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Wie Unternehmen Microsoft Teams
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Microsoft Teams im
Unternehmen zur
Gruppenarbeit nutzen
Tricks zur Nutzung von
Microsoft Teams mit Exchange
Enterprise-Vergleich: Cisco
Webex Teams vs. Microsoft
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Microsoft Teams soll der Online-Kommunikation von Arbeitsgruppen und
Anwendern untereinander dienen und wurde für Microsoft Office 365 entwickelt.
Das zentrale Merkmal der Cloud-Anwendung ist die Chat-Kommunikation sowie
die Verzahnung mit den weiteren Office-Anwendungen. Microsoft Teams
erlaubt dabei Gruppenunterhaltungen wie auch die private Kommunikation
zwischen zwei Nutzern. Gruppen können über Teams Informationen aus den
verschiedenen Office-Anwendungen, zum Beispiel Excel, Word und Power BI,
zusammenführen und gemeinsam nutzen. Zudem wird das Microsoft Bot
Framework unterstützt, so dass Anwender auch Bots für die Collaboration-
Lösung entwickeln können.
Im E-Guide werden die Funktionen des Tools im Detail erläutert. Im ersten
Artikel beschreibt Thomas Joos, wie sich Microsoft Teams verwenden lässt, wie
Online-Konferenzen und IP-Telefonie möglich sind und welche Funktionen und
Apps sich zusätzlich einbinden lassen. Anschließend erfahren Exchange-
Administratoren, wie sie Teams in Exchange Online oder Exchange Server
integrieren können, um die nahtlose Funktionsweise mit der E-Mail-Plattform zu
gewährleisten. Im dritten Artikel vergleicht Irwin Lazar die beiden Enterprise
Tools Microsoft Teams und Cisco Webex Teams miteinander, um die Stärken
und Schwächen beider Anwendungen hervorzuheben.
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Microsoft Teams im Unternehmen zur Gruppenarbeit nutzen
Thomas Joos, freiberuflicher Autor
Bei Microsoft Teams handelt es sich nicht nur um ein Kommunikationsmedium,
sondern auch um ein Tool zur Gruppenzusammenarbeit. Es lassen sich
gemeinsam Daten in SharePoint Online und OneDrive for Business speichern
und virtuelle Online-Konferenzen abhalten. Microsoft Teams nutzt dazu
Schnittstellen zu anderen Lösungen in Office 365, zum Beispiel Skype for
Business.
Microsoft Teams kann auch für Online-Konferenzen genutzt werden, wenn nicht
alle Teammitglieder Benutzerkonten in einem Office-365-Abonnement haben. Es
lassen sich bis zu 250 externe Teilnehmer an einer Videokonferenz anbinden.
Microsoft empfiehlt Unternehmen, die bisher Skype for Business einsetzen, zu
Microsoft Teams zu wechseln. Office 365 Groups können ebenfalls zu Microsoft
Teams migriert werden.
In einem Office-365-Abonnement kann es natürlich mehrere Teams geben und
Teammitglieder können auch Mitglied in mehreren Teams sein. Da Microsoft
Teams komplett Cloud-basiert ist, können Mitglieder weltweit arbeiten.
Übersetzungsfunktionen helfen dabei, internationale Teams anzubinden und die
Daten können in der Cloud sicher gespeichert werden, zum Beispiel in OneDrive
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for Business oder in SharePoint-Online-Bibliotheken. Durch die
Datenspeicherung in SharePoint Online können Anwender gemeinsam an
Dokumenten arbeiten.
So wird Microsoft Teams verwendet
Um Microsoft Teams zu verwenden, wird zunächst eine Gruppe in Office 365
erstellt. Danach erfolgt das Erstellen eines Arbeitsbereiches. Microsoft Teams
kann ebenfalls über ein Webportal genutzt werden. Daneben stehen Apps für
Smartphones, Tablets und für Windows zur Verfügung. Die Verwaltung des
Arbeitsbereiches lässt sich delegieren. Es müssen sich also Administratoren um
Teams kümmern.
