EIN und ITIN

US-Steuernummern für

deutschsprachige Autoren

In dieser Broschüre erfahren Sie:

• Wann deutsche Autoren oder Unternehmen eine US-Steuernummer benötigen.

• Welche Vorteile eine US-Steuernummer bringt.

• Was EIN und ITIN sind und wer sie beantragen kann.

• Wie Sie eine EIN oder eine ITIN beantragen.

• Was Sie machen, wenn Sie Ihre EIN oder ITIN haben.

Disclaimer

Ich bin keine Steuerberaterin. Daher ist dies keine Beratung, lediglich eine Zusammenstellung von notwendigen Schritten und eine Sammlung von Links, die Sie selbst bei der US-Steuerbehörde nachlesen können.

Hinzu kommen meine eigenen Erfahrungen bei der Beantragung einer Steuernummer und Recherchen.

Deshalb …

Helfen Sie mit, diesen Leitfaden zu verbessern!

Ich freue mich, wenn ich Ihnen helfen kann, eine EIN oder ITIN zu erhalten und damit die Vorteile des Doppelbesteuerungsabkommens zu nutzen. Die IRS arbeitet derzeit an ihrem ITIN-Verfahren. Es kommen immer neue Änderungen. Helfen Sie mir, diesen Leitfaden zu verbessern. • Lassen Sie mich Ihre Erfahrungen wissen. • Was hat funktioniert? • Wobei sind Sie auf Schwierigkeiten gestoßen? • Wie haben Sie das Problem mit der IRS gelöst? Hinterlassen Sie einen Kommentar im Blog oder mailen Sie mir unter mail@sevecke-pohlen.de

Sie veröffentlichen E-Books? Dann benötigen Sie vielleicht eine US-Steuernummer

• Wenn Sie E-Books veröffentlichen, tun Sie das wahrscheinlich auf großen Plattformen.

• Viele dieser Plattformen sind US-amerikanische Unternehmen und unterliegen dem Steuerrecht der USA.

• Damit Ihre Tantiemen nicht in beiden Ländern, sondern nur in Deutschland versteuert werden, benötigen Sie eine US-Steuernummer.

Vorteile einer US-Steuernummer

• Sie profitieren von einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung.

• Sie können beantragen, dass Sie Ihre Tantiemen nur in dem Land versteuern, in dem Sie leben.

Zwei Handlungsschritte 1. Sie beantragen eine US-Steuernummer. 2. Mit der US-Steuernummer beantragen Sie, dass

die US-Steuern nicht von Ihren Tantiemen einbehalten werden.

Welche US-Steuernummern gibt es?

ITIN (Individual Tax Identification Number): • Wenn Sie z.B. E-Books als Einzelperson verkaufen; EIN (Employer Identification Number): • Wenn Sie z. B. E-Books als Unternehmer verkaufen (als

Freiberuflerin, mit Gewerbeschein, als Verlag); • Es spielt keine Rolle, ob Sie Arbeitgeber (Employer) sind oder nicht; (Als deutsche Freiberuflerin sind Sie Unternehmerin. Deshalb sollten Sie überlegen, ob Sie nicht als Einzelperson eine EIN beantragen.) Dieser Post könnte Sie auch interessieren: TIN und EIN - US-amerikanische Steuernummern für Autoren http://wp.me/p2n4vV-ge

EIN beantragen - Möglichkeiten

• Die US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) erteilt EIN kostenlos! • Das Antragsformular SS-4 finden Sie auf der nächsten Seite erklärt. • Die IRS bietet verschiedene Antragswege an: 1. Online Antrag nicht für außerhalb der USA Ansässige; 2. Telefonisch (00)1-267-941-1099 zwischen 7am und 7pm (13 Uhr bis 1 Uhr), die EIN wird sofort

erteilt; 3. Fax (00)1-267-941-1040 das ausgefüllte und unterschriebene Formular SS-4 faxen; 4. Brief-Post das ausgefüllte und unterschriebene Formular SS-4 an folgende Adresse schicken: Internal Revenue Service Attn: EIN International Operation Philadelphia, PA 19255 USA Bei 3. und 4. erhalten Sie die EIN per Brief-Post nach etwa zwei Monaten. Lesen Sie bei der IRS nach: How to apply for an EIN http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/How-to-Apply-for-an-EIN Where to file your taxes (for form SS-4) http://www.irs.gov/uac/Where-to-File-Your-Taxes--(for-Form-SS-4)

EIN beantragen - Formular SS-4

• Für den EIN-Antrag benötigen Sie das Formular SS-4: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf

• Bei einem telefonischen Antrag sollten Sie ein ausgefülltes SS-4 vorliegen haben, damit Sie die Fragen leichter beantworten können.

