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Willkommen an Bord! Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtig einbinden

Willkommen an Bord!...Weiterbildungen Stimmen Sie die erforderlichen Weiterbildungen mit den Wei-terbildungswünschen ab. So zeigen Sie, dass Sie die berufliche Weiterentwicklung fördern

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Page 1: Willkommen an Bord!...Weiterbildungen Stimmen Sie die erforderlichen Weiterbildungen mit den Wei-terbildungswünschen ab. So zeigen Sie, dass Sie die berufliche Weiterentwicklung fördern

Willkommen an Bord!

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtig einbinden

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Phasen bei der Einbindung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Vorbereitungs-phase

Der erste Arbeitstag

Orientierungs-phase

Lern- und Integrations-

phaseInte

grat

ion

Zeit

Die strukturierte und systematische Einbindung ist sehr wichtig für den langfristigen Verbleib Ihrer neuen Beschäftigten in Ihrem Unter-nehmen. Durch verschiedene Maßnahmen unterstützen Sie ein gutes Betriebsklima und ermöglichen es Ihren neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch, schnell produktiv zu sein.

In dieser Broschüre erhalten Sie einen Überblick darüber, was eine gute Integration neuer Beschäftigter umfasst. Außerdem bekommen Sie Anregungen, wie Sie Ihren Mitarbeitenden von Anfang an das Gefühl geben, bei Ihnen genau richtig zu sein.

Ihr Unternehmen ...

… bindet seine Beschäftigten und hat weniger Kosten durch Neueinstellungen

… fördert die Loyalität und das Engagement seiner Beschäftigten

… vermittelt Professionalität und Wertschätzung durch eine gut vorbereitete Einarbeitung

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Ebenen der Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

fachlich

sozial

wert-orientiert

Aneignen von Wissen über • das Unternehmen• die internen Strukturen• die Aufgaben• relevante Kontaktpersonen

• Kennenlernen sozialer Kontakte (Mitarbeitende, Vorgesetzte, Kundschaft)• Emotionales Abholen der neuen Beschäftigten• Unterstützung bei der Entwicklung eines Wir-Gefühls • Die neuen Beschäftigten erarbeiten sich ihre eigene Position im

Unternehmen

Vermittlung durch das im Alltag Er- und Vorgelebte, z.B. durch• Umgangsformen • Unternehmenskultur • Leitbilder

Die Berücksichtigung aller Integrationsebenen ist wichtig, um Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern und nachhaltig an Ihr Unternehmen zu binden.

Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ...

… sind aufgrund Ihrer Wertschätzung motiviert

… sind früher produktiv

… entwickeln eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen

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Die Vorbereitungsphase

Zeitraum:Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag

Ziel: Die Basis für eine gute Einarbeitung wurde geschaffen. Die Beschäftigten sind informiert und die Zuständig- keiten klar verteilt.

Unser Tipp:Achtung, dieser Zeitraum ist be-sonders durch Unsicherheit geprägt. Kommunikation ist das A und O. Lassen Sie den Kontakt niemals ab-reißen!

Maßnahme Erläuterungen und Beispiele

Information an die Beschäftigten

Sobald die Neueinstellung feststeht, sollten Sie Ihre Mitarbeiten-den informieren, um Störungen des Betriebsklimas zu vermeiden.

Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Bedenken Sie: Passwörter, Zugänge, Schreibtischausstattung, Visitenkarten, Namensschild, Blumen/Willkommensgruß am ersten Arbeitstag.

Bestimmung einer Patenschaft

Die Patenschaft sollte freiwillig übernommen werden. Bedenken Sie Faktoren wie gemeinsame Interessen, das Alter und Arbeits- bereiche. Räumen Sie genügend Zeit für diese Aufgabe ein.

Begrüßungs-schreiben

Mögliche Inhalte: Arbeitsbeginn, notwendige Unterlagen, Park-möglichkeiten. Versenden Sie das Schreiben, ggf. zusammen mit der Willkommensmappe, sobald Sie den unterschriebenen Vertrag zurückerhalten haben.

Willkommens-mappe

Mögliche Inhalte: Informationen zum Unternehmen, Vorstellung des Teams, Wissenswertes von A-Z, Termine, Angebote in der Um-gebung.

