WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten · PDF fileSkript zum Kurs WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten Stand: November 2013 Autoren: Sylvia Büttner und

Skript zum Kurs

WORD 2010 (Windows)

für wissenschaftliche Arbeiten

Stand: November 2013

Autoren: Sylvia Büttner und Volker Braun

I

Inhaltsverzeichnis

1 Speichern und Sichern ...................................................................................................... 1

2 Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx – was ist vorgegeben? .............................. 2

3 Im Text navigieren und markieren ................................................................................. 3

3.1 Navigieren im Text ................................................................................................................ 3

3.2 Markieren im Text ................................................................................................................. 3

3.2.1 Markieren von Texteinheiten .................................................................................. 3

3.2.2 Mehrfachmarkierung für nicht-zusammenhängende Textstellen ........................... 4

4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere

Sonderzeichen, Umbrüche .............................................................................................. 5

4.1 Automatische Silbentrennung ................................................................................................ 5

4.2 Manuelle Silbentrennung ....................................................................................................... 6

4.3 Falsche Silbentrennung korrigieren ....................................................................................... 7

4.4 Geschützte Leerzeichen und andere Sonderzeichen .............................................................. 7

4.5 Umbrüche ............................................................................................................................... 7

4.5.1 manueller Zeilenumbruch bei Blocksatz ................................................................ 8

5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate ......................................... 9

5.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formaten .................................................................... 9

5.2 Formate zuweisen .................................................................................................................. 9

5.3 Zeichenformatierung .............................................................................................................. 9

5.4 Absatzformatierung ............................................................................................................. 10

5.5 Formate kopieren ................................................................................................................. 11

5.6 Formate löschen ................................................................................................................... 11

5.7 Nummerierung und Aufzählung .......................................................................................... 11

5.7.1 Nummerierte Liste/Aufzählung erstellen ............................................................. 12

5.7.2 So entfernen Sie eine Nummerierung/Aufzählung ............................................... 12

5.7.3 Beginn einer Nummerierung festlegen ................................................................. 12

5.7.4 Liste mit mehreren Ebenen ................................................................................... 12

6 Formatvorlagen ............................................................................................................... 14

6.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formatvorlagen ........................................................ 14

6.2 Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen ................................ 14

6.2.1 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich definieren ........................................ 14

6.2.2 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich zuordnen ......................................... 14

II

6.2.3 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich bearbeiten ........................................ 15

6.2.4 Verbindung zur Formatvorlage lösen ................................................................... 15

6.2.5 Formatvorlage löschen .......................................................................................... 16

6.2.6 Beispiel Abstand nach jedem Absatz ................................................................... 16

6.3 Automatische Überschriftennummerierung (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) .......... 16

7 Gliederung ....................................................................................................................... 18

7.1 Beschreibung der wichtigsten Schalter des Registers GLIEDERUNG .............................. 18

7.2 Mit der Gliederung die Anordnung im Dokument ändern .................................................. 19

8 Seitenformatierung ......................................................................................................... 20

8.1 Papierausrichtung und Ränder ............................................................................................. 20

8.1.1 Seite im Querformat einfügen .............................................................................. 21

8.2 Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) ............................................. 21

8.3 Seitenzahlen in die Fußzeile einfügen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) .................. 22

9 Tabellen ............................................................................................................................ 23

9.1 Tabelle erstellen ................................................................................................................... 23

9.1.1 Tabelle über das Schema einfügen ....................................................................... 23

9.1.2 Tabelle über ein Dialogfenster definieren ............................................................ 23

9.2 Markieren in Tabellen .......................................................................................................... 24

9.2.1 Mit der Maus markieren ....................................................................................... 24

9.2.2 Mit der Option des Registers LAYOUT markieren .............................................. 24

9.3 Tabelle bearbeiten ................................................................................................................ 24

9.3.1 Rahmen und Rasterlinien ...................................................................................... 24

9.3.2 Tabellenzellen einfügen ........................................................................................ 25

9.3.3 Tabellenzeilen bzw. Tabellenspalten einfügen ..................................................... 25

9.3.4 Zellen verbinden und teilen .................................................................................. 25

9.3.5 Zellinhalt/Zellen löschen ...................................................................................... 26

9.3.6 Tabelle über Tabellenformatvorlagen bearbeiten ................................................. 26

9.4 Tabelleneigenschaften ......................................................................................................... 28

9.4.1 Tabellenbreite und Tabellenoptionen ändern ....................................................... 28

9.4.2 Zeilehöhe ändern ................................................................................................. 29

9.4.3 Spaltenbreite ändern ........................................................................................... 29

9.4.4 Vorgaben für eine Zelle ändern ............................................................................ 30

10 Rahmen und Schattierungen.......................................................................................... 32

III

10.1 Rahmenlinien zuweisen ....................................................................................................... 32

10.2 Rahmenlinien entfernen ....................................................................................................... 33

11 AutoKorrektur ................................................................................................................ 34

12 Felder und Querverweise ............................................................................................... 35

12.1 Mit Feldern arbeiten ............................................................................................................. 35

12.1.1 Seitenzahlen .......................................................................................................... 35

12.1.2 Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!) .. 36

12.2 Querverweise einsetzen ....................................................................................................... 37

13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen .............................................................. 39

13.1 Grafiken einfügen ................................................................................................................ 39

13.1.1 Einfügen einer Grafik unter Verwendung der Zwischenablage ........................... 39

13.1.2 Einfügen einer Grafik mit der Option EINFÜGEN ............................................. 39

13.2 Größe der Grafik ändern ...................................................................................................... 39

13.2.1 Grafikgröße mit der Maus ändern ......................................................................... 40

13.2.2 Grafikgröße über die Karteikarte GRÖßE verändern .......................................... 40

13.3 Position der Grafik ändern ................................................................................................... 40

13.3.1 Möglichkeiten der Positionierung für freie Grafiken ........................................... 41

13.4 Grafiken mit umfließendem Text in Tabellen anordnen ..................................................... 42

13.5 Grafik zuschneiden .............................................................................................................. 42

14 Verzeichnisse ................................................................................................................... 44

14.1 Literaturverzeichnis mit EndNote erstellen ......................................................................... 44

14.2 Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................ 44

14.2.1 Inhaltsverzeichnis mit Formatvorlagen erstellen (bereits in der doktor.dotx

eingestellt!) .......................................................................................................................... 44

14.2.2 Inhaltsverzeichnis formatieren .............................................................................. 45

14.2.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren ............................................................................ 45

14.3 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis ................................................................................. 45

14.3.1 Abbildungen beschriften ....................................................................................... 46

14.3.2 Abbildungsverzeichnis erstellen ........................................................................... 47

14.3.3 Tabellenverzeichnis .............................................................................................. 48

14.3.4 Automatische Beschriftung einer Tabelle ............................................................ 48

14.3.5 Manuelle Beschriftung einer Tabelle .................................................................... 49

14.3.6 Tabellenverzeichnis erstellen ................................................................................ 49

14.3.7 Formatvorlage für die Beschriftung ändern .......................................................... 50

IV

14.3.8 Tabellenverzeichnis aktualisieren ......................................................................... 50

15 Endkontrolle: Rechtschreibung, Silbentrennung, doppelte Leerzeichen, … ............ 51

15.1 Verzeichnisse und Querverweise aktualisieren ................................................................... 51

15.2 Seitenansicht ........................................................................................................................ 51

15.3 Rechtschreibung ................................................................................................................... 51

15.3.1 Rechtschreibkorrektur ........................................................................................... 52

15.4 Silbentrennung ..................................................................................................................... 52

15.5 Thesaurus (Synonyme) ........................................................................................................ 52

15.6 Suchen und Ersetzen ............................................................................................................ 53

15.6.1 Textstellen suchen ................................................................................................ 53

15.6.2 Textstellen ersetzen .............................................................................................. 55

15.6.3 Beispiel doppelte Leerzeichen und Absatzmarken ............................................... 56

16 Überarbeitungsfunktion ................................................................................................. 57

16.1 Korrekturen vornehmen ....................................................................................................... 57

16.2 Überarbeitungen prüfen ....................................................................................................... 57

16.3 Markierungen aus dem Dokument entfernen ....................................................................... 58

16.4 Kommentare einfügen .......................................................................................................... 58

17 PDF-Datei erstellen ......................................................................................................... 59

WORD-Kompaktkurs: 1 Speichern und Sichern

Medizinische Fakultät Mannheim der Universität Heidelberg, Medizinische Statistik und Bibliothek 1

1 Speichern und Sichern

Speichern Sie Ihre in Bearbeitung befindlichen Dokumente in regelmäßigen Abständen, um zu

verhindern, dass die durchgeführten Änderungen beispielsweise bei einem Stromausfall oder einer

Systemstörung verloren gehen.

Um Änderungen zu speichern, führen Sie den Befehl DATEI / SPEICHERN aus, betätigen den

Schalter in der Schnellstartleiste oder drücken die Tastenkombination STRG+ S.

Legen Sie sich manuell Sicherheitskopien an: speichern Sie Ihr Dokument bewusst mit unterschiedli-

chen Versionsnummern oder Versionsdaten auf Ihrer Festplatte und auf einem externen Speichermedi-

um. Günstig ist es, das Datum im Dateinamen im Format JJJJMMTT anzugeben, da die

Dateiverwaltung dann korrekt ordnet. Dateinamen dürfen maximal 255 Zeichen lang sein; die Zeichen

/, \,: , *, ?, ", |, < und > sind nicht erlaubt.

Sie können das automatische Speichern von WORD einschalten um Sicherungen in regel-

mäßigen Intervallen durchzuführen. Dazu wählen Sie den Befehl DATEI / OPTIONEN / SPEICHERN, aktivieren im Optionsfeld DOKUMENTE SPEICHERN die Option AUTO-WIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE: und geben einen Wert zwischen 3 und 6

Minuten ein. Nach einem Programmabsturz kann das Dokument so i.d.R. beim nächsten Start

wiederhergestellt werden.

Vorsicht! WORD legt mit dieser Option nur eine Entwurfsversion an und speichert diese für

vier Tage, wenn das Dokument ohne Speichern geschlossen wird. Es handelt sich dabei nicht um das Originaldokument.

Falls eine Datei noch gar nichts gespeichert wurde kann evtl. der Befehl DATEI / INFORMA-TIONEN / VERSIONEN VERWALTEN / NICHT GESPEICHERTE DOKUMENTE WIE-DERHERSTELLEN helfen.

Sie sollten über den Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld SPEI-CHERN das Kontrollfeld IMMER SICHERUNGSKOPIE ERSTELLEN aktivieren. WORD

legt dann zur Originaldatei noch eine Sicherungsdatei mit der Vorgänger-Version des Doku-

ments (Zustand vor dem letzten Speichern) unter demselben Namen jedoch mit dem Zusatz Si-

cherungskopie von und der Extension.wbk an, auf die Sie bei Bedarf zurückgreifen können.

WORD-Kompaktkurs: 2 Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx – was ist vorgegeben?


2 Aufbau der Dokumentvorlage doktor.dotx – was ist vorgegeben?

Was ist eine Dokumentvorlage?

Ein Dokument, das man als Mustervorlage (Schablone) bei der Erstellung und Gestaltung von

Dokumenten einsetzt ohne an der Vorlage selbst etwas zu ändern.

Man erkennt sie an der Extension .dotx bzw. dotm (Dokumentvorlage enthält Makros).

Es können ständig wiederkehrende Texte (z.B. Briefköpfe), die für ein WORD-Dokument ver-

fügbaren Formatvorlagen (standardmäßige und benutzerdefinierte), Seitenformate, Makros und

die gewählten Systemeinstellungen für die Multifunktionsleiste darin enthalten sein.

Die Standard-Dokumentvorlage Normal.dotx, stellt neben den Formatvorlagen STANDARD

und ÜBERSCHRIFT 1 noch viele andere zur Verfügung.

Wie ist die Dokumentvorlage doktor.dotx aufgebaut?

Die Dokumentvorlage basiert auf der Arial in der Schriftgröße 12. Der Zeilenabstand wur-

de einfach eingestellt und als Format für die Textausrichtung die Option BLOCKSATZ

gewählt. Als Seitenränder wurden (ab dem Inhaltsverzeichnis) OBEN und UNTEN 2cm und

LINKS und RECHTS 2,5cm vorgegeben.

Die Überschriften verwenden die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Über-

schrift 3 und sind mit der automatischen Überschriftennummerierung formatiert.

Letzteres bedeutet, dass WORD einer Überschrift mit der Zuweisung der Überschriftformatvor-

lage die Nummerierung zuordnet und die Nummerierung beim Verschieben von Kapiteln im ge-

samten Dokument automatisch anpasst.

Die Kopfzeilen werden kapitelbezogen erstellt, d.h. WORD passt die Kopfzeile automa-

tisch an, wenn ein neues Kapitel beginnt.

Das Inhaltsverzeichnis greift bei den Verzeichniseinträgen auf die Überschriftformatvorlagen zu

(berücksichtigt werden Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3) und kann durch

das Positionieren des Cursors im Inhaltsverzeichnis und das Drücken der F9-Taste nach Ände-

rungen im Text aktualisiert werden.

Ein neues Dokument kann unter Verwendung der Dokumentvorlage mit Doppelklick angelegt

oder die Dokumentvorlage einem bereits bestehenden Dokument zugeordnet werden.

WORD-Kompaktkurs: 3 Im Text navigieren und markieren


3 Im Text navigieren und markieren

3.1 Navigieren im Text

Funktion mit der Maus über die Tastatur

nächstes Wort STRG-Taste + →

vorheriges Wort STRG-Taste + ←

Zeilenanfang Mauszeiger auf Zeilenanfang und linke Maus-

taste drücken POS1-Taste

Zeilenende Mauszeiger auf Zeilenende und linke Maustaste

drücken ENDE-Taste

Textanfang Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste

bis ganz nach oben führen

STRG-Taste + POS1-

Taste

Textende Bildlauffeld in der vertikalen Bildlaufleiste

bis ganz nach unten führen

STRG-Taste + ENDE-

Taste

bestimmte Seite Register START / SUCHEN / GEHE ZU… F5-Taste

bestimmtes Kapitel

Register ANSICHT / NAVIGATIONSBEREICH

oder

im Inhaltsverzeichnis über STRG-Taste +

KLICK

Hinweis zum Aufsuchen einer bestimmten Seite im Text!!! Die einzugebende Seitenzahl

weicht von der Seitenzahl im Dokument ab, wenn die Nummerierung nicht bei 1 begonnen hat. So

kann beispielsweise die dritte Seite in einem Dokument die Seitennummer 16 haben, wenn festge-

legt wurde, dass die Nummerierung der Seiten bei 13 beginnen soll. Eingegeben werden kann dann

die Zahl 3 oder die Zahl 16.

3.2 Markieren im Text

Textpassagen, die bearbeitet oder gelöscht werden sollen, müssen gekennzeichnet werden. Sie kön-

nen dafür die Maus oder die Tastatur verwenden.

3.2.1 Markieren von Texteinheiten

Texteinheit mit der Maus über die Tastatur

Zeichen Maus bei gedrückter linker Maustaste über

das/die betreffende/betreffenden Zeichen ziehen -Taste + → bzw. ←

WORD-Kompaktkurs: 3 Im Text navigieren und markieren


Wort Doppelklick auf Wort ausführen STRG-Taste + -Taste +

→ bzw. ←

Satz

STRG-Taste gedrückt halten und auf eine belie-

bige Stelle innerhalb des zutreffenden Satzes

klicken

Absatz Dreifachklick in Absatz ausführen STRG-Taste + -Taste + ↑

bzw. ↓

Zeile

Mauszeiger vor der betreffenden Zeile in der

Markierungsleiste positionieren und mit der

Maus klicken

gesamter Text Dreifachklick in Markierungsleiste STRG-Taste + A

3.2.2 Mehrfachmarkierung für nicht-zusammenhängende Textstellen

Sollen mehrere Textstellen, die nicht nebeneinander stehen, gleichzeitig bearbeitet (z.B. formatiert)

werden, gehen Sie wie folgt vor:

So wird's gemacht:

STRG-Taste drücken und festhalten.

