Zeitmanagement:Mitarbeiter, Motive & moderne Tools

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DANKWORT

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JEDER GEWINNT DURCH EIN BESSERES ZEITMANAGEMENT

EIN VORMITTAG IM BÜRO

ZEITMANAGEMENT: EIN UNIVERSALES THEMA

WIRTSCHAFTLICHE & MENSCHLICHE MOTIVE

DIE GESCHICHTE UNSERER ARBEITSWOCHE

ACT, THINK & WORK SMARTER

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JEDER GEWINNT DURCH EIN BESSERES ZEITMANAGEMENT

„Junge Leute entwickeln ein CRM-Paket, ohne je zuvor ein CRM gesehen zu haben.“ Das war der Aufhänger für manchen Artikel nach der ersten - erfolgreichen - Finanzierungsrunde von Teamleader, vor nunmehr 18 Monaten. Denn jede Geschichte braucht natürlich ihre Perspektive.

Aber war das wahr? Absolut. Der Gedanke, den Bau von Websites vollkommen hinter sich zu lassen, um ein CRM-Paket für kleine und mittelständische Unternehmen zu entwickeln, kam uns in den Sinn, da es so etwas eigentlich noch nicht gab. Weil wir eine Chance sahen zu innovieren. Weil wir dachten: „Das ist etwas für uns.“

Inzwischen ist Teamleader weit gekommen, sowohl das Unternehmen als auch das Produkt. Jeden Tag streben wir nach einer effizienteren, einfacheren Nutzung, besser abgestimmt auf unsere Kunden. Den Spielraum zum Optimieren gibt es jedenfalls: Im In- und Ausland behelfen sich viele Unternehmen im Jahr 2015 immer noch mit einer unzweckmäßigen Vorgehensweise und einer veralteten Technologie.

Das muss anders gehen.

Denken Sie dabei nicht ausschließlich an den Cashflow eines Unternehmens, sondern an dessen Mitarbeiter. Denken Sie daran, wie Ihre Liebe für das Unternehmen durch tonnenweise überflüssige Bürokratie gefährdet wird. Denken Sie an Ihre Mitarbeiter, die trotz ihres selbstlosen Einsatzes manchmal durch überholte Betriebsprozesse hoffnungslos hinterherhinken. Denken Sie an den Zeitgewinn, den Sie erzielen könnten, indem Sie Ihre Aufgaben ein kleines bisschen anders, aber sehr viel eleganter angehen.

Diese Zeit können Sie dann etwas Anderem widmen, etwas, das wirklich zählt. Für Sie ist das vielleicht Ihre Firma oder Ihre Familie oder beides. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das weniger Stress und mehr Freizeit, wodurch sie mit größerer Motivation zur Arbeit erscheinen.

Und diese young potentials, die Sie einstellen wollen? Diese werden von einer neuen Unternehmenskultur angezogen, in der ihr Talent den Ausschlag gibt und Sie Berge versetzen können.

Bei einem besseren Zeitmanagement gewinnen alle. Dieses E-Book zeigt Ihnen einen effizienten Weg.

Jeroen De WitCEO Teamleader

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EIN VORMITTAG IM BÜRO Erkennen Sie sich in der folgenden Szene wieder?

Voller Begeisterung beginnen Sie Ihren Tag. Viel Arbeit heute, aber Sie haben Lust darauf. Zeit, um Ihre Ideen umzusetzen. Sie fahren Ihren Computer hoch und die üblichen E-Mails strömen herein. Hastig durchkämmen Sie Ihren Posteingang und beantworten die dringenden Fälle. Das sind zum Glück nicht allzu viele. Trotzdem sind Sie mehr als eine Stunde damit beschäftigt. Jetzt lautet die Devise: Weitermachen, nicht jammern!

Nachdem Sie 20 Minuten an Ihrer eigentlichen Aufgabe gearbeitet haben – Sie waren endlich im Rhythmus – läutet das Telefon. Jemand will etwas von Ihnen. Etwas im Zusammenhang mit einem Meeting der vergangenen Woche. Sie blättern durch den Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch, auf der Suche nach Ihren Notizen. Sie finden sie nicht. „Darf ich Sie gleich zurückrufen?“

Aber das tun Sie nicht, denn es steht das erste Meeting des Tages an. Dieses dauert 45 Minuten und hinterher haben Sie keine Ahnung, warum Sie eigentlich dort waren. Es geht wieder eine wichtige E-Mail ein – richtig, diese Angebote müssen heute noch raus. Sie öffnen Adressen- und Artikellisten, bis Sie die richtige finden. Klick-klick. Kopieren, einfügen, wiederholen. Autopilot.

Das Telefon reißt Sie aus Ihrem Trott. „Die Aufzeichnungen von diesem Meeting?“ Inzwischen starrt der Papierstapel Sie unerbittlich an. Ihre Mailbox füllt sich weiter – sie enthält inzwischen mehr neue E-Mails.

Zeit für das Mittagessen. Das nehmen Sie dann an Ihrem Schreibtisch zu sich. Was hatten Sie heute noch mal alles geplant?

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TO DO:!

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ZEITMANAGEMENT: EIN UNIVERSALES THEMA Die obige Anekdote ist fiktiv, aber veranschaulicht den Vormittag vieler Büros. Unternehmer, Verkaufsleiter, Projektmanager, Supportmitarbeiter – auf jeder Ebene des modernen Betriebs ist Zeitmanagement ein heikles Thema.

Die Definition ist eigentlich einfach genug: Zeitmanagement ist die Fähigkeit, Zeit effizient und produktiv zu nutzen. Aber in der Praxis erweist es sich als schwierig, konsequent die Aufgaben zu priorisieren, die Sie für wichtig erachten.

Das Ärgernis in Bezug auf das Zeitmanagement äußert sich bei Menschen auf unterschiedliche Weise:

• In einer Studie von Ipsos nennen 40 % der KMU-Mitarbeiter überflüssige Bürokratie als den wichtigsten Grund für Produktivitätseinbußen. Auch ineffiziente Meetings, undeutliche Prioritäten und komplexe interne Prozesse werden als hinderlich genannt.

• Für CEOs, Manager und Geschäftsführer wiederum rauben Meetings am meisten Zeit. Durchschnittlich verbringen Manager bis zu 10 Stunden pro Woche in Sitzungen. An der Spitze der Verwaltung kann das sogar auf 40-50 % der Arbeitsstunden ansteigen.

• Auffallend in der Studie von Ipsos ist, dass 38 % der Teilnehmer es nicht ärgerlich finden, mehr als 40 E-Mails pro Tag zu erhalten. Allerdings verwendet ein Mitarbeiter im Durchschnitt, laut McKinsey Global Institut, 2,6 Stunden am Tag für das Lesen und Beantworten von E-Mails. Dies entspricht in etwa 27 Arbeitstagen pro Jahr.

• Wenn Sie jedoch Firmenleiter und Manager danach fragen, erhalten Sie eine vollkommen andere Antwort: Jene haben größere Probleme mit der stetig zunehmenden Anzahl von E-Mails mit CC. Diese E-Mail Kultur, in bestimmten Unternehmen, führt zu einer Überflutung mit unnötigen Informationen.

• Das haben sie übrigens zu einem Teil selbst in der Hand. Als Entscheidungsträger verspüren Sie den Drang über alles informiert und auf dem neusten Stand zu sein. Häufig überwiegt dieses Gefühl die Notwendigkeit Aufgaben zu delegieren und loszulassen. Die Auswirkungen sind im ganzen Unternehmen spürbar: Indem sie die Verwendung von E-Mails stark kultivieren, stecken Managementteams ihre Mitarbeiter an. (Universität von Glasgow)

• Außerdem kostet es nicht nur Zeit, immer auf dem Laufenden gehalten zu werden: die University of Psychiatry in London stellte fest, dass häufige Ablenkung durch E-Mails und Telefonate den IQ vorübergehend um 10 Punkte senkt – was in etwa dem Rückgang nach einer schlaflosen Nacht entspricht.

• Effektives Zeitmanagement wirkt deshalb in zwei Richtungen: Produktive Mitarbeiter erledigen ihre täglichen Aufgaben effizient, aber der Impuls zu Produktivität und Effizienz kommt häufiger von einem guten Vorgesetzten. (Lazear, Shaw & Stanton, „Value of Bosses“)

Vor allem ist Zeitmanagement ein wichtiger life skill. Sie brauchen eine erhebliche Portion Selbstdisziplin, um Ihre Zeitverwendung zu analysieren und allmählich zu verbessern. Dadurch gewinnen Sie Zeit, verringern Ihren Stress und werden von selbst ein glücklicherer Mensch.

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WIRTSCHAFTLICHE & MENSCHLICHE MOTIVE Wir haben schon erwähnt, dass Zeitmanagement universal ist und über das Büro hinausgeht. Darin verbirgt sich auch eine Gefahr: Weil jeder mitunter zu wenig Zeit hat, erkennen wir das Problem oft nicht oder ändern nichts daran. Als Unternehmer beginnt man schnell zu denken, dass es sich so gehört, den Tatsachen immer nachzulaufen. Als ob wenig erledigt zu bekommen eine logische Konsequenz harter Arbeit sei.

Zunächst einmal müssen Sie auf die Suche nach den richtigen Beweggründen gehen: Was planen Sie, mit der Zeit zu tun, die Sie gewinnen? Investieren Sie diese wieder komplett in die Arbeit? Und wie? Machen Sie mehr vom Selben oder nehmen Sie andere Aufgaben hinzu? Oder werden Sie diese Zeit eher privat nutzen? Hobbys, Reisen, ein Familienleben?

Zwei wichtige Motive polarisieren:

• Wirtschaftliches Wachstum durch höhere Produktivität Konsequent mehr (nützliche!) Arbeit in derselben Zeit erledigen, kommt jedem Betrieb zugute: Bessere Zahlen, ein höherer Umsatz, mehr Wirtschaftswachstum. Auf diese Weise können Sie auch bessere Entscheidungen treffen und qualitativ hochwertigere Arbeit leisten. Dies gibt Ihnen die Gelegenheit Abstand zu nehmen und etwas über Ihren Betrieb in Erfahrung zu bringen: Womit beschäftigen sich die anderen Abteilungen? Was können wir anders machen? Mit der Zeit, die Sie gewinnen, bestehen Sie auf Dauer auch im Wettbewerb.

• Bessere Work/Life-Balance durch mehr Effizienz Das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wird bei Büroangestellten priorisiert: 8 von 10 Teilnehmer einer Studie von Kluwer erwarten, dass sich dieses Gleichgewicht in der nahen Zukunft verbessert. Vergleichbare Zahlen bei Ipsos veranschaulichen, dass 73 % der Arbeitnehmer dieses Gleichgewicht sogar als das Wichtigste in ihrem Beruf ansehen. Im Rahmen dieses Trends lohnt es sich deshalb zu fragen: Wie können Sie bei einem gleichbleibenden Arbeitspensum effektiv Zeit einsparen?

Zeitmanagement hat also sowohl eine wirtschaftliche als auch eine menschliche Seite. Jeder Unternehmer entscheidet natürlich selbst, auf was er den Fokus richtet. Wobei sich beide Seiten nicht gegenseitig ausschließen müssen. Mehr Arbeit in weniger Zeit: Davon träumt doch jeder?

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„Früher arbeitete S-Technics mit Excel und

Word und ich war den ganzen Sonntag mit

Rechnungen und Angeboten beschäftigt.

Es blieb kaum Zeit für meine Familie. Nun

komme ich abends nach Hause und in

zehn Minuten ist alles fertig.“

Sven Seghers, Geschäftsführer

S-Technics

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INDUSTRIELLE REVOLUTION

± 70 Stunden/Woche

1920er JAHRENHENRY FORD

± 40 Stunde/Woche

1930er JAHRENW.K. KELLOGG

± 30 Stunden/Woche

1940er JAHREKRIEGSPRODUKTION± 62 Stunden/Woche

2015SCHWEDEN

± 30 Stunden/Woche

DIE GESCHICHTE UNSERER ARBEITSWOCHE Vier Wochen Urlaub und die 38-Stunden-Woche – es scheint so als würde dies uns schon ewig begleiten – aber trotzdem war das einst ganz anders. Während heute immer mehr Fragen über das Gleichgewicht von Arbeit und Freizeit gestellt werden, arbeiteten wir früher oft noch viel länger.

Wir beginnen mit der Industriellen Revolution: Fabriken mussten rund um die Uhr in Betrieb sein, also arbeitete man 10 bis 16 Stunden am Tag. Der Mythos, dass Produktivität und länger arbeiten in unmittelbarem Zusammenhang stehen, ist inzwischen, zum Glück, widerlegt. Es war Henry Ford, der in den 1920er Jahren die 5-Tage-Woche mit 40 Stunden einführte.

Während der Großen Depression in den 1930er Jahren beschlossen sehr viele Unternehmen, die Arbeitswoche drastisch zu kürzen, statt Arbeitnehmer zu entlassen. Cornflakes-Magnat W.K. Kellogg entschied sich z. B. dafür, die Arbeitstage auf 6 Stunden zu verkürzen. Es wurden 300 neue Arbeitnehmer angenommen und nach fünf Jahren stellte es sich heraus, dass die Anzahl der Arbeitsunfälle um 41 % gesunken war und dass die Arbeitnehmer effizienter arbeiteten.

Andererseits versuchte die britische Regierung während des Zweiten Weltkriegs die Kriegsproduktion stark zu erhöhen, indem sie die Arbeitswoche von 56 auf 69 Stunden verlängerte. Das Ergebnis: die Produktivität sank um 12 %.

Kurzum: Wie Frederik Anseel, Professor für Organisationspsychologie an der UGent, anführt, ist es problematisch, dass wir Arbeit weiterhin in Stunden ausdrücken. „Zeit ist so gut wie das schlechtmöglichste Kriterium, Arbeit zu messen. Es verrät nichts über die Qualität der Arbeit, über Effizienz, über Innovation, über Unfälle, über Kundenzufriedenheit. Zeit ist ein lästiges Erbe aus der zweiten Industriellen Revolution, wodurch unser wirtschaftliches Idealbild noch immer ein Job von 9 bis 5 ist.“

Möglicherweise wird es in der Zukunft noch anders sein, z. B. sind sehr viele schwedische Betriebe zu einem Standardarbeitstag, von sechs statt acht Stunden, übergegangen. Toyota in Göteborg tat dies schon vor 13 Jahren und stellte fest, dass das Personal seitdem glücklicher und genauso produktiv ist, dass es weniger Fluktuation gibt und dass es leichter ist, neue Arbeitskräfte für sich zu gewinnen – Employer Branding im War for Talent, wie Sie wissen. Etwas zum Nachdenken?

Wussten Sie, dass der

Wirtschaftswissenschaftler John

Maynard Keynes 1930 voraussagte, dass

wir 100 Jahre später nur 3 Stunden pro Tag

arbeiten würden?

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ACT, THINK & WORK SMARTER Ein Tag besteht für jeden von uns aus 1 440 Minuten und die Uhr kann man nicht zurückdrehen. Die Kunst ist, diese Zeit so produktiv und effizient wie möglich zu nutzen.

Wer das Gefühl hat, dass er an einem Tag weniger tut, als er eigentlich wollte, muss zuerst bei sich selbst suchen.

Act smarter

Der eine kann seinen Tag etwas besser einteilen als der andere. Das ist eine Frage der mentalen Einstellung: Wie gut können Sie planen? Haupt- von Nebensachen unterscheiden, Prioritäten setzen und schließlich die gewählte Aufgabe erfolgreich beenden?

Mit den folgenden praktischen Tipps können Sie schon einiges erreichen:

1. Gehen Sie klüger vor

Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern um Effizienz. Konzentrieren Sie sich also darauf, was wirklich zählt. Erledigen Sie lieber weniger Aufgaben, die viel einbringen, statt viel Arbeit mit wenig Mehrwert.

2. Ertrinken Sie nicht darin, was Sie getan haben wollen

Die schnellste Weise, den Mut zu verlieren, ist darüber nachzudenken, was alles noch getan werden muss. Seien Sie sich darüber bewusst, dass eine Aufgabe nicht schrumpft, wenn man sie anstarrt. Bestimmen Sie Ihre Prioritäten und sorgen Sie dafür, dass Sie sich darauf konzentrieren können.

3. Widmen Sie Ihre gesamte Aufmerksamkeit Ihrer aktuellen Aufgabe

Lassen Sie sich nicht zu schnell ablenken und konzentrieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe. Multitasking ist oft keine so gute Idee: Menschen sind – wie es neuere Forschungen nochmals erwiesen haben – nämlich nicht in der Lage, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren.

4. Lassen Sie immer Raum zum Atmen

Hasten Sie nicht von einem Projekt zum anderen, sondern versuchen Sie zwischendurch, den Kopf freizubekommen. Ihr Gehirn wird Ihnen dankbar sein. Ohne Puffer riskieren Sie außerdem immer einen Domino-Effekt. Dieser sagt aus, dass wenn sich ein Projekt verzögert, hat dies einen Effekt auf Ihre anderen Projekte und alle Deadlines müssen neu ausgerichtet werden.

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You don’t manage five minutes and end up with six.

— Produktivitätsguru David Allen,Autor von Getting Things Done

TIPP: Legen Sie Ihr Smartphone zur Sei-

te und kontrollieren Sie Ihre Mailbox zu

vorab bestimmten Zeitpunkten, denn „Mi-

tarbeiter, die häufig mit elektronischen

Informationsflüssen bombardiert werden,

sind weniger aufmerksam, haben ein sch-

lechteres Gedächtnis und können weniger

gut vom einen auf den anderen Auftrag

umschalten als jene, die lieber nur eine

auf einmal abarbeiten.“ — Universität von

Stanford

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5. Beginnen Sie rechtzeitig

Dinge aufzuschieben verschafft Ihnen viel mehr Stress als irgendwomit rechtzeitig anzufangen. Nach Ansicht des Psychologen Clarry Lay ist das Aufschieben die Kluft zwischen der Zeit, in der wir ein Projekt erledigen wollen, und der Zeit, die wir letztendlich darauf verwenden. Diese Kluft zu beseitigen ist laut Lay der Schlüssel zu effizienterem Zeitmanagement und einer besseren Priorisierung.

6. Lernen Sie –Nein- zu sagen

Verantwortung zu übernehmen kann Sie dazu zwingen, besser mit Ihrer Zeit umzugehen, aber Sie verfehlen leicht Ihr Ziel. Zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen Sie lernen, auf gute Gelegenheiten zu verzichten. Versuchen Sie, sich nur für Dinge zu engagieren, für die Sie sich zu 100 % einsetzen und von denen Sie wissen, dass Sie dafür (genug) Zeit haben – Qualität geht vor Quantität!

7. Lassen Sie sich nicht von Details ablenken

Perfektionismus führt dazu, dass Projekte sich länger hinziehen als nötig. Der Mensch ist von Natur aus geneigt, sich selbstständig zu beurteilen, aber Sie müssen dem Drang widerstehen, jedes kleine Detail sofort verbessern zu wollen. Machen Sie besser große Schritte, arbeiten Sie den Löwenanteil ab und erledigen Sie die Feinarbeit erst zum Schluss.

8. Legen Sie Deadlines fest

Verplanen Sie Ihre Zeit nicht unwiderruflich, bevor ein Projekt komplett abgearbeitet ist. Sie können sich selbst besser ein (erreichbares) Zeitlimit setzen, in dem Sie sich z.B. sagen „Daran arbeite ich drei Tage.“ Dieses Zeitlimit soll Sie dann motivieren, zeiteffizienter zu arbeiten. Deadlines sorgen außerdem für mehr Produktivität, eine bessere Sense-of-Urgency und konkrete Planungen.

9. Halten Sie sich an Ihre Vorgaben

Durchsetzungsvermögen und Hingabe sind wesentliche Voraussetzungen für ein effizienteres Zeitmanagement. Wenn Sie Aufgaben delegieren, sorgen Sie dafür, dass sie wirklich erledigt werden. Stillstand ist Rückgang!

TIPP: Jeder schiebt mitunter eine langwei-

lige Arbeit vor sich her, aber für 15 - 20 %

der Weltbevölkerung ist das ein chroni-

sches Problem. Dieses Problem zu iden-

tifizieren ist ein guter Anfang. Clarry Lays

Procrastination Scale (1986) ist dazu ein

hervorragender Ausgangspunkt.

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Think smarter

Wenn einzelne Aufgaben überlegt in Angriff genommen werden, ist eine langfristige Terminplanung essentiell. Jeder Mitarbeiter ist schließlich von den Strukturen seines Unternehmens abhängig.

Dabei sollten Sie als Manager oder Führungskraft Folgendes berücksichtigen:

1. Betriebsprozesse optimieren

Betriebsprozesse bilden das Herz jedes Unternehmens.Optimale Prozesse sorgen für motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden. Des Weiteren führt dies dazu, dass Manager mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter haben. Wählen Sie zunächst einige Initiativen zur Verbesserung aus und beurteilen Sie, wie wichtig, wie dringend und wie durchführbar diese im Verhältnis zur täglichen Arbeit Ihrer Organisation sind. Sorgen Sie dafür, dass es nicht bei Ideen bleibt und dass Sie auch konkrete Verbesserungen vornehmen.

2. Delegieren & herrschen

Oft versuchen wir, alles selbst zu tun, unter dem Vorwand, dass wir es selbst besser können oder dass es mehr Zeit kosten würde, jemand anderes zu instruieren. Niemand hat jedoch endlos viel Zeit und Energie. Warum sollten Sie nicht delegieren? Die Vorteile sind zahllos: Ihnen bleibt mehr Zeit für Ihre Prioritäten, ein Anderer erhält die Gelegenheit, etwas Neues zu lernen, sich zu beweisen und Teil des Teams zu werden. Darüber hinaus kommt es Ihrer Organisation zugute, dass mehr als eine Person weiß, wie es geht.

3. Meetnapping vermeiden

Arbeiten braucht nicht dasselbe zu sein wie ‘Dinge im Alleingang zu erledigen’. Face-to-face-Meetings sind wichtig, um Ideen auszutauschen und voneinander zu lernen. Hüten Sie sich jedoch vor Meetnapping: In Meetings gefangen zu sein, die weder Ihnen noch der Organisation nutzen. Die sich oft in die Länge ziehen oder plötzlich Themen behandeln, die Sie nicht betreffen. Denken Sie daran: Produktivität hängt von Ihrer Unternehmenskultur ab. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie den Kalender Ihrer Kollegen nicht unnötig überbeanspruchen.

4. And last but not least …

All work and no play makes Jack a dull boy. Hektisch damit beschäftigt zu sein, das Unternehmen zu führen, Mitarbeiter anzuleiten und zu managen, kann Sie vergessen lassen, Freude an dem zu haben, was Sie tun. Es ist etwas schiefgelaufen, wenn der Arbeitsdruck die Freude an einem erfolgreich absolvierten Auftrag überwiegt.Warum hatten Sie einst Ihr Unternehmen gegründet? Aus Leidenschaft, einem Drang nach Freiheit, dem Gefühl, etwas ändern zu können? Behalten Sie dieses Gefühl im Hinterkopf, und versuchen Sie, trotz der Hektik, Befriedigung aus Ihrer Arbeit zu schöpfen.

TIPP: Manager, die delegieren, verdoppeln

oder verdreifachen ihre Produktivität, in-

dem sie die Talente der Arbeitnehmer nut-

zen – was darüber hinaus eines der Merk-

male eines guten Managers ist.

TIPP: Geben Sie die Tagesordnung von

Meetings mindestens einen Tag im Voraus

bekannt. Dadurch können die Teilnehmer

selbst erkennen, ob sie etwas davon ha-

ben werden. Auch vorab festgelegte Zeit-

limits und konkrete Maßnahmen als Ab-

schluss sind kein überflüssiger Luxus.

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Work smarter

Alle passenden Tipps in die Praxis umgesetzt? Dann müssten sowohl die tägliche Arbeitsweise als auch die Strukturen in Ihrem Betrieb dazu in der Lage sein, mehr aus dem Arbeitstag herauszuholen.

Werden sorgfältig aufgestellte To-do-Listen trotzdem nicht abgearbeitet und werden Projekte auf die lange Bahn geschoben? Scheint die Uhr noch immer schneller zu laufen als Ihr Unternehmen das schaffen kann? Vielleicht liegt es nicht an der Arbeit selbst, sondern an den Tools, die Sie dafür verwenden.

Überfluss und Einschränkung

Wer sich im durchschnittlichen Büro umsieht, bemerkt einen auffälligen Widerspruch: Die Hardware ist leistungsfähig, aber die Software veraltet. Standardbüropakete, über die Grenze ihres Könnens hinaus strapaziert. Vor allem Excel-Tabellen werden überall eingesetzt: Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen, Artikellisten, Buchhaltung bis hin zum gesamten Verkaufsprozess.

Aber wie merken Sie sich, welcher Kunde welche Ermäßigung erhält? Was ist mit den Upsell-Möglichkeiten? Welche Gesichter verbergen sich hinter einer ellenlangen Kontaktliste?

Auch spezialisierte Software u. a. für die Buchhaltung und Rechnungen findet bei kleinen und mittelständischen Unternehmen einen regen Absatz. Auch wenn solche Programme speziell für eine bestimmte Aufgabe entworfen worden sind, leiden sie unter derselben Krankheit: Sie laufen nur nebeneinander und können so gut wie keine Daten miteinander austauschen.

Das ist auf die Dauer eine ziemlich lange Liste:

• E-Mails versenden mit Outlook oder Gmail;

• Zeitplanung mit Google Agenda oder Outlook;

• Kontakt- und Artikellisten mit Word oder Excel;

• Databanken mit Access;

• Dokumente teilen über Dropbox oder Google Drive;

• E-Mail-Kampagnen mit Mailchimp oder Campaign Monitor;

• Separate Software für Buchhaltung, Angebote, Gehälter …

Schon bald sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Sie springen ständig hin und her zwischen verschiedenen Fenstern und kopieren sich Ihre Finger wund. Die Suche nach Daten kostet Sie sehr viel Zeit. Die Situation ist alles andere als ideal: Sie arbeiten mit einem Überfluss an limitierten Programmen.

Mancher Unternehmer investiert in ein allumfassendes, leistungsfähiges Paket, um den Rest zu ersetzen. Einige Monate später wird es wieder aufgegeben: zu kompliziert und vor allem zu teuer. Also wieder zurück auf Anfang?

„Früher erledigten wir alles in Excel, aber

wir hatten keine Übersicht über die Rech-

nungen. Keinen offenen Saldo, keinen

schnellen Link zu den unterbreiteten An-

geboten usw.“

Thomas Vanderstraeten, Geschäftsführer

VDS sprl

„Früher hatten wir eine Online-Lös-

ung, ohne Rechnungsstellung, und ein

Buchhaltungsprogramm. Dabei musste

viel kopiert werden, denn es blieben zwei

separate Systeme. Angebote liefen außer-

dem noch über Word und Excel. Unser

heutiges System ist viel breiter aufge-

stellt als wir es gewohnt waren.“

Bert Ide, GeschäftsführerElektrozine

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Was passiert, wenn Ihre Firma wächst?

Und dann fängt Ihr Betrieb an zu wachsen: fantastische Neuigkeiten, aber schlecht für Ihren Workflow. Was vorher noch mit den althergebrachten Methoden gelang, erweist sich in dem Ausmaß, wie sich Ihre Kundendatei vergrößert, Ihr Angebot sich erweitert und Ihr Team wächst, als vollkommen unpraktisch.

Angebote und Rechnungen stellen Sie noch immer in Excel aus, allerdings sind es jetzt viel mehr: suchen, kopieren, einfügen, wiederholen.

Was ist mit wem vereinbart worden? Muss diese E-Mail-Kampagne noch verschickt werden oder erhält ein Kunde später zweimal denselben Rundbrief? Sie fangen an zu schielen, wenn Sie die Tabelle mit Ihren Kontakten betrachten.

Ruft inzwischen ein Kunde an, wissen Sie nicht, wer am Apparat ist oder was beim letzten Mal gesagt wurde. Schnell hinüber ins Büro Ihrer Kollegin gehen oder noch eine interne E-Mail senden.

Ist diese Kollegin überhaupt im Haus? Keine Ahnung: Sie können ihren Kalender nicht einsehen. Einen Termin planen ist also nicht möglich. Auf dem Laufenden zu bleiben über alles, was im Büro vorgeht, ist sowieso nicht so einfach, da das Team größer geworden ist. Aber dazu haben Sie glücklicherweise zahllose Meetings eingeplant. Was sagten wir wieder über Meetnapping?

Am Ende des Quartals müssen wiederum alle relevanten Unterlagen für den Buchhalter zusammengesucht werden. Erst dann wird die finanzielle Lage deutlich. Denn Statistiken über die Leistungen Ihres Vertriebs ausrechnen: wer hat dafür Zeit?

„Eine starke Struktur hatten wir schon,

aber leider auch ein paar vereinzelte

Excel-Dateien. Ein System in unserem

Maßstab fanden wir nirgends. Stattdes-

sen typische Software für große Bauun-

ternehmen: beschränkend simplifizie-

rend, zugleich unnötig kompliziert und

dazu noch enorm unattraktiv.“

Ruben Van den Bossche, GeschäftsführerCheyns Technics

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Die Lösung: ein polyvalentes CRM

Ein alles beinhaltendes, benutzerfreundliches Online-CRM-Paket löst viele dieser Probleme:

• Kein Kopieren mehr: Kundendaten geben Sie ein einziges Mal ein (oder besser noch: sie laden sie hoch), danach nie wieder.

• Jeder Mitarbeiter mit dem passenden Zugriffsrecht kann die Daten in der zentralen Datenbank einsehen. Realtime zusammenarbeiten wird Realität, kaum Risiko von Eingabefehlern.

• Durch die gegenseitige Einsicht in die Kalender bleiben Sie auf dem Laufenden, womit sich Ihre Kollegen beschäftigen: Termine, Aufgaben, Meetings und Telefonate.

• Meetnapping gehört der Vergangenheit an: nur sinnvolle Versammlungen bleiben übrig.

• Der E-Mail-Austausch mit jedem Lead oder Kunden ist sichtbar. Dadurch greift jeder Kontakt nahtlos auf den vorherigen zurück. Das erfreut sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Zeitplanung.

• Automatisch generierte Statistiken führen zu weniger finanzieller Beratungen. Sie behalten jederzeit den Überblick, ohne komplizierte Rechenoperationen in Excel.

• Bequeme Notizen im System verbannen den Aufwand an überflüssigen Telefonaten, E-Mails und Besuchen in den Büros Ihrer Kollegen.

• Und die (hoffentlich wichtigen) E-Mails, die trotzdem durchrutschen? Die verwandeln Sie einfach in Tickets oder Aufgaben, für Sie selbst oder jemand anderen.

• Außerdem ist durch die Flexibilität der Cloud niemand mehr an Bürozeiten und –räume gebunden. Sehr effizient.

Und Ihre Office-Programme? Die brauchen Sie nicht aufgeben. Ein CRM für KMU lässt Sie Excel-Listen importieren, wichtige E-Mails aus Gmail und Outlook speichern und Word- und andere Dateien problemlos mit den Kontakten in der Datenbank verknüpfen.

Ein gutes CRM wird auch leicht das Verbindungsstück zu Ihrer bevorzugten Bürosoftware, durch eine lange Liste externer Integrationen. Marketingspezialisten, die E-Mail-Kampagnen mögen, und der Buchhalter, der sich um Ihre Finanzen kümmert, werden darüber begeistert sein.

„In unserem ersten Büro hatte ich keinen

Überblick über die Akquisitionen meines

neuen Kollegen. Also setzen wir uns jedes

Mal zusammen, um den Stand der Dinge

aufzuarbeiten, mit der Excel-Liste in der

Hand … Wir brauchten unbedingt ein Sys-

tem.“

„Ich passte das CRM-Paket schnell an,

wie ich es wollte. Zeitraubende Konvertie-

rungen? Nicht notwendig, denn wir impor-

tierten unsere Excel-Daten selbst.“

Danny Anthoons, Mitgründer

Bert De Haes, CEO

Qubrik

One Smart Control

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ZEIT GEWINNEN MIT TEAMLEADERCRM, Projektplanung und Rechnungsbuchhaltung in einer integrierten Online-Anwendung: das (und vieles mehr) bietet Teamleader Ihrem Unternehmen. Entwickelt mit mittelständische Anforderungen im Hinterkopf und dadurch ideal für Unternehmer, die wieder Zeit freimachen wollen für etwas, was wirklich zählt: das Unternehmen. Teamleader hilft auf verschiedene Weisen, Zeit zu sparen – aber vielleicht hören Sie das lieber aus dem Mund unserer Kunden.

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Ich schätze, dass der gesamte Rechnungsprozess jetzt 80 % schneller abläuft. Absolut notwendig, mit verschiedenen Buchhaltungen und Benutzern. Und durch das Importieren der Daten sparte ich sehr viele zeitraubende Tipparbeiten.

— Time To Tango

Ich kann auf Teamleader nicht mehr verzichten, es wird mehr Arbeit erledigt in weniger Zeit. Das Tool ist logisch aufgebaut. Und es fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.

— S-Technics

Die meisten Pakete wenden sich an jeden, vom Ein-Mann-Unternehmen bis hin zum multinationalen Konzern, während die Betriebsprozesse sehr unterschiedlich sind. KMU wollen eine einsatzbereite Lösung, die mit ihnen mitwächst.

— Benton Apps

Vor Teamleader behalf ich mich mit statischen Excel- und Access-Dateien, von hier bis Tokio … Wenn jetzt ein möglicher Kursteilnehmer anruft, speichert das System seine Daten und sendet eine E-Mail. Das Tracking zeigt mir, wer diese öffnet, sodass ich nur die Leute mit Interesse anrufe. Gut für die Motivation und … den Zeitplan.

— WineWise

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