Word 2010 für Windows Fortgeschrittene Techniken WW2010F

Konrad Stulle, Tina Wegener

1. Ausgabe, Oktober 2010

I Word 2010 - Fortgeschrittene Techniken

2 © HERDT-Verlag

Einstieg Zu diesem Buch ................................................4

Designs und Vorlagen verwenden

1 Dokumente mit Designs gestalten............6 1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten

mit Designs ..................................................... 6 1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und

-farben erstellen............................................. 8 1.3 Schnellübersicht ........................................... 11 1.4 Übung ........................................................... 11

2 Formatvorlagen nutzen............................12 2.1 Vorteile von Formatvorlagen....................... 12 2.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen..... 13 2.3 Besonderheiten beim Verwenden von

Formatvorlagen............................................ 15 2.4 Formatvorlagen bearbeiten......................... 16 2.5 Die Anzeige der Formatvorlagen

anpassen ....................................................... 18 2.6 Formatierungen anzeigen und prüfen........ 19 2.7 Praktische Tipps zum Arbeiten mit

Formatvorlagen............................................ 20 2.8 Stil-Sets nutzen............................................. 22 2.9 Eigene Stil-Sets erstellen .............................. 24 2.10 Schnellübersicht ........................................... 25 2.11 Übung ........................................................... 26

3 Dokumentvorlagen einsetzen .................28 3.1 Dokumentvorlagen verwenden................... 28 3.2 Anwendungsbeispiel für

Dokumentvorlagen ...................................... 29 3.3 Die Dokumentvorlage für einen

Geschäftsbrief erstellen ............................... 30 3.4 Kopfzeilen einstellen ................................... 31 3.5 Fußzeile definieren ...................................... 33 3.6 Anschriftenfeld und

Bezugszeichenzeile erstellen ....................... 34 3.7 Falz- und Lochmarken verwenden .............. 37 3.8 Betrefffeld und Anrede festlegen ............... 39 3.9 Eigene Dokumentvorlagen verwenden ...... 40 3.10 Dokumentvorlagen verwalten und

organisieren.................................................. 41 3.11 Schnellübersicht ........................................... 43 3.12 Übung ........................................................... 44

Mit großen Dokumenten arbeiten

4 Suchen und ersetzen.................................46 4.1 In großen Texten suchen und ersetzen ....... 46 4.2 Praxistipps zum Suchen und Ersetzen

von Begriffen................................................ 48 4.3 Praxistipps zum Ersetzen von

Formatierungen ........................................... 51 4.4 Tipps zum Suchen und Ersetzen von

Satzzeichen................................................... 53

4.5 Begriffe und Texte übersetzen und nachschlagen.................................................54

4.6 Schnellübersicht ............................................57 4.7 Übung............................................................57

5 Gliederungen .............................................58 5.1 Die Gliederungsarten....................................58 5.2 Absätze gliedern ...........................................59 5.3 Dokumente gliedern.....................................61 5.4 Gliederung betrachten .................................62 5.5 Gliederung ändern........................................63 5.6 Schnellübersicht ............................................64 5.7 Übung............................................................65

6 Effektive Techniken für große Dokumente ................................................66 6.1 Den Aufgabenbereich NAVIGATION

verwenden.....................................................66 6.2 Tipps zum Arbeiten mit großen

Dokumenten .................................................68 6.3 Textmarken im Text verwenden...................68 6.4 Mit Hyperlinks im Text bewegen .................69 6.5 Zu bestimmten Textteilen oder

Elementen wechseln .....................................72 6.6 Mit Abschnitten arbeiten..............................73 6.7 Abschnitte unterschiedlich gestalten...........74 6.8 Schnellübersicht ............................................76 6.9 Übung............................................................76

7 Besondere Techniken für wissenschaftliche Arbeiten ......................78 7.1 Mit Querverweisen auf andere

Textstellen beziehen .....................................78 7.2 Fuß- bzw. Endnoten erstellen und

bearbeiten.....................................................79 7.3 Randbemerkungen und Kolumnentitel

erzeugen .......................................................81 7.4 Wörter zählen und Zeilen nummerieren .....83 7.5 Formeln einfügen..........................................85 7.6 Tabellen und Listen sortieren.......................86 7.7 Schnellübersicht ............................................88 7.8 Übung............................................................89

