Download pdf - Hug Büromanagement Knauer Lernfelder 1 bis 6€¦ · Knauer Lennartz Speth Waltermann Merkur Verlag Rinteln Büromanagement Lernfelder 1 bis 6 Kaufmann/-frau für Büromanagement

HugKnauer

LennartzSpeth

Waltermann

Merkur Verlag Rinteln

BüromanagementLernfelder 1 bis 6Kaufmann/-frau für Büromanagement

Wirtschaftswissenschaftliche Bücherei für Schule und PraxisBegründet von Handelsschul-Direktor Dipl.-Hdl. Friedrich Hutkap †

Verfasser:

Hartmut Hug, Dipl.-Hdl.

Sabine Knauer

Martina Lennartz, Dipl.-Math. oec.

Dr. Hermann Speth, Dipl.-Hdl.

Aloys Waltermann, Dipl.-Kfm. Dipl.-Hdl.

Fast alle in diesem Buch erwähnten Hard- und Softwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen.

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2. Auflage 2016

© 2014 by MERKUR VERLAG RINTELN

Gesamtherstellung:MERKUR VERLAG RINTELN Hutkap GmbH & Co. KG, 31735 Rinteln

E-Mail: [email protected] [email protected]

Internet: www.merkur-verlag.de

ISBN 978-3-8120-0681-1

17

Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

1 Duales Ausbildungssystem

1.1 Rechtliche Regelungen für die betriebliche und schulische Ausbildung

1.1.1 Ausbildender, Ausbilder, Auszubildender

(1) Begriffe Ausbildender und Ausbilder

■ Ausbildender ist derjenige, der ei-nen Auszubildenden zur Berufs-ausbildung einstellt.

■ Ausbilder ist derjenige, der vom Ausbildenden mit der Durchfüh-rung der Ausbildung beauftragt wird.

Ausbilden darf nur, wer persönlich und fachlich geeignet und mindestens 24 Jahre alt ist. Die fachliche Eignung umfasst vor allem die für den jeweiligen Beruf erforderlichen Fertig-keiten und Kenntnisse.

Die Ausbilder vermitteln die Fertigkeiten und Kenntnisse, die zur Erreichung des Ausbil-dungsziels erforderlich sind. Ferner muss der Ausbildungsbetrieb in der Lage sein, die wesentlichen Inhalte der Ausbildung zu vermitteln.

(2) Begriff Auszubildender

Auszubildender ist derjenige, der nach den Bestimmungen des Berufsbil-dungsgesetzes [BBiG] einen anerkann-ten Ausbildungsberuf aufgrund staat-licher und bundeseinheitlich gültiger Ausbildungsverordnung erlernt.

Beispiel:

Jens Zeiler wird von der Metallbau Thomas Hutter GmbH ausgebildet. Die Metallbau Thomas Hutter GmbH ist Ausbildender.

Beispiel:

In der Einkaufsabteilung wird Jens Zeiler von der Angestellten Frau Freiberg ausgebildet. Frau Frei-berg ist Ausbilderin.

Beispiel:

Jens Zeiler schließt mit der Metallbau Thomas Hutter GmbH einen Ausbil-dungsvertrag als Kaufmann für Büro-management ab. Jens Zeiler ist Auszu-bildender.

Lernfeld

1 LS 1, 2,

3, 4

18 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

Anforderungen an Auszubildende. Ein großes Unternehmen für Kunststoffverarbeitung umschreibt z. B. die Anforderungen an Auszubildende auf seiner Internetseite folgender-maßen:

„Die Voraussetzung für die Bewerbung bei uns sind gute schulische Leistungen und eine abgeschlossene Schulausbildung. Die Fähig-keit zur Teamarbeit ist ebenso wichtig wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Wir

möchten Auszubildende gewinnen, die über-durchschnittlich motiviert und engagiert sind. Neben den schulischen Leistungen interessiert uns vor allem die Persönlichkeit der Bewer-ber.“

1.1.2 Berufsbildungsgesetz, Ausbildungsordnung und Ausbildungsplan

(1) Berufsbildungsgesetz

Das Berufsbildungsgesetz [BBiG] regelt die Berufsausbildung, die berufliche Fortbildung und die berufliche Umschulung. Die Ausbildung in den verschiedenen Ausbildungsberu-fen ist durch die Ausbildungsordnungen [§ 4 BBiG] geregelt.

(2) Ausbildungsordnung

Die Ausbildungsordnung ist die Grundlage für eine geordnete und einheitliche Berufsaus-bildung in anerkannten Ausbildungsberufen. Sie hat mindestens festzulegen [§ 5 I BBiG]:

■ die Bezeichnung des Ausbildungsberufs (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanage-ment);

■ die Ausbildungsdauer, sie soll nicht mehr als drei und nicht weni-

ger als zwei Jahre betragen;

■ das Ausbildungsberufsbild, es enthält die Fertigkeiten und Kenntnisse,

die Gegenstand der Berufsausbildung sind;

■ den Ausbildungsrahmenplan, es handelt sich hierbei um eine Anleitung

zur sachlichen und zeitlichen Gliederung der Fertigkeiten und Kenntnisse und

■ die Prüfungsanforderungen.

Für einen anerkannten Ausbildungsberuf darf nur nach der Ausbildungsordnung ausge-bildet werden [§ 4 II BBiG]. Jugendliche unter 18 Jahren dürfen nur in anerkannten Ausbil-dungsberufen ausgebildet werden.

(3) Ausbildungsplan

Der Ausbildungsplan regelt die sachliche und zeitliche Berufsausbildung im Betrieb. Der Ausbildungsplan wird von jedem Ausbildungsbetrieb eigenständig erstellt. Er muss jedoch abgestimmt sein mit dem Ausbildungsberufsbild, dem Ausbildungsrahmenlehr-plan sowie den Prüfungsanforderungen.

Aus- bildungs-ordnung

Bezeichnung Ausbildungsberuf

Ausbildungs- dauer

Ausbildungs- berufsbild

Ausbildungs- rahmenplan

Prüfungs-anforderungen


(4) Beziehungen zwischen Ausbildungsrahmenplan, Ausbildungsplan und dem Rahmenlehrplan (Duales1 Ausbildungssystem)

Ausbildungsrahmenplan

Er beinhaltet die sachliche und zeitliche Gliederung der Berufsausbildung.

Ausbildungsplan

Der Ausbildungsrahmenplan wird in einen betrieblichen Ausbildungsplan umgesetzt, der die Grundlage für die individuelle Ausbildung im Betrieb

bildet.

Betrieb Berufsschule

Rahmenlehrplan

Er ist Grundlage für den berufsbezoge-nen Unterricht in der Berufsschule und

ist zeitlich und inhaltlich mit dem Ausbil-dungsrahmenplan abgestimmt.

1.1.3 Berufsausbildungsvertrag

(1) Begriff kaufmännischer Auszubildender

Kaufmännischer Auszubildender ist, wer in einem Betrieb zur Erlernung kaufmänni-scher Tätigkeiten angestellt ist.

(2) Abschluss des Berufsausbildungsvertrags

Vor Beginn der Berufsausbildung ist zwischen dem Aus-bildenden und dem Auszubildenden ein Berufsausbildungs-vertrag zu schließen [§ 10 I BBiG].

Der Berufsausbildungsvertrag muss bei der zuständigen Kammer zur Genehmigung und Eintragung in das „Verzeich-nis der Berufsausbildungsverhältnisse“ vorgelegt werden [§ 36 BBiG]. Zuständig ist die Industrie- und Handelskam-mer, wenn die Ausbildung in einem kaufmännischen Betrieb erfolgt, bzw. die Handwerkskammer, wenn die Ausbildung in einem Handwerksbetrieb erfolgt.

1 Dual: zweiseitig, zweigleisig.

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20 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

Die Eintragung wird nur vorgenommen, wenn der Berufsausbildungsvertrag dem Berufs-bildungsgesetz und der Ausbildungsordnung entspricht und die persönliche und fachliche Eignung des Ausbildungspersonals sowie die Eignung der Ausbildungsstätte vorliegen. Die Eintragung ist u. a. Voraussetzung dafür, dass der Auszubildende zur Abschlussprü-fung der Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer zugelassen wird [§ 43 I Nr. 3 BBiG].

Unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrags, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, hat der Ausbildende den wesentlichen Inhalt des Vertrags schriftlich nie-derzulegen [§ 11 I, S. 1 BBiG].1 Der Vertrag ist vom Ausbildenden, vom Auszubildenden und – wenn der Auszubildende noch minderjährig ist – von dessen gesetzlichem Vertre-ter zu unterzeichnen und unverzüglich eine Ausfertigung der unterzeichneten Niederschrift dem Auszubildenden und dessen gesetzlichem Vertreter auszuhändigen [§ 11 III BBiG].

(3) Pflichten und Rechte aus dem Berufsausbildungsvertrag

Die Pflichten und Rechte des Auszubildenden bzw. des Ausbildenden ergeben sich vor allem aus dem Berufsbildungsgesetz [§§ 14–19 BBiG] und dem Jugendarbeitsschutzgesetz.

Pflichten des Auszubildenden (Rechte des Ausbildenden)

Pflichten des Ausbildenden (Rechte des Auszubildenden)

■ Befolgungspflicht: Weisungen des Ausbil-denden im Rahmen der Berufsausbildung sind sorgfältig zu befolgen.

■ Berufsschulpflicht. ■ Lernpflicht: Der Auszubildende muss sich

bemühen, so zu lernen, dass die Abschluss-prüfung bestanden wird.

■ Ausbildungsnachweispflicht (Berichtsheft-pflicht): Der Auszubildende hat in der Regel wöchentlich Ausbildungsnachweise zu füh-ren. Sie geben Auskunft über den Ablauf der Ausbildung und müssen bei der Abschluss-prüfung vorgelegt werden. Die einzelnen Ausbildungsnachweise sind vom Ausbilder zu unterschreiben.

