Rahmendienstvereinbarung über die Einführung, den Einsatz und die

Erweiterung von SAP ERP

zwischen

der Fachhochschule Köln vertreten durch

den Präsidenten und den Vizepräsidenten für Wirtschafts- und Personalverwaltung

und

den Personalräten der Fachhochschule Köln

vertreten durch die Vorsitzenden

Präambel • Gemeinschaftliches Ziel von Dienststelle und Personalräten ist die enge Kooperation im

Rahmen der SAP-Einführung und ---Nutzung. Die Basis bilden eine von Vertrauen geprägte Zusammenarbeit und ein intensiver und regelmäßiger Austausch.

• Dienststelle und Personalräte stimmen überein, dass im Rahmen der SAP-Einführung und --- Nutzung die Qualifizierung der Beschäftigten einen sehr hohen Stellenwert hat. Die Beschäftigten werden umfassend und kontinuierlich qualifiziert, um ihre Kenntnisse und Fähigkeiten zu sichern und weiterzuentwickeln.

• Dienststelle und Personalräte verpflichten sich gemeinschaftlich auf die Sicherstellung des Datenschutzes und des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung. Auf Leistungs- und Verhaltenskontrolle wird verzichtet und die mißbräuchliche Nutzung gespeicherter Daten wird unterbunden. Unter dieser Zielsetzung arbeiten Dienststelle, Datenschutzbeauftragter und Personalräte im Rahmen von SAP-Einführung und -Einsatz eng zusammen.

• Mit der Einführung und Nutzung der SAP-Software verfolgen Dienststelle und Personalräte das gemeinsame Ziel, die Arbeitsbedingungen aller betroffenenen Beschäftigten der Fachhochschule Köln zu verbessern und die Daten- und Servicequalität zu erhöhen.

1. Geltungsbereich der Dienstvereinbarung

1.1. Sachlich: Für die Einführung, den Einsatz und die Erweiterung von SAP ERP.

1.2. Persönlich: Für alle Beschäftigten der Fachhochschule Köln.

1.3. Räumlich: Für alle Standorte der Fachhochschule Köln.

2. Dokumentation

2.1. Das SAP-System der FH-Köln wird zwischen Dienststelle und Personalräten in Form einer

Rahmendienstvereinbarung und ergänzender Einzelvereinbarungen geregelt und

dokumentiert.

2.2. In der Rahmendienstvereinbarung werden die übergreifenden Aspekte, die für alle

einzuführenden und eingesetzten SAP-Module Gültigkeit haben, vereinbart.

In den Einzel-Dienstvereinbarungen zu einzelnen Modulen werden modulspezifische

Aspekte geregelt und dokumentiert.

2.3. Die nachfolgenden übergreifenden Anlagen sind Bestandteil dieser Rahmendienstvereinbarung; sie werden kontinuierlich von der Dienststelle aktualisiert; Es wird ein SAP‐Ausschuss (Näheres dazu unter Ziffer 4) gebildet, der über ihre Änderung informiert. Sollte zwischen Dienststelle und den Personalräten kein Einvernehmen zu den Änderungen bestehen, wird die Änderung den Personalräten zur Mitbestimmung vorgelegt. Das betrifft:

• Softwarebezeichnung/Releasestand • Aktuelle Übersicht aller eingesetzten Module/Teilmodule • Aufgaben Key-User • Datenschutzkonzept und schriftliche Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten • Anforderungs- und Genehmigungsverfahren zur Vergabe von Berechtigungen • Systemlandschaft • Formular zur Anzeige von geplanten Veränderungen in Funktionalitäten im SAP

System

2.4. Für jedes SAP-Modul, das in der FH Köln eingeführt und eingesetzt wird bzw. bereits

eingeführt wurde, werden den Personalräten die nachfolgenden Anlagen zur

Dokumentation zur Verfügung gestellt. Die Dokumente werden in die Anlagen der

modulspezifischen Einzel-Dienstvereinbarungen aufgenommen und kontinuierlich

gepflegt; der SAP-Ausschuss wird über ihre Änderung informiert. Sollte zwischen

Dienststelle und den Personalräten kein Einvernehmen zu den Änderungen bestehen, wird

die Änderung den Personalräten zur Mitbestimmung vorgelegt. Das betrifft:

