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WIFI Kärnten www.wifikaernten.at
WIFI Handout
ELVIS neu
ELVIS neu Seite 1 von 14 02.01.2019
INHALT
Allgemeine Informationen ........................................................................................... 2
Anmeldung im ELVIS ................................................................................................... 3
Terminauswahl ............................................................................................................ 3
Navigation im ELVIS .................................................................................................... 5
Frequenzerfassung ....................................................................................................... 6
Der Arbeitsbericht ..................................................................................................... 10
Nachrichten .............................................................................................................. 11
Kontakt ...................................................................................................................... 14
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ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Um den gesetzlichen Änderungen im Rahmen der Sozialversicherung und der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden, stellen wir ELVIS auf eine neue Basis. Unser bisheriges ELVIS wandert ab Jänner 2019 in das Partnernet.
Was bedeutet das für Sie als Trainerin oder Trainer?
Alle gewohnten ELVIS-Funktionalitäten (mit Ausnahme des Klassenspiegels) stehen weiterhin zur Verfügung.
Die Erfassung der Abwesenheiten und des Arbeitsberichtes kann auf jedem internetfähigen Gerät durchgeführt werden – Sie müssen dafür nicht die ELVIS-PC’s im Lehrsaal benutzen.
Der Arbeitsbericht dient als Nachweis der Leistungserbringung und ist daher obligatorisch.
Durch die Integration in das Partnernet arbeiten Sie in einer vertrauten Umgebung.
Vergessene ELVIS-Eintragungen können problemlos auch zuhause nachgepflegt werden.
Verpflichtende Anmeldung für die administrativen Tätigkeiten im Lehrsaal – Erfassen der Anwesenheit der Teilnehmenden und Führen des Arbeitsberichtes.
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ANMELDUNG IM ELVIS
Die Frequenzerfassung und das Führen des Arbeitsberichtes erfordert aufgrund der rechtlichen Rahmenbedingungen eine Identifikation der ausfüllenden Person. Das erfolgt entweder über die Anmeldung im Partnernet oder im Anmeldefenster auf den ELVIS-Stationen:
Dieses Fenster poppt entweder nach dem Starten des Computers automatisch auf oder kann mit dem ELVIS-Icon auf dem Desktop geöffnet werden.
TERMINAUSWAHL
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Angezeigt werden alle Termine zwei Wochen vor und zwei Wochen nach dem aktuellen Termin, der nächste Termin ist vorausgewählt.
Die Checkbox ‚Nur eigene Termine‘ betrifft Kursleiterinnen und Kursleiter, die sich auch die Termine der anderen Trainerinnen und Trainer dieser Veranstaltung anzeigen lassen können:
Die Suche erlaubt einen schnellen Zugriff auf eine Auswahl von Terminen (Veranstaltung, Gegenstand, Trainer, …):
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Auswahl des Termins mit dem Button ‚Fortsetzen‘.
NAVIGATION IM ELVIS
Ein Überblick über die wichtigsten Navigationselemente, die dahinterliegenden Funktionen werden in weiterer Folge beschrieben.
Frequenzerfassung, Standard nach der Terminauswahl.
Erfassung des Arbeitsberichtes.
Das interne Nachrichten-system.
Weitere Informationen (Videos, Handouts, …).
Wechsel ins klassische Partnernet.
Informationen zum Termin. Wechseln in die Terminauswahl.
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FREQUENZERFASSUNG
Die Erfassung und Änderung der Frequenzeinträge ist nur für den aktuellen und die vergangenen Termine (der letzten zwei Wochen) möglich, bei zukünftigen Terminen ist die Eingabe gesperrt.
Es empfiehlt sich die Vorgehensweise, zuerst alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf ‚anwesend‘ zu stellen und darauf die Abwesenden zu erfassen:
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Zusätzliche Eingabefelder:
Bemerkung: Im offenen Kursbereich optional, wird nicht weiterverarbeitet. Bei AMS-Veranstaltungen genauere Information zum Abwesenheitsgrund (siehe dazu die Richtlinien unter den ‚Informationen‘).
Frequenzcode: Nur für AMS-Veranstaltungen relevant (siehe dazu die Richtlinien unter den ‚Informationen‘).
Min. später bzw. Min. früher: Eine minutengenaue Frequenzerfassung kann bei einzelnen Veranstaltungen gefordert werden. Bei allen anderen sind diese Einträge optional (um z.B. notorische Spätkommer oder Frühgeher kennzuzeichnen ;-).
Nach der Erfassung das Speichern nicht vergessen!
Wenn an einem Termin keine Frequenz geführt wurde, wird nach einem Tag eine Erinnerung versendet. Eine zweite Erinnerung erfolgt nach weiteren drei Tagen.
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Der Menüpunkt ‚Teilnehmerliste‘ liefert einen Überblick über die bisherigen Abwesenheiten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer:
Es kommt immer wieder vor, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer in Kursen auftauchen, die noch nicht in der Teilnehmerliste aufscheinen. Diese können über das Nachrichtensystem zur weiteren Bearbeitung durch das WIFI erfasst werden:
Jeder Eintrag in das zur Verfügung gestellte Formular erleichtert die weitere Bearbeitung der Daten der Teilnehmerin oder des Teilnehmers durch das Kundencenter oder das Fachreferat! Pflichtfelder sind jedoch der Vorname und der Nachname des Teilnehmenden.
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DER ARBEITSBERICHT
Das Führen des Arbeitsberichtes gilt als Leistungsnachweis und ist daher obligatorisch!
Zur Eingabe der an diesem Termin durchgemachten Lehrinhalte gibt es zwei (sich ergänzende) Möglichkeiten:
Arbeitsbericht: Ein freies Textfeld zur Beschreibung der Inhalte. Zugeordnete Schlagworte: diese können pro Gegenstand bereits vorgegeben
sein oder vom Vortragenden erfasst und bearbeitet werden.
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Damit ergibt sich ein vollständiger Arbeitsbericht wie im folgenden Beispiel:
Die tatsächliche Uhrzeit wird nicht ausgewertet!
Nach der Erfassung das Speichern nicht vergessen!
NACHRICHTEN
ELVIS stellt ein internes Nachrichtensystem zur Kommunikation zwischen Vortragenden und dem WIFI zur Verfügung:
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Dabei können Nachrichten versendet werden an:
Eine Veranstaltung: ergeht an alle Trainer, den Kursleiter und den Sachbearbeiter der ausgewählten Veranstaltung (aus allen Veranstaltungen, in denen der Trainer unterrichtet bzw. Kursleiter ist).
Einen Raum: Diese Nachricht geht an alle Trainer, die einen Termin im aktuellen Raum haben, sowie an die entsprechenden Kursleiter und Sachbearbeiter dieser Veranstaltungen.
Einen Trainer: konkret an eine Trainerin oder einen Trainer in einer gemeinsamen Veranstaltung.
Zusätzlich können E-Mails an den Sachbearbeiter der Veranstaltung oder das Kundencenter verschickt werden.
Als Beispiel ein Mail an den Trainer Klaus Scheriau:
Die versendeten Nachrichten finden sich im Postausgang:
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Klaus Scheriau wird in seinem Partnernet über die vorhandene Post informiert:
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Diese Nachrichten sind keine E-Mails und stehen nur innerhalb des Partnernets zur Verfügung. Es wird aber auch kein E-Mail-Programm benötigt.
KONTAKT
Bei Fragen, Anregungen oder Kritiken wenden Sie sich bitte direkt an uns:
T: 05 9434 999 (Hotline)
