WPS – WerkstattplanungAbläufe optimieren

Erkennen, was erfolgreich macht.

Termindisposition Auftragsdisposition Werkstatt-Monitoring Management-Informationssystem Info-Terminal Automatisches Benachrichtigungssystem

HRF GmbH & Co. KG Darmstädter Straße 62 64354 Reinheim Fon +49 [0] 6162 9492-0 Fax +49 [0] 6162 9492-92 hrf@hrf.de www.hrf.de

Erfolg planen

Die Werkstatt ist nicht nur ein wichtiger Renditebringer im Kfz-Betrieb, sondern vielmehr auch Aushängeschild für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Die Erwartungen der Kunden sind hoch: reibungslose Abläufe, qualitativ hochwertige Arbeit und Terminsicherheit stehen ganz oben auf der Anforderungsliste. Dazu kommen Serviceleistun-gen wie die Vergabe von Ersatzwagen oder die zuverlässige Benachrichtigung bei Fertigstellung der Reparatur. Mit dem althergebrachten Terminbuch oder einem simplen, wenn auch elektronischen Terminkalender sind diese Aufgaben nicht zu bewältigen. Die Folgen sind tägliche Stoßzeiten am Morgen und am Abend, weil es nicht gelingt, die Termi-ne zu entzerren und daraus resultierende Wartezeiten für die Kunden. Auf der anderen Seite staut sich die Arbeit in der Werkstatt, weil zu viele Aufträge gleichzeitig angenom-men wurden, weil Mitarbeiter für spezielle Arbeiten nicht verfügbar sind oder Werkzeuge und Hebebühnen belegt sind. Die aus einer schlecht organisierten Werkstattplanung

entstehenden Leerlaufzeiten wirken sich zusätzlich negativ auf die Produktivität der Werkstatt aus, ebenso wie Kapa-zitätsschwankungen, die vor allem während Spitzenzeiten zu saisonalen Aktionen, etwa der Reifenwechselsaison, verstärkt auftreten. Zu dieser innerbetrieblichen Problema-tik kommt noch ein wesentlicher Faktor hinzu: unzufrie-dene oder gar verärgerte Kunden. Lange Wartezeiten bei der Fahrzeugabgabe oder -abholung, nicht eingehaltene Termine, Ersatzfahrzeuge, die zugesagt aber dann nicht verfügbar sind und mangelhafte Informationen über den Reparaturstatus sind nur einige Aspekte, die einen Kunden in die Arme der Mitbewerber treiben können.

Diese täglichen Herausforderungen sind ohne EDV-techni-sche Unterstützung nicht zu bewältigen. Genau hier setzt das WPS – Werkstattplanungssystem von HRF an. Das Pro-gramm steuert nicht nur zuverlässig die Terminvergabe in Abhängigkeit von vorhandenen Kapazitäten, sondern auch

Erkennen, was erfolgreich macht.

Die TER – Termindisposition informiert schnell und übersichtlich über die An nahme-, Abhol- und Überhangtermine eines Tages. Randsymbole und Pop-Up-Texte geben wichtige Zusatzinforma tionen, neue Termine können direkt durch Anklicken der Uhrzeit vergeben werden.

deren optimale Auslastung durch effektives Verteilen der Auftragsarbeiten auf die Mechaniker. Weitere optionale Bausteine des Programms ermöglichen die Erfolgskontrolle und Ablaufoptimierung durch die Auswertung der Termin-daten, die Anzeige von Termin- und Serviceinformationen für die Kunden im Empfangsbereich sowie die automati-sche Benachrichtigung der Kunden bei Fahrzeugfertigstel-lung.