• Kurzbeschreibung des Moduls und der eingesetzten Funktionalitäten • Zweckbindung des Einsatzes • Erweiterung Datenschutzkonzept (wenn erforderlich) • Rollen- und Berechtigungskonzept • Schnittstellenkonzept • Auflistung der verarbeiteten personenbezogenen Datenfelder (ggf. Infotypen) • Abschließende Übersicht aller Auswertungen

3. Auswirkungen auf die Beschäftigten und Rationalisierungsschutz

3.1. Die Dienststelle informiert Personalräte und Beschäftigte frühzeitig über zu erwartende

Auswirkungen auf die MitarbeiterInnen.

3.2. Aufgrund der Nutzung von SAP und der damit verbundenen Veränderungen der

Arbeitsabläufe werden keine betriebsbedingten Kündigungen, Herabgruppierungen oder

Entgeltminderungen der Beschäftigten durchgeführt. Die Karrierechancen der

Beschäftigten in Form von hierarchischer oder horizontaler Entwicklung bleiben bestehen.

3.3.

Gehen Arbeitsplätze durch den SAP-Einsatz verloren, werden den betroffenen

Beschäftigten unter Beteiligung des jeweiligen Personalrates gleichwertige Positionen

angeboten und erforderliche Qualifizierungsmaßnahmen durchgeführt.

4. SAP-Ausschuss

4.1. Ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Dienstvereinbarung tritt regelmäßig ein SAP-

Ausschuss zusammen.

4.2. Der SAP-Ausschuss setzt sich zusammen aus:

• Vertretern der Dienststelle • Vertretern der Personalräte • Schwerbehindertenvertretung • SAP-Projektleitung der FH Köln • Datenschutzbeauftragtem • Key-Usern (nur bei Bedarf, in Abhängigkeit von der jeweiligen Agenda)

4.3. Ziel des SAP-Ausschusses ist:

• Präsentation kurz- und mittelfristiger Planungen zur Nutzung und zum Ausbau von SAP

• Feststellung aktueller Stand Datenschutz • Optimierung Zusammenarbeit Dienststelle und Personalräte bzgl. der Einführung und

des Einsatzes von SAP • Austausch zu den Erfahrungen bzgl. eingeführter Module und bei Bedarf Ableitung

erforderlicher Optimierungsmaßnahmen • Feststellung erforderlicher Qualifikationsmaßnahmen • Änderungsvorschläge, die auch von Nutzern stammen können, beraten

4.4. Tagungsrhythmus und Organisation

• Der SAP-Ausschuss tagt zumindest jährlich, kann aber darüber hinaus auf Wunsch der Dienststelle oder der Personalräte anlassbezogen einberufen werden

• Die Tagesordnung wird mit Vorlauf von 2 Wochen zwischen Dienststelle und Personalräten abgestimmt

• Die Dienststelle lädt ein

5. Rechte und Beteiligung der Personalräte

5.1. Die Dienststelle informiert die Personalräte frühzeitig und umfassend über geplante

Veränderungen von Funktionalitäten in der SAP-Anwendung, die sich aus der Einführung

neuer (Teil-) Module bzw. der Erweiterung der Funktionalitäten in bereits eingesetzten

Modulen, das Einspielen von Enhancement Packages oder aber einem Releasewechsel

ergeben.

5.2. Im Sinne der vertrauensvollen Zusammenarbeit legt die Dienststelle den Personalräten

frühzeitig das Formular „Anzeige von geplanten Veränderungen in Funktionalitäten im

SAP-System (Anlage 7)‘‘ zur Information vor.

5.3. Im Falle der Einführung eines neuen SAP-Moduls wird eine neue Einzelvereinbarung

abgeschlossen; im Falle bereits eingesetzter SAP-Module wird zu einer abgeschlossenen

Vereinbarung eine einvernehmliche Erweiterung der Vereinbarung vorgenommen.

