YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE

Kategorien

Ausgabe-verwaltung

Module

– YSoft SafeQ Authentication – YSoft SafeQ Print Roaming – YSoft SafeQ Reporting – YSoft SafeQ Rule­based Engine – YSoft SafeQ Credit and Billing – YSoft SafeQ Mobile Print – YSoft SafeQ Core Workflows – YSoft SafeQ Advanced Workflows

SicherheitDokumenten-erfassung und -verwaltung

Benutzer- und Kostenverwaltung

Unternehmen suchen in verstärktem Maß nach intelligenteren Formen des Arbeitens, wenn es um die Implementierung von Bürolösungen geht. Kostensenkung, Produktivitätssteigerung und Sicherheit der Inhalte sind wichtige Aspekte – ganz gleich, wie weit ein Unternehmen bei der Optimierung von Druckmanagement und Digitalisierung vorangeschritten ist. Intelligenterer Arbeitsstil heißt auch: vereinfachter Ansatz bei der Implementierung von Lösungen. YSoft weiß um diese Notwendigkeiten und bringt die bisher umfassendste und lexibelste Plattform für Großunternehmen wie für Mittelständler auf den Markt.

Die YSoft SafeQ Plattform ist eine Lösung für Druckmanagement und Dokumentenerfassung, die den wachsenden Ansprüchen von Unternehmen in Sachen efektiver Verwaltung und Kostenreduzierung bei Druckservices gerecht wird. Sie sorgt für ei zientere Prozesse im digitalen Worklow und für mehr Dokumentensicherheit. Als extrem skalierbare und vielseitig ausge­stattete Lösung für das Druckmanagement bringt YSoft SafeQ spürbar mehr Eizienz und Flexibilität ins Büro. Dank ihrer modularen Struktur kann diese Software­Suite genau auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer zugeschnitten werden. Die verschie­denen YSoft SafeQ­Module können sogar ganz nach Bedarf einzeln oder kombiniert erworben und eingesetzt werden.

SCHWERPUNKT

INTELLIGENTER ARBEITEN

Die YSoft SafeQ Enterprise Suite ist genau das Richtige, wenn Ihr Unternehmen Anforderungen wie die Folgenden hat:

– Sie wollen die Kosten des Unternehmens für alles senken, was mit Drucken zu tun hat. Dennoch sollten alle Mit arbeiter – auch bei Ausfall eines Druckers – jederzeit drucken und kopieren können.

– Sie müssen nachverfolgen können, wer was wann und wo gedruckt hat, und sicherstellen, dass nur arbeits­bezogene Dokumente gedruckt und alle Druckkosten den Verursachern zugeordnet werden.

– Sie müssen die gesamte Druckumgebung absichern und unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dokumente und wichtige Unternehmensdaten unterbinden.

– Sie wollen alle Niederlassungen und Standorte des Unternehmens vernetzen und die Dokumentenausgabe an jedem beliebigen Ort erleichtern.

– Sie hoffen auf einfachere Scan­ und dokumentenbezo­gene Workflows im gesamten Unternehmen.

– Sie müssen in sämtlichen Prozessen und Routine­abläufen die Digitalisierung voranbringen.

– Sie wollen durch Steigerung der Workflow­Automation die Effizienz insgesamt erhöhen.

Kurzum, Sie müssen die gesamte Druckinfrastruktur Ihres Unternehmens mit höchster Eizienz verwalten und schützen – und genau das erledigt YSoft SafeQ für Sie!

Die modulare Struktur macht die YSoft SafeQ Enterprise Suite zu einer höchst komfortablen Lösung für Druckver­waltung und Dokumentenerfassung, die Flexibilität und einen großen Funktionsumfang bietet und praktisch keine Benutzeranforderung unerfüllt lässt. Auf dem Firmenserver installiert, kann YSoft SafeQ jeden innerhalb des Netz­werks erstellten Druckauftrag verfolgen. Und mit YSoft SafeQ können nicht nur Multifunktionssysteme und Netz­werkdrucker verwaltet werden; seine Überwachungs­ und Abrechnungsfunktionen erstrecken sich auch auf lokale Drucker und ermöglichen so uneingeschränkte Kontrolle und Transparenz in Bezug auf die Art des Druck auftrags sowie Druckzeitpunkt, ­auftraggeber und ­system.

