NZI-RubrikschwerpunktAktenmanagement/Archivierung
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✔ In diesem Heft: „Elektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, ver-bessert den Service und senkt Kosten“ von Jürgen Biffar, DocuWare AG, und „Begutach-tung von Aktenmanagement und -Archivierung“ von Rudolf Voss, INSOzert UG.
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Schwerpunktthemen 2011*
NZI 15/2011 N.N. (erscheint am 10. 8. 2011) Anzeigenschluss: 18. 7. 2011
NZI 20/2010** Qualitätsmanagement(erscheint am 19. 10. 2011) Anzeigenschluss: 22. 9. 2011
* Änderungen vorbehalten** mit Zusatzauflage zum Deutschen Insolvenzverwalterkongress
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Julie von SteubenMedia-Marketing · Verlag C. H. Beck oHG
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Informationen auf Knopfdruck – für viele Unternehmen istdies leider noch keine Realität. Auch heute noch werden Schrift-stücke in Aktenordnern abgeheftet, andere wiederum ruhen inDateien auf Festplatten irgendwo im Unternehmen. Hinzu kommen seit einigen Jahren E-Mails mit geschäftsrelevanten In-halten die – wenn überhaupt – im Mailsystem abgespeichertwerden, obwohl der Gesetzgeber Firmen verpflichtet, steuerrele-vante elektronische Post bereitzustellen. Kaum ein Unterneh-men verfügt über ein medienübergreifendes Archivierungs -system. Und noch immer drucken Anwender Dateien oder wichtige elektronische Mitteilungen aus und heften diese wieseit Urzeiten ab. Die Papierflut ist perfekt und die Übersicht dahin. Denn wer weiß schon noch nach Wochen, in welcherForm er bestimmte Informationen oder Vereinbarungen zu ei-nem Vorgang erhalten hat, geschweige denn, wo er sie abgelegthat?
Das kann teuer sein: Laut Marktforschungsinstitut IDC ge-ben US-amerikanische Unternehmen jährlich zwischen 25 und35 Milliarden Dollar aus, um Dokumente zu sortieren undwiederzufinden. Alle Arbeitsabläufe eingeschlossen, kumulierensich die Kosten auf 100 Milliarden Dollar pro Jahr. Die Markt-forscher haben außerdem berechnet, dass ein Unternehmen mit1000 Mitarbeitern auf Grund nicht auffindbarer Dokumentemindestens 2,5 bis 3,5 Millionen Dollar pro Jahr für die Sucheund Wiederherstellung von Informationen verschwendet.
Das Problem ist auch deutschen Unternehmern bewusst. So-wohl die Menge der zu dokumentierenden Daten, als auch dieverwendeten Formate nehmen kontinuierlich zu.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) löst dieses Pro-blem: Denn idealerweise vereint es unstrukturierte Informatio-nen, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus allen Unterneh-mensanwendungen und Prozessen in einem zentralen Doku-menten-Pool. Somit ist eine revisionssichere Archivierunggewährleistet, und die Unterlagen, sortiert nach Kunde, Projektund anderen Ordnungskriterien, stehen unternehmensweit,standortunabhängig und zu jedem Zeitpunkt per Mausklick zurVerfügung.
Dienten Dokumentenmanagement-Systeme anfänglich zurArchivierung der Ein- und Ausgangspost, später der elektroni-sche Ablage kaufmännischer Belege, so ermöglichen sie es heute,alle Dokumente im Rahmen des integrierten Dokumenten-Ma-nagements in einen digitalen Workflow einbinden. Arbeitsab-läufe werden dadurch transparenter und erheblich schneller. DieLösungen sind inzwischen bezahlbar geworden, doch vonMarktsättigung kann keine Rede sein. Der Gartner Group zu-folge haben erst 20 Prozent der Unternehmen ein Dokumenten-management-System wirklich im Einsatz.