5.4. Die Einbeziehung der Personalräte erfolgt in jedem Fall rechtzeitig vor Projektstart.

5.5. Den Personalräten werden von der Dienststelle die nachfolgenden Informationen zur

Verfügung gestellt, erläutert und mit ihnen beraten:

• Inhalte und Ziele des Projektes • Projektorganisation und Beteiligte • Projektzeitplan • Regelmäßige Statusmeldung • Auswirkungen auf MitarbeiterInnen, Arbeitsplätze, Prozesse und Organisation

(Organisationskonzept) • Fachkonzepte • Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten • Testplanung • Schulungskonzept und -plan

5.6. Die Personalräte erhalten Zugriff auf die projektbezogenen Unterlagen und Dokumente,

die für die ProjektmitarbeiterInnen verfügbar sind.

5.7. Personalräte und Dienststelle vereinbaren auf der Basis des Projektzeitplanes einen

Beteiligungszeitplan.

5.8. Auf Wunsch der Personalräte erfolgt eine Systemdemonstration durch die

Projektverantwortlichen.

5.9. Die Personalräte können auf eigenen Wunsch in Teilprojekten oder Arbeitsgruppen

mitarbeiten.

5.10. Die Personalräte haben das Recht, die eingesetzte SAP-Software auf Einhaltung der

Bestimmungen dieser Rahmenvereinbarung und der Vereinbarungen zu Einzelmodulen zu

überprüfen. Dazu führen sie alle 2 Jahre oder aber bei Bedarf eine „Systembegehung‘‘

durch. Hierzu können sie in Abstimmung mit der Dienststelle einen internen oder externen

Sachverständigen ihrer Wahl hinzuziehen.

5.11. Die Personalräte können zu ihrer eigenen Qualifizierung sowohl an internen

Qualifizierungsmaßnahmen der Dienststelle als auch an externen

Schulungsveranstaltungen zu SAP teilnehmen. Sie nutzen hierzu vorrangig --- soweit

sinnvoll --- die von der Dienststelle angebotenen Schulungsangebote.

Die Rechte des Personalrates nach § 42 LPVG NRW bleiben davon unberührt.

5.12. Zur Unterstützung ihrer Aufgaben werden den Personalräten auf Wunsch und nach Bedarf

die für sie relevanten Auswertungen und der dafür erforderliche Systemzugriff zur

Verfügung gestellt.

6. Key-User

6.1. Im Rahmen der Einführung, des Einsatzes und der Erweiterung des SAP-Systems kommt

den Key-Usern eine wichtige Rolle zu.

6.2. Es werden Key-User sowohl für die Projektphase als auch für den anschließenden

Regelbetrieb benannt.

6.3. Die Aufgaben der Key-User sind in der Anlage 3 konkretisiert.

6.4. Die Auswahl der Key-User erfolgt unter der Maßgabe eines transparenten, fairen

Auswahlverfahrens.

Die Benennung der Key-User erfolgt nach vorheriger Information der Personalräte.

6.5. Die Key-User für den Regelbetrieb rekrutieren sich in der Regel aus dem Kreis der Key-User

der Projektphase.

6.6. Um den Kapazitätsanforderungen der Aufgaben als Key-User angemessen zu begegnen,

wird eine entsprechende Entlastung der benannten MitarbeiterInnen von den bisherigen

Aufgaben sichergestellt.

6.7. Die Tätigkeiten der Key-User werden in den Stellenbeschreibungen ergänzt sofern ein

Mindestzeitanteil von 5% überschritten wird.

6.8. Die Key-User werden entsprechend ihrer Aufgaben im Projekt und im Regelbetrieb

umfassend qualifiziert.

6.9. Sie erhalten in Ergänzung zu den für ihre originären Aufgaben erforderlichen

Benutzerrechten auch Rechte für das „einfache‘‘ Customizing, sofern Ihnen die

Customizerfunktion zugeordnet ist.

6.10. Die Key-User werden auf die Einhaltung des Datenschutzes und dieser Dienstvereinbarung

verpflichtet.