Der Zugrif auf die YSoft SafeQ Suite erfolgt über eine ein­heitliche webbasierte Administratorschnittstelle, die dank anpass barem Dashboard sehr intuitiv arbeitet. Sie ermöglicht die bequeme Verwaltung des unternehmensweiten Druck­manage mentsystems ohne nennenswerte Einarbeitungszeit. Benutzer proi tieren von sicheren Druckdiensten, da gedruckte Seiten nicht mehr unbeaufsichtigt in Ausgabefächern herum­liegen, wo sie in falsche Hände geraten können.

Die YSoft SafeQ Enterprise Suite umfasst acht Einzelmodule, die zusammen maximale Flexibilität und Skalierbarkeit gewährleisten:

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE

– YSoft SafeQ Authentication bietet komfortable Benutzerauthentifizierung am Ausgabegerät über Benutzername und Kennwort, PIN oder ID­Karte und somit zuverlässige Drucksicherheit.

– YSoft SafeQ Print Roaming bietet Benutzern die Möglichkeit, ihre Druckaufträge an jedem beliebigen Drucker, an jedem Standort innerhalb des Netzwerks abzuschicken und sie dort auszugeben, wo sie gebraucht werden.

– YSoft SafeQ Reporting steuert die Verfolgung und Abrechnung aller Druckaufträge und bietet somit Unternehmen, die das Druckverhalten in ihrer gesamten Druckumgebung unter Kontrolle halten wollen, eine praktische Lösung.

– YSoft SafeQ Rule­based Engine gibt dem Adminis­trator die Möglichkeit, individuelle Druckbedingungen für verschiedene Benutzer festzulegen, beispiels­weise den Zugriff auf Farbdruck einzuschränken oder Duplexdruck vorzuschreiben.

– YSoft SafeQ Credit and Billing ist ein wichtiges Modul für Bildungseinrichtungen und projektbezogene Umgebungen, in denen Druck­, Scan­ und Kopier­kosten den Verursachern in Rechnung gestellt werden müssen.

– YSoft SafeQ Core Workflows bietet Funktionen zur Scanverwaltung, darunter Scan­to­Home Folder, Scan­to­Email und One­Click­Scan. Und falls die Standardfunktionen nicht ausreichen, können eigene Scanskripte erstellt werden.

– YSoft SafeQ Mobile Print bietet Benutzern die Möglichkeit, Druckaufträge von ihren mobilen Endge­räten aus per E­Mail oder über eine Webseite zu senden, wodurch sie mobiler werden und nicht mehr an das Drucken am Arbeitsplatz gebunden sind.

– YSoft SafeQ Advanced Workflows bietet zahlreiche moderne Features, einschließlich einer erstklassigen OCR­Funktionalität, Bildbereinigung, Entfernen von Leerseiten, Text Highlighting, durch suchbare PDFs, Microsoft Word und Microsoft Excel.

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE 3

YSoft SafeQ Suites und einzelne Module

Mobile

Print

Print

Roaming

Credit and

Billing

Reporting

Core

Workfl ows

Rule-Based

Engine

Authentication

Advanced

Workfl ows

Mobile

Print

Print

Roaming

Credit and

Billing

Reporting

Core

Workfl ows

Rule-Based

Engine

Authentication

Advanced

Workfl ows

Mobile

Print

Print

Roaming

Credit and

Billing

Reporting

Core

Workfl ows

Rule-Based

Engine

Authentication

Advanced

Workfl ows

YSoft SafeQ Enterprise

Suite

MO

DU

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YSoft SafeQ Print Manage-

ment Suite

YSoft SafeQ Workl ow

Suite

Darüber hinaus bietet YSoft SafeQ Konnektoren zur Erweiterung der Funktionalität mit einer wachsenden Bibliothek optionaler Konnektoren zu Drittanbieter­produkten, vor Ort­ und Cloud­Zielen, z. B. Box for Business, Google Drive und Microsoft OneDrive.

