yourMAIL Pro Edition Installation und · PDF fileyourMAIL® pro edition ist ... Windows Vista mit SP2 oder Microsoft Windows 7 mit SP1 und ... und Outlook 2013 (32-Bit oder 64-Bit)

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yourMAIL Pro Edition Installation und Anwendung

Stand: 24.10.2013

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Inhalt

Überblick ........................................................................................................................................................................... 5

Installation ........................................................................................................................................................................ 6

Systemvoraussetzungen ......................................................................................................................................... 6

Installation .............................................................................................................................................................. 6

E-Mail-Synchronisation nach dem Start .................................................................................................................. 6

Aktivierung der yourMAIL Pro Edition ................................................................................................................ 6

Verbindung mit Outlook Postfächern ..................................................................................................................... 7

yourMAIL Bedienelemente ................................................................................................................................................ 8

yourMAIL Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010/2013) .......................................................................... 8

yourMAIL Menüband, Menüpunkt und Symbolleiste ............................................................................................. 9

yourMAIL Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs ............................................................... 10

yourMAIL Seitenleiste ........................................................................................................................................... 12

yourMAIL Funktionen im E-Mail-Kontextmenü .................................................................................................... 13

yourMAIL Projekte ........................................................................................................................................................... 14

Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte ....................................................................................... 15

Erstellen neuer Projekte über den Assistenten..................................................................................................... 16

yourMAIL E-Mail-Management ........................................................................................................................................ 17

yourMAIL Ablage ................................................................................................................................................... 17

yourMAIL E-Mail-Ablage................................................................................................................................... 17

yourMAIL Inbox-Ablage .................................................................................................................................... 21

yourMAIL GrayMail-Ablage .............................................................................................................................. 26

yourMAIL Drag-&-Drop-Ablage ........................................................................................................................ 29

yourMAIL E-Mail Wiedervorlage ........................................................................................................................... 30

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Aufruf der E-Mail Wiedervorlage ..................................................................................................................... 30

Einrichten einer E-Mail Wiedervorlage ............................................................................................................ 30

Übersicht über E-Mail Wiedervorlagen (Wiedervorlagen Management) ........................................................ 32

Bearbeiten von E-Mails über das Wiedervorlagen Management .................................................................... 32

yourMAIL Suche .................................................................................................................................................... 33

Aufruf der Suche............................................................................................................................................... 33

Aufbau und Anwendung der Suche ...................................................................................................................... 35

yourMAIL Tags ....................................................................................................................................................... 37

Tags verwalten ................................................................................................................................................. 38

Tags zuweisen................................................................................................................................................... 39

yourMAIL E-Mail-Notizen ...................................................................................................................................... 40

yourMAIL Aufgabenmanagement .................................................................................................................................... 41

yourMAIL Aufgabenübersicht ............................................................................................................................... 41

Aufruf der Aufgabenübersicht .......................................................................................................................... 41

Aufbau und Anwendung der Aufgabenübersicht ............................................................................................. 41

yourMAIL Aufgaben aus E-Mails ........................................................................................................................... 41

yourMAIL Projekt Cockpit ................................................................................................................................................ 43

Aufruf des Projekt Cockpits ................................................................................................................................... 43

Aufbau und Anwendung des Projekt Cockpits ...................................................................................................... 43

Kommunikation ................................................................................................................................................ 43

Aufgaben .......................................................................................................................................................... 45

Gantt Ansicht .................................................................................................................................................... 49

Wiki................................................................................................................................................................... 51

yourMAIL Businesspartner Management ......................................................................................................................... 52

yourMAIL Einstellungen ................................................................................................................................................... 53

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Allgemein .............................................................................................................................................................. 54

E-Mail-Ablage ........................................................................................................................................................ 54

Benutzeroberfläche ............................................................................................................................................... 54

Erweitert ............................................................................................................................................................... 54

Updates ................................................................................................................................................................. 55

Outlook Postfächer ............................................................................................................................................... 55

yourMAIL Extras .............................................................................................................................................................. 56

Betrieb ............................................................................................................................................................................. 57

Aktualisierung ....................................................................................................................................................... 57

Datensicherung ..................................................................................................................................................... 57

Datenwiederherstellung ....................................................................................................................................... 57

Deinstallation ........................................................................................................................................................ 58

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Überblick

yourMAIL® pro edition ist ein innovatives Outlook Add-In, das den Aufwand für manuelles E-Mail-Management reduziert,

indem der Anwender, basierend auf E-Mail-Best-Practice-Methoden, intelligent im E-Mail-Management-Prozess unterstützt

wird.

Dabei unterstützt yourMAIL® Pro Edition Sie auch bei umfangreichen Projekten und über mehrere Postfächer in Outlook.

Durch sein integriertes Aufgabenmanagement inklusive innovativer Gantt-Ansicht behalten Sie stets den Überblick über

den Status Ihrer Projekte.

Sollten Sie über dieses Handbuch hinaus weitere Hilfe benötigen oder Wünsche bezüglich zukünftiger Funktionen von

yourMAIL haben, besuchen Sie unseren Support-Bereich. Dort finden Sie Antworten auf viele Fragen, und wenn Sie keine

Antworten auf Ihre Fragen finden, helfen Ihnen unsere Experten gerne weiter.

http://www.yourtime-solutions.de/support.html

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Installation

Systemvoraussetzungen

500 MB verfügbarer Festplattenspeicher

Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 1280 x 800

Windows XP mit SP3, Windows Vista mit SP2 oder Microsoft Windows 7 mit SP1 und Windows 8

Outlook 2007 mit SP2, Outlook 2010 mit SP1 (32-Bit oder 64-Bit) und Outlook 2013 (32-Bit oder 64-Bit)

Exchange 2007 oder 2010 Postfach oder POP3 Postfach

.NET Framework 4.0 oder höher

Installation

yourMAIL ist ein Add-In für Outlook und wird als solches installiert. Führen Sie dazu einfach das yourMAIL Setup aus, und

folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm. Der Installationsassistent führt Sie durch die Installation.

Im Installationsassistenten können Sie insbesondere auch einstellen, ob und zu welchen Zeitpunkten yourMAIL automatisch

nach Aktualisierungen suchen soll, und wie yourMAIL sich verhalten soll, wenn eine Aktualisierung gefunden wurde. Wir

empfehlen, die automatische Aktualisierung zu aktivieren. Die Einstellung kann später in den yourMAIL Einstellungen

jederzeit geändert werden.

Für die Installation von yourMAIL sind keine Administrationsrechte erforderlich.

E-Mail-Synchronisation nach dem Start

Beim ersten Outlook Programmstart nach der yourMAIL Installation synchronisiert yourMAIL Ihre aktuellsten 2.000 E-Mails.

Alle älteren E-Mails werden später im Hintergrund synchronisiert.

Nun wird die Oberfläche von yourMAIL gestartet. Alle yourMAIL Funktionen stehen Ihnen jetzt zur Verfügung. Allerdings

berücksichtigt yourMAIL bis dahin nur die zu diesem Zeitpunkt synchronisierten E-Mails. So werden zum Beispiel in der

Suche noch nicht alle E-Mails und Anlagen gefunden, und die Vorschläge für die E-Mail-Ablage werden mit jeder zusätzlich

synchronisierten E-Mail besser.

Den Synchronisationsstatus zeigt yourMAIL in einem kleinen Fenster unten rechts über der Windows Taskleiste an. Das

Fenster schließt sich nach kurzer Zeit automatisch. Wenn Sie den Status der Synchronisation später einsehen möchten,

können Sie den Dialog jederzeit über einen Doppelklick auf das yourMAIL Symbol in der Taskleiste erneut anzeigen lassen.

Über die Pinnadel oben rechts können Sie das Fenster fixieren, wenn der Dialog geöffnet bleiben soll.

Outlook wird durch die Synchronisation nicht beeinflusst.

Aktivierung der yourMAIL Pro Edition

Nach der Installation der yourMAIL Pro Edition startet automatisch eine 30-tägige Testphase. Spätestens nach dieser

Zeitspanne muss ein gültiger Lizenzschlüssel eingegeben werden, um weiterhin mit yourMAIL arbeiten zu können.

Im Menüband yourMAIL findet man die Schaltfläche Aktivierungsschlüssel eingeben.

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Verbindung mit Outlook Postfächern

yourMAIL ist nach der Installation mit dem Standard Outlook Postfach verbunden. Falls Sie weitere Konten hinzufügen

möchten, können Sie dies im Bereich Outlook Postfächer in den yourMAIL Einstellungen tun. Dort werden alle Postfächer

aufgelistet, die von yourMAIL aktuell unterstützt werden. Nach der Installation ist Ihr Standardpostfach aktiviert. Wenn Sie

zusätzliche Postfächer aktivieren, werden Sie aufgefordert, Outlook neu zu starten. Nach einem erfolgtem Neustart beginnt

yourMAIL mit der Synchronisation.

Derzeit nicht unterstützt werden PST-Dateien, die reine Archive und nicht mit einem Outlook Postfach verknüpft sind.

Die yourMAIL Einstellungen finden Sie im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem

Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007).

Bereich Outlook Postfächer in den yourMAIL Einstellungen

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yourMAIL Bedienelemente

yourMAIL Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010/2013)

yourMAIL Funktionen im Menüband Start (Outlook 2010)

Das Menüband Start wird von yourMAIL um die am häufigsten benötigten yourMAIL Funktionen und Einstellungen

erweitert, insbesondere:

yourMAIL E-Mail-Ablage

Ablage einzelner E-Mails, Anlagen und gesamter Konversationen auch in komplexen Ablagestrukturen mit nur wenigen

Klicks.

yourMAIL E-Mail-Wiedervorlage

Ausgewählte E-Mails können zur einen späteren Zeitpunkt erneut angezeigt werden. Neben dem neuen Anzeige-

Datum kann auch der Zielordner, in dem die E-Mail erscheinen soll, individuell festgelegt werden. Zudem lassen sich

Wiedervorlage E-Mails mit speziellen Attributen wie Tag erstellen, Nachverfolgung aktivieren oder Als ungelesen

markieren versehen.

yourMAIL Postfach aufräumen

Schneller Zugang zu den beiden wichtigsten Funktionen, um sich schnell und einfach von störenden E-Mails zu

befreien:

yourMAIL Inbox-Ablage

Abarbeitung von Rückstaus in Ihrem Posteingang und -ausgang nach einem Urlaub, nach stressigen

Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche in nur wenigen Minuten.

yourMAIL GrayMail-Ablage

Mittels der GrayMail-Ablage kann das E-Mail Postfach schnell und einfach von störenden E-Mails (z.B.

Newsletter, Systembenachrichtigungen, …) anhand von Vorschlägen und Regeln befreit werden.

yourMAIL Projekte

Öffnen von Projekten.

yourMAIL Suche

Auf neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen konsequent aufbauende Suchfunktion für E-Mails und Anlagen mit

innovativen Filterfunktionen.