7. Rechte und Beteiligung der Beschäftigten

7.1. Alle Beschäftigten werden über SAP-Projekte durch hauseigene Kommunikationsmedien

informiert.

7.2. Von SAP-Projekten oder Veränderungen in der SAP-Software direkt betroffene

MitarbeiterInnen werden umfassend über Änderungen und Auswirkungen informiert.

7.3. Die Beschäftigten haben ein Recht auf Auskunft zu den über sie gespeicherten Daten und

auf Korrektur bei falschen Daten.

7.4. Mehrbelastungen sowohl der Beschäftigten, die in SAP-Projekten mitarbeiten, als auch der

Nutzer während der Phase der Systemeinführung werden in Abstimmung mit dem

jeweiligen Personalrat durch geeignete Maßnahmen abgemildert.

8. Qualifizierung der Beschäftigten

8.1. Alle mit SAP arbeitenden Beschäftigten sind entsprechend ihrer Aufgaben und

Vorkenntnisse rechtzeitig zu schulen.

8.2. Bei Einführung neuer Module oder Funktionalitäten wird ein Qualifizierungskonzept erstellt

und mit den Personalräten abgestimmt.

8.3. Im Rahmen des Qualifizierungskonzeptes werden die unterschiedlichen Anforderungen

von ProjektmitarbeiterInnen, Key-Usern, Testern, Systemadministratoren und Customizern

berücksichtigt und mit entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen belegt.

8.4. Ebenfalls berücksichtigt werden die besonderen Anforderungen einzelner Nutzergruppen

u. a. im Rahmen der Auditierung als familiengerechte Hochschule, wie etwa der

Teilzeitbeschäftigten bzgl. der Lage der Veranstaltungen.

8.5. Das Qualifizierungskonzept umfasst zumindest die nachfolgenden Punkte:

• Beschreibung der einzelnen Schulungsmaßnahmen für einzelne Zielgruppen • Inhalte:

• Schulung der fachlichen Prozesse • Schulung zur Systemnutzung • Sensibilisierung bzgl. des Datenschutzes • Hinweis auf die Dienstvereinbarung

• Zeitlicher Umfang • Trainer • Orte • Terminplanung • Methodik • Schulungssystem (u. a. bzgl. Vollständigkeit und verwendeter Daten) • Teilnehmerkreis • Erwarteter Aufwand der Mitarbeiterinnen (Summe der Schulungsmaßnahmen, Vor-

und Nachbereitung)

8.6. Schulungen gelten als Dienstzeit.

8.7. Im Falle der Neueinführung von SAP Modulen oder Funktionalitäten erfolgen die

Schulungen zeitnah zur Inbetriebnahme.

8.8. Die Personalräte werden im Vorfeld über alle Schulungsmaßnahmen im Rahmen von SAP

informiert und können auf Wunsch teilnehmen.

8.9. Für jedes SAP Modul wird eine Anwenderdokumentation erstellt.

8.10. In regelmäßigen Abständen oder bei Bedarf wird der Schulungsbedarf je Modul erneut

erhoben und - soweit erforderlich - Schulungsmaßnahmen durchgeführt.

8.11. Für die Nutzer steht zum Zeitpunkt der Produktivsetzung und für die Zeit danach ein

Support (Key-User und Campus IT) zur Verfügung.

8.12. Neue MitarbeiterInnen erhalten ihren Aufgaben entsprechend umfangreiche SAP-

Schulungen.

9. Datenschutz

9.1. Die Dienstvereinbarung wird abgeschlossen unter der Maßgabe, dass bis zum 30.06.2014

ein Datenschutzkonzept erstellt wird, das den Personalräten von der Dienststelle nach

entsprechender Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten zur Abstimmung vorgelegt

wird.

9.2. Das Datenschutzkonzept wird als Anlage 4 in die Rahmenvereinbarung aufgenommen.

9.3. Berechtigungen werden entsprechend der betrieblichen Aufgaben der Beschäftigten

vergeben und sind auf das zur jeweiligen fachbezogenen Aufgabenerfüllung erforderliche

Maß zu beschränken.

