Wirksames Zeitmanagement und Arbeitstechnik Zeitmanagement und Arbeitstechnik für Schulleiterinnen und Schulleiter Johannes Breitschaft, lic.oec.HSG pädagogische hochschule zürich

pädagogische hochschule zürich

Wirksames Zeitmanagement und Arbeitstechnik

für Schulleiterinnen und Schulleiter

Johannes Breitschaft, lic.oec.HSG


WEITERBILDUNG UND FORSCHUNG

Johannes Breitschaft 2

… die heutige Zeit….

Seit 1989 (Fall der Mauer) ist eine enorme Beschleunigung erfolgt: durch technische und soziale Vernetzung, freien Kapitalfluss und gestiegene Wahlmöglichkeiten sind individuelle Anforderungen an den Menschen enorm gestiegen. Lübbe (1998) spricht in diesem Zusammenhang von „Gegenwarts-schrumpfung“.

Auch in der Schule ist eine Verkürzung der Zyklen zu beobachten als Beispiel der Lehrplan: der erste Lehrplan der Schulgeschichte, der ägyptische Kemnat hatte eine Gültigkeitsdauer von ca. 1000 Jahren, im 19. Jhr hielten die Lehrpläne noch über eine Generation, in den 60-er Jahren waren es ca. 15 Jahre, inzwischen sind wir schon unter 10 Jahren angelangt (Scheunpflug 2008)




Ich

wissen wollen

könn

endürfen

Orientierung

Zeitkom

pete

nz

Methoden / Tools

Rolle

n

In Anlehnung an Jäger, 2000

… erfordert einen persönlicher Orientierungsraster

Kontext




ICH – Personale Aspekte

Winkler, 2008

Beziehungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:

stärkere sachliche Vertiefung, bei etwas dranbleiben (ohne jem. gefallen zu wollen), bei starker emotionaler Belastung auf Meta-Ebene wechseln, dem Druck bei neuartigen Aufgaben standhalten, Beobachtungsgabe schärfen und objektiv kritischer sein, bei Problemen spezifizieren und lösungsorientierte Ansätze wählen.

Handlungstyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:

Zeit nehmen, Geniessen, Gefühle zeigen, Spontan für andere sein, Vertrauensvorschuss für Arbeit anderer, ehrliches Interesse für den anderen zeigen, offener gegenüber eigener Schwächen werden, es gut sein lassen (mehr Anstrengung bringt nicht mehr Erfolg)

Sachtyp – gesunde Entwicklungsschwerpunkte:Sich in Details und Grundlagen nicht verlieren, mehr Tatkraft und proaktives Vorgehen, mehr Entscheidungsfreude, sich mit anderen vernetzen, sich von…. zu trennen, schafft Raum für Neues




Orientierung – Werte und Überzeugungen

• „innere Antreiber“-„Sei immer liebenswürdig!“, „Mach es allen recht!“, „Gefalle den andern!“-„Sei immer perfekt!“, „Mach keine Fehler!“-„Sei immer stark!“, „Beiss die Zähne zusammen!“, „Zeig keine Gefühle!“-„Mach immer schnell!“, „Beeil dich!“, „Schau immer vorwärts!“-„Streng dich immer an!“, „Müh dich bis zum letzten ab!“

• die verinnerlichten Erwartungen anderer• die eigenen Wünsche und Sehnsüchte• die Gewohnheiten• die vermeintliche Notwendigkeiten• die vermeintlichen Wichtigkeiten

Was treibt uns an … und was bremst uns?




Orientierung

Lebenssinn (Mission)

Werte und Überzeugungen

Lebensbild (Vision)

Ziele

Planung

Konkrete Aktivitäten

Erfolg In Anlehnung an Jäger, 2000




Orientierung – Lebensphasen / Mission




Rollen – äussere und innere




ZeitkompetenzA complete breakfast –in 5 seconds!