Eine Herausforderung, mit der sich alle Unternehmen konfrontiert sehen, besteht darin, Dokumente sowie irmen­interne Daten und Informationen zu schützen. Ausgabegeräte müssen zuverlässig vor unbefugtem Zugrif geschützt werden, indem sich Benutzer vor dem Drucken, Kopieren oder Scannen mit PIN, ID­Karte oder dem Benutzernamen und Kennwort am MFP authentiizieren müssen.

Die Vorteile:

– Wichtige Informationen und vertrauliche Unternehmens­daten sind zuverlässig davor geschützt, in falsche Hände zu geraten.

– Der Zugang bleibt auf berechtigte Nutzer begrenzt, was die Gefahr von Sicherheitsverstößen vermindert.

– Sie haben jederzeit einen Überblick darüber, wer in welchem Umfang druckt.

AUTHENTIFIZIERUNG:

SCHUTZ VOR UNBEFUGTEM ZUGRIFF

Ihre Situation:

– Sie wollen einen Überblick darüber haben, wer in Ihrem Unternehmen Drucke oder Scans erstellt.

– Sie müssen zuverlässig verhindern, dass Drucke unbeaufsichtigt in Ausgabefächern liegen.

– Sie müssen verhindern, dass unbefugte Nutzer gescannte Dokumente an Empfänger außerhalb des Unternehmens senden.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Authentication

Das Modul YSoft SafeQ Authentication hilft Unternehmen, das Sicherheitsniveau ihrer Druckdokumente zu erhöhen. Es verhindert den unkontrollierten Zugang zu Geräten: Diese bleiben blockiert, bis sich der Benutzer identiiziert hat. Das geschieht entweder am integrierten Geräteterminal oder über ein externes, mit dem Gerät verbundenes Terminal. Für maxi­malen Bedienkomfort können Benutzer, die sich via ID­Karte authentiizieren, bei der erstmaligen Nutzung von YSoft SafeQ die Selbstregistrierungsfunktion der Karte verwenden.

YSoft SafeQ AUTHENTICATION 4

YSoft SafeQ PRINT ROAMING 5

Globale Unternehmen müssen bei allen Abläufen Flexibilität sicherstellen. Im Hinblick auf Dokumentenerstellung und ­verwaltung schließt dies idealerweise auch die Option für Benutzer ein, Druckaufträge in einer Filiale zu übergeben und die Verarbeitung und Ausgabe der Drucke an einem anderen Standort abzuwickeln.

YSoft SafeQ bietet diese Funktionalität mithilfe einer ein­zigartigen Technologie, die nur einen sehr kleinen Teil der Netzwerkbandbreite für die schnelle und eiziente Daten­übertragung in Anspruch nimmt. Durch das Client Based Print Roaming kann YSoft SafeQ über die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Workstations die Anzahl notwendi­ger Druckserver reduzieren.

Die Vorteile:

– Bequemes und zeitsparendes Abholen von Druckauf­trägen am ausgewählten Drucker, unabhängig vom Filialstandort.

– Einfaches Nachdrucken durch Markieren häufig genutzter Dokumente als Favoriten.

– Verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Nutzung von Druckwarteschlangen innerhalb eines Teams oder einer Abteilung.

PRINT ROAMING:

ÜBERALL UND JEDERZEIT DRUCKEN

Ihre Situation:

– Ihre Dokumentenproduktion soll nicht auf ein einziges Gebäude oder einen Standort beschränkt sein.

– Ihre Mitarbeiter sollen Druckaufträge an einem Standort abschicken und bei Bedarf an einem anderen Ort aus­geben können.

– Durch diese Funktionalität soll die Effizienz des gesamten Drucknetzwerks erhöht und die Unabhängigkeit der Benutzer von geograhischen Gegebenheiten erreicht werden.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Print Roaming*

Mit YSoft SafeQ Print Roaming können Nutzer ihre Druckauf­träge an einem Ort abschicken und zum gewünschten Zeit­punkt an einem beliebigen Ort innerhalb des Unter nehmens produzieren und abholen. Die Druckaufträge können überall ausgegeben werden – sei es in einem anderen Büro, in einem anderen Gebäude oder auf einem anderen Kontinent; es gelten keinerlei geographische Einschränkungen.

