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Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs „Familie in der Hochschule“

Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag · Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop Im Auftrag der Universität Konstanz: Anleitung für

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Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag

Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs

„Familie in der Hochschule“

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Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag

Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop

Im Auftrag der Universität Konstanz:

Anleitung für Trainer/innen

Ziele

• Zeitplan visualisieren

• Vertiefung der Methoden des Zeitmanagements

• Erarbeitung konkreter Handlungsschritte

Modulbeschreibung

Vorbereitung: Excel-Tabelle "Zeittorte": 7-Tage-

Zeitdokumentation durchführen

1. Schritt: Wunsch-Zeittorte erstellen

2. Schritt: Vergleich der 7-Tage-Zeitdokumentation mit der

Wunsch-Zeittorte

3. Schritt: Power-Point-Präsentation zum Zeitmanagement

Technische Hinweise

Teilnehmer/innen

3-16 Personen

Zeitdauer:

ca. 60 Minuten

plus 1 Woche Vorbereitung für Teilnehmer/innen

Materialien:

Excel-Datei für Teilnehmende "Zeittorte", Arbeitsblatt für Teilneh-

mende "Wunsch-Zeittorte", PowerPoint Präsentation "Zeitmanage-

ment im Wissenschaftsalltag", Beamer, Farbstifte

Ablauf

Vorbereitung

Als Vorbereitung auf den Workshop/das Coaching erhalten die Teil-

nehmer/innen die Aufgabe eine 7-Tage-Zeitdokumentation zu er-

stellen (vgl. Exceltabelle "Zeittorte"). D.h. der Alltag jedes/r Teil-

nehmers/in soll über sieben (idealerweise aufeinanderfolgende) Wo-

chentage zeitlich dokumentiert werden Dabei sollen die Teilneh-

menden neben jeder Tätigkeit, die benötigte Zeitdauer und auch die

Aufgabenkategorie (z.B. Arbeit, Familie, Freizeit, etc.) notieren. Es

empfiehlt sich den Teilnehmenden die Excel-Datei mindestens 1

Woche vor dem Workshop/Coaching auszuhändigen, da diese so

begleitend für jeden Wochentag ausgefüllt werden kann.

WICHTIG: Für den Workshop/das Coaching ist es wichtig, das die

Teilnehmenden das Ergebnisblatt der Excel-Datei ausgedruckt zur

Veranstaltung mitbringen.

1. Wunsch-Zeittorte

Leiten Sie Ihre Teilnehmer/innen dazu an, ihre persönliche Wunsch-

zeitverteilung zu erstellen (vgl. Arbeitsblatt "Wunsch-Zeittorte").

Jede/r Teilnehmer/in soll dabei seine/ihre ideale Zeitverteilung für

einen Tag oder eine Woche bestimmen. Das Ziel ist es zu erkennen,

wofür Ihre Teilnehmer/innen gerne mehr Zeit einplanen würden,

wofür weniger und welche Tätigkeiten sie als absolute Zeitfresser

komplett streichen wollen würden.

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Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag

Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop

Im Auftrag der Universität Konstanz:

Anleitung für Trainer/innen

2. Vergleich der Wunsch-Zeittorte mit der 7-Tage-Zeitdoku-

mentation

Ihre Teilnehmer/innen sollen nun ihre tatsächliche Zeitverteilung aus

der 7-Tage-Zeitdokumentation mit dem Wunsch-Zeitdiagramm ver-

gleichen. Das Ziel besteht zunächst darin, Ihre Teilnehmenden er-

kennen zu lassen, in welchem Umfang sich gewünschte und tatsäch-

liche Zeitverteilung voneinander unterscheiden.

3. PowerPoint-Präsentation

Mithilfe der PowerPoint-Präsentation "Zeitmanagement im Wissen-

schaftsalltag" können Sie Ihren Teilnehmer/innen abschließend Me-

thoden an die Hand geben, um gefundene Unterschiede in der ge-

wünschten und tatsächlichen Zeitverteilung zu minimieren und ei-

nen optimales Zeitmanagement zu erkennen, zu erarbeiten und an-

zuwenden.

