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VIVA-PRO: Grundlegende Informationen zum Projekt

VIVA-PRO: Grundlegende Informationen zum Projekt · Berechtigungskonzept von SAP-HR Arbeitsgebietsleiter/in Sachbearbeiter/in Referatsleiter/in Arbeitsgebietsleiter/in Sachbearbeiter/in

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VIVA-PRO:Grundlegende Informationen zum Projekt

InhaltEinführungsumfang VIVA

Ziele von VIVA

Einführungsumfang Bereich PSV

Einordnung des Projekts VIVA-PRO

Systemarchitektur

Leistungsumfang VIVA-PSV

Überblick HR-Komponenten PSV

Integration innerhalb von PSV

Inhalt

Inhalt

HR-Standard VIVA

Vorteile im Überblick

Integrative Prozesse zur Abrechnung

Betriebs- und Betreuungsstruktur im Landesamt für Finanzen

Projektorganisation VIVA-PRO

Berechtigungskonzept

Beispiele für Infotypen

Einführungsumfang von VIVA

operative Ziele

strategische Ziele

Ziele von VIVA

schlanke VerwaltungBeschleunigung von GeschäftsprozessenKostenreduzierung in den VerwaltungsabläufenGewinnung von FührungsinformationenSchaffung von Grundlagen für das eGovernment mit VIVA als einerder wichtigsten Basiskomponenten

Daten- und VerfahrensintegrationVerwendung einheitlicher Software im gesamten RessortbereichEinsatz standardisierter SoftwareEinsatz zukunftsträchtiger Technologienlangfristige Ausweitung der Nutzungsmöglichkeiten Umsetzung von gewonnenem Know-How in anderen Projekten

KLR

PSV

BEZ

Einführungsumfang von VIVA im Bereich PSV

PersonaladministrationPersonalabrechnungVersorgung

Personaladministration mit Beurteilung Stellenwirtschaft und OrganisationsmanagementBeurteilungs-, Aus- und Fortbildungsverfahren (optional)Bewerber- und Prüfungsverfahren (optional)

Integration der Kosten- und Leistungsrechnung mit PSV und BEZ

Einführungsumfang / Prozessbereiche im Bay StMF

Einordnung des Projektes VIVA-PRO

Das neue Projekt VIVA-PRO basiert auf demrealisierten Funktionsumfang des Projektes VIVA

PSV Roll Out

Einordnung des Projektes VIVA-PRO

Ministerratsbeschluss

Grundlage der Einführung von VIVA-PSV in allen Ressorts der bayerischen Staatsverwaltung ist der Ministerratsbeschluss vom 09. Mai 2005Flächendeckender Einsatz des Verfahrens VIVA bei allen Dienststellen des Freistaats BayernZeitrahmen bis Mitte 2009

Grundlage für das Projekt VIVA-PRO

Systemarchitektur

Client (Frontend)

RZ-Nord in Nürnberg

LAN/WAN Datenbank-

ServerApplikations-

Server

Server (Backend)

Anwender in einer Dienststelle

PSV: Kernprozesse

Leistungsumfang VIVA-PSV

VIVA als Basiskomponente enthält die Kernprozesse der Personal-und Stellenverwaltung:

■ Personalverwaltung ■ Stellenverwaltung ■ Organisationsmanagement ■ Beurteilungsverfahren

Daneben wurden im Geschäftsbereich des StMF drei Nebenprozesse zusätzlich realisiert:

■ Bewerberverfahren■ Fortbildungsverfahren (Veranstaltungsmanagement)■ Prüfungsverfahren

Die Realisierung folgte dem Prinzip: Größtmögliche Nutzung des SAP-Standards, sowenig Modifikationen wie möglich!

Leistungsumfang VIVA-PSV

PSV aus Sicht der HR-Anwendungsbereiche

Integrierte Anwendung PSV und BEZ

Leistungsumfang PSV

HR-Standard VIVA

•Kernprozesse der Personal- und Stellenverwaltung

•Umfang orientiert sich am SAP HR-Standard (sowenig Modifikationen wie möglich)

•Abgrenzung zu anderen Verfahren (z.B. Ausbildungs-/Prüfungsverfahren, Schülerdatei) notwendig

•offene Schnittstellen zur Druckverwaltung

•Anbindung DiaText

Umfang der HR-Anwendung

Einige Vorteile im Überblick

•einheitliche Personalabläufe mit klaren Zuständigkeiten

•Daten durchgehend elektronisch verfügbar

•qualitative Unterstützung der Personalverwaltung

•Vermeidung von Doppel- oder Mehrfacherfassungen

•Vermeidung von Fehleingaben durchPlausibilitätskontrollen

•Transparenz der Daten

•Benutzeroberfläche und Bedienung einheitlich

•integratives Zusammenwirken der einzelnen Komponenten

Einige Vorteile im Überblick

Integrative Prozesse zur Abrechnung

•Pflege der Stammdaten zur Person durch Sachbearbeiter Personal (Unterstützung der Pflege durch Maßnahmen)

