Agenda
Velkomst v/ produktchef Mortimer Liebman, Microsoft Danmark
Muligheder med Microsoft Enterprise Search
v/ løsningsspecialist Lars-Bo Heidemann og Simon Tange Jensen, Microsoft Danmark
Vigtigheden af Information Management nu og i fremtiden v/ lektor
Dorte Madsen, Copenhagen Business School
Bring internettets søgemuligheder ind i virksomheden v/ Senior
Manager Kim Meldgård Andersen, Gumlink
Pause
Nem adgang til informationer – hvordan greb vi det an, og hvor er
vi i dag? v/ afdelingsleder Jens Erik Jensen, Danish Crown
Erfaringer med Information Management fra nogle af Danmarks største virksomheder v/ Senior Backoffice Engineer Jens Nørgaard, NNIT
Lav dine vaner om, og bliv bedre til information Management v/ forfatter og virksomhedsejer Torben Wiese, Habitmanager
1
Halvanden måneds spildtid
Det burde være vigtigt
Mere end en time om dagen.
Halvanden måned om året.
Det er den tid, en vidensarbejder – typisk spilder på unødigt at lede efter information.
Tid som irriterer medarbejderen, og som ikke giver virksomheden værdi*.
Sammendrag af IDC rapport
#29127
Men der bliver ikke gjort nok
Oftest på grund af;
At virksomheden ikke har indført strukturer for, hvordan information bliver behandlet.
At der ikke er defineret et ansvar for det.
At ansvar og følt behov ikke går hånd i hånd.
Resultatet er
Dårlige beslutninger taget på et fejlagtigt eller tyndt informationsgrundlag.
Overlappende anstrengelser, fordi mere end én afdeling eller forretningsenhed arbejder på samme områder uden at vide, at det allerede er lavet.
Tabte salg, fordi kunder ikke kan finde de informationer de leder efter på produkter og services, og giver fortabt I frustration.
Tabt produktivitet, fordi ansatte ikke kan finde den information de skal bruge for, at løse en opgave og er nødt til, at afbryde kollegaer for at få hjælp.
Derfor ser vi Individuelle løsninger
Analyseinstituttet Butler Group er i en amerikansk undersøgelse nået frem til, at 80 procent af alle virksomhedsdata ligger på medarbejdernes egne computere og ikke på en fælles server…
…Fordi frygten for at miste data eller ikke at kunne finde data er for stor.
Efterlyses! Holdning til information
Der ligger et interessant paradoks i, at virksomheder får flere og flere systemer til at håndtere økonomi, kunder og værdikæden i erkendelse af, at den digitale viden er kritisk for virksomheden.
Men den enkelte medarbejder bruger en større del af sin arbejdstid på at finde relevante informationer.
Teknik eller ledelse?
Jeg tror årsagen til at det nogen gange går galt
ligger den manglende ansvarsfordeling.
Mit gæt er, at det skyldes, at når virksomheder
har succes og vokser, så falder
dokumenthåndtering og videnindsamling ned
mellem flere stole – er det it-chefen som har
ansvaret? Er det HR-chefen? Eller er det
informationschefen?
Hvem har ansvaret hos jer?
Derfor bør du allerede i dag
Begynde selv at anvende Søge feltet i din hverdag.
Erkende at strukturerede og ustrukturerede data eksisterer
I sameksistens på et bredt spektrum og er derfor ikke
opposition til hinanden. Derfor skal videnarbejderens
behov dækkes hele vejen rundt.
Glemme holdningen til at søgning kun drejer sig om mest
relevans i “første” søgning.
Tro på Søgning som en platform for avanceret teknologi.
Udføre POC’er “proofs of concepts”.
Bryde med de gamle vaner
Enterprise Search fra MicrosoftInformations søgning på tværs af virksomhedssystemer
Simon Tange Mortensen &Lars-Bo Heidemann
Microsoft Danmark
Team
Division
Extranet
Internet
Individ
Organisation
Flere grænseflader – fælles platform
Collaboration Content management
Streamlined processes
Portals
Business intelligence
Search
Videndeling og
samarbejde tæt
integration med
Office
Rollebaseret adgang
til information,
processer og personer
Søgning på tværs af
alle organisationens
informationskilder
Ensartet styring af
elektronisk indhold,
med understøttelse af
arbejdsprocesser,
metadata og regler
Digital inddatering og
automatisering af
arbejdsprocesserBeslutningskraft igennem
adgang til data fra
forretningssystemer og
indblik i processer
SharePoint 2007 fokus områder
Arb.