Page 4: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag · Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop Im Auftrag der Universität Konstanz: Anleitung für

Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Arbeitsblatt für Teilnehmende

Übung: Zeittorte

Im Auftrag der Universität Konstanz:

Arbeitsblatt: Wunsch-Zeittorte

Im folgenden Diagramm haben Sie die Möglichkeit Ihre Wunsch-Zeittorte zu erstellen. Jedes Tor-

tenstück entspricht einer Zeitstunde. Wählen Sie für jeden Ihrer Aufgabenbereiche eine andere Far-

be und markieren Sie die Anzahl an Zeiteinheiten, die sie für die entsprechende Aufgabe aufwenden

möchten. Dazu gehört es (leider) auch, Zeiträume zur Erledigung unliebsamen Aufgaben einzupla-

nen. Es soll also nachfolgend eine Zeittorte entstehen, die zwar alle Aufgabenbereiche abdeckt,

aber nach Ihren Vorstellungen und unabhängig von äußeren Faktoren.

Page 5: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag · Thema: Zeitmanagement im Wissenschaftsalltag Übung: Zeittorte ⃝ Coaching ⃝ Workshop Im Auftrag der Universität Konstanz: Anleitung für

Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende

Übung: Zeittorte

Eingabe

1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.

2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .

Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸

Auswertung

1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.

2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.

Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.

3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.

Für den Workshop

Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".

Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5

Projekt A 1

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3

Projekt A 5

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4

Sportschau 3

24,00

Kategorie (Alle)

Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15

Samstag

Sonntag

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

8

2

31

4

5

1

Montag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Dienstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Mittwoch Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Donnerstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Freitag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

1

34

3

5

Samstag Schlafen

Pause/Mittag

Seminare

Absprache Projekt 2

Familie

Projekt A

8

54

4

3

SonntagSchlafen

Familie

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

56

10

6

18

20

28

44

43

15

Woche

Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, Absprache Studis

Familie

Absprache Projekt 2

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

Projekt A

Im Auftrag der Universität Konstanz:

❹ ❺

Im Auftrag der Universität Konstanz:

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Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende

Übung: Zeittorte

Eingabe

1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.

2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .

Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸

Auswertung

1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.

2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.

Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.

3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.

Für den Workshop

Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".

Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5

Projekt A 1

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3

Projekt A 5

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4

Sportschau 3

24,00

Kategorie (Alle)

Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15

Samstag

Sonntag

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

8

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31

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Montag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

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4

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Dienstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

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Mittwoch Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

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Donnerstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Freitag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

1

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3

5

Samstag Schlafen

Pause/Mittag

Seminare

Absprache Projekt 2

Familie

Projekt A

8

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4

3

SonntagSchlafen

Familie

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

56

10

6

18

20

28

44

43

15

Woche

Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, Absprache Studis

Familie

Absprache Projekt 2

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

Projekt A

Im Auftrag der Universität Konstanz:

❹ ❺

Im Auftrag der Universität Konstanz:

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Thema: Zeitmanagement Exceltabelle für Teilnehmende

Übung: Zeittorte

Eingabe

1) Bitte dokumentieren Sie ihren Arbeitsalltag in den vorgesehenen Tagestabellen ❶.Sie finden diese in den Spalten B bis D gegliedert nach den einzelnen Wochentagen.

2) Notieren Sie bitte zunächst das Thema ihrer Tätigkeit (Spalte C) sowie den dafür benötigten Zeitaufwand (Spalte B).3) Anschließend ordnen Sie ihrer Tätigkeit eine Kategorie zu (Spalte D). Tragen Sie hierfür die entsprechende Ziffer aus der Kategorietabelle ❷ ein .

Bitte dokumentieren Sie auf diese Weise jeden Tag ihrer Woche. Achten Sie darauf dass die Summe der Zeitdauer an jedem Tag 24 Stunden ergibt ❸

Auswertung

1) Rechts neben der Tagestabelle finden Sie die grafische Darstellung ihres (Arbeits-)Tages ❹. Um diese zu aktualisieren gehen Sie bitte mit dem Curserauf die entsprechende Pivottabelle ❺ rechts neben der Grafik, klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie im Menü aus.

2) Im oberen Abschnitt der Pivottabelle ❺ finden Sie das Menü Kategorie: hier können Sie auswählen, welche Kategorien in der Grafik abgebildet werden sollen. möchten Sie den gesamten Tag betrachten, so wählen Sie im Menüband die Kategorie "(Alle)" aus. möchten Sie nur ihren Arbeitaufwand betrachten, so wählen Sie nur die Kategorien aus die mit ihrer Arbeit zu tun haben, usw.

Durch diese Option ist es möglich, nur bestimmte Bereiche zu untersuchen, um so beispielsweise Zeitfresser besser erkennen zu können.

3) Am unteren Ende der Arbeitsmappe befindet sich die Wochentabelle ❻. Auch hier können Sie die Grafik wie oben beschrieben durch die Pivottabelle verändern bzw. aktualisieren.