■ Schweigepflicht über Geschäftsdaten. ■ Haftpflicht: Bei grob fahrlässig oder vor-

sätzlich verursachten Schäden an Maschi-nen, Büroeinrichtungen usw. haftet der Aus-zubildende.

■ Ausbildungspflicht: Vermittlung der Fertig-keiten und Kenntnisse, die zur Erreichung des Ausbildungsziels erforderlich sind.

■ Ausbildungsmittel: Müssen kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

■ Fürsorgepflicht: Vermeidung sittlicher und körperlicher Schäden;

■ Anmeldung zur So zialversicherung. ■ Freistellungspflicht: Der Ausbildende muss

den Auszubildenden zum Besuch der Be-rufsschule anhalten und freistellen.

■ Anmeldepflicht zu Prüfungen: Der Aus-zubildende muss rechtzeitig zu Prüfungen angemeldet und freigestellt werden.

■ Urlaubspflicht:2 Der Urlaub beträgt nach:

Alter Mindesturlaubbis 16 Jahre bis 17 Jahre bis 18 Jahre

30 Werktage 27 Werktage 25 Werktage

■ Vergütungspflicht: Die Zahlung des Arbeits-entgelts muss spätestens am letzten Werk-tag des Monats erfolgen.

■ Pflicht zur Entgeltfortzahlung: An gesetz-lichen Feiertagen und im unverschuldeten Krankheitsfall bis zu sechs Wochen.

■ Pflicht zur Ausstellung eines Zeugnisses.

1 Wesentliche Inhalte des Berufsausbildungsvertrags sind gesetzlich festgelegt (z. B. die Art, sachliche und zeitliche Gliederung sowie das Ziel der Berufsausbildung; Beginn und Dauer der Berufsausbildung; Zahlung und Höhe der Vergütung). Der Berufsausbildungs-vertrag ist kein Arbeitsvertrag.

2 Für Berufsschüler soll der Urlaub in die Schulferien gelegt werden. Es muss sichergestellt sein, dass mindestens 12 Werktage am Stück gewährt werden.


(4) AusbildungszeitDie Ausbildungszeit beträgt für den Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanage-ment im Regelfall 3 Jahre. Eine Verkürzung der Ausbildungszeit ist unter bestimmten Umständen möglich.

(5) Probezeit

Die Probezeit beträgt mindestens einen Monat und darf nicht länger als vier Monate dauern. Die Probezeit ist Bestandteil des Ausbildungsverhältnisses. Während der Probe-zeit kann jeder der Vertragspartner das Ausbildungsverhältnis ohne Angabe von Gründen fristlos lösen [§§ 20, 22 I BBiG].

(6) Institutionen zur Durchsetzung ausbildungsrechtlicher Ansprüche

Sind Auszubildende der Meinung, dass der ausbildende Betrieb seinen Pflichten nicht nachkommt, können sie sich an verschiedene Institutionen wenden.

■ Im Bereich des Betriebs- und Gefahrenschutzes sind die staatlichen Gewerbeaufsichts-ämter als Landesbehörden für die Überwachung aller Betriebe ihres Bezirks zuständig. Die Aufsichtsdienste der Berufsgenossenschaften kontrollieren die Betriebe des jeweiligen Wirt-schaftszweigs.

■ Im Bereich des sozialen Arbeitsschutzes können sich die Auszubildenden an den Betriebs-rat1 – insbesondere an die Jugend- und Auszubildendenvertretung2 – wenden. Ansprech-partner sind auch die zuständigen Kammern (z. B. die Industrie- und Handelskammern).

■ Ansprechpartner für Unternehmen und Auszubildende bei Problemen während der Ausbil-dung sind z. B. die IHK-Ausbildungsberater. Sie stehen als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Berufsausbildung zur Verfügung. In § 76 BBiG werden die IHKs beauftragt, Bera-ter zu bestellen, die die Berufsausbildung in den Unternehmen durch Beratung fördern und überwachen.

■ Kommt es zu ernsten Konflikten zwischen Auszubildendem und dem Ausbildungsbetrieb, so kann der „Schlichtungsausschuss für Streitigkeiten aus Ausbildungsverhältnissen“ ange-rufen werden. Der Schlichtungsausschuss muss nach dem Arbeitsgerichtsgesetz angerufen werden, bevor eine Klage wegen Streitigkeiten aus bestehenden Ausbildungsverhältnissen vor dem Arbeitsgericht erhoben werden kann. Das Verfahren ist gebührenfrei.

Ist zwischen den Parteien keine gütliche Einigung möglich, müssen die Arbeitsgerichte angerufen werden.

(7) Beendigung des Ausbildungsverhältnisses

Das Ausbildungsverhältnis endet spätestens mit dem Ablauf der Ausbildungszeit [§ 21 II BBiG], frühestens mit dem Bestehen der Abschlussprüfung oder durch schriftliche Kün-digung.

Während der Probezeit kann das Berufsausbildungsverhältnis jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden.

1 Der Betriebsrat ist die Vertretung der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber im Betrieb. Die Mitbestimmung über den Betriebs-rat ist im Betriebsverfassungsgesetz [BetrVG] geregelt. Näheres hierzu siehe Band 2, Lernfeld 8.

2 Vgl. S. 25.

Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

1 Arbeitsraum und Arbeitsplatz gestalten

1.1 Rechtliche Rahmenbedingungen erkundenMit Ihrer Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement betreten Sie ein neues, spannendes Lebensumfeld – bestehend aus Arbeits- und Aufenthaltsräumen, Kan-tinen, Kaffeeküchen und Sanitärräumen. Hier findet soziales Leben und Arbeiten statt. Dieser neuen Umgebung vertrauen Sie aber auch Ihr persönliches Wohlergehen, Ihre Gesundheit an. Damit diese geschützt wird, gibt es eine Reihe von Arbeitsschutzgesetzen, Verordnungen und Vorschriften.1

(1) Aushangpflichtige Arbeitsschutzbestimmungen

Einige dieser Gesetze sind so wichtig, dass sie aushangpflich-tig sind. Sie finden sie daher an allgemein zugänglichen Stel-len des Betriebs, z. B. am „Schwarzen Brett“. Damit können sich alle Mitarbeiter jederzeit darüber informieren.

Zu den wichtigsten aushangpflichtigen Gesetzen gehören z. B.

■ Jugendarbeitsschutzgesetz [JArbSchG] ■ Arbeitsschutzgesetz [ArbSchG]

■ Arbeitsstättenverordnung [ArbStättV] ■ Mutterschutzgesetz [MuSchG]

■ Arbeitszeitgesetz [ArbZG] ■ Bildschirmarbeitsverordnung [BildscharbV]

Exemplarisch sollen zwei Verordnungen im Überblick dargestellt werden.2

(2) Arbeitsstättenverordnung [ArbStättV]

Die Arbeitsstättenverordnung ist wichtig für die Gestaltung des gesamten Arbeitsumfel-des – sowohl für den Arbeitsraum als auch für den Arbeitsplatz und alle damit zusam-menhängenden Räumlichkeiten.

Die Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstättenverordnung, [ArbStättV]) legt gesetzliche Regeln zum Schutz der Beschäftigten fest. Sie dient dazu, die Gesundheit zu schützen und Arbeitsunfälle zu vermeiden.

(3) Bildschirmarbeitsverordnung [BildscharbV] Ein Büroarbeitsplatz stellt an die Gesundheit der Mitarbeiter hohe Anforderungen, beson-ders bei der Bildschirmarbeit.

1 Einen Mindeststandard für die nationalen Arbeitsschutzgesetze geben eine europäische Rahmenrichtlinie (EG Rahmenrichtlinie 89/391/EWG) sowie dazugehörige Einzelrichtlinien vor. Diese europäischen Richtlinien wurden in nationales Recht umgesetzt.

2 Speziellere Vorschriften dieser Verordnungen finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln.

LS 1

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Lernfeld

2


Die „Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bild-schirmgeräten“ spezifiziert die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung und soll sicherstellen, dass der an einem Bildschirmarbeitsplatz Arbeitende sowohl körperlich als auch psychisch1 keinen Überlastungen ausgesetzt wird.

In der Verordnung werden Mindestanforderungen festgelegt, und zwar an

■ das Bildschirmgerät selbst,

■ die Software,

■ den Arbeitsplatz,

■ die Arbeitsumgebung und

■ die Arbeitsorganisation.

Kompetenztraining

13 1. 1.1 Erkunden Sie Ihr Arbeitsumfeld und stellen Sie fest, an welchen Stellen in Ihrem Aus-bildungsunternehmen gesetzliche Vorschriften zum Arbeitsschutz ausgehängt sind!

1.2 Notieren Sie, um welche Vorschriften es sich handelt!

1.3 Berichten Sie darüber in der Klasse!

2. Recherchieren Sie im Internet den Gesetzestext der Arbeitsstättenverordnung!

Finden Sie heraus,

2.1 welcher Paragraf die hygienischen Voraussetzungen in der Arbeitsstätte regelt!

2.2 welche Regelungen es in dieser Verordnung für den Nichtraucherschutz gibt!

2.3 Geben Sie die recherchierten Inhalte mit eigenen Worten wieder!

3. Lesen Sie § 3 der Bildschirmarbeitsverordnung im Internet nach und fassen Sie kurz zu-sammen, welche Gefährdungen ausgeschlossen werden sollen!

1.2 Arbeitsraum

1.2.1 Ergonomische und ökologische2 AnforderungenHumane Arbeitsbedingungen sind eine Voraussetzung für effektives (wirkungsvolles) Arbeiten, weil Gesundheit, Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft des Menschen nur unter gesundheitsförderlichen Arbeitsbedingungen aufrechtzuerhalten sind. Bei der Planung und Einrichtung eines Arbeitsraums sind daher die ergonomischen und ökologi-schen Bedürfnisse des Menschen in besonderem Maße zu berücksichtigen.