* erfordert YSoft SafeQ Authentication

YSoft SafeQ REPORTING 6

Die Kontrolle des Druck­ und Scanverhaltens der Mitarbeiter und der Gesamtdruckleistung innerhalb eines Unterneh­mens bildet die Grundlage für langfristige Kosteneinsparungen.

bung – Kostenstellen, Geräte oder Benutzer – und zeigen an, wer welche Kosten verursacht. Eine weitere hilfreiche Funktion von YSoft SafeQ sind Umweltberichte, die zeigen, welche umweltbezogenen Auswirkungen Ihre Druckeinspa­rungen im Sinne von geringerem Holz­ und Wasserver­brauch sowie CO2­Ausstoß haben. Die Berichte können auf Jahres­, Quartals­ oder Monatsbasis erstellt werden und das Firmenlogo beinhalten. Sie können problemlos in ver­schiedene Dateiformate, wie PDF, HTML oder DOC, expor­tiert und bequem gemeinsam genutzt werden.

Die Vorteile:

– Optimierung der Gesamtdruckeffizienz auf der Basis detaillierter Berichte, aus denen hervorgeht, wo Druck­kosten entstehen.

– Abrufen einer detaillierten Übersicht über das Verhältnis zwischen Druck­ und Scan­Operationen.

– Zeitersparnis für Administratoren dank automatischer Berichtseinstellungen und Weiterleitung von Berichten per E­Mail an angegebene Nutzer.

– Schnelle Erstellung umfassender und maßgeschneiderter Berichte für höhere Führungskräfte.

– Einfache Erstellung von Umweltberichten, beispielsweise für CSR­Dokumentation und ähnliche Zwecke, die zeigen, in welchem Umfang die Verwendung von YSoft SafeQ natürliche Ressourcen einspart.

REPORTING:

KOSTENKONTROLLE DURCH DRUCK- UND SCAN-ÜBERWACHUNG

Ihre Situation:

– Sie müssen die Druckkosten unter Kontrolle halten, um innerhalb des zugewiesenen Budgets zu bleiben.

– Sie wollen herausfinden, welche Abteilungen, Dienste und Benutzer für die Druckkosten verantwortlich sind.

– Sie müssen regelmäßig (idealerweise ohne manuelle Ein­griffe) Berichte erstellen, die alle Niederlassungen und Tochtergesellschaften abdecken.

– Sie müssen umfangreiche, aber übersichtliche Berichte für Führungskräfte erstellen.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Reporting

Mit YSoft SafeQ Reporting bekommen Sie Ihre Druckkosten in den Grif: Als zentral installiertes Berichtswerkzeug kann es unternehmensweit sämtliche Druck­ und Dokumenterfas­sungsaktivitäten verfolgen und detaillierte Übersichten in Form von Tabellen und Diagrammen generieren. YSoft SafeQ kontrolliert alle Druck­, Kopier­ und Scanvorgänge und speichert Informationen zu einzelnen Aufträgen, wie Auf­tragsname und Druckdatum, eine Vorschau der ersten Seite und die Seitenanzahl. Anhand dieser Informa tionen können mit wenigen Klicks umfassende Berichte erstellt werden. Für zusätzlichen Komfort können auch Management­Berichte generiert werden. Diese bieten einen hilfreichen und umfassenden Überblick über die gesamte Druckumge­

YSoft SafeQ RULE-BASED ENGINE 7

Regelbasiertes Drucken ist unerlässlich für Unternehmen, die ihre Druckinfrastruktur eizient verwalten und die Gesamtdruckkosten spürbar senken wollen.

henden Druckaufträge an; Aufträge werden nur gedruckt bzw. verarbeitet, wenn sie die deinierten Bedingungen erfüllen. Jedes Dokument, das nicht die deinierten Bedin­gungen erfüllt, wird zurückgewiesen, wobei der betrefende Benutzer eine entsprechende Nachricht erhält. Diese Funktionalität macht YSoft SafeQ Rule­based Engine zum perfekten Werkzeug für die wirksame Kontrolle von Druck­kosten und Worklows.

Die Vorteile:

– Effiziente Senkung der Gesamtdruckkosten durch Anwendung bestimmter Druckregeln, wie beispielsweise Beschränkung auf Schwarzweißdruck etc.

– Auslastung der gesamten Druckerflotte durch strikte Zuweisung von Druckaufträgen zu geeigneten Geräten, beispielsweise von großen Druckaufträgen zu High Volume Systemen.