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yourMAIL Menüband, Menüpunkt und Symbolleiste

Menüband yourMAIL (Outlook 2013)

Menüpunkt yourMAIL (Outlook 2003/2007)

Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007)

Das Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise der Menüpunkt und die Symbolleiste yourMAIL (Outlook

2003/2007) enthalten die meisten yourMAIL Funktionen und Einstellungen:

yourMAIL Ablage

Ablage einzelner E-Mails, Anlagen und gesamter Konversationen auch in komplexen Ablagestrukturen mit nur wenigen

Klicks sowie Abarbeitung von Rückstaus in Ihrem Posteingang und -ausgang nach einem Urlaub, nach stressigen

Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche in nur wenigen Minuten.

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yourMAIL Suche

Auf neuesten, wissenschaftlichen Erkenntnissen konsequent aufbauende Suchfunktion für E-Mails und Anlagen mit

innovativen Filterfunktionen.

yourMAIL Projekte

Erstellen und Öffnen von Projekten sowie Anzeigen der Aufgabenübersicht mit Status auf Projekt-, Arbeitspaket- und

Aufgabenebene sowie intuitiver Ampelanzeige.

yourMAIL Wiedervorlage Übersicht

Übersicht über alle E-Mails, die zu einem späteren – beiliebig festgelegten – Zeitpunkt erneut angezeigt werden.

yourMAIL Tags

Erstellen und Verwalten von Tags. Tags sind Outlook Kategorien mit zusätzlicher, hierarchischer Struktur.

yourMAIL Businesspartner

Erstellen und Verwalten von Businesspartnern für die Zuordnung zu Projekten.

yourMAIL Einstellungen

Einstellungen, Updates und Informationen.

yourMAIL Extras

Online Hilfe, Feedback, Tutorial Videos und Informationen über yourMAIL.

yourMAIL Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs

yourMAIL Ordner

Die Ordner yourMAIL Projects, yourMAIL Projects Overview und yourMAIL Search stellen Ihnen bei Selektion yourMAIL-

spezifische Funktionen zur Verfügung:

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yourMAIL Projects

Container für Ihre Projekte beziehungsweise Ordner. Ordner, die unter yourMAIL Projects angelegt oder dorthin

verschoben werden, werden von yourMAIL als Projekte behandelt. Damit stellt yourMAIL projektspezifische

Funktionen zur Verfügung, die Outlook Ihnen nicht bietet.

Die Selektion des Ordners yourMAIL Projects öffnet das yourMAIL Projekt Cockpit mit dem zuletzt geöffneten Projekt.

Mit dem yourMAIL Cockpit steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, wichtige

Projektinformationen konsolidiert darzustellen. Es gibt Ihnen einen schnellen Überblick und Zugang zur gesamten

Projektkommunikation und den Projektaufgaben.

yourMAIL Projects Overview

Die Selektion des Ordners yourMAIL Projects Overview öffnet die yourMAIL Aufgabenübersicht mit allen Projekten,

Arbeitspaketen und Aufgaben sowie intuitivem Ampelstatus.

yourMAIL Resubmission

Container für ausgewählte E-Mails, die von Ihnen auf Wiedervorlage gesetzt wurden.

yourMAIL Search

Die Selektion des Ordners yourMAIL Search öffnet die yourMAIL Suche für E-Mails und Anlagen.

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yourMAIL Seitenleiste

yourMAIL Seitenleiste aufgeklappt eingeklappt

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Die yourMAIL Seitenleiste bietet einen sehr schnellen Zugriff auf die yourMAIL Suche und auf Ihre yourMAIL Projekte:

yourMAIL Suche

Geben Sie einen Suchbegriff ein, und yourMAIL öffnet die yourMAIL Suche mit den gefundenen E-Mails und Anlagen.

yourMAIL Projekte

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Projekte und deren Gesamtstatus mit intuitiver Ampelanzeige. Die

Projekte sind gruppiert nach E-Mail-Konten. Zur besseren Übersicht können die Konten auf- und zugeklappt werden.

Der Einfachklick auf ein Projekt blendet die zugehörigen Ordner in der yourMAIL Seitenleiste ein für die E-Mail-Ablage

per Drag & Drop, der Doppelklick auf ein Projekt oder einen Projektordner öffnet das yourMAIL Projekt Cockpit.

Über das Projekt-Kontextmenü stehen Ihnen zur Verwaltung Ihrer Projekte die Funktionen Neues Projekt erstellen,

Neue Aufgaben anlegen und Businesspartner zuordnen zur Verfügung. Das Ordner-Kontextmenü bietet Ihnen die

Funktionen Neuen Ordner anlegen, Ordner umbenennen, Ordner verschieben und Ordner löschen zum Verwalten Ihrer

Projektordner.

Mit den angebotenen Suchfunktionen können Sie nach Projekten und Ordnern suchen. Dies ist besonders hilfreich,

wenn Sie mit sehr vielen Projekten und Ordnern arbeiten.

Über die Kreis-Icons am unteren Rand der yourMAIL Seitenleiste können das yourMAIL Projekt Cockpit für das

selektierte Projekt, die yourMAIL Aufgabenübersicht und die yourMAIL Suche aufgerufen werden. Die Kreis-Icons

stehen auch dann zur Verfügung, wenn Sie die yourMAIL Seitenleiste einklappen.

yourMAIL Funktionen im E-Mail-Kontextmenü

Das E-Mail-Kontext-Menü stellt Ihnen die Funktionen E-Mail-Ablage, Neue Aufgabe, Tags zuweisen sowie E-Mail

Wiedervorlage zur Anwendung auf die ausgewählte(n) E-Mail(s) zur Verfügung.

yourMAIL Funktionen im E-Mail-Kontextmenü

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yourMAIL Projekte

In Outlook werden über die Ordnerstruktur klassischerweise Projekte abgebildet, die deren E-Mail-Kommunikation

enthalten. Aufgaben werden in Outlook davon separat verwaltet. yourMAIL Projekte führen E-Mail- und

Aufgabenmanagement logisch zusammen und bieten zusätzliche Funktionen, über die Outlook nicht verfügt.

Ein Projekt basiert im Kern auf einem gewöhnlichen Outlook Ordner, für den yourMAIL zusätzliche Funktionalität

bereitstellt. Dazu muss sich der Ordner im von yourMAIL angelegten Ordner yourMAIL Projects befinden.

yourMAIL stellt Ihnen ein praktisches Cockpit zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, alle Informationen Ihrer Projekte

konsolidiert darzustellen. Über Ihre gesamte Projektkommunikation gibt Ihnen das yourMAIL Projekt Cockpit einen

zentralen Überblick und bietet Ihnen einen schnellen Zugang zu allen E-Mails und Aufgaben.

Sie müssen nicht zwingend mit Projekten arbeiten. Sie können auch weiterhin rein ordnerbasiert arbeiten oder ordner- und

projektbasiertes Arbeiten beliebig kombinieren. Dabei können Sie trotzdem von vielen yourMAIL Funktionen wie der

yourMAIL Ablage und der yourMAIL Suche profitieren. Beachten Sie jedoch, dass Ihnen beim rein ordnerbasierten Arbeiten

Werkzeuge wie das yourMAIL Projekt Cockpit nicht zur Verfügung stehen. Außerdem erfolgt die E-Mail-Ablage auch bei

Projekten in ganz normalen Outlook Ordnern. Mit Projekten erhalten Sie lediglich zusätzliche Funktionalität wie unter

anderem auch ein integriertes Aufgabenmanagement.

Projekte können Sie erstellen durch:

Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte

Erstellen neuer Projekte mit dem Assistenten

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Projekte erstellen

Konvertieren bestehender Outlook Ordner in Projekte

Beim Konvertieren bestehender Outlook Ordner werden diese unter den Ordner yourMAIL Projects im Outlook

Navigationsbereich verschoben. Dies ist notwendig, damit yourMAIL Ihnen zusätzliche Funktionalitäten bereitstellen kann.

Ihre Ordner und E-Mails werden dabei nicht verändert, und Sie können damit auch nach einer Deinstallation von yourMAIL

ganz normal weiterarbeiten.

Zum Konvertieren eines bestehenden Outlook Ordners in ein Projekt haben Sie folgende Möglichkeiten:

Ziehen Sie den Ordner in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs einfach unter den Ordner yourMAIL

Projects.

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Führen Sie die Funktion Projekt/Ordner zu Projekt konvertieren im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013)

beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007) aus.

Erstellen neuer Projekte über den Assistenten

Sie haben folgende Möglichkeiten, neue Projekte zu erstellen:

Erstellen Sie in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs einfach unter dem Ordner yourMAIL Projects einen

Unterordner mit dem Projektnamen. Fügen Sie beliebige weitere Unterordner hinzu, um die Projektordnerstruktur zu

definieren. Wenn Sie dem Projekt einen Businesspartner zuzuordnen möchten, müssen Sie anschließend allerdings die

Funktion Businesspartner zuordnen im Projekt-Kontextmenü der yourMAIL Seitenleiste ausführen.

Führen Sie die Funktion Neues Projekt im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem

Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007) aus, wählen Sie ein Postfach und geben Sie Ihrem

Projekt einen Namen. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem eine Projektordnerstruktur definieren und einen

Businesspartner zuordnen.

Führen Sie die Funktion Neues Projekt erstellen im Projekt-Kontextmenü der yourMAIL Seitenleiste aus, wählen Sie ein

Postfach und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem eine

Projektordnerstruktur definieren und einen Businesspartner zuordnen.

Dialog Neues Projekt erstellen

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yourMAIL E-Mail-Management

yourMAIL stellt Ihnen intelligente Werkzeuge für die Ablage von und Suche nach E-Mails und Anlagen in Ihren Ordnern und

Projektordnern zur Verfügung.

yourMAIL Ablage

yourMAIL bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, E-Mails, Anlagen und gesamte Konversationen in Ihren Ordnern und

Projektordnern abzulegen. Dabei können Sie sich von yourMAIL intelligent unterstützen lassen oder weiterhin per Drag &

Drop ablegen.


Mit der yourMAIL E-Mail-Ablage wird die Ablage einzelner E-Mails, Anlagen und gesamter Konversationen in Ihren

Ordnern und Projektordnern auf wenige Klicks reduziert. yourMAIL lernt mit hoch intelligenten Algorithmen aus Ihrer

Ablagehistorie, wo eine E-Mail, eine Anlage oder eine Konversation sinnvoll abgelegt werden könnte. Aus den

gewichteten Vorschlägen, die in einer Liste übersichtlich dargestellt werden, wählen Sie einfach per Mausklick aus.

Durch die yourMAIL E-Mail-Ablage wird der Aufwand so weit reduziert, dass Sie, unabhängig von Ihrer Arbeitssituation,

in die Lage versetzt werden, Ihre E-Mails ohne Mehraufwand auch fachlich korrekt abzulegen.


Mit der yourMAIL Inbox-Ablage können Sie Rückstaus in Ihrem Posteingang und Postausgang nach einem Urlaub, nach

stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche binnen weniger Minuten abarbeiten und in Ihren

Ordnern und Projektordnern ablegen. Statt einzelne E-Mails abzulegen, können Sie mit der yourMAIL Inbox-Ablage

einen Block zusammenhängender E-Mails markieren, den richtigen Ablageordner sowie Tags aus einer Liste

gewichteter Vorschläge auswählen und bestätigen.

yourMAIL Drag-&-Drop-Ablage

Mit der yourMAIL Drag-&-Drop-Ablage können Sie E-Mails direkt per Drag & Drop in Ihren Projektordnern ablegen.