Dele
Finde
Finde information på tværs afdesktop, intranet og Internet
Arbejde med information via intuitive ogvelkendte interfaces
Dele information mellemteams og skabe forbindelsertil eksperter real-time
En suveræn søgeløsning sætter medarbejderen i stand til at finde,
dele og arbejde med forretnings information hurtigt, nemt og sikkert.
Search er ikke det ultimative mål !
15
Enterprise Search fra Microsoft
Server-Side Search Platform
Line-of-business systemer
Ogstrukturerede
datakilder
Web sites,file shares,
Lotus databases,Microsoft®
Exchange Serverpublic folders,
SharePoint® sites, Eller f.eks
Documentum FileNet
People, expertise
Eksterne Websites
E-mails, aftaler, kontakter samt
Instant Messaging
Client-Side Search Platform
Dokumenterprogramer og
Medier
Brugerne skal sættes i centrum
Hurtig Identificering af personers viden
og ekspertise
Sikker og skalerbar løsning,
der er nem at administrere
Søgning som en central del af
virksomhedens infrastruktur
Indeksering af struktureret og
ustruktureret information
Søgning med
brugerne i centrum
Business Data CatalogIndeksering af struktureret info.
Database
• Tabeller
• Relationer
• Metoder
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Search
Index
XML
• Entiteter
• Relationer
• Aktioner
Indeksering af struktureret og
ustruktureret information
360° indeksering af struktureret og ustruktureret information
360° indeksering af virksomhedens informationer
Intranet, internet og extranet
Filsystemer
Struktureret data fra ERP, CRM & Databaser
Exchange server og Notes databaser
Indeksering af mange forskellige data
Office dokumenter, PDF, HTML, 200+ files
Søgning kan udføres fra
• Windows
• SharePoint
• Office
• Websites
• Special applikationer via webservice
Find personer med viden og ekspertise
Find personer baseret på keywords der matcher med personlige profiler,
Find kollegaer på baggrund af, afdeling, medlemskaber, job titel mv.
Gruppering af resultater på baggrund af social distance, fælles interesser samt filtrering på metadata
People Search
Hurtig Identificering af personers viden og
ekspertise
Features i SharePoint Search 2007
Top resultat på den første side, hver gang !
Enterprise Search er væsentlig forskellig fra Internet Search
Ranking algoritmer er forbedret
I samarbejde med Microsoft Research
Mulighed for tuning af relevansen
Opsætning af Best Bets
Synonym ordbog
“Did you mean” stave korrektion
Mulighed for at gemme og abonnere på et søgeresultat f.eks. via RSS
Mulighed for Search Scopes
Søgning med brugerne i
centrum
Brugervenlig søgning
Faneblade
Fremhævede
søgeord i resultatet
“Did you mean”
søgekorrektion
Abonner på
søgeresultat
Søgning i LOB systemerEksempel på kundesøgning i Siebel hos Microsoft
Links til actions Tilstedeværelses-
information fra LCS
Administration og sikring afsøgeløsningen
Administration Nem og brugervenlig administration i SharePoint
Mulighed for brugeranalyse via “out-of-the-box” rapportering i SharePoint
PeopleSearch bygger på Active Directory og MySites i SharePoint
SkaleringMulighed for opdeling af query server, og index databaser
Dedikeret server giver mulighed for meget høj performance
Op til 50 million enheder per index
Sikkerhed og adgangskontrolStandard indbygget “query time security trimming”
Sikker og skalerbar løsning,
der er nem at administrere
Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search
Stand-alone søgeløsning til Intranet eller websites
To versioner – licensed per server
Standard Edition max 500K docs
Enterprise Edition ubegrænset docs
Indeholder kun kerne søgefunktionaliteteten fra SharePoint Server 2007
Enterprise Search fra MicrosoftSearch som en integreret del af virksomhedens forretnings løsninger
Enterprise Search
Indeholder specialiserede søge features og muligheder
Simple løsning med mulighed for skaleringog med indbygget sikkerhed
Lave omkostninger
Entry-level Search
Lave omkostninger
Nem at implementere
Begrænsede features
Ingen skaleringsmuligheder
Begrænset sikkerhed
Specialiseret Search
Høje omkostninger
Dyr at implementere
Dyr at vedligeholde
Komplex
Mange Features
Microsoft Search Positionering
© 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S.
and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because
Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any
information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS
PRESENTATION.
