DMS, Anfang oder Ende der
Informationsnahrungskette?
12. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden
www.materna.de © MATERNA GmbH 2010
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Agenda
Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT
Skalierbarkeit der Anforderungen
Demo
Zusammenfassung
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Themenüberblick
Datenorientierte
Ablauforientierte
Dokumentorientierte
Teamorientierte
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Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Interaktion
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Themenüberblick
Datenorientierte
Ablauforientierte
Dokumentorientierte
Teamorientierte
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Interaktion Zusammenfassung Grundgedanken
Interaktion
Demo Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Datenorientierte Interaktion
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ECM-Klammer (EAI Komponente)
Desktop Arbeitsplatz
Pla
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Zu
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arb
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Archiv / DMS / FMS Geschäftsanwendung bzw.
Fachverfahren 1…n
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Motivation Datenorientierte Interaktion
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Der Behördenmitarbeiter „lebt“ in seiner Fachanwendung
und interagiert aus dieser!
Verfahren zur Zollabwicklung
Verfahren zur Verwaltung im Strafvollzug
Verfahren zur Steuerberechnung
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Verbesserung der Motivation: Datenorientierte Interaktion
einheitliches Auslösen von Backend-Funktionen
wie elektronische Aktenablage
Fachverfahren generieren Dokumente zur Dokumentation direkt
in die elektronische Aktenablage
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Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Bereitstellung von Backend-Funktionalität direkt
in der Fachanwendung:
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Themenüberblick
Datenorientierte
Ablauforientierte
Dokumentorientierte
Teamorientierte
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Interaktion Skalierbarkeit Zusammenfassung Grundgedanken
Interaktion
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Ablauforientierte Interaktion
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Desktop Arbeitsplatz
ECM-Klammer (EAI Komponente)
Plattform der Zusammenarbeit
Geschäftsanwendung bzw.
Fachverfahren 1…n Archiv / DMS / FMS
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Motivation Ablauforientierte Interaktion
Urlaubsanträge
Rechnungsfreigaben
Bestellvorgänge
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Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Der Ablauf des Vorganges steht im Mittelpunkt.
Die Interaktion erfolgt aus unterschiedlichen Anwendungen mit dem
Behördenprozess!
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Verbesserung der Motivation: Ablauforientierter Interaktion
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Ein Ablauf wird von allen Beteiligten in einer Umgebung abgearbeitet
Bereitstellung von Backend-Funktionalität zur Genehmigung/Freigabe
Eine Vorgangsbearbeitung ist ablauforientiert
Es werden vordefinierte und vorhersehbare Abläufe in Office
durchgeführt
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Ein Ablauf kommuniziert über Office mit den Beteiligten:
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Themenüberblick
Datenorientierte
Ablauforientierte
Dokumentorientierte
Teamorientierte
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Interaktion Skalierbarkeit Zusammenfassung Grundgedanken
Interaktion
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Dokumentorientierte Interaktion
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Desktop Arbeitsplatz
ECM-Klammer (EAI Komponente)
Pla
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er
Zu
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Geschäftsanwendung bzw.
Fachverfahren 1…n Archiv / DMS / FMS
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Motivation für Dokumentorientierte Interaktion
Erstellung einer Urteilsbegründung
Erstellung eines Briefes
Erstellung einer Projektbeschreibung
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Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Die Dokumentenbearbeitung und der Mitarbeiter stehen im Zentrum.
Die steuernde Instanz ist der Mitarbeiter!
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Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Verbesserung der Motivation: Dokumentenorientierten Interaktion
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Integration von Microsoft Office zu unterschiedlichen Fremdsystemen
Einfache, pragmatische Ablage von Dokumenten in
elektronischen Akten
Dokumente und das Bereitstellen von Informationen
Suche ist genauso wichtig wie elektronische Aktenablagen
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Themenüberblick
Datenorientierte
Ablauforientierte
Dokumentorientierte
Teamorientierte
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Interaktion Skalierbarkeit Zusammenfassung Grundgedanken
Interaktion
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Teamorientiertes Arbeiten
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Plattform der Zusammenarbeit E
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Desktop
Arbeitsplatz
Geschäftsanwendung bzw.
Fachverfahren 1…n
Archiv / DMS / FMS
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Motivation für Teamorientierter Interaktion
Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
Erstellung eines Datensicherungskonzeptes
Erstellung einer Kalkulation
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Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Die schnelle Teamarbeit der Mitarbeiter steht im Mittelpunkt.
Die formale Arbeit nach GGO steht im Hintergrund.