Die Erstellung des Teams kann über die Weboberfläche in Office 365
vorgenommen werden. Hier lässt sich auch festlegen, welche Mitglieder das
Team haben soll. Der Besitzer eines Teams kann Mitglieder einladen. Die
Verwaltung der Mitglieder von Teams ist somit flexibel gestaltet.
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Abbildung 1: Beim Erstellen von Teams kann festgelegt werden, welche Benutzer Mitglied sind.
Arbeitsbereiche stellen die wichtigste Funktion in Microsoft Teams dar. Hier
interagieren die Teammitglieder miteinander. Über Arbeitsbereiche können die
Teammitglieder kommunizieren, private Nachrichten austauschen, aber auch
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Dateien gemeinsam bearbeiten und zusenden. Die Dateien, die im Team
gespeichert werden, und auf die alle Mitglieder Zugriff haben, werden auf der
Teamseite verfügbar gemacht. Diese baut auf SharePoint Online auf.
Microsoft Teams ist auch an Exchange Online angebunden. Die Teammitglieder
erhalten ein Postfach, wie andere Benutzer in Office 365, und jedes Team
bekommt eine eigene Verteilerliste in Office 365.
Online-Konferenzen und IP-Telefonie
IP-Telefonie ist über Microsoft Teams ebenfalls möglich. In den Online-
Konferenzen gibt es Warteräume, Anwender können verschoben werden und
Übersetzungen in Konferenzen lassen sich automatisieren. Meetings lassen sich
aufzeichnen und planen. Besprechungen sind planbar und lassen sich online
veranstalten.
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Abbildung 2: Microsoft Teams über das Menü verwalten.
Teammitglieder können selbständig das Team verlassen, oder die Ansicht der
Teamseiten und Apps an ihre Anforderungen anpassen. Teams bieten aber auch
eine Unterstruktur. Über Kanäle lassen sich innerhalb von Teams kleinere
Unterteams bilden, zum Beispiel wenn es um Projektgruppen in einem größeren
Projekt geht. Teammitglieder können Mitglied in mehreren Teams sein und
innerhalb eines Teams Mitglied in mehreren Kanälen. Mitglieder und
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Teambesitzer können eigene Kanäle erstellen, was aber wiederum durch
Administratoren gesteuert wird.
Kanäle können in Microsoft Teams auch eigene E-Mail-Adressen erhalten. Über
diesen Weg lassen sich Daten austauschen. Auch hier werden die Dateien
wieder in Office 365, also SharePoint Online und OneDrive for Business
gespeichert. Wird eine E-Mail von außerhalb an einen Kanal geschrieben,
erscheint der Text im Chat-Feld des Kanals. So haben alle berechtigten
Mitglieder eines Kanals Zugriff auf den Text.
An die Kanäle in Microsoft Teams lassen sich außerdem über einen Connector
externe Quellen anbinden. Dazu gehören Twitter, Google Analytics und andere
externe Lösungen, die ihre Daten in Microsoft Teams integrieren können. Diese
Erweiterungsmöglichkeiten werden von Microsoft regelmäßig ausgebaut.
Teams erweitern mit zusätzlichen Funktionen
Schließlich lassen sich externe Apps einbinden, die Funktionen in Microsoft
Teams zur Verfügung stellen. So kann man Dienste von Drittanbietern
bereitstellen. Dazu gehören Aufgabenverwaltungen, Tools und Dienste, die in
Kanälen zur Verfügung gestellt werden. Die Anbindung weiterer Dienste und
Connectors lässt sich relativ einfach lösen. Auch diese Aufgaben können
delegiert werden.
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Abbildung 3: Weitere Funktionen zu Teams hinzufügen.
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Fazit
Wer Gruppenarbeitsfunktionen in Office 365 benötigt, sollte sich die
Möglichkeiten von Microsoft Teams ansehen. Die Möglichkeit über Apps an der
produktiven Arbeit von Teams teilzunehmen und untereinander Dokumente
auszutauschen, stellt einen Mehrwert dar.
Wer ohnehin auf Office 365 setzt, erhält mit Microsoft Teams eine Schnittstelle
zu verschiedenen Diensten in Office 365, die innerhalb eines Teams optimal
gebündelt werden. Durch die Möglichkeit der Erweiterungen und der Connectors,
lassen sich Dienste von Drittanbietern an Teams anbinden. Die Verwaltung ist
einfach, Teams sind schnell erstellt, und eine eigene Infrastruktur ist nicht
notwendig.
