Upload
sofia-dunkle
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
WILKEN INFORMATIONSMANAGEMENT GMBHWILKEN ECM | BPM | OCR
Mai 2015V 1.20
2
Erfassung Verwaltung Verteilung Bereitstellung
LÖSUNGSPORTFOLIOUM WAS GEHT ES BEIM INFORMATIONSMANAGEMENT?
3
Wilken ECM Suite
WAS IST DIE ZIELVORSTELLUNG
Angebot
Automatische Archivierung aus führenden System
Journal Zeichnung
4
LÖSUNGSVORSTELLUNG WILKENDOKUMENTENANZEIGE AUS FÜHRENDEM SYSTEM
Weitere Applikationenvia XML-API / WebServices
Wilken ECM Suite
E-Mail Office
Angebot
Anwender findet anwendungsübergreifend in dem für ihn führenden System
pio CAD
CRM
5
ARCHITEKTUR
TCP/IP
Wilken ECM Client
Applikationenvia WS, API
Wilken ECM SCAN
Wilken ECM Server
Storage- verschlüsselt- komprimiert
Storage- BOS (TR-ESOR)- HP iCAS- NetApp- IBM TSM- Silent Cube- EMC- Hitachi- FileLock
Datenbank
6
WILKEN ECM
8
WILKEN ECM SERVER
• Windows-basierendes DMS-/Archiv-System• In 3 Sprachen verfügbar (Deutsch, Englisch, Französisch, waA.)• Windows Office / Windows 7 Look-And-Feel• Unterstützt Compliance-Systeme (EMC, NetApp, FILELOCK, usw.) • Voraussetzung MS SQL-Server 2008, Windows Server 2008,
Win XP SP3, Oracle 11i) (oder neuere Versionen)• Microsoft ADS-Benutzer/Gruppen Import• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungssteuerung• Volltextsuche über PDF, PDF/A, Office (doc, docx, ppt, pptx, xls,
xlsx, msg, txt, tiff (MS Office 2007)) usw. (Microsoft iFilter-Technologie)• Dokument-Versionierung / LifeCycle• Unterstützung mehrsprachiger Definitionen• Aufzeichnungen aller Zugriffe möglich• Optional verschlüsselte Dokumentablagen• Annotationssupport (änderbar durch Alle, Ersteller)• Digitale Signaturen (Dokumente können bei Ablage mittels Zertifikat digital
signiert werden, importieren von externen Signaturen)• Integriertes Vorgangsmanagement• AddOn‘s wie Digitale Akte oder SearchCenter
9
WILKEN ECM CLIENT
13
WILKEN ECM CLIENT – DIGITALE SIGNATUREN
14
WILKEN ECM MS OFFICE INTEGRATION
15
WILKEN ECM COLD
Wilken ECM COLD• Konvertierung von Druckdateien (z.B. über i5.Spool) nach PDF, PDF/A oder nach AFP• Unterstützt Datenströme wie AFPDS, IPDS, SCS oder PCL• Auftrennen von Druckdaten in Dokumente• Extrahieren von Indexwerten• Einmischen von zusätzlichen Ressourcen
(z.B. PDF als Overlay hinzufügen)• Umfangreiche Scripting Möglichkeiten (JavaScript)
Wilken ECM COLD Designer• Interaktive Definition von Metadaten/Umbruchkriterien• Interaktive Ausführung/Test von durchgef. Profilierung• Integration von NotePad++ als ScriptEditor• Visuelle Unterstützung von JavaScript-Sprache (Highlighting)
16
WILKEN ECM COLD
17
WILKEN ECM BATCH
• Import von Dokumenten im Stapelbetrieb• Wiederanlauf von unterbrochenen Stapeln• Stapelorientierte Reindexierung von Dokumenten• Einbindung Betriebssystemaufrufe (externe Prozesse)• Unterstützung von dig. Signaturen bei Import
(Bei Import signieren, externe Signaturen mit Dokument verlinken)• Versionierung von Dokumenten während Import• Import/Versionierung von Digitalen Aktendaten• Abgleich von digitalen Aktendaten• Zeitgesteuerter Aufruf bestimmter Stapel• Kontrolle der ausgeführten Stapel• Detaillierte Informationen über Ablauf• Konvertierung von Dateiformaten in Zusammenarbeit mit
Wilken ECM COLD• Importfilter für Wilken ECM, SAP Dokumentverlinkung
und Microsoft MOSS/WSS• Voraussetzung: MS SQL Server 2008
18
WILKEN ECM SCAN
• Stapelorientiertes Massenscanning• Unterstützt von ISIS und TWAIN-Scanner• Barcode/OCR-Erkennung • Scanning ab Dateisystem• Automatische Belegzuweisung auf Basis Barcode• Zeitgesteuerte Ablage• Indexwerteabgleich mit externen Tabellen oder i5-Programm• Ablagefilter zu Wilken ECM, SAP-Verlinkung, Microsoft
