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AUTOMATISIERTE RECHNUNGSBEARBEITUNG NUTZEN – MARKT – TRENDS
VOI Dome IT&Business, 4. Oktober 2016
Christian Brestrich
B&L Management Consulting GmbH
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B&L MANAGEMENT CONSULTING GMBH
UnabhängigeBeratungseitmehrals20Jahren
m Op7mierungderRechnungsprozesseØ DebitorenundKreditoren
Ø Output-ManagementbisFreigabeprozesse
m ArchivierungvonRechnungenØ Scannen,OCR,eRechnung
Leistungen
m Potenzialanalysen
m FachkonzepteeBilling,eInvoicing
m Produktauswahl
m Verfahrensdokumenta7onen
http://www.bul-consulting.de/de/erechnungeneinvoice.html
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RECHTLICHE RANDBEDINGUNGEN
Quelle: Sächsische Zeitung – sz-online.de
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ANFORDERUNGEN AUS IKS-SICHT
GrundsätzlicheAnforderungenderFinanzverwaltungandenelektronischenRechnungsaustauschergebensichausdenGoBD
1. ElektronischeAuSewahrung
2. Unveränderbarkeit
3. Lesbarkeit
4. ZeitgerechteErfassungundBelegsicherung
5. SonderfallE-Mail
6. IndexierungundNachvollziehbarkeit
7. DigitalisierungvonPapierrechnungen
8. VernichtungvonOriginalen
9. Reproduzierbarkeit
10. Konver7erungundZwischenformate
11. DatenzugriffundBereitstellung12. Verfahrensdokumenta7on
Quelle: 12 Regeln für den GoBD-konformen elektronischen Rechnungsaustausch, Verband elektronische Rechnung
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UMSATZSTEUERLICHE ANFORDERUNGEN UND PRÜFPFAD
Entscheidendistder„verlässlichePrüfpfad“m Auszug§14Umsatzsteuergesetz,Absatz1
Ø JederUnternehmerlegtfest,inwelcherWeisedieEchtheitderHerkune,dieUnversehrtheitdesInhaltsunddieLesbarkeitderRechnunggewährleistetwerden.DieskanndurchjeglicheinnerbetrieblicheKontrollverfahrenerreichtwerden,dieeinenverlässlichenPrüfpfadzwischenRechnungundLeistungschaffenkönnen.
m ChecklisteVerlässlicherPrüfpfad(PSP)1.IstderAusstellerderRechnung(mithinErbringerderLeistung)bekannt?2.WurdenvondiesemRechnungsausstellerLieferungenoderLeistungenbezogenundwird
somiteineRechnungerwartet?3.SindsämtlicheAngabenaufderRechnung(insbes.USt-ID-Nummer/Steuernummer,
Anschrieen,Firmierung,Bankverbindung)korrekt?KönnendieseDatenfehlerfreigegendieeigeneStammdatenbankabgeglichenwerden?
4.WurdedieausgewieseneLieferung/LeistunginkorrekterArt,MengeundPreisbezogen?LässtsichdasmitLieferscheinen,Wareneingängenabgleichen?
5.SindallegesetzlichgefordertenPflichtangabenaufderRechnungenthalten?6.IstdieRechnungrechnerischkorrekt?
Quelle: Kanzlei Peters, Schöneberger & Partner
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DUPLIKATE
Duplikatemüssennichtmehralssolchegekennzeichnetsein,weildasBMFsichhierumPrak7kabilitätbemühtm „SindfüreinunddieselbeLeistungmehrereRechnungenausgestellt
worden,ohnedasssiealsDuplikatoderKopiegekennzeichnetwurden,schuldetderleistendeUnternehmerdenhieringesondertausgewiesenenSteuerbetrag.