8 Verzeichnisse verwenden.........................90 8.1 Mit Verzeichnissen arbeiten .........................90 8.2 Inhaltsverzeichnis erstellen...........................91 8.3 Verzeichnis aktualisieren ..............................92 8.4 Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen ......93 8.5 Index mithilfe einer Konkordanzdatei

erstellen.........................................................96 8.6 Abbildungsverzeichnis erzeugen .................97 8.7 Verzeichnis aus Verzeichniseintragsfeldern

erstellen.........................................................99 8.8 Schnellübersicht ..........................................100 8.9 Übung..........................................................101

Inhalt I

© HERDT-Verlag 3

Informationen visualisieren

9 Dokumente mit Grafiken und Text gestalten..................................102 9.1 Illustrationen einsetzen .............................. 102 9.2 Größe und Position von Grafiken exakt

bestimmen .................................................. 103 9.3 Bilder freistellen.......................................... 105 9.4 Rahmenpunkte bearbeiten ........................ 106 9.5 Screenshots aufnehmen und einfügen ...... 107 9.6 Mit Textfeldern arbeiten ............................ 107 9.7 Initiale erzeugen......................................... 109 9.8 Schnellübersicht .......................................... 110 9.9 Übung.......................................................... 111

10 SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten ..........................................112 10.1 SmartArt-Grafiken verwenden................... 112 10.2 SmartArt-Grafiken erzeugen...................... 114 10.3 SmartArt-Elemente markieren ................... 116 10.4 Struktur von SmartArt-Grafiken

bearbeiten................................................... 116 10.5 SmartArt-Grafiken formatieren und

grafisch gestalten ....................................... 118 10.6 Schnellübersicht .......................................... 120 10.7 Übungen ..................................................... 121

Dokumente gemeinsam nutzen

11 Excel-Funktionen in Word nutzen .........122 11.1 Excel-Tabelle in Word erstellen.................. 122 11.2 Vorhandene Excel-Tabelle einfügen.......... 123 11.3 Diagramme einfügen.................................. 125 11.4 Diagrammdaten bearbeiten....................... 126 11.5 Diagramme gestalten und

Diagrammtyp ändern ................................. 128 11.6 Schnellübersicht .......................................... 130 11.7 Übung.......................................................... 131

12 Dokumente in einem Zentraldokument organisieren .............132 12.1 Mit Zentraldokumenten Dokumente

organisieren ................................................ 132 12.2 Zentral- und Filialdokumente erstellen ..... 134 12.3 Zentral- und Filialdokumente

bearbeiten................................................... 136 12.4 Struktur des Zentraldokuments ändern..... 139 12.5 Schnellübersicht .......................................... 141 12.6 Übung.......................................................... 142

13 Im Team arbeiten....................................144 13.1 Dokumente im Team bearbeiten ............... 144 13.2 Kommentare verwenden............................ 145 13.3 Änderungen an einem Dokument

verfolgen..................................................... 148 13.4 Änderungen akzeptieren

bzw. verwerfen ........................................... 151

13.5 Dokumente zusammenführen und vergleichen ................................................. 152

13.6 Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen ..................................................... 156

13.7 Schnellübersicht.......................................... 158 13.8 Übung ......................................................... 158

Automatisierung

14 Felder in Dokumenten verwenden........160 14.1 Mit Feldern Dokumente flexibel

gestalten ..................................................... 160 14.2 Felder einfügen .......................................... 161 14.3 Felder und Feldergebnisse anzeigen ......... 164 14.4 Feldergebnisse aktualisieren...................... 165 14.5 Praktische Tipps zum Arbeiten

mit Feldern.................................................. 166 14.6 Schnellübersicht.......................................... 166 14.7 Übung ......................................................... 167

15 Texterfassung mit Feldern erleichtern................................................168 15.1 Dokument- und Benutzerinformationen

einfügen...................................................... 168 15.2 Bausteine als Feld einfügen ....................... 170 15.3 Mit dem Feld FILL-IN eine

Eingabeaufforderung erstellen.................. 171 15.4 Mit einem ASK-Feld Informationen

erfragen ...................................................... 172 15.5 Mit einem REF-Feld Textmarkeninhalte

einfügen...................................................... 173 15.6 Bedingungen mit dem Feld IF

definieren ................................................... 174 15.7 Mit RD-Feldern ein Verzeichnis aus

mehreren Dokumenten erstellen............... 176 15.8 Schnellübersicht.......................................... 178 15.9 Übung ......................................................... 178