Vigtigheden af InformationManagement nu og i fremtiden
v/ lektor Dorte Madsen, Copenhagen Business School
28
© Dorte Madsen 29
© Dorte Madsen 30
Vigtigheden af Information Management nu og i
fremtiden
Dorte Madsen, phd
Institut for Informatik,
Copenhagen Business School
E-mail: [email protected]
Studieleder BA in Information Management
www.cbs.dk/im
© Dorte Madsen 31
Vigtigheden af Information Management nu og i
fremtiden
Agenda:
Hvorfor er Information Management vigtig?
Hvad koster information (skrækscenariet)
Aktuelle problemstillinger
Håndtering af information efter værdi
Behov for personer med særlige kompetencer i at
håndtere information i en forretningsmæssig kontekst
© Dorte Madsen 32
Hvorfor er Information Management vigtig?
Information er råstoffet
Information kan skabe værdi
Information er paradoksal
Information er forskellig og skal behandles
forskelligt
© Dorte Madsen 33
Information - tidsforbrug
I gennemsnit bruger den typiske medarbejder 9,5 timer
om ugen på at søge efter information (Microsoft)
”Fredagen der forsvandt” (tysk undersøgelse)
© Dorte Madsen 34
The information explosion(Gilchrist 2004, © tfpl 2003)
• Annual publication rates > 800mb/person/annum for
every person on the planet
• The size of the world-wide web is doubling every 12-
months and this rate is increasing
• E-mail volumes are doubling every 9 months
• Disk space usage in organisations increasing 50-70%
per annum
• 80% of digital information in organisations is duplicated
• Only 10% of all material is ever used again after 90
days – usually summary information and key “node”
documents.
© Dorte Madsen 35
Treating all
files as equally
valuable
unique,
unstructured
information
Lack of
skilled
curators
Lack of
integrated
information
storage
Lack of
training for
existing
employees
Lack of
Publication
& storage
Standards
Root causes of information explosion (Gilchrist 2004, © tfpl 2003)
© Dorte Madsen 36
IDC's undersøgelse af tidsforbrug til
informationssøgning (kilde: Feldman 2004)
© Dorte Madsen 37
IDC's regnestykke (kilde: Feldman 2004)
© Dorte Madsen 38
Information Management – centrale
problemstillinger
• Information Lifecycle Management - ILM
• E-mail management
• Større krav om dokumentation af
forretningsprocesser (compliance)
© Dorte Madsen 39
Børsen, 29. august 2006:
© Dorte Madsen 40
Håndtering af information efter værdi
Information er forskellig (indhold)
Information har forskellig værdi
Information skal håndteres forskelligt
Al information har en livscyklus
I livscyklus er værditilvækst forskellig
© Dorte Madsen 41
Forretningsmæssig
værdi
Delbarhed
Krav til strukturering
Sammenhæng ml. Informations værdi og
strukturering (kilde: Bush et al. 2005)
© Dorte Madsen 42
Forretningsmæssig
værdi
Delbarhed
Krav til strukturering
Mindre behov for
deling og genfinding
Stort behov for
deling og genfinding
Volumen (antal dokumenter)Høj Lav
Sammenhæng ml. Dokumentvolumen og krav til
strukturering (kilde: Bush et al. 2005)
© Dorte Madsen 43
Behovet for en uddannelse i Information Management
• ”Ingenmandsland” i mange virksomheder/
organisationer mellem øer af ekspertise / afdelinger
• Behov for personer med en helhedsforståelse af
information og informationsprocesser
• Behov for paradigmeskifte til digitale
arbejdsprocesser
© Dorte Madsen 44
BA in Information Management
Grunduddannelse
Stærk tilknytning til erhvervslivet
tæt kobling mellem teori og praksis
Internationalt studiemiljø
© Dorte Madsen 45
BA in Information Management
• Kommunikation
• IT
• Organisation
Information Management
© Dorte Madsen 46
Information management
Handler fx om:
• IT-systemers rolle i organisationen
• Hvordan udnytter vi bedst de teknologiske muligheder der er?