Maus nacheinander über die betreffenden Textstellen ziehen, um sie zu selektieren.

STRG-Taste loslassen.

Beispiel: Alle markierten Textstellen sollen fett formatiert werden

WORD-Kompaktkurs: 4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen,

Umbrüche


4 Silbentrennung, geschützte Trennstriche, geschützte Leerzeichen, andere Sonderzeichen, Umbrüche

Die Silbentrennung ist notwendig, weil bei der Texteingabe der automatische Zeilenumbruch ange-

wendet wird und daher am rechten Rand Flatterränder oder bei der Verwendung der Ausrichtung

BLOCKSATZ große Lücken zwischen einzelnen Wörtern einer Zeile entstehen können.

WORD kennt zwei Arten der Silbentrennung: die automatische Silbentrennung, die während der

Texteingabe oder auch nachträglich eingeschaltet werden kann oder die manuelle Silbentrennung,

die es erlaubt durch die Eingabe von Trennstrichen (regulärer Trennstrich, bedingter Trennstrich,

geschützter Trennstrich) Trennstellen vorzugeben oder bei der Verwendung der Silbentrennfunktion

Trennvorschläge zu übernehmen, zu ändern oder abzulehnen.

Reguläre Trennstriche setzen Sie mit der –Taste. Sie sind immer sichtbar. WORD verwendet

sie am Zeilenende als Trennstriche.

Bedingte Trennstriche fügen Sie mit der Tastenkombination STRG + - ein. Sie benutzen ihn,

wenn Sie selbst eine bestimmte Trennposition bevorzugen oder WORD ein Wort, das man trennen

kann, nicht trennen will. Ein bedingter (optionaler) Trennstrich kommt nur am Zeilenende zum

Einsatz, ansonsten ist er nicht zu sehen (außer Formatierungszeichen sind über aktiviert.

Geschützte Trennstriche erhalten Sie mit der Tastenkombination STRG + + -. Mit ihnen

verhindern Sie, dass WORD den Bindestrich am Zeilenende als Trennstrich interpretiert und der

Begriff auf eine neue Zeile umgebrochen wird (z.B. bei Theodor-Kutzer-Ufer, p-Wert). Ein ge-

schützter und ein regulärer Trennstrich unterscheiden sich im Aussehen nicht voneinander.

Wichtig ist, dass Sie die vorgenommenen Silbentrennungen überprüfen, denn WORD beherrscht

nicht alle Regeln und trennt manchmal auch an der falschen Position (z.B. widerli-che statt wi-

der-liche).

4.1 Automatische Silbentrennung

WORD führt die automatische Silbentrennung ohne Markierung eines Bereichs für das gesamte

Dokument und auch für neu eingegebenen Text durch.

Bei der automatischen Silbentrennung verwendet WORD bedingte Trennstriche und zeigt diese nur

im Bedarfsfall an, d.h. bereits gesetzte und nicht mehr benötigte bedingte Trennstriche werden bei

geänderten Zeilenumbrüchen (nach Korrekturen) im Text ausgeblendet und neu benötigte selbsttä-

tig eingefügt.

Schalten Sie die automatische Silbentrennung wieder aus (Register SEITENLAYOUT, Befehl SIL-

BENTRENNUNG/ KEINE), entfernt WORD auch die Trennstriche wieder.

Wenn Sie wissen möchten, wo sich nicht benötigte Trennstriche befinden, wählen Sie den Befehl

DATEI / OPTIONEN / ANZEIGE und aktivieren unter DIESE FORMATIERUNGSZEICHEN IMMER AUF DEM BILDSCHIRM ANZEIGEN die Option BEDINGTE TRENNSTRICHE.

So wird's gemacht:

Markieren Sie den Bereich, der bearbeitet werden soll. Ohne Angabe eines Bereichs bearbeitet

WORD das komplette Dokument.

Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT, rufen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG/ SIL-BENTRENNUNGSOPTIONEN auf, stellen Sie die gewünschten Optionen ein und aktivieren

Sie das Kontrollfeld AUTOMATISCHE SILBENTRENNUNG:


Umbrüche


Option AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE begrenzt die Anzahl der überei-

nander eingefügten Trennstriche am Zeilenende, Schalter MANUELL… startet die manuelle

Silbentrennung und das Drehfeld SILBENTRENNZONE legt den Abstand vom Seitenrand

fest, innerhalb dem eine Trennung durchgeführt werden soll. Vergrößern Sie den Wert wird die

Anzahl der Trennstriche geringer, verkleinern Sie sie erhöht sie sich.

Wollen Sie einen automatischen Bindestrich korrigieren, fügen Sie mit der Tastenkombination

STRG + + - einen bedingten Trennstrich (links vom vorgeschlagenen Trennstrich) ein.

4.2 Manuelle Silbentrennung

Bei der manuellen Silbentrennung haben Sie die Möglichkeit die Position der Trennstriche vorzu-

geben, Vorschläge von WORD zu akzeptieren, zu verändern oder abzulehnen.

Sie können die Silbentrennung während oder nach der Bearbeitung des Dokuments aufrufen.

Auch bei der manuellen Silbentrennung fügt WORD bedingte Trennstriche ein, die nur am Zeilen-

ende zur Anwendung kommen.

Wenn Sie keinen Bereich markiert haben, führt WORD die Silbentrennung für das gesamte Doku-

ment durch.

So wird's gemacht:

Markieren Sie den Bereich, der bearbeitet werden soll. Öffnen Sie das Register SEITENLAY-

OUT und wählen Sie den Befehl SILBENTRENNUNG/ SILBENTRENNUNGSOPTIONEN.

Begrenzen Sie mit der Option AUFEINANDERFOLGENDE TRENNSTRICHE die Anzahl

der übereinander eingefügten Trennstriche am Zeilenende auf 2.

Starten Sie die manuelle Silbentrennung über den Schalter MANUELL… .

Bestätigen Sie die Trennposition mit JA, lehnen Sie sie mit NEIN ab (WORD springt zum

nächsten Wort) oder legen Sie die gewünschte durch das Bewegen des Cursor nach links (!!!)

fest:

Betätigen Sie den Schalter ABBRECHEN, schließt WORD das Dialogfenster ohne die vorge-

schlagenen Trennung vorzunehmen.


Umbrüche


4.3 Falsche Silbentrennung korrigieren

Möchten Sie die Trennung von mehrfach vorkommenden Wörtern unterbinden, gehen Sie wie folgt

vor:

Sie markieren das Wort bzw. die Wortgruppe.

Sie wechseln in das Register ÜBERPRÜFEN, öffnen in der Gruppe SPRACHE das Listenfeld

des Schalters (in der Gruppe SPRACHE) und wählen den Befehl SPRACHE FÜR DIE KORREKTURHILFE FESTLEGEN… .

Sie aktivieren im Dialogfenster SPRACHE die Option RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN.

Um die Silbentrennung für einen kompletten Absatz zu verhindern, markieren Sie den betreffenden

Absatz, wählen im Kontextmenü den Befehl ABSATZ… und aktivieren in der Karteikarte ZEI-LEN- UND SEITENUMBRUCH im Optionsfeld FORMATIERUNGSAUSNAHMEN das Kon-

trollfeld KEINE SILBENTRENNUNG.

4.4 Geschützte Leerzeichen und andere Sonderzeichen

Neben den geschützten Trennstrichen verwendet man geschützte Leerzeichen, um Trennungen in

Wörter zu verhindern:

Geschützte Leerzeichen fügen Sie mit der Tastenkombination STRG + + LEERTASTE ein.

Anstelle eines Punktes (·) erscheint ein Kringel (◦), wenn die Anzeige der Formatierungszeichen

aktiviert ist. Sie können damit beispielsweise verhindern, dass zwischen einer Zahl und der zu-

gehörigen Maßeinheit eine neue Zeile begonnen wird.

Symbole/Sonderzeichen fügen Sie im Register EINFÜGEN über den Befehl SYMBOL (Grup-

pe SYMBOLE) ein. Es handelt sich dabei um Zeichen, die nicht direkt über die Tastatur eingegeben

werden können, Zeichen aus anderen Sprachen (z.B. aus dem Griechischen) oder Symbole z.B. aus

der Mathematik oder Statistik.

Jede Schriftart verfügt über andere Symbolzeichen. Die Schriftarten WINDINGS und WEBDINGS

bieten viele Zeichen, die in Formulare eingesetzt werden können, die Schrift SYMBOL stellt grie-

chische Buchstaben und mathematische Zeichen zur Verfügung.

4.5 Umbrüche

Texteinheit mit der Maus

manueller Zeilenum-

bruch

neue Zeile innerhalb eines

Absatzes

Cursor positionieren und -Taste + Eingabetaste gleichzeitig drücken.

auf dem Bildschirm erscheint bei aktivierten Formatierungszeichen

ein Zeilenschaltungszeichen ()


Umbrüche


Texteinheit mit der Maus

manueller Seiten-

umbruch

neue Seite vor dem eigentli-

chen Seitenende

Cursor positionieren und STRG -Taste + Eingabetaste gleichzeitig drü-

cken

oder

Einfügemarke an die betreffende Textstelle setzen

Register SEITENLAYOUT, Befehl UMBRÜCHE / SEITE


eine einfach gepunktete Linie mit dem Text Seitenumbruch

Beginn eines neues

Abschnitts (Ab-

schnittsumbrüche)

Seitenformatierung kann für

diesen Abschnitt geändert

werden

Einfügemarke an die betreffende Textstelle setzen

Register SEITENLAYOUT, Befehl UMBRÜCHE / NÄCHSTE SEITE


eine doppelt gepunktete Linie

4.5.1 manueller Zeilenumbruch bei Blocksatz

Ein manueller Zeilenumbruch führt bei Blocksatz standardmäßig zu einer falschen Darstellung, da

der Inhalt der Umbruchzeile über die ganze Zeilenbreite verteilt wird.

Beispiel:

Das ist ein Beispieltext. Hier geht es weiter.

Lösungen:

Sie fügen jeweils vor dem Zeilenumbruch ein Tabulatorzeichen ein.

oder

Sie aktivieren folgende Option einmalig:

DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT / LAYOUTOPTIONEN / ZEICHENABSTÄNDE IN ZEILEN, DIE MIT UMSCHALT-EINGABE ENDEN, NICHT ERWEITERN ("Layoutoptionen" ist ganz unten zu finden und muss aufgeklappt werden).

WORD-Kompaktkurs: 5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte Formate


5 Zeichen- und Absatzformatierung über direkte For-

mate

5.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formaten

Die Formatierungsoptionen orientieren sich an den Standardtexteinheiten:

Zeichenformate (Schriftart, -größe, -auszeichnung, Textposition und Zeichenabstand) können

Sie einem oder auch beliebig vielen Zeichen zuweisen.

Absatzformate (Ausrichtung, Einzüge, Abstand zum vorhergehenden bzw. nachfolgenden Ab-

satz, Tabulatoren) können Sie nur einem ganzen Absatz zuordnen.

Seitenformate beziehen sich immer auf einen kompletten Abschnitt (Text zwischen zwei Ab-

schnittsumbrüchen).

Formate, die Sie über das Register START mit den Schaltflächen der Gruppe SCHRIFTART, den

Schaltflächen der MINISYMBOLLEISTE, das Dialogfenster SCHRIFTART oder Tastenkombi-

nationen zuweisen, bezeichnet man als direkte Formate.

Für alle Formatierungen, die häufiger im Text vorkommen, sollte man statt der direkten

Formatierung Formatvorlagen nutzen (siehe Kapitel 6!).

5.2 Formate zuweisen

Sie haben mehrere Möglichkeiten Formate zuzuordnen.

So wird's gemacht:

Markieren Sie den gewünschten Text/das gewünschte Objekt,

betätigen Sie den betreffenden Schalter im Register START in der zutreffenden Gruppe

oder

öffnen Sie im Register START das Dialogfenster über den Schalter unten links in der betref-

fenden Gruppe und stellen Sie die zutreffenden Optionen ein.

oder

drücken Sie den gewünschten Schalter in der Minisymbolleiste (erscheint beim Drücken der

rechten Maustaste).

5.3 Zeichenformatierung

Sie können Zeichenformate einem oder beliebig vielen Zeichen zuweisen.

So wird's gemacht:

Sie verwenden im Register START die Schalter und Listenfelder in der Gruppe SCHRIFTART

oder der MINISYMBOLLEISTE: Schriftart ( ) und -größe ( ), fett (

), kursiv ( ), unterstreichen ( ) und Schriftfarbe ( ).



Sie betätigen im Register START in der Gruppe SCHRIFTART den Schalter und arbeiten

mit den Optionen in der Karteikarte SCHRIFTART: Schriftarten, -größen und -

eigenschaften.

5.4 Absatzformatierung

Ein Absatz ist eine beliebige Menge Text oder eine Grafik, an dessen bzw. deren Ende eine Ab-satzmarke (¶) steht. Er entsteht beim Drücken der Eingabetaste (). Auch eine alleinstehende Ab-satzmarke, als Leerzeile eingefügt, wird als Absatz betrachtet.

Formate, die sich auf komplette Textabsätze auswirken, bezeichnet man als Absatzformate. Da-zu gehören Zeilenabstände (Abstand innerhalb eines Absatzes), Einzüge und der Abstand zwischen zwei Absätzen.

Formate, die Sie einem Absatz zuweisen, werden in der Absatzmarke gespeichert. Löschen Sie diese, gehen die gesetzten Formate für den aktuellen Absatz verloren, WORD verbindet den Absatz mit dem nachfolgenden Absatz und übernimmt dessen Formatierung.

Um einen Absatz zu markieren, genügt es den Cursor innerhalb des Absatzes zu positionieren. Zum Markieren mehrerer aufeinander folgender Absätze reicht es aus alle betroffenen Absätze teilweise zu selektieren.

So wird's gemacht:

Sie verwenden im Register START die Schalter und Listenfelder in der Gruppe ABSATZ: links

( ), rechts ( ), zentriert ( ) und Zeilenabstand ( ).

Sie betätigen im Register START in der Gruppe ABSATZ den Schalter und arbeiten mit den

Optionen in der Karteikarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE: Absatzausrichtung, Absatzein-

züge und Absatz- und Zeilenabstand.

Optionsfeld ALLGEMEIN zeigt im Listenfeld AUSRICHTUNG die verschiedenen Mög-

lichkeiten der Textanordnung: LINKs, RECHTS, ZENTRIERT und BLOCKSATZ.

Im Optionsfeld EINZUG legt Drehfeld LINKS einen zusätzlichen Abstand vom linken

Seitenrand fest. Drehfeld RECHTS definiert einen zusätzlichen Abstand vom rechten Rand

und Listenfeld SONDEREINZUG regelt mit den Optionen ERSTE ZEILE und HÄN-

GEND, ob die erste Zeile eines Absatzes ausgehend vom übrigen Absatztext weiter rechts bzw.

links beginnen soll.

Im Optionsfeld ABSTAND legt Drehfeld VOR den Abstand des aktuellen Absatzes zum

vorhergehenden und Drehfeld NACH den Abstand des aktuellen Absatzes zum nachfolgenden

Absatz fest. Listenfeld ZEILENABSTAND regelt die Entfernung der Textzeilen innerhalb

eines Absatzes; Drehfeld VON zeigt den gewählten Wert dazu.

Schalter TABSTOPPS… verwenden Sie zum Setzen, Löschen und Bearbeiten von Tabulato-

ren.