1 Psyche: griechisch ursprünglich Hauch, Atem. Heute: Gemüt, Geist, Gesamtheit unserer Gefühle und Gedanken.

2 Ökologie: Teilbereich der Biologie, betrachtet die Wechselbeziehungen zwischen Organismen und ihrer natürlichen Umwelt.

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64 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Unter dem Begriff Ergonomie (Wissenschaft vom Men-schen in seiner Arbeitsumwelt) werden alle Überlegun-gen zusammengefasst, die die Anpassung der Arbeits-mittel, der Arbeitsumwelt und der Arbeit selbst an die menschlichen Bedürfnisse zum Ziel haben. Das betrifft z. B. die Bereiche Büroeinrichtung, Arbeitsmittel, Akus-tik, Beleuchtung und Klimatisierung

Mit der Ergonomie sind ökologische Zielsetzungen untrennbar verbunden, denn eine gesunde Umwelt ist die Grundlage für einen gesunden Arbeitsplatz.

Zur Erhaltung eines gesunden Arbeitsplatzes können Sie beitragen. Nachfolgend einige Tipps zu ökologisch verantwortungsbewusstem Handeln:

■ Auf möglichst geringen Papierverbrauch achten. Für Konzeptausdrucke genügt unter Umstän-den der Druck auf der Vorder- und Rückseite. Des Weiteren lässt sich auch für Entwurfstexte vor dem Drucken die Druckereigenschaft auf 300 dpi reduzieren. Damit verringert sich der Tonerverbrauch.

■ Verwenden von Recycling-Papier. In der Regel genügt diese Papierqualität für die interne Verwendung. Chlorgebleichtes Papier belastet bereits bei der Herstellung die Umwelt.

■ Bei der Beschaffung von Einrichtungsgegenständen und Geräten umweltfreundliche Pro-dukte bevorzugen (siehe Kap. 1.3.2.3).

■ Müll trennen. ■ Geräte und Beleuchtung erst bei Gebrauch einschalten. Auch der Standby-Modus benötigt

Strom. Bei längerer Arbeitsunterbrechung den PC herunterfahren. ■ Bildschirmschoner deaktivieren und stattdessen die Energieverwaltung aktivieren, d. h., der

Monitor schaltet sich nach einer bestimmten Zeit der Nichtverwendung aus.

Die Erfahrung zeigt für die Abfalltrennung im Büro:

Altpapier Zu jedem Schreibtisch gehört ein blauer Papiersammel-Behälter für Pappe, Papierverpackungen und alle grafischen Papiere, die nicht dem Datenschutz unterliegen.

Restmüll Ein kleiner schwarzer Restmüllsammler ausschließlich für nicht mehr verwertbare Abfälle wie z. B. Klebeband, Kaugummi und Heftklammern.

Biomüll Die Biomülltonne für organische Abfälle wie Teebeutel, Kaffeefilter, Essensreste, Pflanzen sowie Küchen- und Papiertücher sollte in die Tee-/Kaffeeküche oder an zentrale Sammelstellen auf den Fluren.

Kunststoff-verpackungen

Der gelbe Sack für Verpackungen mit grünem Punkt gehört in die Tee-/Kaffeeküche oder an zentrale Sammelstellen auf den Fluren, am besten in Mehrkammer-Sammelsystemen.Verpackungen mit dem grünen Punkt aus Kunststoffen sowie Verbund-stoffen und Aluminium gehören immer in den gelben Sack.

Für Glas, Metall, CDs, Toner kartuschen und Problemabfälle (Leuchtstoffröhren oder Batterien)

In Großbetrieben hat sich die Einrichtung einer zentralen Sammel- und Reparaturstelle bewährt. Hier können eingesammelte Materialien instandgesetzt oder neu befüllt werden.

Quelle: in Anlehnung an „Umweltschutz im Büro“, hrsg. v. d. Stadt Erlangen, o. J.

WORD ClipArt


Kompetenztraining

14 1. Erläutern Sie Beispiele, durch die eine körperliche Belastung an einem Büroarbeitsplatz entstehen kann!

2. Schildern Sie eine Situation, in der es zu einer psychischen Belastung am Arbeitsplatz kommen kann!

1.2.2 Raumklima (1) Einflussfaktoren auf das Raumklima

Das Raumklima ist abhängig von

■ Lufttemperatur, ■ Luftfeuchtigkeit,

■ Luftbewegung, ■ Wärmestrahlung.

Diese Faktoren tragen dazu bei, ob sich Menschen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen. Die Vorstellungen von einem guten Raumklima sind aber unterschiedlich. Manche Kollegen oder Kolleginnen sind z. B. kälteempfindlicher als andere.

(2) Raumtemperatur

Während der Arbeitszeit muss unter Berücksichtigung der Arbeitsverfahren, der kör-perlichen Beanspruchung der Beschäftigten und des spezifischen Nutzungszweckes des Raumes eine gesundheitlich zuträgliche Raumtemperatur bestehen [Anhang zu § 3 I ArbStättV].

Die Art der Arbeit spielt somit eine große Rolle. Ein Mitarbeiter, der seine Arbeit im Sitzen erledigen kann, hat einen anderen Anspruch an die Raumtemperatur als jemand, dessen Arbeit mit viel körperlicher Bewegung und Anstrengung verbunden ist.

Bei der Beschaffung von technischen Arbeitsmitteln, wie z. B. Computern, Druckern, Kopierern, ist darauf zu achten, dass diese Geräte eine geringe Wärmeabstrahlung auf-weisen, energiesparend und emissionsfrei sind. Zudem ist für eine ausreichende Luft-feuchtigkeit zu sorgen [Ziffer 18 des Anhangs zur BildscharbV].

Die Raumtemperatur in einem Büroraum sollte mindestens 20 °C betragen, empfohlen werden 22 °C. Bei höheren Temperaturen, wie es z. B. unter Sonneneinstrahlung vorkom-men kann, sollen ab 26 °C zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, ab 30 °C sind diese Maßnahmen Pflicht.

Welche Maßnahmen können bei sehr hohen Außentemperaturen ergriffen werden?

■ Sonnenschutzvorrichtungen nutzen ■ in Zeiten geringerer Sonneneinstrahlung verstärkt für Frischluftzufuhr

sorgen ■ Erfrischungsgetränke bereitstellen (Flüssigkeitsaufnahme ist für die

Mitarbeiter wichtig) ■ evtl. Arbeitszeiten verschieben ■ ggf. mobile Ventilatoren oder Kühlaggregate einsetzen (Energieaufwand und Nutzen abwägen)

WORD ClipArt

66 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

(3) Belüftung

Bei Räumen mit Fensterlüftung ist eine Stoßlüftung vorzunehmen (mehrmals täglich für einige Minuten die Fenster öffnen).

Bei Räumen mit Klimaanlagen übernehmen diese die Funktion der Be- und Entlüftung, der Kühlung, Erwärmung, der Be- und Entfeuchtung. Eine regelmäßige Wartung ist wichtig für einen umweltgerechten und hygienischen Einsatz. Klimaanlagen sollten auch bei heißen Temperaturen nicht zu niedrig eingestellt werden. Je geringer der Temperaturunterschied zwischen Innen- und Außentemperatur, desto geringer ist die Gefahr von körperlichen Beschwerden.

Pflanzen dienen zur Verbesserung der Luftqualität, sie müssen aber fachgerecht gepflegt werden.

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Kompetenztraining

15 1. 1.1 An einigen Hochsommertagen kommt es in manchen Büros zu sehr hohen Raumtem-peraturen. Sie werden gebeten, sich über die entsprechenden gesetzlichen Regelun-gen im Internet zu informieren.

Aufgabe:

Nennen Sie zwei gesetzliche Verordnungen, in denen Sie darüber Informationen fin-den!

1.2 Erläutern Sie Ihren Kollegen die Inhalte dieser Bestimmungen mit eigenen Worten!

2. Geben Sie die Höhe der Raumtemperatur an, die in einem Büroraum als geeignet angese-hen wird!

3. Schlagen Sie Maßnahmen vor, die Sie bei einer zu hohen Raumtemperatur ergreifen kön-nen!

4. Bestimmte Merkmale sind bei der Beschaffung technischer Arbeitsmittel (Computer, Dru-cker, Kopierer u. dgl.) zu beachten, um ein gesundes Raumklima zu erhalten. Erklären Sie an zwei Beispielen die wichtigsten Kriterien!

Aufträge bearbeiten

1 Sich einen Überblick über den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung verschaffen

1.1 Begriff und Merkmale von GeschäftsprozessenBeim Konzept der Geschäftsprozesse ist das Unternehmen bestrebt, die anfallenden Auf-gaben in zusammenhängende Folgen von Tätigkeiten (Geschäftsprozesse) einzubinden (z. B. Auftragsabwicklung, Personaleinstellung, Mahnwesen, Zahlungsabwicklung), um

einen zuvor festgelegten Auftrag zu erfüllen.1

Geschäftsprozesse werden nur für solche betrieblichen Abläufe beschrieben (modelliert), die sich in einer gewissen Regelmäßigkeit wiederholen (z. B. Bewerbungsverfahren für neue Mitarbeiter, Lagerbe-standsbuchführung, Kundenservice, Bearbeiten und Buchen von Ein-gangsrechnungen). Für einmalig durchzuführende Projekte (z. B. Erstel-len einer neuen Lagerhalle, Gründung eines Unternehmens), wird kein modellhafter Prozessablauf beschrieben.

Ein weiteres Kriterium von Geschäftsprozes-sen ist, dass durch den Einsatz von betrieb-lichen Leistungsfaktoren (z. B. Mitarbeiter, Funktionen der Software) der Outputfaktor einen höheren Wert aufweist als der Input-faktor, d. h. eine Wertschöpfung2 (ein Wertzuwachs) entstanden ist. Die Wertschöp-fung verursacht Kosten (z. B. Verbrauch von Material, Arbeitsstunden, Betriebsmittel). Die aufgewendeten Kosten sind jedoch nur dann sinnvoll eingesetzt, wenn der erstellte Wert dem Kunden einen Nutzen bringt, d. h. er bereit ist, hierfür einen Preis zu zahlen. Der Kunde ist somit der entscheidende Bezugspunkt für Geschäftsprozesse: Er löst den Geschäftsprozess aus, er bestimmt Art und Umfang des Wertschöpfungsprozesses und er beendet ihn, indem er seinen Kundenwunsch als erfüllt betrachtet.