Für den Workshop

Drucken Sie bitte für den Workshop das Ergebnisblatt ihrer Exceldatei aus. Wechseln Sie hierzu in die Arbeitsmappe und gehen Sie anschließend im Officemenü auf "Drucken".

Kategorien1 Arbeit an der Universität2 Homeoffice3 Wegzeiten4 Familie/ Soziale Beziehungen5 Lebenshaltung6 Freizeit

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 83,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 21,00 Seminare 1 Pause/Mittag 34,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 12,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 5

Projekt A 1

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit2,00 Hin-/Rückweg Uni 3 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Hin-/Rückweg Uni 23,00 Seminare 1 Pause/Mittag 14,00 Sprechzeit, Absprache Studis 1 Seminare 32,00 Projekt A 2 Sprechzeit, Absprache Studis 44,00 Familie 4 Familie 4

Projekt A 2

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Projekt A 1 Schlafen 81,00 Pause/Mittag 5 Pause/Mittag 13,00 Seminare 1 Seminare 34,00 Absprache Projekt 2 2 Absprache Projekt 2 43,00 Familie 4 Familie 3

Projekt A 5

24,00

Kategorie (Alle)Zeitdauer Thema Kategorie

8,00 Schlafen 4 Thema Zeit5,00 Familie 4 Schlafen 84,00 Vorbereiten Projekt 2 2 Familie 54,00 Vorbereitung Weiterbildung 2 Vorbereiten Projekt 2 43,00 Sportschau 6 Vorbereitung Weiterbildung 4

Sportschau 3

24,00

Kategorie (Alle)

Thema ZeitSchlafen 56Hin-/Rückweg Uni 10Pause/Mittag 6Seminare 18Sprechzeit, Absprache Studis 20Familie 28Absprache Projekt 2 4Vorbereiten Projekt 2 4Vorbereitung Weiterbildung 4Sportschau 3Projekt A 15

Samstag

Sonntag

Montag

Dienstag

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

8

2

31

4

5

1

Montag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

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4

4

2

Dienstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

2

Mittwoch Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

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Donnerstag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

213

4

4

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Freitag Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, AbspracheStudis

Familie

Projekt A

8

1

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3

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Samstag Schlafen

Pause/Mittag

Seminare

Absprache Projekt 2

Familie

Projekt A

8

54

4

3

SonntagSchlafen

Familie

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

56

10

6

18

20

28

44

43

15

Woche

Schlafen

Hin-/Rückweg Uni

Pause/Mittag

Seminare

Sprechzeit, Absprache Studis

Familie

Absprache Projekt 2

Vorbereiten Projekt 2

Vorbereitung Weiterbildung

Sportschau

Projekt A

Im Auftrag der Universität Konstanz:

❹ ❺

Im Auftrag der Universität Konstanz:

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

Zeitmanagement

im Wissenschaftsalltag

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

1. Lebensrollen erkennen und Ziele definieren

2. Prioritäten setzen

3. Richtig Delegieren

4. Erfolgreich planen

5. Vorsätze einhalten

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

1. Lebensrollen erkennen und Ziele definieren

• welche Lebensrollen nehmen Sie wahr?

an der Universität Privat

� Dozent � Elternteil

� Forschung � Partner/in

Freizeit ...

�Vereinsmitglied

� Hobby

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

• welche Ziele wollen Sie erreichen:

... als Dozent

... als Elternteil

... als Vereinsmitglied

... in der Freizeit

... in der Forschung

...

• Unterscheiden Sie zwischen

� kurzfristigen Zielen (in einem Jahr)

� mittelfristigen Zielen (in drei bis fünf Jahren)

� langfristigen Zielen (Visionen)

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

2. Prioritäten setzen

• Welche Ziele wollen Sie erreichen?

� Sie können nicht alle Ideen und Ziele gleichzeitig verwirklichen.

• Kriterien:

� Lohnt es sich überhaupt diese Aufgabe/Idee zu verwirklichen?

�Welcher Aufwand lohnt sich für die Umsetzung?

�Wie viel Zeit dürfen Sie dafür verwenden? (Kosten-Nutzen-Relation)

�Wichtige Aufgaben brauchen viel Zeit, unwichtige Aufgaben dürfen nicht viel Zeit kosten.

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

Pareto-Prinzip

• Zeit wird meist von unwichtigen

Aufgaben vereinnahmt

• wichtigen Aufgaben wird häufig zu

wenig Zeit reserviert

80%

der

Zeit

20% der

Ergebnisse

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

Was soll Zeitmanagement bewirken?