• Hvordan kan man bruge information til at skabe værdi?
• Styring af information
Hvordan kan virksomheder styre information?
Hvordan gør de?
© Dorte Madsen 47
Erhvervslivet:
• Uddannelsen udvikles i samarbejde med en række virksomheder
• Virksomheder involveret i undervisningen
• virksomhedscases
• projekter
• praktikophold
BA in Information Management
© Dorte Madsen 48
Referencer
Busch, Peter, Morten Dall, Claus Simonsen og Bo Hembæk Svensson. 2005. Whitepaper om håndtering af dokumenter, Convergens inspirationsdokument, 2. opdatering, 2005
Feldman, Susan. 2004. The high cost of not finding information. KM World 13:8-10.
Gilchrist, Alan (2004) The case for taxonomies in IA. In: Konference om Informationsarkitektur (DK-IA1) d. 9. - 10. marts 2004, Konferencecenter Klarskovgaard, Korsør. http://www.dfdf.dk/ik/ia/ia.shtml [læst 27.03.2005]
Gransøe, Morten (2006) Ledere spiller hasard med deres e-mail. Børsen. 29. august 2006. Fredagen der forsvandt. Convergens. Artikel er offentliggjort på www.convergens.dk d. 18-11-2003.
Madsen, Dorte (2005). Strategisk fokus på information som ressource -medarbejderportalens infrastruktur. I Knowledge Management Per Nikolaj Bukh (ed.). København: Børsen Forum. 2005
Bring internettets søgemuligheder ind i virksomheden
v/ Senior Manager Kim Meldgård Andersen, Gumlink
49
Search ...
Kim Meldgård Andersen
Fertin Pharma A/S
(Corporate IT for Fertin Pharma A/S, Gumlink
A/S + Chew Tech I/S)
The Bagger-Sørensen Group
The Bagger-Sørensen Group
• Gumlink A/S
• 450 employees
• BTB customers – Food and functional chewing gum
• Fertin Pharma A/S
• 350 employees
• development and manufacture of selected innovative drug delivery systems –
BTB industry working with the pharmaceutical industry
• ChewTech I/S
• 30 employees
• Chewing gum development
Fertin Pharma commercial products
Nicotinell®, Novartis
NiQuitin CQ®, GSK
Fludent®, Alpharma
Vitaflo CHX®, Vitaflo
Aquafresh®, GSK
Fluorette®, Meda
Nicotine polacrilex gum, Perrigo
Gumlink products
Vidensdelings visionen
• Vi er ikke gode til vidensdeling, men vi har drømt
om det længe ...
• IT strategi tekst anno 2000:
• ”Mulighed for at søge information uden kendskab til
bagvedliggende systemer”
• ”Self -service” i stedet for IT afhængighed (i.f.m.
informationsbehov)”
Knowledge management
• Et tidligere buzz-word som måske kan få en ny mening
• I sin tid en disciplin der skulle fokuseres ekstra på fordi viden
og data er vigtige, men var meget svære at finde.
• Intensionen:
• gør viden tilgængelig
• fokus på hvor viden er gemt i organisationen
• skab struktur der gør det muligt at genfinde data
Hvad har vi gjort
• I mange år var vidensdeling mest en overskrift.
• Ressourcer brugt på standardisering af IT systemer og på ERP udvikling – det blev hos os nemmere at trække rapporter fra ERP
• Information (ikke viden...) blev delt på intranet
• I mellem tiden udviklede værktøjer og muligheder sig heldigvis betydeligt
• I 2005 fik vores udviklingsafdelinger øje på behov for at sikre viden fra erfarne medarbejdere
Hvad har vi gjort - vidensdeling
lokalt
• Sharepoint site etableret til såvel Gumlink som Fertin’s R&D funktioner
• Lokal vidensdeling med stort fokus på adgangs begrænsning indenfor funktionen – men dog vidensdeling
• For ChewTech selskabet bygget en egentlig intranet portal med samling af alle virksomhedens dokumenter i en fælles portal.