– Erhöhte Vertraulichkeit von Dokumenten durch automa­tisches Drucken von Wasserzeichen in Dokumenten mit sensiblem Inhalt.

RULE-BASED ENGINE:

WENIGER KOSTEN UND MEHR KONTROLLE DURCH REGELBASIERTES DRUCKEN

Ihre Situation:

– Sie wollen Regeln aufstellen, die die Workflows von Druck­dokumenten optimieren

– Sie müssen die Druckkosten senken, indem Sie kontrol­lieren, was und wie die Nutzer drucken.

– Sie wollen Farbdruck vermeiden, um Tonerkosten zu senken.

– Sie wollen verhindern, dass jede E­Mail gedruckt wird, oder, falls es sich nicht vermeiden lässt, Schwarzweiß­druck für E­Mails vorgeschrieben ist.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Rule-based Engine

YSoft SafeQ Rule­based Engine ist das richtige Modul zur raschen, zuverlässigen und eizienten Senkung von Druck­kosten. Sie können unter einer Vielzahl unterschiedlicher Benutzerrollen wählen, die einzelnen Benutzern oder Benut­zergruppen zugewiesen werden können. YSoft SafeQ wendet dann die entsprechenden Regeln auf alle von diesem bestimmten Benutzer bzw. dieser Benutzergruppe einge­

YSoft SafeQ CREDIT AND BILLING 8

Bildungseinrichtungen wie Universitäten, öfentliche Bibliotheken und ähnliche Einrichtungen, müssen Druck­, Kopier­ und Scandienste anbieten, diese aber den Benutzern dann auch in Rechnung stellen.

YSoft SafeQ Credit and Billing bietet unterschiedliche Auladeoptionen an: – Mit einem Mitarbeiter besetztes Cash­Desk: Benutzer

gehen zu einem Cash­Desk und zahlen bei einem Mitarbeiter Geld ein, der es dem Konto des Benutzers gutschreibt.

– Selbstbedienungsoption: Dazu gehört ein YSoft Zahlautomat, in den der Benutzer Münzen oder Scheine einzahlt.

– Online­Aufladung: Benutzer können ihre Konten via PayPal oder durch andere Formen der Einzahlung aufladen.

Die Vorteile:

– Reduzierter Verwaltungsaufwand bei größerer Flexibilität: einfache Zuordnung von Preislisten zu verschiedenen Benutzern, Kostenstellen und/oder Ausgabesystemen.

– Zeitersparnis und verbesserter Benutzerkomfort durch flexible Aufladung von Konten, auch online jederzeit und überall.

CREDIT AND BILLING:

EINFACHES AUFLADEN MIT PAY-PER-PRINT

Ihre Situation:

– Sie müssen zuverlässig verhindern, dass Benutzer drucken, kopieren oder scannen, ohne zu bezahlen.

– Bestimmte Preistabellen müssen verschiedenen Benutzergruppen zugeordnet werden.

– Sie möchten den Benutzern die Möglichkeit geben, ihr Druckkonto per Online­Einzahlung (z. B. PayPal) oder in bar an einem Terminal aufzuladen.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Credit and Billing

YSoft SafeQ Credit and Billing ermöglicht Benutzern das bequeme Einzahlen von Geld auf vorhandene Konten, die sie bereits nutzen, um Dienste innerhalb ihrer gesamten Einrichtung, beispielsweise Mahlzeiten in der Cafeteria, zu bezahlen. Die Benutzer proitieren von einer ganzen Palette verwalteter Druckdienstleistungen, einschließlich einem komfortablen Pay­per­Print­Service, und können Aufträge sicher an jedem Drucker innerhalb des Netzwerks ausgeben.

YSoft SafeQ MOBILE PRINT 9

Die heutigen l exiblen und innovativen Arbeitsumgebungen sind nicht mehr auf PCs im Büro beschränkt. Büromitarbeiter nutzen ihre mobilen Endgeräte zunehmend auch für berul iche Aufgaben.

Die Vorteile:

– Mit der Möglichkeit, jederzeit und überall Druckaufträge abzuschicken, haben die Benutzer die Freiheit, zu arbei­ten, wo immer sie wollen.