Regelkreis als Orientierungshilfe (Standortbestimmung)

Deister, 2005




Zielorientierung: Zeitnutzung -Wichtigkeit der Aufgaben und 80/20% als Leitprinzip

Viele Manager sind, wie W. J. Reddin es ausdrückt, zu stark tätigkeitsorientiert (Effizienz) und zu wenig zielorientiert (Effektivität):

Tätigkeitsorientierung im Vergleich zu Zielorientierung

(Effizienz) (Effektivität)

-Dinge richtig zu tun anstatt die richtigen Dinge zu tun

-Probleme zu lösen anstatt kreative Alternativen zu schaffen

-Mittel zu bewahren anstatt die Mittelnutzung zu optimieren

-Pflichten zu befolgen anstatt Ergebnisse zu erzielen

-Kosten/Input zu reduzieren anstatt den Gewinn/Output zu erhöhen

www.wjreddin.co.uk




Zielorientierung: was jede FK wissen sollteVoraussetzungen langfristig produktiver Zeitnutzung

1. Weiss ich, was von mir in der Arbeit erwartet wird?2. Habe ich das richtige Material und Tools, die ich brauche, um meinen Job gut zu machen?3. Kann ich an meinem Arbeitsplatz das machen, was ich wirklich gut mache?4. Habe ich in der letzten Woche Anerkennung oder Lob für meine gute Arbeit bekommen?5. Gibt es jemand, wie zum Beispiel mein Vorgesetzter oder jemand anderer, der sich persönlich um mich kümmert?6. Gibt es jemand am Arbeitsplatz, der mich in meiner Weiterentwicklung ermutigt?7. Kann ich meine Meinung am Arbeitsplatz einbringen?8. Ist mir das Ziel des Unternehmens bekannt und habe ich das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist?9. Sind meine Kollegen auch für ständige Verbesserung bemüht?10. Habe ich einen guten Kollegen / Kollegin am Arbeitsplatz?11. Hat in den letzten 6 Monaten jemand mit mir über meine Fortschritte gesprochen?12. Habe ich am Arbeitsplatz die Möglichkeit zu lernen und zu wachsen?

Indikatoren zur Wirksam-keit und Zufriedenheit von Arbeit-nehmenden (Gallup-Resarch)

Buckingham/Coffman, 2001




Planung: Wochenplanungs-Schema nach Covey




Planung: TagesarbeitsplanungALPEN-Methode

A: Aufgaben und Ideen sofort notieren

Machen Sie Ihr Gehirn frei vom Ballast der Routineaufgaben. Immer wenn Ihnen eine Idee, eine Aufgabe oder ein Verbesserungsvorschlag kommt - schreiben Sie ihn/sie auf (=Anti-Grübel-Methode). Trennen Sie gleich zu Beginn Wünsche und Machbares.

L: Länge des Zeitbedarfes schätzen

Jede Aufgabe nimmt sich soviel Zeit, wie Sie ihr lassen! Legen Sie bewusst konkrete Vorgabezeiten für Ihre Aufgaben fest. Damit gewinnen Sie Übersicht und können sich besser auf die momentane Aufgabe konzentrieren. Sie lassen sich automatisch weniger ablenken und setzen sich keine unrealistischen Ziele für den Tag.

P: Pufferzeiten einplanen

Nicht alles lässt sich einplanen - meist kommt es doch anders, als man denkt. Unvorhersehbares, Störungen, plötzliche Probleme lassen sich pauschal über Pufferzeiten einplanen. Ihre Pufferzeiten sind positionsabhängig. Ermitteln Sie Ihre Pufferzeiten an Hand der Störquellenanalyse, sie sollte am Anfang jedoch nicht unter 30% betragen. Nutzen Sie für ungenutzte Pufferzeiten Ihre Aktivitätenliste aus Ihrem Zeitplanbuch.

E: Entscheidungen über Prioritäten treffen

Der grösste Zeittyrann ist die „Dringlichkeit“. Beginnen Sie, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit einzuschätzen. Die Aufgaben, die sowohl für die Organisation, als auch für Sie persönlich am wichtigsten sind, sollten absoluten Vorrang geniessen.

N: Nachbereiten des Tages

Nehmen Sie sich jeden Abend 10-15 Minuten Zeit und bereiten den vergangenen Tag nach und den folgenden Tag vor.