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Tricks zur Nutzung von Microsoft Teams mit Exchange
Neil Hobson, Senior Consultant
Setzen Exchange-Administratoren Microsoft Teams ein, müssen Sie verstehen,
wie sich der neue Collaboration-Service mit Exchange Online und den lokalen
Versionen von Exchange verbindet.
Auf der Ignite Conference 2017 stellte Microsoft seinen Intelligent
Communication Plan vor. Dabei ging es unter anderem darum, wie sich die
Funktionen von Skype for Business auf Microsoft Teams übertragen lassen.
Microsoft Teams ist ein im März 2017 eingeführter Collaboration-Service
innerhalb von Office 365. Seit der Konferenz im September 2017 hat Microsoft
die Teams-Lösung um mehrere Features wie Meetings und Anruffunktionen
erweitert und gleichzeitig die Gesamtfunktionalität des Produkts verbessert.
Bei den Kunden wirbelte das neue Tool den Softwarewerkzeugkasten aus dem
Hause Microsoft zunächst gehörig durcheinander. Inzwischen ist die Sache aber
klarer und Microsoft Teams ist innerhalb kürzester Zeit im Beliebtheits-Ranking
auf die vordersten Plätze aufgestiegen. Heute nutzen Microsoft Teams über
200.000 Unternehmen weltweit, die innerhalb eines Jahres wiederum mehr als
drei Millionen sogenannter Teams erzeugt haben.
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Dennoch lässt sich Microsoft Teams nicht einfach ad hoc einsetzen,
insbesondere, wenn bereits eine Exchange-Umgebung vorhanden ist. Um das
neue Werkzeug gewinnbringend zu nutzen, müssen Unternehmen mit einer
vorhandenen Exchange-Umgebung verstehen, wie Microsoft Teams mit Office
365 Gruppen zusammenarbeitet. Außerdem sollten Exchange-Administratoren
unbedingt die Konfigurationsdetails kennen.
Wie Microsoft Teams von Office 365 Gruppen abhängig ist
Jedes Team in Microsoft Teams hängt von den Funktionen ab, die von Office 365
Gruppen bereitgestellt werden. Zu diesen Funktionen gehören beispielsweise
gemeinsame Postfächer oder SharePoint Online Teamwebsites. Ein
Unternehmen kann allen Benutzern erlauben, ein Team und eine Office 365
Gruppe zu erstellen - es kann diese Fähigkeit aber auch durch die
Gruppenmitgliedschaft einschränken.
Beim Erstellen eines neuen Teams kann dieses mit einer bestehenden Office 365
Gruppe verknüpft werden, andernfalls wird eine neue Gruppe erstellt.
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Abbildung 4: Die Verwendung von Microsoft Teams mit Exchange macht es erforderlich, dass
Administratoren über die Roadmap-Pläne für die ordnungsgemäße Konfiguration und Nutzung
des Collaboration-Angebots auf dem Laufenden bleiben.
Microsoft hat die Einstellungen so angepasst, dass neue Office 365 Gruppen, die
von Microsoft Teams erstellt wurden, standardmäßig nicht in Outlook erscheinen.
Wenn Administratoren möchten, dass neue Gruppen in Outlook angezeigt
werden, müssen sie den PowerShell-Befehl Set-UnifiedGroup
verwenden.
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Die Abhängigkeit von Microsoft Teams von Office 365 Gruppen ist in
Unternehmen relevant, die eine hybride Exchange-Konfiguration aus lokalen und
Cloud-Bereitstellungen eingerichtet haben. In diesem Szenario kann die Azure
AD Connect Group Writeback-Funktion aktiviert werden, um Office 365 Gruppen
mit dem lokalen Exchange als Distribution Groups zu synchronisieren. Diese
Einstellung kann jedoch dazu führen, dass viele Office 365 Gruppen über
Microsoft Teams erstellt werden und im lokalen Exchange erscheinen.