Anzeigefeld VORSCHAU zeigt die Auswirkung der gewählten Einstellungen auf den mar-

kierten Text.

Sie betätigen im Register START in der Gruppe ABSATZ den Schalter und arbeiten mit den

Optionen in der Karteikarte ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH: Absatzkontrolle, Sei-

tenumbruch innerhalb von Absätzen, Zeilennummern und Zulassen bzw. Verhindern der Silben-

trennung im Absatz.



Im Optionsfeld PAGINIERUNG verhindert Kontrollfeld ABSATZKONTROLLE einzel-

ne Zeilen am oberen Seitenrand (Hurenkinder) und unteren Seitenrand (Schusterjungen). Kon-

trollfeld NICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN unterbindet einen

Seitenumbruch zwischen dem markierten und dem nachfolgenden Absatz. Kontrollfeld DIE-

SEN ABSATZ ZUSAMMENHALTEN verhindert einen Seitenumbruch innerhalb eines Ab-

satzes. Kontrollfeld SEITENUMBRUCH OBERHALB fügt einen Seitenumbruch vor dem

aktuellen Absatz ein (z.B. vor den Überschriften 1. Ebene in der Dokumentvorlage doktor.dotx).

Im Optionsfeld FORMATIERUNGSAUSNAHMEN schließt Kontrollfeld KEINE SIL-

BENTRENNUNG den markierten Absatz von der automatischen Silbentrennung aus.

5.5 Formate kopieren

Zeichen- und Absatzformate können auf andere Textstellen übertragen werden. Achten Sie beim

Kopieren von Zeichenformaten darauf, dass die Absatzmarke nicht in die Markierung eingeschlos-

sen ist.

So wird's gemacht:

Bei Zeichenformaten markieren Sie die Textstelle, die die gewünschten Formate aufweisen, bei

Absatzformaten muss der Cursor innerhalb des Absatzes stehen, dessen Formate Sie kopieren

möchten.

Öffnen Sie das Register START und drücken Sie in der Gruppe ZWISCHENABLAGE den

Schalter FORMAT ÜBERTRAGEN. Möchten Sie die Formate auf mehrere Textstel-

len übertragen, führen Sie einen Doppelklick auf diesen Schalter aus – Sie können diesen

nach dem Kopieren der Formate wieder per einfachem Mausklick ausschalten.

Beim Kopieren von Zeichenformaten ziehen Sie die Maus über die Textstelle, die die Formate

erhalten soll und beim Übernehmen von Absatzformaten klicken Sie in den Absatz, der nach den

kopierten Formaten gestaltet werden soll.

5.6 Formate löschen

Direkte Zeichenformatierungen können Sie nach dem Markieren der betreffenden Textstelle mit

der Tastenkombination STRG + LEERTASTE entfernen, direkte Absatzformate löschen Sie mit

der Tastenkombination STRG + Q. Mit der Tastenkombination STRG + + N weisen Sie die

Formatvorlage STANDARD zu.

Im Register START finden Sie in der Gruppe SCHRIFTART den Schalter . Mit diesem Schal-

ter entfernen Sie alle Formate im markierten Bereich.

5.7 Nummerierung und Aufzählung

Während der Dateneingabe und auch nachträglich möglich, wobei die vorgegebene Standardein-

stellung verändert werden kann.

Nummerierungen und Aufzählungen gelten immer für einen kompletten Absatz niemals für ein-

zelne Zeichen oder Zeilen.

Automatische Nummerierung und Aufzählung ab- bzw. einschalten: Befehl DATEI / OPTIO-NEN / DOKUMENTPRÜFUNG / AUTOKORREKTUR-OPTIONEN…, Karteikarte AUTO-MFORMAT WÄHREND DER EINGABE, Optionen AUTOMATISCHE AUFZÄHLUNG und

AUTOMATISCHE NUMMERIERUNG.



5.7.1 Nummerierte Liste/Aufzählung erstellen

Geben Sie jeden der Listeneinträge als eigenständigen Absatz ein.

Markieren Sie den für die Liste vorgesehenen Text und öffnen Sie im Register START in der

Gruppe ABSATZ

das Listenfeld des Schalters für die Erstellung einer nummerierten Liste und wählen Sie

die gewünschte Art der Nummerierung

bzw.

das Listenfeld des Schalters für die Erstellung einer Aufzählung und wählen Sie das zutref-

fende Aufzählungszeichen.

Wenn Sie die Nummerierung/Aufzählung fortsetzen bzw. innerhalb der Liste er-

gänzen möchten, positionieren Sie die Einfügemarke vor der Absatzmarke des letzten bzw. des

vorhergehenden Listeneintrags und betätigen die Eingabetaste.

Zum Beenden einer Liste/Aufzählung drücken Sie die Eingabetaste 2x hintereinander.

5.7.2 So entfernen Sie eine Nummerierung/Aufzählung

Markieren Sie die Listeneinträge, aus der Sie die Nummerierung/Aufzählung entfernen möchten.

Klicken Sie auf den Schalter bzw. .

5.7.3 Beginn einer Nummerierung festlegen

Markieren Sie die Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und wählen Sie den

Befehl NUMMERIERUNGSWERT FESTLEGEN:

Aktivieren Sie die gewünschte Option oder legen Sie im Drehfeld WERT FESTLEGEN AUF

den gewünschten Anfangswert fest.

5.7.4 Liste mit mehreren Ebenen

WORD bietet verschiedene Vorlagen für Listen mit mehreren Ebenen, aus denen Sie wählen kön-

nen. Sie können bei Bedarf für jede Vorlage die Voreinstellungen ändern, z.B. die Listenzeichen.

So wird's gemacht:

Markieren Sie die Liste, öffnen Sie im Register START in der Gruppe Absatz das Listenfeld des

Schalters und wählen Sie entweder eine neue Vorlage aus der Listenbibliothek oder kli-

cken Sie zum Bearbeiten der aktuellen Vorlage auf den Befehl NEUE LISTE MIT MEHRE-REN EBENEN DEFINIEREN:



Bearbeitungsfenster: Wählen Sie zuerst die gewünschte Ebene aus, Im Eingabefeld FORMATIE-RUNG … können Sie direkt formatieren und z.B. eine Klammer oder einen Punkt löschen.

Mit Drehfeld AUSRICHTUNG geben Sie den Abstand der Zahl der Nummerierung vom linken Sei-

tenrand an. Im Drehfeld TEXTEINZUG BEI bestimmen Sie wie der Text bei mehrzeiligen Listen-

einträgen angeordnet werden soll.

Wie sich ihre Einstellungen auswirken, können Sie in der Vorschau verfolgen.

WORD-Kompaktkurs: 6 Formatvorlagen


6 Formatvorlagen

6.1 Grundlegendes zur Verwendung von Formatvorlagen

Formatvorlagen sind unter einem gemeinsamen Namen zusammengefasste Zeichen-, Absatz-,

Listen- oder Tabellenformate zur effizienten und einheitlichen Formatierung.

Alle Textstellen verwenden standardmäßig die Formatvorlage STANDARD.

Die verwendeten Formatvorlagen werden im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN mit einem

Symbol versehen angezeigt. Zeichenformate: a und ¶a, Absatz- und Listenformate: ¶ und ¶a.

Formate sind im Dokument abgelegt, können aber in andere Dokumente übertragen werden.

Löschen Sie eine Formatvorlage, entfernt WORD die darin abgelegten Formate aus allen Textstellen,

die diese Formatvorlage verwenden und ordnet die Formatvorlage STANDARD zu.

Änderungen an Formatvorlagen wirken sich auf alle Textstellen aus, die auf die Formatvorlage

zugreifen.

Neben Formatvorlagen können zusätzlich direkte Formate eingesetzt werden.

Aber Vorsicht! - Formatvorlagen überschreiben direkte Formate, daher erst die

Formatvorlagen und dann die direkten Formate zuweisen.

6.2 Benutzerdefinierte Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen

Sie können auch selbst Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und im Gegensatz zu den Standard-

Formatvorlagen auch löschen.

6.2.1 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich definieren

Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMAT-VORLAGEN.

Drücken Sie den Schalter (NEUE FORMATVORLAGE) unten links im Aufgabenbereich.

Geben Sie den Wunschnamen in das Eingabefeld NAME ein, aktivieren Sie im Listenfeld

FORMATVORLAGENTYP den Formatierungstyp und stellen Sie im Listenfeld FORMAT-

VORLAGE BASIERT AUF die Option STANDARD ein.

Wählen Sie die gewünschten Formate.

Deaktivieren Sie die Option ZUR LISTE DER SCHNELLFORMATVORLAGEN HINZUFÜ-GEN und betätigen Sie den Schalter OK.

Hinweis: WORD übernimmt automatisch die Einstellungen des aktuellen Absatzes, achten Sie

deshalb auf die Angaben im Listenfeld FORMATVORLAGE BASIERT AUF. Hier sollte die

Option STANDARD eingetragen sein.

6.2.2 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich zuordnen

Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz oder markieren Sie den gewünschten Textteil und

öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN.

Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Namen der zutreffenden Formatvorlage.



6.2.3 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich bearbeiten

Positionieren Sie die Einfügemarke im Absatz und öffnen Sie den Aufgabenbereich FORMAT-VORLAGEN

Führen Sie den Mauszeiger im Aufgabenbereich auf den Name der zutreffenden Formatvorlage,

öffnen Sie das Listenfeld hinter dem Namen der Formatvorlage und wählen Sie den Befehl ÄN-DERN… .

Nehmen Sie Änderungen im Fenster FORMATVORLAGE ÄNDERN vor. Unten links über den

Schalter FORMAT lassen sich weitere Bearbeitungsfenster öffnen.

Schließen Sie das Dialogfenster mit dem Schalter OK.

6.2.4 Verbindung zur Formatvorlage lösen

Entfernen Sie auf die im Folgenden beschriebene Weise die Verknüpfung zu einer Formatvorlage,

setzt WORD die Formate in der a) markierten Textstelle oder b) in allen betroffenen Textstellen auf

die Einstellungen in der Formatvorlage STANDARD zurück. Die Formatvorlage selbst wird

nicht gelöscht!

So wird's gemacht:

a) Markieren Sie die Textstelle, von der Sie die Formatvorlage lösen möchten und klicken Sie im

Aufgabenbereich auf ALLE LÖSCHEN oder in der Karteikarte START in der Gruppe

SCHRIFTART auf den Schalter .



b) Öffnen Sie im Aufgabenbereich das Listenfeld hinter dem Namen der Formatvorlage und wäh-

len Sie den Befehl FORMATIERUNG VON X INSTANZ(EN) LÖSCHEN.

6.2.5 Formatvorlage löschen

Sie können nur benutzerdefinierte Formatvorlagen entfernen; Standard-Formatvorlagen (z.B.

STANDARD, ÜBERSCHRIFT1) von WORD lassen sich nicht löschen.

Eliminieren Sie eine Formatvorlage aus Ihrem Dokument, entfernen Sie alle Formate, die darin ge-

speichert sind aus allen Textstellen, die auf diese Formatvorlage zugreifen.

6.2.6 Beispiel Abstand nach jedem Absatz

Ein Dokument ist i.d.R. besser lesbar, wenn nach Absätzen ein etwas größerer Abstand als der nor-

male Zeilenabstand eingefügt wird. Das lässt sich in der Formatvorlage Standard über den Schalter

FORMAT / ABSATZ… / ABSTAND NACH: 6 PT. einstellen.

6.3 Automatische Überschriftennummerierung (bereits in der doktor.dotx eingestellt!)

WORD nummeriert alle Überschriften automatisch durch und passt diese Nummerierung selbsttätig

an im Dokument vorgenommene Änderungen an, z.B. beim Verschieben oder Hinzufügen von Ka-

piteln.

So wird's gemacht:

Weisen Sie allen Überschriften die Überschrift-Formatvorlagen ÜBERSCHRIFT1, ÜBER-SCHRIFT2, ÜBERSCHRIFT3 usw. zu.

Zeigt WORD nur die Formatvorlage Überschrift 1 an, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie im Aufgabenbereich unten auf den Schalter (= FORMATVORLAGEN VERWALTEN) und öffnen Sie die Karteikarte EMPFEHLEN.

Blättern Sie im Listenfeld bis zum Listeneintrag ÜBERSCHRIFT 1 und markieren Sie die

beiden Listeneinträge ÜBERSCHRIFT 2 (AUSBLENDEN BIS ZUR VERWENDUNG)

und ÜBERSCHRIFT 3 (AUSBLENDEN BIS ZUR VERWENDUNG).

Klicken Sie links unten im Dialogfenster auf den Schalter ANZEIGEN und schließen Sie das

Dialogfenster mit dem Schalter OK.

Klicken Sie in eine Überschrift und öffnen Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ das

Listenfeld des Schalters .

Wählen Sie ein Nummerierungsformat, das den Text Überschrift enthält, z.B.:



WORD-Kompaktkurs: 7 Gliederung


7 Gliederung

Die Gliederungsansicht (Register ANSICHT, Gruppe DOKUMENTANSICHTEN, Schalter

GLIEDERUNG oder Schalter unten rechts in der Statusleiste) zeigt die Struktur eines Doku-

ments und ermöglicht das Verschieben ganzer Textpassagen auf einfache Art und Weise. Mit der

Gliederung können Sie die Struktur eines Dokuments entwerfen oder den Aufbau eines bereits be-

stehenden Dokuments bearbeiten.

Die Überschriften des Dokuments heißen in der Gliederungsansicht Gliederungsebenen und

einfacher Text wird alsTextkörper bezeichnet.

WORD verwendet für das Festlegen der Gliederungsebenen die Formatvorlagen der Über-

schriften: Überschrift 1 wird zur Ebene 1, Überschrift 2 zur Ebene 2, Überschrift 3 zur Ebene 3,

…, Überschrift 9 zur Ebene 9. Haben Sie die Überschriften in Ihrem Dokuments mit eigenen For-

matvorlagen formatiert, kann WORD die Struktur Ihres Dokuments nicht erkennen und Sie müssen

den Überschriften bzw. dem Text in der Gliederungsansicht die zugehörigen Ebenen manuell

zuordnen.

Die einzelnen Ebenen stellen die abgestufte Unterteilung in Kapitel und Unterkapitel dar und sind

voneinander abhängig: Ebene 3 gehört zu Ebene 2 und diese wiederum zu Ebene 1. In der Gliede-

rungsansicht erkennen Sie die Abstufung an der Position des Textes: tiefere Ebenen sind gegenüber

höheren etwas eingerückt.

Das Symbol zeigt an, dass auf diese Überschrift noch untergeordnete Überschriften und/oder

Text folgen, das Zeichen weist darauf hin, das weder eine Überschrift noch Text untergeordnet ist

und das Symbol kennzeichnet einfachen Text. Man kann untergeordnete Überschriften und den

zugehörigen Text auf verschiedenen Ebenen per Doppelklick auf das Symbol ein- und ausblen-

den.

7.1 Beschreibung der wichtigsten Schalter des Registers GLIEDE-

RUNG

Mit den Schaltflächen im linken Bereich der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS können Sie die

Überschriften höher oder tiefer stufen und Überschriften und/oder Textteile im Dokument verschie-

ben. Vorsicht! – Sie führen diese Änderungen am Dokument durch:

Beschreibung der Optionen von links nach rechts – obere Zeile:

Weist der aktuellen Textstelle die Ebene 1 zu.

Stuft die aktuelle Textstelle eine Ebene höher.

Zeigt die der aktuellen Textstelle zugeordnete Ebene.

WORD-Kompaktkurs: 7 Gliederung


Stuft die aktuelle Textstelle eine Ebene tiefer.

Macht die aktuelle Textstelle zu einfachem Text.

Beschreibung der Optionen von links nach rechts – untere Zeile:

Verschiebt die Markierung um eine Überschrift nach oben bzw. nach unten

Blendet untergeordnete Überschriften bzw. Text ein bzw. aus.