Planung: ArbeitsmethodikAuseinanderhalten der Task-Kategorien

Halten Sie optimalerweise die folgenden Kategorien auseinander:

• Termin: Hat zwingend ein Datum und eine genaue Uhrzeit (z.B. Montag, 20.2.2005, 16.30 Uhr)

• Aufgabe (Pendenz): Ist immer mit einem Erledigungsdatum versehen, ohne Uhrzeitangabe (z.B. Huber Max anrufen 16.2.2005) / Kategorien: A-Aufgaben werden in sich priorisiert; d.h. A1, A2, A3 usw; die B-Aufgaben werden neu terminiert; die C-Aufgaben in jedem Fall zu gleichartigen Blöcken zusammengefasst, delegiert oder – noch besser – wandern in den Papierkorb.

• To do: Hier ist nur eine Tätigkeit bzw. Aufgabe beschrieben, welche innerhalb der nächsten Zeit erledigt werden muss (ohne Verfalldatums-angabe).




Entscheidungen: Prioritäten beim Arbeitseingang




Entscheidungsbaum bei Tätigkeiten (verfeinert) zur Zeitersparnis

Notwendig? Nein Eliminieren

Ja

Selbst? Nein Delegieren

Ja

Wiederkehrend? Ja Standardisieren

Nein

Einfacher? Ja Rationalisieren

Nein

Jetzt? Nein Terminieren

Ja

Arbeit ist von mir jetzt zu erledigen!




Realisation und Organisation: Zeitfresser

Zeitmangel ist häufig ein Symptom für ....

unklare Ziele

• keine Prioritäten

• keine ausreichende Planung

• keine konsequente Selbstdisziplin

• Unentschlossenheit

• Versuch, zu vieles auf einmal zu erledigen

• Nicht nein sagen können

• keine genügende Abstimmung mit anderen im Team

• keine Delegation

• endlose Besprechungen

• Unangemeldete Besucher

• „ständiges Krisenmanagement“

Ansatzpunkte: - Zeitplanung und

Arbeitsmethodik- Persönlicher

Arbeitsstil- Störungen durch

andere- Persönliche

Schwachstellen- Innerbetriebliche

Zusammenarbeit




Realisation und Organisation: Zeitfresser eliminieren - Zusammenfassung

a) Nur wenn Sie Ihre persönlichen „Zeitfallen“ genau kennen, können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern.

b) Nutzen Sie Rituale als Stabilisatoren im Tagesablauf.

c) Arbeiten Sie ab sofort mit der Eisenhower-Matrix. Nur so gelingt es Ihnen, alle Aufgaben in der richtigen Prioritäten-Reihenfolge zu bearbeiten. Arbeiten Sie in Zeitblöcken.

c) Investieren Sie Zeit und Ruhe, um Ihre geschäftlichen und privaten Ziele festzulegen. Es lohnt sich! Beachten Sie: Ein Mensch ohne Ziel ist wie ein Schiff ohne Kurs.

d) Arbeiten Sie konsequent mit Jahres-, Wochen- und/oder Tagesplänen. Prüfen Sie dabei in regelmässigen Abständen, ob Sie noch auf „Erfolgskurs“ sind. Machen Sie auch einen Termin mit sich selbst.

e) Verabschieden Sie sich frühzeitig von dem Gedanken, alles selbst machen zu wollen. Lernen Sie zu delegieren.

f) Schaffen Sie Ordnung und behalten Sie die Übersicht!

g) Arbeiten Sie an Ihren Schwächen, die sich als Zeitfresser auswirken.

h) Oft ist weniger mehr. Vermeiden Sie Perfektionismus!

i) Machen Sie den Papierkorb zu Ihrem besten Freund.




Realisation und Organisation: Zeitfresser eliminieren – Morgenritual

Rituale vereinfachen das Leben.

Beginnen Sie am Morgen immer gleich:

- Innere Haltung überprüfen – sich positiv polen

- vor der Arbeit mit neutralem Ritual beginnen

- Termine: Agenda / Organizer überprüfen

- Aufgaben: Welche Aufgaben (mit Datumsangabe) sind für heute notiert und zu erledigen?

- Termin-Wiedervorlage (Pendenzen): Welche Projektvorlagen befinden sich in der Wiedervorlage? Diese nach A1, A2, A3 priorisieren, B-Aufgaben terminieren, C-Aufgaben zu gleichartigen Blöcken zusammenfassen.