■ Geschäftsprozesse bestehen aus einer zusammenhängenden, abgeschlossenen Folge von Tätigkeiten, die zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig sind und den Kunden einen Nutzen liefern.

■ Geschäftsprozesse werden nur für sich wiederholende betriebliche Abläufe beschrieben (modelliert).

1 Siehe hierzu auch die Ausführungen auf S. 48.

2 Die Wertschöpfung entsteht dadurch, dass bezogene Mittel durch die Leistung des Unternehmens in andere Erzeugnisse (Dienstleistungen) mit einem höheren Wert umgewandelt werden. Die Wertschöpfung zeigt somit die Differenz zwischen dem Wert der erstellten Leistung und den eingesetzten Vorleistungen auf.

Merkmale von Geschäftsprozessen

■ Zusammenhängende Folge von Tätig-keiten

■ Betrieblicher Ablauf wiederholt sich in gewisser Regelmäßigkeit

■ Wertzuwachs beim Output gegenüber dem Input

■ Geschäftsprozess bringt dem Kunden einen Nutzen

Lernfeld

3

2091 Sich einen Überblick über den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung verschaffen

1.2 Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung1

Der Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung ist Teil des Absatzprozesses. Er umfasst fol-gende Teilprozesse:

Falls Lagervorrat nicht ausreicht

Beschaf-fungsprozess durchführen(Lernfeld 4)

Teilprozesse der Auftragsbearbeitung

Rechtsgrundlagen

Kundenanfrage bearbeiten

Angebot abgeben

Kundenauftrag prüfen

Auftragsbestätigung abgeben

Kaufvertrag abschließen

Ware versenden

Rechnung erstellen

Zahlungseingang kontrollieren

Betriebswirtschaftliche Inhalte von Lernfeld 3

■ Rechts- und Geschäftsfähigkeit

■ Zustandekommen und Arten von Rechts-geschäften

■ Besitz und Eigentum

■ Begriff, Inhalt und Form der Anfrage ■ Prüfung der Anfrage

■ Begriff Angebot und die Bindung an ein Angebot

■ Inhalte des Angebots festlegen ■ Angaben zum Produkt ■ Lieferungsbedingungen ■ Zahlungsbedingungen ■ Leistungsort und Gerichtsstand

■ Abgleich mit Angebot ■ Prüfung auf Verfügbarkeit

■ Begriff Auftragsbestätigung ■ Erstellen der Auftragsbestätigung

■ Begriff Kaufvertrag ■ Möglichkeiten des Vertragsabschlusses ■ Rechte und Pflichten aus dem Kaufvertrag

(Verpflichtungsgeschäft) ■ Erfüllung des Kaufvertrags ■ AGBs

■ Versand der Ware ■ Funktion der Verpackung ■ Versandpapiere

■ Aufbau und Inhalt einer Rechnung

■ Überwachung des Zahlungseingangs

1 Handelt es sich um einen Industriebetrieb, muss die Kette der Teilprozesse um die „Leistungserstellung“ erweitert werden.

210 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten 210

2 Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden

Hinweis:

Ziel der folgenden Kapitel ist es, Sie zu befähigen, einen Kundenauftrag rechtssicher bearbei-ten zu können. Rechtssicherheit soll so verstanden werden, dass Sie sich über die Rechtsfolgen eines bestimmten Verhaltens (innerhalb der Auftragsbearbeitung) bewusst sind. Daher ist es von Bedeutung, eine klare Vorstellung zu haben von den fundamentalen Rechtsbegriffen in diesem Handlungsumfeld.

2.1 Rechts- und Geschäftsfähigkeit

2.1.1 Rechtsfähigkeit

(1) Begriff Rechtsfähigkeit

Rechtsfähigkeit ist die Fähigkeit von Personen, Träger von Rechten und Pflichten sein zu können.

Rechtsfähig sind natürliche Personen (Menschen) und juristische Personen. Man nennt die Personen auch Rechtssubjekte.1

(2) Natürliche Personen

Natürliche Personen sind alle Menschen. Der Gesetzgeber verleiht ihnen Rechtsfähigkeit.

Beispiel:

Das Recht des Erben, ein Erbe antreten zu dürfen. – Das Recht des Käufers, Eigentum zu erwerben. – Die Pflicht, Steuern zahlen zu

müssen. (Das Baby, das ein Grundstück erbt, ist Steuerschuldner, z. B. in Bezug auf die Grundsteuer.)

Die Rechtsfähigkeit des Menschen (der natürlichen Personen) beginnt mit der Vollen-dung der Geburt [§ 1 BGB] und endet mit dem Tod. Jeder Mensch ist rechtsfähig.

(3) Juristische Personen2

Juristische Personen sind „künstliche“ Perso-nen, denen der Staat die Eigenschaft von Per-sonen kraft Gesetzes verliehen hat. Sie sind damit rechtsfähig, d.h. Träger von Rechten und Pflichten.

1 Die „Gegenstände“ des Rechtsverkehrs (z. B. Abschluss und Erfüllung von Verträgen) bezeichnet man als Rechtsobjekte. Hierzu gehören die Sachen als körperliche Gegenstände [§ 90 BGB] und die Rechte (z. B. Miet- und Pachtrechte, Patent- und Lizenzrechte).

2 Juristisch: rechtlich.

Beispiele:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH); Aktiengesellschaft (AG); einge-tragene Vereine; Industrie- und Handels-kammern; öffentliche Rundfunkanstal-ten; Stiftungen.

2112 Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden

2.1.2 Geschäftsfähigkeit

(1) Begriff Geschäftsfähigkeit

Geschäftsfähigkeit ist die Fähigkeit von Personen, Willenserklärungen rechtswirksam abgeben, entgegennehmen (empfangen) und widerrufen zu können.

(2) Gesetzliche Regelungen zur Geschäftsfähigkeit

■ Geschäftsunfähigkeit

Kinder vor Vollendung des siebten Lebensjahres sind geschäftsunfähig [§ 104, Nr. 1 BGB]. Den Kindern sind Menschen, die sich in einem dauernden Zustand krank-hafter Störung der Geistestätigkeit befinden, gleichge-stellt [§ 104, Nr. 2 BGB].

Rechtsfolge:

Geschäftsunfähige können keine rechtswirksamen Willenserklärungen abgeben. Ver-träge mit Kindern und Geschäftsunfähigen sind immer nichtig, d. h. von vornherein ungültig.

Da Geschäftsunfähige keine Rechtsgeschäfte abschließen können, brauchen sie einen Vertreter, der für sie handeln kann. Bei Kindern sind dies in der Regel kraft Gesetzes die Eltern. Man bezeichnet die Eltern daher auch als „gesetzliche Vertreter“.

■ Beschränkte Geschäftsfähigkeit

Minderjährige, die zwar das siebte Lebensjahr, aber noch nicht das achtzehnte Lebensjahr vollendet haben, sind beschränkt geschäftsfähig [§ 106 BGB].

Rechtsgeschäfte mit einem beschränkt Geschäftsfähigen bedürfen der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

■ Diese Zustimmung kann im Voraus erteilt werden. Sie heißt dann Einwilligung [§§ 107; 183, S. 1 BGB].

■ Sie kann aber auch nachträglich gegeben werden. Die nachträglich er-folgte Zustimmung heißt Genehmigung [§§ 108, 184 I BGB].

Rechtsfolge:

Solange die Genehmigung des gesetzlichen Vertreters fehlt, ist ein durch den beschränkt Geschäftsfähigen abgeschlossenes Rechtsgeschäft schwebend unwirksam. Dies bedeutet, dass z. B. ein Vertrag (noch) nicht gültig, wohl aber genehmi-gungsfähig ist. Wird die Genehmigung verweigert, ist der Vertrag von Anfang an ungültig. Wird sie erteilt, ist der Vertrag von Anfang an wirksam [§§ 108 I, 184 I BGB].

212 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Keiner Zustimmung bedürfen folgende Rechtsgeschäfte:

■ Verträge, die dem beschränkt Geschäftsfähigen lediglich einen rechtlichen Vorteil bringen [§ 107 BGB].

■ Verträge, bei denen die vertragsgemäßen Leistungen (z. B. die Kaufpreiszahlung) mit Mitteln erfüllt werden, die der beschränkt geschäftsfähigen Person vom gesetzlichen Vertreter zur freien Verfügung oder zur Erfüllung des Vertrags oder mit Zustimmung des gesetzlichen Ver-treters von einem Dritten (z. B. den Großeltern, Patenonkel) überlassen wurden (Taschengeldparagraf) [§ 110 BGB].

■ Rechtsgeschäfte, welche die Eingehung, Erfüllung oder Aufhebung eines Dienst oder Arbeitsverhältnisses betreffen, wenn der gesetzliche Vertreter des Minderjährigen diesen zur Eingehung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses ermächtigt hat [§ 113 I, S. 1 BGB].

■ Rechtsgeschäfte, die der Betrieb eines selbstständigen Erwerbsgeschäfts (z. B. Handelsge-schäfts) mit sich bringt, wenn der gesetzliche Vertreter den beschränkt geschäftsfähigen Min-derjährigen mit der erforderlichen Genehmigung des Familiengerichts zum selbstständigen Betrieb eines Erwerbsgeschäfts ermächtigt hat [§ 112 I, S. 1 BGB].

■ Unbeschränkte Geschäftsfähigkeit

Personen, die das achtzehnte Lebensjahr vollendet haben, sind unbeschränkt geschäftsfähig [§ 2 BGB]. Ausnahmen bestehen nur für Menschen, die sich in einem dauernden Zustand krankhafter Störung der Geistestätigkeit befinden.