• Für Anträge per Fax oder per Brief-Post müssen Sie das SS-4 ausfüllen und unterschreiben.

EIN beantragen - SS-4 ausfüllen (Teil 1)

• Hier finden Sie das aktuelle SS-4: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fss4.pdf • Sie können es online ausfüllen und speichern. Wahrscheinlich reicht der Platz

jedoch nicht für Ihre Telefonnummer aus. Ergänzen Sie diese nach dem Ausdrucken handschriftlich.

• Es heißt in einigen Quellen, dass handschriftlich ausgefüllte Formulare in blauer Tinte geschrieben werden sollen. Bei der IRS steht nichts dazu.

• Wandeln Sie Umlaute um (statt ä, ö, ü ae, oe, ue) und ersetzen sie ß durch ss. • Zeile 1: Ihr Name oder der Name Ihrer Firma (bei Eintrag ins Handelsregister) • Zeile 2: Name Ihrer Firma, falls abweichend von 1 • Zeile 3: Name des Ansprechpartners in der Firma • Zeilen 4a/b: Anschrift; beachten Sie in 4b die vorgegebene Reihenfolge und

ergänzen Sie das Land; • Zeilen 5a/b: Anschrift des Ansprechpartners falls abweichend von 4a/b; • Zeile 6: Staat • Zeilen 7a/b: a) Name des Verantwortlichen, im Zweifelsfall Ihr Name (habe ich

offen gelassen), b) diese Nummern haben Sie vermutlich nicht, also offen lassen

EIN beantragen - SS-4 ausfüllen (Teil 2)

• Zeile 8a: Ist der Antrag für eine LLC (http://de.wikipedia.org/wiki/Limited_Liability_Company) ? Meistens nicht, also No ankreuzen

• Zeilen 8b/c: offen lassen • Zeile 9a: Meistens Sole proprietor ankreuzen, bei SSN nichts eintragen • Zeile 9b: offen lassen • Zeile 10: Compliance with IRS withholding regulations ankreuzen • Zeile 11: Datum, zu dem das Unternehmen geründet wurde,

beispielsweise Gewerbeanmeldung oder Registereintrag (Monat, Tag, Jahr)

• Zeile 12: Ende des Buchhaltungsjahres December • Zeile 13: Überall 0 eintragen • Zeile 14: offen lassen • Zeile 15: hier geht es um Löhne – n/a eintragen (not applicable)

EIN beantragen - SS-4 ausfüllen (Teil 3)

• Zeile 16: Hauptgeschäftsbereich, other ankreuzen, dann als Erklärung publishing services oder ebooks schreiben

• Zeile 17: Noch einmal Hauptgeschäftsbereich: publishing ebooks schreiben

• Zeile 18: Hat die Person aus Zeile 1 schon einmal eine EIN beantragt? Meistens No ankreuzen, ansonsten Yes und die EIN angeben

• Third Party designee: beide Zeilen offen lassen • Eigenen Namen schreiben, darunter unterschreiben • Datum angeben • Telefon- und Faxnummer angeben, wegen der vielen Stellen per

Hand

Gratulation, das SS-4 ist fertig ausgefüllt!

ITIN beantragen

• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) ist für Personen, die Steuern in den USA zahlen, aber keinen Anspruch auf eine Sozialversicherung dort haben.

• Diese Personen können in den USA oder auch außerhalb wohnen. • Ein ITIN-Antrag ist komplizierter als ein EIN-Antrag. Wegen der notwendigen Gebühren bei

deutschen Behörden ist er auch kostspielig. Informieren Sie sich, ob Sie auch eine EIN beantragen können. (z. B. als Freiberufler)

• ITIN-Anträge werden kritisch geprüft. Kleinste Abweichungen von den jeweils geltenden Regeln führen zu einer Ablehnung.

• Deutsche Steuerberater können oft nicht helfen. Acceptance Agents kosten Geld, sind aber speziell geschult.