16 Formulare verwenden ............................180 16.1 Formulare erstellen .................................... 180 16.2 Inhaltssteuerelemente einfügen und

bearbeiten .................................................. 181 16.3 Eigenschaften bestimmter

Inhaltssteuerelemente festlegen ............... 183 16.4 Formulare schützen .................................... 187 16.5 Formulare ausfüllen und drucken.............. 188 16.6 Schnellübersicht.......................................... 189 16.7 Übung ......................................................... 190

17 Word anpassen und automatisieren .....192 17.1 Das Menüband anpassen ........................... 192 17.2 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

ergänzen ..................................................... 195 17.3 Makros nutzen............................................ 197 17.4 Schnellübersicht.......................................... 199

Stichwortverzeichnis ...................................200

1 Word 2010 - Fortgeschrittene Techniken

6 © HERDT-Verlag

1 Dokumente mit Designs gestalten

In diesem Kapitel erfahren Sie

wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten können

wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte erstellen

Voraussetzungen

Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung

Grundkenntnisse der Arbeit mit Format- und Dokumentvorlagen

1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs

Designs verwenden

Designs bestehen aus vordefinierten Formatierungen und Farbzusammenstellungen, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell professionell gestalten können. Die mitgelieferten Designs stehen Ihnen auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen zu Ver-fügung. Alle Funktionen, die bei der Verwendung von Designs benötigt werden, finden Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS. Designs bestehen aus: 1. Designschriftarten

Designschriftarten sind Zusammenstellungen von zwei Schriften jeweils für den Textkörper (Fließtext) und für Überschriften.

Um die Designschriftart zu wechseln, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der einge-blendeten Liste die Designschriftarten aus.

Designschriftarten werden automatisch in die Formatvorlagen übernommen. Formatvorla-gen wie TITEL, UNTERTITEL sowie ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 wird die Designschrift für Überschriften zugewiesen. Andere Formatvorlagen, wie z. B. STANDARD, werden hingegen in der für Textkörper vorgesehenen Schriftart formatiert. 2. Designfarben

Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf aufeinander angestimmten Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschie-denen Säulen eines Diagramms oder für die Formatvorlagen von Überschriften und Hyperlinks. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung.

Um Designfarben zuzuweisen, betätigen Sie die Schaltfläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste die Kombination aus Designfarben aus.

Designfarben

Schrift für Überschriften

Schrift für Textkörper

Dokumente mit Designs gestalten 1

© HERDT-Verlag 7

Hinzu kommen hellere und dunklere Abstufungen, die Word automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden automatisch bestimmten Dokumentelementen, z. B. der Format-vorlage ÜBERSCHRIFT 1 (25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1), zugeordnet. Die Designfarben mit den jeweiligen Abstufungen werden z. B. auch bei der Schriftfarbe (Register START, Gruppe SCHRIFTART Schaltfläche ) zur Formatierung angeboten. 3. Designeffekte

Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich beispiels-weise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken.

Zum Zuweisen eines Effekts klicken Sie auf die Schalt-fläche und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste die Kombination aus Designeffekten aus.

Andere Designs zuweisen

Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS , zei-gen Sie auf ein Design und kontrollieren Sie anhand der Live-Vorschau im Text die Forma-tierung.

Wählen Sie das gewünschte Design aus der eingeblendeten Liste aus.

Alle Designs sowie die dazugehörigen Designschriftarten, -farben und -effekte tragen denselben Namen. Wenn Sie ein Design zuweisen, werden automatisch die Designschrift-arten, -farben und -effekte mit dem gleichen Namen verwendet. Wenn Sie ein neues leeres Dokument erstellen, wird standardmäßig das Design LARISSA genutzt.

Diejenigen Elemente im Dokument, die zuvor mit Designs, Designschriftarten, -farben bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Dokument-elemente abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Es wird deshalb empfohlen, keine größeren individuellen Formatierungen vorzunehmen.

Verschiedene Programmfunktionen wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage STANDARD die Farbe AUTO-MATISCH zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hinter-grund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden.