9.4. Für jedes eingeführte und eingesetzte SAP-Modul wird ein detailliertes Rollen- und

Berechtigungskonzept erstellt. Aufgeführt werden darin die erlaubten Transaktionen,

zugreifbare Infotypen und Berichte je Rolle.

9.5. Die Vergabe von Berechtigungen für SAP Anwendungen erfolgt aufgrund eines

schriftlichen Anforderungs- und Genehmigungsverfahrens (siehe Anlage 5).

Die Personalräte sind berechtigt, jederzeit Einsicht in diese Unterlagen zu nehmen.

9.6. Die Weitergabe der Zugangsdaten (Account) und der damit verbundenen Berechtigungen

ist verboten.

9.7. Zugriffe auf Daten sind nur aus einem Anwendungsprogramm heraus zulässig.

9.8. Die Nutzung von ad-hoc-Queries als auch die Einrichtung und die Nutzung des Excel-

Downloads mit Bezug zu personenbezogenen Daten ist nur im Rahmen der zugewiesenen

Rollen und Berechtigungen zulässig.

9.9. Fremd- und Auftragsunternehmen mit Zugriff auf personenbezogene Daten werden auf

die Einhaltung der Datenschutzgesetze und des Datenschutzkonzeptes verpflichtet. Die

Personalräte können auf Wunsch Einsicht in die diesbezüglichen vertraglichen Regelungen

nehmen.

9.10. Vor Einführung eines SAP-Moduls legt die Dienststelle den Vorgang dem

Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle vor. Es erfolgt kein Systemeinsatz vor

Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten.

9.11. Der Datenschutzbeauftragte überprüft die korrekte Anwendung des Systems.

9.12. Bei Bedarf führt der Datenschutzbeauftragte Schulungen zur Sensibilisierung von Nutzern

und SystemverwalterInnen hinsichtlich der Anforderungen des Datenschutzes durch.

9.13. Bei der SAP-Anwendungsbetreuung muss vor Fernzugriff auf den Rechner des Nutzers eine

Anzeige auf dem Bildschirm und eine Freigabe durch den Nutzer erfolgen.

10. Leistungs- und Verhaltenskontrolle

10.1. Eine Überwachung und Kontrolle von Leistung und/oder Verhalten der Arbeitnehmer

findet mit der Nutzung von SAP nicht statt.

10.2. Werden Daten entgegen dieser Maßgabe erhoben und verwendet, so sind daraus

resultierende negative personelle Einzelmaßnahmen unwirksam.

11. Schnittstellen

11.1. Für jedes SAP Modul werden die verwendeten Schnittstellen dokumentiert. Dabei ist die

jeweilige Zweckbestimmung anzugeben. Sofern personenbezogene Daten betroffen sind,

werden die Schnittstellen entsprechend Ziffer 2 (Schnittstellen) dokumentiert und in die

(Einzel-) Vereinbarungen aufgenommen.

12. Softwaregestaltung/Ergonomie/Arbeitsplätze

12.1. Es besteht Einvernehmen darüber, dass im Rahmen der FH Köln-spezifischen

Ausgestaltung des SAP-Systemes die Benutzerfreundlichkeit ein wesentliches

Qualitätsmerkmal für die Anwendung darstellt.

12.2. „Barrierefreiheit‘‘ wird gewährleistet.

13. Meinungsverschiedenheiten

13.1. Treten bei der Auslegung der Vereinbarung oder bei deren Anwendung Unstimmigkeiten

auf, wird zu deren Klärung unverzüglich der SAP-Ausschuss einberufen. Der SAP Ausschuss

soll über die strittigen Fragen mit dem ernsten Willen zur Einigung verhandeln und

Vorschläge für die Beilegung der Meinungsverschiedenheiten entwickeln.

13.2. Sollte im SAP-Ausschuss keine Einigung erzielt werden, legt die Dienststelle

den Personalräten einen Einigungsvorschlag als Maßnahme vor.

