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Zuständigkeiten Abläufe sind festgelegt Übersichtlichkeit Produkthaftung Nachweisbarkeit Know how-Transfer ist sichergestellt Aufsichtspflichten Missverständnisse werden vermieden Doppelarbeit wird vermieden Versäumnisse werden vermieden D vj lcm lc clkdmc klcmd sdclm sdlcm kjndvjk dfkvjkjd fdvkjdfnv kjfd n ,sx cöls, scöl,sdc Datum : Dokum ent vj mdslckm s dldcmsd d slcdm kmsdlkc sd klcmsd kcm d dsdm c ml# sdlcms dlcm sd ld jdfvnd fkj dfkvjn kjfnvd jkdvndfkjv nd kjfdn vkjdfvnkjvnd vkdfjvn adöc, Dokum ent vjndfjvnvkjdvndvjkdvndkj sk m dslckm sd lcm sdclsdm sdlcm sdlcsdm ldcm sd ldcm d slcdm sdlcm sd lcm sd lkcm sd lc km sdlkc m sdcklm sd c lkd m lckm dslcm ds clkdm c sdlcm sdlkcm dlkcm sd lm dc sd klcm sd lkm dc l kcm d sdnfvk sdc sdc sdm klc dsdm c sdclm sd csdm c sdcm dsc ldm c dslcd ml# sdlcm sdlcm sdldm sc dlckm sdcldcm d jdfvnd fkjdfvn dfvkjdjn dfk vjdvndvdfjvndv ndkjvn dkjvn dkjvnd dkjvndfkjndvjkd dfkvjn dkvjn dfkjvn dvfkjnd kjdfvn fdvkjdfnv fdkjvn fdkjvn dfkjvndfkjfnvd jkdvndfkjv ndvkjfdnv fkdjvn kjvn kjfdn vkjdfvnkjvnd vkdfjvn xslö m löc,sx cöls,csölc , scöl,sdc sölc,sdc öld,c sdlöc,ö,ac adöc, Datum : 28.4.95 U nterschrift Warum Dokumentation ???

Warum Dokumentation ???

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Warum Dokumentation ???. Abläufe sind festgelegt. Übersichtlichkeit. Missverständnisse werden vermieden. Nachweisbarkeit. Doppelarbeit wird vermieden. Produkthaftung. Versäumnisse werden vermieden. Zuständigkeiten. Know how-Transfer ist sichergestellt. Aufsichtspflichten. - PowerPoint PPT Presentation

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Page 1: Warum Dokumentation ???

ZuständigkeitenZuständigkeiten

Abläufe sind festgelegtAbläufe sind festgelegt

ÜbersichtlichkeitÜbersichtlichkeit

ProdukthaftungProdukthaftung

NachweisbarkeitNachweisbarkeit

Know how-Transferist sichergestellt

Know how-Transferist sichergestellt

AufsichtspflichtenAufsichtspflichten

Missverständnissewerden vermieden

Missverständnissewerden vermieden

Doppelarbeitwird vermieden

Doppelarbeitwird vermieden

Versäumnissewerden vermieden

Versäumnissewerden vermieden

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Dokumentvj

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Datum: 28.4.95 Unterschrift

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Datum: 28.4.95 Unterschrift

Warum Dokumentation ???Warum Dokumentation ???

Page 2: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.1. Aufbau eines QM-Systems

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.1. Aufbau eines QM-Systems

Page 3: Warum Dokumentation ???

Prozesse der OrganisationProzesse der Organisation

Page 4: Warum Dokumentation ???

ProzesslandkarteProzesslandkarte

Produktion - Dienstleistungsprozesse Produktion - Dienstleistungsprozesse

Support-prozesse

Support-prozesse

bewertendeProzesse

bewertendeProzesse

Führungs-prozesse

Führungs-prozesse

Page 5: Warum Dokumentation ???

Dokumentation des QM-SystemDokumentation des QM-System

Page 6: Warum Dokumentation ???