Die Schaltflächen im rechten Teil der Gruppe GLIEDERUNGSTOOLS verändern nur die

Darstellung der Dokumentstruktur in der Gliederung. Sie können damit Ebenen ein- und aus-

blenden, die Anzeige der Formatierung ein- und ausschalten und dafür sorgen, dass vom Textteil

nur die erste Zeile sichtbar ist.

Beschreibung der Optionen von oben nach unten:

Festlegen welche Ebenen angezeigt werden sollen.

Textformatierung in der Gliederung ein- bzw. ausblenden.

Nur die 1. Zeile des markierten Textkörper anzeigen.

7.2 Mit der Gliederung die Anordnung im Dokument ändern

Sie markieren komplett, was verschoben werden soll: Führen Sie mit der Maus einen Klick auf das

Symbol vor der betreffenden Überschrift aus, selektiert WORD alles, was zu dieser Überschrift

gehört (inkl. Unterkapitel und Text), klicken Sie stattdessen in eine Überschrift oder in ei-

nen Textkörper ist bei geöffneten Ebenen nur diese/dieser und sonst nichts markiert.

bzw. blendet die untergeordnete Überschrift bzw. den Textkörper der markierten Ebene

ein bzw. aus.

Achtung - Bei geschlossenen Ebenen werden Unterkapitel automatisch mitverschoben, bei ge-

öffneten dagegen nur die selektierten!

Sie ziehen die Maus bei gedrückter Maustaste nach oben bzw. unten an die gewünschte Position

und lassen dort die Maustaste los.

WORD kennzeichnet die aktuelle Stelle mit einer waagrechten Linie.

bzw. verschiebt die Markierung um eine Überschrift nach oben bzw. unten.

bzw. setzt die markierte Überschrift eine Ebene höher bzw. tiefer.

WORD-Kompaktkurs: 8 Seitenformatierung


8 Seitenformatierung

Bestimmt Anordnung des Textes und der Grafiken auf der gedruckten Seite:

Seitenränder angeben und Seitenmaße (Papierformate) einstellen

Seitenausrichtung (Hoch-, Querformat) wählen

Kopf- und Fußzeilen verwenden

Seitenumbrüche vorgeben

Die Angaben zur Seitenformatierung wirken sich in der Regel auf das gesamte Dokument aus. Ha-

ben Sie das Dokument in Abschnitte eingeteilt, beziehen sich die Einstellung, wenn nicht anders

vorgegeben, auf den aktuellen Abschnitt.

Ein Abschnitt ist ein Bereich innerhalb des Dokument, der sich vom vorhergehenden

bzw. nachfolgenden Abschnitt durch seine Seitenformatierung unterscheidet.

z.B. andere Kopf- und Fußzeilen, abweichende Seitennummerierung, unterschiedliche Seitenaus-

richtung, andere Seitenränder.

Ein Abschnittswechsel ist in der Normalansicht durch eine doppelgepunktete Linie

gekennzeichnet. In der Statusleiste wird die Nummer des aktuellen Abschnitts im

linken Bereich angezeigt.

Seitenformate legen Sie mit den Optionen und Schaltern des Registers SEITENLAYOUT fest.

8.1 Papierausrichtung und Ränder

Änderungen an der Ausrichtung und an den Seitenrändern stellen Sie über die Optionen der Kartei-

karte SEITENRÄNDER ein: Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT und klicken Sie in der

Gruppe SEITE EINRICHTEN auf den Schalten .

Optionen im Dialogfenster:

Optionsfeld SEITENRÄNDER: Seitenränder einstellen

Optionsfeld ORIENTIERUNG: Seite beim Drucken hoch-

kant oder quer ausrichten

Optionsfeld SEITEN; Listenfeld MEHRERE SEITEN:

Handhabung der Anordnung des Textes auf den gedruckten

Seiten:

GEGENÜBERLIEGENDE SEITEN: Seitenränder auf

geraden und ungeraden Seiten spiegeln.

2 SEITEN PRO BLATT: Anordnen zweier DIN A5 auf

einem DIN A4 Blatt. WORD stellt automatisch die Option

QUERFORMAT ein.

BUCH: Erstellen einer Broschüre im Querformat. WORD

berechnet die Anzahl Seiten, wenn keine Vorgabe gemacht

wird, automatisch.



8.1.1 Seite im Querformat einfügen

Um eine Querseite einzufügen, z.B. für breite Tabellen oder Grafiken, müssen Sie zuerst folgende

Einstellung aktivieren: EINFÜGEN / SEITENZAHL (GRUPPE KOPF- UND FUßZEILE) / SEITENZAHLEN FORMATIEREN / FORTSETZEN VOM VORHERIGEN ABSCHNITT.

Danach können Sie zwei Abschnittsumbrüche nacheinander machen (s. Kap. 4.5). Platzieren Sie

dann den Cursor an den Anfang der neuen leeren Seite (vor dem zweiten Abschnittsumbruch), und

stellen Sie SEITENLAYOUT / AUSRICHTUNG / QUERFORMAT ein.

Hinweis: im Hochformatausdruck sind die Kopf- und Fußzeilen dann am rechten und linken Rand,

statt oben und unten.

8.2 Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!)

Unter Kopf- bzw. Fußzeilentext versteht man Text, der im oberen bzw. unteren Seitenrand einer

jeden gedruckten Seite ausgegeben wird.

Änderungen an der Position und Anordnung der Kopf- bzw. Fußzeilen regeln Sie über die Optionen

der Karteikarte LAYOUT: Öffnen Sie das Register SEITENLAYOUT und klicken Sie in der Grup-

pe SEITE EINRICHTEN auf den Schalten .


Optionsfeld KOPF- UND FUßZEILEN: Anordnung der

Kopf- und Fußzeilen auf der gedruckten Seite.

ABSTAND VOM SEITENRAND: die Entfernung der

Kopf- und Fußzeilen von der Papierkante regeln.

Achtung die beiden folgenden Optionen nur bei doppel-

seitigem Druck verwenden:

GERADE/UNGERADE ANDERS: Hier legen Sie fest,

dass gerade und ungerade Seiten unterschiedliche Kopf-

und Fußzeilen verwenden.

ERSTE SEITE ANDERS: Unterschiedliche Kopf- und

Fußzeilen für die erste Seite eines Abschnitts.

So fügen Kopf- und Fußzeilen ein:

Machen Sie einen Doppelklick im Kopf- oder Fußzeilenbereich, oder wechseln Sie in das Regis-

ter EINFÜGEN, öffnen Sie das Listenfeld des Schalters KOPFZEILE bzw. FUßZEILE

(Gruppe KOPF- UND FUßZEILE) und wählen Sie den Befehl KOPFZEILE BEARBEITEN

bzw. FUßZEILE BEARBEITEN.

Geben Sie den gewünschten Text ein.

Verlassen Sie den Kopf-/Fußzeilenbereich über den Befehl KOPF- UND FUßZEILE SCHLIE-ßEN (Gruppe SCHLIEßEN).

Mit den Befehlen ZU FUßZEILE WECHSELN und ZU KOPFZEILE WECHSELN (Gruppe

NAVIGATION) können Sie zwischen Kopf- und Fußzeile hin und her schalten.



Hinweis - Wenn Sie eine Seitennummerierung verwenden, fügen Sie erst die Seitenzahl und dann

den Kopf- bzw. Fußzeilentext ein. WORD überschreibt, warum auch immer, den vorgegebenen

Kopf- bzw. Fußzeilentext, wenn Sie den Text zuerst einfügen.

8.3 Seitenzahlen in die Fußzeile einfügen (bereits in der dok-tor.dotx eingestellt!)

Öffnen Sie die Register EINFÜGEN, wählen Sie den Befehl SEITENZAHL / SEITENENDE

und klicken Sie in die Option z.B. EINFACH ZAHL 3.

WORD-Kompaktkurs: 9 Tabellen


9 Tabellen

Tabellen können nicht nur für tabellarische Darstellungen genutzt werden, sondern auch um z.B.

Text neben einer Grafik zu positionieren oder um Formulare zu entwerfen. Sobald der Cursor in

einer Tabelle steht, erweitert sich die Multifunktionsleiste um die TABELLENTOOLS, Register

ENTWURF und Register LAYOUT. Mit den Optionen dieser beiden Register können Sie Ihre Ta-

belle bearbeiten und formatieren.

9.1 Tabelle erstellen

WORD verfügt über mehrere Möglichkeiten eine Tabelle anzufertigen: Sie markieren in einem

Schema die Anzahl der gewünschten Zellen, Sie geben die Anzahl der Zeilen und Spalten in ein

Dialogfenster ein oder Sie malen die gewünschte Tabelle.

9.1.1 Tabelle über das Schema einfügen

Positionieren Sie die Einfügemarke an der Textstelle, an der Sie die Tabelle einfügen möchten, öffnen

Sie das Register EINFÜGEN und das Listenfeld des Schalters TABELLE .

Markieren Sie mit gedrückter Maustaste so viele Kästchen, wie Ihre Tabelle Zellen haben soll:

9.1.2 Tabelle über ein Dialogfenster definieren

Setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Einfügeposition, öffnen Sie das Register EINFÜ-

GEN und das Listenfeld des Schalters TABELLE :



Wählen Sie den Befehl TABELLE EINFÜGEN… und stellen Sie in den Drehfeldern SPAL-TENZAHL und ZEILENZAHL die gewünschte Anzahl ein.

9.2 Markieren in Tabellen

Sie können die gesamte Tabelle oder einzelne Komponenten der Tabelle mit der Maus, dem Befehl

MARKIEREN im Kontextmenü oder den Optionen im Register LAYOUT markieren.

9.2.1 Mit der Maus markieren

Tabelle: Führen Sie den Mauszeiger links oben über die Tabelle und klicken Sie auf das Zei-

chen

Zeile: Führen Sie den Mauszeiger vor die betreffende Zeile und drücken Sie die linke Maustas-

te:

Spalte: Führen Sie den Mauszeiger über die betreffende Spalte und drücken Sie die linke

Maustaste:

Zelle: Führen Sie den Mauszeiger über die betreffende Zelle und drücken Sie die linke Maus-

taste:

9.2.2 Mit der Option des Registers LAYOUT markieren

Positionieren Sie die Einfügemarke in der zutreffenden Zelle der Tabelle bzw. einer Zelle der

betreffenden Zeile oder Spalte.

Wechseln Sie in das Register LAYOUT und öffnen Sie das Listenfeld des Befehls AUSWÄH-

LEN in der Gruppe TABELLE.

Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den gewünschten Befehl: ZELLE AUSWÄHLEN,

SPALTE AUSWÄHLEN, ZELLE AUSWÄHLEN, TABELLE AUSWÄHLEN.

9.3 Tabelle bearbeiten

9.3.1 Rahmen und Rasterlinien

WORD weist der Tabelle automatisch eine schwarze Linie als Rahmenlinien zu. Schalten Sie die

Linienfarbe im Kontextmenü über den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG in der Kartei-

karte RAHMEN über den Schalter OHNE aus, ersetzt WORD die Zellbegrenzungen mit gestrichel-



ten grauen Linien.

Diese Linien heißen Rasterlinien. Öffnen Sie nach dem Markieren der Tabelle das Register LAY-

OUT und wählen in der Gruppe TABELLE den Befehl RASTERLINIEN ANZEIGEN. Rasterli-

nien werden nicht ausgedruckt!

Um standardmäßig Tabellen ohne schwarze Linie zu erstellen, ändern Sie die Tabellenformatvorla-

ge TABELLENRASTER: Markieren Sie die Tabelle, öffnen Sie die Karteikarte ENTWURF, kli-

cken Sie in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN mit der rechten Maustaste auf die

Tabellenformatvorlage TABELLENRASTER ganz links, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl

TABELLENFORMAT ÄNDERN und schalten Sie die Anzeige der Rahmenlinien im Listenfeld

des Schalters über den Listeneintrag KEIN RAHMEN aus.

9.3.2 Tabellenzellen einfügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die zutreffende Zelle und wählen Sie im Kontextmenü

den Befehl EINFÜGEN… / ZELLEN EINFÜGEN… .

Legen Sie im Dialogfenster ZELLEN EINFÜGEN fest wie die Zelle eingefügt werden soll.

9.3.3 Tabellenzeilen bzw. Tabellenspalten einfügen

Positionieren Sie die Einfügemarke in einer Zelle der zutreffenden Zeile/Spalte und öffnen Sie

das Register LAYOUT.

Klicken Sie in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN auf den Schalter mit der gewünschte Ein-

fügerichtung:

Alternativ können Sie im Kontextmenü den Befehl EINFÜGEN… ausführen.

9.3.4 Zellen verbinden und teilen

WORD bietet die Möglichkeit mehrere Tabellenzellen zu einer Zelle zusammenzufassen oder eine Ta-

bellenzelle in mehrere Zellen aufzuteilen. Es ist dabei vollkommen egal, was die betreffende(n) Zelle(n)

enthalten, denn WORD trennt den Inhalt verbundener Zellen durch Absatzmarken und fragt beim Tei-

len von Zellen über ein Dialogfenster nach, wie dabei verfahren werden soll. Auch hier gilt - markie-

ren Sie zuerst die zu bearbeitende(n) Zelle(n)!

So verbinden Sie Zellen:

Durch das Verbinden von Zellen können Sie beispielsweise eine Überschrift erstellen, die über meh-

rere Spalten reicht oder eine Beschriftung, die sich über mehrere Zellen erstreckt.

Markieren Sie die Zellen, die Sie verbinden möchten.

Wählen Sie den Befehl ZELLEN VERBINDEN im Kontextmenü oder öffnen Sie das Register

LAYOUT und klicken in der Gruppe ZUSAMMENFÜHREN auf den Schalter ZELLEN VER-BINDEN.

So teilen Sie Zellen:

WORD teilt die Zelle, in der der Cursor blinkt oder die markierte Zelle.



Markieren Sie die Zelle(n), die Sie teilen möchten.

Wählen Sie den Befehl ZELLEN TEILEN… im Kontextmenü oder öffnen Sie das Register LAY-OUT und Sie klicken in der Gruppe ZUSAMMENFÜHREN auf den Schalter ZELLEN TEILEN.

Legen Sie im Dialogfenster ZELLEN TEILEN fest, in wie viele Zeilen und/oder Spalten,

WORD die markierte(n) Zelle(n) aufteilen soll.

9.3.5 Zellinhalt/Zellen löschen

Zellinhalt löschen: Markieren Sie die Zelle(n) und betätigen Sie die ENTF-Taste.

WORD leert die Zelle(n) nur, die Zelle(n) selbst bleiben vorhanden!!!

Zellen/Spalten/Zeilen/Tabelle löschen: Markieren Sie das gewünschte Element, wählen

Sie im Kontextmenü den Befehl … LÖSCHEN…, oder betätigen Sie die Rücklösch-Taste

(← ).

Alternativ können Sie auch die betreffende(n) Zelle(n) markieren, in das Register LAYOUT wech-

seln, in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN das Listenfeld des Schalters LÖSCHEN öffnen

und auf den zutreffenden Listeneintrag klicken:

9.3.6 Tabelle über Tabellenformatvorlagen bearbeiten

WORD bietet vorgefertigte Tabellentypen an, die beliebig gestaltet werden können. Sie können

diese als Grundlage für die Formatierung einer Tabelle verwenden und anschließend abändern.

So wird's gemacht:

Setzen Sie die Einfügemarke an die zutreffende Position.

Fügen Sie die Tabelle mit der gewünschten Anzahl Spalten und Zeilen wie unter 9.1 Tabelle

erstellen (S. 23) beschrieben ein.

Markieren Sie die Tabelle und wechseln Sie in das Register ENTWURF.