Mit der yourMAIL GrayMail Ablage können Sie anhand ausgewählter E-Mail Adressen E-Mails identifizieren und

verwalten, für deren Bearbeitung oder Verwaltung eine geringe oder keine Notwendigkeit besteht. Diese E-Mails sind

bespielweise Benachrichtigungen, Newsletter, System Alerts oder Werbe-E-Mails, die für die tägliche Arbeit unwichtig

sind, auf die aber zu einem späteren Zeitpunkt zurückgegriffen oder künftig nach einem bestimmten Zeitraum

gelöscht werden sollen. Durch die GrayMail-Ablage kann ein Postfach regelbasiert schnell von unwichtigen E-Mails

befreit werden.


Durch die intuitive yourMAIL E-Mail-Ablage wird die Ablage einzelner E-Mails, Anlagen und gesamter Konversationen in

Ihren Ordnern und Projektordnern auf wenige Klicks reduziert. yourMAIL lernt mit hoch intelligenten Algorithmen aus Ihrer

Ablagehistorie, wo eine E-Mail, eine Anlage oder eine Konversation sinnvoll abgelegt werden könnte. Aus den gewichteten

Vorschlägen, die in einer Liste übersichtlich dargestellt werden, wählen Sie einfach per Mausklick aus. Durch die yourMAIL

E-Mail-Ablage wird der Aufwand so weit reduziert, dass Sie, unabhängig von Ihrer Arbeitssituation, in die Lage versetzt

werden, Ihre E-Mails ohne Mehraufwand auch fachlich korrekt abzulegen.

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AUFRUF DES DIALOGS E-MAIL-ABLAGE

Um den Dialog E-Mail-Ablage für eine E-Mail aufzurufen, bestehen folgende Möglichkeiten:

Automatischer Aufruf nach dem Senden einer E-Mail

Manueller Aufruf

AUTOMATISCHER AUFRUF DES DIALOGS E-MAIL-ABLAGE

Wenn die Funktion Ablegen nach dem Senden aktiviert ist, wird der Dialog E-Mail-Ablage direkt nach dem Versand einer E-

Mail angezeigt. Der Dialog E-Mail-Ablage bietet alle E-Mails der dazugehörigen Konversation zur Ablage an. Durch diesen

automatischen Prozess wird eine kontinuierliche Ablage von empfangenen und gesendeten E-Mails sichergestellt.

Nach der Installation ist Ablegen nach dem Senden grundsätzlich aktiviert. Sobald die Funktion nach dem Versand einer E-

Mail zum ersten Mal angezeigt und geschlossen wurde, können Sie einmalig festlegen, ob Ablegen nach dem Senden

weiterhin aktiviert bleiben soll. Diese Einstellung können Sie später jederzeit ändern.

Die Option Ablegen nach dem Senden können Sie einstellen:

im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise der in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007)

oder

in den yourMAIL Einstellungen.

MANUELLER AUFRUF DES DIALOGS E-MAIL-ABLAGE

Den Dialog E-Mail-Ablage können Sie auch manuell aufzurufen, indem Sie eine oder mehrere E-Mails markieren und die

Funktion E-Mail-Ablage aufrufen:

im E-Mail Kontextmenü,

im Menüband Start (Outlook 2010/2013) oder

im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste

yourMAIL (Outlook 2003/2007).

AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS E-MAIL-ABLAGE

Der Dialog E-Mail-Ablage besteht aus folgenden Bereichen:

E-Mails & Anlagen

Liste aller zu einer oder mehreren Konversationen gehörenden E-Mails und Anlagen für die Ablage. Über das E-Mail-

Kontextmenü und die Kreis-Icons unterhalb des Bereichs stehen unter anderem Funktionen zur Einschränkung der

Menge abzulegender E-Mails sowie zum Löschen von E-Mails und zum Erstellen von Aufgaben aus E-Mails zur

Verfügung.

Ablegen in

Liste der von yourMAIL zur Ablage vorgeschlagenen Ordner und Projektordner oder Liste aller Ordner. Zwischen den

Ansichten Vorschläge und Alle Ordner können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das

Sucheingabefeld können Sie nach Ordnern suchen.

Projekte beziehungsweise Projektordner und normale Ordner können Sie über die Kreis-Icons Neues yourMAIL Projekt

anlegen und Neuen Ordner erstellen hinzufügen.

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Tags zuweisen

Tag-Cloud oder -Baum mit allen Tags für die Zuweisung zu den selektierten Konversationen und E-Mails. Zwischen den

Ansichten Cloud und Baum können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld

können Sie nach Tags suchen, über das Kreis-Icon Tag anlegen können Sie Tags hinzufügen.

Je nachdem, ob Sie E-Mails oder Anhänge selektieren, wird der Dialog E-Mail-Ablage um folgende Ansichten ergänzt:

Konversation

Vorschau der abzulegenden E-Mails im historischen Verlauf.

Anlage-Ablageordner

Ansicht zur Ablage der selektierten Anhänge im Dateisystem oder in einem Dropbox-Ordner.

Dialog E-Mail-Ablage mit Ansicht Konversation

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Dialog E-Mail-Ablage mit Ansicht Anlage-Ablageordner

In der Ansicht E-Mails und Anlagen werden alle abzulegenden E-Mails und deren Anlagen in einer Liste angezeigt. Hierbei

ist es wichtig zu verstehen, dass yourMAIL nicht nur diejenigen E-Mails anzeigt, die Sie ausgewählt haben, sondern alle E-

Mails, die zu den betreffenden Konversationen gehören. yourMAIL geht grundsätzlich davon aus, dass Sie alle E-Mails einer

Konversation im selben Ordner ablegen möchten. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie einzelne E-Mails von der Ablage

ausschließen, indem Sie innerhalb des Dialogs E-Mail-Ablage auf das Symbol Von der Ablage ausschließen in der rechten

Spalte der Liste klicken. Abschließend bestätigen Sie die Ablage der gewünschten E-Mails und Anlagen mit der Funktion

Ablegen am unteren Rand des Dialogs E-Mail-Ablage.

Wenn Sie die Konversationserkennung grundsätzlich nicht wünschen, können Sie diese in den yourMAIL Einstellungen

deaktivieren.

ABLAGE VON E-MAILS

Die Ablage von in der Ansicht E-Mails und Anlagen aufgelisteten E-Mails erfolgt in den von Ihnen in der Ansicht Ablegen in

selektierten Ordnern und mit den von Ihnen in der Ansicht Tags selektierten Tags. Dabei stehen folgende Ablageoptionen

und Funktionen über das E-Mail Kontextmenü und über die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht E-Mails und Anlagen

zur Verfügung:

Selektierte E-Mail nicht ablegen

Ausschließen der selektierten E-Mails von der Ablage.

Nur selektierte E-Mail ablegen

Ablegen nur der selektierten E-Mails ohne die dazugehörige Konversation.

Empfangene E-Mails nicht ablegen

Ausschließen aller innerhalb einer Konversation empfangenen E-Mails von der Ablage.

Gesendete E-Mails nicht ablegen

Ausschließen aller innerhalb einer Konversation gesendeten E-Mails von der Ablage.

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E-Mail löschen

Verschieben der selektierten E-Mails in den Ordner Gelöschte Objekte.

Zur Nachverfolgung

Markieren einer einzelnen, selektierten E-Mail zur Nachverfolgung in der Outlook Vorgangsliste.

Neue Aufgabe

Erstellen einer neuen Aufgabe aus den Daten einer einzelnen, selektierten E-Mail.

Tags löschen

Entfernen der Tags von den selektierten E-Mails.

Wenn Ihnen bei der Ablage von E-Mails ein Fehler unterlaufen ist, können Sie diese rückgängig machen mit der Funktion

E-Mail-Ablage rückgängig machen. Sie finden sie in den Menübändern Start und yourMAIL (Outlook 2010/2013)

beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007).

ABLAGE VON ANLAGEN

Um eine Anlage im Dateisystem oder in einer Dropbox abzulegen, ziehen Sie diese in den gewünschten Ordner.

Voraussetzung ist, dass Sie den Ordner in yourMAIL zuvor hinzugefügt haben. Bereits für Sie angelegt sind die Ordner

Desktop und Eigene Dateien. Sofern Sie Dropbox installiert haben, finden Sie auch diesen Ordner in der Vorauswahl. Um

nach bestimmten Ablageordnern zu suchen, können Sie die Suchfunktion über der Ordnerliste verwenden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Neue Ablageordner hinzufügen

Verfügbar machen eines Ordners aus dem Dateisystem für die Ablage.

Aktuelle Auswahl löschen

Entfernen des selektierten Ablageordners oder der Anlage aus dem yourMAIL Ablagesystem.

Anlage umbenennen

Umbenennen der selektierten Anlage.

Der Aufruf kann erfolgen über:

die Kontextmenüs für Ablageordner und Anlagen und

die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht Anlage Ablageordner.


Mit der yourMAIL Inbox-Ablage können Sie Rückstaus in Ihrem Posteingang und Postausgang nach einem Urlaub, nach

stressigen Arbeitsphasen oder am Ende einer langen Arbeitswoche binnen weniger Minuten abarbeiten und in Ihren

Ordnern und Projekten ablegen. Statt einzelne E-Mails abzulegen, können Sie mit der yourMAIL Inbox-Ablage einen Block

zusammenhängender E-Mails markieren, den richtigen Ablageordner sowie Tags aus einer Liste gewichteter Vorschläge

auswählen und bestätigen.

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AUFRUF DES DIALOGS INBOX-ABLAGE

Den Dialog Inbox-Ablage rufen Sie im Gegensatz zur E-Mail-Ablage nicht für eine oder mehrere selektierte E-Mails und

Konversationen auf, sondern für alle E-Mails im Posteingang und/oder im Postausgang eines Outlook Postfachs.

Den Dialog Inbox-Ablage erreichen Sie:

über die Kachel im Auswahldialog des Menüpunkts Postfach aufräumen im Menüband Start (Outlook 2010/2013) und

unter dem Menüpunkt Postfach aufräumen im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) sowie in der Symbolleiste

yourMAIL (Outlook 2003/2007).

Auswahldialog yourMAIL Postfach aufräumen

Nachdem Sie das aufzuräumende Outlook Postfach gewählt haben, erscheint zunächst der Dialog Inbox-Ablage –

Filtereinstellungen, über den Sie die Menge der abzulegenden E-Mails mittels Filtern weiter einstellen können:

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Dialog Inbox-Ablage - Filtereinstellungen

Folgende Filterfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Ordner

Ablage aller E-Mails in Ihrem Posteingang und Postausgang oder Ablage nur der E-Mails in Ihrem Posteingang oder

Postausgang.