• Dette er første gang hvor søgning i en virksomheds samlede mængde af dokumenter (næsten) blev tilgængeligt et sted
Hvad har vi så gjort – Search ...
• Desktop search• Installeret desktop serach på udvalgte brugere
• Meget tidsbesparende når man ikke har alt for meget struktur på f.eks. sine mails
• Ultimo 2006 lavet et proof of concept på Sharepoint 2007 - Search center
• 2 dages arbejde – 1 konsulent -1-2 interne IT medarbejdere
• Nu muligt at søge på tværs i:• alle fil biblioteker
• alle sharepoint sites
• alle intranet
• alle websider
• fuld respekt for eksisterende rettigheder – man ser kun det man har rettighed til.
Muligheder vi ser nu
• Generelle search muligheder udrulles til alle brugere
• Dette er nok det tætteste vi kommer opfyldelsen af vores strategi fra 2000....
• Mulig brug af sharepoint applikation som front end til datawarehouse data
Opsummering
• Search mulighederne er der
• Det er ikke længere en stor sag at skabe intern search
• Vi tror på værdien af dette
• Der er tid at spare i det daglige
• Det bliver lettere at genbruge viden i virksomheden
• Det er starten vi har snust til og jeg forventer mig mere – så
nu skal vi for alvor igang....
Spørgsmål ?
[email protected]+45 7215 1860
Pause
66
Nem adgang til informationer –hvordan greb vi det an, og hvor er vi i dag?
v/ afdelingsleder Jens Erik Jensen, Danish Crown
67
Nem adgang til Informationer
1. marts 2007
Indhold
• Lidt om Danish Crown/Hvem er jeg?
• Udgangspunktet
–Infrastruktur
–Informationstyper
• Strategien
• Udrulningen
• Udfordringer
• Erfaringer og perspektivering
Hvem er jeg?
• Jens Erik Jensen
• 42 år
• 2 år i Danish Crown
• Placeret i central IT afdeling med
ansvar for ca. 3.400
administrative arbejdspladser i
ind- og udland
• Leder for afdeling med
konceptudvikling, drift og support
Nøgletal 2005/2006
Danish Crown koncernen
G13 – Dec. 2005
Koncern Nøgletal
Omsætning 48,5 mia. kr.
Omsætning
(Moderselskab)
25,5 mia. kr.
Slagtninger pr. år Ca. 19,5 mio. svin
Heraf godt 2 mio. i udlandet
373.000 kreaturer
Andelshavere Ca. 15.000
Medarbejdere Ca. 25.000
Danish Crown
• Fødevareproducerende virksomhed
• Produktion i DK, Tyskland, UK, Polen
• Salgskontorer rundt i verdenen
• Central IT funktion i DK (Randers og Herning)
• Opdeling i IT funktioner:
–Administrativ IT/Infrastruktur
–Produktions IT
–SAP
Infrastruktur
• Decentralt placerede fil- og printservere på alle
afdelinger
–Gruppedrev (G) og personlige drev (H)
• Central Mailsystem (Exchange)
–Arkivering i offentlige mapper
• Anvender Sharepoint til udvalgte områder – centralt
placeret
• Tværgående projektdrev – både lokalt og centralt
placerede
Infrastruktur
Exchange Fælles drevSharePoint
Randers
Afdeling 1
Lokal filserver
Afdeling 2
Lokal filserver
Informationstyper
• Produktionsdata
–Kvalitet, mængder, timer, etc
• Økonomidata
–Produktion, salg, køb, etc
• Dokumentation
–Systemdokumentation
–Arbejdsgange
• Korrespondance
–Mails
–Breve/dokumenter
Ustruktureret
information
Fildrev og mailsystem
Struktureret
information
SAP og prod.
Systemer
Informationsfordeling
”Worker” ”Information-Worker”
Struktureret information
Ustruktureret information
Stigende mængde og kompleksitet
Strategien
• Vi kan ikke revidere alle eksisterende dokumenter og
mails – og dernæst foretage struktureret arkivering.
