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Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

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Page 1: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

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ELEKTRONISCHE RECHNUNGS- EINGANGSVERARBEITUNG

Page 2: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

» Executive Summary

Dieses Whitepaper umschreibt und befasst sich im Wesentlichen mit folgenden Punkten:

Die Optimierung von Geschäftsprozessen steht bei vielen Unter-nehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Insbesondere werden Massendatenprozesse weiter vereinfacht und beschleunigt. Vielen Unternehmen sind dennoch die Einsparungspotentiale, die mit mo-dernen Technologien möglich sind, nicht vollständig bewusst. So werden beispielsweise noch zahlreiche Eingangsrechnungen inner-halb der Unternehmen manuell weiterverarbeitet.

Dieses Whitepaper beschreibt die organisatorischen und techni- schen Möglichkeiten zur Vereinfachung und Beschleunigung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses. Das Papier verdeutlicht das verfügbare Handlungspotential, die betriebswirtschaftlichen Nutzeffekte und mögliche Wege zur Umsetzung. Insbesondere wird der Einsatz von Workflow-Management-Systemen (WFMS) vertieft, da sie eine Schlüsselrolle zur Steuerung und Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung einnehmen.

Der Autor

Prof. Dr. Andreas GadatschProf. Dr. Andreas Gadatsch ist Inhaber der Professur für Betriebs-wirtschaftslehre, insbesondere Wirtschaftsinformatik im Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Sankt Augustin. Er war zuvor lange Jahre als Berater, Projektleiter und IT-Manager in der Praxis tätig. Schwerpunkte in Forschung und Lehre sind Geschäftsprozess- und Workflow-Management, IT-Controlling und IT-Management sowie Einsatz betriebswirtschaftlicher Standard- software (insb. ERP-Systeme). Er ist Mitherausgeber der wissen-schaftlichen Zeitschrift WIRTSCHAFTSINFORMATIK und Autor von über 180 Publikationen, davon 14 Bücher, z.T. in mehreren Auflagen und Sprachen erschienen.

E-Mail: [email protected]

El. Rechnungseingangsverarbeitung

Page 3: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

INHALT

1 Einstieg 41.1 Für wen ist dieses Whitepaper interessant? 41.2 Was wird im Whitepaper behandelt? 41.3 Formen der Rechnungseingangsverarbeitung 5

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses 72.1 Wie können Geschäftsprozesse grundsätzlich optimiert werden? 72.2 Steuerung mit Workflow-Management-Systemen (WFMS) 72.3 Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung 82.4 Optimierungspotentiale des manuellen Prozesses 92.5 WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitung 10

3 Zusammenfassende Bewertung 12

4 Einführung des ECM Accounts Payable 14

5 Fazit 16

Literatur 17

El. Rechnungseingangsverarbeitung

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Page 4: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

4 zum Inhaltsverzeichnis

1 Einstieg

1 EINSTIEG1.1 Für wen ist dieses Whitepaper interessant?

Das Whitepaper ist für Mitarbeiter und Führungskräfte relevant, die mit Eingangsrechnungen in Berührung kommen, sei es als verantwortlicher Prozessmanager, Besteller, Buchhalter, IT-Spezialist, Fachmanager oder in einer anderen Funktion. Die Lektüre setzt keine technischen Kenntnisse voraus, sondern lediglich ein Interesse an der Vereinfachung der täglichen Arbeit und an kostensenkenden Ideen.

1.2 Was wird im Whitepaper behandelt?

Obwohl viele Amerikaner (40%), Europäer (32%) und Asiaten (54%) der Meinung sind, dass klassische Rechnungen durch eine elektronische Über-mittlung (z.B. E-Mail) ersetzt werden könnten (vgl. ROI Research, 2009), liegt der Anteil der papierbasierten Rechnungen („paper based invoices“) innerhalb Europas immer noch bei bis zu 95% (vgl. Deutsche Bank Research, 2010; vgl. Abbildung 1).

Durch die traditionelle, manuelle Bearbeitung (sogenannter „Papier-Work-flow“) entstehen enorme vermeidbare Abwicklungskosten in den betrof-fenen Unternehmen. Hinzu kommen Folgekosten durch die verzögerte Bearbeitung in Form von Skonto-Verlusten wegen verspäteter Zahlung oder durch unnötige Mahnkosten. Aus strategischer Sicht handelt es sich um „verpasste Chancen“. Das ungenutzte Potential durch Prozessinnova-tionen zieht eine Verschlechterung der zukünftigen Wettbewerbsposition nach sich.

» Auf einen Blick

Abb.1:Rechnungsversand in Europa zu 95% „paper based“

Eingangsrechnung

95% Papier-Rechnungen

Hohe Folgekosten durch Papier-Workflows

Page 5: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

5 zum Inhaltsverzeichnis

1 Einstieg

Das Whitepaper beschäftigt sich mit einer typischen Situation aus dem Berufsalltag: Rechnungen von Lieferanten, Behörden und anderen Geschäfts- partnern gelangen über die Hauspost auf den Schreibtisch (siehe Abbildung 2) und müssen zeitnah geprüft, weitergeleitet, gebucht und rechtzeitig bezahlt werden. Leider fehlt häufig eine ausreichende technische Unter-stützung, so dass Zeitdruck und Überstunden an der Tagesordnung sind. Das Whitepaper informiert über Möglichkeiten moderner Informations- systeme zur Beseitigung dieser Problematik.

1.3 Formen der Rechnungseingangsverarbeitung

Je nach dem Grad der technischen Vernetzung von Lieferanten und Kun-den sind unterschiedliche Möglichkeiten der Rechnungseingangsverarbei-tung denkbar (vgl. Abbildung 3).

Stapelweise Rechnungen

Abb. 2:Rechnungseingangs- verarbeitung im Alltag

» Auf einen Blick

Abb. 3:Formen der Rechnungsein-gangsbearbeitung

» Auf einen Blick

Page 6: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

6 zum Inhaltsverzeichnis

1 Einstieg

Die manuelle Bearbeitung ist der Standardfall in vielen Unternehmen. Die Rechnungen werden vom Lieferanten per Post an den Kunden versandt, der die Daten in seinen Informationssystemen erneut erfasst und manuell in Papierform weiterverarbeitet.

Die elektronische Erstellung, Weiterleitung und Weiterverarbeitung einer Rechnung wird als „Elektronische Rechnung“ bezeichnet. Das damit ver-bundene Einsparpotential – alleine in Europa – wird von der Management- beratung Deloitte auf 238 Milliarden Euro geschätzt und damit als wett- bewerbskritischer Faktor eingestuft (vgl. Eldridge (Deloitte), 2010). Die Nutzung dieses Verfahrens ist in vielen Ländern allerdings noch an auf- wändige Bedingungen geknüpft, die einen flächendeckenden Einsatz bis-her verhindert haben. Ein Hauptnachteil der elektronischen Rechnung ist, dass die Kosten beim Versender liegen, der Nutzen dagegen im Wesent-lichen beim Empfänger realisiert wird.

In der Praxis wird dieses Verfahren daher meist nur von größeren Unter-nehmen, speziell den Telekommunikationsdienstleistern oder Fluganbie-tern genutzt. Ein großer Vorteil dieser Variante ist besonders dann gege-ben, wenn neben der durch den Menschen lesbaren PDF-formatierten Rechnung auch eine maschinenlesbare Datei mitgeliefert wird. So entfällt zudem die erneute Erfassung der Rechnungsdaten. Als Format solcher Dateien bietet sich zukünftig der UN-Standard UN/CEFACT an (Infos zum Standard UN/CEFACT unter http://de.wikipedia.org/wiki/CEFACT).

Die dritte Alternative besteht darin, erhaltene Papier-Rechnungen einzu-scannen und in digitaler Form durch Workflow-Management-Systeme elektronisch weiterzuverarbeiten. Nachfolgend wird dieses Verfahren vor-gestellt, da es aufgrund der großen Mengen die höchsten Einsparungs-potentiale verspricht.

Manuelle Rechnungseingangs- verarbeitung

Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungseingangs- verarbeitung

Page 7: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

7 zum Inhaltsverzeichnis

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

2 OPTIMIERUNG DES RECHNUNGSEINGANGS- VERARBEITUNGSPROZESSES

2.1 Wie können Geschäftsprozesse grundsätzlich optimiert werden?

Die Optimierung von Prozessen gilt seit langem als wettbewerbskritische Herausforderung (vgl. z.B. Zairi, 1997). Vor einem Einsatz von Technologien sollten daher zunächst alle organisatorischen Maßnahmen ausgeschöpft werden. Hierzu gehören z.B. die Eliminierung unnötiger Tätigkeiten (z.B. Wegfall von manuellen Genehmigungen), das Outsourcing von Prozess-schritten an spezialisierte Dienstleister (z.B. externes Scannen von Doku-menten) oder die Zusammenlegung von Aktivitäten, (z.B. Kontieren und Buchen von Rechnungen durch eine Person).

Der letzte, häufig jedoch entscheidende Schritt mit strategischer Wirkung liegt in einer Automatisierung und damit deutlichen Beschleunigung und Stabilisierung von Prozessen. Hierzu zählt insbesondere der Einsatz von Workflow-Management-Systemen, z.B. im Rahmen der elektronischen Verarbeitung von eingehenden Rechnungen

2.2 Steuerung mit Workflow-Management-Systemen (WFMS)

In vielen Fällen werden für die unterschiedlichen Tätigkeiten in den Fach-abteilungen (Vertrieb, Buchhaltung, Fertigung, Lager usw.) spezialisierte Software-Systeme eingesetzt. Daten werden entweder manuell in Papier-form übermittelt oder über Schnittstellen zwischen den Systemen weiter-gegeben. Hierdurch entsteht ein enormer Koordinierungsbedarf, um den arbeitsteiligen Prozess über Abteilungs- und Software-Grenzen hinweg zu steuern. Bei großen Bearbeitungsmengen, wie z.B. bei der Auftrags- bearbeitung und Rechnungsverarbeitung, kommt es immer wieder zu Störungen im Arbeitsablauf. So bleiben z.B. wichtige Aufträge liegen, Arbeiten werden nicht oder doppelt erledigt oder durch nicht ausreichende Mitarbeiter fehlerhaft ausgeführt.

Workflow-Management-Systeme (WFMS) wurden als Prozesssteuerungs-systeme speziell dazu entwickelt, beliebige arbeitsteilige Massenprozesse in Unternehmen zu unterstützen. Das Funktionsprinzip eines WFMS ist in Abbildung 4 dargestellt.

Workflow-Management- Systeme (WFMS)

Störungsanfällige arbeitsteilige Prozesse

Prozesssteuerung

Page 8: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

8 zum Inhaltsverzeichnis

WFMS sorgen dafür, dass die Prozessschritte stets in der richtigen Reihen- folge, Qualität und Geschwindigkeit abgearbeitet werden. Die jeweils für den nächsten Bearbeitungsschritt „zuständigen“ Mitarbeiter werden über anstehende Arbeitsaufträge per E-Mail informiert und mit den notwen-digen Informationen versorgt. Bildschirmmasken von Anwendungssyste- men (z.B. SAP ERP® oder Microsoft Navision®) werden automatisch mit den bekannten Informationen ausgefüllt, so dass der Bearbeiter von Routine- arbeiten entlastet wird. Darüber hinaus überwachen die Workflow-Manage-ment-Systeme die Einhaltung von Terminen, Fristen und Budgets und infor- mieren ggf. bei Überschreitungen die verantwortlichen Führungskräfte.

2.3 Manuelle Rechnungseingangsverarbeitung

Der traditionelle manuelle Rechnungseingangsverarbeitungsprozess erfolgt in der Regel papiergestützt unter Einsatz der Hauspost mit entsprechend langen Durchlaufzeiten, umständlicher Weiterleitung von Dokumenten, geringer Flexibilität (vgl. Abbildung 5) und häufigem Verlust im Umlauf.

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

» Auf einen Blick

Abb. 4:Funktionsweise eines Workflow-Management- Systems (vgl. Gadatsch, 2010)

WFMS steuern Arbeitsabläufe

Page 9: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

9 zum Inhaltsverzeichnis

Nach Eingang der Rechnung in der Hauspost erfolgt zunächst eine for-male Vorprüfung in der Buchhaltung. Häufig treten schon hier Rückfragen auf, die einen physischen Transport der Rechnung z.B. zum Einkauf oder Besteller erfordern. Typische Rückfragen sind z.B. der Abgleich der Rech-nungsdaten mit den Bestellungen im Einkauf oder beim Anforderer. Der Besteller erhält im Regelfall die Papierrechnung zwecks inhaltlicher Prü-fung und Freigabe, bevor sie endgültig in einem Buchhaltungssystem in elektronischer Form erfasst wird. Erst nach Vorlage aller Daten können die vollständige Buchung und der Zahlvorgang manuell eingeleitet werden. Nach Abschluss des Vorgangs erfolgt der physische Weitertransport des Rechnungsbeleges in das Unternehmensarchiv.

2.4 Optimierungspotentiale des manuellen Prozesses

Die Schwachstellen des manuellen Rechnungseingangsverarbeitungs- prozesses liegen auf der Hand. Aus strategischer Sicht sind die geringe Zukunftsfähigkeit und übermäßig stark gebundene interne Ressourcen zu kritisieren. Im Informationszeitalter sind papiergestützte Prozesse in kaum einer Branche mehr zeitgemäß und wettbewerbsfähig.

Aus operativer Sicht ergeben sich bei der manuellen Rechnungseingangs-verarbeitung zahlreiche Schwachstellen, die auf hohe Kosten und geringe Effizienz hinauslaufen:

+ Zeitaufwändiger, unübersichtlicher Prozess

+ Zeitraubender, interner Dokumententransport

+ Eingeschränkte Auskunftsmöglichkeit gegenüber internen und exter-nen Personen, da das Papierdokument im Unternehmen von Bearbei-ter zu Bearbeiter „wandert“

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

Abb. 5:Manuelle Rechnungseingangs- verarbeitung

» Auf einen Blick

Papiergestützte Prozesse nicht wettbewerbsfähig

Hohe Kosten, wenig Effizienz

Page 10: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

10 zum Inhaltsverzeichnis

+ Gefahr des Skontoverlustes, da bei „Problemfällen“ Fristen leicht über-schritten werden können

+ Archivierung des Dokumentes erfolgt erst am Prozessende

+ Keine aussagefähige Archivierung der Historie (Wer hat was wann gemacht?) ohne Zusatzaufwand (z.B. Laufzettel auf Rechnung kleben)

+ Papierarchiv mit langsamen Reaktionszeiten bei Recherchen

+ Hoher Platzbedarf und damit hohe Raumkosten für Dokumenten- lagerung

+ Hohe Kosten für die Erstellung von Sicherheitskopien der archivierten Daten (sofern überhaupt möglich)

+ Gefahr des Datenverlustes durch Zerstörung des Archivs oder fehler-hafte Einsortierung des Dokuments

+ Wenig attraktive Arbeitsplätze durch mit Papier „vollgestopfte“ Schreibtische

+ Umweltbelastung durch unnötige Kopien an mehrere Personen, wenn nicht direkt zuordenbar

2.5 WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Der WFMS-gestützte elektronische Rechnungseingangsverarbeitungs- prozess (vgl. Abbildung 6) ist durch eine papierfreie elektronische Bear-beitung geprägt. Die Nachteile der manuellen Verarbeitung werden weit- gehend vermieden.

Die Zeit- und Kostenersparnis ist enorm. Der gesamte Prozess läuft von Beginn an unter der Kontrolle des WFMS ab. Dies bedeutet, dass sämt-liche Arbeitsschritte vom System überwacht und protokolliert werden. Un- gewollte Abweichungen vom gewünschten Prozessverlauf werden hier-durch verhindert. Zu Beginn des Prozesses werden die Rechnungen ein-gescannt und die Rechnungsdaten (Name und Anschrift des Lieferanten, Lieferantennummer, Rechnungsnummer und Datum, Rechnungsbeträge u.v.m) in das WFMS importiert.

Dieser Vorgang kann auch über externe Dienstleister übernommen wer-den, falls eine eigene Infrastruktur wirtschaftlich nicht sinnvoll erscheint. In diesem Fall übernimmt das WFMS die eingescannten Daten ohne Zeit-verzug direkt vom Dienstleister.

Die Datenfelder stehen ab dem Zeitpunkt der elektronischen Extraktion der Rechnungsdaten und des Datenimports in das WFMS für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Falls Bestelldaten zur Rechnung vorliegen, können diese elektronisch abgeglichen werden. Bearbeiter müssen nur in

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

Keine Papierverarbeitung

Weniger Zeitverbrauch, geringe Kosten

Externe Dienstleister möglich

Rechnung automatisch „lesen“

Page 11: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

11 zum Inhaltsverzeichnis

Sonderfällen eingreifen. Die elektronische Rechnung wird per E-Mail in den Posteingangskorb des zuständigen Bearbeiters, d.h. meist des Buchhalters versandt. Sobald er die Rechnung zur Bearbeitung aktiviert, werden die Bildschirmmasken der erforderlichen Programme (z.B. FB60 in SAP ERP) mit den Rechnungsdaten vorbelegt, sodass der Mitarbeiter keine Daten erfassen muss. Der Buchhalter kann sich im weiteren Verlauf des Prozesses auf seine fachlichen Aufgaben beschränken und spart durch die System- unterstützung viel Zeit.

Rückfragen des Buchhalters, z.B. an den Einkauf, können ebenfalls elektro-nisch abgewickelt werden. Die Freigabe der Rechnung durch den zuständi- gen Besteller erfolgt über eine einfache Browser-Anwendung, ohne dass die Originalrechnung innerhalb des Hauses versendet werden muss.

Ein weiterer zentraler Aspekt der elektronischen Rechnungseingangs- verarbeitung ist die Integration eines Dokumenten-Management Systems (DMS) bzw. revisionssicheren Archivs. Hierdurch entfällt das Papier- archiv. Alle Rechnungen und zugehörigen Vorgangsdaten sind dauerhaft von jedem Bildschirmarbeitsplatz erreichbar. Die Zugriffszeiten sind im Vergleich zum konventionellen Archiv der manuellen Bearbeitung extrem kurz. Hinzu kommt der Sicherheitsaspekt. Ist ein Papierarchiv durch einen Brand o.ä. vernichtet, sind die Daten unwiderruflich verloren. Die Rech-nungsdaten eines DMS-basierten Archivs können mit geringem Aufwand dupliziert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

2 Optimierung des Rechnungseingangsverarbeitungsprozesses

Abb. 6:Elektronische Rechnungseingangs- verarbeitung

» Auf einen Blick

Hohe Zeitersparnis, z.B. bei Rückfragen

DMS-Integration löst Papierarchiv ab

Page 12: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

12 zum Inhaltsverzeichnis

3 ZUSAMMENFASSENDE BEWERTUNGDie Nutzeffekte der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung sind in Abbildung 7 zusammengestellt. Die Vorteile lassen sich in mehreren Sichten betrachten: Strategie, Qualität, Ökologie und Volkswirtschaft.

Der strategische Mehrwert einer elektronischen Rechnungseingangsver-arbeitung resultiert aus der integrativen Vernetzung aller Bausteine der gesamten Prozesskette. Hieraus leiten sich weitere quantitative und qualita-tive Nutzenaspekte ab. Diese Situation ist vergleichbar mit der Einführung eines ERP-Systems mit einer integrierten Datenbasis, die eine Vielfalt an Nutzeffekten nach sich zieht. Von zentraler Bedeutung ist die höhere Quali- tät des Prozessdurchlaufs. Damit verbunden ist eine höhere Prognose-genauigkeit und Zuverlässigkeit der Liquiditätsplanung durch die bessere Planbarkeit der Skontoziehung.

Ein wesentlicher Mehrwert der elektronischen Rechnungseingangsverar-beitung gegenüber dem manuellen Prozess ist die vollständige Prozess- kontrolle. Der gesamte Prozess ist jederzeit vollständig unter Kontrolle. Die Auskunftsfähigkeit im Vergleich zur Papierlösung ist um ein Vielfaches höher und wesentlich sicherer. Damit verbunden ist eine frühzeitige und permanente Archivierung aller Vorgangsdaten. Das Management und auch die beteiligten Sachbearbeiter sind sekundenaktuell über den Bear- beitungsstand informiert und jederzeit auskunftsfähig gegenüber dem Lieferant, der Bank und anderen Partnern. Jeder Vorgang wird in allen Einzel- heiten protokolliert und ist dauerhaft revisionssicher in der Datenbank des Workflow-Management-Systems für spätere Analysen abgelegt.

3 Zusammenfassende Bewertung

Abb. 7:Nutzen der elektronischen Rechnungseingangs- verarbeitung

» Auf einen Blick

Strategische Sicht

Page 13: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

13 zum Inhaltsverzeichnis

Quantitativ messbare Einsparungen ergeben sich im wesentlich aus der Zeitersparnis und damit einem geringen Ressourcenverbrauch sowie der größeren Ausschöpfung der Skontoziehung. Unproduktive Zeiten für die Doppelerfassung von Daten und Aktensuche entfallen, da die Bearbeiter stets online auf alle Vorgangsdaten zurückgreifen können. Insgesamt sind die Einsparpotentiale enorm hoch. Die Deutsche Bank hat beispielsweise in einer europaweiten Untersuchung ermittelt, dass bei voller Ausnutzung der verfügbaren Technologien (Elektronische Rechnung) bis zu 2% des EU-Brutto-Sozialproduktes eingespart werden könnten. Das entspricht einer Summe von 260 Milliarden Euro pro Jahr (vgl. Deutsche Bank Research, 2010, S. 76).

Aufgrund der weitgehend papierfreien und platzsparenden Bearbeitung wird der rein betriebswirtschaftliche Nutzen durch ökologische Vorteile ergänzt. Der Wegfall von Rechnungskopien bzw. Fotokopien von Begleit-papieren spart wertvolle Rohstoffe. Der deutlich reduzierte Raum- und Platzbedarf führt zu erheblichen Einsparungen von Baumaterial und Energie, z.B. bei den Strom- und Heizkosten. Damit leistet die elektro-nische Rechnungseingangsverarbeitung einen erheblichen Beitrag zu einer nachhaltigen Informations- und Kommunikationstechnik (Green IT).

Der Wechsel zu innovativen Technologien zur Rechnungseingangsverarbei- tung bedeutet aus volkswirtschaftlicher Sicht eine Modernisierung des in-dustriellen Sektors. Diese Modernisierung zieht weitere Impulse nach sich, z.B. durch Nachfragesteigerungen in anderen Industriezweigen. Für den Hochtechnologiestandort Deutschland sind derartige „Vorzeigetechnolo- gien“ ein „Muss“ im Hinblick auf das internationale Renommee bei Kun-den, Lieferanten, Banken und anderen Geschäftspartnern. Die Workflow- Technologie erlaubt es, den Belangen der modernen Informationsgesell-schaft nach flexiblen Arbeitszeitmodellen und Arbeitsformen nachzu- kommen. Eine Einbindung von Teilzeit- und Heimarbeitsplätzen ist im Vergleich zum konventionellen Ablauf problemlos möglich.

3 Zusammenfassende Bewertung

Quantitative Sicht

Ökologische Sicht

Volkswirtschaftliche Sicht

Page 14: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

14 zum Inhaltsverzeichnis

4 EINFÜHRUNG DER ELEKTRONI- SCHEN RECHNUNGSEINGANGS- VERARBEITUNG

Der elektronische Rechnungseingangsbearbeitungsprozess bietet deutliche Vorteile hinsichtlich Flexibilität und Geschwindigkeit sowie Wirtschaftlich- keit und Nutzen. Die genannten Vorteile sind allerdings nur zu erreichen, wenn der Einsatz eines Workflow-Management-Systems in Betracht gezo-gen wird (vgl. Abbildung 8).

Die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung in Verbindung mit einem WFMS erfolgt in mehreren, überschaubaren Schrit-ten. Nach der Erarbeitung einer neuen Prozessstrategie, in der die grund-legende strategische Zielrichtung festgelegt wird, beginnt das eigentliche Einführungsprojekt (vgl. Abbildung 9). Es startet mit einer fachlichen Prozessanalyse und der Neugestaltung des Rechnungseingangsverarbei-tungsprozesses. In dieser Projektphase sind die Belange der Endanwender, des Managements, die technischen Rahmen-bedingungen, das Mengen- gerüst und andere Aspekte zu berücksichtigen.

4 Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

Abb. 8:Nutzengenerierung durch WFMS

» Auf einen Blick

Page 15: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

15 zum Inhaltsverzeichnis

Nach der Installation des WFMS erfolgt auf Basis eines fertigen Templates die technische Implementierung des zuvor aus fachlicher Sicht optimierten Rechungseingangsprozesses. Danach kann mit der Schulung der End- anwender und der Einführung des Prozesses begonnen werden. Hierbei kann man in Form eines Roll-Outs stufenweise vorgehen. Dies kann z.B. mit überschaubaren Pilotanwendungen erfolgen, die später zu unternehmens- weiten Lösungen ausgebaut werden können. Nach der Einführung kann das System im operativen Betrieb genutzt werden.

4 Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung

Abb. 9:Einführung der elektronischen Rechnungseingangs- verarbeitung

» Auf einen Blick

Erarbeitung Prozess- strategie

Fachliche Prozess- analyse und Gestaltung

Technische Prozess- implementierung

Schulung und Einführung

Operative Nutzung

Einführungsprojekt Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

Page 16: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

16 zum Inhaltsverzeichnis

5 FAZIT Die hier dargestellten Potentiale durch die elektronische Verarbeitung der Eingangsrechnungen gelten natürlich auch für den vollständig elektro-nischen Austausch. Gerade der Empfänger der elektronischen Rechnungen zusammen mit maschinenlesbaren Daten spart nochmals durch das Entfallen der manuellen Erfassung vom eingescannten Dokument.

Was bei der Übermittlung von elektronischen Dokumenten seitens des Absenders und Empfängers zusätzlich beachtet werden muss, kann im Whitepaper Elektronische Signaturen nachgelesen werden.

Abschließend sei noch der Hinweis auf das Whitepaper von SAPERION zur Digitalen Poststelle erlaubt, worin dargestellt wird, wie anstelle des manu-ellen Verfahrens der Erfassung auch eine automatisierte Extraktion inklu- sive Abgleich mit Bestelldaten realisiert werden kann.

5 Fazit

Page 17: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

17 zum Inhaltsverzeichnis

Literatur

LITERATUR

Deutsche Bank Research, E-invoicing, Final step of an efficient invoicing process, Heft 3, 2010, http://www.dbresearch.com (Stand vom 04.05.2010)

Eldridge, Jon (Deloitte): Electronic invoicing: 238 billion reasons to move on, 2010, http://www.deloitte.com/view/en_HU/hu/services/tax/17f7773b93912210VgnVCM100000ba42f00aRCRD.htm (Stand vom 11.05.2010)

Gadatsch, Andreas: Grundkurs Geschäftsprozessmanagement, 6. Aufl., Wiesbaden 2010

ROI Research: Emails als Ersatz für Rechnungen und Kontoauszüge – Einschätzung, 2009, http://de.statista.com/statistik/daten/studie/39297/umfrage/emails-als-ersatz-fuer-rechnungen-und-kontoauszuege-einschae-tzung/ (Stand vom 11.05.2010)

SAPERION (Hrsg.) Whitepaper SAPERION Inbound Suite. Unternehmens-kritische Kundenschnittstelle „Posteingang“: Die manuellen Irrwege in der Postverteilung im Zeitalter des Informationsüberflusses, http://www.sape-rion.com (Stand vom 07.05.2010)

Zairi, Mohamed: Business process management: a boundaryless approach to modern competitiveness, in: Business Process Management Journal, Vol. 3 No. 1, 1997, pp. 64-80, © MCB University Press, 1355-2503

Page 18: Whitepaper Elektronische Rechnungseingangsverarbeitung

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