Produkt-realisierun

g

Management

der Mittel

Messungen,Analysen,Verbesseru

ng

Ständige Verbesserung desQualitätsmanagementsystems

Kunden

Kunden

ErgebnisEingabe

An

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den

hei

t

Verantwortung

der Leitung

Produkt

4.1. Prozessorientierter Ansatz4.1.1. Struktur des QM-Systems nach ISO 9001

Prozessorientiertes Managementsystem

4.1. Prozessorientierter Ansatz4.1.1. Struktur des QM-Systems nach ISO 9001

Prozessorientiertes Managementsystem

Page 7: Warum Dokumentation ???

DokumentationspyramideDokumentationspyramide

Geschäfts-leitung

Führungs-ebene

operative Ebene

Inhalt Zweck

Politik & ZieleAufbau - & Ablauforgan-isation, Zuständigkeiten

Qualitätsfähigkeit des Unternehmens sicher-stellen, externe Vertragsgrundlage

Ablauforganisation mit Prozessbeschreibung & Verfahrensanweisungen

Qualitätsorientiertes Verhalten der Mitarbeiter in Prozessen festhalten; organ. & fachl. Know-how für Wertschöpfung sichern

Arbeitsplatz bezogene Regelungen, Detailanweisungen

Qualitätsorientiertes Verhalten der Mitarbeiter am Arbeitsplatz sichern

QMHandbuch

Prozess-beschreibungenVerfahrens-anweisungen

Prüf- & Arbeits-anweisungenFormblätter

sonstige Dokumente

extern

intern

Page 8: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

Page 9: Warum Dokumentation ???

Erste Dokumentationsebene(QM-Handbuch)Erste Dokumentationsebene(QM-Handbuch)

Mission, Vision, QM-Politik, Verantwortlich-keiten, Aufbau- und Ablauforganisationen, Wechselwirkungen der Prozesse

Vorteile:- Dokumentierte Zuständigkeiten

- Verbesserungsmöglichkeiten erkennen

- Management-Know-how wird personenunabhängig

- Hilfe für Mitarbeiter bei Unklarheiten

Page 10: Warum Dokumentation ???

Qualitätsmanagement-HandbuchQualitätsmanagement-Handbuch Abläufe, Prozesse und Verantwortungen Intern und Extern

Inhalt:- Anwendungsbereich des QM-Systems

- dokumentierte Verfahren für das QM-System

- Beschreibung der Wechselwirkungen der Prozesse

Page 11: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

Page 12: Warum Dokumentation ???

Zweite Dokumentationsebene(Prozessbeschr., Verfahrensanw.)Zweite Dokumentationsebene(Prozessbeschr., Verfahrensanw.)

interne Dokumente Merkmale:

- abteilungsspezifische und bereichsübergreifende Abläufe und Prozesse + Zuständigkeiten

- Nachvollziehen betriebsinterner Abläufe durch die Mitarbeiter => Know-how-Sicherung

Page 13: Warum Dokumentation ???

Geforderte Verfahren nach ISO 9001Geforderte Verfahren nach ISO 9001

Lenkung der Dokumente Lenkung der Aufzeichnungen Lenkung fehlerhafter Produkte Korrekturmaßnahmen Vorbeugemaßnahmen

Page 14: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

Page 15: Warum Dokumentation ???

Dritte Dokumentationsebene(Arbeitsanw., Checklisten, …)Dritte Dokumentationsebene(Arbeitsanw., Checklisten, …)

interne Dokumente beschreiben genaue Arbeitsabläufe stehen an den Arbeitsplätzen zur

Verfügung

Page 16: Warum Dokumentation ???

Arbeitsablauf mit detaillierten Angaben stehen an den Arbeitsplätzen zur Verfügung unterstützen direkt die Arbeit der Mitarbeiter

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.6. Arbeitsanweisung

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.6. Arbeitsanweisung

Page 17: Warum Dokumentation ???

Umfang der Dokumentation- Art und Umfang des Unternehmens

- Art der Produkte

- Komplexität der Prozesse und deren Wechselwirkungen

- Ausbildung des Personals

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

4.4. QM-System4.4.1. Strukturierter Aufbau der Dokumentation4.4.1.3. Dokumentation eines QM-Systems

Page 18: Warum Dokumentation ???

