Dokument: ZEIT+Workflow Beispiele.docx

ZEIT+.Net Workflow

Beispiele aus der Praxis

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itp

lus

ZEIT+.Net Workflow INHALT

ZEIT+ 2

INHALT INHALT ............................................................................................................................. 2

Urlaubsantrag .................................................................................................................. 3

Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag ........................................................................................ 3 Der Mitarbeiter ist fertig .................................................................................................... 4 Der Vorgesetzte (Genehmiger) wird verständigt. .............................................................. 4 Der Vorgesetzte ist fertig und der Antrag ist verbucht. ..................................................... 5

Workflow mobil ............................................................................................................... 5

Mitarbeiterplaner ............................................................................................................ 6

Zeitkorrekturen ............................................................................................................... 6

Arztgang, Amt etc. ........................................................................................................... 7

Mitarbeiter ist krank ........................................................................................................ 7

Monatsprotokoll, Stempelkarte ...................................................................................... 7

Monatsprotokoll unterschreiben .................................................................................... 8

Kontrolle .......................................................................................................................... 8

Ihre Personalabteilung kann jederzeit eingreifen und zentrale Korrekturen durchführen.8

Telefonzentrale Portier Empfang .................................................................................... 8

ZUTRITT+ .......................................................................................................................... 9

Firmen-CI ......................................................................................................................... 9

ZEIT+.Net Workflow Urlaubsantrag

ZEIT+ 3

Urlaubsantrag

Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag Der Mitarbeiter identifiziert sich .. mit Ausweis und Pincode oder Benutzer und Kennwort. Durch Integration in engage!, WebReise oder ein eigenes Portal wird die Anmeldung noch erleichtert.

und wählt mit Mausklick „Eigene Anträge“ - Menüpunkte und Texte geben Sie gruppenweise vor.

Wenn die Vorgesetzten fleißig waren, ist die Ansicht „Aktuell“ leer - alles ist erledigt. In der History findet der Benutzer bereits genehmigte oder abgelehnte Anträge und kann Details des Genehmigungsvorgangs einsehen.

Der Mitarbeiter wählt aus den von Ihnen zur Verfügung gestellten Antragsarten Urlaubsantrag aus.

Nun gibt der Mitarbeiter den gewünschten Urlaubszeitraum und ev. „seinen“ Antragstext ein. Kalender mit Dienstplan, Salden und Abwesenheiten finden Sie hier ebenfalls. Je Antragsart geben Sie vor, ob ein Antragssteller auch einen Stellvertreter auswählen darf – wer vertritt mich. Ob Stellvertreter nur informiert werden, oder auch genehmigen, stellen Sie zentral ein.

ZEIT+.Net Workflow Urlaubsantrag

ZEIT+ 4

In der Ansicht Aktuelle Anträge scheint der Urlaubsantrag jetzt auf und kann (sofern noch von keinem Vorgesetzten bearbeitet) geändert oder storniert werden.

Der Mitarbeiter ist fertig

Der Vorgesetzte (Genehmiger) wird verständigt. Der Genehmiger wird per E-Mail verständigt, dass ein neuer Antrag vorliegt. In ZEIT+ kann man einstellen, ob je Antrag oder 1-2 täglich generell Mails verschickt werden, dass Anträge vorliegen.

Der Vorgesetzte klickt auf den Link im Mail und muss sich identifizieren. Wahlweise können Sie einstellen, dass die Identifizierung aus dem Mail heraus xx Tage lang nicht erfolgen muss. Es wird ein verschlüsseltet Link aufgerufen, der den Anmeldebildschirm umgeht.

Nun werden automatisch alle offenen Anträge dieses Vorgesetzen (Genehmigers) angezeigt.

ZEIT+.Net Workflow Workflow mobil

ZEIT+ 5

Der Genehmiger sieht den Antrag ein und kann in diverse Informationsformate verzweigen. In der Begründung wird entweder die Begründung für den Mitarbeiter oder ein Informationstext für den Genehmiger der nächst höheren Stufe (für den Mitarbeiter nicht sichtbar) hinterlegt.