Rechtsfolge:

Die unbeschränkte Geschäftsfähigkeit bedeutet, dass von dem Erklärenden (der natürlichen Person) jedes Rechtsgeschäft, soweit dies gesetzlich erlaubt ist, rechts-gültig abgeschlossen werden kann. Eine Zustimmung gesetzlicher Vertreter und/oder die Genehmigung eines Familiengerichts ist nicht (mehr) erforderlich.

Kompetenztraining

54 1. Unterscheiden Sie die Begriffe Rechtsfähigkeit und Geschäftsfähigkeit! 2. Erklären Sie, welche Rechtsgeschäfte eine beschränkt geschäftsfähige Person ohne Einwil-

ligung des gesetzlichen Vertreters abschließen darf! Bilden Sie hierzu jeweils ein Beispiel! 3. Begründen Sie, warum das BGB bei den Stufen der Geschäftsfähigkeit feste Altersgrenzen

zugrunde legt! Nennen Sie die Altersgrenzen! 4. Erklären Sie, welche Rechtsfolgen eintreten, wenn geschäftsunfähige, beschränkt ge-

schäftsfähige oder voll geschäftsfähige Personen Willenserklärungen abgeben! 5. Der 17-jährige Auszubildende Finn wohnt und arbeitet mit Zustimmung seiner Eltern in

Stuttgart, während seine Eltern in Mannheim zu Hause sind.

Aufgaben:5.1 Am Monatsende ist die Miete zu zahlen. Begründen Sie, ob Finn aus rechtlicher Sicht

mit seiner Ausbildungsvergütung die Miete bezahlen darf!5.2 Finn möchte sich von seiner Vergütung eine Stereoanlage kaufen. Erläutern Sie die

Rechtslage!5.3 Erklären Sie, ob Finn, falls er 750,00 EUR geschenkt bekommt, eine Stereoanlage kau-

fen kann!5.4 Begründen Sie, wie im Fall 5.1 zu entscheiden ist, wenn Finn von zu Hause fortgelau-

fen ist und seit mehreren Monaten ohne Wissen der Eltern unter falschem Namen in Tübingen arbeitet!

275

Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

1 Sich einen Überblick über den Beschaffungsprozess verschaffen

1.1 Wirtschaftliche Bedeutung der Beschaffung

Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung von Materialien, Dienstleistungen, Betriebsmitteln, Rechten sowie Informationen über den Beschaffungsmarkt für den Leistungsprozess eines Unternehmens.

„Das Geld wird im Einkauf verdient.“ Dies ist ein gängiger Spruch von Kaufleuten. Es lässt sich durch das nachfolgende Beispiel leicht nachweisen, dass günstigere Bedingungen im Einkauf zur Verbesserung des Gewinns führen, ohne dass die Verkaufspreise erhöht oder durch teure Marketingmaßnahmen die Anzahl der Kunden erweitert werden muss.

Beispiel:

Vorher (in EUR) Nachher (in EUR)

Umsatzerlöse – Bezugspreis – Kosten im eigenen Unternehmen= Gewinn

110,00 50,00 50,00 10,00

110,00 48,00 50,00 12,00

Gewinnzuschlag in %=

10,00 · 100 ____________

100,00 = 10 % =

12,00 · 100 ____________

98,00 = 12,25 %

Erläuterungen:

Die Minderung des Bezugspreises um 2,00 EUR entspricht einer Preissenkung von 4 %. Eine solche Preissenkung führt zu einer Erhöhung des Gewinnzuschlagssatzes von 10 % auf 12,25 %. Der Gewinn kann durch die gesunkenen Kosten um 2,00 EUR oder 22,5 % gesteigert werden.1

1.2 Abfolge des BeschaffungsprozessesLöst man den Beschaffungsprozess auf in seine Teilprozesse, dann ergibt sich die nach-folgende Darstellung. Sie gibt einen Überblick über die logische Abfolge der Teilprozesse und knüpft eine Verbindung zu den betriebswirtschaftlichen Inhalten des Lernfeldes 4.

1 Nachher: Gewinn bei 100,00 EUR Kosten 12,25 EUR Vorher: Gewinn bei 100,00 EUR Kosten 10,00 EUR Gewinnerhöhung 2,25 EUR

Alter Gewinn 10,00 EUR ≙ 100 %Gewinnerhöhung 2,25 EUR ≙ x % x = 2,25 · 100

__________ 10

= 22,5 %

LS 1

Lernfeld

4

276 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

Teilprozesse der Beschaffung

Beschaffungsplanung kennen und anwenden

Bezugsquellen ermitteln

Lieferantenauswahl treffen

Beschaffungs- prozesse abwickeln

Vorgehen bei Vertragsstörungen

planen

Zahlungsabwicklung überwachen

Betriebswirtschaftliche Inhalte von Lernfeld 4

■ Sich über Aufgaben der Beschaffungsplanung informieren ■ Programm planen ■ Bestände verwalten ■ Bedarf an Beschaffungsobjekten ermitteln ■ Sich für Eigenfertigung oder Fremdbeschaffung entscheiden ■ Produktwert berücksichtigen: ABC-Analyse ■ Just-in-time-Konzeption beurteilen ■ Optimale Bestellmenge bestimmen (Mengenplanung) ■ Zeitpunkt der Bestellung bestimmen (Zeitplanung)

■ Begriff Beschaffungsmarktforschung ■ Informationen über Lieferer beschaffen

■ Informationsquellen nutzen ■ Informationswege recherchieren

■ Anfrage an Lieferanten erstellen ■ Angebote vergleichen und bewerten

■ Einfaktorenvergleich mit Bezugskalkulation ■ Nutzwertanalyse (Mehrfaktorenvergleich)

■ Nachhaltiges Wirtschaften bei der Beschaffung beachten

■ Bestellung abgeben ■ Abschluss von Verträgen durchführen ■ Nichtigkeit und Anfechtung von Verträgen prüfen ■ Warenabnahme und -prüfung durchführen ■ Sachgerechte Einlagerung vornehmen ■ Soziale und ökologische Mitverantwortung im Zusammen-

hang mit der Lagerhaltung bewusst machen

■ Vorgehen bei Vertragsstörungen planen ■ Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung) ■ Lieferungsverzug (Nicht-Rechtzeitig-Lieferung)

■ Rechnung prüfen ■ Rechnungsausgleich veranlassen

2 Beschaffungsplanung kennen und anwenden

Die Beschaffungsplanung legt für einen bestimmten Zeitraum fest,

■ welche Güter ■ in welcher Menge ■ zu welcher Zeit ■ bei welchem Lieferer

beschafft werden.


2.1 Sich über Aufgaben der Beschaffungsplanung und Verwaltung von Beständen informieren

2.1.1 Aufgaben der BeschaffungsplanungDie Beschaffungsplanung hat in erster Linie folgende Fragen zu klären:

■ Welche Güter (Beschaffungsobjekte) sollen gekauft werden?

■ Für welche Güter lohnt sich ein intensiver Planungsaufwand?

■ Welche Menge wird benötigt?

■ Zu welchem Zeitpunkt werden die Güter benötigt?

2.1.2 Programm planen

(1) Begriffe Produkt- bzw. Sortimentsprogramm

Zu den bedeutsamen Festlegungen eines Industriebetriebs gehört die Entscheidung über die Zusammensetzung des Produktprogramms. Gleiches gilt für den Handelsbetrieb, aller-dings spricht man hier von Sortimentsprogramm.

Im Produkt- bzw. Sortimentsprogramm sind Art und Menge der Produkte bzw. Waren festgelegt, die ein Industrie- bzw. Handelsunternehmen anbietet.

Dabei gilt eine einfache Regel: „Beschafft werden nur die Güter, die anschließend auch verkauft werden können“. Mit anderen Worten: Die Auswahl der Beschaffungsobjekte muss von seinem Ende – dem Absatzmarkt – her gedacht werden.

(2) Arten des Produkt- bzw. SortimentsprogrammsBetrachtet man das Produkt- bzw. Sortimentsprogramm unter den Gesichtspunkten Breite und Tiefe, dann kann einerseits zwischen einem breiten und einem schmalen Produkt- bzw. Sortimentsprogramm und andererseits zwischen einem tiefen und einem flachen Produkt- bzw. Sortimentsprogramm unterschieden werden.

■ Gliederung eines Programms unter dem Gesichtspunkt der Breite am Beispiel Produktprogramm

Art des Produktprogramms

Erläuterungen Beispiele

Breites Produktprogramm

Es werden viele Produktarten in mehreren Varianten herge-stellt.

Eine Möbelfabrik stellt Küchen-, Arbeits-, Wohn- und Schlafzimmermöbel her. Innerhalb der Küchenmö-bel gibt es eine klassische und eine Landhausreihe. Die Fronten gibt es in verschiedenen Kunststoffde-kors, in verschiedenen Holzarten sowie in vielen Farben. Entsprechend gibt es auch Varianten der Arbeits-, Wohn- und Schlafzimmermöbel.

Schmales Produktprogramm

Es wird nur ein Produkt oder nur wenige Produktarten hergestellt. Die Verringerung der Produktbreite bezeichnet man auch als Spezialisierung.

Eine Möbelfabrik spezialisiert sich auf die Herstel-lung von Einbauküchen.

278 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

■ Gliederung eines Programms unter dem Gesichtspunkt der Tiefe am Beispiel Sortimentsprogramm

Tiefes Sortiment. Es kennzeichnet die Anzahl der Artikel, die der Handels-betrieb innerhalb einer Warengruppe anbietet. Die Artikel unterscheiden sich dabei hinsichtlich ihrer Qualität, Preis-lage und Ausführungen. Ein Sortiment ist umso tiefer, je mehr gleich artige Artikel geführt werden. Aus Kundensicht ver-fügt solch ein Handelsbetrieb über eine „große Auswahl.“

Beispiel:

Ein Jeansladen führt alle großen Marken, alle Größen, viele Farben, Vielzahl von Preislagen . . .