Die größte Hürde bei der Entscheidung für ein elektronischesArchiv ist immer noch die Akzeptanz. Gerade kleinere und mitt-lere Unternehmen sind an ihre Ordner, Papierablagen etc. ge-wöhnt und haben im Vorfeld keine Vorstellung von der Entla-stung, die ihnen ein elektronisches Archiv bietet. Auch den Nut-zen erkennen sie nicht auf Anhieb. Doch Unternehmenschrecken in der Regel nicht vor der Investitionssumme zurück.Den Anbietern muss es gelingen, Unternehmen jeglicher Größe
im Vorfeld davon zu überzeugen, dass durch den DMS-Einsatzihre betrieblichen Abläufe nachweislich schneller, sicherer undqualitativ besser werden. Den Verantwortlichen muss aufgezeigtwerden, mit welchen Einsparungen sie rechnen können. Ent-scheidend für den Erfolg ist ein strukturiertes Vorgehen bei derSoftware-Einführung. Dazu gehört beispielsweise, die Doku-mentarten und Prozesse zunächst zu dokumentieren und danndie Abbildung im System vorzunehmen. Sinnvollerweise sollteman in einem Bereich beginnen und das System anschließend aufweitere Abteilungen ausrollen. Aus technischer Sicht sollte manauf eine einfache Installation, Bedienung und Administrationdes Systems achten. Ebenso wichtig sind offene Schnittstellen,um die Integration in bestehende IT-Umgebungen zu erleichtern.Außerdem spart dies dank einfacher Anpassung ohne Program-mierung Zeit und Kosten. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das Augenmerk auf niedrige Total Cost of Ownership (TCO) zu legen.
Die Erfahrungen zeigen, dass sich der Einsatz eines Doku-mentenmanagement-Systems lohnt: Mitarbeiter sind wenigermit aufwändiger Routinearbeit beschäftigt und können dafür indieser Zeit qualitativ wichtigere Tätigkeiten erledigen. Da benö-tigte Informationen auf Knopfdruck und vor allem vollständigzur Verfügung stehen, wird die Auskunftsbereitschaft optimiert,die Effizienz der Mitarbeiter gesteigert und zugleich werden dieArbeitskosten gesenkt. Hat ein Kunde beispielsweise eine Rech-nung verloren, kann man sie ihm sofort per Mail oder via Faxzukommen lassen.
Regelmäßig wiederkehrende Prozesse, typischerweise alleGenehmigungsprozesse, die heute noch papiergesteuert erfol-gen, werden künftig ausschließlich elektronisch abgewickelt.Dabei wird es auch keine Rolle mehr spielen, an welchem Stand-ort die Mitarbeiter sitzen. Webbasiertes Dokumenten-Manage-ment ermöglicht den weltweiten Archivzugriff und Workflow-Management mit gängigen Internet-Browsern, ohne dass Soft-ware oder Plug-ins auf dem lokalen PC installiert werdenmüssen.
Die Zukunft liegt jedoch im Cloud Computing. Bis aber alledavon profitieren, wird noch einige Zeit vergehen, denn nochhemmen drei Hürden den Erfolg des Cloud Computing:
1. Leistungsfähigkeit: Viele aktuellen Cloud-Lösungen rei-chen in Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit nochnicht an traditionelle Softwareprodukte heran.
2. Integration: Die Integration von Cloud-Lösungen sowohluntereinander als auch mit traditioneller Software ist oft schwie-rig, da es noch zu wenig geeignete Schnittstellen gibt.
3. Vertrauen: Viele Anwender haben noch Sorge um die Si-cherheit ihrer Daten.
Die ersten beiden Hürden sind rein technischer Natur; siewerden langsam aber sicher fallen.
Um das Vertrauen der Anwender in die Sicherheit der Datenzu gewinnen, ist noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Dabeikann man davon ausgehen, dass Daten bei vertrauenswürdigenCloud-Anbietern bereits heute sicherer sind als in den meistenbetriebsinternen Serverfarmen.
Insolvenzdienstleister
XII NZI 2011, Heft 10
Elektronisches Dokumenten-Management beseitigt Aktenberge, verbessert den Service und senkt Kosten
von Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG, Germering bei München
NZI_10_2011 16.05.2011 14:33 Uhr Seite XII
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Papier kann so schön sein – wenn clever archiviert.
