Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Workshop Lean in Nijmegen,

scope en eerste successen

Congres ‘Lean Werken bij de Overheid’, Utrecht, 2 oktober 2015

- Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers -

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Programma

1. Even voorstellen

2. Lean in Nijmegen

3. Handschrift

4. Uitdagingen

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Hanneke Jespers

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Ricco Kokshoorn

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Lean in Nijmegen

• Ontstaan uit programma Dienstverlening (2011-2013), gestart in 2014

• Doelstelling en eerste resultaten

• Focus op procesdoorlichtingen

• Oog voor houding & gedrag

• Business case Lean

• Projecten door hele organisatie en daarbuiten

• Blauwe, rode en zwarte pistes…

Projecten Lean Team Nijmegen 2015-2016: Versie 16-09-2015

AfgerondAfgerond Lopende projectenLopende projecten PlanningPlanning

Lean in NijmegenLean in Nijmegen

Sociaal domeinSociaal domein

BedrijfsvoeringBedrijfsvoering

Ruimtelijk domeinRuimtelijk domein

BedrijfsvoeringBedrijfsvoering

Proces eerste inschrijving proces rond eerste inschrijving in Nederland, opdrachtgever

Publiekszaken (Hanneke Jespers en Nicole Sonneveldt)

Statusformulieren digitaal en Lean (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers )

Maandrapportage:

doorlichting van het proces

rond maandrapportages

(Hanneke Jespers en Pascal

Bongers)

Sturingsinformatie inhuur

(Hanneke Jespers en Ricco

Kokshoorn)

Lean in NijmegenLean in Nijmegen

Lean Games: bijna 40

georganiseerd, vervolg nog

onderwerp van gesprek

Lean Team in ontwikkeling

door directieraadbesluit, nu

een team van 8 mensen

Lean Netwerkborrel: eerste

keer georganiseerd in april

j.l.; goede opkomst. Tweede

gepland op 26 november

a.s.

Doelstellingen ruimtelijk domein: inhoudelijke doelstellingen van de doorontwikkeling in het ruimtelijk domein invulling en inkleuring geven (René Duifhuizen en Marion Wetzels)

Bestemmingsplan Lean: complex project in keten van 11 disciplines en 3 afdelingen –nu toe aan realisatie (Marion Wetzels)

Planexploitaties Lean: ontwikkelen helder en gedeeld financieel-administratief proces bij planexploitaties en verbeteren samenwerking (Henk-Jan Jansen van Doorn en Marion Wetzels)

Vastgoed: bij elkaar brengen vraag en aanbod maatschappelijk vastgoed (Pascal Bongers)

Archeologie beleid en bedrijf (René Duifhuizen en Nicole Sonneveldt)

Grote Boel: evaluatie van de gevolgde werkwijze bij invulling van woningbouwlocatie Grote Boel in de Waalsprong (… en René Duifhuizen)

Bladkorven: met betrokken partijen (o.a. DAR en Stadsbeheer) komen tot slimmere communicatie en ‘leaner’ proces (Nicole Sonneveldt en Ricco Kokshoorn)

Waardering ruimtelijke objecten: proces Woz-beschikking (Pascal Bongers )

Ontwikkeling Lean Team: vrijwel alle deelnemers zijn

inmiddels Green Belt gecertificeerd

Uitdragen Lean gedachtegoed: met mini colleges, Lean

Basistrainingen en Lean ambassadeurs

Professionalisering: ontwikkelen goede formats en een

Menukaart met duidelijke keuzes in werkwijze en aanpak

Plan 2016 – 2017: in de maak

Meer verbinden: met stad en andere partners

Verankeren: Lean en continu verbeteren een beklijvende

manier van werken maken!

Ruimtelijk domeinRuimtelijk domein

Meldingen overlast: mogelijk project in 2016 (Ricco Kokshoorn en

Marion Wetzels)

Sociaal domeinSociaal domein

BedrijfsvoeringBedrijfsvoering

Matchingsproces Werkbedrijf: Mogelijk project in 2016 (Ricco

Kokshoorn en Hanneke Jespers)

Processen Zorg & Inkomen: nog te verkennen

Proces Hervestiging: opdrachtgever Publiekszaken (Hanneke

Jespers en Nicole Sonneveldt)