• Liste der Acceptance Agents: http://www.irs.gov/Individuals/Acceptance-Agents---Germany • Die IRS benennt keine Acceptance Agents für Österreich und die Schweiz. Fragen Sie bei den in

Deutschland angesiedelten Firmen nach, ob sie Klienten aus diesen Ländern betreuen. • Nach der derzeitigen Interims-Regelung ist eine ITIN nur 5 Jahre gültig.

Siehe auch http://www.irs.gov/Individuals/General-ITIN-Information Siehe auch die Broschüre Publication 1915 der IRS http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p1915.pdf

ITIN beantragen Möglichkeiten

Sie beantragen die ITIN • Direkt bei der US-Steuerbehörde IRS Internal Revenue Service ITIN Operation P.O. Box 149342 Austin, TX 78714-9342 USA • Bei einem Steuerberater, der als Acceptance Agent für die IRS qualifiziert ist http://www.irs.gov/Individuals/Acceptance-Agents---Germany • Bei der US-Botschaft in Frankfurt/Main (für Deutschland und Österreich) http://germany.usembassy.gov/acs/irs/ • Bei der US- Botschaft in Paris (für die Schweiz) http://france.usembassy.gov/irs.html

Siehe auch http://www.irs.gov/uac/Contact-My-Local-Office-Internationally Vereinbaren Sie immer telefonisch einen Termin bei der Botschaft. Fragen Sie rechtzeitig (Wochen, nicht Tage vorher), welche Dokumente Sie mitbringen sollen. Rufen Sie lieber zweimal an und stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner versteht, wofür Sie die ITIN benötigen. Informieren Sie sich unbedingt vor dem Besuch bei der Botschaft über die Sicherheitsvorschriften. Siehe auch http://www.irs.gov/Individuals/ITIN-Policy-Change-Summary-for-2013.

ITIN beantragen Unterlagen

Um eine ITIN zu beantragen brauchen Sie • Formular W-7 http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw7.pdf • Dokumente im Original (niemals!) oder • Beglaubigte 2. Ausstellung der Dokumente von der ursprünglichen

Ausgabestelle – Geburtsurkunde (nicht aus den USA) – Reisepass (keinesfalls Personalausweis) – Apostille der Geburtsurkunde (vom Notar; könnte derzeit nicht akzeptiert

werden) – ITIN-Brief (Brief der Veröffentlichungsplattform an den Antragsteller, aus dem

hervorgeht, dass die ITIN zur Ausnutzung des Doppelbesteuerungsabkommens benötigt wird. Der Briefkopf der Firma muss über dem Anschreiben stehen, der Name des Antragstellers muss genannt werden. Als Download oder auf Anfrage erhältlich. KDPs ITIN-Brief ist hier https://images-na.ssl-images-amazon.com/images/G/01/opt/general/test/Amazon_Digital_Services_ITIN_Letter._V180316874_.pdf . Der Briefkopf sieht nicht überzeugend aus, aber er wird anscheinend akzeptiert.)

ITIN beantragen Formular W-7 ausfüllen (Teil 1)

Ein Muster für ein ausgefülltes W-7 finden Sie auf Seite 27 http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p1915.pdf Beachten Sie, dass der Grund im Beispielantrag für Sie nicht zutrifft. • Reason you are submitting Form W-7 (Grund für den Antrag): Hier sind diverse Gründe aufgeführt.

Sind steuerliche Gründe der Anlass, a und h ankreuzen. Bei h geben Sie als Begründung an: 1d – passive income: royalties (passives Einkommen – Tantiemen). Der ITIN-Brief dient als Beleg.

• Geben Sie dann das Land an, mit dem die USA das Steuerabkommen abgeschlossen haben (Austria, Germany, Switzerland) und den Artikel des Abkommens (Austria 12, Germany 12, Switzerland 12; Artikel 12 bezieht sich auf Tantiemen/Royalties)

Auf dieser Seite können Sie sich den Tax-Treaty Ihres Landes mit den USA heraussuchen http://www.irs.gov/Businesses/International-Businesses/United-States-Income-Tax-Treaties---A-to-Z