• Vi arbejder med struktureret arkivering – blandt andet
via SharePoint/SAP portal – dette gælder for en stor del
af ny dokumentation…
• Vi skal kunne finde ny og eksisterende dokumentation –
dels gennem strukturering og dels gennem at
dokumentationen gøres søgbar
• Her kommer MS Search ind i billedet…
–DeskTop Search
–Microsoft Enterprice Search – central placering i Randers
Udrulningsplan
1. Opsætning af Desktop Search
1. Mail
2. Personlige drev
2. Udrulning Desktop Search – FUT (Friendly User Test)
3. Udrulning Desktop Search – Superbrugere
4. Udrulning Desktop Search – Slutbrugere
5. Opsætning MS Enterprice Search
6. Indeksering af Gruppe- og fælles drev
7. Udrulning brugere - alle
Væsentligste udfordringer
• Kombination af personlige og fælles informationer
–Skabt af Kultur/Forretningsprocesser
• Meget store mængder af data på fælles drev
–Internt på afdelinger
–Mellem afdelinger
–Fra afdeling til Randers
• Indeksering vil kræve store system ressourcer under
den første indeksering
• Slutbrugere varierer meget i kvalifikationer
• Information til superbrugere og brugere
Erfaringer og perspektivering
• Desktop search hjælper mange – specielt ”information
workers” med meget mail- og brev korrespondance
• Selv om vi strukturerer og etablerer portal adgange til
informationer, skal information stadig være søgbar.
• Vil alle nu kunne finde alt den information de søger?
–Sandsynligvis ikke
Erfaringer med Information Management fra nogle af Danmarks største virksomheder
v/ Senior Backoffice Engineer Jens Nørgaard, NNIT
81
• •Slide 83
Agenda
Hvor ligger virksomhedens information gemt og hvor opstår kravet til at finde denne information.
Find din virksomheds ambitionsniveau.
Eksempler fra danske virksomheder.
Find
UseShare
• •Slide 84
I hvilken form findes information
Struktureret data
En telefonbog
Sager i et CRM system
Ordre i et ERP system
Ustruktureret data
Billeder
E-mails
Word/Excel dokumenter
• •Slide 85
Hvor er informationerne gemt?
E-mails
Centrale fil drev
Intranet
Filer lokalt på
brugernes PC
Forretnings systemer fx CRM og ERP
Exchange Public
Folders
Lotus Notes Databaser
• •Slide 86
Hvor opstår kravet til informationssøgning?
Fra virksomhedens vidensmedarbejder
Generelle krav fra den enkelte vidensmedarbejder.
Eksperimenterer eventuelt med desktop produkter.
Fra en afdelings specifikke behov.
Eksempler:
En HR afdeling der har brug for at finde alle dokumenter i et ansættelsesforhold.
En juridisk afdeling der har behov for at finde dokumenter med specifik indhold
Fra informationscentret (fx et bibliotek)
Et fagligt behov for at strukturer virksomhedens informationer og derefter fremsøge dem igen.
• •Slide 87
Projektforløb
Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer
Fase 3: Organiser virksomhedens informationer
• •Slide 88
Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer
Ved at implementere 2 værktøjer i virksomheden, skabes der mulighed for vidensmedarbejderen at søge i virksomhedens ustruktureret data.
Windows Desktop Search
Filer på lokale PC’er
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Fil drev
Intranet
Exchange Server – Public Folders
SharePoint 2003 og WSS v2
• •Slide 89
Fase 1: Skaber hurtigt værdi
Øget effektivitet
Finder mails og dokumenter på få sekunder
Sikre videndeling
Sikre genbrug af dokumenter
Kort projekt forløb, dage ikke uger
Omkring 2 – 5 dage til den tekniske implementeringen.
Lave software udgifter
Windows Desktop Search er et gratis produkt fra Microsoft
Eksisterende Sharepoint 2003/2007 installationer kan udnyttes
Administration
Windows Dekstop Search kan administreres vha. Group Policies
Er integreret med Windows sikkerhedsmodel, viser kun de informationer brugerne har adgang til.
• •Slide 90
Windows Desktop Search
• •Slide 91
MOSS 2007 Søge Portal
• •Slide 92
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer
Business Data Catalog
Giver adgang struktureret data i virksomhedens systemer.