Ablaufplan für den ersten Arbeitstag

In Abstimmung mit der entsprechenden Abteilung. Überfordern und unterfordern Sie Ihre neuen Mitarbeitenden nicht. Senden Sie den Plan vor dem ersten Arbeitstag zu.

Einarbeitungs-plan für die ersten Wochen

Als roter Faden für die ersten Wochen. Der Plan sollte in Abstim-mung mit der entsprechenden Abteilung erstellt werden. Bedenken Sie dabei auch regelmäßige Gesprächstermine.

Teamevents Laden Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. So können sie ihre neuen Kolleginnen und Kollegen bereits kennenlernen.

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Der erste Arbeitstag

Maßnahme Erläuterungen und Beispiele

Begrüßung Durch die Geschäftsleitung oder Vorgesetzte – das vermittelt Wert-schätzung. Binden Sie die Paten mit ein.

Führung durch den Betrieb

Beachten Sie, welche Räume und Wege besonders wichtig sind. Bedenken Sie auch Hinweise zu Pausenräumen und Toiletten.

Vorstellungsrunde Unterstützend können Fotos der Kolleginnen und Kollegen in der Willkommensmappe sein.

Einführungs-gespräch

Durch Vorgesetzte. Heißen Sie Ihre neuen Beschäftigten will-kommen und geben Sie ihnen einen Überblick über die ersten Wochen und Ihre Erwartungen in dieser Zeit. Nutzen Sie dafür den Einarbeitungsplan.

Einarbeitung Bieten Sie wichtige Informationen proaktiv an, um das lästige „Was ist wo?“ zu ersparen. Dazu gehören auch EDV-Grundlagen und betriebsinterne Systeme. Beziehen Sie hierbei Ihre Belegschaft mit ein.

Organisatorisches Passwörter, Schlüsselübergabe, Erklärung der Alarmanlage usw.

Mittagessen Klären Sie vorab, mit wem die neuen Beschäftigten ihre Mittags-pause verbringen können. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn die Beschäftigten neu in der Stadt/dem Ort sind.

Feedbackgespräch Setzen Sie sich kurz zusammen und erkundigen Sie sich nach dem ersten Tag. Was lief gut, was weniger gut? Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeitenden mit einem guten Gefühl nach Hause gehen.

Ziel: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben einen guten ersten Eindruck und gehen mit dem Gefühl nach Hau-se, sich mit ihrem Arbeitsplatzwech-sel richtig entschieden zu haben.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, Ihre neuen Beschäftigten weder zu über- noch zu unterfordern. Vermitteln Sie die wichtigsten Informationen und gehen Sie strukturiert vor. Heute steht die soziale Integration im Vordergrund.

Botschaft:„Wir freuen uns, dass Sie da sind!“

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Die Orientierungsphase

Zeitraum:Erster Arbeitstag bis etwa 3. Monat

Ziel: Gegenseitiges Kennenlernen. Die Beschäftigten werden in ihre neuen Aufgaben eingeführt.

Botschaft: „Werden Sie Teil unseres Betriebs!“

Maßnahme Erläuterungen und Beispiele

Regelmäßige Mitarbeiter-gespräche

Klären Sie folgende Fragen: Was läuft gut? Was läuft weniger gut? Wo gibt es Unterstützungsbedarf? Stecken Sie die gegenseitigen Erwartungen ab.

Teambuilding Fördern oder initiieren Sie Maßnahmen, die sich positiv auf die soziale Integration auswirken, z.B. Teamsport.

Weiterbildungen Stimmen Sie die erforderlichen Weiterbildungen mit den Wei-terbildungswünschen ab. So zeigen Sie, dass Sie die berufliche Weiterentwicklung fördern möchten und vermitteln Wertschätzung. Bedenken Sie auch Fördermittel für Weiterbildungen.

Beurteilung durch Dritte

Sprechen Sie regelmäßig mit den Paten und den direkten Kollegin-nen und Kollegen. Sie können die Weiterentwicklung ihrer neuen Kolleginnen und Kollegen am besten beurteilen. Achten Sie darauf, dass sich die neuen Beschäftigten nicht hintergangen fühlen.

Wissen über das Unternehmen

Unterstützen Sie Ihre neuen Mitarbeitenden dabei, sich mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen vertraut zu machen, auch wenn dies nicht direkt ihr Arbeitsfeld betrifft. Das hilft ihnen, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und ist wichtig für Ihre Außen-wirkung.