Link zu den Abkommen: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p901.pdf • Name: 1a erster Vorname, zweiter Vorname, Nachname. 1b Weicht der Geburtsname ab, den im

zweiten Feld eintragen. • Applicant‘s Mailing Adress (Anschrift) 2: erste Zeile: Straße und Hausnummer (kein Postfach),

zweite Zeile: Postleitzahl, Stadt, Bundesland/Kanton, Land • Foreign (non-US) Adress (Anschrift außerhalb der USA) 3: falls abweichend von 2, sonst nur das

Land eintragen, mit dem das Steuerabkommen abgeschlossen wurde (Austria, Germany, Switzerland)

ITIN beantragen Formular W-7 ausfüllen (Teil 2)

• Birth Information (Informationen über die Geburt) 4: Date of birth (Geburtsdatum): Monat, Tag, Jahr (!), Country of Birth (Geburtsland): Austria, Germany, Switzerland, City and state or province(Stadt und Bundesland/Kanton)

• 5: Male (männlich) oder Female (weiblich) ankreuzen

• Other information (weitere Informationen) 6: • 6a Countries of citizenship (Staatsangehörigkeiten): Austria, Germany, Switzerland • 6b Foreign Tax ID-Number (fremde Steuernummer, falls vorhanden) Ihre Steuernummer • 6c Type of US-Visa (Art des US-Visums) n/a schreiben für not applicable (nicht zutreffend) • 6d Identification Document(s) submitted (eingereichte Dokumente zur Identifizierung): kreuzen Sie nur Passport (Ausweis) an. (Die anderen

eingereichten Dokumente schreiben Sie auf ein separates Blatt, auf das Sie oben Ihren Namen und Form W-7 geschrieben haben.) • issued by (ausgestellt von): Austria, Germany, Switzerland, • No. (Nr.): Schreiben Sie die Ausweisnummer auf Expiry Date (gültig bis) Schreiben sie den letzten Gültigkeitstag Ihres Passes auf • Date of Entry into the USA (Einreisedatum in die USA) n/a schreiben • 6e Have you ever recieved … (Haben Sie jemals eine TIN oder EIN erhalten)? No/Do not know (Nein/weiß nicht) ankreuzen und 6f überspringen (trifft

wahrscheinlich ankreuzen bei Ihnen zu), Yes (Ja) ankreuzen, wenn Sie eine TIN oder EIN erhalten haben und 6f ausfüllen. • (6f Schreiben Sie Nummer Ihrer alten TIN oder EIN auf und den Namen, unter dem Sie die Nummer erhalten haben. Dies gilt für Sie wahrscheinlich

nicht.) • 6g bezieht sich auf den Grund des Antrags. Für Passives Einkommen (h) schreiben Sie n/a. • Sign Here: Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass Sie die einträge im Formular W-7 und die beigefügten Dokumente geprüft haben. Geben Sie

Ihren Namen ein und unterschreiben Sie nach dem Ausdrucken. Ergänzen Sie das Datum Monat/Tag/Jahr. Ergänzen Sie Ihre Telefonnummer mit der Landesvorwahl. Wenn der Platz nicht ausreicht, schreiben Sie die Nummer mit der Hand.

• Alle übrigen Felder lassen Sie offen.

• Gratulation, Sie haben das Formular W-7 ausgefüllt!

Wenn Ihr Antrag auf eine ITIN abgelehnt wird, lesen Sie die Begründung genau durch. Meistens werden die beigefügten Dokumente nicht akzeptiert. Erkundigen Sie sich nochmals bei der US-Botschaft in Frankfurt oder Paris, welche Dokumente in welcher Form verlangt werden.

Was Sie machen, wenn Sie Ihre EIN oder ITIN erhalten haben

• Nach einigen Wochen oder Monaten erhalten Sie Ihre EIN oder ITIN. Das war Schritt 1.

• Schritt 2: Nun beantragen Sie bei der Plattform, die Ihre E-Books veröffentlicht, dass keine US-Steuern auf Ihre Tantiemen einbehalten werden. Die Adresse finden Sie auf den Websites der Plattformen oder fragen Sie den Support.

Wenn Sie Ihre E-Books bei mehreren US-Plattformen eingestellt haben (z. B. KDP, ibookstore, Smashwords), müssen Sie diesen Antrag bei allen Plattformen stellen.