Realisation und Organisation: Zeitfresser eliminieren – Sägeblatt-Effekt verringern

Bei dauernden Störungen oder bei eigener Unterbrechung der Arbeit tritt der so genannte Sägeblatt-Effekt auf. Addiert man diese Leistungsverluste, so können bis zu 28% der zur Verfügung stehenden Zeit verloren gehen. Aber nicht nur das. Weitere Folgen des Sägeblatt-Effekts sind Leistungsverlust, Fehler, Doppelarbeit, Stress und Nervosität.

Fassen Sie Blöcke gleichartiger Arbeit zusammen. Es erspart Ihnen Zeitverlust und trennt reaktive/aktive von kreativer Zeitnutzung.




Realisation und Organisation: Zeitfresser eliminieren – Nein-Sagen lernen

Wie Sie Ihre Ablehnung höflich formulieren - Checkliste zum Nein-Sagen

• Bitten Sie um Bedenkzeit, wenn Sie unsicher sind, ob Sie ja oder nein sagen möchten

• Sprechen Sie bestimmt, aber freundlich

• Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen des anderen, aber lehnen Sie deutlich ab, wenn Sie etwas nicht machen möchten

• Sagen Sie klar, was Sie wollen

• Bitten Sie Ihren Gesprächspartner um Verständnis für Ihre Lage

• Erklären Sie, wenn möglich, warum Sie etwas nicht machen können oder wollen

• Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie es möchten

• Gebrauchen Sie keine Ausreden oder Notlügen

• Machen Sie anderen klar, dass Ihr „Nein“ sich nur auf die Sache bezieht und nichts mit der Person zu tun hat. Damit sorgen Sie vor,dass die emotionale und die rationale Gesprächsebene nicht verwechselt oder vertauscht wird.

• NEIN sagen: Ihr Kalender ist Ihr bester Verbündeter!




Realisation und Organisation:Zeitfresser eliminieren – Aufschieberitis bekämpfen

Unerledigtes belastet:

- schlechtes Gewissen

- Aufregung über Termindruck

- Schuldgefühle und Ängste

Strategien gegen Aufschieberitis

- Gleich heute mit der persönlichen Kampagne gegen Aufschieberitis beginnen

- Bestandesaufnahme machen: Welche Aufgaben sind „Schiebeaufgaben“?

- Prioritäten setzen (nicht entlang der Lieblingsaufgaben)

- Unangenehme „Schiebeaufgaben“ in der gleichen Prioritätenkategorie immer zuerst erledigen

- Eine neue Aktivität erst dann beginnen, wenn „Schiebeaufgabe“ komplett erfüllt wurde

- Beantworten der Frage: Was mich an dieser Aufgabe doch reizen könnte




Realisation und Organisation: Zeitfresser eliminieren – Delegieren

Wer �� Personen

Macht was �� Aktivität / Massnahme

Wie �� Umfang / Methode / Detail

Wozu �� Begründung / Motivation / Sinn

Bis wann �� Termine zur Kontrolle

1. Betrachten Sie Delegation als wichtige Investition zur Steigerung der Organisationsintelligenz und zur Entlastung Ihrer Zeitfresser.

2. Geben Sie der Delegation den nötigen Rahmen: Nicht „zwischen Tür und Angel“.

3. Erklären Sie zunächst kurz, worum es geht, und fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach dessen Kenntnisstand in der Sache. Geben Sie Anweisungen vollständig und Schritt für Schritt – unter Berücksichtigung des Kenntnisstandes Ihres Mitarbeiters; d.h. die Ausführungsart kann individuell stark vorgegeben sein.

4. Motivieren Sie: Erläutern Sie Sinn und Zweck der Tätigkeit und warum das Arbeitsergebnis für die Organisation oder für den Prozess wichtig ist.

5. Lassen Sie sich rückversichern ob alle Informationen in Ihrem Sinne verstanden wurden.

6. Machen Sie zu gegebener Zeit eine Stichprobe, damit noch vorhandene Mängel nicht erst nach Beendigung der Aufgabe sichtbar werden.