ProzessbeschreibungVerfahrenanweisungArbeitsanweisung

ProzessbeschreibungVerfahrenanweisungArbeitsanweisung Prozessbeschreibung

- abteilungsübergreifend

- wiederholt ablaufende Aktivitäten die Eingaben in Ergebnisse umwandeln Prozessablauf

- Zuständigkeiten, Ziel und Messpunkt ersichtlich

Verfahrenanweisung- auf eine Abteilung beschränkt

- beschreibt WIE Tätigkeiten ausgeführt werden

- legt Kompetenzen und Aufgaben des Personals fest

Arbeitsanweisung- detaillierte Beschreibung eines Arbeitsablaufes

- legt Kompetenz und Aufgaben des Mitarbeiters fest

Page 19: Warum Dokumentation ???

Nummersystem Registrierung Formale Gestaltung Gliederung des Inhalts Darstellung der Abläufe Dokumentation Änderungsdienst Unterschrift Vertraulichkeit der Prozessbeschreibungen Prozessziel und Prozesskennzahlen

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.4. Aufbau einer Prozessbeschreibung

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.4. Aufbau einer Prozessbeschreibung

Page 20: Warum Dokumentation ???

Prozessbeschreibung: Gliederung des InhaltsProzessbeschreibung: Gliederung des Inhalts

1. Zweck und Geltungsbereich

2. Mitgeltende Dokumente

3. Verwendete Abkürzungen

4. Begriffe

5. Ablaufbeschreibung(WAS wird WIE von WEM ausgeführt werden)

6. Erläuterungen

7. Prozessziel + Kennzahl

8. Änderungsdienst

1. Zweck und Geltungsbereich

2. Mitgeltende Dokumente

3. Verwendete Abkürzungen

4. Begriffe

5. Ablaufbeschreibung(WAS wird WIE von WEM ausgeführt werden)

6. Erläuterungen

7. Prozessziel + Kennzahl

8. Änderungsdienst

Page 21: Warum Dokumentation ???

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.4. Aufbau einer Prozessbeschreibung

4.3. Gliederung von Organisationen4.3.2. Ablauforganisation4.3.2.4. Aufbau einer Prozessbeschreibung

Page 22: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.4. Darstellung der Abläufe

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.4. Darstellung der Abläufe

Page 23: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.4. Darstellung der Abläufe

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.4. Darstellung der Abläufe

Page 24: Warum Dokumentation ???

START

Allg. Infomaterial

schicken?

Kundenanfrage (OMRON, direkt,

Stamm- oder Neukunde)

Projekt?

JA

NEIN

NEIN

GF entscheidet über weiteres

Vorgehen VA 4041

Katalog und Preisliste schicken

JA

Projektdeckblatt FO 4041

JA

Abwei- chungen vom Knd.- wunsch?

Abstimmung mit Kunden

Abweichung genehmigt?

JAINPUT

Entwicklungs- aufträge

Test- und Prüfpläne

Neuplanung des

Detail-Entwurfes

NEIN

NEIN

fließen ein

START

Erstellung eines

Prüfplans

Probenent- nahme

Durchführung der Prüfung

Erstellung Prüfaufzeich-

nungen

VA: Prüfplan

VA: Probenent- nahme im

Lager/Sped.

VA: Probenentnahme beim Lieferanten

PA: Prüfanwei- sung für Produk-

te/-gruppen

FO: Prüfaufzeichnung

VA: Archivierung

VA: Identifikation und

Rückverfolgung

VA: Prüfmittelüber-

wachung

VA: Prüfstatus, Identifikation und Rückverfolgung

100%-Prüfung Stichprobe

Anweisungen und Kontrolle

Anweisungen und Kontrolle

- Prüfmittel-Kartei/-Datei - Prüf-/Überwachungszyklen - (Einkauf von) Prüfchemikalien

- ungeprüft - freigegeben - gesperrt

- Liste durchzuführender (Standard-)Prüfungen - Zuordnung zu Produkt-/gruppen

Geschäfts- führung

Einkauf Verkauf Werkstatt/

Qualitäts- managamentMarketing

Marketing

Entwicklung

Vertrieb

Produktion Einkauf

Kundendienst

Versand

Lager

2. Führungs-/ Sachbearbeiter- ebene

1. Geschäfts- leitungs- ebene

3. Sachbear- beiter-/Werker- ebene

§§ 138, 242DIN 5276

- Qualitätspolitik- Qualitätsziele- Qualitätsmanagement-System

- Verfahrensbeschreibungen

- Arbeitsbe- schreibungen- Normen- Prüfbe- schreibungen

DokumentationsebenenDokumentationsebenen

Page 25: Warum Dokumentation ???

Dokumente Dokumente

& Aufzeichnungen& Aufzeichnungen

Page 26: Warum Dokumentation ???

Dokumenten & AufzeichnungenDokumenten & Aufzeichnungen

Dokumente Charakter einer Vorgabe über längere Zeit gültig muss gelenkt werden kann geändert werden

z.B.ProzessbeschreibungenStellenbeschreibungenNormenGesetzeKundenzeichnungen

Aufzeichnungen hält IST-Zustand fest darf nicht verändert werden müssen gelenkt werden

z.B.ausgefüllte ChecklistenBerichteProtokolleAuditberichteStatistiken

Page 27: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.2. Merkmale eines Dokuments

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.2. Merkmale eines Dokuments

Page 28: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.2. Merkmale einer Aufzeichnung

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.2. Merkmale einer Aufzeichnung

Page 29: Warum Dokumentation ???

LenkungLenkung

Dokumente und Aufzeichnungen

Page 30: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.1. Lenkung von Dokumenten

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.1. Lenkung von Dokumenten

Page 31: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.1. Lenkung von Aufzeichnungen

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.1. Lenkung von Aufzeichnungen

Page 32: Warum Dokumentation ???

Lenkung von Dokumenten und AufzeichnungenLenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Erstellen und Ablegen durch Verantwortlichen laut Dokumentationsvorgaben („Kennzeichnen“)

Verteilen Aktualisieren – Außer Kraft setzen Archivieren

Page 33: Warum Dokumentation ???

ZuordnenRegistrieren

XYZ

Identifizieren durch

Kennzeichnung

AblagePflege

LesbarkeitHaltbarkeit

ZugänglichkeitArchivierungsfristen

VerantwortungInkrafttretenVerteilungAktualität

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Datum: 28.4.95 Unterschrift

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Datum: 28.4.95 Unterschrift

Lenkung von DokumentenLenkung von Dokumenten

Page 34: Warum Dokumentation ???

Referenzordnerenthält alle aktuellen, freige- gebenen Dokumente mit Ori-ginalunterschrift

QMH

QMH Ver- trieb

QMHPro-duk-tion

QMHFuhr-park

etc.

Abteilungen, Etagen

QMHArchiv

Abteilungsordnerenthalten alle aktuellen,freigegebenen Doku-mente mit eingedruckterFußzeile

Archivordnerenthält alle über-holten Dokumentemit Originalunter-schrift

Lenkung von DokumentenLenkung von Dokumenten

Page 35: Warum Dokumentation ???

AufbewahrungsfristAufbewahrungsfrist

Dokumente und Aufzeichnungen

Page 36: Warum Dokumentation ???

Keine zwingende Vorschrift durch die ISO Mindestaufbewahrungsdauer: 10 Jahre Längere Dauer durch Vorgabe von

Gesetzen Beispiel BLT

- QM-Dokumente: 10 Jahre

- QM-Aufzeichnungen: 30 Jahre

- Personaldaten: für immer

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.4. Aufbewahrungsfrist

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.4. Aufbewahrungsfrist

Page 37: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.3. Darstellung einer Dokumentenmatrix

4.4. QM-System4.4.2. Dokumente4.4.2.3. Darstellung einer Dokumentenmatrix

Page 38: Warum Dokumentation ???

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.3. Aufzeichnungsmatrix

4.4. QM-System4.4.3. Aufzeichnungen4.4.3.3. Aufzeichnungsmatrix