Flaches Sortiment. Es bietet nur wenige Artikel innerhalb einer Warengruppe an.

Beispiel:

Eine Boutique führt nur top-modische Kleider, T-Shirts und Hosen; häufig nur Einzelteile von bekannten Modeschöp-fern; weniger Farben; nur hochpreisige Ware.

Artikel Artikel1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 2 3 4 5 6 7 8a1 b1 c1 d1 e1 f1 g1 h1 i1 j1 k1 l1 m1 n1 o1 p1 a1 b1 c1 d1 e1 f1 g1 h1

a2 b2 c2 d2 e2 f2 g2 h2 k2 l2 m2 n2 p2 a2 b2 c2 d2 e2 f2 g2 h2

c3 d3 h3 l3 p3 a3 b3 c3 d3 e3 f3 g3 h3

b4 d4 e4 f4 g4

Sortimentsbreite b5 f5 g5

f6 g6

breites Sortiment tiefes Sortiment

2.1.3 Bestände verwaltenEine Verwaltung und Darstellung der Güterbestände in Papierform ist heute auch bei klei-neren Betrieben nicht mehr üblich. Die vielfältigen Möglichkeiten, die mit einer elektro-nischen Verwaltung und Darstellung unter Führung eines entsprechenden Programms (IUS – Integrierte Unternehmenssoftware) geboten werden, bringen so viele wirtschaft-liche Vorteile, dass ein Unternehmen darauf nicht verzichten kann.

So

rtim

ents

tiefe


Vorteile einer elektronischen Verwaltung der Güterbestände

aus Sicht der Datenhaltung

■ Die Grunddaten des Unternehmens werden in einer unternehmensweiten Datenbank verwaltet.

■ Daten, die an unterschiedlichen Stellen im Betrieb benötigt werden (z. B. Artikeldaten), werden nur einmal gespeichert. Änderungen werden sofort und für alle Nutzer wirksam. Der Datenbestand ist stimmig.

■ Der Verantwortliche für die Lagerbestandsführung ist daher nicht gezwun-gen, Unsicherheiten bei den künftigen Bedarfen dadurch auszugleichen, dass er „zur Sicherheit“ höhere Lagerbestände führt.

aus Sicht des Benutzers

■ Der Mitarbeiter hat Zugriff auf die Daten des Unternehmens, die er zur Bewältigung seiner Aufgabe benötigt.

■ Die Daten werden ihm in informativer Form am Bildschirm dargeboten.

Beispiele:

■ Die Verwendung von Rahmen und Farbe lenkt die Aufmerksamkeit des Benutzers rasch auf jene Informationen, die gerade bedeutsam sind (rot: ein vorgegebener Grenzwert wurde unter- bzw. über-schritten; z. B. der aktuelle Lagerbestand ist unterhalb des Sicher-heitsbestandes).

■ Diagramme unterstützen das Verständnis für komplexe Entschei-dungen, z. B. Bestimmung der optimalen Bestellmenge, siehe Kapi-tel 2.6, S. 294 ff.

■ Such- und Hilfefunktionen unterstützen den Benutzer bei der raschen und fehlerfreien Erledigung seiner Aufgabe.

■ Anforderungen der Datensicherheit und des Datenschutzes werden unter-stützt (z. B. Vergabe von Zugriffsrechten).

■ Der Bildschirm wird nicht mit Informationen überfrachtet.

Beispiel:

Wählt der Mitarbeiter den Programmbaustein „Artikelverwaltung“, dann erhält er zunächst nur die Grunddaten, wie z. B. Artikelnummer, Bezeichnung, Mengeneinheit, Lagerbestand, bestellte Menge. Spe-zielle Daten, z. B. über Meldebestand, Sicherheitsbestand, optimale Bestellmenge usw., kann er über Registerkarten bei Bedarf anwählen.

■ Ein einheitlicher Bildschirmaufbau (z. B. Verwendung einheitlicher Farben und Schriften; Suchfunktion, Hilfefunktion) erleichtert die Orientierung, ver-kürzt die Einarbeitungszeit, beschleunigt die Bearbeitung der Aufgaben und verringert das Risiko von Falscheingaben.

391

Kunden akquirieren und binden

1 Einen Überblick gewinnen über den Geschäftsprozess „Kunden akquirieren und binden“

Der Geschäftsprozess Kunden akquirieren1 und binden ist Teil des Absatzprozesses. Er umfasst folgende Teilprozesse:

Teilprozesse der Kunden akquise und -bindung

Absatzpolitische Ziele ableiten und Wettbewerbs-

strategien wählen

Marketing-Mix aus Kommunikations- und

Preispolitik planen

Marketing-Mix aus Kommunikations- und

Preispolitik durchführen

Marketing-Mix aus Kommunikations- und Preispolitik evaluieren

Marktsituation analysieren und beurteilen

Betriebswirtschaftliche Inhalte des Lernfeldes 5

■ Marketing: Der Kunde im Mittelpunkt der betrieblichen Aktivitäten

■ Marktsituation analysieren ■ Begriff, Gebiete und Träger der Marktforschung ■ Methoden der Marktforschung ■ Kunden und Konkurrenten strukturieren ■ Konjunkturelle Phasen erkennen

■ Marktsituation beurteilen

■ Alleinstellungsmerkmale der eigenen Produkte ■ Festlegung der absatzpolitischen Ziele ■ Wahl der passenden Wettbewerbsstrategie

■ Identifikation der Zielgruppe ■ Kommunikationspolitische Entscheidungen ■ Preispolitische Entscheidungen ■ Entwicklung eines abgestimmten Marketing-Mix

■ Werbebrief gestalten und formulieren ■ Aktuelle Kommunikationswege ■ Wirtschaftliche, rechtliche und ethische Grenzen der

Werbung

■ Marketing-Mix präsentieren ■ Präsentation beurteilen ■ Werbeerfolgskontrolle durchführen ■ Ergebnisse reflektieren ■ Bedeutung des Marketings für Unternehmenserfolg

1 Akquirieren: erwerben, anschaffen.

Lernfeld

5

392 Lernfeld 5: Kunden akquirieren und binden

2 Marktsituation analysieren und beurteilen

2.1 Marketing: Den Kunden im Mittelpunkt der betrieblichen Aktivitäten wahrnehmen

Grundaufgabe eines jeden Unternehmens ist es, den Absatz seiner Ideen, Waren und Dienstleistungen so zu organisieren, dass es auf dem gewählten Markt erfolgreich ist.

(1) Entwicklung zur Marketingkonzeption

Durch die zunehmende Sättigung der Bedürfnisse, den technischen Fortschritt und die Liberalisierung der Märkte kommt es derzeit zu einem Überhang des Leistungsangebots. Dies führt dazu, dass weniger die Produktion und ihre Gestaltung, sondern der Absatz der erzeugten Produkte zur Hauptaufgabe der Unternehmen wird.

Diese Veränderungen bleiben nicht ohne nachhaltige Auswirkungen auf die Durchführung des Absatzes. Während früher vorrangig die Verteilung der Erzeugnisse das Problem war, kommt es nun darauf an, den Absatzmarkt systematisch zu erschließen. Dies erfordert für das Erreichen der Unternehmensziele zunehmend die Ausrichtung aller Unterneh-mensfunktionen auf die tatsächlichen und die zu erwartenden Kundenbedürfnisse. Für diese Führungskonzeption wird das aus dem Amerikanischen übernommene Wort Mar-keting verwendet.

(2) Begriff Marketing

Die Marketingkonzeption besagt, dass der Schlüssel zur Erreichung des gesetzten Unter-nehmensziels darin liegt, die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden zu ermitteln und diese dann wirksamer und wirtschaftlicher zufrie-denzustellen als die Mitbewerber. Oberstes Ziel des Marketings ist die Kundenzufrieden-heit.

Ein zufriedener Kunde

■ kauft mehr und bleibt länger „treu“,

■ kauft bevorzugt vom gleichen Unternehmen, wenn dieses neue oder verbesserte Produkte bringt,

■ denkt und spricht gut über das Unternehmen und seine Produkte,

■ beachtet Marken, Werbe- und Preisangebote der Mitbewerber weniger stark,

■ bietet dem Unternehmen gern neue Ideen zu Produkt und Service an.

■ Marketing ist eine Konzeption, bei der alle Aktivitäten eines Unternehmens konse-quent auf die Erfüllung der Kundenbedürfnisse ausgerichtet sind.

■ Ziel der Marketingkonzeption ist die Kundenzufriedenheit.

Schlagworte zum Marketing

■ Erfülle Kundenbedürfnisse auf profita-ble Art!

■ Entdecke Kundenwünsche und erfülle sie!

■ Wir richten es, wie Sie es wollen! ■ Bei uns sind Sie der Boss!


(3) Einbindung der Kundenorientierung in die Unternehmenskultur

Durch die Marketingkonzeption rückt der Kunde in den Mittel-punkt der betrieblichen Aktivitäten. Es geht dabei um mehr als um die Verwaltung der Kundendaten – es geht um die Wert-schätzung des Kunden als Partner, um die Übererfüllung seiner Erwartungen und einen guten Service. Dies gelingt nur, wenn das Unternehmen zuvor detaillierte Kenntnisse über die Kun-den und den Markt gewonnen hat. Verfügt das Unternehmen über die erforderlichen Informationen, dann kann es mit allen Mitteln und Möglichkeiten dafür sorgen, dass der Kunde mit unserer Leistung seinerseits gute Geschäfte macht.

Diese Denkweise wird z. B. sichtbar in der Unternehmenskultur der Firma Henkel:1

Beispiel: Wir stellen unsere Kunden in den Mittelpunkt unseres Handelns.

Wir denken voraus und gehen auf die Wün-sche und Bedürfnisse unserer Kunden ein, indem wir höchsten Kundennutzen, ausge-zeichnete Qualität sowie innovative Marken und Technologien bieten.