Dokumenten-Management
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Systematische, transparente und dokumentierte Arbeitsab-läufe sind die Voraussetzung für eine professionelle Abwicklungvon Insolvenzverfahren und von Mandaten. Als Beleg existiertmit dem Zertifikat InsO 9001:2010 für Insolvenzverwalter seitvier Jahren ein branchenweit anerkannter Standard, mit demdiese ihre Leistungen zertifizieren lassen können. Resultat ist dieEmpfehlung zur Erteilung einer insolvenzrechtlichen Konformi-tätserklärung. In besonderen Konstellationen besteht Bedarf ander Ausweitung der gutachterlichen Tätigkeit, zum Beispiel zurVerifikation einer ordnungsgemäßen Aktenführung.
Bei der Aktenführung ist zu beobachten, dass heute in immermehr Kanzleien elektronische Aktenlösungen an die Stelle tradi-tioneller Papierhaltung treten. Das Verwalten digitaler Doku-mente in einer elektronischen Akte hat zahlreiche Vorteile, wasZugriffszeiten, verteilte Verfügbarkeit, Transparenz in der Ak-tenführung im Allgemeinen und nicht zuletzt Einsparung vonKosten für Druck, Kopien, Versand und Archivraum angeht.Gleichzeitig gibt es in jeder Insolvenzverwalterkanzlei nach wievor wichtige Dokumente, bei denen auf das Papierformat nichtverzichtet werden kann - Vollstreckungstitel zur Durchsetzungvon Ansprüchen etwa, die immer im Original vorliegen müssen.
I. Anlage der Akten
Ob digital oder papierbasiert, bei der Aktenführung lassensich grundsätzlich zwei Arten unterscheiden: die Mandanten-
Insolvenzdienstleister
und die Kanzleiakte. Während in der Kanzleiakte nur Doku-mente abgelegt werden, welche der internen Kanzleiverwaltungdienen, wie zum Beispiel Nebenkostenabrechnungen oder Per-sonaldokumente der Mitarbeiter, ist die Mandanten- oder Handakte das zentrale Arbeitsmittel des Rechtsanwalts. Siewird für den einzelnen Vorgang angelegt, und jeder Kanzleimit-arbeiter hat sie fast täglich zur Bearbeitung in der Hand. Die Be-zeichnung „Handakte“ entstammt § 50 BRAO. Die Vorschriftverpflichtet den Rechtsanwalt zur Anlegung einer solchen Akte,mit welcher er seine ordnungsgemäße Tätigkeit nachweisenkann.
Die Handakte sollte daher die Korrespondenz mit dem Man-danten, dem Gericht, Behörden, Unterlagen, Abrechnungenusw. beinhalten. Um dieser Verpflichtung nachkommen zu kön-nen, aber auch um Fälle effizient und zügig abwickeln zu kön-nen, sind bei der Aktenführung einige Grundsätze zu beachten,die gleichermaßen für handgeführte wie für digitale Akten gel-ten.
Nach Möglichkeit sollte jeder Posteingang sofort in die Akteintegriert und überfüllte Eingangskörbe vermieden werden. DasDokument wird in diesem Arbeitsschritt mit seinen Indexkrite-rien – Aktenzeichen, Prozessregisternummer, Name des Man-danten, Datum etc. – sofort richtig klassifiziert und ist anhandder Indizes schnell auffindbar. So lassen sich auch Fälle vermei-
Begutachtung von Aktenmanagement und -Archivierungvon Rudolf Voss, INSOzert UG
Von Arbeitsrecht bis Zivilrecht
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den, in denen vom Mandanten oder einem Dritten Unterlagenangefordert werden, die bereits im Haus sind.
II. Aktendeckblatt (Handaktenbogen)
Jeder Akte sollte ein Deckblatt, der so genannte Handakten-bogen, vorangestellt werden. Er enthält in einer Übersicht diewichtigsten Informationen zum jeweiligen Mandat – die obengenannten Indexkriterien – sowie standardmäßig Kontakt da -ten der beteiligten Parteien, Rechtsanwälte und Institutionen.Ebenso sollten die Bankverbindung des Mandanten sowie Zahlungsein- und -ausgänge vermerkt sein. Führt dies zur Un-übersichtlichkeit des Handaktenbogens, so können Zahlung-sein- und -ausgänge auch auf einem gesonderten Blatt vermerktwerden. Wichtig ist überdies die Notierung von Fristen undWiedervorlagen. Es ist empfehlenswert, Gerichtstermine unterAngabe von Ort und Uhrzeit in einer gesonderten Spalte auszu-weisen, damit diese auf den ersten Blick ersichtlich sind.