– Erhöhte Mobilität und Flexibilität durch Unabhängigkeit von einem festen Arbeitsplatz erhöht die Gesamteffizienz und ­produktivität.

– Maximaler Komfort und Bedienerfreundlichkeit durch Auftragsübergabe per E­Mail, Hochladen von Druckauf­trägen über das Web sowie Übergabe von Dokumenten von iOS­Geräten über die native Druckfunktion der iOS­ und OS X­Geräte. Und da keine App auf Client­Geräten benötigt wird, läuft alles zeitsparend und höchst effizient.

MOBILE PRINT:

FLEXIBILITÄT UND EFFIZIENZ FÜR IHR MOBILES PERSONAL

Ihre Situation:

– Sie wollen die Druckflexibilität Ihrer Mitarbeiter erhöhen, insbesondere der Außendienstmitarbeiter, die viel unterwegs sind und in jeder Niederlassung Ihres Unter­nehmens drucken müssen.

– Sie und Ihre Mitarbeiter müssen spontan an verschie­denen Orten drucken können, beispielsweise kurzfristig fertiggestellte Dokumente für wichtige Sitzungen.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Mobile Print

YSoft SafeQ Mobile Print bietet alle Vorteile der modernen und mobilen Arbeitsweise: Drucke können jederzeit und überall in Auftrag gegeben und die fertigen Dokumente am bevorzugten Drucker abgeholt werden. Dank der integrierten Dokumentumwandlung sind MS Oi ce oder LibreOi ce nicht mehr erforderlich, woraus sich zusätzliche Kostenein­sparungen ergeben. YSoft SafeQ Mobile Print ermöglicht maximale Flexibilität und Ei zienz – die Benutzer sind nicht mehr an ihren Arbeitsplatz gebunden.

YSoft SafeQ MANAGED WORKFLOWS 10

Neben dem Drucken und Kopieren von Dokumenten bilden digitale Dokument­Worklows einen weiteren wichtigen Aspekt einer umfassenden Dokumentverwaltung. Heutzutage sind solche Funktionen in fast jeder Umgebung uner­lässlich. Sie verstärken digitale Worklow­Prozesse und ermöglichen so ein eizienteres und intelligenteres Arbeiten.

– Core Workflows* – Dieses Standardmodul innerhalb der YSoft SafeQ Print Management Suite deckt die grund­legenden Erfassungsaufgaben ab, z. B. Scan to E­Mail, Scan­to­Home folder und 1­Click­Scan. Die Scan­to­Script Funktionalität ermöglicht außerdem das Erstellen indivi­dueller Scan­Workflows.

– Advanced workflows* – Dieses Modul bietet hoch­wertige Erfassungsfunktionen, z. B. eine erstklassige OCR­Engine, durchsuchbare PDFs, MS Word und MS Excel, Entfernen von Leerseiten, Bildbereinigung, Anhängen oder Voranstellen von Seiten, sowie eine ausgezeichnete Hervorhebungsfunktion („highlight text naming“), mit der die Benutzer bestimmte Textstellen im Originaldokument mit farbigen Marker­Stiften hervor­heben können. Je nach Farbe der Hervorhebung wird der Text dann als Dateiname oder in den Metadaten des Dokuments verwendet, oder er wird einfach aus der digitalen Kopie gelöscht.

Die YSoft SafeQ Managed Worklows machen den Scan­Vorgang für Administratoren und Benutzer deutlich einfacher. Für Administratoren bietet YSoft SafeQ fertige Vorlagen zum einfachen Erstellen von Worklows für Benutzer und Gruppen. Für Benutzer bietet YSoft SafeQ ein übersicht­liches Menü. Dort lassen sich Scan­Optionen einfach aus­wählen, Unklarheiten werden vermieden und Dokumente werden in jedem Fall korrekt erfasst und an die autorisierten Zieladressen verteilt.

Die Vorteile:

– Optimierte Routineabläufe mit höherer Effizienz dank fertiger Workflow­Vorlagen und anpassbarer Scan­Work­flows.

– Maximale Produktivität und höherer Benutzerkomfort durch ein einziges, intuitives Menü. Dort lassen sich Scan­Optionen einfach auswählen, Unklarheiten werden vermieden und Dokumente werden in jedem Fall korrekt erfasst und an die autorisierten Zieladressen verteilt.