SharePoint/WSS• Übergabe der Dokumente an FreeFormStar /FreeForm zur
automatischen Inhaltsindexierung• Zuschneiden von eingescannten Seiten• Eliminierung von Leerseiten• Einbindungen eigener Indexierungsschnittstellen
(.NET-Assemblies)• Kann auch unter Citrix betrieben werden
(Scanarbeitsplätze werden über TWAIN-Redirection angebunden, kein ISIS)
19
• Voraussetzung: • ISIS oder Twain-fähiger Scanner• Windows 32-Bit XP, Vista• unter Citrix: Windows Client oder Windows XPE,
• Scanner wird über Twain-Redirection angebunden
WILKEN ECM SCAN
20
WILKEN ECM WEB-UND MOBILE-CLIENT
RIA/ WEB• Internet Browser basierende Dokumentsuche/Anzeige• Optional: Umsetzung von AFP, TIF, GIF, JPG, BMP-Formate in PDF
Wilken ECM RIA• Neuentwicklung auf Basis Microsoft Silverlight 5.0 und wird zukünftig zum DMS-Client erweitert• Zur Zeit nur Dokumentsuche möglich• Unterstützung von Suchordner, vorbelegte Sucheigenschaften• Voraussetzung RIA-Client:
• Internet-Browser mit Silverlight 5.0Wilken ECM WEB• ASP.NET basierender WebClient (Dokumentsuche)• Einbindung über URL in Drittanwendungen• Voraussetzung WEB-Client:
• Internet-Browser (getestet wurden IE und Firefox)Mobile Geräte• moderne HTML5 Anwendung erlaubt Suche und Anzeige
mit iPad, iPhone, Android, Windows Phone usw.
21
WILKEN ECM RIA CLIENT
22
WILKEN ECM WEBSERVICE
23
XMLAPIWILKEN ECM WEBSERVICE / XMLAPI
• Einfache Integration von Wilken ECM in Drittanwendungen• Aufruf über Monitor oder direkt über XMLAPI-Schnittstelle• Einfaches Kommunikationsmodell über XML-Telegramme • COM/DCOM-fähige Komponente• Kann als Assembly in .NET-Anwendungen integriert werden• XMLAPI-Komponenten müssen auf Client-Rechner
installiert werden• WebServices• SOA-Architektur• Kann grundsätzlich in jede Anwendung integriert werden,
welche WebService-Aufrufe unterstützt• WebService-Schnittstelle wird laufend mit neuen
Funktionen erweitert• Keine Client-Installation notwendig
24
WILKEN ECM i5.SPOOL / i5.API
Wilken ECM i5.Spool • IBM AS/400 Druckdatenarchivierung• Bereitstellung von Druckdaten für COLD• SCS, IPCS, AFPDS und PCL werden unterstützt• Externe Ressourcen wie Overlays, Page-Segmente
werden revisionssicher eingebettet• Kontrolle über bereitgestellte und erfolgreich archivierte
IBM i5 Druckdateien• Automatische Reorganisation von archivierten Druckdateien• Erzeugung von Druckdateikopien für ArchivierungWilken ECM i5.API• Aufruf von Wilken ECM Client (XMLAPI)-Funktionen ab i5• z.B. Dokumentsuche ab i5 auf lokaler Arbeitsstation aufrufen• z.B. Dokumente ab i5 einscannen mit Übergabe von Indexwerten• z.B. Dateiimport ab i5 starten mit Übergabe von Indexwerten• 5250 ScreenScraping (Voraussetzung IBM Client Access)• Direkte Kommunikation über TCP/IP – keine Drittkomponenten
i5 wie auch PC-seitig notwendig• Voraussetzung: IBM OS/400 V5R4 oder höher
WILKEN ECM i5 API
25
26
INTEGRATION IN MS-SHAREPOINT
27
Wilken ECM Suite als Archivierungs-Backend• Standardintegration• Millionen von Dokumenten in gesetzeskonform
elektronisch in bewährtem Archivsystem ablegen• Dokumente verschieben (in SharePoint löschen)• Interaktive und stapelorientierte Arbeitsweise• Standardisierte Suche und Verwendung von Wilken ECM
Dokumenten in Microsoft SharePoint• Standardintegration über Business Connectivity Services (BCS)• Mapping Service• Berechtigungen
SharePoint Integrationslösungen Wilken ECM RIA Web Client in SharePoint WebParts für diverse Anforderungen Wilken ECM Funktionen zu 100% als Web Services Kundenindividuelle Lösungen
