Workflow

Workflows sind Geschäftsprozesse, die ver-schiedene Arbeiten oder Aufgaben in einerbestimmten Reihenfolge automatisch aus-führen und darin involvierte Personen überderen Aktivitäten informieren. Ein Work-flow basiert auf dem Rollenprinzip: Einzel-ne Aktivitäten in einem Prozess werdendabei nicht einer Person, sondern einerRolle zugewiesen. Einer Rolle können meh-rere Personen angehören.

Workflows können durch den qualifiziertenAnwender oder durch einen Experten mitdem ABACUS Workflow Designer auf ein-fache Weise gestaltet und erstellt werden.

Manager- und Employee-Self-ServiceDie so genannten Manager-Self-Services(MSS) sind für Führungskräfte gedacht. Da-mit werden sie in die Lage versetzt, Prozes-se im Unternehmen oder in der Verwaltungeffizient und produktiv zu strukturierenund zu überwachen. Mit den MSS lassensich mehrstufige Geschäftsprozesse lo-gisch abbilden und automatisieren. Dazuzählen zum Beispiel Managementauswer-tungen, die zur Kostenüberwachung auto-matisch erstellt und an verschiedene Ad-ressaten im Unternehmen via Mail weiter-geleitet werden können.

Durch umfassende Employee-Self-Services(ESS) werden vor allem administrativeVerantwortlichkeiten an die Mitarbeiter de-legiert. In der Regel sind es Routinearbei-ten, die über ESS erledigt werden. Mitar-beiter können dabei nur auf die für sie frei-gegebenen Daten zugreifen.

ABACUS Workflow Personaladministration vereinfachen

Viele Personalverantwortliche dürften sich schon einmal gewünscht haben, dass Mitarbeiter ihre eigenenAdressänderungen selber erfassen können oder sie daran erinnert werden, wenn beispielsweise ein

Mitarbeiter seine EO-Karte noch nicht abgegeben hat. Mit dem ABACUS Workflow steht nun ein Werkzeugzur Verfügung, das auch mit dem Personalwesen verbundene Aufgaben steuern und automatisieren hilft.Erste zufriedene Anwender des neuen Workflow-Werkzeugs sind die Mitarbeiter der ABACUS Research AG.

Workflow ABACUS

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Mit dem ABACUS Workflow Designer werden die Schritte in einem Workflow grafisch definiert.

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ABACUS Workflow

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Workflows auslösenWorkflows können vom Anwender manuellausgelöst werden. Er muss sich nur zuerstvia Web-Browser mit Username und Pass-wort ausweisen und authentifizieren, umanschliessend in sein anwenderspezifi-sches Portal zu gelangen. Darin sind alleihm zugeordneten Workflows aufgeführt.Auch diejenigen Aktivitäten sind im Portalenthalten, die noch zu erledigen sind.

Workflows können aber auch auf Grundvon Datenbankänderungen und Zeitereig-nissen automatisch gestartet und ausge-führt werden. Dazu steht in Verbindung mitdem Workflow das ABACUS Melde- undInformationssystem AbaNotify zur Verfü-gung. Damit können zum Beispiel periodi-sche Auswertungen automatisch erstelltund den Empfängern via E-Mail zugesandtwerden.

AbsenzenmanagementAbsenzen wie Ferien, Militärdienst, Zivil-schutztage, krankheits- und unfallbedingteAbwesenheiten lassen sich ebenfalls übereinen Workflow erfassen. Der Workflowmeldet dies per Mail dem verantwortlichenMitarbeiter, sei es Vorgesetzter oder Perso-nalchef.

Der Workflow in der PraxisMit dem Update auf die ABACUS-Version2005.1 hat die ABACUS Research AG denWorkflow firmenintern in der Personalad-ministration produktiv eingeführt. Die Pro-zesse, die mit dem Workflow automatisiertwerden, sind von unterschiedlicher Kom-plexität. Unterstützt werden dabei einfa-che Adressänderungen bis hin zur Abwick-lung eines umfassenden Krankheitsprozes-ses. Folgende Workflows sind zur Zeit beiABACUS im Einsatz:

• Adressänderung vornehmen• Zivilstandsänderung erfassen• Kinderzulage beantragen• Ferienanträge eingeben• Militär-/Zivilschutzmeldungen• Krankheits-/Unfallmeldungen• Ein-/Austritt erfassen

Am Beispiel der Ferienmeldung soll nach-folgend aufgezeigt werden, wie ein Work-flow bei der ABACUS Research AG einge-richtet wurde.