70% der

Zeit

70% der

Ergebnisse

Bedeutenden Aufgaben

wird die meiste Zeit

eingeräumt.

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Im Auftrag der Universität Konstanz:

B A

D C

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hti

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we

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gw

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weniger dringendweniger dringend dringenddringend

DringlichkeitDringlichkeit

Eisenhower-Methode

A-Aufgaben:

sehr wichtige Aufgaben

sofort erledigen

B-Aufgaben:

wichtige Aufgaben

terminieren

C-Aufgaben:

notwendige Aufgaben

delegieren

D-Aufgaben:

unnötige Aufgaben

nein sagen

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3. Richtig delegieren

1) Erfassen Sie die Aufgabe genau

• Ziel bzw. erwünschtes Ergebnis

• Qualitative Anforderungen

• Termine (Teilaufgaben, Zwischentermine, Endtermin)

2) Wählen Sie die Mitarbeiter/in sorgfältig aus

• Erfüllt er/sie die Anforderungen des Projekts?

• Verfügt er/sie über ausreichend zeitliche Kapazitäten?

3) weihen Sie die Mitarbeiter/in umfassend ein

• Vereinbaren Sie Abstimmungstreffen und Zwischenziele

• Formulieren Sie die Anforderungen genau

• Stecken Sie Kompetenzen und Ermessensspielräume exakt ab

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4) Begleiten Sie aufmerksam

• So können Sie Fehler schneller korrigieren und das Projekt in die richtige Richtung

lenken

• Sie merken frühzeitig wann Ihr/e Mitarbeiter/in Unterstützung brauchen

5) Halten Sie sich an Vereinbarungen

• Steuern Sie nur in den Bereichen die durch die vereinbarten Ziele und

Anforderungen genau definiert sind

• Tolerieren Sie den Ermessenspielraum ihrer Mitarbeiter/innen (z.B. individuelle Art

der Aufgabenerledigung)

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4. Erfolgreich planen (ALPEN Prinzip)

Aufgaben, Aktivitäten und Termine notieren

• unerledigte Aufgaben

• feste Termine (Vorlesungen, Seminare)

• Routinearbeit (Telefonate, Gespräche mit Studenten/innen)

• sonstige Aufgaben

Länge der Aufgabenerledigung einschätzen

• Notieren Sie die Gesamtdauer jeder Aufgabe (beachten Sie Vor- und Nachbereitung)

Pufferzeit reservieren

• Rechnen Sie mit unerwarteten Störungen oder nicht planbaren Aufgaben (Tür-und-Angel-

Gespräch mit Studenten/innen, Nachfragen bei einem Seminar,...)

• Planen Sie 60% Arbeitszeit und 40% Puffer ein

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Entscheiden über Prioritäten und Delegieren

• Verplanen Sie nicht mehr als 60% Ihrer Arbeitszeit

� Beginnen Sie mit festen Terminen

� Platzieren Sie danach die A-Aufgaben, anschließend B und C-Aufgaben

� Haben Sie die 60% erreicht, müssen sie verschieben oder delegieren

• Beachten Sie in Ihrer Planung Ihre individuelle Tagesleistungskurve

�A-Aufgaben fordern Ihre gesamte Konzentration: legen Sie diese in Ihr Leistungshoch (bei den

meisten Menschen am Vormittag)

� Legen Sie B und C-Aufgaben in Ihre Tiefphase (z.B. Nachmittagstief nach zwei Seminaren)

Nachkontrolle

• Kontrollieren Sie am Ende des Arbeitstages ob Sie alle Aufgaben erledigen konnten

� ist meine Planung aufgegangen?

� welche Punkte sind unerwartet offen geblieben? Wo liegen die Ursachen?

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5. Vorsätze einhalten

• Reservieren Sie stille Stunden

� für die Durchführung von A-Aufgaben

� lassen Sie sich in Ihrer Konzentration nicht durch unnötige Aufgaben stören

� brauchen Sie andauernd stille Zeiten, nutzen Sie zu wenig Delegationsmöglichkeiten

• Nein sagen!

�Seien Sie sich der Bedeutung Ihrer A-Aufgaben stets bewusst (und der Folgen wenn

Sie jene vernachlässigen)

�Delegieren

�Verweisen an andere Experten/innen

�Termine vereinbaren

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Quellen:

- Seiwert, Lothar (2011), Das neue 1x1 des Zeitmanagement, 10. Aufl., GU,

München

- Simon, Walter (2000), Ziele managen, GABAL, Offenbach