Bei der Führung papierbasierter Mandantenakten kann dieVerwendung von Hängeordnern mit alphabetischer Sortierungempfehlenswert sein. Daneben ist es möglich, die Akten nachAktenzeichen zu ordnen. Zu bedenken ist hier, dass die Akte nurmit Hilfe eines Programmes oder eines Prozessregisters ohnelangwieriges Suchen auffindbar ist. Bei wiederkehrenden Man-daten von denselben Mandanten ist eine alphabetische Akten-sortierung vorteilhafter. Dabei hat die Kanzlei darauf zu achten,dass bei Mehrfachmandaten derselben Person immer für jedesMandat ein neuer Hefter in der Akte angelegt wird, um eine Ver-mischung der Aktenzeichen zu verhindern.
III. Kollisionsprüfung
Standardmäßig sollte beim Anlegen einer neuen Akte einegründliche Kollisionsprüfung durchgeführt werden. Diese Prü-fung stellt sicher, dass nur Mandate angenommen werden, derenInteressen nicht miteinander kollidieren. Nur wirklich gute An-waltssoftware ist heutzutage in der Lage, automatisch und um-fassend Interessenkollisionsprüfungen vorzunehmen, auch„Conflict-Check-Funktion“ genannt. Damit kann der Verwal-ter sehr leicht potenzielle Interessenswidersprüche ermitteln undvisuell darstellen. Solche Conflict Checks führen über die reineKollisionsprüfung hinaus. Es lassen sich zusätzlich verschiedeneKonfliktebenen prüfen und hierfür auch umfängliche Konzern-und Vertretungsstrukturen auflösen. Ebenso werden Sachver-haltskonflikte kontrolliert und so genannte „Soft Conflicts“aufgespürt, bei denen es nicht opportun ist, ein Mandat anzu-nehmen. Generell ist bei der Kollisionsprüfung auch darauf zuachten, Akten namensgleicher Mandanten zusätzlich besonderszu kennzeichnen, um Verwechslungen bei der Fristennotierungzu verhindern.
IV. Aktenführung in Bezug auf besondere Dokumente
Im Rahmen der normalen Aktenführung sollten nicht alle Do-kumente gleich behandelt werden. Vor allem bei Originaldoku-menten wie Testamenten, Urkunden oder Anerkenntnissen istbesondere Vorsicht geboten. Solche Dokumente sind nicht beiden Handakten aufzubewahren, vielmehr sollten sie immer imKanzleitresor aufbewahrt werden. Schriftstücke, welcher derDurchsetzung von Ansprüchen des Mandanten dienlich sind
Jeder Insolvenzverwalter kann heute seine
Konformitätsbescheinigung der InsO9001:2010
bei seinem Insolvenzgericht vorlegen und er-
läutern, dass entsprechend BVerfG-Beschluss
vom 23. 5. 2006 die Verifizierung seiner Aus-
führung erfolgt ist und das Gericht bei der
Vergabe von Verfahren verbindlich darauf
Bezug nehmen kann.
Gelassen kann er auch seine guten Kenn-
zahlen für Quoten, Sanierungserfolg und In-
solvenzpläne präsentieren und gegenüber
Gläubigern belegen, dass alle Angaben unab-
hängig überprüft wurden.
Souverän kann er bei Bedarf in besonders
öffentlichkeitswirksamen Verfahren die Hoch-
wertigkeit und Korrektheit einzelner Arbeits-
prozesse (z. B. Aktenführung) mit einem
INSOzert-Gutachten zweifelsfrei belegen.
Langjährig tätige Insolvenzrichter und
Insolvenzrechtspfleger haben sich bei INSOzert
zu einem Gutachter-Institut und zu einer zu-
gelassenen Konformitätsstelle (IQS) zusam-
mengeschlossen und verleihen auch Ihren
Unterlagen (z. B. nach Hannoveraner- oder
Hamburger Modell) Authentizität und Nach-
haltigkeit.
INSOzert UG (haftungsbeschränkt)Schaperstraße 3510719 BerlinTel.: 030/[email protected]
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