Administratoren müssen diesen Prozess beobachten, um zu sehen, ob die
Konfiguration angepasst werden muss.
Einsatz von Microsoft Teams mit Exchange Online oder
Exchange Server
Abonnenten von Exchange Online erhalten auf alle Funktionen von Microsoft
Teams Zugriff. Wenn das Unternehmen allerdings die lokale Exchange-Version
verwendet, sind bestimmte Funktionen nicht verfügbar - wie etwa die Möglichkeit,
Benutzerprofilbilder zu ändern und Konnektoren hinzuzufügen.
Das Fehlen von Konnektoren hat gewisse Nachteile: Ohne Konnektoren können
Benutzer keine Drittsysteme in Microsoft Teams einbinden; bestimmte Add-Ins,
wie zum Beispiel der Twitter-Konnektor, der Tweets in einen Microsoft Teams-
Kanal leitet, können nicht verwendet werden. Um Meetings in Microsoft Teams
zu erstellen und anzuzeigen, müssen darüber hinaus Unternehmen, die Microsoft
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Teams mit lokalen Exchange-Postfächern verwenden, Exchange 2016 mit dem
kumulativen Update 3 oder höher ausführen.
Nachrichtendienste und Microsoft Teams
Die Antispam-Technologie muss aufgrund möglicher auftretender Probleme bei
der Integration von Microsoft Teams und Exchange angepasst werden.
Wenn ein neues Mitglied einem Team beitritt, sendet die Domäne
email.teams.microsoft.com eine E-Mail an das neue Mitglied. Microsoft besitzt
diesen Domainnamen, den Kunden nicht anpassen können.
Die Abhängigkeit von Microsoft Teams von Office 365 Gruppen ist in
Unternehmen relevant, die eine Hybrid-Konfiguration aus lokalen und Cloud-
Bereitstellungen eingerichtet haben.
Da die Domäne als externe E-Mail-Domäne für die Exchange-Online-
Bereitstellung des Unternehmens betrachtet wird, kann die Antispam-
Konfiguration des Unternehmens in Exchange Online Protection die
Benachrichtigungs-E-Mail als Spam markieren. Infolgedessen kann es sein, dass
das neue Mitglied die E-Mail nicht erhält – oder sie nicht sieht – wenn sie in den
Ordner für Junk-E-Mails geht.
Um dies zu verhindern, empfiehlt Microsoft, email.teams.microsoft.com zur Liste
der zulässigen Domains in Exchange Online Protection hinzuzufügen.
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Komplikationen bei Sicherheits- und Compliance-Tools
Administratoren müssen bei der Verwendung von Microsoft Teams mit Exchange
Online oder dem lokalen Exchange die Sicherheits- und Compliance-
Funktionalität kennen. Office 365 kopiert Team-Channel-Gespräche in die
gemeinsame Mailbox von Office in Exchange Online, damit die Sicherheits- und
Compliance-Tools wie eDiscovery den Inhalt untersuchen können. Die Kopien
von Chat-Gesprächen speichert Office 365 jedoch in den Exchange-Online-
Postfächern der Benutzer - und nicht in der gemeinsamen Mailbox in den Office
365 Gruppen.
In der Vergangenheit konnten die Sicherheits- und Compliance-Tools von Office
365 in einer Hybrid-Umgebung nicht auf Konversationsinhalte in einem lokalen
Exchange-Postfach zugreifen. Microsoft hat Änderungen vorgenommen, um
dieses Szenario zu unterstützen, aber Kunden müssen diese Funktion über den
Microsoft-Support anfordern.
Konfigurieren Sie Exchange, um E-Mails an Microsoft Teams zu
senden
Ein Unternehmen möchte vielleicht, dass seine Benutzer E-Mail-Nachrichten von
Exchange Online oder Exchange On-Premises an Kanäle in Microsoft Teams
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senden können. Um eine E-Mail-Nachricht an einen Kanal zu senden, benötigen
Benutzer die E-Mail-Adresse des Kanals und die Erlaubnis des Administrators.
Ein Rechtsklick auf einen Kanal zeigt die Option E-Mail-Adresse abrufen an. Alle
Kanäle haben eine eindeutige E-Mail-Adresse.
Administratoren können die Domänen, die zum Senden von E-Mails an einen
Kanal berechtigt sind, einschränken. Dies erfolgt in den Administrator-
Einstellungen für Teams im Admin Center von Microsoft Teams und Skype for
Business.
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Enterprise-Vergleich: Cisco Webex Teams vs. Microsoft Teams
Irwin Lazar, Vice President and Service Director
Cisco und Microsoft sind im Collaboration-Segment seit langem Konkurrenten –
zunächst beim Instant Messaging, später bei Telefonie und Meeting-Plattformen.
Mittlerweile konkurrieren sie auch im Team-Collaboration-Bereich miteinander.
Beide Konzerne bieten ähnlich benannte und auch ähnlich funktionierende
Anwendungen an: Cisco Webex Teams und Microsoft Teams.
Wenn man Webex Teams genauer mit Microsoft Teams vergleicht, sieht man
viele Ähnlichkeiten: Beide bieten Collaboration Tools mit permanenter
Nachrichtenübermittlung in Kanälen oder virtuellen Räumen. Beide stellen
Möglichkeiten bereit, ein Chatgespräch - mit oder ohne Video - in eine
Telefonkonferenz umzuwandeln. Und beide integrieren Teambereiche in eine
Vielzahl von Drittanbieteranwendungen.
Die Funktionen können bei Webex Teams und bei Microsoft Teams auch auf
Touchscreens genutzt werden – was Cisco Webex Board beziehungsweise
Microsoft Surface Hub möglich machen. Beide Dienste sind Cloud-basiert, bieten
aber auch hybride Bereitstellungsmodelle zur Integration von Funktionen für die
Zusammenarbeit im Team an, zum Beispiel dauerhafte Chats und
Besprechungen mit firmeninternen Telefonieplattformen.
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Ein ähnlicher Name und ähnliche Funktionen stellen für IT-Einkäufer allerdings
auch eine Herausforderung dar: Wenn sie über Teams reden, sprechen sie dann
über Cisco Webex Teams oder Microsoft Teams? Grundsätzlich stellt sich für
Einkäufer außerdem die Frage: Was ist die richtige Wahl, wenn sie eines der
beiden Systeme kaufen möchten?
Cisco Webex Teams versus Microsoft Teams: Die Unterschiede
So ähnlich die Apps auch sind – in einigen Bereichen unterscheiden sie sich
erheblich:
Zusammenarbeit und Produktivität: Wie bereits erwähnt, bieten beide Teams-
Anwendungen permanente Chats, die Integration von Drittanbieteranwendungen
und die Möglichkeit, textbasierte Chats zu Rich Voice, Video und Screen-Sharing-
fähigen Meetings zu erweitern. Cisco geht hardwareseitig sogar einen Schritt
weiter und integriert sein Webex Board Touchscreen-Gerät in Webex Teams.
Damit können Team-Mitglieder das Board auch als Endpunkt für
Videokonferenzen verwenden.
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Das zentrale Versprechen von Microsoft ist die Integration in Office 365.
Benutzer können damit direkt in Microsoft Teams auf Dokumente zugreifen,
diese bearbeiten, kommentieren und freigeben. Voraussetzung ist, dass die
Dokumente auf OneDrive gespeichert sind.
Abbildung 5: Nachrichten übermitteln und Dokumente teilen mit Microsoft Teams.
Telefonie: Das Modell von Cisco basiert auf drei Ansätzen. Für kleine und
mittlere Unternehmen bietet Cisco über mehrere Partner Webex Calling an.
Größeren Kunden stellt Cisco lokale Plattformen sowie Single-Tenant-
Anwendungen zur Verfügung, die von einem Partner gehostet werden.
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Das Webex-Calling-Modell verwendet die Webex-Teams-Schnittstelle oder einen
vereinfachten Dialer. Letzterer erlaubt es Kunden, Chat und Telefonie zu
integrieren.
On-Premises und gehostete Kunden können Teams in Cisco Jabber integrieren
und für permanente Teamchats und Meetings verwenden. Die Legacy-Plattform
von Cisco lässt sich dann für Anrufe verwenden.