14. Übergangslösung für bereits eingesetzte SAP-Module

14.1. Für die zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Vereinbarung bereits eingeführten SAP-

Module wird bis zum 31.12.2014 jeweils eine modulspezifische Einzelvereinbarung mit

den unter „Dokumentation‘‘ (siehe Ziffer 2) beschriebenen Anlagen erstellt und zwischen

Dienststelle und Personalräten vereinbart.

14.2. Die Regelungen dieser Vereinbarung, einschließlich solcher über den

einzuhaltenden Datenschutz, gelten ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung auch

für die bereits eingeführten SAP-Module.

14.3. Nachschulungsbedarfe für die bereits eingeführten Module werden im Rahmen des

SAP- Ausschusses den Personalräten vorgestellt und gemeinsam beraten.

15. Schlussbestimmungen

15.1. Die Anlagen sind Bestandteil der Dienstvereinbarung. Ihre Änderung bedarf der

Zustimmung der Personalräte. Die Dienststelle stellt die Aktualität der Anlagen

sicher.

15.2. Sollten sich einzelne Regelungen dieser Dienstvereinbarung als unwirksam und/oder in

der betrieblichen Arbeit nicht praktikabel erweisen, wird dadurch die Wirksamkeit der

übrigen Regelungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen bzw. nicht praktikablen

Regelungen sind durch neue Vereinbarungen zwischen Dienststelle und Personalräten

alternative Regelungen zu schaffen, welche dem Sinn und Zweck der bisherigen

Regelungen möglichst nahe kommen.

15.3. Diese Dienstvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie kann mit einer Frist von

einem halben Jahr zum Jahresende, frühestens jedoch zum 31.12.2015, ganz oder

teilweise gekündigt werden.

15.4. Nach einer Kündigung müssen unverzüglich Verhandlungen über eine neue

Vereinbarung aufgenommen werden.

15.5. Im Falle einer Kündigung wirkt die Rahmenvereinbarung nach bis zum Abschluss

einer neuen Vereinbarung. Für den Fall des Wechsels von SAP auf ein anderes

Anwendungssystem wird die Nachwirkung ausgeschlossen.

15.6. Wird ein Teil der Vereinbarung gekündigt, berührt dies nicht die Gültigkeit der

übrigen Bestandteile.

Anlagen • Anlage 1: Softwarebezeichnung/ Releasestand • Anlage 2: Aktueller Übersicht aller eingesetzten Module/Teilmodule • Anlage 3: Aufgaben Key-User • Anlage 4: Datenschutzkonzept und schriftliche Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten • Anlage 5: Anforderungs- und Genehmigungsverfahren zur Vergabe von Berechtigungen • Anlage 6: Systemlandschaft • Anlage 7: Formular zur Anzeige von geplanten Veränderungen in Funktionalitäten im SAP

System

Anlage 1

Technik

Bereich Angebunden an… Art der Geschäftsvorfälle Import oder Export? Technik(IDOC, BAPI, webservice, ...)

PA/PY SAP FI Import Batch‐Input PA/PY SAP FI Export PA/PY SAP FI kred. Belege Batch‐Input PA PA/Benutzerverwaltung IDM BAPI / Idoc PA/OM/PKP SAP FI Stammdaten, FI/CO/PSM‐Belege Import/Export

Name (ABAP‐Programm / Externes Kommando)

Beispiel: ZCO_KST_EXP Organisation

Sicherheit Sicherheit Gibt es einen Datenschutzbeauftragten? Ist diese Rolle

Ja personifiziert?

Allgemeines Sind Änderungen des zugrundeliegenden SAP Release geplant? Nein Sind Änderungen der zugrunde liegenden Betriebsysteme geplant?

Nein

Sind Änderungen der zugrunde liegenden Datenbanken geplant? Nein Sind Änderungen an der zugrunde liegenden Hardware geplant? Nein Sind sonstige Änderungen der SAP Infrastruktur geplant? Nein

Anlage 2

Anlage 3

Aufgaben Key-User

• Der Key User bündelt neue Anforderungen, die aus dem Kreis der Endanwender benannt werden.

