Zeitmanagement für Privatpersonen und KMU

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Time ManagementFür KMU und Privatpersonen

Hinweis: Diese Publikation beinhaltet generelle Ausführungen und stellt keine Beratung im konkreten Fall dar. Wir empfehlen Ihnen, fallspezifisch professionellen Rat einzuholen, wenn der Inhalt dieser Publikation für Sie von Bedeutung ist.

Roger BaslerGeschäftsführer und Inhaber astræus KMU BeratungGeschäftsführer und Teilhaber WebComTV AG

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Roger Basler – Unternehmens-Architekt

Roger Basler hat als Betriebswirt mit internationaler Fachrichtung im In- und Ausland zahlreiche Projekte geleitet und betreut. Im Vordergrund standen dabei das Management der Kommunikation, sowie der Aufbau von kundenorientierten Organisationsstrukturen.

Seit seinem Studium an der Fachhochschule Solothurn Nordwestschweiz, International Management (dipl. oec), Betriebsökonom FH hat Roger Basler zahlreiche Projekte im In- und Ausland (Holland, Spanien, Deutschland, China, USA) in den Bereichen Operational Management, Financial Management, Restrukturierung und Unternehmenskommunikation begleitet.

Für weitere Informationen und Referenzen

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Inhalt

1. Theorie

1. Eisenhower / Covay

2. Pareto Prinzip

3. Zeitfresser

2. Aus der Falle kommen

3. Gemeinsame Ansätze

4. Kleine Helfer

5. Wrap-Up

Extra: Zero Inbox


Theorie: Paretoprinzip

Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit.


Theorie: Eisenhower


Theorie: Zeitfresser

1. Unklare Zielsetzungen

2. Keine Prioritäten

3. Versuch, zu viel auf einmal zu machen

4. Keine Vorbereitung auf Gespräche / Besprechungen

5. Unvollständige, verspätete Informationen

6. Suche nach Notizen, Adressen, Telefonnummern

7. Schlechte Tagesplanung

8. Überhäufter Schreibtisch

9. Unangemeldete Besucher

10. Unfähigkeit „Nein“ zu sagen

11. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten

12. Aufgaben nicht zu Ende geführt

13. Alle Fakten wissen wollen

14. Sofortiges Öffnen von E-Mails

15. Telefonische Unterbrechungen

16. Facebook / YouTube

17. SMS

18. Prokrastination (Aufschieberitis)


Aus der Falle kommen

Kurzfristige Ansätze Prioritäten setzen

Bei Unklarheiten den Vorgesetzten fragen

Delegieren Nein-sagen Outlook nutzen

Wiederkehrende Fenster Täglich neue, wichtige Dinge

erfassen Krea-Pausen

ToDo‘s abhaken, durchstreichen Tisch aufräumen Keine Post-it!

Langfristige Ansätze Tagesrhythmus kennen Zeifenster schaffen Wochenplanung by Covey

(ausdrucken, priorisieren) Grosse Deadlines und Meilensteine

ins Outlook


Aus der Falle kommen

Leistungskurve


Aus der Falle kommen: Wochenplanung


Gemeinsame Ansätze

1. Wochenplanung machen im Outlook und mit Team absprechen (Montagsmorgen)

2. Tasks und Deadlines sammeln und in Weeklys einbringen (nicht stören, rausreissen)

3. Abends Tische aufräumen


Kleine Helfer


Schlusswort

Widmen Sie sich der wichtigsten Ihrer Aufgaben auf der Liste sofort, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, für mindestens 90 Minuten. Halten Sie Ihre Tür geschlossen, schliessen Sie Ihr Mailprogramm und stellen Sie das Telefon stumm, sofern das möglich ist. Je mehr Ihr Fokus auf einer einzelnen Sache liegt, desto mehr werden Sie erledigen, und desto höher wird die Qualität Ihrer Arbeit sein. Wenn Sie fertig mit dieser Aufgabe sind, machen Sie eine Pause, um den Akku wieder aufzuladen.

Ihre letzte und abschliessende Tätigkeit an jedem Abend sollte sein, sich ein wenig Zeit zu nehmen - mindestens 15 bis 20 Minuten - um eine Bestandsaufnahme zu machen, was an diesem Tag passiert ist. Legen Sie dann die wichtigsten Ziele fest, die Sie am nächsten Tag erreichen wollen.


Extra: Zero Inbox

Das Ziel: Ende der Woche jeweils 0 (zero) Mails in der Inbox zu haben. Das befreit und

schafft Platz.

Wie ist es zu erreichen? Mit 5 Regeln und 1 Setup:

1. Delete

2. Defer

3. Delegate

4. Respond (nicht mehr als 5 Sätze)

5. Do it

3 Ordner:

Erledigen

Archivieren

Nachfassen (warten)


Fragen und Antworten


Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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