Abläufe optimieren

Hauptbestandteil der WPS – Werkstattplanung ist das Mo-dul TER – Termindisposition. Die grafische Oberfläche er-möglicht eine schnelle und sichere Termindisposition unter Berücksichtigung freier Kapazitäten. Bereits bei der Ter-minvergabe wird mit WPS Kundenzufriedenheit generiert, denn sie verläuft in wenigen Schritten innerhalb kürzester Zeit. Im Tagesgeschäft informiert TER über geplante Ter-mine, durchzuführende Arbeiten, zugeteilte Mitarbeiter, Abhol- und Überhangtermine und vieles mehr. Die direkte Kommunikation mit dem Teilewesen unterstützt zusätzlich die Auftragsvorbereitung. Vor allem der Service-Berater profitiert von der optimierten Werkstattplanung. Er kann gegenüber den Kunden nicht nur Kompetenz zeigen, weil er auf Knopfdruck den aktuellen Auftragsstatus erkennt. Vielmehr kann er dank Zeitgewinn intensivere Dialogan-nahmen durchführen und dadurch die Zahl der verkauften Stunden und die Teileerlöse steigern.

Mit ARP – Auftragsdisposition hat man alle aktuellen Aufträge durch kontinuierliche Echtzeitberechnung im Blick.

Mit dem Modul INF – Info-Terminal begrüßen Sie Ihre Kunden zeitgemäß und informieren über aktuelle Angebote.

Das Modul ARP – Auftragsdisposition unterstützt den An-wender bei der Verteilung der Auftragsarbeiten auf ein-zelne oder mehrere Mechaniker und berücksichtigt dabei sowohl deren Qualifikation als auch deren Verfügbarkeit, sodass vorhandene Kapazitäten optimal ausgelastet wer-den.

Durch die Schnittstellen zur Auftragsabwicklung und Zei-terfassung stehen außerdem alle notwendigen Informatio-nen zur Verfügung, um den Reparaturverlauf zu verfolgen. Dank kontinuierlicher Echtzeitberechnung ermöglicht ARP die Steuerung und Kontrolle des tatsächlichen Reparatur-verlaufs. Somit ist jederzeit ersichtlich, ob Terminzusagen eingehalten werden können, sodass im Bedarfsfall recht-zeitig gegengesteuert werden kann.

Vergessene Termine und zeitraubendes Nachtelefonieren gehören dank dem Modul ABS – Automatisches Benach-

richtigungssystem der Vergangenheit an. Das Programm informiert Kunden und Mitarbeiter über anstehende Werk-statttermine, Reparaturstatus oder Abholzeitpunkt per SMS oder E-Mail. Der Aufwand ist dabei sehr gering. Das Programm bedient sich der Daten aus WPS, Inhalt und Zeit-punkt der Nachricht wird mit wenigen Mausklicks festge-legt und der Versand erfolgt automatisch.

Eine perfekte Lösung zur Kundeninformation im Haus ist das Modul INF – Info-Terminal. Das PC-gesteuerte Display ist mehr als nur optischer Blickfang. Neben dem Empfang der Kunden mit Namen und Werkstatttermin, lassen sich vielfältige multimediale Präsentationen, beispielsweise sai-sonale Angebote und Aktionen, abspielen, die individuell gestaltet werden können. Zusätzlich können verschiedene Präsentationen in unterschiedlichen Bereichen im Auto-haus zielgerichtet abgespielt werden.

Das WPS – Werkstattplanungssystem ermöglicht einen pro-fessionellen Auftritt vor den Kunden und die Steigerung der Produktivität in der Werkstatt durch größtmögliche Pla-nungssicherheit. Auf Wunsch unterstützt das Modul MIS – Management-Informationssystem die Entscheidungsträ-ger im Betrieb bei der Erfolgskontrolle und wertet die Da-ten aus WPS hinsichtlich Produktivität und Auslastung der Werkstatt aus. Nur so lassen sich Entwicklungen im Unter-nehmen sofort erkennen und analysieren und entsprechen-de Maßnahmen treffen.

Mit den von MIS – Management-Informationssystem voll automa-tisch erstellte Balken-, Torten- und Kurvendiagramme ist man zu jeder Zeit exakt und detailliert über die Personal-, Termin- und Ersatzfahrzeugsitua tionen informiert.