SHAREPOINT CONNECTOR
28
SHAREPOINT CONNECTOR
29
SHAREPOINT CONNECTOR
30
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
31
ELEKTRONISCHE AUFBEWAHRUNG
IST PFLICHT
NACH GOBD (FRÜHER GDPDU)
Mail-Server- Performance- SOX, EuroSOX
- Keine Akteneinbindung
Mail-Client- GoBD konform im Kontext- Mitarbeitereinbindung
- Für „alle“ sichtbar in Akte
Wer sieht was ? Berücksichtigung Postgeheimnis
E-MAIL-ARCHIVIERUNG UNTERSCHIEDLICHE ANSÄTZE
32
WILKEN ECM OUTLOOK INTEGRATION / EXCHANGE INTEGRATIONE-MAIL-ARCHIVIERUNG
Interaktive Ablage von Outlook E-Mails• Ablage als *.msg- oder PDF-Datei• Ablage der ausgehenden E-Mail bei „Senden…“• Umwandlung von Nachricht und Anhänge in PDF und Zusammenführen
zu 1 PDF-Dokument (Voraussetzung PDF Druckertreiber)• Anhänge können als einzelne Dokumente abgelegt werden• Verknüpfung von E-Mails zu Anhängen• Definierbar, ob nach Ablage Verknüpfung zu Wilken ECM
Dokument gemacht wird (nach Ausräumen des E-Mails)
Exchange.Mailbox und Journal• Server-basierende Übernahme• Konfigurationsanwendung für Administratoren• Journalisierung (für Compliance-Zwecke)
• alle ein-/ausgehenden E-Mails• Standardschnittstelle von Microsoft
• Postfächer (für Prozesszuordnung)• Übernahme E-Mails nach Kriterien• automatisierte Indizierung (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Größe usw.)• indiv. Module (z.B: für Zuordnung Kunde)
33
E-MAIL-ARCHIVIERUNG OUTLOOK E-MAIL-ABLAGE
34
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
• Automatische und interaktive Ablage aus beliebigen Notes-Datenbanken• Auswahlmöglichkeit
• nur Notes-Dokumente• nur Anhänge• beides
• Detaillierte Protokollierung der Exportläufe• Einfache Konfiguration mittels Konfigurationsprofilen• Individuelle Zeitsteuerung
• Zeitpunkt oder Schedule
WILKEN ECM NOTES ARCHIVER
35
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Anwendungsmöglichkeiten
• Intelligente Suche (thematisch, synonym, mehrsprachig) • Langfristige Archivierung von Notes-Dokumenten und deren Anhänge• Entlastung von Notes-Datenbanken
Ablage ins Dateisystem
Mailarchivierung ist in folgenden Varianten möglich:
• Regelbasierte Archivierung vor Zustellung im Postfach Compliance nach Zustellung im Postfach qualifizierte Nachindexierung durch Benutzer möglich !
• Interaktive Archivierung nach Zustellung im Postfach qualifizierte Indexierung durch Benutzer möglich
WIKEN ECM NOTES ARCHIVER
36
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Technik
• Implementierung als native Domino Lösung KEINE Clientinstallation
• direkte TCP/IP Kommunikation• alle Domino Server und Client Versionen ab 7.0.2• Unterstützung Domino Clusterumgebung• KEINE zusätzlichen Archiver und Datenbank Server notwendig (Budget und Wartung)• Single Instance Archivierung• Optionale PDF Konvertierung von Dokument und / oder Anhängen (erfordert Windows Gateway)
WILKEN ECM NOTES ARCHIVER
37
WILKEN ECM NOTES ARCHIVER - INTERAKTIVE ARCHIVIERUNGE-MAIL-ARCHIVIERUNG
38
E-MAIL-ARCHIVIERUNGWILKEN ECM NOTES ARCHIVER - NACHINDEXIERUNG
39
E-MAIL-ARCHIVIERUNGWIKEN ECM NOTES ARCHIVER
40
BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
41
WILKEN BPM SUITE
42
Erfassung Belegerkennung Digitale Prozesse ERP / Fibu
Dispo Kontieren Genehmigen
Workflow-Start
Validierung
Datenabgleich
OCR-Verarbeitung
Bildaufbereitung
Klären Differenzen u. a.
Ref
eren
zdat
en
Rechnung ohne Bestellungen
Rechnung mit Bestellungen
Wilken ECM / Rechnungseingangsbuch
WILKEN BPM DIGITALE RECHNUNGSPRÜFUNG
43
GOBS-ZERTIFIKAT
44
BARC - FACHSTUDIE