Auf das Doppelbesteuerungsabkommen berufen Formular W-8BEN ausfüllen (Teil 1)

Das Formular W-8BEN finden Sie hier: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw8ben.pdf Es gibt derzeit nur Formulare von 2006. Mit diesem Formular berufen Sie sich darauf, dass Sie nicht in den USA wohnen und auch nicht die US-Staatsbürgerschaft besitzen. Die Instruktionen zu W-8BEN finden Sie hier: http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/iw8ben.pdf Wichtige Stichworte im Formular: • Withholding agent: Unternehmen, das die Tantiemen

auszahlen soll • Beneficial owner: Person, die die Tantiemen erhalten soll

Auf das Doppelbesteuerungsabkommen berufen Formular W-8BEN ausfüllen (Teil 2)

Part I: Identification of Beneficial owner (Identifizierung des Begünstigten) • Feld 1: Name of individual or organization (Name des Begünstigten) – Ihr

vollständiger Name • Feld 2: country of incorporation or organization: Land – Austria, Germany,

Switzerland • Feld 3: Type of Beneficial owner (Art des Begünstigten) – kreuzen Sie individual an,

wenn Sie keine Angestellten haben, sonst corporation (Was steht in Ihrem SS-4 oder W-7?)

• Feld 4: Permanent resident adress (feste Adresse, kein Postfach) – Zeile 1: Straße und Hausnummer, Zeile 2: Stadt, Bundesland/Kanton mit Postleitzahl, Country (Land): Austria, Germany, Switzerland (nicht abkürzen)

• Feld 5: Mailing adress (Postadresse) – falls abweichend von Feld 4 • Feld 6: US tax identification number (US-Steuernummer) – Schreiben Sie Ihre US-

Steuernummer auf und kreuzen Sie an, welche Sie besitzen • Feld 7: Foreign tax identifying number (ausländische Steuernummer) – geben Sie

optional Ihre Steuernummer in Ihrem Land an • Feld 8: Reference number (Referenznummer) – Dies ist Ihre Mitgliedsnummer bei

der jeweiligen Plattform. Meistens finden Sie die auf dem Dashboard.

Auf das Doppelbesteuerungsabkommen berufen Formular W-8BEN ausfüllen (Teil 3)

Part II: Claim of Tax Treaty Benefits (Berufung auf das Steuerabkommen) • Feld 9: I certify that (Ich bestätige, dass ) – Kreuzen Sie folgende Kästchen an: a. The beneficial owner ist a resident of (der Begünstigte ist ein Einwohner von) Austria, Germany, Switzerland

(Kürzen Sie die Länder nicht ab.) b. Dieses Kästchen bezieht sich auf Ihre Steuernummer, die Sie in Feld 6 geschrieben haben. c), d) und e) überspringen • Feld 10: Special rates and conditions (Besondere Raten und Bedingungen – hier geht es um die jeweiligen

Doppelbesteuerungsabkommen der Länder) The beneficial owner is claiming the provisions of Article (Der Begünstigte bezieht sich auf Artikel): 12 für alle drei

Länder. (Hier können Sie die Abkommen sehen: http://www.irs.gov/Businesses/International-Businesses/United-States-Income-Tax-Treaties---A-to-Z )

To claim a 0% rate of withholding (alle drei Länder) Specify type of income (Nennen Sie die Art des Einkommens): Royalties – other (Tantiemen – andere) Explain the reasons the beneficial owner meets the treaty article (Erklären Sie, warum der Begünstigte sich auf

den Artikel des Vertrags beruft) – Schreiben Sie : The beneficial owner is a resident ofAustria/Germany/Switzerland. (Der Begünstigte ist ein Einwohner von Österreich/Deutschland/der Schweiz).

Part III: Überspringen Part IV: Unterschreiben Sie und setzen Sie das Datum ein (Monat, Tag, Jahr). Geben Sie an, in welcher Funktion Sie unterschreiben „self“ für ITIN und EIN ohne Angestellte oder Freiberufler. Für andere Unternehmensformen, orientieren Sie sich an den Beispielen bei KDP: CEO, CFO, Finanzleiter, Geschäftsführer , Präsident, Vize-Präsident, Direktor (UK only), Vorsitzender des Vorstands, Ausführender, Mitglied, Vorstandsmitglied, Partner, geschäftsführender Teilhaber, und Sachverwalter (https://kdp.amazon.com/self-publishing/help?topicId=A1VDYJ32T5D3U4 )

Wieken-Verlag Autorenservice Martina Sevecke-Pohlen

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