Workflow hilft tägliche Arbeiten zu vereinfachenMutationen von StammdatenMitarbeiter sind mit Workflows in der Lage,ihre Stammdaten wie Adresse und Zivil-stand selber zu verwalten oder die Geburteines Kindes zu erfassen. Auf diese Weisegeänderte Daten müssen nicht automa-tisch in den Stammdaten gespeichert wer-den, sondern können vom Workflow zuerstan den entsprechenden Verantwortlichenweitergeleitet werden. Dieser kann die vor-genommenen Änderungen zuerst prüfen,allenfalls noch anpassen, bevor dann dieDatenbankänderung erfolgt.

Interne Abläufe vereinfachenGeschäftsprozesse im personellen Bereich,wie sie etwa durch einen Ein- oder Austritteines Mitarbeiters ausgelöst werden, las-sen sich durch einen Workflow vereinfa-chen. Bei einem Eintritt müssen der Arbeits-platz und mehrere Arbeitsmittel vorbereitetwerden. Da meistens mehrere Personen imUnternehmen von diesem Prozess betrof-fen sind, kann mit einem vordefiniertenWorkflow verhindert werden, dass einzelneArbeitsschritte oder Aufgaben vergessengehen. Der Workflow verteilt diese selb-ständig an die entsprechenden Stellenoder Personen. Damit der nächste Arbeits-schritt im Workflow ausgeführt wird, müs-sen diese jedoch die Erledigung ihrer Auf-gabe zuerst bestätigen. Dabei lassen sichAbhängigkeiten zwischen einzelnen Pro-zessschritten berücksichtigen. Der Work-flow ist somit in der Lage, interne Check-listen abzulösen.

Einbindung von PDF-FormularenFormulare, wie sie zum Beispiel für den An-trag auf Kinderzulagen, im Falle eines Un-falls oder für den Antrag auf Krankentag-geld ausgefüllt werden müssen, stehenmeistens auch als elektronische PDF-For-mulare zur Verfügung. Solche Dokumentekönnen problemlos in die Workflow-Pro-zesse eingebunden werden. Die von einemMitarbeiter erfassten Daten werden auto-matisch in die Felder des entsprechendenFormulars übertragen, so dass ein korrektausgefülltes PDF zur Weiterbearbeitung viaMail zugestellt wird.

Funktionsumfang des ABACUSWorkflow• Grafisches Prozessdesign • Abbildung der Geschäftsprozesse• Übersicht über noch nicht erledigte

Aktivitäten im benutzereigenen Work-flow-Portal

• Applikationsunabhängiger Einsatz des Workflows

• Rollenorientiertes Konzept• Employee-/Manager-Self-Service

(ESS/MSS)• Intranet-/Internetfähigkeit• Automatisches Versenden von E-Mails• Einbindung von PDF-Formularen• Verwendung von AbaView-Reports für

Informationsbereitstellung• Datenbankmutationen vornehmen• Individuelle Programmiermöglichkeit

mit Java-Skriptsprache Beanshell• Basierend auf LDAP-Verzeichnisdienst

(Lightweight Directory AccessProtocol)

ABACUS

flowProzessen erleichtern und automatisieren.Bei dieser Anwendung stehen die Mitar-beiter selber im Mittelpunkt. Sie könnenselbständig in geführten Abläufen ihreDaten verwalten. Auf diese Weise werdenAbläufe standardisiert, erfolgen notwendi-ge Arbeitsschritte koordiniert und die Per-sonaladministration wird von Rückfragenentlastet. Gleichzeitig sinkt die Fehler-quote. Zudem werden die Bearbeitungs-prozesse effizienter und schneller. •

Im Fall einer Ferienbewilligung werdendurch den Workflow im ProgrammmodulHuman Resources anschliessend automa-tisch diese Ferientage auf das Ferienkontodes Mitarbeiters gebucht.

FazitDer ABACUS Workflow kann, wie das Bei-spiel des Einsatzes für die Personaladmi-nistration gezeigt hat, die Abwicklung von

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Kosten ABACUS WorkflowGrundversion bis zu 100 Workflow-User Fr. 7'900.–weitere auf Anfrage

Nach der Anmeldung im Workflow werdeneinem Mitarbeiter im Web-Browser die verschiedenen Workflows und ESS-Prozesseangezeigt.

Dem ABACUS-Mitarbeiter werden die beidenProzesse ”Ferien eingeben” und ”Feriensaldoabfragen” angeboten.

Beim Workflow ”Ferien eingeben” gibt derMitarbeiter das Datum für den Beginn unddas Ende der Ferien ein. Zusätzlich muss dieAnzahl Tage erfasst werden. Die Erfassungwird mit ”Weiter” abgeschlossen.

Der Vorgesetzte wird via E-Mail über denFerienantrag des Mitarbeiters informiert. Er kann sie im Workflow-Portal bewilligenoder ablehnen.

Nach der Bewilligung erhält der Mitarbeiterzur Überprüfung seines Ferienguthabens eineE-Mail mit dem Kontoauszug.

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