Das Aussehen der Schaltflächen und Symbole in der Gruppe DESIGNS ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind.

Designfarben bei der Änderung der Schriftfarbe

Designeffekte

Designfarben

Abstufungen

1 Word 2010 - Fortgeschrittene Techniken

8 © HERDT-Verlag

Brief im Design ANANKE … … und im Design AUSTIN

1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen

Individuelle Designs nutzen

Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Selbst erstellte Designs, Designfarben und -schriftarten werden in folgenden Ordnern abgelegt:

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates\Document Themes

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ Document Themes\Theme Colors

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ Document Themes\Theme Fonts

Um die Design-Ordner anzuzeigen, müssen Sie in den Ordneroptionen von Windows aktivieren, dass versteckte Ordner eingeblendet werden. Eigene Designschriftarten erstellen

Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS auf die Schaltfläche und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN.

Wählen Sie im folgenden Dialogfenster mithilfe der Listenfelder je eine Schriftart für die Überschriften und den Fließtext (Textkörper) aus.

Eine Vorschau der aktuellen gewählten Kombination sehen Sie im Feld .

Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designschriftarten ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN.

Dokumente mit Designs gestalten 1

© HERDT-Verlag 9

Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste des Symbols im Bereich BENUTZER-DEFINIERT angezeigt. Über diesen Eintrag können Sie die Design-schriftarten auch in anderen Dokumenten verwenden. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über den Kontextmenüpunkt BEARBEITEN die Schriftarten ändern bzw. über den Eintrag LÖSCHEN die Designschriftarten aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen

Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie den Eintrag NEUE

DESIGNFARBEN ERSTELLEN.

Wählen Sie im Dialogfenster NEUE

DESIGNFARBEN ERSTELLEN anhand der Felder im Bereich die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen.

Im Bereich wird eine Vorschau für hellen und dunklen Texthinter-grund angezeigt.

Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designfarben ein und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN.

Die neuen Designfarben werden auto-matisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schalt-fläche eingeblendet . Über diesen Eintrag können Sie die Design-farben auch anderen Dokumenten zu-weisen. Eigene Designs erstellen und bearbeiten

Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte.

Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN

SPEICHERN.

Geben Sie im folgenden Dialogfenster AKTUELLES DESIGN SPEICHERN in das Eingabefeld DATEINAME einen Namen für das Design ein und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN.

Farben für den Hintergrund und

den Text

Farben für den Vorder-grund, z. B. für die

Füllung von Formen

Farben für Hyperlinks

1 Word 2010 - Fortgeschrittene Techniken

10 © HERDT-Verlag

Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche DESIGNS aufrufen. Designs bearbeiten bzw. löschen

Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf.

Designs zurücksetzen

Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automa-tisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Design-schriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vor-gesehene Design wiederherstellen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER

VORLAGE ZURÜCKSETZEN . Von anderen erstellte Designs verwenden

Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden:

Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN .

Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei.

Speichern Sie das neue Design wie zuvor beschrieben über den Eintrag AKTUELLES DESIGN

SPEICHERN. Das Design steht Ihnen anschließend über die Schaltfläche DESIGNS wie gewohnt zur Ver-fügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Symbolen aufgelistet.

Dokumente mit Designs gestalten 1

© HERDT-Verlag 11

1.3 Schnellübersicht

Sie möchten …

ein anderes Design zuweisen

Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, Schaltfläche DESIGNS

andere Designschriftarten/

-farben/-effekte zuweisen Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, bzw. bzw.

eigene Designschriftarten erstellen

, Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN

eigene Designfarben erstellen

, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN

eigene Designs erstellen Gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte ein-stellen, Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN

Designs zurücksetzen Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN

andere Designs laden Schaltfläche DESIGNS, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN

1.4 Übung

Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten

Level

Zeit ca. 20 min

Übungsinhalte Designs zuweisen

Designs bearbeiten

Designs speichern

Übungsdatei Design1

Ergebnisdateien Design-E1.thmx, Design-E2

Öffnen Sie Sie die Übungsdatei Design1. Weisen Sie die Designfarben TELESTO zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1

eingetragen ist, durch ein Blau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Bunte Designfarben.

Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Schöne Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Candara.

Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design1 und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design

Design-E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Schöne Designschriftarten. Für Textkörper soll

künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design-E2.

Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Design-E2, ohne sie zu speichern.