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Interaktion Grundgedanken Skalierbarkeit Zusammenfassung
Verbesserung der Motivation für Teamorientierter Interaktion
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Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung von Microsoft Office
Erstellung von Dokumenten in der Verwaltung nicht komplett aktenrelevant
Der Erstellungsweg ist häufig nur in Teilabläufen fest vordefiniert
Gute Ergonomie vereinfacht die Interaktion der Mitarbeiter
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Art der Interaktion entscheidet über
Umgang mit Dokumenten
unterschiedliche technische Umsetzungen ergeben sich!
Ergebnis der Interaktion
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DMS
Teamarbeit
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Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Idealzustand
Unterschiedliche Interaktionen müssen auf gleiche
Komponenten einer gut skalierbaren IT Architektur
abgebildet werden!
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Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Idealzustand
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Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
Eine Aktenablage muss so flexibel sein, um mal das
Handeln zu führen, mal geführt zu werden und mal
Dokumente zu liefern.
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Agenda
Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT
Skalierbarkeit der Anforderungen
Demo
Zusammenfassung
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© MATERNA GmbH 2011 www.materna.de
Schwerpunkt Teamorientierte Behördenarbeit
• Die Mitarbeiter arbeiten stark teamorientiert, z.B. im Rahmen von Projekten.
• Die organisatorischen Strukturen sind nicht dominierend.
• Für einen kleinen Arbeitsbereich ist eine strukturierte
Ablage gemäß Aktenplan gefordert.
Lösung:
• Bereitstellung von Arbeitsplattformen
für Projektgruppen & temporäre Zusammenarbeit
• Unterstützung informeller Abstimmungen
• Unterstützung organisationseinheiten-
übergreifender Zusammenarbeit
Skalierbarkeit der Anforderungen
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ARCHIV
Teamarbeit
Akten-
ablage
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Schwerpunkt strukturierte Aktenablage in Behördenarbeit
• Grundsätzlich hat eine strukturierte Ablage gemäß Aktenplan zu erfolgen
• Organisatorischen Strukturen sind bindend angelegt
• Bearbeitung von Fallakten
• In Ausnahmefällen ist die nicht formalisierte
Teamarbeit für die Mitarbeiter gestattet.
Lösung:
• Bereitstellung von Arbeitsplattformen
für die Aktenplan bezogene Arbeit in Fallakten
• Unterstützung formeller Abstimmungen
• Unterstützung in festen, organisationseinheiten-
übergreifender Abläufen
Skalierbarkeit der Anforderungen
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Interaktion Grundgedanke Skalierbarkeit Zusammenfassung
Aktenablage
ARCHIV
Team-
arbeit
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Teamorientierte Behördenarbeit und strukturierte Aktenablage
• Die Mitarbeiter arbeiten in der Regel teamorientiert.
• Werden Arbeitsergebnisse, z.B. Dokumente, „aktenreif“, so können diese an ein
bestehendes DMS/Archiv übergeben werden.
Lösung:
• Nutzung der Synergien von
modernen Microsoft Technologien und
bestehenden Archiven/DMS-Systemen
• Der Mitarbeiter entscheidet über
Übergang!
Skalierbarkeit der Anforderungen
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Skalierbarkeit
Teamarbeit ARCHIV Aktenablage
Interaktion Demo Zusammenfassung Skalierbarkeit der Anforderungen
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Agenda
Interaktion des Behördenmitarbeiters mit IT
Grundgedanken zu Dokumenten und Akten
Demo
Zusammenfassung
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Szenario des eAkte-Basispaketes aus SharePoint Sicht
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Interaktion Skalierbarkeit der Anforderungen Demo Zusammenfassung
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Zusammenfassung
Es ist egal, ob das DMS bei Ihnen am Anfang oder am Ende steht!
Schlanke Interaktion des Behördenmitarbeiters kann mit der eAkte
von MATERNA realisiert werden!
Technische Skalierbarkeit der eAkte durch Microsoft Produkte!
Look & Feel“ von Microsoft Office Produkten in 2011 erwartungskonform!
Integrationen zu Archiven von OpenText oder mit ALOS möglich!
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Quo vadis DMS ?
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Elektronischen Aktenablage mit dem eAkte Basispaket
© MATERNA GmbH 2011 www.materna.de 31
Elektronischen Aktenablage mit dem eAkte Basispaket
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Im Abschluss-
vortrag:
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MATERNA
Information & Communications
Gregor Ponhöfer
Abteilungsleiter
Business Division Applications
Business Unit Information
Tel.: +49 231 5599-690
Fax: +49 231 5599-588
MATERNA
Information & Communications
Stefanie Becker
Senior Beraterin
Business Division Applications
Business Unit Information
Tel.: +49 231 5599-528
Fax: +49 231 5599-588