– Einfaches Teilen von Dokumenten durch Scannen an SharePoint und Dropbox oder mit optionalen Konnekto­ren zu beliebten Systemen für Dokumenten speicherung und ­abruf am Standort oder in der Cloud, z. B. Box for Business, Google Drive und Microsoft OneDrive.

YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS:

SCAN-WORKFLOWS ZUR OPTIMALEN DIGITALISIERUNG

Ihre Situation:

– Sie möchten Ihre Prozesse mit Worklows zur Dokumen­tenerfassung automatisieren.

– Sie brauchen eine eiziente und umfassende Scanfunk­tionalität zur Verteilung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten im gesamten Unternehmen.

– Sie möchten das Scannen für Benutzer und Administra­toren möglichst einfach gestalten.

Unsere Lösung: YSoft SafeQ Managed Worklows*

YSoft SafeQ ermöglicht nicht nur die Verwaltung und Verfolgung aller Druckvorgänge, sondern bietet auch die entsprechenden Funktionen für Scanvorgänge an. Dies wird durch die Kombination von Kernmodulen der YSoft SafeQ Print Management Suite mit speziischen Worklow­Modulen der YSoft SafeQ Worklow Suite erreicht. Diese stellt erweiterte Scan­Funktionen einschließlich erstklas­siger OCR, Bildbereinigung, Lesen von Barcodes, Durch­suchen von Ordnern sowie eine wachsende Bibliothek mit optionalen Konnektoren zu Drittanbieterprogrammen wie OneDrive, Google Drive oder Box for Business bereit, die eine komfortable Speicherung der erfassten Dokumente ermöglichen. Darüber hinaus lassen sich individuelle Scan­Worklows auf der Basis speziischer Geräte, Standorte, Benutzer, Aufgaben und Abteilungen erstellen. Und falls diese Funk tionalität immer noch nicht ihre speziellen Anfor­derungen erfüllt, gibt es noch die Scan­to­Script­Funktion, mit der bestimmte Worklows automatisiert werden können.

* erfordert YSoft SafeQ Authentication

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE 11

WORKFLOW

Zentrale Verwaltung

Client-based Print Roaming

YSoft SafeQ-Server

Workstation/Laptop

E-Mail

Web-Upload

Mobiler Druck

Credit and Billing

MAILAND

NEW YORK

TOKIO

Netzwerk-System

Netzwerk-System

PIN-Code

Benutzer-name/Kennwort

ID-Karte Netzwerk-System

Drucken, Kopieren und Scannen

Drucken, Kopieren und Scannen

Drucken, Kopieren und Scannen

Standortüber-greifendes Print Roaming

YSoft SafeQ ENTERPRISE SUITE 12

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Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH www.konicaminolta.de/business

Das Anwendungsportfolio von Konica Minolta umspannt zwölf Kategorien. Für weitere Informationen über die zusätzlichen Kategorien und das vollständige Anwendungs­portfolio scannen Sie bitte den QR­Code.

– Dokumentenerfassung & ­verwaltung Module der Workflow Suite verwalten die Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten und Inhalten aus jedem Multi­funktionssystem an autorisierte Ziele auf der Basis der unternehmensspezifischen Druck­richtlinien.

– AusgabemanagementBietet zentrale Verwaltung von Druckwarte­schlangen und deren Eigenschaften für aus­gewogene Verteilung der Druckauslastung und Direktausgabe auf der Basis der unter­nehmensspezifischen Druckrichtlinien.

– Nutzer­ & KostenmanagementMehr Transparenz in den Druckkosten erreicht man einfach durch die zentrale Verwaltung und Budgetkontrolle von Arbeitsgruppen und Kostenstellen.

– SicherheitDank der einfachen Definition klarer Benutzer­zugriffsregeln und der zentralen Verfolgung von Benutzeraktivitäten sinkt das Risiko eines unkontrollierten Zugriffs auf Firmensysteme und vertrauliche Unternehmensdaten erheblich.

https://www.konicaminolta.de/de/business-solutions/produkte/software-uebersicht/software-fuer-multifunktions-und-produktionssyteme.html