Nach dem Genehmigungsvorgang verschwindet der Antrag in der Ansicht „Aktuell“. Auch dem Vorgesetzten steht eine History mit Suchfunktionen (für Jahresendgespräche) zur Verfügung.

Der Mitarbeiter wird per Mail verständigt, ev. Kommentare der Genehmiger finden sich auch im Mail wieder.

Der Vorgesetzte ist fertig

und der Antrag ist

verbucht.

Workflow mobil Wenn Ihre EDV den Netzwerkzugriff realisiert, funktioniert das Ganze auch mobil.

ZEIT+.Net Workflow Mitarbeiterplaner

ZEIT+ 6

Mitarbeiterplaner Geplante (nicht vollständig genehmigte Anträge) finden Sie im Planer und Kalender schraffiert.

Zeitkorrekturen Wesentlich mehr Aufwand im ganzen Unternehmen verursachen falsche und vergessene Stempelungen. ZEIT+.Net hilft hier bei der Mitarbeiterselbstverwaltung (Employee-Self-Services).

In der Monatsübersicht Ihrer Buchungen finden Mitarbeiter Fehler und Falschbuchungen.

ZEIT+.Net Workflow Arztgang, Amt etc.

ZEIT+ 7

und können einen Korrekturantrag stellen. Genehmigte Anträge werden verbucht – so werden neben der Ursachenforschung über Telefon und Mail auch die Dateneingaben eliminiert.

Arztgang, Amt etc. Mitarbeiter beantragen dies mündlich – stempeln am Zeiterfassungsterminal oder mittels Bildschirmstempeln in ZEIT+.Net. Ob diese Stempelungen nun ebenfalls automatisch zu genehmigungspflichtigen Anträgen werden, oder weiter zentral bearbeitet werden, legen Sie fest.

Mitarbeiter ist krank Sie kennen das: Ein Mitarbeiter ruft an: ich bin krank, muss mit Kind zum Arzt etc. Auch dafür gibt es in ZEIT+.Net eine Lösung: Berechtigte Personen tragen im Planer – von Ihnen vorgegebene – Abwesenheitsgründe ein.

Monatsprotokoll, Stempelkarte Selbstverständlich sehen auch diese Daten elektronisch zur Verfügung. Auf Wunsch kann auch ein „Vorarbeiter“ die Protokolle seiner Mitarbeiter Vorort ausdrucken.

ZEIT+.Net Workflow Monatsprotokoll unterschreiben

ZEIT+ 8

Monatsprotokoll unterschreiben Mitarbeiter und Manager unterschreiben elektronisch.

Manager finden in Ihren Übersichten neben Fehlern auch offene Anträge und sehen alle zur Verfügung gestellten Salden tagesaktuell – bei der jährlichen Rückstellung gibt es also keine Ausreden mehr.

Kontrolle So viel Selbstverwaltung braucht natürlich Kontrolle und Überprüfung durch Profis.

Ihre Personalabteilung kann jederzeit eingreifen und

zentrale Korrekturen durchführen.

Telefonzentrale Portier Empfang Da alle Daten aktuell zur Verfügung stehen, profitiert auch Ihre Vermittlung davon und weiß sofort, wer ist im Haus, wer ist (wie lange) abwesend – Sie müssen keine eigene Liste mehr führen. Aus Datenschutzgründen stellen Sie ein, ob Abwesenheitsgründe, Telefonnummern, Standorte, etc. angezeigt werden.

ZEIT+.Net Workflow ZUTRITT+

ZEIT+ 9

ZUTRITT+ Mit dem Zusatzmodul erweitern Sie ZEIT+.Net um Status- und Alarmmeldungen und können optional auch die Besucherverwaltung inkl. Evakuierungsliste für die Feuerwehr einsetzen.

Firmen-CI Ihr individuelles Design fördert die Akzeptanz