7. Lassen Sie sich die Beendigung der Arbeit melden. Prüfen und besprechen Sie sachlich das Arbeitsergebnis.




Realisation und Organisation:Arbeitsmethodik

• Exakte Bestimmung der Informationsbedarfes

• Selektion der Information

• Ordnungssystem und Ablage

• Techniken im Umgang mit der Informationsflut, die zu bearbeiten ist




Realisation und Organisation: ArbeitsmethodikUmgang mit Information und Ablage

Vom Volltischler zum Leertischler: Ausschliesslich Unterlagen auf dem Tisch, an denen gerade gearbeitet wird.

Konsequentes Unterscheiden zwischen Hol- und Greiffläche!Ordnen hat Vorrang vor Bearbeiten!

Zum Leertischler werden: Konsequentes Reorganisation: Frage bei jedem Schriftstück: „Wann werde ich diesen Vorgang abschliessend erledigen?a) Sofort tun (weniger als 5 Min.; für

alles andere -> Terminb) Eintrag im Tagesplan / Termin für

die nächsten Tagec) Aktivitätenliste / To-do‘s

nahe Holfläche mit : - Eingangs- / Ausgangskorb- Aktuelle Projektsteuerung- Sofort handeln - Wiedervorlage/Pendenzen




Realisation und Organisation: ArbeitsmethodikUmgang mit Information und Ablage

Grundsätzliche Ablagekriterien beim Arbeiten: 1. Projekte (Kunden/Lieferanten A-Z)2. Dokumentation(A-Z)3. Wiedervorlage/Pendenzen

3 Möglichkeiten:- stapeln (Stapelablage)- stellen (Ordner / Stehsammler)- hängen (Hängemappen, -sammler, -hefter)

Wichtigste Regel heute:Papier muss stehen!

Intelligentes Ablagesystem je nach Art der Ablage: Aber durchgängig und konsequent!

Stehmappenregistratur hat grosse Vorteile: An jeder Station lässt sich Mappe verwenden,im Schreibtisch-Unterbau, im Hängezug Ihres Büroschranks, selbst im Archivregal (in der Spezialbox)

Was?Wozu?Wie lange?Wie?Wo?




Realisation und Organisation: ArbeitsmethodikUmgang mit elektronischen Dokumenten

Tipps:- Gleiche elektronische Ablage wie in Papierform- Dokumentvorlagen erstellen (als Dokumentvorlage oder in

Favoritenordner)- Dokumente schnell suchen (Windows-Taste + f)- Unterbrechungen im Arbeitsfluss führen zu Ineffizienz: keine Störung

durch eingehende Mails über Extras>Optionen>Einstellungen>E-Mail-Optionen>Erweiterte E-Mail-Optionen

- Signatur im E-Mail anhängen inkl. Hinweismöglichkeit (auch bei Antwort)- Kennzeichnen der Betreffzeile: I: ... = Information; A: ...= Aktion verlangt- Angabe „keine Beantwortung notwendig“, um unnötigen Mailverkehr mit

„danke“/“bitte gern geschehen“ zu vermeiden- Klar auf einzuhaltende Termine hinweisen: „ich erwarte bitte Antwort

bis…., aufgrund….“Folgende Stufen stehen zur Verfügung: 1. Kontrolltermin in der Agenda eintragen2. Wichtigkeit auf hoch stellen3. Dringend im Betreff vermerken4. Empfangsbestätigung anfordern5. Telefonisch nachfassen

- Vor dem Versand das E-Mail auf ZEIT-Eselsbrücke überprüfen: Z=Ziel, E=zu erledigende Aufgabe klar, I=alle Infos erhalten, T=treffender Betreff / Termin




Realisation und Organisation: ArbeitsmethodikUmgang mit elektronischen Dokumenten

Tipps:• Kein E-Mail-Verkehr bei:

• unangenehmen Nachrichten• heiklen oder komplexen Themen• vertraulichen Mitteilungen• Konflikten• dringenden Angelegenheiten (nur in Verbindung mit Telefonaten

u.ä.)• Bei Abwesenheit von mehr als 1 Tag: Abwesenheitsmelder installieren• Mails innert 48 Stunden beantworten oder Meldung, wann Antwort erwartet

werden darf• Regeln von andern im E-Mail-Verkehr einfordern („ich bitte Sie, ….., da es

unsere Zusammenarbeit vereinfacht“)• Arbeit mit Funktionalität von Outlook: z.B. Fähnlein (Art der Nachricht, wie

z.B. to do, ich erwarte Antwort, Info, Achtung!)), zur Nachverfolgung (im Suchordner alle Mails, bei denen noch etwas zu tun ist), Ablage in Themenordner, mit Erinnerung versehen




Realisation und Organisation: Umgang mit Gesprächspartnern

Systematische eigene Gesprächsvorbereitung: Thema/Teilnehmende/Termin/Ort1. Was muss ich bis zum Termin erledigt haben und mitbringen2. Was ist mein Hauptziel der Besprechung3. Welche Punkte müssen/könnten zur Sprache kommen4. Welche Entscheidungen müssen/können getroffen werden?5. Was MUSS ich erreichen? (Mussziel) 6. Was MÖCHTE ich erreichen? (Wunschziel)7. Was muss ich vermeiden?8. Was muss ich über meine Gesprächspartner wissen?9. Was werden meine Gesprächspartner zu erreichen suchen?10. Welche Ziele decken sich? 11. Wo liegen mögliche Zielkonflikte?12. Wie kann ich auf erwartete Einwände reagieren?13. Wie kann ich Gemeinsamkeiten schaffen?

Love it, change it, compensate it orleave it

+ oder – oder 0 oder ?



Aktivitäten zur Veränderung

Was ich zurück erhalte von meinem persönlichen Investment

Einschätzung wie mein pers. Investment beim Anderen ankommt

Mein pers. Investment an Zeit, Kraft, Energie

Beziehung zu

CheckBeziehungs-management

Gespräche vorbereiten und

steuern




Kontrolle

Persönliche Tagesschau am Ende des Tages:

Womit bin ich zufrieden?Was habe ich geleistet und erreicht?Wo habe ich positiv auf andere gewirkt und meiner Umwelt etwas gegeben?Wie effektiv und effizient war ich heute?Wer oder was hat mir heute Freude bereitet?Wo hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht?

Was hätte ich anders oder besser machen können?Wo habe ich mich unwohl gefühlt?Wo wäre ich als Chef, Kollege, Mitarbeiter nicht zufrieden mit mir?Wo hätte ich angemessener reagieren können?Wo hätte ich effektiver und effizienter sein können?

Was nehme ich mir für morgen vor?Welche unerledigten Aufgaben von heute übertrage ich auf morgen?Was nehme ich mir speziell für morgen vor?Was tue ich mir morgen Gutes?




Tetraeder Wissen – Können – Wollen - Dürfen

Druck oder Zug als Initialanstoss

Veränderung

Vergleich von Ressourcen und Anforderung

Langfristige Änderung (stabilisierend), wenn:

- Handlungsrichtung / Strategien passend

- Intensität und Ausdauer vorhanden

- Feedbackschlaufen integriert

Erste Schritte werden eingeleitet, wenn:

- innere Motivation vorhanden (somatische Marker)

- Handeln möglich und erwünscht -> Selbstregulation

- Zielklarheit besteht und Ressourcen aktiviert

- Ergebnis wichtig und Folgen attraktiv

Voraussetzungen zur langfristigen Umsetzung




„Die eigentlichen Geheimnisse zum Glücksind Entschlossenheit, Anstrengung und Zeit.“

Dalai Lama




Nimm dir Zeit, um zu arbeiten, es ist der Preis des Erfolges.Nimm dir Zeit nachzudenken, es ist die Quelle der Kraft. Nimm dir Zeit, um zu spielen, es ist das Geheimnis der Jugend.Nimm dir Zeit, um zu lesen, Es die Grundlage des Wissens.Nimm dir Zeit, um freundlich zu sein, Es ist das Tor zum Glücklichsein.Nimm dir Zeit, um zu träumen, Es ist der Weg zu den Sternen. Nimm dir Zeit, um zu lieben, Es ist die wahre Lebensfreude. Nimm dir Zeit, um froh zu sein, Es ist die Musik der Seele. Nimm dir Zeit, um zu geniessen, Es ist die Belohnung des Tuns. Nimm dir Zeit, um zu planen, Dann hast du Zeit für die übrigen neun Dinge.(Irisches Gedicht)




Johannes BreitschaftCoach / Dozent+41 78 767 88 [email protected]

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