Score (Ablagewahrscheinlichkeit)

Ablage nur derjenigen E-Mails, für die yourMAIL innerhalb des von Ihnen anzugebenden Wahrscheinlichkeitsbereichs

die richtigen Ablageordner vorschlagen kann. Wenn Sie nur E-Mails mit einer relativ hohen Trefferwahrscheinlichkeit

der Ablagevorschläge auswählen, ist die anschließende Korrekturzeit geringer.

Tags

Ablage nur derjenigen E-Mails, denen die anzugebenden Tags zugeordnet oder nicht zugeordnet sind. Die Tags werden

als Cloud oder Baum angezeigt, die Auswahl erfolgt durch Anklicken.

Neue Tags können über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen hinzugefügt werden.

Zeitraum

Ablage nur derjenigen E-Mails, die im anzugebenden Zeitraum gesendet oder empfangen wurden. Jeder senkrechte

Balken markiert eine gesendete oder empfangene E-Mail. Die Auswahl des Zeitraums erfolgt durch Verschieben der

Markierungen von Start- und Enddatum.

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AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS INBOX-ABLAGE

Dialog Inbox-Ablage

Der Dialog Inbox-Ablage besteht aus folgenden Ansichten:

E-Mail-Liste | Bestätigte Ablagevorgänge

Liste der abzulegenden Konversationen und E-Mails mit Trefferwahrscheinlichkeiten der Ablagevorschläge und

Funktion zum Bestätigen der Ablage. Die zuvor im Dialog Inbox-Ablage - Filtereinstellungen vorgenommene

Konfiguration können Sie über den Themenfilter über der Liste, über die Spaltenfilter und über die einblendbaren

Filterfunktionen unter der Liste ändern. Mit dem Plussymbol vor einer Konversation können Sie die dazu gehörenden

E-Mails einblenden. Der Score gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit yourMAIL eine Konversation oder E-Mail im

vorgeschlagenen Ordner ablegen würde. Bei einem Score von 0 % kann yourMAIL keinen Ordner zur Ablage

vorschlagen.

Über die Ansicht Ablegen in können Sie für selektierte Konversationen und E-Mails selbst einen Ablageordner

auswählen.

Abschließend muss die Ablage bestätigt werden. Zur Ablage bestätigte Konversationen und E-Mails werden aus der E-

Mail Liste entfernt und in Bestätigte Ablagevorgänge verschoben. Die tatsächliche Ablage erfolgt nur für bestätigte

Ablagevorgänge und erst nachdem Sie die Funktion Ablage ausführen ausgeführt haben.

Da die Durchführung der Ablage Rückwirkungen auf die Berechnung des Ablagewahrscheinlichkeiten haben kann,

haben Sie die Möglichkeit, diese zuvor mit der Funktion Neuberechnung neu berechnen zu lassen. Beachten Sie jedoch

bitte, dass Sie Ihre Ablageeinstellungen dann erneut vornehmen müssen.

Ablegen in

Liste der von yourMAIL zur Ablage vorgeschlagenen Ordner oder Liste aller Ordner. Zwischen den Ansichten

Vorschläge und Alle Ordner können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das Sucheingabefeld

können Sie nach Ordnern suchen.

Projekte und Ordner können Sie über die Kreis-Icons Neues yourMAIL Projekt anlegen und Neuen Ordner erstellen

hinzufügen.

25

Tags zuweisen

Tag-Cloud oder -Baum mit allen kontextrelevanten Tags für die Zuweisung zu den selektierten Konversationen und E-

Mails. Zwischen den Ansichten Cloud und Baum können Sie mit den gleichnamigen Funktionen umschalten. Über das

Sucheingabefeld können Sie nach Tags suchen.

Tags können Sie über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen hinzufügen.

Vorschaubereich: E-Mail | Konversation

Vorschau der selektierten E-Mail oder Konversation mit Funktionen zum Öffnen, Beantworten und Weiterleiten von E-

Mails sowie E-Mail-Notizen.

Über die Kontextmenüs von Konversationen und E-Mails stehen Ihnen folgende, teils zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

Filter setzen

Setzen eines Filters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder E-Mail. Zuvor gesetzte oder hinzugefügte

Filter und Ausschlussfilter werden gelöscht.

Filter hinzufügen

Hinzufügen eines Filters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder E-Mail. Zuvor gesetzte oder

hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter bleiben erhalten.

Ausschlussfilter setzen

Setzen eines Ausschlussfilters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder E-Mail. Zuvor gesetzte oder

hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter werden gelöscht.

Ausschlussfilter hinzufügen

Hinzufügen eines Ausschlussfilters auf den Spaltenwert der selektierten Konversation oder E-Mail. Zuvor gesetzte oder

hinzugefügte Filter und Ausschlussfilter bleiben erhalten.

Öffnen

Öffnen der selektierten E-Mail.

Antworten

Erstellen einer Antwort an den Sender der selektierten E-Mail.

Allen Antworten

Erstellen einer Antwort an den Sender und alle Empfänger der selektierten E-Mail.

Weiterleiten

Weiterleiten der selektierten E-Mail.

Neue Aufgabe

Erstellen einer neuen Aufgabe mit Betreff und Beschreibung der selektierten E-Mail sowie Möglichkeit zur Zuordnung

zu einem Projekt und einem Arbeitspaket.

Löschen

Löschen der selektierten Aufgabe.

Tags entfernen

Entfernen der Tags von der selektierten Konversation oder E-Mail.

26


Mit der yourMAIL GrayMail Ablage ist es möglich, E-Mails schnell abzulegen, auf die nie geantwortet wurde. Diese E-Mails

sind bespielsweise Newsletter, Systembenachrichtigungen oder Bestellbestätigungen. Diese E-Mails sind für die tägliche

Arbeit unwichtig und lenken von den wichtigen Themen ab. Natürlich könnte man diese E-Mails auch über Outlook-Regeln

aussortieren, allerdings wäre der Aufwand für das Anlegen dieser Regeln relativ hoch. Zudem führen Outlook-Regeln dazu,

dass man die verschobenen E-Mails gar nicht mehr wahrnimmt und damit vielleicht wichtige Informationen verpasst. Die

yourMAIL GrayMail Ablage basiert auf Vorschlägen, durch die sie Ihr Postfach zeitsparend von diesen E-Mails befreien

können.

Die Funktion GrayMail Ablage kann über die Kachel GrayMail Ablage im Auswahlmenü des Menüpunkts Postfach

aufräumen im yourMAIL oder Start Menüband aufgerufen werden.

E-Mails werden von yourMAIL als GrayMails gesehen, wenn man…

auf eine E-Mail des Absenders noch nie geantwortet hat und man von ihm außerdem

mehr als drei E-Mails erhalten hat.

AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS „GRAYMAIL-ABLAGE“

yourMAIL GrayMail Übersicht

Im „GrayMail“ Dialog werden alle E-Mails angezeigt, die yourMAIL als potentielle „GrayMails“ identifiziert hat. Hier werden

Zielordner vorgeschlagen, in die diese E-Mails verschoben werden können. Man kann aber auch selbst einen Ordner wählen

oder erstellen.

27

Der Dialog „GrayMail Ablage“ umfasst folgende Elemente:

Bestätigt (Checkbox)

Für bestätigte Absender liegt eine GrayMail Regel vor. E-Mails werden verarbeitet.

Unbestätigt (Checkbox)

Mails von unbestätigten Absendern werden nicht verarbeitet.

Absender

E-Mail Adresse des Absenders

Zielordner

In diesen Ordner werden E-Mails des Absenders verschoben.

Score

Der Score wird anhand Ihres bisherigen Ablagaverhaltens berechnet.

E-Mails

Anzahl der E-Mails des Absenders im Posteingang

Alter

Nach dieser Zeit werden E-Mails des Absenders in den gewünschten Ordner verschoben oder gelöscht.

Es stehen Ihnen über Kreis-Icons folgende Funktionen zur Verfügung:

Neue GrayMail Ablageregel anlegen

Zielordner und E-Mail Mindestalter wählen

GrayMail Ablageregel bearbeiten

Zielordner und E-Mail Mindestalter ändern

In ‚Junk E-Mail‘ ablegen (noch nicht implementiert)

Als Zielordner wird der Ordner ‚Junk E-Mail‘ gewählt

In ‚gelöschte Elemente‘ ablegen

Als Zielordner wird der Ordner ‚Gelöschte Elemente‘ gewählt

28

AUFBAU UND ANWENDUNG DES DIALOGS „GRAYMAIL-ABLAGE BEARBEITEN“

Über das Kreis-Icon GrayMail Ablage Bearbeiten/ Edit GrayMail lassen sich folgende Einstellungen vornehmen:

E-Mail Adresse/ E-Mail Adress

Festlegen der E-Mail Adresse für die die ausgewählte Regel gelten soll. Ausgehend von den eingegangenen E-Mails

werden E-Mail Adressen vorgeschlagen, die aus einem Drop-Down-Menü ausgewählt werden können.

Zielordner/ Destination Folder

Über diese Funktion können Sie den Ordner festlegen, in dem die ausgewählten E-Mails verschoben werden.

Alter/Age

Hier lässt sich der Zeitraum bzw. das Alter der E-Mails definieren nachdem sie automatsich in den ausgewählten

Zielordner verschoben werden.

Über das Kreis-Icon Neue GrayMail Ablage/New GrayMail Filing lassen sich ebenfalls die Zielordner und das Alter der E-

Mails definieren.

E-Mail Adresse/ E-Mail Adress

Anders als im E-Mail Adress Editing lassen sich hier neue E-Mail Adressen eintragen für die die gewählte Regel gelten

soll.

yourMAIL GrayMail Bearbeitung

29

yourMAIL Drag-&-Drop-Ablage

Mit der yourMAIL Drag-&-Drop-Ablage können Sie E-Mails direkt per Drag & Drop in Ihren Projektordnern ablegen.

Selektieren Sie dazu in der yourMAIL Seitenleiste das Projekt, in dem Sie ablegen möchten. Ziehen Sie nun die abzulegenden

E-Mails auf den gewünschten Projektordner. Abschließend vergeben Sie im sich öffnenden Dialog yourMAIL Ablage Tags für

die abzulegenden E-Mails und führen die Ablage aus.

30

yourMAIL E-Mail Wiedervorlage

Viele E-Mails sind wichtig, allerdings oft nicht zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sie erhalten!

Was ganz früher der Knoten im Taschentuch und etwas später der Kalendereintrag war, ist jetzt die yourMAIL E-Mail

Wiedervorlage. Entscheiden Sie, wann Sie ausgewählte E-Mails wiedervorgelegt bekommen wollen. Lassen Sie von

yourMAIL einen ‚Tag‘ an diese E-Mails hängen und markieren Sie sie zur Nachverfolgung oder als ungelesen – oder gleich

alles zusammen.

Durch die yourMAIL E-Mail Wiedervorlage behalten Sie die Übersicht in Ihrem Postfach. Ihre E-Mails erscheinen erst dann,

wenn Sie sie brauchen und verhindern nicht den Blick auf das Wesentliche.