Die Einsatzbereiche für WPS

Serviceberater/Werkstattmeister Überblick über alle anstehenden Termine und Reparaturen Terminvereinbarung Bearbeitung von Terminen

Teiledienst Unterstützung für die Auftragsvorbereitung Disposition benötigter Teile

Verkäufer Bessere Kontaktpflege durch Termininformation (wann ist welcher Kunde im Haus) Terminplanung für Neuwagenaufbereitung Belegungsplanung für Ersatz- und Vorführwagen

Telefonzentrale aktueller Überblick über freie Reparaturkapazitäten, Mitarbeiteranwesenheit, Ersatzwagenverfügbarkeit, etc. Telefonische Terminvereinbarung Kundenauskunft über Abholtermine, Änderung des Reparaturumfangs etc.

Geschäftsführung Überblick über Werkstattauslastung und Terminbelegung Frühzeitiges Erkennen von Leerlauf und Überbelegung

Der Nutzen von WPS

Möglichkeit der Terminvergabe unabhängig vom Serviceberater Auftragsvorbereitung wird durch direkte Kommunikati-on mit dem Teilewesen unterstützt Optimale Planung und Auslastung der Werkstatt-kapazitäten Geordnete Kundentermine Verteilung der Kundentermine über den gesamten Tag Vollständige Zusammenstellung aller Kunden- und Fahr-zeugdaten Übersicht aller bereits durchgeführten Tätigkeiten im Rahmen der Auftragsvorbereitung Erhöhung der Verkaufsqualität durch intensivere Dialog-annahme Steigerung der durchschnittlich verkauften Stunden je Durchgang Mehr Werkstattdurchgänge durch optimale Auftrags-planung Einsatz von Marketing-Modulen Mehr Kundenkontakte (z. B. durch Reifengeschäft)

Terminvereinbaren

Termin vorbereiten/planen

Fahrzeug annehmen/Auftrag erstellen

Reparatur durchführen/Qualität kontrollieren

Fahrzeug zurück-geben/abrechnen

Terminnachbearbeiten

Werkstatt, Teile und Zubehör, Handel und Verkauf profitieren ganz besonders von der Werkstattplanung. Mit WPS – Werkstattplanung hat man die Auslastung der Werkstattkapazitäten im Griff.

HRF GmbH & Co. KG Darmstädter Straße 62 64354 Reinheim Fon +49 [0] 6162 9492-0 Fax +49 [0] 6162 9492-92 hrf@hrf.de www.hrf.de

Die Funktionen im Überblick

Termin- und Kapazitätsplanung Planen von Annahme- und Reparaturterminen Planen von Kapazitäten Planung für Personalressourcen Planung von Hol- und Bringservice

Reparaturen selbst definierte Standardreparaturen Verteilen von Reparaturen auf verschiedene Termine Verteilen von Reparaturen auf verschiedene Ressourcen/verschiedene Tage Verteilung der Reparaturen auch nachträglich möglich

Werkstattauslastung Grafische Darstellung der Gesamt- und Restkapazitäten aller Ressourcen Schnelle Reaktion auf Kundenwünsche (z. B. Terminver-schiebung)

Frühzeitiges Erkennen von Leerlaufzeiten und Über-kapazitäten

Ersatzwagen Vergabe von Ersatzwagen für Reparaturtermine Grafische Übersicht der Ersatzwagenbelegung

Investitionssicherheit WPS ist Mehrfirmen- und Filialfähig, WPS ist sowohl in markengebundenen als auch freien Werkstätten einsetzbar WPS unterstützt die von den Fahrzeugherstellern vorge-geben Servicekernprozesse WPS ist die ideale Ergänzung zu dem im Autohaus/Werk-statt eingesetzten Dealer Management System

Offen nach allen Seiten – die Schnittstellen

Als integrative Lösung verfügt WPS über Schnittstellen zu den gängigsten DMS-Anbietern und anderen Program-men. In Kombination mit dem Programm ZWI – Zeitwirt-schaft ergeben sich weitere Synergien für die optimale Ablaufsteuerung. Die themenübergreifende Verarbeitung der Daten innerhalb des Programms verringert zusätzlich den Bedienungsaufwand, verhindert Eingabefehler und fördert damit die Akzeptanz. Eine optimierte Bedienober-fläche sowie schnellere Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Programmpunkte sind weitere Vorteile von WPS.

Investitionsschutz durch Integration

© 2

010

HRF