m Diesgiltnicht,wenninhaltlichiden+sche(s.§14Abs.4UStG)MehrstückederselbenRechnungübersandtwerden.BestehteineRechnungausmehrerenDokumenten,sinddieseRegelungenfürdieDokumenteinihrerGesamtheitanzuwenden.“
Quelle: Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE
Orig
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Kopi
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ELEKTRONISCHE RECHNUNG IM B2G IN DER EU
Richtlinie2014/55/EUam6.Mai2014veröffentlichtm VerpflichtungderÖffentlichenVerwaltungzurAnnahmeelektronischer
Rechnungenm KeineVerpflichtungzurLieferungelektronischerRechnungenm Ziel:StrukturierteDaten
Ø „EinebloßeBilddateisolltenichtalselektronischeRechnungimSinnedieserRichtliniegelten.“Quelle:Legisla7veEntschließungdesEuropäischenParlamentsvom11.März2014zudemVorschlagfüreineRichtliniedesEuropäischenParlamentsunddesRatesüberdieelektronischeRechnungsstellungbeiöffentlichenAuerägen(COM(2013)0449–C7-0208/2013–2013/0213(COD))
Entwicklung technischer Standard
RL veröffentlicht 6. Mai 2014
36 Monate
Umsetzung in nationales Recht
18 Monate
Juni 2017 Jan. 2019
30 Monate
Umsetzung Kommunen
Jan. 2020
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ELEKTRONISCHE RECHNUNG IM B2G IN DEUTSCHLAND
E-Rechnungs-Gesetzalsna7onaleUmsetzungderEURichtliniem BundeskabinerhatE-Rechnungs-Gesetzam13.07.2016verabschiedetm Vorschrieentretenfür
Ø BundesministerienundVerfassungsorganeam27.11.2018undØ füralleübrigenBehördenam27.11.2019
inKraem größteErgänzunggegenüberEU-Richtlinie:betragsunabhängige
VerpflichtungzurAnnahmeelektronischerRechnungenØ posi7vfürRechnungssteller,dadieFormderRechnungsstellungnichtvoneinervorherigen
PrüfungdesAueragswertsabhängigist
m SteuerungsprojektdesIT-PlanungsratessolldieStandards,RealisierungundaueretendeFragestellungenmitHilfeeinesPlanspielsprüfen.Ø Simula7ondesRechnungsaustauschesübertechnischePlatormdesVeRØ ÜberprüfungderVorgabenaufPraxistauglichkeitØ EinbindungvonAnwendernausWirtschae,MirelstandundVerwaltungzurfrühen
Akzeptanzförderung
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ORGANISATORISCHE TRENDS
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PAPIER, PDF ODER DATEN?
InderPraxismüssenmeistmehrereVariantenparallelgenutztwerden
Papier
Austausch- volumen
#Partner
Daten
Daten Papier
Rechnungssteller
Daten
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Rech
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pdf@ eMail
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STANDARDS FÜR ERECHNUNG
DokumentUNDDatenmüssenstandardisiertwerdenm ErspartzusätzlicheKonver7erungm ErspartzusätzlicheArchivierungm Erspartevtl.EinbeziehungvonDienstleistern
Quelle: Billentis Marktstudie 2015
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ZENTRALER USER GUIDE DES FORUMS ELEKTRONISCHE RECHNUNG DEUTSCHLAND
ZUGFeRDisteindeutschesProfilaufinterna7onalerNormm Ziel:AustauschelektronischerRechnungenfürjedenTeilnehmer
Ø ohnevorherigeAbsprachem StrukturierteDatensollenimmergeschicktwerden
Ø NutzungdurchEmpfängeristop7onal
m Konzentra7onaufdasWesentlichefürKMUØ PDF/A-3alsDokumenwormatØ DatenalseingeberetesXML
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DOKUMENT ODER DATEN? WAS IST DIE RECHNUNG?
WennDokumentundDatenversandtwerden,kannbeidesformalalsBuchhaltungsbelegfungieren1. Dokument,
Ø dannkönnenbeimEmpfängerdieDaten„Buchungshilfe“sein
2. Daten,Ø dannkannbeimEmpfängerdasDokument„Visualisierungshilfe“sein
„Belegistdas,wasderBuchungdient!“*m SomitistbeiderProzessgestaltungdesEmpfängerszuentscheidenundzu
berücksich7genwasgilt.
Dok.