Öffnen Sie das Listenfeld der TABELLENFORMATVORLAGEN:

Wenn Sie die Maus über die Formatvorlagen ziehen, können Sie an Ihrer Tabelle verfolgen, wie

sich die gewählte Formatvorlage auswirkt. WORD übernimmt die Formatvorlage erst, wenn

Sie darauf klicken.



Beschreibung der Optionen im

Dialogfenster:

Mit dem Befehl NEUE TABELLENFOR-MATVORLAGE… können Sie in einem

Dialogfenster eigene Tabellenformatvorla-

gen definieren.

Mit dem Befehl LÖSCHEN entfernen Sie

die gewählte Tabellenformatvorlage aus

Ihrer Tabelle.

WORD weist dann Ihrer Tabelle die For-

matvorlage NORMALE TABELLE zu.

Mit Befehl TABELLENFORMATVOR-LAGE ÄNDERN…, bearbeiten Sie die

gewählte Formatvorlage.

WORD übernimmt Ihre Änderungen in die

Formatvorlage.

In der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT kann man einstellen, welche Zei-

len/Spalten extra formatiert werden sollen (abhängig von der Formatvorlage):

Verbunden Zeilen/Spalten:

Gerade Zeilen/Spalten werden anders dargestellt

als ungerade.

Im Fenster FORMATVORLAGE ÄNDERN können Sie über FORMATIERUNG ÜBERNEH-MEN FÜR: einstellen, für welchen Tabellenbereich die Formatierung gelten soll:



9.4 Tabelleneigenschaften

Zu den Tabelleneigenschaften gehören Einzug und Anordnung der gesamten Tabelle, Abstände

zwischen und innerhalb der Zellen, Spaltenbreite, Zeilenhöhe und die Anordnung des Textes inner-

halb der Zellen.

Wenn Sie Optionen für die gesamte Tabelle ändern möchten, klicken Sie an eine beliebige Stelle

innerhalb der Tabelle. Um Angaben für eine bestimmte Zelle, Zeile oder Spalte zu bearbeiten, mar-

kieren Sie die betreffende(n) Komponente(n) der Tabelle. Danach drücken Sie die rechte Maustaste,

wählen den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN im Kontextmenü und verwenden die Optio-

nen in den Karteikarten des Dialogfensters TABELLENEIGENSCHAFTEN. Sie können auch mit

den Optionen des Registers LAYOUT arbeiten.

9.4.1 Tabellenbreite und Tabellenoptionen ändern

Mit Tabellenoptionen haben Sie die Möglichkeit den Abstand des Textes in der Zelle zum Rand der

Zelle und den Abstand der Zellen zueinander einzustellen.

WORD passt die Breite der Tabellenspalten während der Bearbeitung automatisch an den darin vor-

kommenden Text an, falls ein Wort breiter als die Spalte ist. Diesen Automatismus können Sie bei

Bedarf abschalten und weitere Einstellungen in der Tabelle Ihren Wünschen anpassen.

So wird's gemacht:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle innerhalb der Tabelle.

Wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN… im Kontextmenü und öffnen Sie

Karteikarte TABELLE:


BEVORZUGTE BREITE: Vorgeben einer festen Tabel-

lenbreite

AUSRICHTUNG: Tabelle zwischen dem linken und

rechten Seitenrand anordnen

TEXTUMBRUCH: Anordnung der Tabelle zum angren-

zenden Text. Wählen Sie die Option UMGEBEND, fließt

der Text um die Tabelle und Sie können die horizontale

und vertikale Anordnung der Tabelle über den Schalter

POSITIONIERUNG… genau spezifizieren.

Mit dem Schalter RAHMEN UND SCHATTIERUNG… weisen Sie Rahmenlinien, Hinter-

grundfarben und -muster zu.

Über den Schalter OPTIONEN… stellen Sie Abstände zwischen und innerhalb der Tabellenzel-

len ein oder schalten Sie die automatische Größenanpassung ein und aus:




STANDARDZELLBEGRENZUNG: Abstand des Zell-

inhaltes zum Rahmen der Zelle

STANDARDZELLENABSTAND: Abstand zwischen

den Zellen

AUTOMATISCHE GRÖßENÄNDERUNG ZULAS-SEN: Bei Änderungen an der Spaltenbreite, passt WORD

die Breite der übrigen Tabellenspalten automatisch an die

ursprüngliche Breite der Tabelle an.

Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und schließen Sie das Dialogfenster.

9.4.2 Zeilenhöhe ändern

WORD orientiert sich bei der Höhe einer Zeile am Text. Fügen Sie Text hinzu wird die Zeile höher,

löschen Sie Text wird die Höhe der Zeile verringert.

So wird's gemacht:

Markieren Sie die Tabellenzeile und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN…

im Kontextmenü.

Öffnen Sie die Karteikarte ZEILE:


Optionsfeld GRÖßE: Feste Zeilenhöhe im Drehfeld

HÖHE DEFINIEREN eingeben. Achten Sie darauf, dass

im Listenfeld ZEILENHÖHE der Listeneintrag GENAU

eingestellt ist. WORD interpretiert Ihre Höhenangabe

ansonsten als Mindesthöhe.

ZEILENWECHSEL AUF SEITEN ZULASSEN: Seiten-

umbruch innerhalb der Zeile erlauben oder unterbinden.

GLEICHE KOPFZEILE AUF JEDER SEITE WIE-DERHOLEN: Für Tabellen, die über mehrere Seiten ge-

hen. Die markierte Zeile wird als Tabellenkopfzeile auf

jeder Seite wiederholt.

Mit den Schaltern VORHERIGE ZEILE bzw. NÄCHSTE ZEILE können Sie die vorher-

gehende bzw. nachfolgende Zeile markieren.


9.4.3 Spaltenbreite ändern

WORD passt bei aktivierter automatischer Größenanpassung die Breite einer Spalte an das längste

Wort an.

Am einfachsten verändern Sie Spaltenbreiten, indem Sie mit der Maus den Spaltenrahmen anfassen

und ziehen. Mit Doppelklick auf den Spaltenrahmen passt sich die Spaltenbreite dem Inhalt an.



Über das Register LAYOUT können Sie über den Schalter AUTOANPASSEN die Tabelle auf

Fensterbreite vergrößern oder die Spalten dem Inhalt anpassen.

Wenn Sie eigene Spaltenbreiten vorgeben möchten, müssen Sie die automatische Größenanpassung

deaktivieren (Befehl TABELLENEIGENSCHAFTEN… im Kontextmenü, Karteikarte TABELLE,

Schalter OPTIONEN).

So wird's gemacht:

Markieren Sie die Tabellenspalte und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAF-TEN… im Kontextmenü.

Öffnen Sie die Karteikarte SPALTE:


Achten Sie darauf, dass Sie in der Karteikarte TA-

BELLE unter dem Schalter OPTIONEN… die Option

AUTOMATISCHE GRÖßENANPASSUNG ZULAS-SEN deaktiviert haben, sonst können Sie keine benutzer-

definierten Spaltenbreiten vorgeben.

Optionsfeld GRÖßE: Feste Spaltenbreite im Drehfeld

BEVORZUGTE BREITE eingeben. Achten Sie darauf,

dass im Listenfeld MAßEINHEIT der Listeneintrag

ZENTIMETER eingestellt ist.

Mit den Schaltern VORHERIGE SPALTE bzw. NÄCHSTE SPALTE können Sie die

vorhergehende bzw. nachfolgende Spalte markieren.


9.4.4 Vorgaben für eine Zelle ändern

Markieren Sie die Tabellenzelle(n) und wählen Sie den Befehl TABELLENEIGENSCHAF-TEN… im Kontextmenü.

Öffnen Sie die Karteikarte ZELLE:


Optionsfeld GRÖßE: Feste Zellenbreite im Drehfeld

BEVORZUGTE BREITE eingeben. Achten Sie darauf,

dass im Listenfeld MAßEINHEIT der Listeneintrag

ZENTIMETER eingestellt ist.

Optionsfeld VERTIKALE AUSRICHTUNG: Anord-

nung des Zellinhaltes in einer Zelle.

Mit dem Schalter OPTIONEN… stellen Sie den Abstandes zwischen Zellinhalt und Zellrand ein

und machen Vorgaben wie mit dem Zellinhalt bei einem Zeilenumbruch bzw. bei sehr viel Text

in einer Zelle verfahren werden soll:




ZELLENBEGRENZUNGEN: Abstand des Zellinhaltes

zum Rahmen der Zelle.

ZEILENUMBRUCH: Text bricht innerhalt der Zelle au-

tomatisch um (Standard)

TEXT ANPASSEN: mehrzeiliger Text wird in einer Zeile

in der Tabellenzelle angeordnet und die Schriftgröße ent-

sprechend angepasst.


WORD-Kompaktkurs: 10 Rahmen und Schattierungen


10 Rahmen und Schattierungen

Sie können Textabschnitten, Grafiken und Tabellenzellen Rahmenlinien hinzufügen, Absätze und Tabellenzellen schattieren und sogar ganze Seiten eines Dokumentes mit Rahmen versehen.

Neben Rahmenlinien haben Sie die Möglichkeit Textabschnitten und Tabellen auch Farben und Hintergrundmuster zuzuordnen, um diese Textstelle besonders hervorzuheben und übersichtlicher zu formatieren.

Schattierungen für Textabschnitte und Tabellen nehmen Sie mit den Optionen der Karteikarte SCHATTIERUNG vor.

Mit den Optionen der Karteikarte SEITENRAND können Sie die Seiten Ihres Dokuments umrah-men.

10.1 Rahmenlinien zuweisen

WORD weist dem markierten Bereich im Dokument Rahmenlinien zu. Befindet sich die Einfüge-marke in einem Absatz, ordnet WORD diesem die festgelegten Rahmenlinien zu. Liegt in einer Tabelle keine spezielle Markierung vor, werden die gewählten Linien der Zelle, in der die Einfüge-marke steht, zugeordnet.

So wird's gemacht:

Markieren Sie den Absatz, den Textabschnitt, die Tabellenzelle(n) bzw. die Grafik(en).

Wechseln Sie in das Register START und öffnen Sie in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des

Schalters .

Nutzen Sie im Listenfeld die angebotenen Rahmenlinienoptionen

oder:

Klicken Sie auf den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG… ganz unten in der Liste:

WORD-Kompaktkurs: 10 Rahmen und Schattierungen


Mit den Optionen des Optionsfeldes EINSTELLUNG können Sie Rahmenlinien entfernen

(Option OHNE), den markierten Textteil umrahmen (Option KONTUR), die obere und lin-

ke Rahmenlinie mit einer dünneren und gleichzeitig die untere und rechte Rahmenlinie mit einer

dickeren Linie versehen (Option SCHATTEN) oder die zu bearbeitende Linie auswählen

(Option ANPASSEN in Verbindung mit den Schaltern in der Vorschau).

(Tabellen: Option ALLE: Außen- und Innenlinien mit gleich dicken Linien zeichnen)

Option DREI-D funktioniert nur, wenn Sie zusätzlich im Listenfeld FORMATVORLAGE

die dritt- bzw. viertletzte Linie aus der angezeigten Liste wählen.

Im Listenfeld FORMATVORLAGE wählen Sie die Linienart, im Listenfeld FARBE le-

gen Sie die Linienfarbe und im Listenfeld BREITE stellen Sie die Linienstärke ein.

Über den Schalter OPTIONEN… öffnen Sie ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie Sie den

Abstand des Textes zur Rahmenlinien einstellen können.

Wählen Sie die Linienart, dann die Linienfarbe, danach die Linienstärke und aktivieren Sie erst

dann die zutreffende Option im Optionsfeld EINSTELLUNG.

In der Vorschau können Sie verfolgen, wie sich die gewählten Optionen auf Ihren Text auswir-

ken

10.2 Rahmenlinien entfernen

So wird's gemacht:

Markieren Sie den Absatz, den Textabschnitt, die Tabellenzelle(n) bzw. die Grafik(en).

Wechseln Sie ins Register START und öffnen Sie in der Gruppe ABSATZ das Listenfeld des

Schalters .

Klicken Sie auf den Befehl RAHMEN UND SCHATTIERUNG ganz unten in der Liste.

Zum Entfernen einzelner Rahmenlinien verwenden Sie den entsprechenden Schalter in der

VORSCHAU, ansonsten klicken Sie auf den zutreffenden Schalter im Optionsfeld EINSTEL-LUNGEN.

WORD-Kompaktkurs: 11 AutoKorrektur


11 AutoKorrektur

WORD verwendet standardmäßig während der Texteingabe die automatische Fehlerkorrektur, d.h.

häufig vorkommende Schreibfehler werden anhand einer vorgegebenen Liste selbsttätig berichtigt.

Sie können diese Liste über die WORD-Optionen bearbeiten.

Sie haben die Möglichkeit Abkürzungen über die AutoKorrektur-Funktion ausschreiben zu lassen.

Sie können beispielsweise WORD dazu veranlassen das Kürzel DNA gegen den Text Desoxyribo-

nukleinsäure automatisch auszutauschen.

Automatisch durchgeführte Korrekturen erkennen Sie an einem kleinen blauen Rechteck unterhalb

des ausgetauschten Begriffs: (im Beispiel wurde aus Dna Dann). Nicht-gewollte Änderun-

gen nehmen Sie über den Schalter in der Schnell-Startleiste wieder zurück. Führen Sie den

Mauszeiger auf das Rechteck, können Sie die AutoKorrektur über ein Menü steuern:

Die AutoKorrektur-Einstellungen sind standardmäßig aktiv und lassen sich einzeln deaktivieren.

So bearbeiten Sie die AutoKorrektur-Einstellungen:

Führen Sie den Befehl DATEI / OPTIONEN / DOKUMENTPRÜFUNG aus und klicken Sie

auf den Schalter AUTOKORREKTUR-OPTIONEN…, Registerkarte AUTOKORREKTUR:


Option SCHALTFLÄCHEN FÜR AUTOKORREK-TUR-OPTIONEN ANZEIGEN erlaubt oder unterbindet

das Anzeigen der AutoKorrektur-Schaltfläche: .

Schalter AUSNAHMEN…: Ausnahmen für die Groß-

und Kleinschreibung vorgeben.

Option WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN schaltet die AutoKorrektur-Funktion ein oder aus.

Option AUTOMATISCHE VORSCHLÄGE AUS DEM WÖRTERBUCH VERWENDEN regelt die Anzeige von

Korrekturvorschlägen aus dem Wörterbuch.

Mit den Eingabefeldern ERSETZEN und DURCH geben Sie eigene Begriffe an, die Sie ausge-

tauscht haben möchten.

Mit dem Schalter HINZUFÜGEN nehmen Sie die über die Eingabefelder ERSETZEN und

DURCH definierten Austauschbegriffe in die AutoKorrektur-Liste auf, mit dem Schalter LÖ-SCHEN entfernen Sie den im Eingabefeld ERSETZEN angezeigten Begriff aus der Liste.


WORD-Kompaktkurs: 12 Felder und Querverweise


12 Felder und Querverweise

12.1 Mit Feldern arbeiten

Die verfügbaren Felder liegen in englischer Sprache vor. Sie fügen damit Informationen, die sich

verändern, in Ihr Dokument ein, z.B. Seitenzahlen, Datumsangaben oder kapitelbezogene Kopf-

und Fußzeilen.

Felder anzeigen: Ist im Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld DOKU-MENTINHALT ANZEIGEN im Listenfeld FELDSCHATTIERUNG der Listeneintrag WENN AUSGEWÄHLT aktiviert, hinterlegt WORD Felder, auf die Sie klicken, mit einem grauen Hinter-

grund, wählen Sie IMMER, wird der graue Hintergrund immer angezeigt.

WORD verwendet Felder auch beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen oder Indexeinträgen für

Tabellen- oder Abbildungsverzeichnisse.

