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Vortrag: Zeitmanagement
Überwachungsgemeinschaft Technische Anlagen
der SHK-Handwerke
Termin: 13. Juni 2017
Ihr Referent: Reiner Voss
Volatility = Schnelle Veränderung
Uncerainty = Planungs-Unsicherheit
Complexity = Gleichzeitige Kompliziertheit
Ambiguity = Mehrdeutigkeit
Führung in der VUCA-Welt
Zeit sinnvoll verwenden
zwischen dringend und wichtig unterscheiden
sortieren, um Zeit zu gewinnen
planen statt aufschieben
klären statt entscheiden
Verantwortung delegieren
Manche Menschen:
machen zu viel auf einmal
fangen vieles an – bringen aber nichts zu ende
wollen zu viel selbst machen
beginnen mit dem weniger Wichtigen
Das lähmt!
Prioritäten setzen
1. Stellen Sie Benachrichtigungen ab
2. Setzen Sie Zeitfenster
3. Antworten Sie nicht sofort
4. Vermeiden Sie ausschweifende Konversationen
5. Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen
6. Beachten Sie die 3-Satz-Regel
7. Die 1-Klick-Regel nutzen
Sieben E-Mail-Regeln
Projekte und Tätigkeiten überblicken
Tätigkeiten und Termine festlegen
benötigte Zeit durch Einschätzung bestimmen
benötigte Unterlagen und Unterstützer sichern
Planen statt aufschieben
1. Einholen von Informationen und genaue Beschreibung des Problems
2. Sammeln verschiedener Lösungsvorschläge
3. Bewerten der einzelnen Lösungsvorschläge und Entscheidung für die
am besten realisierbare Variante
4. Festlegen von Durchführungsschritten, Folgegespräch vereinbaren
und Personen (z. B. Vorgesetzte) informieren
Vier Schritte aus dem Problemlösungs-Prozess
Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben
Länge der Aktivitäten einschätzen
Pufferzeiten frei halten
Über Prioritäten, Kürzung und Delegation entscheiden
Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen
Tagesplanung: ALPEN-Methode
Was soll getan werden? (Inhalt)
Wer soll es tun? (Person)
Wie soll er/sie es tun? (Umfang, Details)
Warum soll er/sie es tun? (Motivation, Ziel)
Bis wann soll er/sie es tun? (Termine)
Delegations-Regeln berücksichtigen
Was ist über die Aufgabe bekannt?
Mitarbeiter – Kompetenz für diese Aufgabe
Bereitschaft
Wie will er/sie die Aufgabe angehen?
Welche Unterstützung ist wünschenswert?
Die Klärung mit dem Mitarbeiter