Trends, Chancen und Nutzen
von Dokumenten-Management
für die öffentliche Verwaltung
Trends, Chancen und Nutzen
von Dokumenten-Management
für die öffentliche Verwaltung
Dokumenten-Management in der öffentlichen VerwaltungLandeshauptstadt Kiel, 22.09.2000
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2000
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Dr. Ulrich KampffmeyerDr. Ulrich Kampffmeyer
• Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM-ICT-Steering Committee
• AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the Board of Directors AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
• PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
GeschäftsführerPROJECT CONSULT International Ltd., London
Managing Partner
Themen
Trends
eGovernment
Homo Buerocraticus
Herausforderung und Chance
Themen
Trends
eGovernment
Homo Buerocraticus
Herausforderung und Chance
Die herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-ManagementDie herkömmliche Klassifikationvon Dokumenten-Management
• Imaging• Elektronische Archivierung• Cold• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Workflow• Groupware
Das Internet krempelt dieDMS-Branche um
Das Internet krempelt dieDMS-Branche um
Neue SchlagworteNeue Schlagworte
• Document Warehousing• Knowledge Management• eBusiness• eCommerce• Content Management• ASP• Information Mining• Portal
Dokumenten-Management ist „out“
Document Related Technologiessind „in“
Document Related TechnologiesDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Digitale Signatur• Document Input, Verteilung & Speicherung• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbanken, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & MultiMedia• Archivierung & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management & Verteilung
Der neue Dokument-BegriffDer neue Dokument-Begriff
eDocumenteDocument
• Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc.
• Alle zusammengehörigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument
• Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualität
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• ASP und Document Management Complete Outsourcing• Rezentralisierung• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten• Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management• Directory Services• Digitale Signatur• Content Management im Web-Umfeld
• E-BusinessInterne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mittelnaber auchBeteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Automatische KlassifikationAutomatisierte Posteingangserfassung mitmaschineller Indizierung zur Überwindungdes Flaschenhalses der ErfassungAutomatische Indizierung von Email undanderen elektronischen DokumentenSichere und personenunabhängige Klassifikation
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Content Management & XMLVerwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-ServernStandardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen und AustauschformateVerwaltung beliebiger Formen vonInformationen
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
• Integration in BürokommunikationEinheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und DokumentenKeine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• Ready-to-WorkKeine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehrEinsatz von vorkonfiguriertenBranchenlösungen
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• ASP & DM-OutsourcingNutzung der Software und der Speichereines Application Service ProvidersOutsourcing von Erfassung und BetriebKeine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ...„Pay-per-View“ oder „Pay-per-Volume“Nutzung mit Internet-Mitteln
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• SecurityKryptographie für die sichere ÜbertragungDigitale Signaturen für authentischeDokumenteRollenbasierte AuthorisierungskonzepteFirewalls und „Viren-Killer“
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• Directory Services & LDAPSingle-Logon in allen SystemenEinheitliche Berechtigungen für alle SystemeKonsistente und nicht-redundante AdressbeständeStandardisierte Verwaltung von Ressourcen-DatenErsparnis bei den Pflegekosten
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
• Knowledge ManagementVerbesserte inhaltliche Erschließung voninformationenAbbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer OrganisationSituationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information„Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
Die aktuellen Trends beiDocument Related TechnologiesDie aktuellen Trends beiDocument Related Technologies
Welche Anwendungsszenarien verbergensich hinter den Trends ?
„e“„e“
Online B@nking
Groupw@re
B2B
@SP
eContent
eDocument
eCommerce
eShop
eSolution
eCRM
eBPM
eBilling
eCash
eBanking
Online B@nking
Groupw@re
B2B
@SP
eContent
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eCommerce
eShop
eSolution
eCRM
eBPM
eBilling
eCash
eBanking
Broker@ge
eWorld
eSCM
eProcurement
Middlew@re
Broker@ge
eWorld
eSCM
eProcurement
Middlew@reB2C
eBusinessePayment
eInsurance
eOffice
Port@l
@rchiving
M@nagement
B2C
eBusinessePayment
eInsurance
eOffice
Port@l
@rchiving
M@nagement
W@PW@PeGovernmenteGovernment
eLearning
eFairDoku@Web
Doc2Web
eNet
eTradeeWare
eBookeComponenteComponent
@+=ähh@+=ähh??