Felder zeigen die Ergebnisse einer Formel. Sie erkennen Sie im Dokument erst dann, wenn Sie

die Feldfunktionen einblenden:

Feldfunktionen für eine Markierung oder eines bestimmten Feldes ein- bzw. aus-

blenden: Tastenkombination + F9.

Feldfunktionen im gesamten Dokument ein- bzw. ausblenden: Tastenkombination

ALT + F9.

12.1.1 Seitenzahlen

Seitenzahlen werden immer als reine Seitenzahl oder zusätzlich zu einem Kopf- bzw. Fußzeilentext

in der Kopf- oder Fußzeile oder in den Seitenrändern ausgegeben.

So geben Sie nur eine Seitenzahl (ohne Kopf- bzw. Fußzeilentext) ein:

Öffnen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Listenfeld des

Befehls SEITENZAHL:


Befehl SEITENANFANG bzw. SEITENENDE fügt die

Seitenzahl in die Kopf- bzw. Fußzeile ein.

Befehl SEITENRÄNDER ordnet die Seitenzahl im linken

oder rechten Seitenrand (nach der Angabe des Benutzers)

an.

Befehl SEITENZAHLEN setzt die Seitenzahl an die aktu-

elle Cursorposition im Text.

Klicken Sie in der Liste auf den zutreffenden Befehl und wählen Sie in der Liste mit den angezeig-

ten Vorschlägen den gewünschten aus.

Bei Verwendung der Befehle SEITENANFANG, SEITENENDE und SEITENRÄNDER wechselt

WORD in den Kopf- / Fußzeilen-Bereich. Sie schießen diesen Modus über den Schalter KOPF-



UND FUßZEILE SCHLIEßEN (im Register ENTWURF ganz rechts in der Gruppe SCHLIE-ßEN).

Seitenzahlen formatieren:

Sie können die Anfangsseitenzahl für die Seitennummerierung vorgeben und der Seitenzahl unter-

schiedliche Zahlenformate (z.B. arabische Zahlen, römische Zahlen, Buchstaben) zuweisen. Die

Anordnung der Seitenzahl selbst geben Sie beim Einfügen der Seitenzahl vor.

Öffnen Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe KOPF- UND FUßZEILE das Listenfeld des

Befehls SEITENZAHL und wählen Sie den Listeneintrag SEITENZAHLEN FORMATIE-REN… :


Listenfeld ZAHLENFORMAT: Liste mit ver-

fügbaren Formaten für die Seitenzahl.

Option KAPITELNUMMER EINBEZIEHEN steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Über-

schriften mit den Überschrift-Formatvorlagen

formatiert haben und die Gliederungsnumme-

rierung verwenden.

Im Optionsfeld SEITENNUMMERIERUNG

legen Sie den Beginn der Nummerierung fest.


12.1.2 Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!)

Kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen orientieren sich an den Kapitelüberschriften. Sie setzen

voraus, dass die Überschriften im Dokument mit Formatvorlagen formatiert wurden.

Und so erstellen Sie kapitelbezogene Kopf- und Fußzeilen:

Positionieren Sie den Cursor in einer Hauptüberschrift.

Aktivieren Sie das Register EINFÜGEN und öffnen Sie in der Gruppe KOPF- UND FUßZEI-

LE das Listenfeld KOPFZEILE, wenn Sie kapitelbezogene Kopfzeilen erstellen wollen bzw.

das Listenfeld FUßZEILE, wenn Sie mit kapitelbezogenen Fußzeilen arbeiten.

Wählen Sie den Listeneintrag KOPFZEILE BEARBEITEN bzw. FUßZEILE BEARBEITEN

und positionieren Sie die Einfügemarke an der zutreffenden Position.

Führen Sie im Register EINFÜGEN den Befehl SCHNELLBAUSTEINE / FELD… aus und

wählen Sie im angezeigten Dialogfenster im Listenfeld KATEGORIEN den Listeneintrag VER-KNÜPFUNGEN UND VERWEISE.

Aktivieren Sie im Listenfeld FELDNAMEN den Listeneintrag STYLEREF und wählen Sie im

Listenfeld FORMATVORLAGENNAMEN den Listeneintrag ÜBERSCHRIFT 1.

Formatieren Sie den Kopf- bzw. Fußzeilentext nach Wunsch.

Schließen Sie den Kopf- Fußzeilenbereich und überprüfen Sie das Ergebnis in der Seitenansicht.



12.2 Querverweise einsetzen

Mit Verweisen nehmen Sie Bezug auf eine Textstelle oder Abbildung in Ihrem Dokument. Sie

könnten dafür beispielsweise einfach die Seitenzahl der betreffenden Seite an der betreffenden

Textstelle eingeben. Beim Anwenden dieser Methode jedoch stimmt vielleicht diese Seitenzahl

nach Änderungen am Dokument nicht mehr. Mit Querverweise verhindern Sie unrichtige Verweise

auf Textstellen, denn diese passen sich automatisch an Änderungen an.

Sie können auf Nummerierungen, Überschriften, Textstellen (Textmarken), Abbildungen, Formeln

oder Tabellen verweisen. Für Überschriften funktionieren Querweise nur dann, wenn sie mit Über-

schriftformatvorlagen formatiert wurden; für Abbildungen, Formeln und Tabellen, wenn die Be-

schriftungsfunktion verwendet wurde. Ein Verweis auf Textmarken oder beliebige Seiten dagegen

ist immer möglich.

Und so fügen Sie einen Verweis ein:

Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument.

Öffnen Sie das Register EINFÜGEN und klicken Sie auf den Befehl QUERVERWEIS (Grup-

pe HYPERLINKS):

Wählen Sie im Listenfeld VERWEISTYP den Elementtyp:

Klicken Sie im Listenfeld VERWEISEN AUF den Listeneintrag des Elements auf das Sie ver-

weisen möchten:



Aktivieren Sie im unteren Listenfeld des Dialogfensters den zutreffenden Listeneintrag.

Betätigen Sie den Schalter EINFÜGEN und schließen Sie das Dialogfenster.

Aktualisierung: s. Kap. 15.1

WORD-Kompaktkurs: 13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen


13 Verwendung von Grafiken und Diagrammen

Die Bezeichnung Grafik ist ein Sammelbegriff für Zeichnungen, Bilder, Fotos, Screenshots (vgl.

Abbildungen hier im Skript) und Diagramme. Grafiken lassen sich einfügen, positionieren und be-

arbeiten: vergrößern, verkleinern und verzerren.

13.1 Grafiken einfügen

WORD öffnet beim Einfügen einer Grafik-Datei standardmäßig den Unterordner Eigene Bilder

im Ordner Eigene Dateien. Sie können den gewünschte Standardordner für Grafiken über den

Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT im Optionsfeld ALLGEMEIN über den Schalter

DATEISPEICHERORTE… einstellen (diese Einstellung wird von WORD 2010 manchmal

ignoriert).

Beim Einfügen einer Grafik, übernimmt WORD das Format des aktuellen Absatzes. Haben Sie

einen festen Zeilenabstand vorgegeben, wird die Grafik abgeschnitten und nur ein Teil der Gra-

fik angezeigt. Um die Grafik komplett zu sehen, klicken Sie in die Grafik und wählen den Zei-

lenabstand EINFACH.

WORD legt standardmäßig eine Kopie der Grafik direkt im Dokument ab, was den Vorteil hat,

dass sich das Dokument einschließlich der eingefügten Grafik auf jedem Rechner öffnen lässt.

Unter Umständen kann das Dokument durch die eingebetteten Grafiken aber sehr groß und da-

mit unhandlich werden kann.

Zum Einfügen einer Grafik stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

13.1.1 Einfügen einer Grafik unter Verwendung der Zwischenablage

Sie markieren die Grafik/das Diagramm im betreffenden Programm (z.B. Excel) und betätigen

die Tastenkombination STRG + C.

Sie wechseln zu WORD und positionieren die Einfügemarke an der gewünschten Einfügeposition

und betätigen die Tastenkombination STRG + V. Sieht die Grafik etwas verzerrt aus, wählen Sie

beim Einfügen in der Karteikarte START den Befehl EINFÜGEN / INHALTE EINFÜGEN… / BILD (ERWEITERTE METADATEI) bzw. BITMAP.

WORD fügt die Grafik an der aktuellen Cursorposition ein und bewegt sie automatisch mit dem

Text im Dokument.

13.1.2 Einfügen einer Grafik mit der Option EINFÜGEN

Öffnen Sie das Register EINFÜGEN und klicken Sie auf den Schalter GRAFIK (Gruppe IL-LUSTRATIONEN).

Wählen Sie die Ordner und Datei aus.

Betätigen Sie den Schalter EINFÜGEN unten rechts im Dialogfenster.

WORD fügt die Grafik an der aktuellen Cursorposition ein und bewegt sie automatisch mit dem

Text im Dokument.

13.2 Größe der Grafik ändern

Sie können die Größe einer Grafik mit der Maus oder über ein Dialogfenster verändern.



13.2.1 Grafikgröße mit der Maus ändern

Sie klicken auf die Grafik um sie zu markieren. WORD umrahmt die Grafik dann mit einem

viereckigen Kasten der mit acht Anfassern versehen ist:

Ziehen Sie an den Eckpunkten ändert sich die Größe der Grafik proportional. Bei Verwendung

der übrigen Markierungspunkte verzerren Sie die Grafik in die entsprechende Richtung (breiter,

schmäler, höher, flacher).

13.2.2 Grafikgröße über die Karteikarte GRÖßE verändern

Zum Angeben einer genauen Größe, klicken Sie in die Grafik, wählen den Befehl GRÖßE UND POSITION oder GRAFIK FORMATIEREN im Kontextmenü verwenden und die Opti-

onen der Karteikarte GRÖßE:

Schalter ZURÜCKSETZEN: ursprüngli-

che Größe des Bildes.


Drehfeld ABSOLUT bzw. Drehfeld RELATIV im

Optionsfeld HÖHE bzw. BREITE: absolute bzw.

prozentuale Größenangaben vornehmen.

Drehfeld DREHEN für das Drehen von frei bewegli-

chen Grafiken.

Drehfelder HÖHE und BREITE im Optionsfeld

SKALIERUNG: prozentuale Größenangaben vor-

nehmen.

Kontrollfeld SEITENVERHÄLTNIS SPERREN:

automatische Anpassung der Höhe bei Veränderung

der Breite und umgekehrt.

Kontrollfeld RELATIV ZUR ORIGINALBILD-GRÖßE: Bei aktiviertem Kontrollfeld geht WORD

von der Originalgröße des Bildes aus, ansonsten

nimmt WORD die aktuellen Höhen- und Breitenan-

gaben als 100%.


13.3 Position der Grafik ändern

WORD fügt eine Grafik standardmäßig als fest im Text stehend ein (Option MIT TEXT IN ZEILE). Möglich sind dann nur die Absatzausrichtungen LINKS, ZENTRIERT und RECHTS.

Wollen Sie eine Grafik jedoch beliebig im Text positionieren, müssen Sie sie vom Text lösen.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik, wählen den Befehl GRÖßE UND



POSITION oder GRAFIK FORMATIEREN im Kontextmenü, öffnen im Dialogfenster LAY-OUT die Karteikarte TEXTUMBRUCH, – oder Sie gehen nach Auswahl der Grafik zu BILD-TOOLS / FORMAT / ZEILENUMBRUCH und nehmen die gewünschten Einstellungen vor.

Eine freie Grafik können Sie mit gedrückter Maustaste an eine beliebige Position im Dokument

ziehen.

VORSICHT: die freie Positionierung lässt sich am Seitenende und in Verbindung mit um-

gebendem Text nur schlecht steuern und verursacht häufig Formatierungsfehler! Bitte

nutzen Sie daher die vorrangig die Standardeinfügung oder verwenden Sie für Grafiken

mit umfließendem Text Tabellen, siehe Kap. 13.4.

13.3.1 Möglichkeiten der Positionierung für freie Grafiken

Karteikarte TEXTUMBRUCH (Beziehung zwischen Text und Grafik):

Mit den Optionen im Optionsfeld UMBRUCHART beeinflussen Sie die Anordnung des

Textes um die Grafik.

Über die Optionen des Optionsfeldes TEXTFLUSS bestimmen Sie, wo der Text an der Grafik

fließt. Sie stehen zur Verfügung, wenn Sie im Optionsfeld UMBRUCHART eine der Optio-

nen RECHTECK, PASSEND oder TRANSPARENT aktiviert haben.

Den Zwischenraum von Grafik und Text regeln Sie mit den Optionen im Optionsfeld AB-

STAND VOM TEXT. Sie finden Verwendung, wenn Sie im Optionsfeld UM-

BRUCHART die zugehörige Option aktiviert haben.

Karteikarte POSITION (exakte Platzierung der Grafik): Mit der rechten Maustaste in die

Grafik klicken, Befehl ZEILENUMBRUCH/ WEITERE LAYOUTOPTIONEN… wählen

und Karteikarte POSITION öffnen:



Die Optionen in Optionsfeldern HORIZONTAL und VERTIKAL stehen zur Verfügung,

wenn in der Karteikarte TEXTUMBRUCH im Optionsfeld UMBRUCHSART nicht die

Option MIT TEXT IN ZEILE aktiviert wurde.

Mit Kontrollfeld OBJEKT MIT TEXT VERSCHIEBEN legen Sie fest, dass WORD die

Grafik mit dem Absatz verschiebt. Löschen Sie den betreffenden Absatz, entfernt WORD

auch die zugeordnete Grafik. Das Entfernen der Grafik können Sie verhindern, wenn Sie eine

feste vertikale und horizontale Bildposition vorgegeben haben.

Mit Kontrollfeld VERANKERN verhindern Sie ein Verschieben der zum Absatz gehören-

den Grafik.

Kontrollfeld ÜBERLAPPEN ZULASSEN erlaubt das Übereinander schieben von zwei

Elementen mit der gleichen Umbruchsart.

13.4 Grafiken mit umfließendem Text in Tabellen anordnen

Wenn Sie Grafiken mit umfließendem Text haben wollen, sollten Sie statt der freien Grafikpositio-

nierung Tabellen benutzen.

So wird's gemacht:

Wechseln Sie in das Register EINFÜGEN, öffnen Sie das Listenfeld des Befehls TABELLE und

fügen Sie eine Tabelle mit der gewünschten Anzahl Zeilen und Spalten ein.

Positionieren Sie die Einfügemarke in der ersten Tabellenzelle und fügen Sie die betreffende

Grafik ein, s. Kap.13.1.Markieren Sie die nächste Tabellenzelle und fügen Sie Text ein.

13.5 Grafik zuschneiden

Sie können eine Grafik an allen vier Seiten zuschneiden. Das Abschneiden einzelner Ecken ist nicht

möglich, denn WORD erlaubt nur gerade Schnitte. Abgeschnittene Teile dürfen Sie jederzeit wieder

anfügen.



So wird's gemacht:

Markieren Sie die Grafik und wechseln Sie in das Register FORMAT.

Klicken Sie auf den Schalter ZUSCHNEIDEN (Gruppe GRÖßE).

Führen Sie den Mauszeiger zum gewünschten Anfasser, ziehen Sie diesen auf die betreffende

Position innerhalb der Grafik und lassen Sie los.

Das Betätigen der ESC-Taste oder ein erneuter Klick auf den Schalter ZUSCHNEIDEN

beendet das Zuschneiden und blendet den grau dargestellten Bereich der Grafik aus.

Abgeschnittene Teile wieder einfügen: …

WORD-Kompaktkurs: 14 Verzeichnisse


14 Verzeichnisse

Zum automatischen Erstellen von Verzeichnissen benötigt WORD besonders gekennzeichnete

Textstellen, die als Verzeichniseinträge in das Verzeichnis aufgenommen werden:

Formatvorlagen oder Felder für ein Inhaltsverzeichnis.