Indexering af Active Directory
Telefonbog med data fra Active Directory eller andet LDAP directory
Protocol Handler
Informationer hentet fra Lotus Notes (med Protocol Handler leveret af Microsoft)
3. parts Protocol Handlers fx til indexering af Documentum
• •Slide 93
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer
Fordele: Give adgang til alle informationer i virksomheden fra én samlet søge portal, på tværs af
platform, afdelinger og personer.
Åbner for informationer der ikke tidligere har været tilgængeligt for alle medarbejdere.
Implementering på få uger.
Ulemper: Business Data Catalog kræver MOSS 2007 Enterprise licens
Udgifter til Protocol Handlers fra 3. parts leverandør
• •Slide 94
Telefonbog
• •Slide 95
Lotus Notes
• •Slide 96
Fase 3: Organiser virksomhedens informationer
Analyse af de forretningsmæssige behov for at strukturere data.
Udarbejdelse af en informationsstruktur, samt implementering af metoder til at oprette og vedligeholde dokumenter i denne struktur.
Tilpasse søge muligheder og resultater således de passer ind i informationsstrukturen.
Giver ustruktureret data egenskaber som struktureret data.
Eksempel: Ingeniør divisionen i en stor dansk produktionsvirksomhed havde behov for at finde og genbruge dokumentation vedrørende etablering og vedligeholdelse af fabrikkerne.
• •Slide 97
Fase 3: Organiser virksomhedens informationer
Giver fuld søgbarhed på dokumenter:
Fritekst
Metadata
Sikre kvaliteten og gennemsigtigheden af information
3. parts produkter som kan give en bedre brugeroplevelse:
Ontolica fra Mondosoft
Interse
• •Slide 98
Avanceret Søgning
• •Slide 99
Case 1 - Eksempler på 2 dages Proof of Concept
1 – 4 Sharepoint 2001/2003 sites
20 – 30 Exchange Public Folders med underfoldere
>½ TB filer på diverse netværks drev
1 - 2 intranet portaler og 1 - 2 internet side
Udrulning af Windows Desktop Search ved hjælp af SMS og styret af Group Policies.
• •Slide 100
Case 2 – High Performance eksempel
I forbindelse med en retssag skulle der fremfindes dokumenter med bestemte søgeord
10 TB data skulle indexeres (blev senere indsnævret til 5 TB)
MOSS 2007 installeret og konfigureret på 4 timer, selve indexeringen tog flere dage.
Kapacitets målinger: Server konfiguration; 2 stk. Dual Core Xeon processors, 4 Gb ram, gigabit
netværksforbindelse til alle indholdskilder. MOSS database + index var placeret på SAN
Ca. 1 TB indexeret i døgnet svarende til ca. 1 million dokumenter, dette kan optimeres ved at adskille Sharepoint og SQL server på separat hardware
Index fyldte ”kun” 150 Gb svarendes til 3% (Best practice fra Microsoft anbefaler dog man reserverer ca. 30% til index)
• •Slide 101
Case 3 – Novo Nordisk
I forbindelse med opgraderinge af 8000+ arbejdsstationer i Novo Nordisk gruppen, har NNIT forberedt en udrulning af Windows Desktop Search.
Følgende udforinger blev identificeret:
Memory forbrug (kun installeret på maskiner med over 380Mb RAM)
Der skal være rigelige diskplads
Man bør være opmærksom på Exchange Server load (kun indexering af cachedExchange data)
Windows profiler på netværks foldere ikke supporteret (løst med WDS v3.01)
Ovennævnte kan styres ved hjælp af Group Policies
• •Slide 102
Afslutning
E-mails
Centrale fil drev
Intranet
Filer lokalt på
brugernes PC
Forretnings systemer fx CRM og
ERP
Exchange Public
Folders
Lotus Notes
Databaser
Fase 1: Frigør virksomhedens eksisterende informationer
Fase 2: Udvid adgangen til virksomhedens informationer
Fase 3: Organiser virksomhedens informationer
Projekt forløbInformationer
Lav dine vaner om, og bliv bedre til information Management
v/ forfatter og virksomhedsejerTorben Wiese, Habitmanager
103
Bryd vanen og nå dine mål
Vidensdeling
1. marts 2007
”Det er ikke den stærkeste eller mest intelligente der overlever,men den der er mest forandringsvillig”
Charles Darwin
Program
• Kort præsentation af Habitmanager®
• Baggrund for vigtigheden af at arbejde med vaner
• Hvad er vaner – hvilke typer af vaner findes der
• Vaners indflydelse på
– Forandringer og fornyelse - indførelsen af nye ideer og arbejdsmetoder
– Håndteringen af Informationer
– Organisationens gennemslagskraft
• Hvordan øge muligheden for at opfylde dine og Jeres mål – igennem fokus på vaner
Giver uddannelser altid det ønskede resultat?
