Wolfgang Patscheider, Leiter EDVMag. Michael Ruzicka, Konsulent

Graz, 5.6.2003

E-GovernmentProzessmodellierung

und -optimierungErfahrungsbericht der Stadt Steyr

Übersicht

Profil der Stadt SteyrAusgangssituation: Viele offenen Fragen zum

Thema e-Government Prozess-Analyse grob: Nutzen für den Bürger?Die e-Government-Roadmap der Stadt SteyrProzess-Analyse feinProzess-OptimierungProzess-ModellierungAusblick: e-Government-Marketing

Profil der Stadt SteyrStadt Steyr = Technologiestadt

(Innovation aus Tradition)Einwohner = 39.340 Anzahl Betriebe = ca. 1.500Fläche = 2.680 ha

Die Ausgangssituation: Viele offene Fragen

Wo ist der Nutzen für Bürger und Stadt?Wo soll man wie beginnen?Welche Software?Was sind die Kosten/Erträge?Wo liegt der Break-Even?Wie können die Bürger aktiviert werden?

Prozessanalyse und –optimierung als

erster Schritt zum e-Government

Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-

Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll

Verfahrensverkürzung

Wegfall der Amtswege

Längere Öffnungszeiten

Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-

Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll

Verfahrensverkürzung

Wegfall der Amtswege

Längere Öffnungszeiten

Persönliche Beratung

vorort hat Vorrang!

Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-

Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll

Die Verfahrensverkürzung muss für den Kunden

spürbar sein, damit er das Service nutzt Ergebnis: Bau- und Betriebsanlagenverfahren als Pilot, da Potential zur

Verfahrensverkürzung hoch

Verfahrensverkürzung

Wegfall der Amtswege

Längere Öffnungszeiten

Persönliche Beratung

vorort hat Vorrang!

Die eGov-Roadmap der Stadt Steyr

Zeit Schritt

01.2002 – 06.2002 Prozessanalyse und -optimierung

09.2002 – 12.2002 Pflichtenheft

01.2003 – 12.2004 Umsetzung und Integration Pilot intern

06.2004 – 12.2004 Umsetzung/Marketing Pilot eGov-Portal

01.2005 – 12.2006 Umsetzung/Marketing weitere Bereiche

12.2006 eGov-Fit

Prozessanalyse fein Kennzahlenanalyse per E-Mail Interviews mit Schwerpunkt abweichende Kennzahlen

Anzahl der abgewickelten Verfahren pro Jahr (grobe Aufteilung nach Art des Verfahrens) Bauverfahren: 1500Gebührenakte: 1000Feuerpolizei: 2500

Wie lange liegt ein Akt durchschnittlich vor/nach der Bearbeitung im Bauamt?

Registratur: 2 TageAbteilungsleiter: 2-5 Tage Bau-Techniker: 2-5 Tage

Wie lange dauert die Aktensuche und -ablage durchschnittlich im Bauamt?

15 min. pro Akt (Suche + Ablage)

Wie oft werden Bauakten pro Tag gesucht?

50 mal

Ausschnitt Kennzahlen-Analyse

 

 

Prozessoptimierung

Restrukturierung des Archivs

+

DatumBauobjekt

Nutzen: Raschere Ablagesystematik (pro Akt 10-15 Minuten Arbeitszeitreduktion)

Einreichung geht direkt an den Sachbearbeiter

Prozessoptimierung

Nutzen: Flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege: Der Akt liegt 2-4 Tage weniger in Postfächern

Parallele Vorbegutachtung

Prozessoptimierung

Nutzen: Beschleunigung des Verfahrens durch Parallelisierung (2 statt 3 Wochen)

Prozessoptimierung

eGov-Bilanz Bauamt*

Einsparung Euro Kosten EuroSuche (in allen Bauabt.) 8.500,- Lizenzkosten einmalig 1.020,-Aktentransport 1.250,- Lizenzkosten jährlich 612,-Bearbeitungszeit 7.500,- Adaptionskosten 534,-Liegezeiten (minus 50% ) 0,- Integrationskosten 334,-

Word-Vorlagen 534,-Workflow 734,-Installation 60,-Schulung 600,-PM + Organisation 699,-Scanner (1) 66,-PC´ s (9) 600,-Netz 0,-

Summe 17.250,- 5.793,-J ährlicher Gewinn 11.457,-

*Alle Geldbeträge wurden aus Datenschutzgründen leicht abgeändert

Ab 30% Nutzungsgrad rentabel!

Prozessmodellierung

Mitarbeiter überzeugen Prozess intern „verkaufen“ Vorlage an Software-

Unternehmen

Ausblick: eGov-Marketing

Um die Bürger zu aktivieren, werden Marketing-Aktionen gesetzt

Die Vermarktung des e-Government erfolgt über die besten konventionellen Kanäle

Der Nutzen des e-Government wird klar kommuniziert Bauamt: Bauberatungstag ist Kanal Nr. 1