Wir schätzen unsere Kunden und stellen sie in den Mittelpunkt unserer Arbeit. Nur so kön-nen wir ihnen Mehrwert bieten. Da nicht alle Henkel-Mitarbeiter im direkten Kontakt mit den Kunden stehen, ist es umso wichtiger für uns alle zu wissen, was dieser Wert für Henkel bedeutet. Denn er ist maßgeblich für unseren Erfolg. Um die besten Produkte, die höchste Qualität und hervorragenden Service zu gewährleisten, müssen wir Kunden und Konsumenten besser verstehen, als es unsere Wettbewerber tun. Wenn uns das gelingt, wer-den wir in all unseren Märkten weiter erfolg-reich wachsen.

Mehrwert für die Kunden schaffen

Der Wert „Kunde“ ist maßgeblich für unseren Erfolg. Unsere Kunden und Verbraucher ste-hen im Fokus aller unserer Aktivitäten. Dies gilt nicht nur für die Mitarbeiter, die im Marketing, Kundenservice oder Vertrieb im direkten Kon-takt mit den Kunden stehen, sondern es gilt für jeden Mitarbeiter. Denn auch in der Forschung, der Personalabteilung oder Buchhaltung wer-den Entscheidungen getroffen, die sich auf unsere Kundenbeziehungen auswirken.

Bei allem, was wir tun, erinnert uns der Kunden-Wert daran, dass unsere Kunden in der Industrie, im Handel und im Handwerk nicht nur unsere Produkte, Technologien und Dienstleistungen kaufen, sondern darüber hin-aus auch unsere Partner sind. Gemeinsam mit ihnen entwickeln wir Lösungen, die direkt auf sie zugeschnitten sind. Diese erhöhen auch die Qualität und Nachhaltigkeit der Produkte, die unsere Kunden wiederum anbieten.

Wir schaffen für unsere Kunden und Verbrau-cher Mehrwert durch Innovationen und legen damit gleichzeitig den Grundstein für weiteres Wachstum in all unseren Märkten.

■ Wird der Kunde als Partner des Unternehmens gesehen, lässt sich das Problem des Kunden besser ermitteln und lösen.

■ Gelingt es, dieses über den spezifischen Nutzen der eigenen Produkte besser zu lösen als die Wettbewerber, stellt sich für das Unternehmen der Erfolg ein.

1 http://www.henkel.de/ueber-henkel/vision-und-werte-10015.htm [29.03.2014]

König Kunde

394 Lernfeld 5: Kunden akquirieren und binden

2.2 Eigene Marktsituation anhand der Marktforschungs- und Kundendaten analysieren

2.2.1 Begriff Marktforschung und die Träger der Marktforschung

(1) Begriff Marktforschung

Unternehmen, die ohne grundlegende Kennt-nisse der Märkte und ohne sinnvolle Abstim-mung der Marketinginstrumente Produkte auf den Markt bringen, laufen Gefahr, auf ihren Pro-dukten ganz oder teilweise „sitzen zu bleiben“.

Werden hingegen vor dem Verkauf der Produkte Marktinformationen (z. B. über Kundenwünsche, Kaufkraft der Kunden, Verhalten der Konkurren-ten, die Lage auf den Beschaffungsmärkten und allgemeine Marktdaten) beschafft, sind die Aus-sichten wesentlich besser, die Absatzpläne zu verwirklichen.

■ Marktforschung ist die systematische Erforschung, Beschaffung und Aufbereitung von Marktinformationen.

■ Marktforschung geschieht durch Marktanalyse und Marktbeobachtung.

■ Marktanalyse

Die Marktanalyse untersucht die Marktgegebenheiten zu einem bestimmten Zeit-punkt.

Eine Marktanalyse wird z. B. vorgenommen, wenn neue Produkte oder weiterentwickelte Produkte auf den Markt gebracht werden sollen. Untersuchungsgegenstände sind z. B.:

■ Anzahl der Personen, Unternehmen und Verwaltungen, die als Käufer infrage kommen,

■ Einkommens- und Vermögensverhältnisse der mutmaßlichen Käufer,

■ persönliche Meinung der (möglichen) Käufer zum angebotenen Produkt,

■ Beschaffung von Daten über die Konkurrenzunternehmen, die den zu untersuchenden Markt bereits beliefern (z. B. deren Preise, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen, Qualitäten der angebotenen Erzeugnisse, Werbung).

■ Marktbeobachtung

■ Die Marktbeobachtung hat die Aufgabe, Veränderungen auf den Märkten laufend zu erfassen und auszuwerten.

■ Beobachtet werden zum einem die vorhandenen bzw. neu zu gewinnenden Kun-den, und zum anderen das Verhalten der Konkurrenzunternehmen.

LS 1, 2, 3


Die Fragestellungen lauten z. B.:

■ Wie entwickelt sich die Zahl der Nachfrager, wie die mengen- und wertmäßige Nachfrage nach einem bestimmten Produkt?

■ Wie entwickeln sich die Einkommen, wie die Vermögensverhältnisse der Abnehmer?

■ Wie verändert sich die Einstellung der Käufer zum angebotenen Produkt?

■ Wie reagieren die Konkurrenzunternehmen auf absatzpolitische Maßnahmen (z. B. Preisände-rungen, Werbemaßnahmen)?

Ziel der Marktbeobachtung ist die Ermittlung von Tendenzen, Veränderungen sowie Trends innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

(2) Träger der Marktforschung

Die Träger der Marktforschung sind die Großbe-triebe mit ihren wissenschaftlichen Stäben, wissen-schaftliche Institute und vor allem Marktforschungs-institute.

Marktforschungsinstitute sind gewerbliche Ein-richtungen und Unternehmen, die sich im Auftrag von Industrie und Handel der Meinungsforschung und der Marktforschung widmen.

2.2.2 Verfahren zur Datenerhebung(1) Begriffsdefinitionen

Informationen über Marktdaten (z. B. über die Kun-den eines Unternehmens) können unmittelbar am Markt erhoben oder es kann auf bereits vorhandenes Datenmaterial zurückgegriffen werden. Im ersten Fall spricht man von Primärforschung1 (Feldforschung). Sie ermittelt Primärdaten. Im zweiten Fall spricht man von Sekundärforschung2 (Schreibtischforschung). Sie geht von Daten aus, die häufig bereits für andere Zwecke ermittelt worden sind. Man bezeichnet diese Daten als Sekundärdaten.

(2) Primärforschung

Die Primärforschung gewinnt die Informationen direkt an ihrem Entstehungsort.

Voraussetzung für die Gewinnung von Marktinformationen (z. B. über die Kunden) ist eine möglichst umfassende und genaue Planung aller erforderlichen Einzelschritte.

1 Primär: an erster Stelle stehend, vorrangig.

2 Sekundär: an zweiter Stelle stehend, zweitrangig.

Beispiele:

EMNID-Institut GmbH & Co. KG, Bielefeld; Institut für Demoskopie Allensbach GmbH, Allensbach (Bodensee); INFRA-TEST-Markt-forschung, Wirtschaftsforschung, Motivforschung, Sozialforschung GmbH & Co. KG, München.

495

Wertströme erfassen und beurteilen

1 Wertströme eines Unternehmens

1.1 Geld-, Güter-, Informationsstrom und der Begriff GeschäftsvorfälleDurch den Verkauf der hergestellten Erzeugnisse, der Handelswaren oder der erbrachten Dienstleistungen erhält das Unternehmen einen Geldwert (Einzahlungen), den es dazu nutzt, alle anfallenden Auszahlungen sowie die Investitionsgüter zu finanzieren. Dem Güterstrom steht damit – in entgegengesetzter Richtung – ein Geldstrom gegenüber.

Damit der Güter- und Geldstrom ständig aufrecht erhalten wird, muss das Unternehmen die geeigneten Lieferer auswählen und die möglichen Kunden finden. Hierzu ist ein Infor-mationsstrom erforderlich, der von den Kunden ausgeht und über das eigene Unterneh-men bis zum Lieferer reicht.

Beispiel: Güter-, Geld- und Informationsstrom bei einem Großhandelsunternehmen:

Geldgeber

BankenGesell- schafter

Unternehmensleitung

LiefererLiefererLiefererLieferer

Beschaffung von– Mitarbeitern– Waren– Dienstleistungen

Verkauf von Waren

Geld-kapital Gewinne

Zins u. Tilgung

Erlöse aus dem Verkauf von Waren

Auszahlungen für– Waren– Dienstleistungen– Löhne– Sozialversicherung

KundenKundenKundenKunden

Informationsstrom Güterstrom Geldstrom

Beschaf-fungLager

Verkaufs-raum Absatz

Durch den Geld- und Güterstrom verändert sich ständig der Wert des Vermögens (z. B. das Bankguthaben, der Warenbestand) und der Schulden (z. B. die Verbindlichkeiten gegen-über Lieferern oder der Bank). Vorgänge, die Geld- und Güterströme hervorrufen, bezeich-net man als Geschäftsvorfälle.

Geschäftsvorfälle sind Vorgänge, die ■ eine Veränderung der Vermögenswerte bzw. der Schulden auslösen, ■ zu Geldeinzahlungen oder Geldauszahlungen führen und gegebenenfalls ■ einen Werteverzehr (Aufwand) oder einen Wertezuwachs (Ertrag) darstellen.

LS 1

Lernfeld

6

496 Lernfeld 6: Wertströme erfassen und beurteilen

In der Praxis existiert über jeden Geschäfts-vorfall ein Beleg. Aus dem Beleg geht hervor

■ die Ursache (z. B. Kauf von Briefmarken), ■ die Höhe (z. B. 130,00 EUR) und ■ der Zeitpunkt (z. B. 18. März 20 . .)

der Wertveränderung.