• anschließende Pflege der Daten durch Sachbearbeiter Bezüge(ergänzende Maßnahme)

• Mitteilung der Sachverhalte über Wiedervorlagetermin• Papier/Belegfluss nur noch in bestimmten Ausnahmefällen• Verbesserte Kommunikation zwischen PSV- und Bezüge-Stelle• „Zahltagsbewusstsein“

Integrative Prozesse zur Abrechnung

Integrierte Personalsachbearbeitung

Personalmaßnahme PSV Personalmaßnahme BEZ

Benachrichtigung

über IT 0019

PSV BEZ

Fachverantwortung Produktverantwortung

Betriebs- und Betreuungsstruktur im Landesamt für Finanzen(HR CCC)

Mat.-recht. Vorgaben OrganisatorischeHinweise

IT-Infrastruktur(System, Netz, …)

Entwicklung(Customizing/Programmierung)

Qualitätsmanagement,Zentrale Aufgaben

Verfahrensorganisation(Produktverantwortung,

Vertrieb)

Freigabe des Verfahrens

(ggf. Mitwirken beim Testen)

Mat.-rechtl. Hotline Mat.-rechtl. SchulungHelpdesk,

Schulungsmanagement(Programmschulung, …)

Leitstelle Abt. IuK

CCC = Customer Competence Center

Projektorganisation

SteuerungskreisSteuerungskreis

LenkungsausschussLenkungsausschuss

ProjektgruppeProjektgruppe

Staatskanzlei

BayStMF

BayStMF

Gremium: Organisatorische Zuordnung:

HR CCC beim LfFDienststelle München

VIVA (SAP)-KompetenzteamLfStaD München

Einbeziehung in die Projektgruppe

Festlegungen zur Projektorganisation durch den Ministerratsbeschluss

Projektorganisation: Zentrales Projekt

Verfahrenssicht

SteuerungskreisSteuerungskreis

LenkungsausschussLenkungsausschuss

ProjektleitungProjektleitung

Projektteam

DIAPERSDIAPERS

IBP*PVSIBP*PVS

PERSTELFPERSTELF

PersVPersV

LehrerdateiLehrerdatei

SySiPusSySiPus

Themensicht

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Zentralprojekt

Projektorganisation: Dezentrales Projekt

Dezentrales Projekt

Gespiegelte Projektstrukturen

ProjektleitungProjektleitung

ProjektteamPS

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ProjektleitungProjektleitung

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SteuerungskreisSteuerungskreis

LenkungsausschussLenkungsausschuss

ProjektleitungProjektleitung

Projektteam

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LehrerdateiLehrerdatei

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SteuerungskreisSteuerungskreis

LenkungsausschussLenkungsausschuss

ProjektleitungProjektleitung

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IBP*PVSIBP*PVS

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LehrerdateiLehrerdatei

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LenkungsausschussLenkungsausschuss

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SteuerungskreisSteuerungskreis

LenkungsausschussLenkungsausschuss

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LehrerdateiLehrerdatei

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Projektorganisation: Verbindung Zentralprojekt - Dezentrales Projekt

Verbindung zwischen Zentralprojekt und dezentralen Projekten erfolgt über die Zusammenarbeit auf der Verfahrensschiene

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Projektorganisation: Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Steuerungskreis in der Staatskanzlei genehmigt den Einführungsplan überprüft regelmäßig den Projektfortschritt schreibt den Projektplan fort

Lenkungsausschuss im FM koordiniert die ressortübergreifenden Anforderungen übernimmt die weitere Projektsteuerung

Projektgruppe im FM sorgt für einen gemeinsamen Informationsstand spricht die Projektarbeiten ab koordiniert die Durchführung konsolidiert die Ergebnisse in regelmäßigen Sitzungen mit allen Ressorts

Projektorganisation: Verantwortlichkeiten

Zusammenspiel Projektzentrale und einführende Ressorts

Kopfstelle im jeweiligen Ressort

Vertreter der Fachanwendungen

Landesamt für Finanzen (Leitstelle HR)

Verantwortlichkeiten und Aufgaben

2. JH 2005 1. HJ 2006

Phasenplanung (Grobplanung) VIVA-PRO

Ende 09/06 Minister-ratsbeschluss

2. HJ 20072. HJ 2006 1. HJ 2007 2. HJ 2008 1. HJ 2009 2. HJ 20091. HJ 2008

1. Phase: Konzeption

Gesamtprojektlaufzeit VIVA-PRO

2. Phase: Umsetzung

Parallele Abwicklung von 2 – 3 Umsetzungsprojekten

11/2005 12/2005 01/2006 02/2006 03/2006 04/2006 05/2006 06/2006 07/2006 08/2006 09/2006 10/2006