eGovernment
G2C
Die neue „e“-SystemarchitekturDie neue „e“-Systemarchitektur
Hardwareplattformen Netzwerke Softwaresysteme Operational Support
Technologische Basis
ColloborativeTools
ContentManagement
Capture & ImageManagement
Data Mining& Warehousing
KnowledgeManagement
Workflow/Process
Management
Technologien, die eBusiness antreiben
HR/Personal
Output Verteil.Publishing
Supply ChainManagement
Archivierung CRM ERPAbrechungs-anwendungen
eBusiness Anwendungen
Portale
Browser
Mitarbeite
r
(Intra
net)B2EPartner
(Extranet)
B2B
Endverbraucher
(Internet)
B2C
eGovernmentzwischen politischem Anspruch
und Verwaltungsrealität
eGovernmentzwischen politischem Anspruch
und Verwaltungsrealität
Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung Das „e“-Tüpfelchen in deröffentlichen Verwaltung
• eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien.
• G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung
• G2C und C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger
• G2B und B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft
• G2N und N2GGovernment tp Non-Government-Organization & vice versadas Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen
Einige Beispiele ...Einige Beispiele ...
• Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien
• Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes bei Bund und Ländern
• Elektronische Unterschrift flächendeckend in Niedersachsen
• Der elektronische Bauantrag in Hessen• Das elektronische Bürgerbüro übers Internet in Bremen• Die elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)
Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere
Neue Technologien im Außenverhältnislaufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen im Innenverhältnisins Leere
Die Zukunft ist digitalDie Zukunft ist digital
Homo Buerocraticus
Zwischen Über- und Unterforderung
Homo Buerocraticus
Zwischen Über- und Unterforderung
Der „papier-verhaftete“ Sachbearbeiter
und
der „Internet-Freak“
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Die neue Trennung der Welt:
• Informationsarme• Informationsreiche
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Die Umkehr der Hierarchie
Homo BuerocraticusHomo Buerocraticus
Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung
Es bleibt die menschlicheund organisatorischeHerausforderung
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik
aber Strategie
Mensch
Organisation Technik
Technik allein hilft nicht !
Ohne
Veränderung in den Köpfen
ist kein Wissensmanagement möglich !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne die Entwicklung einer
Dienstleistungsmentalität
in den Behörden läuft garnichts !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne eine
Reform der Verwaltung
bleibt alles nur Flickwerk und führt nur zur “Elektrifizierung der Ineffizienz” !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne vernünftige rechtliche Rahmenbedingungenwie z.B. die
Gleichstellung von Papier- undelektronischen Dokumenten
ist kein Start ins Informationszeitalter möglich!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne die
interaktive Einbeziehung des Bürgers
in die Prozesse bleibt die Verwaltung im Elfenbeinturm stecken !
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Ohne entsprechende
Qualifizierung und ohne das “Deutlich-Machen” der Chancen für jedeneinzelnen Mitarbeiter
bleibt die Akzeptanz - und damit das Effizienz-potential - auf der Strecke!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
IT-gestützte Sachbearbeitung ist einständiger Entwicklungs- und Fortschreibungs-prozess,
dem sich jeder eingebundene Mitarbeiter täglich neu stellen muß!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Nur wer IT-gestützte Sachbearbeitung als
menschlich-organisatorisch-technischeGesamtaufgabe
begreift, hat Aussicht auf Erfolg!
Es bleibt die menschliche undorganisatorische HerausforderungEs bleibt die menschliche undorganisatorische Herausforderung
Technik allein hilft nicht !
Vielen Dank für Ihre AufmerksamkeitVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Anregungen und Kritik an den Autor:[email protected]
Mehr Informationen:http://www.PROJECT-CONSULT.com