Felder für ein Abbildungs-, Tabellen- oder Stichwortverzeichnis.

WORD fügt das entsprechende Verzeichnis an der aktuellen Cursorposition ein.

14.1 Literaturverzeichnis mit EndNote erstellen

Das Programm EndNote kann in der Bibliothek unserer Fakultät ausgeliehen und auf einem eigenen

PC installiert werden. Sie können damit Referenzen aus Online-Datenbanken in eine EndNote-

Datenbank übertragen, die für das Erstellen eines Literaturverzeichnisses in WORD als Grundlage

dient. Die Bibliothek unserer Fakultät bietet EndNote-Kurse an.

Die Formate für Literaturhinweise liegen als Styles vor. Für Abschlussarbeiten an der Medizini-

schen Fakultät Mannheim sind die beiden vordefinierten Styles J Amer soc nephrology.ens

bzw. Cell.ens für die Formatierung des Literaturverzeichnisses zu verwenden.

Ein mit EndNote erstelltes Literaturverzeichnis wird automatisch an Änderungen

angepasst.

14.2 Inhaltsverzeichnis

In WORD können Sie ein Inhaltsverzeichnis mit Hilfe von Überschriftenebenen oder unter Ver-

wendung von Feldern erstellen.

Das Inhaltsverzeichnis selbst ist auch ein Feld. WORD zeigt es bei eingeblendeten Feldfunktionen

z.B. als { TOC \o "1-3" \t "Überschrift 1;1;Überschrift 2;2;Überschrift 3;3"}, wobei TOC für

Table of Contents steht; \o "1-3" bedeutet, dass ein Inhaltsverzeichnis mit drei Verzeichnis-

ebenen nach dem Standard-Überschriftenformaten erstellt wird und \t zeigt die verwendeten For-

matvorlagen mit der zugehörigen Ebene.

Das Anlegen des Inhaltsverzeichnisses erfolgt in zwei Schritten:

1. Sie kennzeichnen den Text, der in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, mit For-

matvorlagen bzw. Feldern. Das erledigen Sie normalerweise während der Erstellung der Arbeit.

2. Sie erstellen das Inhaltsverzeichnis.

14.2.1 Inhaltsverzeichnis mit Formatvorlagen erstellen (bereits in der doktor.dotx eingestellt!)

Jeder Überschrift oder einem anderen Textteil, der in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden

soll, muss ein Standard-Überschriftenformat oder eine benutzerdefinierte Formatvorlage zugewie-

sen werden. Beim Zusammenstellen des Inhaltsverzeichnisses erscheint dann der Verzeichnisein-

trag in der ihm zugewiesenen Ebene.

So wird's gemacht:

Weisen Sie die betreffenden Überschriftenformate zu (ÜBERSCHRIFT 1, ÜBERSCHRIFT 2

und ÜBERSCHRIFT 3) oder verwenden Sie benutzerdefinierte Formatvorlagen.



Platzieren Sie die Einfügemarke an der Position im Dokument, an der Sie das Inhaltsverzeichnis

einfügen möchten.

Wechseln Sie in das Register VERWEISE, führen Sie den Befehl INHALTSVERZEICH-

NIS/ INHALTSVERZEICHNIS EINFÜGEN… aus und öffnen Sie die Karteikarte IN-HALTSVERZEICHNIS.

Im Befehl DATEI / OPTIONEN / ERWEITERT sollte im Optionsfeld BEARBEITUNGS-OPTIONEN das Kontrollfeld STRG + KLICKEN ZUM VERFOLGEN DES HYPERLINKS

aktiv sein. Das Ausschalten der oben genannten Funktion verhindert, dass WORD bei einem

Mausklick in das Inhaltsverzeichnis zur Seite der (vielleicht zufällig) angeklickten Textstelle

springt.

Markieren Sie im Listenfeld FORMATE das gewünschte Format für das Inhaltsverzeichnis,

stellen Sie im Listenfeld FÜLLZEICHEN das gewünschte ein und vergewissern Sie sich, dass

im Drehfeld EBENEN ANZEIGEN die Zahl 3 bzw. die gewünschte Anzahl an Ebenen ange-

zeigt wird.

Die gewählten Einstellungen können Sie im Feld SEITENANSICHT (oben links im Dialogfens-

ter) überprüfen.

Möchten Sie eigene Formatierungen am Inhaltsverzeichnis vornehmen, sollten Sie im Listenfeld

FORMATE den Standardlisteneintrag VON VORLAGE verwenden.

Über den Schalter OPTIONEN… stellen Sie ein, welche benutzerdefinierten Überschrift-

Formatvorlagen WORD für das Erstellen des Inhaltsverzeichnisses verwenden soll.

Mit dem Schalter ÄNDERN… bearbeiten Sie die Formatvorlagen des Inhaltsverzeichnisses:

VERZEICHNIS 1, VERZEICHNIS 2 und VERZEICHNIS 3.

14.2.2 Inhaltsverzeichnis formatieren

Die von WORD im Inhaltsverzeichnis vorgegebenen Verzeichnis-Formatvorlagen VERZEICHNIS

1, VERZEICHNIS 2, VERZEICHNIS 3 usw. können geändert werden. Weisen Sie auf keinen

Fall direkte Formate zu, denn diese gehen beim Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis-

ses verloren.

14.2.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Positionieren Sie den Cursor im Verzeichnis und betätigen Sie die F9-Taste.

14.3 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Wenn Sie ein Verzeichnis für Ihre Abbildungen erstellen möchten, müssen Sie mit Formatvorlagen

arbeiten, die Sie mit den Optionen des Registers VERWEISE in der Gruppe BESCHRIFTUNGEN

zuweisen.

WORD kennzeichnet die dafür angegebenen Textstellen als Verzeichniseinträge und stellt damit

sicher, dass die Nummerierung Ihrer Grafiken und Bilder korrekt durchgeführt wird - löschen Sie

beispielsweise ein Bild oder fügen eines hinzu, passt WORD die Nummerierung automatisch an.

Zum Aktualisieren eines Abbildungs-, Tabellen- bez. Formelverzeichnisses, klicken Sie in das Ver-

zeichnung und drücken die F9-Taste (vgl. Inhaltsverzeichnis).

Eingefügt wird das Verzeichnis als Feld. WORD orientiert sich dabei an den Vorgaben, die beim

Erstellen im Dialogfenster ABBILDUNGSVERZEICHNIS gemacht wurden:



Das Erzeugen von Tabellen- und Formelverzeichnissen erfolgt auf ähnliche Weise – anstelle des

Listeneintrags ABBILDUNG im Listenfeld BESCHRIFTUNGSKATEGORIE wählen Sie den

Listeneintrag TABELLE bzw. FORMEL.

WORD erstellt für jeden Beschriftungstyp ein eigenes Verzeichnis.

14.3.1 Abbildungen beschriften

Achtung bei der Verwendung freier Grafiken: Setzen Sie die Grafiken in Positionsrahmen,

denn die Beschriftung dieser Grafiken wird sonst beim Erstellen von Abbildungsverzeichnissen

nicht berücksichtigt.

So wird's gemacht:

Positionieren Sie den Cursor unter der Grafik, öffnen Sie das Register VERWEISE und klicken

Sie auf den Befehl BESCHRIFTUNG EINFÜGEN (Gruppe BESCHRIFTUNGEN):

Wählen Sie die vorgegebene Bezeichnung ABBILDUNG aus, oder betätigen Sie den Schalter

NEUE BEZEICHNUNG…, geben Sie die Bezeichnung Abb. in das Eingabefeld BEZEICH-

NUNG ein und schließen Sie die Dialogfenster:



Versichern Sie sich, dass im Listenfeld POSITION der Listeneintrag UNTER DEM AUSGE-WÄHLTEN ELEMENT aktiv ist.

Aktivieren Sie das Kontrollfeld BEZEICHNUNG NICHT IN DER BESCHRIFTUNG VER-WENDEN, unterdrückt WORD die im Listenfeld BEZEICHNUNG gewählte Angabe (im Bei-

spiel Abb.) in der Beschriftung.

Ergänzen Sie den gewünschten Text im Eingabefeld BESCHRIFTUNG oder erst in der Be-

schriftungszeile unterhalb der Grafik :

Wiederholen Sie die vorherigen Punkte für alle Grafiken/Bilder. WORD führt die notwendige

Nummerierung automatisch durch.

14.3.2 Abbildungsverzeichnis erstellen

Nach dem Festlegen der Beschriftungen können Sie das Abbildungsverzeichnis erstellen.

So wird's gemacht:

Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an der Sie das Verzeichnis einfügen möch-

ten.

Öffnen Sie das Register VERWEISE und führen Sie den Befehl ABBILDUNGSVERZEICH-NIS EINFÜGEN… aus.

Aktivieren Sie die Kontrollfelder SEITENZAHLEN ANZEIGEN und SEITENZAHLEN RECHTSBÜNDIG und wählen Sie das gewünschte Füllzeichen.

Deaktivieren Sie das Kontrollfeld HYPERLINKS ANSTELLE VON SEITENZAHLEN.



Nach dem Betätigen des Schalters Ok, fügt WORD das Abbildungsverzeichnis an der Cursor-

position ein.

14.3.3 Tabellenverzeichnis

Sie müssen die Beschriftung der Tabellen mit Formatvorlagen über die Optionen des Registers VER-WEISE (Gruppe BESCHRIFTUNGEN) vornehmen, sonst kann WORD kein Tabellenverzeichnis

erstellen.

WORD kennzeichnet die für das Verzeichnis angegebenen Textstellen als Verzeichniseinträge und

stellt damit sicher, dass die Nummerierung der Tabellen korrekt durchgeführt wird. Löschen Sie

beispielsweise eine Tabelle oder fügen eine hinzu, passt WORD die Nummerierung

automatisch an.

Eingefügt wird das Verzeichnis als Feld. WORD orientiert sich dabei an den Vorgaben, die beim

Erstellen im Dialogfenster ABBILDUNGSVERZEICHNIS gemacht wurden (siehe Abbildungsver-

zeichnis). Bei einem Listeneintrag für Tabellen werden die Tabellenbeschriftungen für das Erstellen

des Verzeichnisses verwendet.

WORD weist der Tabellenbeschriftung die Formatvorlage BESCHRIFTUNG zu. Die darin verwende-

ten Formate bearbeiten Sie wie unter 6.2.5 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich ändern (siehe

Seite 15) beschrieben.

14.3.4 Automatische Beschriftung einer Tabelle

Mit der Funktion AutoBeschriftung sorgen Sie dafür, dass WORD neue Tabellen automatisch be-

schriftet. Bereits vorhandene Tabellen müssen Sie manuell kennzeichnen, um sie in das Verzeichnis

aufzunehmen.

So schalten Sie die automatische Beschriftung ein:

Öffnen Sie das Register VERWEISE, klicken Sie auf den Befehl BESCHRIFTUNG EINFÜ-GEN (Gruppe BESCHRIFTUNGEN):

Betätigen Sie den Schalter AUTOBESCHRIFTUNG… und aktivieren Sie das Kontrollfeld

MICROSOFT WORD-TABELLE:



Wählen Sie im Listenfeld BEZEICHNUNG den Eintrag TABELLE und im Listenfeld POSITI-

ON die Option UNTER DEM ELEMENT.

Drücken Sie den Schalter NEUE BESCHRIFTUNG… und geben Sie die gewünschte Bezeich-

nung ein (im Beispiel Tab.):

Schließen Sie das Dialogfenster.

WORD beschriftet nun jede neue Tabelle automatisch nach den vorgegebenen Einstellungen, d.h.

im Beispiel fügt WORD das Kürzel Tab. mit der zutreffenden Nummer ein. Sie müssen nur noch

die jeweilige Bezeichnung für die Tabelle ergänzen.

14.3.5 Manuelle Beschriftung einer Tabelle

Im Gegensatz zur AutoBeschriftung müssen Sie bei der manuellen Beschriftung die Beschriftung

für jede Tabelle neu durchführen, die Nummerierung geschieht automatisch.

Das Vorgehen ist das Gleiche wie bei der Abbildungsbeschriftung, siehe Kap. 14.3.1, S. 46. Sie

müssen lediglich im Bearbeitungsfenster BEZEICHNUNG: TABELLE auswählen.

14.3.6 Tabellenverzeichnis erstellen

Sie müssen die Beschriftung der Tabellen mit Formatvorlagen über die Optionen des Registers VER-WEISE (Gruppe BESCHRIFTUNGEN) vornehmen, sonst kann WORD kein Tabellenverzeichnis

erstellen.

Das Vorgehen ist das Gleiche wie beim Abbildungsverzeichnis, siehe Kap. 14.3.2, S. 47. Sie müs-

sen lediglich im Bearbeitungsfenster auf BESCHRIFTUNGSKATEGORIE: TABELLE umstellen.



14.3.7 Formatvorlage für die Beschriftung ändern

WORD weist der Tabellenbeschriftung die Formatvorlage BESCHRIFTUNG zu. Die darin verwende-

ten Formate bearbeiten Sie wie unter 6.2.3 Formatvorlagen über den Aufgabenbereich bearbeiten

(siehe Seite 15) beschrieben.

14.3.8 Tabellenverzeichnis aktualisieren

Positionieren Sie den Cursor im Verzeichnis und betätigen Sie die F9-Taste.

WORD-Kompaktkurs: 15 Endkontrolle: Rechtschreibung, Silbentrennung, doppelte Leerzeichen, …


15 Endkontrolle: Rechtschreibung, Silbentrennung, dop-pelte Leerzeichen, …

15.1 Verzeichnisse und Querverweise aktualisieren

Markieren Sie den gesamten Text mit STRG + A und aktualisieren Sie alle Verzeichnisse (s. Kap.

14) und ggf. Querverweise (s. Kap. 12) mit der F9-Taste.

Vor dem Druck (bzw. der PDF-Erstellung) alle Felder aktualisieren: DATEI / OPTIONEN / AN-ZEIGE / FELDER VOR DEM DRUCKEN AKTUALISIEREN

15.2 Seitenansicht

Eine verkleinerte Seitenansicht hilft beim schnellen Überprüfen des Gesamtlayouts. Dafür gibt es

zwei Möglichkeiten:

Über den Befehl ANSICHT / ZWEI SEITEN

Besser: über die Seitenansicht, die aber zuerst über DATEI / OPTIONEN / SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt werden

muss. Dort dann in der Liste BEFEHL AUSWÄHLEN die Option ALLE BEFEHLE einstellen

und den Befehl SEITENANSICHT-BEARBEITUNGSMODUS HINZUFÜGEN.

Danach steht das Icon ganz oben im Word-Fenster zur Verfügung.

15.3 Rechtschreibung

Sie können die Rechtschreibeprüfung während der Texteingabe oder im Anschluss an die Eingabe

des Textes einsetzen.

Der Rechtschreibeprüfung liegt ein Standard-Wörterbuch zu Grunde. WORD vergleicht den einge-

gebenen Text mit den Begriffen im Wörterbuch und kennzeichnet ein nicht gefundenes Wort mit

einer roten Wellenlinie. Ein solches Wort muss nicht falsch sein, denn das Wörterbuch enthält stan-

dardmäßig keine Eigennamen oder Fachbegriffe.

Grüne Wellenlinien weisen auf Grammatikfehler hin.

Sie können die gekennzeichneten Wörter entweder ignorieren, ins Wörterbuch hinzufügen (meist

Fachbegriffe), oder nach den Vorschlägen der Rechtschreibeprüfung ändern.

Korrigiert WORD Begriffe während der Eingabe, ist nicht die Rechtschreibeprüfung, sondern die

AutoKorrektur-Funktion zuständig (siehe 11 AutoKorrektur, Seite 34).

Arbeiten Sie an einem Text, der sehr viele fremdsprachliche Wörter oder Fachbegriffe enthält, soll-

ten Sie die automatische Rechtschreibeprüfung deaktivieren, denn zu viele Wellenlinien erschweren

das Lesen eines Textes.

