symbol

Aktuelle Ansicht 239anzeigen als 203Notizen als 238

Symbol-Ansicht, Notizen 26Symbolleiste für den Schnellzu-

griff 22, 28, 166, 252, 292anpassen 252

Synchronisieren 16

TTabelle 88

Format 88Tagesformat 220Tagesplan, E-Mail-Layout 219Tägliche Aufgabenliste 292

TastaturkombinationFunktionstaste F1 34Strg + 1 33Strg + 2 33Strg + 3 33Strg + 4 33Strg + 5 33Strg + 6 33Strg + F1 27Strg + Umschalt + E 31

Teilnehmer auswählen 210Telefonnummernfelder 164Termin 208

anlegen 194Formular 194, 292Kalender 192neu 194planen 192Planung 192, 211Serie 192, 200, 206, 208

Texteingeben 44formatieren 60, 64, 292gestalten 60korrigieren 44optimieren 44suchen 99übersetzen 44, 46

Tools zum Aufräumen 114, 273, 292

Touchscreen siehe Finger-modus

Trennzeichen 177ersetzen 178getrennt 177

Trust Center 132Einstellungen 132

Typ, Ordner 31

UÜbermittlung

bestätigen 82Bestätigung anfordern 83Optionen 52verzögern 53

ÜberprüfenNamen 39, 166Versand 54

Übersetzung 46Text 44, 46

Übertragen 172nach Excel 174

Umbenennen, Kategorie 110Umkehren, Sortierreihen-

folge 229, 243Ungelesen 92

E-Mail 72, 92Nachricht 108

Unterhaltung 293anzeigen 96aufräumen 96

Unterordnerdurchsuchen 107einbeziehen 281

UpdateSpywaredefinitionen 127Virendefinition 127

VVerbalisiert, Zeitangaben 227Verfassen, E-Mail 36Verfügbare Felder auswählen

142Verkleinern, Auflösung 58

303

Stichwortverzeichnis

VerknüpfenE-Mail-Konto 18, 38Exchange-Konto 18

Verknüpfung, Dateisymbol als 267

Versand überprüfen 54Verschieben 94

automatisch 98Element 95E-Mail 90, 92

VersendenE-Mail 36, 38, 42, 50,

51, 184Notiz per E-Mail 244Visitenkarte 190

VertrauenswürdigeHerausgeber 134

VerwaltenAnsichten 173Outlook 246Posteingang 70QuickSteps 145

Verwerfen 75Verzögern, Übermittlung 53Viren 124

abwehren 122Definitionen 124Definitionsupdate 127Scan durchführen 124

Virenschutz 125, 293benutzerdefinierte

Prüfung 126

Überprüfung 126Visitenkarte 188, 293

bearbeiten 160E-Mail 182Format 182, 188Leerzeile 161Signatur 191speichern 188versenden 190weitergeben 190

Vorbehalt 211Vorgangsliste 113, 293Vorschau 84

auf E-Mail 84Vorschläge, Kategorien 241Vorschlagen, Zeit 215

WWas möchten Sie tun? 34Weitere Einstellungen 225Weitergeben

Kalenderdaten 218Visitenkarte 190

Weiterleiten 77E-Mail 74Kontakt 190Notizen 244

Wichtigkeit 40, 293Wiederherstellen 268

Daten 268, 278

Wiedervorlage siehe Nachver-folgung

Windows 28Editor 177Sicherheit und Wartung 122Zwischenablage 174

Windows Defender 124Wochennummern 257Wochentag, erster 257Word 264

ZZeile 225

bearbeiten ermöglichen 225für neue Elemente anzeigen

225, 293Zeilenumbruch 58

Zeit 140vorschlagen 215

Zeitplansystem 221Zettel siehe Notizen Zielordner 100, 180Zoom 24, 27Zugriff, programmgesteuert 137Zuordnen, Felder 180Zur Nachverfolgung 112

Nachrichten kennzeichnen 112Zurücksetzen, Bild 63Zwischenablage 195

Windows 174

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OtmarWitzgall arbeitet als selbstständiger Trainer für Micro-soft Outlook. Er kennt die Software seit der ersten Version 1997 und hat sich als Autodidakt und leidenschaftlicher Tüft-ler die meisten Funktionen selbst beigebracht. Seine Expertise gibt er in Seminaren und Kursen an begeisterte Teilnehmer weiter.