Grundlagen elektronischer Aktenführung
Akte – Vorgang – Dokument
Oder: Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Objekthierarchie“?
Hinweis: Animationen vorhanden. Bitte im Präsentationsmodus starten (Taste „F5“)
2 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Beispiele
Was ist „Objekthierarchie“?
2
AGENDA
1
Kapitel 1
WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?
4 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?
Definition
Akte
Vorgang
Dokument
Container für thematisch verwandte Vorgänge.
Zusammenstellung aller Dokumente zur
Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls.
Kleinste zusammengehörige Einheit
(z. B. Schreiben, Bericht, Tabelle).
Unter Objekthierarchie versteht man die Einteilung von
Schriftgut in die dreigliedrige Grundstruktur:
5 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Und wie arbeite ich mit der
Objekthierarchie?
„
6 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
BEARBEITUNG
Es können beliebig viele Akten angelegt werden.
Zu jeder Akte können beliebig viele Vorgänge angelegt werden.
In jedem Vorgang werden sämtliche Dokumente zu einem
Geschäftsvorfall abgelegt. Vorgänge können deshalb ganz
unterschiedlich umfangreich sein.
7 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
BEARBEITUNG
Wie wird ein Vorgang gebildet?
Jeder Vorgang hat einen klar benennbaren Anfang und ein bestimmbares Ende:
Anfang:
Dokument, das einen Geschäftsvorfall
anstößt
Zum Beispiel: Anfrage, Antrag,
Arbeitsauftrag, Start einer Projektphase
Die Bearbeitung beginnt. Ein Vorgang
wird angelegt.
Ende:
Dokument, das einen Geschäftsvorfall
beendet
Zum Beispiel: Beantwortung der Anfrage,
Bescheid, Arbeitsergebnis, Ende einer
Projektphase
Die Bearbeitung ist beendet. Der
Vorgang wird formal abgeschlossen
(z.d.A.-Verfügung).
8 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
BEARBEITUNG
Zeitliche Abgrenzung bei sich
wiederholenden Ereignissen, z.B.
• Dienstbesprechungen
• Gremiensitzungen
Zeitschnitt für jedes Kalenderjahr, für
jede Besprechung / Sitzung …
Inhaltliche Abgrenzung nach konkreter
Aufgabe, z.B.
• Bearbeitung eines Antrags
• Beantwortung einer Anfrage
• Erledigung einer Arbeitsaufgabe
• Bearbeitung einer Projektphase
Wie wird ein Vorgang gebildet?
Eine detaillierte Erläuterung anhand von Beispielen folgt ab Folie 11.
9 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
BEARBEITUNG
Die Bearbeitung erfolgt auf der
Vorgangsebene!
10 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
VORTEILE
Die dreigliedrige Struktur bietet:
Große Flexibilität
Mehr Übersichtlichkeit
Kleinere, bessere zu handhabende Einheiten
Kapitel 2
BEISPIELE
12 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
„ Sehen wir uns einige Beispiele an.
13 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Quartalsmeldungen an XY
Quartalsmeldung an XY
Q2 2017
Quartalsmeldung an XY
Q1 2017
Rückfrage zur
Meldung
Quartalsmeldung Rückfrage zur
Meldung
Quartalsmeldung
BEISPIEL 1:
Regelmäßige Berichte
Alternativ:
Quartalsmeldung an
XY 2017
Alternativ:
Quartalsmeldung an
XY 2018
14 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
BEISPIEL 2:
Ministerium XY
Beratung E-Government
Infoveranstaltung
Aktenführung
Überarbeitung
des Aktenplans
Protokoll Aktenplan
Stand 2018
Einladung Präsentation
Beratung E-Government
15 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Externe Fortbildung 2018
Fobi-Akademie AWO FAH Herne
Jahres-
programm
2018
Zulassung
Workshop
4.4.2018
Konzeptentwurf
Inhouse
Schulungen
Präsentation
Beratungsportfolio
BEISPIEL 3:
Externe Fortbildungen
16 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Förderung von Strukturprojekten
im Kreis Altneustadt
Projekt Neustadt Projekt Altstadt
Förderantrag Bewilligungs-
bescheid
Förderantrag E-Mail Rückfrage
an Antragssteller
BEISPIEL 4:
Förderung von Strukturprojekten
17 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Dienstbesprechung
Referat I 2018
Dienstbesprechung
Referat I, 28.3.2018
Dienstbesprechung
Referat I, 22.2.2018
Einladung Protokoll Präsentation E-Mail mit
Tagesordnung
BEISPIEL 5:
Dienstbesprechung Referat I 2018
18 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
UEFA EURO 2024
Spielort Dortmund
Umbau des Stadions
in Dortmund
Bewerbung
Bewerbungs-
formular
Liste Fußball-
stadien in NRW
Einladung
Richtfest
Besprechungs-
protokoll 2.5.2021
BEISPIEL 6:
UEFA EURO 2024
19 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Bau einer neuen Bahnstrecke
zwischen Aachen und Bonn
Anwohnerbeteiligung Ausschreibung
Anforderungs-
katalog
Liste Anbieter
Schienenstahl
Beteiligungs-
konzept
Protokoll
Projektteam
BEISPIEL 7:
Bau einer neuen Bahnstrecke
20 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
Einführung von Software XY in Referat I
Änderungen
Anforderungen an
Software
Rollout
Rollout
Planung
Stand
28.03.2018
Email Änderung
der Rollout
Reihenfolge
Tabelle
Änderungen
Änderungs-
vorschlag
BEISPIEL 8: Einführung von Software XY
21 Elektronische Aktenführung
Objekthierarchie
KONTAKT
Weitere Informationen finden Sie auf:
CIO NRW (Abt. II)
im Ministerium für
Wirtschaft, Innovation,
Digitalisierung und Energie
Competence Center
Digitalisierung
bei IT.NRW
Oder unter
folgenden
Kontaktdaten:
Landesarchiv
Nordrhein-Westfalen
NRW Connect:
https://lv.nrw-
connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updates
Stand 29.03.2018
https://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updateshttps://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updateshttps://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updateshttps://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updateshttps://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updateshttps://lv.nrw-connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updates