Microsoft bietet ein ähnliches Modell an. Kunden können Microsoft Teams als
Telefonplattform verwenden, oder sie können Teams in lokale oder gehostete
Skype for Business Serverbereitstellungen integrieren. Cisco bietet PSTN-
Zugang über Partner wie IntelePeer, West und ThinkTel. Microsoft bietet Calling
hingegen als Festpreisangebot, das direkt von Microsoft bereitgestellt wird.
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Microsoft ermöglicht es Kunden auch, ihre eigenen Session Initiation Protocol
Trunking Services zu verwenden.
Abbildung 6: Mit Webex Teams lassen sich Nachrichten übermitteln und beliebige Dateien teilen.
Video: Beide Apps erlauben Videokonferenzen für mobile und stationäre
Benutzer. Cisco unterstützt nativ die Erweiterung von Meetings auf
standardisierte Konferenzraumsysteme sowie eigene Videokonferenzendpunkte.
Bei Microsoft bieten Partner Raumsysteme an, doch die Integration von Microsoft
Teams in andere Raumsysteme erfordert zusätzliche Software – oder
Dienstleistungen von Partnern wie BlueJeans, Pexip oder Poly.
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Sicherheit: Cisco wirbt mit seiner Breach-Lock-Technologie, die eine End-to-
End-Verschlüsselung aller Daten des Webex Teams bietet und es den Kunden
ermöglicht, eigenen Schlüssel zu halten. Cisco bietet mit Webex Teams auch die
Möglichkeit der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen.
Benutzer müssen so nicht mehr zwischen Arbeitsbereichen wechseln. Das Risiko
von Gastkonten, die als Überträger für Datenlecks dienen können, wird damit
reduziert. Microsoft Teams unterstützt nur die Verschlüsselung für Data at Rest
und Data in Motion sowie die Verwaltung mobiler Geräte über Intune. Eine
unternehmensübergreifende Zusammenarbeit oder kundeneigene
Verschlüsselungscodes werden nicht unterstützt.
Pläne und Preise: Sowohl Cisco als auch Microsoft bieten Freemium-Versionen
ihrer Team-Apps mit eingeschränkter Funktionalität an. Cisco offeriert seinen
Kunden gebündelte Lizenzen für Webex Teams und Meetings sowie Lizenzen im
Rahmen seines Flex-Plan-Angebots. Microsoft Teams ist für Nutzer von Office
365 E3- oder E5-Lizenzen grundsätzlich kostenlos. Calling-Funktionen erfordern
eine E5-Lizenz oder sind für andere Lizenzen gegen Aufpreis erhältlich.
Vergleicht man Webex Teams mit Microsoft Teams, liegen die
Hauptunterschiede in der Produktausrichtung. Cisco konzentriert sich weiterhin
auf die Unterstützung von lokalen und von Partnern gehosteten
Telefonplattformen und integriert dort Webex Teams für die Zusammenarbeit in
Gruppen.
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Microsoft hingegen hat seine Teams-Anwendung zum Mittelpunkt seines Unified-
Communications-Universums gemacht. Das Tool bietet in Verbindung mit
Messaging-, Meetings- und Drittanbieter-Integrationen ein umfassendes
Telefonieerlebnis. Nachdem das Ende von Skype für Business Online für Juli
2021 angekündigt wurde, besteht die strategische Ausrichtung von Microsoft nun
darin, seine Kunden - und hier vor allem Skype-Anwender - zu Microsoft-Teams
zu locken. Während Microsoft weiterhin lokale Skype für Business Server
unterstützt, ist Microsoft Teams das einzige Cloud-Team-Collaboration-Produkt
des Anbieters.
Das Collaboration-Produkt von Cisco ist äußerst attraktiv für Nutzer mit
installierten Cisco-Sprach- und Video-Endpunkten. Microsoft-Anwender
schätzen hingegen die hohe Integrationsfähigkeit von Microsoft Teams in Office.
Am besten erstellt man eine Due-Intelligence-Prüfung für beide Apps sowie für
andere Alternativen, die für ein Unternehmen von Nutzen sein können.
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Wie Unternehmen Microsoft Teams einsetzen
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