• Er/Sie prüft die Kategorie und Tragweite der neuen Anforderung und beurteilt: o ob eine Umsetzung erfolgen soll, o welche Auswirkungen diese ggf. auf andere Bereiche hätte, o wer die Umsetzung ggf. vornehmen kann und o ob ggf. ein externer Berater hinzugezogen werden muss.

• Änderungen der Kategorie „einfaches Customizing‘‘ (z.B. Tabellenpflege/Ergänzung von Wertehilfen, Pflege von Benutzergruppen) nimmt der Key User selbst vor.

• Sobald eine Änderung im Entwicklungssystem (HD1) vorgenommen wurde, veranlasst der Key User den Test der neuen Anwendung im Qualitätssicherungssystem (HQ1). Nach erfolgreichem Test gibt der Key User mit Hilfe eines Transportformulars den Transport frei. Im Anschluss erfolgt der Transport in das Produktivsystem (HP1) durch die SAP Basis.

Anlage 4

Datenschutzkonzept und schriftliche Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten

- wird nachgereicht -

Anlage 5

Anforderungs- und Genehmigungsverfahren zur Vergabe von Berechtigungen

Für die Vergabe von Berechtigungen innerhalb des SAP-Systems legen modulbezogen die für das jeweilige SAP-Modul zuständigen Referatsleitungen fest, welche referatsinternen Vorgesetz-ten für welche Beschäftigtenfunktion innerhalb des Referates, die für die Nutzung des SAP-Systems erforderlich ist, die entsprechenden Berechtigungen freigeben. Dies wird in einer Organisationsvereinbarung zwischen dem jeweiligen Hochschulreferat und der SAP-Basis (Campus IT) festgehalten und dient als Grundlage für entsprechende Anträge auf Einrichtung von Berechtigungen durch das jeweilige Fachreferat.

Die Beantragung einer Berechtigung kann hierbei sowohl auf dem E-Mail-Wege als auch auf dem Weg einer schriftlichen Beantragung per Brief durch den hierzu in der Organisationsvereinbarung festgelegten Vorgesetzten bzw. sonstigen Beschäftigten mit entsprechender Zuständigkeit an die Campus IT gestellt werden.

Die SAP-Basis / Campus IT generiert aus den Anforderungen für das Produktivsystem sodann ein entsprechendes Ticket. Sobald die Berechtigung erstellt und die beantragte Berechtigung dem einzelnen Beschäftigten / User zugewiesen ist, wird aus dem Ticketsystem heraus eine Bestätigungsmail an den Antragsteller versendet. Diese Mail wird zu Dokumentationszwecken - auch gegenüber Wirtschaftsprüfern- in der SAP-Basis abgelegt. Damit ist eine Nachprüfung sämtlicher vergebenen Berechtigungen je Fachmodul nachweisbar und überprüfbar.

Anlage 6

Anlage 7

Ankündigung von geplanten Veränderungen im SAP-System Datum der Ankündigung: . .201

Bezeichnung der Veränderung: Antragsteller: Geschäftsbereich und Ansprechperson:

Kurzbeschreibung der Zielsetzung:

Neueinführung eines Modules: Erweiterung eines bereits eingesetzten Modules: Enhancement-Package bzw. Release- Wechsel:

Ist- Beschreibung: (Welche Probleme/Anliegen machen den Einsatz/die Änderung des SAP- Systems erforderlich?)

Soll-Beschreibung:

Mögliche Änderungen in der Zuständigkeit der Aufgabenerledigung, Wegfall bisheriger Aufgaben, mögliche neue Aufgaben:

Vorgesehene Qualifizierungsmaßnahmen:

Angabe, über personenbezogene oder - beziehbare Mitarbeiterdaten, die verarbeitet werden sollen:

Gewünschter Einsatztermin: . _.201 Geplantes weiteres Vorgehen: (Projektzeitplan und -Verantwortlichkeiten)

Unterschrift Antragsteller Unterschrift Bereichsleiter

Zu füllen durch den Personalrat --- Gewünschtes weiteres Vorgehen:

Bereitstellung weiterer Informationen: D Behandlung im SAP-Ausschuss: D Aktive Begleitung durch den Personalrat: D Sonstiges: