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Vom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum E- . · PDF file48 Vom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum E-Government PDV NEWS · Ausgabe 01:2018 PDV NEWS · Ausgabe 01:2018 Vom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum

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48 49Vom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum E-GovernmentVom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum E-Government PDV NEWS Ausgabe 01:2018PDV NEWS Ausgabe 01:2018

Engagement ffentliche Gebude Buch-Tipp ImpressumEinblickeE-Government-Strategien EntwicklungslaborPraxisberichte

An den Perspektiven und Chancen, die Digitalisierung bietet, sind Stdte und Gemeinden zum einen sehr in-teressiert. Es mangelt aber zum anderen hufig an Wis-sen und guten Beispielen, an denen sich eine Kommu-ne orientieren kann. Hier haben die Kommunen einen erheblichen Beratungsbedarf. Die Duale Hochschule Gera-Eisenach mchte deshalb ihr VIS-Labor zu einem Kompetenzzentrum E-Government mit dem Schwer-punkt auf DMS, elektronischer Rechnung und elek-tronischer Aktenfhrung entwickeln, in dem auch die Rckmeldungen der Praxispartner aus den Stdten und Gemeinden Bercksichtigung finden sollen.

Dauerbaustelle E-Government

Fr die Kommunen stellt die Digitalisierung ein strate-gisches Umbauprojekt dar. Es geht um eine zukunfts-orientierte Entwicklung in Stdten und Gemeinden. Dringend erforderlich ist entsprechendes Wissen vor Ort. Allerdings wachsen Digitalisierungsexperten nicht auf Bumen. Hier gilt es also, das vorhandene Personal in den Kommunalverwaltungen digital zu ertchtigen, Fortbildungen, technische Untersttzung und Vernet-zungsmglichkeiten anzubieten.

Dazu kommt, dass es beim E-Government um weit mehr als um Technik oder spezielle E-Government-Lsungen geht, wie etwa die elektronische Akte.

Der Wandel zu einer digitalen Kommune ist ein strate-gisches, partizipatives und gemeinschaftliches Projekt. Standards und technische Vorgaben sind zwar sehr wichtig, aber nicht das zentrale Problem. Um neue di-gitale Geschftsmodelle zu ermglichen, kommt man nicht an der Neustrukturierung kommunaler Verwal-tungsprozesse vorbei. Damit hat E-Government er-heblichen Einfluss auf die bisherige Form der kommu-nalen Selbstverwaltung und das Selbstverstndnis der Kommunen. Gerade hier haben die Kommunen einen erheblichen Beratungsbedarf: Auf welche Arbeitsbe-reiche sollte sich eine Kommune konzentrieren, wo ist der Bedarf am hchsten und wo ist schnelles Handeln angezeigt? Diese Fragen sind jeweils individuell und von Kommune zu Kommune unterschiedlich.

Basistechnologie DMS

Beim Aufbau des Dokumentenmanagement-Labors an der Dualen Hochschule Gera-Eisenach (DHGE) auf Basis der VIS-Suite stoen wir seit 2017 permanent auf die-se Probleme. Rahmenwerke wie ITIL (IT Infrastructure Library) zur Planung neuer Verwaltungsprozesse und

reibungsloser Ablsung alter Prozesse sind in den Kom-munen kaum bekannt. Fr die Notation BPMN (Business Process Model and Notation) als de-facto-Standard zur Beschreibung von Prozessen gilt das Gleiche; ebenso problematisch sind fehlende Sicherheitskonzepte fr die Absicherung digitaler Prozesse. Alle diese Technologien spielen eine erhebliche Rolle, wenn die Basistechnologie des E-Government, das Dokumentenmanagement, ein-gefhrt werden soll. Immerhin nimmt die Arbeit mit Do-kumenten in der Verwaltung nach einer Untersuchung von Dataquest/IDC etwa 60 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind die Basistechnologie zur Integration der verschie-denen Dokumentenbestnde und Anwendungen in Verwaltungen. Sie stellen datenbankgesttzt die be-ntigten Informationen fr alle Anwendungen bereit, die Daten und Dokumente erzeugen oder abrufen. Fr E-Government-Dienstleistungen sind Dokumentenma-nagement-Systeme mittlerweile unentbehrlich. Hierzu gehren ein schneller Brgerservice, sofortige Aus-kunftsbereitschaft (ab Mai 2018 wichtig im Rahmen der DSGVO, die den engen Zeitrahmen von einem Monat fr Ausknfte setzt), ganzheitliche Sachbearbeitung, die effiziente Nutzung vorhandener Informationen, die Be-arbeitung mit dem Notebook unterwegs oder der Do-kumentenaustausch in verteilten Umgebungen.

Im Folgenden stellen wir dar, welche Aktivitten es beim Aufbau des DMS-Labors auf VIS-Basis gab und was im Jahr 2018 passieren wird. Das Labor arbeitet nicht im akademischen Elfenbeinturm; vielmehr gibt es einen starken Informationsaustausch mit den Pra-xispartnern der Hochschule aus der ffentlichen Ver-waltung. Dabei ist klar: Untersttzung und Beratung in Richtung Kommune ist der eine Weg des Informations-flusses. In die andere Richtung funktioniert es genauso: Wir evaluieren und bercksichtigen die Rckmeldungen aus Stdten und Gemeinden. Dann wird klar, was geht und was eben nicht geht. Dieser Informationsaustausch hat gezeigt, dass eine DMS-Einfhrung mit vielen an-deren Manahmen flankiert werden muss, damit es gelingt, die elektronische Akte erfolgreich einzufhren. In der Perspektive werden wir das DMS-Labor auf dem Campus Gera der DHGE zu einem Kompetenzzentrum E-Government mit dem Schwerpunkt auf DMS, elek-tronischer Rechnung und elektronischer Aktenfhrung weiterentwickeln.

Kommunaler Aktenplan im DMS-Labor

Im ersten Quartal des Jahres 2018 lag der Fokus im Projekt DMS-VIS-Labor an der Dualen Hochschu-le Gera-Eisenach (DHGE) auf der Inbetriebnahme und

Ohne Fortbildungen, technische Untersttzung und Vernet-

zungsmglichkeiten entstehen E-Government-Dauerbaustellen.

Foto: Pixabay , DHGE

Praxisnahe Studiengnge sind gefragt. Studenten lernen im VIS-Labor die Arbeit mit einem DMS kennen.

Foto: Duale Hochschule Gera-Eisenach

Vom VIS-Labor zum Kompetenzzentrum E-Government.

Prof. Jrgen Mller/Matthias Heinevetter

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Nutzung des VIS-Labors fr die studentische Lehre. Studierende der Studienrichtung ffentliches Ma-nagement werden bereits im zweiten Semester ihres Studiums das Dokumentenmanagement als E-Govern-ment-Basistechnologie kennenlernen.

Mit Untersttzung durch PDV-Systeme gelang im Janu-ar 2018 die Implementierung eines kommunalen Mu-ster-Aktenplans im VIS-Format. Dieser Aktenplan war im Rahmen der Praxisarbeit eines Studenten in ein ma-schinenlesbares Format konvertiert worden. Im VIS-Labor sollen die Studierenden unter Anleitung eines Dozenten praxisorientiert die ersten Schritte in die VIS-Welt hinein unternehmen. Um das zu erreichen, wurden aus den umfangreichen PDV-Handbchern pas-sende Auszge fr die studentischen Aufgaben erstellt. Damit stehen die ersten bungen zur Verfgung.

E-Akten-Workflow und E-Rechnung

Nchstes Ziel ist die Erarbeitung von Mustervorgngen fr die Studierenden. In maximal drei bis fnf Schritten sollen reale Prozesse aus der Verwaltungspraxis darge-stellt werden. Entwickelt wurde aus dem Bereich kommunaler Vorgn-ge bereits eine komplexe bung zum Vorgang Feuer-wehr-Kostenbescheid. Die Vorgnge sind dabei immer so gestaltet, dass eine konkrete bungsaufgabe formu-liert wird und dazu entsprechende Dokumente bereits

bereitgestellt werden. Aufgabe der Studierenden ist es, mit dem VIS-Smart-Client diese bung vorgangsgerecht im VIS-Ablagesystem aus Ablage Akte Vorgang Dokument umzusetzen. Dazu sind verschiedene Do-kumente aus einer Ablage in verschiedenen Formaten (z. B. E-Mail, MS-Office-Formate, PDF, JPEG) an den ent-sprechenden Stellen als Dokument im Vorgang abzule-gen.

Neben diesem Beispiel aus dem E-Akten-Workflow sind auch bereits erste Aufgaben zum Thema E-Rechnung entwickelt worden. Gerade die E-Rechnung birgt ein enormes Einsparpotenzial in der kommunalen Verwal-tung. Im VIS-Labor liegen dafr bereits sehr aktuelle, detaillierte Praxis- und Studienarbeiten aus kommunaler Ebene vor. Daraus ergibt sich unter anderem, dass bei kompletter Umstellung von Papier auf Digital im Bereich der E-Rechnungs-Verarbeitung ohne Scanvorgang bereits bis zu 50 Prozent der Durchlaufzeiten eingespart werden knnen. Es kommt kein Papier mehr in den Um-lauf, Fehler knnen von vornherein weitgehend vermie-den werden. Wird dazu beim Scannen der noch vor-handenen Papier-Rechnungen durch den intelligenten VIS-Scan-Client ein hoher Erkennungsgrad der Me-ta-Daten, wie Rechnungsadresse, Leistungspositionen oder Betrag erreicht, kann die Gesamtdurchlaufzeit um 80-90 Prozent reduziert werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden damit von belastenden, manuel-len, sich wiederholenden Routinearbeiten entlastet und knnen sich den wirklich wichtigen Ttigkeiten, wie der

sachlichen und rechnerischen Prfung der Rechnungen widmen und zudem teilweise auch im Zentral-Scan-Pro-zess eingesetzt werden. Schon in der Phase noch einlau-fender Papier-Rechnungen kann damit ein enormes Ein-sparpotenzial generiert werden. Dies kann obendrein sehr schnell geschehen, was fr die kommunale Praxis von enormer Bedeutung ist.Entsprechende bungen zur E-Rechnung wurden be-reits fr den studentischen Einsatz erarbeitet. Alle bungen werden im Mai/Juni 2018 im Rahmen eines studentischen Workshops in der Lehre an der DHGE umgesetzt werden.

Cyber-City im Digital-Labor

Aus allen Mustervorgngen lassen sich Gebhren oder Preise ableiten, deren Durchlauf-Vorgang klassisch (Papier), teil-digital (Scan) und oder auch voll-digital dar-gestellt werden kann.

Unsere berlegungen fr den weiteren Ausbau des Labors gehen dahin, eine Cyber-City-Virtualisierungs-umgebung zu entwickeln, eine digitale Stadt, die im Labor durch die Studierenden praktisch nachgebaut wird. Nicht unerwhnt bleiben soll, dass auch bereits konkrete berlegungen zum Aufbau von Musterprozes-sen fr den Bereich eHealth, also das digitale Gesund-heitswesen, entwickelt werden. Die Praxispartner der Studienrichtung Management im Gesundheitswesen an der DHGE haben entsprechenden Bedarf signalisiert.Alle Erkenntnisse, die aus diesen Darstellungen der Muster-Prozessablufe mit dem V

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