Meilensteinplanung für die ersten 12 Monate

24.11.05 Info-Veranstaltung Führungskräfte

Konzeptionsphase

01.12.05 Konstituierende Sitzung Lenkungsausschuss

Projektstart

12.12.-15.12.05 Schulung Ressortteammitglieder

19.12.05-.31.01.06 Prozessabgleich

Anfang 02/06 Projektauftragdurch Lenkungsausschuss

Realisierung

02/06–30.06.06

Projektvorbereitung

30.06.06 fertiges Feinkonzept

Ende 09/06 Minister-ratsbeschluss30.08.06 fertige

Ministerratsvorlage

30.08.06 fertiger Einführungs-, Kosten-u. Finanzierungsplan

Ende 09/06 Genehmigung

Anforderungserhebung + Konzeption

Mitte2009

Berechtigungskonzept von SAP-HR

Arbeitsgebietsleiter/in

Sachbearbeiter/in

Referatsleiter/in

Arbeitsgebietsleiter/in

Sachbearbeiter/in Sachbearbeiter/in

Berechtigungskonzept

Jeder Anwender erhält die Berechtigungen, die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlich sind!

1. Allgemeine Berechtigungen:Berechtigung für Infotypen

2. Strukturelle Berechtigungen:Berechtigung entlang einer definierten Objektstruktur

In SAP HR gibt es zwei Typen von Berechtigungen:

Berechtigungskonzept von SAP-HR

PSV- relevante Infotypen der Personaladministration

Persönliche Daten:IT 0002 Daten zur Person (x)IT 0004 Behinderung (x)IT 0021 Familie/Bezugsperson: Subtyp 1 (Ehegatte) + Subtyp 2 (Kind) (x)IT 0006 Anschriften (x)

MitarbeiterqualifikationIT 0022 AusbildungIT 0023 Andere/frühere ArbeitgeberIT 0024 Qualifikation, Profil: VersetzungswünscheIT 0024 Qualifikation, Profil: Fortbildung

(x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet!

PSV- relevante Infotypen der Personaladministration

Vertragliche und betriebliche AngabenIT 0016 Vertragsbestandteile (x)IT 0032 Betriebsinterne Daten (x)IT 0024 Qualifikationen, Profil: Statusentwicklung IT 0034 Betriebliche FunktionIT 0035 BelehrungenIT 0329 NebentätigkeitenIT 9001 LaufbahnmerkmaleIT 9006 Staatsbedienstetenwohnung/-darlehen

BeurteilungsdatenIT 0024 Qualifikationen, Profil: Erhaltene BeurteilungenIT 0024 Qualifikationen, Profil: VerwendungseignungIT 0024 Qualifikationen, Profil: Interessen

(x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet!

PSV- relevante Infotypen der Personaladministration

Organisatorische Angaben:IT 0000 Maßnahmen (x)IT 0302 Ergänzende Maßnahmen (x)IT 0001 Organisatorische Zuordnung (x)IT 0783 ADTIT 9002 FunktionIT 9004 Externe VerwendungIT 9005 Finanzierungsausnahmen

Angaben zur Personalzeitwirtschaft:IT 0007 Sollarbeitszeit (x)IT 2001 Abwesenheiten (x)IT 0080 Mutterschutz / Elternzeit (x)IT 0081 Wehrdienst / Zivildienst (x)IT 9003 Wohnraumarbeit

(x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet!

PSV- relevante Infotypen der Personaladministration

Abrechnungsdaten:IT 0008 Basisbezüge (x)IT 0304 Zusätze zum Basisbezug (x)IT 0014 Wiederkehrende Be- und Abzüge (x)IT 0015 Einmalzahlungen (x)IT 0013 Sozialversicherung (x)IT 0521 Altersteilzeit (x)IT 0509 Höherwertige Tätigkeit (x)IT 9094 Leistungselemente

Auswertungsgrundlagen:IT 0019 Terminwiedervorlage (x)IT 0041 Datumsarten (x)

Historische Daten (Datenmigration):IT 9091 TarifhistorikIT 9092 DienststelleIT 9093 Einsatz

(x) = Infotyp wird auch von BEZ verwendet!

Einstiegsbildschirm

Über das Menü können die Anwendungsfunktionenaufgerufen werden!

IT 0002 – Daten zur Person

IT 0007 - Sollarbeitszeit

IT 9001 - Laufbahnmerkmale

Präsentation VIVA

Danke für Ihre Aufmerksamkeit !