Ist im Befehl DATEI / OPTIONEN / DOKUMENTPRÜFUNG im Optionsfeld AUSNAHMEN FÜR das Kontrollfeld RECHTSCHREIBFEHLER NUR IN DIESEM DOKUMENT AUS-BLENDEN deaktiviert, läuft im Hintergrund die automatische Rechtschreibeüberprüfung, die fal-

sche oder unbekannte Wörter mit einer roten Wellenlinien kennzeichnet.

Was WORD als Rechtschreibefehler bezeichnet, hängt von den Einträgen im Standardwörterbuch

ab. Im Befehl DATEI / OPTIONEN / DOKUMENTPRÜFUNG im Optionsfeld BEI DER RECHTSCHREIBKORREKTUR IN MICROSOFT OFFICE-PROGRAMMEN können Sie

selbst Regeln vorgeben.



15.3.1 Rechtschreibkorrektur

Sie starten die automatische Rechtschreibung mit dem Betätigen der F7-Taste oder Sie öffnen das

Register ÜBERPRÜFEN und drücken den Schalter RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK

(Gruppe DOKUMENTPRÜFUNG).

Unter ÜBERPRÜFEN / SPRACHE / SPRACHE FÜR DIE KORREKTURHILFEN FESTLE-GEN kann ggf. Englisch ausgewählt und mit dem Button ALS STANDARD FESTLEGEN akti-

viert werden.

WORD öffnet das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK mit der eingestell-

ten Sprache:

Im oberen Teil steht falsch erkannte Begriff in seinem Kontext, unten macht WORD Korrekturvor-

schläge. Über die Schalter im rechten Teil des Dialogfensters steuern Sie die Rechtschreibeprüfung.

Wollen Sie fremdsprachliche Begriffe oder Fachbegriffe nicht in das Standardwörterbuch aufneh-

men, verwenden Sie ein separates Wörterbuch, das WORD zur Verfügung stellt. Sie können sogar

eigene Wörterbücher erstellen.

15.4 Silbentrennung

Siehe 4.1 Automatische Silbentrennung (Seite 5), 4.2 Manuelle Silbentrennung (Seite 6) und 4.3

Falsche Silbentrennung korrigieren (Seite 7).

15.5 Thesaurus (Synonyme)

Der Thesaurus ist ein Wörterbuch für sinn- und sachverwandte Wörter. Haben Sie einen Begriff

mehrfach verwendet und möchten abwechseln oder suchen nach einer ähnlichen Bedeutung, klicken

Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Wort und wählen im Kontextmenü den Befehl

SYNONYME / THESAURUS…

Oder Sie klicken bei gedrückter ALT-Taste auf das zutreffende Wort.

WORD öffnet dann den Arbeitsbereich RECHERCHIEREN und zeigt eine Liste mit Vorschlä-

gen.



15.6 Suchen und Ersetzen

Soll der Suchbegriff nur in einem bestimmten Teil des Textes gesucht bzw. ersetzt werden, müssen

Sie diesen markieren. Gibt es keine Markierung, sucht bzw. ersetzt WORD den angegebenen Text im

gesamten Dokument.

Sie können nach Textstellen, Sonderzeichen und Formaten suchen und dabei auch Platzhalter ein-

setzen.

Beim Ersetzen von Begriffen ist die Verwendung von Platzhaltern nicht sinnvoll.

Platzhalter für die Suche (Beispiele siehe weiter hinten):

? = beliebiges Zeichen

* = beliebige Zeichenfolge

WORD kann das gesamte Dokument oder eine Markierung durcharbeiten, an jeder zutreffenden

Stelle anhalten und auf weitere Anweisungen warten oder alle in Frage kommenden Textstellen

markieren. Im letzten Fall können Sie die Suche sogar auf Kopf- und Fußzeilen begrenzen.

15.6.1 Textstellen suchen

Sie starten den Vorgang im Register START mit dem Befehl SUCHEN / ERWEITERTE SU-CHE… (Gruppe BEARBEITEN); WORD öffnet das Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN

mit der Karteikarte SUCHEN.

WORD sucht standardmäßig im Hauptdokument und wartet bei jedem gefundenen Suchbegriff auf

weitere Befehle. Öffnen Sie im Dialogfenster das Listenfeld des Schalters SUCHEN IN können

Sie mit den Optionen im zugehörigen Listenfeld die Suche auf den Dokumenttext (Option

HAUPTDOKUMENT) oder Kopf- und Fußzeilen (Option KOPF- UND FUßZEILEN) beschrän-

ken.

Sollen im Dokument alle Textstellen, die dem Suchbegriff entsprechen, gekennzeichnet werden,

öffnen Sie im Dialogfenster SUCHEN das Listenfeld des Schalters LESEHERVORHEBUNG.

Mit dem Listeneintrag ALLES HERVORHEBEN markiert Ihnen Wort die entsprechenden Text-

stellen, mit dem Listeneintrag HERVORHEBUNG LÖSCHEN entfernt WORD die Kennzeich-

nung wieder.



Optionen im Dialogfenster SUCHEN:

Mit dem Schalter ERWEITERN>> vergrößern Sie das Dialogfenster. WORD stellt zusätzliche

Suchoptionen zur Verfügung. Mit dem Schalter <<REDUZIEREN verkleinern Sie das Dialog-

fenster wieder.

Über das Listenfeld SUCHEN legen Sie die Suchrichtung fest: ab der Einfügemarke in Rich-

tung Textanfang (Listeneintrag NACH OBEN) oder in Richtung Textende (Listeneintrag NACH UNTEN). Die Listeneintrag GESAMT bezieht den gesamten Text in die Suche ein.

Kontrollfeld GROß-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN aktivieren Sie, wenn WORD

nur Textstellen beachten soll, die der Schreibweise des Suchbegriffs entsprechen:

z.B. Suchbegriff Pflanze

WORD sucht: Pflanze oder Pflanzen – aber nicht pflanzen, Topfpflanze, bepflanzen

Kontrollfeld NUR GANZES WORT SUCHEN wählen Sie, wenn WORD nur Textstellen

berücksichtigen soll, die eigenständige Wörter darstellen, d.h. der Suchbegriff darf nicht nur Be-

standteil eines Wortes sein:

z.B. Suchbegriff finden

WORD sucht: finden oder Finden – aber nicht erfinden, Befinden, auffinden

Kontrollfeld PLATZHALTER VERWENDEN aktivieren Sie, wenn Ihnen die Schreibweise

nicht genau bekannt ist:

z.B. Suchbegriff m?sst ? = ein beliebiges Zeichen

WORD sucht: musst oder misst

z.B. Suchbegriff k*t * = eine beliebige Zeichenfolge

WORD sucht: kalt, kühlt oder krümelt



Kontrollfeld ALLE WORTFORMEN SUCHEN (ENGLISCH) benutzen Sie in englisch-

sprachigen Texten für das Auffinden aller Wortformen des angegebenen Suchbegriffs:

z.B. Suchbegriff be

WORD sucht: be, am, are, is, was oder were

Kontrollfeld SUFFIX BEACHTEN verwenden Sie, wenn WORD auch Textstellen beachten

soll, die den Suchbegriff als Nachsilbe (Suffix) enthalten.

Kontrollfeld PRÄFIX BEACHTEN aktivieren Sie, wenn WORD auch Textstellen beachten

soll, die den Suchbegriff als Vorsilbe (Präfix) enthalten:

z.B. Suchbegriff die

WORD sucht: die, diejenige oder Dienstfahrzeug– aber nicht Sedierung

Kontrollfeld INTERPUNKTIONSZEICHEN IGNORIEREN ignoriert alle Satzzeichen

(Punkt, Komma), die im Suchbegriff nicht angegeben sind:

z.B. Suchbegriff Karl Friedrich

WORD sucht: Karl Friedrich und Karl-Friedrich

Kontrollfeld LEERZEICHEN IGNORIEREN übergeht überflüssige Leerzeichen, wenn Sie

versehentlich mehr als ein Leerzeichen zwischen zwei Wörtern eingegeben haben:

z.B. Suchbegriff der p-Wert

WORD sucht: der p-Wert oder der···p-Wert (·= Leerzeichen)

Schalter FORMAT erlaubt die Suche nach Formatierungen.

Schalter SONDERFORMAT ermöglicht die Suche nach Absatzmarken, Zeilenschaltungs-

zeichen, Endnoten und anderen Sonderzeichen.

Mit Schalter KEINE FORMATIERUNG löschen Sie festgelegte Formate auch dem Eingabe-

feld SUCHEN NACH:.

Schalter WEITERSUCHEN startet den Suchvorgang, Schalter ABBRECHEN beendet ihn und

schließt das Dialogfenster.

15.6.2 Textstellen ersetzen

Sie starten den Vorgang im Register START mit dem Befehl ERSETZEN (Gruppe BEARBEI-TEN); WORD öffnet das Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN mit der Karteikarte ER-SETZEN.

Alternativ dazu können Sie im Register START auch den Befehl ERWEITERTE SUCHE…

(Gruppe BEARBEITEN) wählen und die Karteikarte ERSETZEN öffnen.



Optionen im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN:

Beschreibung der Optionen siehe 15.6.1 Textstellen suchen (Seite 53).

Schalter ALLE ERSETZEN Vorsicht!!! Alle Textstellen im Dokument, die dem Suchbegriff

entsprechen, werden ohne Rückfrage gegen den Begriff im EINGABEFELD ERSETZEN DURCH: ausgetauscht.

Schalter ERSETZEN tauscht den im Eingabefeld SUCHEN NACH eingegebenen Begriff

gegen den im Eingabefeld ERSETZEN DURCH genannten aus.

Schalter WEITERSUCHEN lässt den Ersetzenvorgang ausfallen und sucht nach der nächsten

zutreffenden Textstelle.

Mit Schalter ABBRECHEN beendet das Ersetzen und schließt das Dialogfenster. Aber Vor-

sicht! - Ein vorzeitiger Abbruch des Vorganges macht bereits durchgeführte Ersetzungen nicht

mehr rückgängig. Dafür müssen Sie den Schalter in der Schnellstartleiste oder der Tasten-

kombination STRG + Z verwenden.

15.6.3 Beispiel doppelte Leerzeichen und Absatzmarken

Häufig macht man aus Versehen zwei Leerzeichen statt eines, das kann einfach über SUCHEN NACH: 2 x Leertaste drücken und ERSETZTEN DURCH: 1 x Leertaste drücken behoben werden.

Im Idealfall gibt es keine leeren Absätze im Text, sondern gewünschte Abstände werden über Ein-

stellungen in Absatzformatvorlagen gesteuert. Bei Bedarf können daher doppelte Absätze mit SU-

CHEN NACH: 2 x SONDERFORMAT / ABSATZMARKE und ERSETZTEN DURCH: 1 x

SONDERFORMAT / ABSATZMARKE ersetzt werden.

WORD-Kompaktkurs: 16 Überarbeitungsfunktion


16 Überarbeitungsfunktion

Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument, ist es sinnvoll die Überarbeitungsfunktion einzusetzen.

Sie können damit Korrekturen vornehmen und Anmerkungen (Kommentare) einfügen und ent-

scheiden, welche Änderungen übernommen und welche verworfen werden sollen.

16.1 Korrekturen vornehmen

Löschungen, neuer Text und Formatänderungen werden direkt im Text angezeigt und als Korrek-

turvorschlag sichtbar gemacht. WORD übernimmt sie aber erst, wenn Sie Anweisung dazu geben.

Sie haben also die Möglichkeit Verbesserungsvorschläge abzulehnen.

WORD stellt die Überarbeitungsfunktion im Register ÜBERPRÜFEN zur Verfügung.

Sie blenden die Änderungsmarkierungen im Register ÜBERPRÜFEN mit den Listenfeld des

Schalters in der Gruppe NACHVERFOLGUNG ein- oder aus:

Listeneintrag ABGESCHLOSSEN: MARKUPS ANZEIGEN zeigt die Markierungen an und

Listeneintrag ABGESCHLOSSEN schaltet sie aus.

Über ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN / OPTIONEN … können Sie u.a. in der Gruppe

SPRECHBLASEN einstellen, ob Sprechblasen am Rand immer, nie, oder nur für Kommenta-

re/Formatierungen angezeigt werden. Das geht auch über MARKUP ANZEIGEN / SPRECH-BLASEN.

16.2 Überarbeitungen prüfen

Sie können vorgeschlagene Änderungen übernehmen oder den ursprünglichen Zustand beibehalten.

Sie können sogar alle Korrekturvorschläge mit einem Klick annehmen oder ablehnen.

So wird's gemacht:

Positionieren Sie den Cursor am Anfang des Dokuments.

WORD-Kompaktkurs: 16 Überarbeitungsfunktion


Starten Sie die Überarbeitungsfunktion im Register ÜBERPRÜFEN mit dem Befehl ÄNDE-

RUNGEN NACHVERFOLGEN:

WORD zeigt die überarbeiteten Textstellen an

und kennzeichnet sie durch einen senkrechten

Strich am linken Rand.

Betätigen Sie den Schalter (Gruppe ÄNDERUNGEN), um zur 1. Korrektur bzw.

nächsten Korrekturmarkierung zu springen. Mit dem Schalter (Gruppe Änderungen)

springt WORD eine Korrekturmarkierung zurück.

Änderungen übernehmen: Das Listenfeld des Schalters ANNEHMEN (Gruppe ÄN-

DERUNGEN) öffnen und auf den Befehl ANNEHMEN UND WEITER wählen.

Möchten Sie alle Änderungen übernehmen, klicken Sie im geöffneten Listenfeld auf den Befehl

ALLE ÄNDERUNGEN IM DOKUMENT ANNEHMEN.

Änderungen ablehnen: Das Listenfeld des Schalters ABLEHNEN (Gruppe ÄNDE-

RUNGEN) öffnen und auf den Befehl ABLEHNEN UND WEITER wählen.

Möchten Sie keine der Änderungen übernehmen, klicken Sie im geöffneten Listenfeld auf den

Befehl ALLE ÄNDERUNGEN IM DOKUMENT ABLEHNEN.

16.3 Markierungen aus dem Dokument entfernen

Entfernt WORD beim Übernehmen oder Ablehnen der Korrekturvorschläge die Sprechblase am

rechten Rand und lässt die Markierungen selbst im Text stehen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Register ÜBERPRÜFEN das Listenfeld des Schalters in der Gruppe

NACHVERFOLGUNG.

Wählen Sie den Listeneintrag ABGESCHLOSSEN.

16.4 Kommentare einfügen

Kommentare sind Anmerkungen (für andere Benutzer). Zum Einfügen von Kommentaren muss die

Überarbeitungsfunktion nicht eingeschaltet sein.

So wird's gemacht:

Markieren Sie die zutreffende Textstelle.

Öffnen Sie das Register ÜBERPRÜFEN und klicken Sie auf den Schalter NEUER KOM-MENTAR (Gruppe KOMMENTARE).

Geben Sie den Kommentartext am rechten Rand ein:

WORD-Kompaktkurs: 17 PDF-Datei erstellen


17 PDF-Datei erstellen

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten in Word:

DATEI / SPEICHERN UND SENDEN / PDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN

DATEI / SPEICHERN UNTER / DATEITYP: PDF

Hier sollten Sie zusätzlich unter Optionen ISO 19005-1-KOMPATIBEL (PDF/A) anhaken.

Kontrollieren Sie abschließend die komplette PDF-Datei hinsichtlich der Formatierung. Es empfeh-

len sich auch Testausdrucke von Seiten mit Bildern/Grafiken.

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WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten · PDF fileSkript zum Kurs WORD 2010 (Windows) für wissenschaftliche Arbeiten Stand: November 2013 Autoren: Sylvia Büttner und