Daten
*Quelle: Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern auf der VeR-Konferenz, März 2013
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ARCHIVIERUNG ERECHNUNG
ArchivierungistNICHTEU-weiteinheitlichgeregelt,inDeutschlandgiltm GenerellgleicheAnforderungenbzgl.Archivfristen,Nachvollziehbarkeitetc.
unabhängigvomFormatdes„Beleges“,aberØ ElektronischeRechnungen(Dokumentbzw.Daten)sindelektronischzuarchivierenØ Konver7erteDatensindimOriginalformatUNDimInhouse-FormatzuarchivierenØ SicherungderVollständigkeit,Nachvollziehbarkeit,Lesbarkeiterfordertorganisatorische
UNDtechnischeKontrollen
m AlleelektronischenArchivekönnenfürdieArchivierungderRechnungsobjekteeingesetztwerdenØ ArchivierungkannauchbeieinemDienstleistererfolgen
• Achtung:ReineCloud-Lösungengenauprüfen!• ArchivierungimAuslandbenö7gtEinzelfallbewertungdesFA
Ø RevisionssicherheitistKEINEtechnischeEigenschaeundlässtsichnichtmitdemArchivsystemkaufen(„Zer7fikat“)
EU-weiteVereinheitlichungistinArbeitm Kurzfris7geErgebnissesindnichtzuerwarten
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NUTZENASPEKTE UND ZIELSETZUNG
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TYPISCHE NUTZENASPEKTE RECHNUNGSSTELLER
StrategischeundProzessaspekteüberwiegenm 40%–50%EinsparungDurchlaufzeitm 40%-50%wenigerTransak7onsfehler&Abs7mmungenm Ca.20%frühererZahlungseingang,Finanzierungskostenm HöhereKundenbindungm Porto-/Materialeinsparungen
Quelle: Billentis Market Report
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RECHNUNGSSTELLER: ZIELSETZUNG
ROIergibtsichprimärausProzess-undstrategischenAspekten
Business Impact ¦ Früherer Zahlungseingang ¦ Besserer Service durch
Datenlieferung ¦ Kundenbindung
¦ …
Prozessbeschleunigung ¦ Schnellerer Versand ¦ Schnellere Klärung
¦ Weniger Rechnungskopien ¦ Schnellere Archivierung
¦ …. Materialeinsparungen
¦ Druckkosten ¦ Konfektionierung
¦ Porto / Transport ¦ Ggf. Ablage, Material
¦ …
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TYPISCHE NUTZENASPEKTE RECHNUNGSEMPFÄNGER
ProzesseinsparungensindfürEmpfängeramwich7gstenm 50%-60%EinsparungDurchlaufzeitm 40%-50%wenigerTransak7onsfehler&Abs7mmungen
Ø WenigerRückfragen
m BessereSkonto-Ausnutzungm IndividuelleZahlungszielem BesseresCashManagement
Quelle: Billentis Market Report
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TYPISCHE ZIELE RECHNUNGSPROZESS
Automa7sierungenimProzessundErhöhungderTransparenzsindtypischevordergründigeZielem ReduzierungderHandlingskostenproRechnungdurchautoma7sche
ErkennungvonRechnungsdatenm RäumlicheundzeitlicheUnabhängigkeit,z.B.beiFreigabem BessereTransparenzüberRechnungskontrolle/-freigabem Reduk7onvonFehlernundNachfragenm VerkürzungderDurchlaufzeiten
Ø BesseresFinanzmanagementØ VermehrteNutzungvonSkon7
m Purchase-to-PayBetrachtung,z.B.Ø ErhöhungdesAnteilsmitBestellbezugundggf.DunkelbuchungØ StärkereZentralisierungdesRechnungseinganges
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AUTOMATISIERTE VERBUCHUNG (DUNKELBUCHUNG)
HöchsterAutoma7sierungsgradisterreichbarwenn:m eineposi7onsweiseelektronischeBestellungvorliegt,m dieKreditorendatenderRechnungmitdenDatenausdemKreditorenstamm
übereins7mmenm dieRechnungsposi7onenmitdenBestellposi7onenübereins7mmenundm dieZahlungskondi7onenausdenStammdatenmitdenKondi7onender
Rechnungübereins7mmen.IndiesemFallkanneineDunkelbuchungerfolgen,d.h.dieBuchungerfolgtautoma7siertohneweiteremanuellePrüfung.Entscheidungsbedarfe:m FestlegungeinerWertgrenzem DifferenzierungnachKreditorenm Freigabestrategie
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MARKT UND PRODUKTE
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ZIELGRUPPEN DER ANBIETER
Anbieterversuchen(fürgroßeUnternehmen)denkomplerenBeschaffungsprozess(P2P)zuunterstützen
0 10 20 30 40 50 60
Bestellwesen
Auftragsabwicklung
Rechnungserstellung
Elektronische Übertragung
Rechnungseingangsbearbeitung
Zahlungsabwicklung
Für welche Prozesse in den Unternehmen und welche Unternehmensgröße bieten Sie Produkte und/oder
Dienstleistungen an?