VanefokusVanefokusVanefokus
Tid
Færdigheds
forbedring
Uddannelse Uddannelse Uddannelse
Normal udvikling
Vane
tilbagefald
Vane
tilbagefald
Vane
tilbagefald
Habitmanager®
GfK Observaundersøgelse for Habitmanager:
”Hvor ofte tager du kritisk stilling til de vaner og rutiner du har?”
• 21% svarer at de relativt ofte tager stilling
”Det eneste konstante er forandringen”
Heraklitos for 2.500 år siden
”Gør som du plejer og du får det du plejer”
”Gør hvad du plejer og du får slet ikke hvad du plejer”
Det er ikke de STORE der spiser de SMÅ
…Det er de HURTIGE der spiser de LANGSOMME
Det er ikke de STORE der spiser de SMÅ
…Det er de ”HURTIGE” der spiser de LANGSOMME
”Nokia’s største trussel er selvtilfredshed”
Jorma Ollila, bestyrelsesformand og direktør i Nokia - 2001
”Vi har været for arrogante”
B&O’s Administrerende direktør Torben Ballegaard - 2005
Hvad er forskellen på afveksling og forandring?
Hvad er forskellen på forandring og forvandling?
Den bevidste og ubevidste brug af hjernen
Bevidst
Ubevidst
PlanlægningFordybelseHvilket mål?
Hvilke indsatser?Hvilken effekt?
EvalueringUmage
KoncentreretSingle-tasking
AfvekslingForandring
Vaner
Vi plejer…
Ensformigt
Jeg er som jeg er…
Rutiner
Rygmarvshandlinger
Traditioner
Ritualer
Spontanitet
Paradigme
Tage for givet…
Videre til det næste
Multi-tasking
Forandringsberedskab
Søger nyt
Kan se bort fra gamle oplevelser
Nysgerrig
”Lad os prøve…”
Forandringer er
muligheder
Forandrings-agent
Bruger erfaringer
konstruktivt
”Ikke alt nyt er godt…”
Betænkelig
Skal ”hjælpes” til
at prøve
Skeptisk
”Hvorfor ændre noget der virker…”
Træghed
Modvilje
”Bedre før i tiden…”
Bekæmper forandringer
”Det der går aldrig…”
Forhindrings-agent
”Jamen, det er jo det vi
allerede gør…”
Erfaringer
Ved undfangelsen
Ingen vaner
Ingen rutiner
Intet plejer
Rigid
”Lad mig være…”
”Jeg er som jeg er…”
”Hvad sagde jeg…”
Forandringer er en trussel
Hvilket udviklingsmønster følger vi ?
• Hvad er en vane?
• Hvor mange vaner har du?
Vaner
Hvad kendetegner din komfortzone ?
Komfortzone
Komfortzone
•
•
•
•
•
•
Privat
Arbejde Fritid
Familie
Forskellige vaner i forskellige sammenhænge
Vaner
Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner
Vaner
Værdifulde Begrænsende
Neutrale
Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner
Vaner
Værdifulde Begrænsende
Neutrale
Minevisioner
&mål
Typer af vaner og deres indflydelse på mål og visioner
Vaner
Tankemæssige
FølelsesmæssigeFysiske
Privat
Arbejde Fritid
Familie
Hvilke vaner – i hvilke situationer?
FølelsesmæssigeFysiske
Tankemæssige
Vaner
Værdifulde BegrænsendeNeutrale
•Morgen
•Formiddag
•Frokost
•Eftermiddag
•Aften
•Nat
Bryd vanen og nå dine mål
Vidensdeling
1. marts 2007
”Det er ikke den stærkeste eller mest intelligente der overlever,men den der er mest forandringsvillig”
Charles Darwin