Lassen Sie sich E-Mails – natürlich auch mehrere gleichzeitig - zur gewünschten Zeit direkt im Projekt- oder Ablageordner

wiedervorlegen.

Aufruf der E-Mail Wiedervorlage

Die Funktionen der yourMAIL Wiedervorlage finden Sie:

Über den Menüpunkt E-Mail Wiedervorlage im yourMAIL Menüband

über die Funktion E-Mail Wiedervorlage im E-Mail-Kontextmenü der ausgewählten E-Mail(s)

über die Funktion E-Mail Wiedervorlage des E-Mail Kontextmenüs des lokalen Postfachs in der yourMAIL Seitenleiste

Einrichten einer E-Mail Wiedervorlage

Es stehen Ihnen prinzipiell zwei Möglichkeiten für die Einrichtung einer E-Mail Wiedervorlage zur Verfügung:

Per Drag-and-drop

Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails aus und schieben Sie diese in den yourMAIL Resubmission Ordner in der

Outlook Ordnerleiste. Die ausgewählten E-Mails erscheinen dann standardmäßig nach 24 Stunden in der Outlook

Inbox.

Mit der Funktion und den Einstellungsmöglichkeiten der yourMAIL E-Mail Wiedervorlage

Die Funktion E-Mail Wiedervorlage finden Sie im E-Mail Kontextmenü.

Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails, die Sie zur Wiedervorlage auswählen möchten und wählen Sie anschließend per

rechter Maustaste die Funktion E.Mail Wiedervorlage.

31

Es stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Datum der Wiedervorlage

Datum an dem eine oder mehrere E-Mails dem Nutzer erneut angezeigt werden

Ordner der Wiedervorlage

Über diese Funktion können Sie den Ordner festlegen, in dem die ausgewählte E-Mail zum Wiedervorlage-Datum

verschoben wird.

Tag verwenden („wiedervorgelegt“)

Hier lassen sich E-Mails mit dem speziellen „wiedervorgelegt“-Tag versehen und über die Tagging-Funktion von

yourMAIL besonders schnell und einfach finden und identifizieren. Mehr über Tagging im Kapitel yourMAIL E-Mail

management/ yourMAIL Tags.

Zur Nachverfolgung markieren

Durch das Aktivieren dieser Funktion werden die ausgewählten E-Mails automatisch mit der Outlook Nachverfolgung

„Heute“ und einer roten Fahne gekennzeichnet.

Als ungelesen markieren

E-Mails, die als ungelesen gekennzeichnet werden, erscheinen am Fälligkeitsdatum im ausgewählten Postfach in

dunkler („fett“) hervorgehobener Schrift.

Achtung: Standardmäßig werden ausgewählte E-Mails, die nach dem ersten Start der yourMAIL Wiedervorlage aktiviert

werden, ausschließlich mit dem Attribut „zur Nachverfolgung markieren“ versehen. Aktivieren Sie falls gewünscht die

weiteren Auswahlmöglichkeiten wie oben beschrieben. Beim zweiten Öffnen der yourMAIL Wiedervorlage sind diese dann

bis zur nächsten Änderung aktiv.

yourMAIL Wiedervorlage- Bearbeitung

32

Übersicht über E-Mail Wiedervorlagen (Wiedervorlagen Management)

Um sich Wiedervorlagen als Liste anzeigen zu lassen, bestehen in yourMAIL folgende Möglichkeiten:

Über den Menüpunkt Wiedervorlagen Management im yourMAIL Menüband sowie

über das E-Mail Kontextmenü im entsprechenden Postfach

Bearbeiten von E-Mails über das Wiedervorlagen Management

In dem yourMAIL Wiedervorlagen Management lassen sich nicht nur alle auf Wiedervorlage gesetzten E-Mails sehr einfach

identifizieren und anzeigen, sondern auch bearbeiten.

Alle Funktionen, die bereits bei beim Anlegen einer Wiedervorlage definiert wurden, lassen sich hier nochmals beeinflussen

oder ändern: Datum der Wiedervorlage, Ordner der Wiedervorlage, Tag verwenden („wiedervorgelegt“), zur

Nachverfolgung markieren, als ungelesen markieren. Siehe auch Einrichten einer E-Mail Wiedervorlage.

Darüber hinaus bietet die Übersicht weitere Möglichkeiten, um Wiedervorlagen Ihren persönlichen Anforderungen

anzupassen.

Über das E-Mail Kontextmenü einer selektierten E-Mail sowie über Kreis-Icon im Footer der Liste können folgende

Funktionen angesprochen werden:

Wiedervorlage bearbeiten

Über diese Funktion gelangen Sie in das Bearbeiten-Menü der Wiedervorlagen, wo Sie die folgenden Einstellungen

vornehmen können: Datum der Wiedervorlage, Ordner der Wiedervorlage, Tag verwenden („Wiedervorgelegt“),

Nachverfolgung setzen, Als ungelesen markieren.

E-Mails zur Wiedervorlage

Durch diese Funktion können E-Mails sofort in den ausgewählten Wiedervorlage-Ordner verschoben werden.

E-Mails anzeigen

Über diese Funktion kann die ausgewählte Wiedervorlage E-Mail geöffnet werden.

Über die Schaltflächen oberhalb der Liste als auch über das E-Mail Kontextmenü einer selektierten E-Mail lassen sich die

folgenden Funktionen aufrufen:

Nach Datum gruppieren

Hier kann die Listenansicht nach dem Wiedervorlage-Datum geordnet werden

Nach Ordner gruppieren

Durch diese Auswahl kann die Übersicht nach der Wiedervorlage-Ordner geordnet werden

Ausschließlich über das Kontextmenü einer selektierten E-Mail lässt sich folgende Funktion anwählen:

In Ursprungsordner verschieben

Durch diese Funktion können E-Mails, die auf Wiedervorlage gesetzt und in den Wiedervorlage-Ordner verschoben

wurden , wieder in ihren ursprünglichen lokalen Postfach-Ordner zurückgeschoben werden.

33

yourMAIL Wiedervorlage Übersicht

yourMAIL Suche

Das Konzept der yourMAIL Suche für E-Mails und Anlagen in Ihren Ordnern und baut konsequent auf neuesten,

wissenschaftlichen Erkenntnissen auf. Sie beginnen wie gewohnt mit der Eingabe eines Suchbegriffs und können dann

mittels intuitiver, visueller Mausfilter die Ergebnismenge sukzessive reduzieren. So minimieren Sie die Anzahl zu

erfassender E-Mails und den damit verbundenen Zeitaufwand erheblich.

Aufruf der Suche

Die yourMAIL Suche finden Sie:

im Menüband Start (Outlook 2010/2013),

im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem Menüpunkt und in der Symbolleiste

yourMAIL (Outlook 2003/2007),

über den Ordner yourMAIL Search in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und

über das Kreis-Icon Suche anzeigen sowie das Sucheingabefeld in der yourMAIL Seitenleiste.

Außerdem haben Sie dort auch die Möglichkeit, die yourMAIL Suche mit Sonderfunktionen zur Anzeige von E-Mails im

historischen Verlauf aufzurufen. E-Mails regelmäßig abzulegen hat den potenziellen Nachteil, dass es schwierig sein kann,

den zeitlichen Verlauf der eigenen Kommunikation nachzuvollziehen, wenn die E-Mails auf verschiedene Ordner verteilt

sind. Mit yourMAIL besteht dieses Problem nicht, da mit der Suche E-Mails unabhängig von deren Speicherort im

historischen Verlauf angezeigt werden können.

34

Zur Anzeige von E-Mails im historischen Verlauf bietet Ihnen yourMAIL folgende Sonderfunktionen für die yourMAIL Suche:

E-Mail Verlauf

Anzeige aller E-Mails im historischen Verlauf. Diese Funktion ist besonders sinnvoll, wenn Sie gesendete und

empfangene E-Mails kontinuierlich ablegen. So können Sie zum Beispiel auf einen Blick sehen, was Sie einem

Empfänger an einem bestimmten Tag gesendet oder von diesem erhalten haben. Bei der kontinuierlichen Ablage

gesendeter E-Mails unterstützt Sie die bereits beschriebene Funktion Ablegen nach dem Senden.

Getaggte E-Mails

Anzeige aller getaggten E-Mails gruppiert nach Tags im historischen Verlauf.

Diese Sonderfunktionen können auch aus der yourMAIL Suche selbst heraus aufgerufen werden, indem Sie dort die

gleichnamigen Funktionen ausführen.

Die angegebene Zahl im Eingabefeld der yourMAIL Suche beim Aufruf der Suche mit einer Sonderfunktion reduziert die

Ergebnismenge für einen noch schnelleren Suchvorgang. Sie kann beliebig angepasst werden.

35

Aufbau und Anwendung der Suche

yourMAIL Suche

Die yourMAIL Suche besteht aus folgenden Bereichen:

Eingabefeld

Eingabefeld für den oder die Suchbegriffe. Logische Verknüpfungen sind über die Schlüsselwörter UND und ODER

beziehungsweise AND und OR möglich.

Registerkarten

Registerkarten für die Outlook Postfächer.

Ergebnislisten: E-Mails | Anlagen

Ergebnislisten der gefundenen E-Mails und Anlagen. Zwischen den Ansichten E-Mails und Anlagen kann mittels der

gleichnamigen Funktionen umgeschaltet werden. Die Menge der angezeigten E-Mails und Anlagen kann über die

Filterfunktion der Spaltenüberschriften reduziert werden.

Sonderfunktionen

Über die Funktionen E-Mail Verlauf und Getaggte E-Mails kann die Suche mit den gleichnamigen Sonderfunktionen zur

Anzeige von E-Mails im historischen Verlauf aufgerufen werden.

36

Filterbereich: Datumsbereich auswählen |Tags auswählen

Je nach Einstellung werden unter Datumsbereich und Tags die Ansichten Datumsbereich auswählen oder Tags

auswählen angezeigt. Beide Ansichten dienen der Filterung der aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Sende-

beziehungsweise Empfangsdatum und nach zugewiesenen Tags. Zwischen den Ansichten kann über die Kreis-Icons

Zum Datumsbereich Filter umschalten und Zum Tag Filter umschalten am unteren Bildschirmrand gewechselt werden.

Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil,

der sich ebenfalls am unteren Bildschirmrand befindet.

Datumsbereich auswählen

Der Filter für den Datumsbereich sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Datum aus. Der Datumsbereich

wird als Zeitstrahl angezeigt, bei dem jeder senkrechte Balken eine gesendete oder empfangene E-Mail markiert und

die Auswahl des gewünschten Zeitraums durch Verschieben der Markierungen von Start- und Enddatum erfolgt.

Tags auswählen

Der Filter für Tags sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Tags aus. Die Darstellung der Tags erfolgt als

Wolke (Cloud), die Auswahl durch Anklicken.

Filter kombinieren und zurücksetzen

Die Filter für den Datumsbereich und für Tags lassen sich miteinander kombinieren. Aufgehoben werden kann die

Filterung über das Kreis-Icon Filter zurücksetzen.