Lean in NijmegenLean in Nijmegen

Vorm geven aan invulling team met meer capaciteit

Meer projecten oppakken

Leren van anderen met ervaring

Visie doorontwikkelen

Nijmeegse workshop op landelijk congres Lean bij de overheid

(Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers)

Secretariaat Lean: eerste werksessie gepland, mogelijk breed

project (Marion Wetzels en Hanneke Jespers)

Inkoopproces: nog te verkennen (René Duifhuizen en Ricco

Kokshoorn)

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Handschrift Lean in Nijmegen

• Duo’s

• Intake

• Minimaal 3 – 5 dagdelen

• Alle key medewerkers beschikbaar

• Visuele rapportages

• Betrekken management

• Vinger aan pols houden, evalueermoment(en)

CASUÏSTIEK

4. AANPAK3. DOEL

1. ACHTERGROND 2. HUIDIGE

SITUATIE

5. PLANNING 6. RISICO’S

Op dit moment kennen we alleen een analoog proces ‘status-

formulieren’ waarbij maandelijks zo’n 6500 formulieren naar

bijstandsklanten gaan en vervolgens terugkomen en verwerkt.

Medio dit jaar gaat dit proces gedigitaliseerd worden, waarbij

het analoge proces wel zal blijven bestaan (wettelijk vereist).

Het is de wens om het proces eerst ‘lean te maken’ voordat

de digitaliseringsslag wordt uitgevoerd. Verder zou het

afdelingshoofd Inkomen graag alle processen eens in de 4 jaar

‘geleand’ hebben. En doet Nijmegen als een van de

voortrekkers mee aan landelijk project GBI (Gemeentelijke

Backoffice Inkomen), waarbij mogelijk binnen 2-3 jaar een verdere

digitalisering en uniformering

aan de orde is en waarbij Nijmegen graag een

‘best practices’ zou willen inbrengen.

• Betrokken partijen: Bureau UitkeringsAdministratie (BUA),

Bureaus Wijken (klantmanagers), Docinfo , I&A , mogelijk

Financiën (relaties met o.a. debiteurenstand?), stafmedewerker

Inkomen? (sturingsinformatie)

• Opdrachtgever: bureauhoofd BUA (afdelingshoofd Inkomen)

• Op dit moment kennen we alleen een analoog proces

(formulieren)

• Op onderdelen gemis aan sturingsinformatie (voor o.g.)

• Mogelijk onnodige overdrachtsmomenten (o.a. BUA – Wijken)

• Mogelijk dat huidige concept ontwerp digitalisering aantal

suboptimalisaties bevat

Komen tot ‘best practice’ proces ‘status-

formulieren’.

• Waar nodig leaner maken proces • Verhogen ‘Een Keer Goed’ percentage

• Doorlooptijd verbeteren

• Samenwerking verbeteren, ruis verwijderen,

slimmer inrichten van de keten

• Sturingsinformatie verbeteren

• Verbetersuggesties ontwerp digitaal proces

Gerelateerde trajecten:

• Procesverbetering Incasso (Aida/ Thomas)

• Grip op GWS (financieel project GWS/Coda –

Jacqueline)

1. Verkennen samenwerking

Leanaanpak (Lean team/ I&A)

2. Nadere verkenning ‘huidige

situatie’ (ism o.g. +

betrokkenen)

3. Planning maken

4. Waardestroom analyse (huidige situatie, ideale/gewenste

situatie, verbeterplan van A naar B)

• Beschikbaarheid key deelnemersStart Waardestroomanalyse medio mei tot 1 juli 2015

(max 3-4 dagdelen pp, verspreid over 6 weken)

Mogelijke deelnemers: Johan Jansen/ Irene

Schenkels (BUA), Rene de Groot/ Jos Wermers (I&A),

Rene Benders/ Hellen Heichelsheim (DocInfo),

Huseyin Kizgin (Wijken), Tim Droge (Staf)

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Ge

me

en

te N

ijm

eg

en

Uitdagingen

• Kracht van stevige intake(s) en voortgang bewaken

• Klant aan tafel

• Olievlekwerking i.s.m. “ambassadeurs”

• Sessies vantevoren en kort op elkaar plannen

• Wat is onze rol (binnen- vs. buitenboordmotor)?

• Verhouding kwaliteit en euro’s

• Aantal vragen vs. fte Lean Team

Ge

me

en

te N

ijm

eg

enAfsluiting

Bedankt voor jullie aandacht en …