Kennenlernen der Kundschaft

Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeitenden für sie wichtige Kundinnen und Kunden kennenlernen. Das macht den Griff zum Telefonhörer leichter.

Vertiefte Einarbeitung

Delegieren Sie die vertiefte Einarbeitung an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen und halten Sie regelmäßig Rücksprache.

Beurteilungs- gespräch am Ende der Probezeit

Dieser Tag ist ein Meilenstein. Vereinbaren Sie den Termin recht-zeitig und geben Sie konkretes Feedback. Geben Sie auch Ihren Beschäftigten genügend Zeit zu berichten. Begründen Sie Ihre Entscheidung für oder gegen eine weitere Zusammenarbeit.

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Die Lern- und Integrationsphase

Zeitspanne:Ab ca. 3 Monaten

Ziel: Ihre neuen Mitarbeitenden fühlen sich als Teil des Teams und bauen eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen auf.

Botschaft: „Wir möchten Sie als vollwertiges Mitglied unseres Teams!“

Maßnahme Erläuterungen und Beispiele

Übertragung von Verantwortung

Die Mitarbeitenden sollten nun mehr Umsetzungsverantwortung bekommen und Eigeninitiative zeigen.

Teilnahme an Weiterbildungen

Fördern Sie die Stärken Ihrer Beschäftigten. Durch passgenaue Angebote können fehlende oder veraltete Kenntnisse kompensiert werden. Lassen Sie sich die Weiterbildung fördern.

Teamintegration Fördern Sie auch weiterhin die soziale Integration bspw. durch gemeinsame sportliche Aktivitäten.

Wissens-vermittlung

Stellen Sie sicher, dass die neuen Beschäftigten das für sie notwendige Wissen vermittelt bekommen. Denken Sie dabei auch an Weiterbildungen.

Projektarbeit und Arbeitsgruppen

Geben Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit, in Projekten mitzuarbeiten. Das schafft Abwechslung im Arbeitsalltag und gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Ideen einzubringen. Ein frischer Blick von außen kann wichtige Impulse bringen.

Feedback-gespräche

Durch regelmäßigen Austausch können Sie Ihre gegenseitigen Erwartungen abstecken und bekommen einen Einblick über die Weiterentwicklung Ihrer neuen Mitarbeitenden.

Berufliches Netzwerken

Das gegenseitige Kennenlernen erleichtert die Zusammenarbeit im beruflichen Kontext und fördert den Informations- und Erfahrungs-austausch.

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Unsere Tipps!

Standardisieren

Sie den Ein-

arbeitungspro-

zess – Das sorgt

für Fairness und

spart Zeit

Bedenken Sie

alle Integra-

tionsebenen –

So fördern Sie

die emotionale

Bindung Ihrer

Mitarbeitenden

an den Betrieb

Fördern Sie die

Stärken von

Anfang an – Das

sorgt für Motiva-

tion und optima-

len Personalein-

satz

Geben Sie Orien-

tierung – Ihre

Beschäftigten

kennen ihren

Mehrwert für das

Unternehmen

von Anfang an

in FL und SL:

Heike Kaiser 04841 6685 11 [email protected]

Diana Wieben 04841 6685 [email protected]

in NF:

Christina König04841 6685 [email protected]

Ihre Ansprechpartnerinnen bei der Wirtschaftsförderung Nordfriesland:

Weiterbildungs- und Fördermittelberatung

Fachkräfteberatung

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Wirtschaftsförderungsgesellschaft Nordfriesland mbHSchloßstraße 7 · 25813 Husum · T +49 4841 6685-0 · F +49 4841 6685-16E [email protected] · www.wfg-nf.de

Inhaltliche Konzeption und Umsetzung: Lena Pauls M.A., Weiterbildungsforschung und Organisationsentwicklung

Beruf & Bildung Digitale Wirtschaft Existenzgründung Erneuerbare Energien Fördermittel Gewerbeflächen

Diese Broschüre wurde im Rahmen der Aktivitäten zum Willkommensservice innerhalb des Projektes Fit4Jobs@WaddenC erstellt. Es wird gefördert durch Interreg Deutschland-Danmark mit Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung. Erfahren Sie mehr über Interreg Deutschland-Danmark unter www.interreg5a.eu