Vorschau auf die selektierte E-Mail oder die gesamte Konversation. Zwischen den Ansichten E-Mail und Konversation

kann mittels der gleichnamigen Funktionen am oberen Rand des Bereichs umgeschaltet werden.

Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil

am rechten Bildschirmrand.

E-Mail

Vorschau auf die selektierte E-Mail mit Funktionen zum Öffnen, Beantworten und Weiterleiten.

Konversation

Vorschau auf die gesamte Konversation. Der Zoom-Regler oberhalb der Konversationsansicht dient der Veränderung

des angezeigten Inhalts der dargestellten E-Mails. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail, um sie zu öffnen.

Die Suche zurücksetzen können Sie über die gleichnamige Funktion am oberen Bildschirmrand.

37

yourMAIL Tags

Ein Tag [tæg] (engl. Etikett, Anhänger, Aufkleber, Marke) zeichnet einen Datenbestand mit zusätzlichen Informationen aus

und hilft diese zu kategorisieren.

Tags sind per Definition Etiketten, die dazu geeignet sind, Informationen in unterschiedliche Themenbereiche

einzusortieren. Durch Tags können Dokumente mehreren Kategorien gleichzeitig zugeordnet werden. Dies ist ein

wesentlicher Vorteil gegenüber der physischen Ablage in Ordnern. Tags sind dabei aber nicht als Alternative zur Ablage in

Ordnerstrukturen anzusehen (zum Beispiel nach Kunde und Projekt), sondern sie dienen als flexible Informationsetiketten,

mit denen Sie E-Mails zusätzlich kategorisieren können.

Beispiel:

Haben Sie Ihre E-Mails nach Kunde und Projekt abgelegt, können Sie einzelne E-Mails mit dem Tag Wichtig oder

Finanzen/Rechnung zusätzlich kennzeichnen. Durch diese Kennzeichnung können Sie später ganz einfach alle Rechnungen

über alle Projekte finden, indem Sie in der Suche auf das entsprechende Tag einschränken.

yourMAIL Tags sind Outlook Kategorien, können aber zusätzlich hierarchisch angelegt werden. In der späteren Anwendung

sorgt die hierarchische Struktur dafür, dass mit der Zuweisung untergeordneter Tags zu einer E-Mail automatisch auch alle

übergeordneten Tags zugewiesen werden.

Beispiel:

Outlook Kategorien sind lediglich Listen, zum Beispiel Finanzen, Angebot, Rechnung, Vertrag, Geschäftlich, Privat, Wichtig,

Dringend. In yourMAIL haben Sie die Möglichkeit, diese Tags als Baum zu strukturieren:

Outlook Kategorien und yourMAIL Tags

Die Vorteile sind zum einen die Übersichtlichkeit bei der Vergabe und bei der Verwaltung, zum anderen die Beziehung der

Tags untereinander. Wird im Beispiel oben das Tag Rechnung vergeben, vergibt yourMAIL das Tag Finanzen auf der Ebene

darüber automatisch mit. Damit werden in der Suche über das Tag Finanzen alle E-Mails zum Thema gefunden.

38

Tags verwalten

Tags können Sie in yourMAIL immer auch dann anlegen, wenn Sie Tags zuweisen möchten. Wenn Sie Tags jedoch nicht nur

hinzufügen, sondern auch hierarchisch ordnen möchten, tun Sie dies über den Dialog Tag Management. In der späteren

Anwendung sorgt die hierarchische Struktur dafür, dass mit der Zuweisung untergeordneter Tags zu einer E-Mail

automatisch auch alle übergeordneten Tags zugewiesen werden.

Den Dialog Tag Management können Sie über das Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise über den

Menüpunkt und die Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007) aufrufen.

Dialog Tag Management

Im Dialog Tag Management wählen Sie zunächst das Outlook Postfach, für das Sie Tags definieren möchten. Über die Kreis-

Icons und das Tag Kontextmenü stehen Ihnen anschließend folgende Funktionen zur Verfügung:

Neuer Tag

Tag umbenennen

Tag löschen

39

Mittels Drag & Drop können Sie eine Tag-Hierarchie aufbauen.

Tags zuweisen

Zur Vergabe von Tags bestehen in yourMAIL diverse Möglichkeiten:

Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten E-Mail

Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten E-Mail im Projekt Cockpit

Funktion Tags zuweisen im Kontextmenü einer selektierten E-Mail in der yourMAIL Suche



Hier stehen Ihnen immer auch folgende Funktionen zur Verfügung:

Anzeigen vorhandener Tags zur Vergabe, dargestellt als Cloud (Wolke) oder Baum

Suchen in Tags

Hinzufügen neuer Tags über das Kreis-Icon Neuen Tag anlegen

Dialog Tags mit Ansicht Cloud Dialog Tags mit Ansicht Baum

40

yourMAIL E-Mail-Notizen

Vergleichbar mit Randnotizen können mit yourMAIL E-Mail-Notizen an jede E-Mail persönliche Anmerkungen angeheftet

werden. Diese werden auch bei der yourMAIL Suche berücksichtigt. Das Notizfenster kann per Drag & Drop anders platziert,

in der Größe variiert, eingeklappt oder auch ganz ausgeblendet werden. Das Wiedereinblenden ist in die yourMAIL

Einstellungen möglich.

E-Mail-Notizen

41

yourMAIL Aufgabenmanagement

yourMAIL Aufgabenübersicht

Die yourMAIL Aufgabenübersicht stellt die Aufgaben und Arbeitspakete Ihrer Projekte mit Statusangaben in einer

gemeinsamen Ansicht übersichtlich dar.

Aufruf der Aufgabenübersicht

Die yourMAIL Aufgabenübersicht kann aufgerufen werden:

über die Funktion Aufgabenübersicht im Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter dem

Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007),

über den Ordner yourMAIL Projects Overview in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und

über das Kreis-Icon Aufgabenübersicht anzeigen in der yourMAIL Seitenleiste.

Aufbau und Anwendung der Aufgabenübersicht

Aufbau und Anwendung der yourMAIL Aufgabenübersicht sind weitgehend identisch mit dem Bereich Aufgaben im

yourMAIL Projekt Cockpit. Besonderheit der yourMAIL Aufgabenübersicht ist die parallele Darstellung aller Projekte statt

nur eines einzelnen Projekts wie im yourMAIL Projekt Cockpit.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Abschnitt Aufgaben des Kapitels yourMAIL Projekt Cockpit.

yourMAIL Aufgaben aus E-Mails

Viele E-Mails beinhalten eine Aufgabe, die zu erledigen ist. Mit yourMAIL können Sie aus diesen E-Mails mit minimalem

Aufwand Outlook Aufgaben generieren. Diese können Sie einem yourMAIL Projekt und einem yourMAIL Arbeitspaket

zuweisen. Die Zuweisung einer Aufgabe zu einem Projekt oder Arbeitspaket ermöglicht die transparente Verfolgung in der

yourMAIL Aufgabenübersicht und im yourMAIL Projekt Cockpit.

Die ursprüngliche E-Mail bleibt bei der Aufgabengenerierung erhalten.

Die Funktion Neue Aufgabe finden Sie im E-Mail Kontextmenü.

Der Aufgabendialog ist in folgende Bereiche gegliedert:

Zuordnung

Hier können Sie die Aufgabe einem yourMAIL Projekt und einem yourMAIL Arbeitspaket zuordnen. Dies ist nicht

zwingend erforderlich, ermöglicht Ihnen jedoch die übersichtliche Aufgabenverfolgung in der yourMAIL

Aufgabenübersicht oder im yourMAIL Projekt Cockpit.

Aufgabe

Hier können Sie die aus Outlook gewohnten Aufgabeneinstellungen vornehmen. Betreff und Beschreibung der

Aufgabe werden aus der E-Mail übernommen.

Auch wenn Sie die Aufgabe über den yourMAIL Aufgabendialog anlegen, handelt es sich um eine normale Outlook Aufgabe.

42

Dialog Neue Aufgabe anlegen

43

yourMAIL Projekt Cockpit

yourMAIL stellt Ihnen ein praktisches Cockpit zur Verfügung, das es Ihnen ermöglicht, alle Informationen Ihrer Projekte

konsolidiert darzustellen. Über Ihre gesamte Projektkommunikation gibt Ihnen das yourMAIL Projekt Cockpit einen

zentralen Überblick und bietet Ihnen einen schnellen Zugang zu allen E-Mails und Aufgaben.

Aufruf des Projekt Cockpits

Das yourMAIL Projekt Cockpit kann aufgerufen werden:

über die Funktion Öffne Projekt in den Menübändern Start und yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise unter

dem Menüpunkt und in der Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007),

über den Ordner yourMAIL Projects in der Ordnerliste des Outlook Navigationsbereichs und

über das Kreis-Icon Projekt Cockpit anzeigen in der yourMAIL Seitenleiste.

Mit den Navigationspfeilen am oberen Rand des yourMAIL Projekt Cockpits können Sie schnell zwischen Ihren Projekten

navigieren.

Aufbau und Anwendung des Projekt Cockpits

Das yourMAIL Projekt Cockpit umfasst folgende Bereiche:

Kommunikation

Der Bereich Kommunikation bietet eine konsolidierte Darstellung aller E-Mails und Anlagen mit umfassenden Sortier-

und Filtermöglichkeiten.

Aufgaben

Der Bereich Aufgaben bietet ein einfaches, auf Aufgaben und Arbeitspaketen basierendes Projektmanagement, das

durch eine intuitive Ampelanzeige eine schnelle Übersicht zum Projektstatus liefert.

Wiki

Der Bereich Wiki bietet die Möglichkeit, aktuelle Informationen abzulegen und mit Zeitstempeln zu versehen.

Kommunikation

Der Bereich Kommunikation bietet eine konsolidierte Darstellung aller E-Mails und Anlagen mit umfassenden Sortier- und

Filtermöglichkeiten.

44

Bereich Kommunikation im yourMAIL Projekt Cockpit

Der Bereich Kommunikation gliedert sich in:

Listen: E-Mails | Anlagen

Listen der dem Projekt zugeordneten E-Mails und Anlagen. Zwischen den Ansichten E-Mails und Anlagen kann mittels

der gleichnamigen Funktionen umgeschaltet werden. Die Menge der angezeigten E-Mails und Anlagen kann über die

Suchfunktion und über die Filterfunktion der Spaltenüberschriften reduziert werden.

Filterbereich: Datumsbereich auswählen | Tags auswählen

Je nach Einstellung werden im Filterbereich die Ansicht Datumsbereich auswählen oder die Ansicht Tags auswählen

angezeigt. Beide Ansichten dienen der Filterung der aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Sende- beziehungsweise

Empfangsdatum und nach zugewiesenen Tags. Zwischen den Ansichten kann über die Kreis-Icons Zum Datumsbereich

Filter umschalten und Zum Tag Filter umschalten am unteren Bildschirmrand gewechselt werden.



Datumsbereich auswählen

Der Filter für den Datumsbereich sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Datum aus. Der Datumsbereich

wird als Zeitstrahl angezeigt, bei dem jeder senkrechte Balken eine gesendete oder empfangene E-Mail markiert und

die Auswahl des gewünschten Zeitraums durch Verschieben der Markierungen von Start- und Enddatum erfolgt.

Tags auswählen

Der Filter für Tags sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Tags aus. Die Darstellung der Tags erfolgt als

Wolke (Cloud), die Auswahl durch Anklicken.


Die Filter für den Datumsbereich und für Tags lassen sich miteinander kombinieren, ebenso wie mit den Filtern für

Ordner und E-Mail-Adressen. Aufgehoben werden kann die Filterung über das Kreis-Icon Filter zurücksetzen.

45

Filterbereich: Ordnerfilter | E-Mail-Adressfilter

Filterung der aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Ablageort und an den Konversationen beteiligten Personen. Bei

kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil am

linken Bildschirmrand.

Die Ansichten Ordnerfilter und E-Mail-Adressfilter dienen der Filterung der aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach

Ablageordner und nach den E-Mail-Adressen des Senders beziehungsweise der Empfänger.



Ordnerfilter

Der Ordnerfilter sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach Ablageordner aus.

Entfernen Sie die Haken neben den Ordnern, deren E-Mails und Anlagen nicht aufgelistet werden sollen. Um alle

Unterordner eines Ordners zu deselektieren, klicken Sie auf diesen. Mit der Suchfunktion über der Ordnerliste können

Sie nach Ordnern suchen.

E-Mail-Adressfilter

Der E-Mail-Adressfilter sortiert die aufgelisteten E-Mails und Anlagen nach den E-Mail-Adressen des Senders

beziehungsweise der Empfänger aus. Die E-Mail-Adressliste ist absteigend nach der Zahl zugeordneter E-Mails sortiert.

Die Zahl zugeordneter E-Mails steht jeweils rechts neben der E-Mail-Adresse.

Selektieren Sie diejenigen E-Mail-Adressen, deren E-Mails und Anlagen nicht aufgelistet werden sollen. In Kombination

mit der Steuerungstaste können beliebig viele E-Mail-Adressen selektiert werden, mit der Umschalttaste ein Bereich

von E-Mail-Adressen. Mit der Suchfunktion über der E-Mail-Adressliste können Sie nach E-Mail-Adressen suchen.


Der Ordnerfilter und der E-Mail-Adressfilter lassen sich miteinander kombinieren, ebenso wie mit den Filtern für den

Datumsbereich und die Tags. Aufgehoben werden kann die Filterung über das Kreis-Icon Alle Ordner auswählen

beziehungsweise durch Selektieren aller E-Mail-Adressen mit der Umschalttaste oder durch Anklicken des X rechts im

Suchfeld.


Vorschau auf die selektierte E-Mail oder die gesamte Konversation. Zwischen den Ansichten E-Mail und Konversation

kann mittels der gleichnamigen Funktionen am oberen Rand des Bereichs umgeschaltet werden.

Bei kleineren Bildschirmen kann es sein, dass der Bereich zunächst eingeblendet werden muss über den Doppelpfeil

am rechten Bildschirmrand.

E-Mail

Vorschau auf die selektierte E-Mail mit Funktionen zum Öffnen, Antworten und Weiterleiten.

Konversation

Vorschau auf die gesamte Konversation. Der Zoom-Regler oberhalb der Konversationsansicht dient der Veränderung

des angezeigten Inhalts der dargestellten E-Mails. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail, um sie zu öffnen.

Aufgaben

Der Bereich Aufgaben bietet ein einfaches, auf Aufgaben und Arbeitspaketen basierendes Projektmanagement, das durch

eine intuitive Ampelanzeige eine schnelle Übersicht zum Projektstatus liefert.

46

Bereich Aufgaben im yourMAIL Projekt Cockpit

47

Der Bereich Aufgaben gliedert sich in:

Aufgaben

Übersicht des Projekts, der Arbeitspakete und Aufgaben mit Ampelstatus auf auf jeder Ebene. Über die Kontextmenüs

stehen Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben und Arbeitspaketen zur Verfügung.

Details | Aufgabenauswahl

Details

Details zum Projekt, zu einem Arbeitspaket oder einer Aufgabe mit Ampelstatus und Möglichkeit zur Bearbeitung.

Aufgabenauswahl

Projekten können über die Aufgabenauswahl bestehende Outlook Aufgaben zugeordnet werden.

Die Ampelfarben für Aufgaben ergeben sich aus dem Erreichen und Überschreiten von Startdatum, Erinnerungsdatum und

Fälligkeitsdatum wie folgt:

Aus

Das Startdatum der Aufgabe wurde noch nicht erreicht.

Grün

Das Startdatum der Aufgabe wurde erreicht.

Das Erinnerungsdatum der Aufgabe wurde nicht gesetzt oder noch nicht erreicht.

Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde nicht überschritten.

Gelb

Das Erinnerungsdatum der Aufgabe wurde erreicht.

Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde nicht überschritten oder nicht gesetzt.

Rot

Das Fälligkeitsdatum der Aufgabe wurde überschritten.

Die Ampelfarben für Arbeitspakete ergeben sich aus dem Gesamtstatus der zugeordneten Aufgaben. Der dringlichste Status

vererbt sich auf das Arbeitspaket.

Die Ampelfarben für Projekte ergeben sich aus dem Gesamtstatus der zugeordneten Arbeitspakete und Aufgaben. Der

dringlichste Status vererbt sich auf das Projekt.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

Aufgabenübersicht anzeigen

Anzeigen der yourMAIL Aufgabenübersicht.

Neue Aufgabe

Erstellen einer neuen Aufgabe im Projekt oder im selektierten Arbeitspaket. Die Erstellung erfolgt über den Outlook

Dialog.

Neues Arbeitspaket

Erstellen eines neuen Arbeitspakets.

Ausgewähltes Element umbenennen

Umbenennen einer selektierten Aufgabe oder eines selektierten Arbeitspakets.

Ausgewähltes Element löschen

Löschen einer selektierten Aufgabe oder eines selektierten Arbeitspakets.

48

Als erledigt markieren

Markieren einer selektierten Aufgabe, aller Aufgaben eines selektierten Arbeitspakets oder aller Aufgaben des

gesamten Projekts als erledigt.

Aufgabentermine aktualisieren

Verschieben der Termine einer selektierten Aufgabe, von ausgewählten Aufgaben eines selektierten Arbeitspakets

oder von ausgewählten Aufgaben des gesamten Projekts.

Dialog Aufgabentermine aktualisieren

Aufgabenübersicht in eine Excel-Datei ausgeben

Exportieren der Aufgabenübersicht nach Excel.

Aufgabenfilter setzen

Aktivieren oder deaktivieren der Filterfunktionen Nur fällige und überfällige Aufgaben anzeigen und Abgeschlossene

Aufgaben ausblenden.

Die Funktionen finden Sie:

über die Kreis-Icons am unteren Rand der Ansicht und

über Kontextmenüs der Aufgaben, Arbeitspakete und des Projekts.

Am unteren Rand der Ansicht befindet sich außerdem eine Statusanzeige.

49

Gantt Ansicht

Mit der Gantt Ansicht wird das Aktualisieren von umfangreichen Arbeitspaketen und Aufgaben noch effektiver und

schneller. Zusätzlich ermöglicht die Gantt Ansicht einen besonders guten Überblick über Ihr lokales Projekt.

yourMAIL Aufgabenmanagment in der Gantt-Ansicht

Zoom

Mit der Taste Steuerung in Kombination mit dem Mausrad, oder über das Kontextmenü können Sie zwischen der

Tages-, Wochen und Monatsansicht umschalten und ermöglicht einen noch detailierteren Überblick über die

einzelnen Aufgaben gerade bei sehr umfangreichen Projekten mit vielen Arbeitspaketen.

Aufgaben, Arbeitspakete oder ein ganzes Projekt verschieben, verkürzen, verlängern

Durch einfaches Drag-und-Drop lassen sich im Projektplan Aufgaben und ganze Aufgabenpakete in ihrer zeitlichen

Dauer erweitern und verkürzen oder auf einen anderen Termin verschieben. Verschieben Sie ein ganzes Projekt

oder ein Arbeitspaket werden die darunter liegenden Aufgaben einfach mitverschoben.

Um zum Beispiel ein ganzes Arbeitspaket zu verschieben, ziehen Sie den Balken des Arbeitspaketes bei gedrückter

Maustaste nach rechts, bis Sie den neuen Starttermin erreicht haben und lassen Sie die Maustaste los. Um ein

Arbeitspaket zu verlängern, ziehen Sie das Ende einer Aufgabe eines Arbeitspaket mit gedrückter Maustaste auf

den neuen Endtermin. In beiden Beispielen werden nach dem Loslassen der Maustaste die dem Arbeitspaket

zugeordneten Aufgaben automatisch aktualisiert. Aufgaben oder das ganze Projekt (blauer Balken ganz oben)

können sie analog zu den Arbeitspaketen wie im beschriebenen Beispiel bearbeiten.

Kontextmenü für Balken im Gantt Diagramm

Zeige heutiges Datum (Springe in der Ansicht auf das heutige Datum), Springe zum Aufgabenanfang (der

selektierten Aufgabe), Springe zum Aufgabenende, Zoom, Verschiebe in die Zukunft, Verschiebe in die

Vergangenheit

Kontextmenü für den Aufgabennavigationsbereich auf der linken Seite

Neue Aufgabe, Neues Arbeitspaket, Aufgabe bearbeiten, Aufgabe löschen, Aufgabe als erledigt markieren

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Sprungpfeile rechts und links von den Aufgabenbalken

Projekte, die weit in der Zukunft oder in der Vergangenheit liegen, können in der Gantt Ansicht durch die

schwarze Sprungmarken (kleine Pfeile rechts und links von den Aufgabenbalken) angesteuert werden. Ein

Mausklick auf eine Sprungmarke verschiebt die Ansicht auf das Arbeitspaket oder die Aufgabe.

Weitere Funktionen über die Kreis-Icons

Neue Aufgabe, Neues Arbeitspaket, gewählte Aufgabe bearbeiten, gewählte Aufgabe löschen, gewählte Aufgabe

auf Erledigt setzen, Filtereinstellungen

Filtereinstellungen (Kreis-Icon mit dem Filtersymbol)

Abgeschlossene Aufgaben ausblenden, nur fällige und überfällige Aufgaben anzeigen, Arbeitspakete anzeigen (ist

diese Option nicht gewählt, werden die Arbeitspakete nur in dem Aufgabennavigationsbereich angezeigt, nicht

aber als Balken in dem Gantt-Diagramm

Rückwärtsplanung: Einer Aufgabe ein Datum per Drag & Drop zuweisen

Wenn für eine Aufgabe noch kein Datum vergeben wurde, können Sie einen Balken für die gewählte Aufgabe

durch Doppelklicken im Gantt Diagramm erzeugen. Jetzt können Sie den Balken mit der Maus verschieben,

verlängern oder verkürzen. Mit dieser Funktion können Sie mehrere Aufgaben schnell hintereinander ohne

Datumswerte anlegen und diese dann per Maus zeitlich planen.