1.2 Belegarten

(1) Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Werden Waren gegen Rechnungsstellung gekauft, so liegt eine Eingangsrechnung vor. Werden Waren gegen Rechnungsstellung verkauft, so liegt eine Ausgangsrechnung vor.

Beispiel: Ein- und Ausgangsrechnung aus Sicht des Baumarkts Feistle OHG

Maschinenfabrik Fritzenschaft GmbH

Maschinenfabrik Fritzenschaft ∙ 22117 Hamburg ∙ Spökelborgring 10

Baumarkt Feistle OHG Scherzerplatz 5 90766 Fürth

Rechnung Nr. 176/15

Menge Artikel Nr.Artikel-

bezeichnungEinzelpreis

EURGesamtpreis

EUR

8 476 108 Bohrmaschine+ 19 % USt

68,20 545,60 103,66

649,26

■ Zur Eingangsrechnung:

Werden Waren von einem Lieferer auf Ziel (z. B. Zahlung innerhalb 14 Tagen), d. h. auf Kredit an den Baumarkt Feistle OHG geliefert, so bezeichnet man den Lieferer in der Buchführung als Kreditor.1 Er hat an den Kunden Feistle OHG eine Forderung.

Der Kreditor ist ein Gläubiger.

Der Baumarkt Feistle OHG hat gegenüber der Maschinenfabrik Fritzenschaft GmbH eine Verbindlichkeit von 649,26 EUR.

Baumarkt Feistle OHG

Feistle OHG, Scherzerplatz 5, 90766 Fürth

Schreinerei Hans Körner KG Breitscheidstr. 81

90459 Nürnberg

Rechnung Nr. 1040

Lieferung von 2 Bohrmaschinen zu je 95,48 EUR 190,96 EUR + 19 % USt 36,28 EUR

227,24 EUR

■ Zur Ausgangsrechnung:

Bezieht ein Kunde vom Lieferer Baumarkt Feistle OHG Waren auf Ziel (z. B. Zahlung innerhalb 14 Tagen), d. h. auf Kredit, so bezeichnet man den Kunden in der Buchführung als Debitor.2 Er hat gegenüber dem Lieferer eine Verbindlichkeit.

Der Debitor ist ein Schuldner.

Der Baumarkt Feistle OHG hat gegenüber der Schreinerei Hans Körner KG eine Forderung von 227,24 EUR.

1 Der Begriff Kredit kommt von credere (lat.): glauben, vertrauen.

2 Debere (lat:) bedeutet etwas schulden.

DEUTSCHE POST AG

19053 SCHWERIN

1313-0108 0037 18. MÄRZ 20 . .

*130,00 EUR

POSTWERTZEICHEN


(2) Fremd- und Eigenbelege

Belegart Erläuterungen Beispiele

Fremdbelege (externe Belege)

Sind Belege, die von fremden Unternehmen erstellt werden. Sie fallen im Geschäftsverkehr mit Außenstehenden an.

■ Eingangsrechnungen ■ Bankbelege (z. B. Kontoauszüge) ■ Frachtbrief ■ Gutschriftanzeige des Lieferers ■ . . .

Eigenbelege (interne Belege)

Sind Belege, die das Unterneh-men selbst erstellt hat. Sie ent-stehen aus innerbetrieblichen Vorgängen.

■ Lohn- und Gehaltsliste ■ Quittungen für Privatentnahmen ■ Kopien von Ausgangsrechnungen ■ Quittungsdurchschriften ■ Durchschriften von Geschäftsbriefen ■ . . .

1.3 Begriff BuchführungIn den Unternehmen fällt täglich eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen an, die Wertverände-rungen des Vermögens und/oder der Schulden hervorrufen. Um eine Übersicht über diese Wertveränderungen zu behalten, muss der Kaufmann die zu Beginn der Geschäftsperiode vorhandenen Bestände an Vermögen und Schulden sowie deren Veränderung durch die Geschäftsvorfälle festhalten. Er muss über die Geschäftsvorfälle „Buch führen“.

Buchführung ist die lückenlose und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäfts-vorfälle eines Unternehmens aufgrund von Belegen.

Darüber hinaus ist der Kaufmann auch im öffentlichen Interesse zur Buchführung ver-pflichtet (siehe Kapitel 2).

Kompetenztraining

133 1. Erläutern Sie den Begriff Buchführung!

2. Notieren Sie, wie man die Vorgänge, die in der Buchführung erfasst werden, nennt!

3. Bilden Sie drei Beispiele, aus denen hervorgeht, warum die Aufzeichnung der Geschäfts-vorfälle für die Geschäftsleitung des Unternehmens unentbehrlich ist!

4. Erläutern Sie, worin der Unterschied zwischen einem Fremd- und einem Eigenbeleg liegt!

5. Stellen Sie dar, welche Aussagen aus einem Beleg entnommen werden können!

6. Erläutern Sie die Begriffe Güterstrom, Geldstrom und Informationsstrom!

498 Lernfeld 6: Wertströme erfassen und beurteilen

7. Ordnen Sie folgende Ereignisse den drei Strömen zu:

Nr. Ereignis Art des Stromes

7.1 Kunde erhält von uns ein Angebot

7.2 Kunde schickt uns einen Auftrag

7.3 Wir richten eine Anfrage an einen Lieferer

7.4 Lieferer schickt uns Handelswaren zusammen mit Lieferschein

7.5 Waren werden gegen Warenentnahme-schein dem Lager entnommen

7.6 Das Bankkonto wird mit einer Last-schrift des Lieferers belastet

8. Erläutern Sie die Aufgabe von Belegen in der Buchführung!

2 Rechtliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige BuchführungGrundlegende gesetzliche Buchführungsbestimmungen für Kaufleute finden sich im Han-delsgesetzbuch [HGB]. Da die Buchführung auch Grundlage für die Besteuerung des Unter-nehmens ist, gibt es daneben noch steuerrechtliche Buchführungsbestimmungen. Sie sind insbesondere in der Abgabenordnung [AO],1 dem Einkommensteuergesetz [EStG], dem Körperschaftsteuergesetz [KStG]2 und dem Umsatzsteuergesetz [UStG]3 enthalten.

2.1 Buchführungspflicht, ordnungsmäßige Buchführung und die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen

(1) Buchführungspflicht

Jeder Kaufmann, der ins Handelsregister eingetragen ist, ist verpflichtet Bücher4 zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen [§ 238 I HGB].

Nach § 241 a HGB sind von der Buchführungspflicht befreit Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als

■ 600 000,00 EUR Umsatzerlöse und ■ 60 000,00 EUR Jahresüberschuss

aufweisen.

1 Unter Abgaben verstehen wir Pflichtzahlungen (Steuern, Zölle, Gebühren und Beiträge), die Bund, Länder und Gemeinden von den Staatsbürgern und von juristischen Personen fordern. Das steuerliche Grundgesetz zur Regelung des Abgabenwesens nennt man Abgabenordnung. Sie enthält Vorschriften über das Besteuerungsverfahren, das Steuerstrafwesen, das Rechtsmittelverfahren gegen Steuerbescheide und die Vorschriften über die örtliche Zuständigkeit der Finanzämter.

2 Die Körperschaftsteuer besteuert den Jahresüberschuss der juristischen Personen (z. B. AG, GmbH).3 Vgl. hierzu S. 550 ff.4 Vgl. hierzu S. 524 f.


(2) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung [GoB]

Ein großer Teil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist im HGB und in der AO gesetzlich verankert. Wichtige Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind beispiels-weise:

Allgemeiner Grundsatz [§ 238 I, S. 2 HGB; § 145 I AO]

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sach-verständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“

Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit [§ 238 I, S. 3 HGB]

„Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“Praktisch führt dieser Grundsatz zu der Forderung: keine Buchung ohne Beleg und zu einer ordnungsmäßigen Belegaufbewahrung.

Grundsatz der Vollständigkeit und Richtigkeit [§ 239 II HGB; § 146 II AO]

„Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Auf-zeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geord-net vor genommen werden.“Die Grundsätze 2 und 3 hängen eng miteinander zusammen. Der dritte Grundsatz erfordert zusätzlich für die Praxis die Führung eines Grundbuches (zeitgerechte Erfassung) und die Führung eines Hauptbuches (sachgerechte, geordnete Erfassung).

Grundsatz des Erhalts der ursprünglichen Eintragungen [§ 239 III, S. 1 HGB; § 146 IV AO]

„Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest-stellbar ist.“Praktisch bedeutet das ein Verbot der Benutzung von Radier- oder Killerinstrumenten sowie das Verbot des Überschreibens.

Grundsatz der Lesbarkeit der Daten [§ 239 IV, S. 2 HGB]

„Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sicherge-stellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungs-frist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.“

Zusätzlich zu den GoB wurden auch noch „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ [GoBD] erstellt. Dies ist erforderlich, denn die zu führen-den Bücher sowie die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch auf Datenträgern geführt und aufbewahrt werden [§ 147 II AO]. Als Datenträger im Sinne dieser Vorschrift kommen in erster Linie die nur maschinell lesbaren Datenträger (z. B. CD-ROM) in Betracht. Mit den GoBD werden die GoB an die Entwicklungen einer modernen DV-gestützten Buch-führung mit der Möglichkeit einer Speicherbuchführung angepasst.

(3) AufbewahrungsfristenBücher und Aufzeichnungen (z. B. Handelsbriefe) müssen sowohl nach dem Handelsrecht [§ 257 HGB] als auch nach dem Steuerrecht [§ 147 I AO] aufbewahrt werden. Dadurch soll eine spätere Nachprüfung durch den Geschäftsinhaber bzw. Gesellschafter oder durch Außenstehende (z. B. Finanzamt) gewährleistet werden.

Während das Handelsrecht nach § 257 HGB nur die Vollkaufleute erfasst, bezieht der § 147 I AO in Verbindung mit § 141 AO alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Personen und damit einen viel größeren Personenkreis ein. Die nachfolgende Übersicht gibt beispielhaft Aufschluss über Frist und Form der Aufbewahrung von Unterlagen.