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LÖSUNGEN FÜR RECHNUNGSEINGANG
DiemeistenLösungenwerdenfürdenRechnungseingangangeboten„UnabhängigkeitvomEingangsformat“istzuverifizieren
ja, 56
nein, 5
Missing, 7
Bieten Sie Leistungen im Bereich Rechnungseingang?
ja, 54
nein, 2 k.A., 1
Missing, 11
Rechnungen können als gescanntes Image, codiertes PDF oder Datensatz empfangen werden und unterliegen
der selben Weiterverarbeitung unabhängig von diesen
Eingangskanälen?
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RECHNUNGSEINGANG HYBRID-VERARBEITUNG
GemäßAnbieteraussagewerdenHybrid-Dokumentebereitsumfangreichunterstützt.
23
17
36
Bei Hybrid-Rechnungen (Dokument und Daten in einer Datei) fließen in die Bearbeitung ein ...
nur Datensatz
nur Dokument
beide Objekte mit automatischem Abgleich (bitte erläutern!)
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RECHNUNGSEINGANG PRÜFUNGEN DER RECHNUNGSINHALTE
Automa7schePrüfungenderVollständigkeitderPflichwelderundAbgleichmitexternenDatensindStandard
44
43
43
6
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Formale Prüfungen, z.B. Vollständigkeit gemäß §14 UStG
Plausibilitätsprüfungen gegen Stammdaten
Positionsweise Plausibilitätsprüfungen gegen Bestelldaten
k.A.
Welche automatische Prüfungen unterstützen Sie in Ihrer Software?
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RECHNUNGSEINGANG: WORKFLOW-FUNKTIONEN
BeidenRechnungs-WorkflowsgibtesnochdifferenzierendeFunk7onenimHigh-End
48
36
36
36
4
0 10 20 30 40 50 60
Strukturierte- und Ad-hoc-Workflows für mehrstufige Prüfungen und Freigaben
Positionsweise Kontierung, inkl. Splitting einzelner Positionen
Positionsweise Korrekturen der Beträge, inkl. Begründung
History, inkl. Korrekturen
k.A.
Welche Kernfunktionen bietet Ihr Prüfungs- und Freigabe-Workflow?
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SAP-INTEGRIERTER FREIGABE-WORKFLOW
DieAnforderungeinesSAP-integriertenFreigabe-WorkflowsistimmernocheinstarkdifferenzierendesKriterium
14
12 15
10
4
Bieten sie einen SAP-integrierten Freigabe-Workflow? (Anzahl Nennungen)
nein
ja, voll in SAP integriert
Aufruf aus SAP möglich, bidirektionale Datenschnittstelle
Angebot über Partnerlösung
k.A.
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DIGITALISIERUNG DES IST-PROZESSES
Quelle: Süddeutsche Zeitung
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DISKUSSION/FRAGEN?
nächsteTermineSeminar„ElektronischeRechnungeninderöffentlichenVerwaltung“11.Oktober–München/8.November–DüsseldorfElektronischerRechnungstag12./13.10.–München
KontaktChris+anBrestrichB&LManagementConsul7ngGmbHTel.: +4917630416555E-Mail: [email protected]: www.bul-consul7ng.de
ISBN: 978-3000429132