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Wiki

Der Bereich Wiki bietet die Möglichkeit, aktuelle Informationen abzulegen und mit Zeitstempeln zu versehen.

Bereich Wiki im yourMAIL Projekt Cockpit

Über die Symbolleisten stehen Ihnen die gebräuchlichsten Funktionen für die Textformatierung und -bearbeitung zur

Verfügung, wie sie aus gängigen Textverarbeitungssystemen bekannt sind. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Icon

fahren, erscheint eine kurze Beschreibung der Funktion.

Über die Kreis-Icons am unteren Rand des Bereichs Wiki stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Zeitstempel einfügen

Einfügen eines Zeitstempels mit aktuellem Datum und aktueller Uhrzeit oberhalb des Textes.

Wiki nach PDF exportieren

Druck des Wikis in ein PDF-Dokument.

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yourMAIL Businesspartner Management

Wenn Sie mit mehreren Personen einer Firma in Kontakt stehen, kann es hilfreich sein, zusätzlich zur Kontaktinformation

Businesspartner zu definieren, die Sie Ihren Projekten zuordnen können. Businesspartner dienen der zusätzlichen

Gruppierung von Projekten. Sie werden im yourMAIL Projekt Cockpit und in der yourMAIL Seitenleiste angezeigt.

Das yourMAIL Businesspartner Management wird zukünftig funktional weiter ausgebaut.

Das yourMAIL Businesspartner Management können Sie über das Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013)

beziehungsweise über den Menüpunkt und die Symbolleiste yourMAIL (Outlook 2003/2007) aufrufen.

Dialog Businesspartner Management

Im Dialog Businesspartner Management stehen Ihnen über die Kreis-Icons und das Businesspartner Kontextmenü folgende

Funktionen zur Verfügung:

Neuer Businesspartner

Businesspartner bearbeiten

Businesspartner löschen

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In den yourMAIL Einstellungen können Sie Einstellungen vornehmen, auf Updates prüfen und technische Informationen

einsehen:

Allgemein

E-Mail-Ablage

Benutzeroberfläche

Erweitert

Updates

Outlook Postfächer

Dialog Einstellungen

Die yourMAIL Einstellungen können Sie über das Menüband yourMAIL (Outlook 2010) beziehungsweise über den


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Allgemein

Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen und Funktionen ausführen:

Sprache

Hier können Sie eine der von yourMAIL unterstützen Sprachen für die Benutzeroberfläche auswählen. Bitte beachten

Sie, dass eine neue Spracheinstellung erst nach dem Neustart von Outlook aktiv wird.

Outlook Profil

Anzeige Ihres Standard Outlook Profils.

Synchronisierung

Informationen zur Synchronisierung der von yourMAIL im Hintergrund verwendeten Datenbank.

Datenbank optimieren

Defragmentierung der von yourMAIL im Hintergrund verwendeten Datenbank. Sie können diese Funktion ausführen,

wenn Sie den Eindruck haben, dass die Leistung nicht optimal ist. Die Outlook Datendatei bleibt von der Optimierung

unberührt.

E-Mail-Ablage

Die E-Mail-Ablage kann durch An- oder Abwahl der folgenden Optionen Ihrer persönlichen Arbeitsweise angepasst werden:

Nach dem Senden einer E-Mail automatisch den E-Mail-Ablagedialog anzeigen

Gesendete E-Mails für die Ablage nicht berücksichtigen – Ablegen nach dem Senden wird deaktiviert

Tags im E-Mail-Ablagedialog anzeigen

Bei der Ablage alle E-Mails einer Konversation ablegen und nicht nur die ausgewählte

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche kann durch An- oder Abwahl der folgenden Optionen angepasst werden:

Seitenleiste anzeigen

Anzeigen oder Ausblenden der yourMAIL Seitenleiste am rechten Bildschirmrand.

E-Mail-Notiz anzeigen

Anzeigen oder Ausblenden der yourMAIL E-Mail-Notizen.

Die Funktion Benutzerdefinierte Layout-Einstellungen zurücksetzen stellt die Standardeinstellungen wieder her und setzt

auch die Einführungsdialoge zurück.

Erweitert

Logging-Niveau

Mit dieser Option können Sie festlegen, wie detailliert die technische Log-Datei aussehen soll. In der Reihenfolge der

Optionen Debug, Information, Warning und Error werden in abnehmendem Umfang Systeminformationen

aufgezeichnet.

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yourMAIL sammelt zu keinem Zeitpunkt Ihre persönlichen Informationen. Alte Log-Dateien werden regelmäßig

überschrieben, so dass diese nicht zunehmend Speicherplatz belegen.

Suche in gelöschten E-Mails

Wenn diese Option aktiviert ist, sucht yourMAIL auch im Ordner Gelöschte Elemente.

Pause zwischen Hintergrund-Sync-Operationen

Dieser Wert sollte nicht geändert werden. Er legt die Wartedauer von Hintergrundoperationen in Millisekunden fest.

Wenn Sie ältere Hardware nutzen oder über ein sehr großes Outlook Postfach (über 2 GB) verfügen, können Sie

versuchen, diesen Wert auf 300 ms beziehungsweise 500 ms auf sehr langsamen Systemen zu erhöhen.

Maximale Anzahl der Ergebnisse in der Suche

Dieser Wert legt die Anzahl der gefundenen E-Mails in der Suche fest. Wenn Sie mit der Performanz Ihres Systems

zufrieden sind, können Sie diesen Wert erhöhen. Eine Suche dauert länger mit steigender Trefferzahl.

Anzahl der initial im Projekt Cockpit angezeigten E-Mails

Dieser Wert legt die Anzahl der beim Öffnen des yourMAIL Projekt Cockpits anfangs angezeigten E-Mails fest. Wenn Sie

über ein schnelles System verfügen, können Sie die Anzahl hochsetzen.

Updates

Hier können Sie manuell die Suche nach Aktualisierungen ausführen und die Einstellungen für automatische Updates

ändern:

Auf Updates prüfen

Einstellungen für automatische Updates ändern

Outlook Postfächer

yourMAIL ist nach der Installation mit dem Standard Outlook Postfach verbunden. Falls Sie weitere Postfächer aktivieren

oder deaktivieren möchten, können Sie dies hier tun. Um geänderte Postfacheinstellungen zu übernehmen, muss Outlook

anschließend neu gestartet werden.

Das Standard Outlook Postfach kann nicht deaktiviert werden.

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yourMAIL Extras

In den yourMAIL Extras finden Sie folgende Funktionen:

Online-Hilfe

Aufruf der yourMAIL Online-Hilfe.

Feedback

Ihre Meinung ist uns wichtig: Senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem Feedback!

Tutorial Videos

Lernen Sie in einer Reihe kurzer Tutorial Videos den Umgang mit yourMAIL und wie Sie noch mehr aus yourMAIL

herausholen können.

Über yourMAIL

Allgemeine Informationen zur aktuell auf Ihrem System installierten yourMAIL Version.

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Betrieb

Aktualisierung

Bei der Installation von yourMAIL können Sie im Installationsassistenten einstellen, ob und zu welchen Zeitpunkten

yourMAIL automatisch nach Aktualisierungen suchen soll, und wie yourMAIL sich verhalten soll, wenn eine Aktualisierung

gefunden wurde. In den yourMAIL Einstellungen können Sie diese Einstellungen ändern und die Suche nach

Aktualisierungen manuell ausführen.

Die yourMAIL Einstellungen können Sie über das Menüband yourMAIL (Outlook 2010/2013) beziehungsweise über den


Datensicherung

Das yourMAIL Datenverzeichnis enthält insbesondere Datenbanken, Hilfedateien, Log-Dateien, Einstellungen und den

Suchindex:

\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\yourTime\yourMAIL.

Im Unterverzeichnis db befindet sich ein weiterer Unterordner für das Outlook Profil, mit dem yourMAIL verknüpft ist.

Dieser Ordner enthält folgende Datenbanken:

yourMAILDb.db

Diese Datenbank enthält benutzerspezifische Daten und sollte regelmäßig gesichert werden.

yourMAILSettings.db

Diese Datenbank enthält benutzerspezifische Einstellungen und sollte gelegentlich gesichert werden.

Die Datenbank yourMAILDb.db enthält insbesondere folgende Daten:


yourMAIL Aufgabenstruktur

yourMAIL Tag-Hierarchie


Hinweis: Die Datenbank yourMAILDb.db ist verschlüsselt, um die Daten vor fremden Zugriff zu schützen.

Datenwiederherstellung

Um Daten wiederherzustellen, schließen Sie Outlook, und kopieren Sie die zuvor gesicherten Datenbanken zurück in ihre

Stammverzeichnisse.

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Deinstallation

yourMAIL kann über die Windows Systemsteuerung problemlos und vollständig deinstalliert werden. Schließen Sie

Microsoft Outlook, starten Sie die Deinstallation und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Der

Installationsassistent führt Sie durch die Deinstallation.

Dabei können Sie entscheiden, ob auch die yourMAIL Datenbank entfernt werden soll:

yourMAIL Datenbank nicht entfernen

yourMAIL Datenbank entfernen

Alle Ordner, E-Mails, Aufgaben und Kategorien bleiben erhalten, auch wenn die yourMAIL Datenbank entfernt wird. Wir

empfehlen dennoch, die yourMAIL Datenbank nicht zu entfernen. Sie enthält insbesondere folgende Daten:

yourMAIL Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben

In Outlook gibt es keine Strukturierung in Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben, sie geht mit dem Entfernen der

Datenbank verloren. Die Ordner, E-Mails und Aufgaben bleiben erhalten.


In Outlook gibt es keine Notizen, sie gehen mit dem Entfernen der Datenbank verloren.

yourMAIL Tag Management

In Outlook gibt es keine Hierarchien von Kategorien beziehungsweise Tags, sie gehen mit dem Entfernen der

Datenbank verloren. Die Kategorien beziehungsweise Tags selbst bleiben erhalten.


In Outlook gibt es keine Geschäftspartner, sie gehen mit dem Entfernen der Datenbank verloren.


Da yourMAIL ein Outlook Add-In ist, kann yourMAIL auch problemlos nur deaktiviert werden. Die Outlook Optionen

enthalten eine Übersicht aller Add-Ins mit der Möglichkeit zur Aktivierung und Deaktivierung.

In der Seitenleiste der Optionen wählen Sie den Eintrag Add-Ins. Am unteren Rand des Add-In-Dialogs finden Sie nun die

Aktion Verwalten. Wählen Sie im Auswahlfeld daneben den Eintrag COM-Add-Ins und führen Sie die Aktion dann über die

Schaltfläche Gehe zu aus. Im sich daraufhin öffnenden Dialog können Sie yourMAIL deaktivieren und auch wieder

aktivieren. Starten Sie Outlook abschließend neu.

Documents

yourMAIL Pro Edition Installation und · PDF fileyourMAIL® pro edition ist ... Windows Vista mit SP2 oder Microsoft Windows 7 mit SP1 und ... und Outlook 2013 (32-Bit oder 64-Bit)