Das ProjektDie Wirtschaftsinformatik Konferenz, die seit zwölf Jahren abgehalten wird, ist die wichtigste und größte Tagung der Wirtschaftsinformatik im deutschsprachigen Raum. Sie wurde von der Wissenschaftlichen Kommission der Wirtschafts-informatik initiiert und 2014 von der Universität Osnabrück ausgerichtet.

Die AusgangssituationDie WI 2015 stand unter dem Motto „Wirtschaft trifft Wissenschaft“. Als Locations waren die Osnabrück-Halle sowie das benachbarte Schloss festgelegt. In einer großangelegten Abendveranstaltung im Alando Palais sollte die Tagung ihren Abschluss finden. Das inhaltliche Konzept bestand dem Motto gemäß aus einem wissenschaftlichen Block mit über 100 Vorträgen und aus einem Business-Block mit Praxis-Berichten von Top-Referenten aus der Wirtschaft. Darüber hinaus waren Workshops und hochkarätig besetzte Podiumsdiskussionen geplant. Die WI 2015 war auf ca. 800 Teilnehmer ausgelegt und sollte als erstes Event im deutschsprachigen Raum komplett papier-los durchgeführt werden. Dem zugrunde liegt das Projekts „pAPPyrOS“. Dessen Ziel ist die Entwicklung eines IT-gestützten Konzeptes zur papierlosen Durch-führung von Tagungen und Veranstaltungen.

Unsere Aufgabe

Die Universität Osnabrück beauftragte durch Herrn David Sossna, operativer Tagungsleiter, die LM IT Services AG mit der Organisation der WI 2015. Dazu gehörten neben dem Referenten- und Sponsoren-management auch die komplette Kommunikation mit den Dienstleistern der Veranstaltung sowie die technische Betreuung der Keynotes und Tracks. Weiterhin betraute der Kunde uns mit der Konzeption und Implementierung einer Online-Registrierung inklusive Buchung und Abrechnung, mit der grafi-schen Konzeption diverser Kommunikationsmedien sowie der Koordination unterschiedlicher Gewerke vor Ort samt Teilnehmer-Akkreditierung und Help-desk. Schließlich übernahmen wir auch die stringente Implementierung des Projekts „pAPPyrOS“.

Unsere LösungUm den Anforderungen des Kunden in Sachen User-management gerecht zu werden, entschieden wir uns für eine Kombination aus unserem Akkreditie-rungssystem, der Veranstaltungsapplikation „Net-works_you“ sowie unseren vorhandenen Lösungen für Event- und Payment-Services. Da wir die Rech-nungsstellung ebenfalls inhouse abwickeln konnten, stellten wir besonders kurze Reaktionszeiten sicher. Useränderungen wurden reibungslos angepasst.

WI 2015 – Wirtschaft trifft Wissenschaft

_be IT.Pantone 2925C: 70 M: 15 Y: 0 K: 0R: 54 G: 169 B 224

Pantone Cool Grey 9C: 0 M: 0 Y: 0 K: 50R: 157 G: 156 B: 156

„Mit der 12. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik (WI 2015) haben wir Anfang März in Osnabrück eine der international größten Tagungen für Wirtschaftsinformatik ausgerichtet. Zugleich wurde die WI 2015 im Rahmen des Förderprojektes „pAPPyrOS“ der Deutschen Bundesstiftung Umwelt als erste Tagung deutschlandweit komplett papierlos durchgeführt. Die Leistungen der LM IT Services AG in Kon-zeption und Umsetzung haben maßgeblich dazu beigetragen, dass die WI 2015 erfolgreich verlief und dass unsere über 800 Gäste eine professionell organisierte Veranstaltung besuchen durften.“ — Prof. Dr. Oliver Thomas

„Unsere Ansprechpartner sind in allen Belangen sehr flexibel und reaktionsschnell mit unseren Wünschen umgegangen. Alle Zusatzge-werke, wie Technik, Teilnehmer- bzw. Referentenmanagement, Grafik/Layout und vieles mehr waren wunderbar auf das Gesamtkonzept abge-stimmt. Insgesamt eine gute Zusammenarbeit und ein Dienstleister, den wir guten Gewissens weiter empfehlen können.“— David Sossna, Operative Tagungsleitung

Prof. Dr. Oliver Thomas (r.), Fachgebiet für Informationsmanagement und Wirtschaftsinformatik, & Prof. Dr. Frank Teuteberg (l.), Fachgebiet für

Unternehmensrechnung und Wirtschaftsinformatik der Universität Osnabrück

Kontakt: oliver.thomas@uni-osnabrueck.de & frank.teuteberg@uni-osnabrueck.de

Unternehmensportrait KundeDie Universität Osnabrück wurde 1974 gegründet und ist bekannt für ihre Forschung und Lehre in den Bereichen der Geistes-, Sozial-, Natur-, Rechts- und Wirtschaftswissenschaften. Über 11.000 Studierende und Doktoranden sind Teil dieser jungen sowie lebendigen Hochschule und mit rund 1.550 Beschäftigten ist sie einer der größten regionalen Arbeitgeber. Zahlreiche Kooperationen mit Wirtschaftsunternehmen bieten den Studierenden die Chance, frühzeitig Praxiserfahrungen zu sammeln.

Die Akkreditierung samt Namensschildausgabe für die rund 800 Teilnehmer erfolgte auf den Punkt. Die Teil-nehmer erhielten hochwertige Namensschilder aus Plastik, sodass auch hier der Einsatz von Papier konse-quent vermieden werden konnte. Für spontane Nachdrucke setzten wir Badgedrucker vor Ort ein. Im Rahmen des Projekts „pAPPyrOS“ haben wir unsere VeranstaltungsApp „Networks_you“ durch kundenspe-zifische Features ergänzt und für die Kommunikation eingesetzt. Teilnehmer konnten über ihr Smartphone oder Tablet (iOS, Android, Windows 8 sowie Windows Phone) auf die Agenda zugreifen, Informationen zu den Räumen und Sessions erhalten und Meetings mit anderen Teilnehmern vereinbaren. Die App diente außerdem als universelle Eintrittskarte zur WI 2015.

Beteiligte Teams• Team Event • Team Development• Team Campaigns

Besondere HerausforderungAufgrund der kurzfristigen Beauftragung betrug die Vorbereitungszeit für die WI 2015 nicht länger als ein halbes Jahr. Komplette Planung, Organisation sowie das Konzept für eine papierlose Kommunikation samt Anpassung unserer Veranstaltungs-App „Networks_you“ mussten innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden.

Das ErgebnisDank unserer Veranstaltungs-App „Networks_you“ konnte die WI 2015 komplett papierlos durchgeführt werden. Die App vernetzte und informierte mit der Unterstützung zahlloser in der Halle installierter Informationsdisplays. Sie hat die konventionellen Informationsquellen wie Agenda, Flyer, Raumpläne oder Eintrittskarten erfolgreich ersetzen können. Das Projekt „pAPPyrOS“ wurde damit erstmals in Deutschland flächendeckend eingesetzt. Ein durchdachter Standplan schuf auch räumlich die Grundlage für die gewünschte Vernetzung der Konferenzteilnehmer. Das Conference Dinner wurde im Nachhinein als ein Highlight der Konferenz von Teilnehmern und Auftraggebern gleichermaßen gelobt. Alle Abläufe ob im Vorfeld oder vor Ort waren minutengenau getaktet. Dies konnten wir sicherstellen, weil wir in den tragenden Gewerken nicht auf externe Dienstleister angewiesen sind.