FORUM 2007 - NewGL
Vor- und Nachteile des Neuen Hauptbuches
in SAP
Andreas MaltigGelsenkirchen, 23.08.2007
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 2
Parallele Ledger
Überblick NewGL
Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 3
Parallele Ledger
Überblick NewGL
Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
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Bilanzierung auf internenUnternehmensbereichen, z.B.Segmentberichterstattung
Abgestimmtes internes undexternes Rechnungswesen
Abschlusserstellung nachunterschiedlichen Rechnungs-legungsvorschriften
Fast Close
Abbildung von Gesamtkosten-und Umsatzkostenverfahren
Vernetzte Ökonomie undGlobalisierung stellen neueHerausforderungen für dasRechnungswesen dar !
Anforderungen an ein flexibles Rechnungswesen
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Zersplitterte Welt
Das Neue Hauptbuch unterstützt:
Externe Rechnungslegung Management- und Segmentberichterstattung Erweiterbar für Industrielösungen Erweiterbar durch Kunden Bilanzen unterhalb Buchungskreis Parallele Rechnungslegung für
z.B. IFRS / US-GAAP GuV nach GKV und UKV Fast Close TCO-Reduktion Compliance & Transparenz
Eine Komponente – Viele Funktionalitäten
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Kons.Vorbereiten
EC-PCA
RW-Funktionen
Neues HBin mySAP
ERP
FI-SL CO-OM
CO-PA
Segmentebestimmen
UKV-Ledger
Währungs-umrechnung
Verrechnungs-kontenOnline-Splitt
Abstimm-ledger
Bilanz unterhalb Buchungskreis
Architektur des Neuen Hauptbuches
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Profit Center, Konsolidierungsvorbereitung,GKV und UKV gemeinsam im Hauptbuch,Integration von Legalem und ManagementReporting
Mehrdimensionaltiät des Hauptbuches
Parallele Bilanzierung nach unterschied-lichen Rechnungslegungsvorschriften
Parallele Ledger
Erweiterbarkeit um kundeneigeneKontierungenAuswertungen nach eigenen Kriterienmöglich, z.B. Region
Flexibilität durch kundeneigene Felder
Fast CloseEchtzeit-Integration CO FI
Bilanz unterhalb Buchungskreis,Segment-Konsolidierung, Saldo Null,Vererbung von Kontierungsmerkmalen,Fast Close
Belegaufteilung
Bilanz unterhalb Buchungskreis möglich,Segment-Konsolidierung
Objekttyp Segment
AnwendungNeue Funktionalität
Was ist Neu?
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Die neue Summentabelle FAGLFLEXT spiegelt dieMehrdimensionalität des Neuen Hauptbuches wider
Neu
Neue Summentabelle FAGLFLEXT
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 9
Parallele Ledger
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Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 10
Nur die Werte des führenden Ledgers werden standardmäßig ins CO gebucht !
IFRS HGB US-GAAP
Mehrere Ledger – Mehrere Bewertungen
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Beispiel: Bilanzauswertung für unterschiedliche Bewertungen
Das Ledger als zentrales Selektionsmerkmal
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Ein Buchungsbeleg, der mit den Standardbuchungstransaktionen gebucht wird,wird mit gleichen Wertansätzen in allen Ledgern fortgeschrieben.Zur Fortschreibung einzelner Ledger existieren neue Buchungstransaktionen.
Neue Buchungstransaktionen
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 13
Über Szenarien wird je Ledger festgelegt, welche Felder im Hauptbuchfortgeschrieben werden sollen.
Analog kann die Fortschreibung für kundenindividuelle Felder festgelegt werden !
Definition der Wertfortschreibung im Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 14
Parallele Ledger
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Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 15
Anforderung: Erstellung von Segmentbilanzen
• Das Feld Segment gehört standardmäßig zur Summentabelle FAGLFLEXT des Neuen Hauptbuches• Neue FI-Recherchen ermöglichen den Aufruf einer Segmentbilanz
Buchung mit unterschiedlicher Segmentzuordnung notwendig
Lösung: Die neue Funktion Belegaufteilung / Online Split
Belegaufteilung - Motivation
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Belegaufteilung: Prämissen
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Belegaufteilungsregeln:• Auslieferung von Standardregeln durch die SAP• Individuelle Regeln können angelegt werden
Belegaufteilung: Regeln und Merkmale
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Belegaufteilung: Zahlenbeispiel - Vererbung
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 19
Belegaufteilung: Zahlenbeispiel - Aufteilung
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 20
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Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 21
Das Neue Hauptbuch unterstützt den Fast Close
Online Buchungen, anstatt Periodenabschlussaktivitäten Belegaufteilung (Nachbelastung entfällt) Online CO-FI-Buchungen (Abstimmledger entfällt)
Keine Datenredundanz Abschlussaktivitäten werden weniger
Aufwand für Abstimmarbeiten wird geringer kein Abstimmledger mehr integriertes UKV-Ledger integriertes Konsolidierungsvorbereitungsledger
Periodenabschluss: Fast Close
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Fast Close: Echtzeit-Integration CO -> FI
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(1) Buchen Kreditorenrechnung– mit automatischer Aufteilung der
Verbindlichkeiten und Steuer
(2) Maschinelles Zahlen– mit Online-Verteilung der
Nachlauf-Kosten (Skonto,Kursdifferenzen)
– automatische Aufteilung derSteuerrückrechnung
(3) MonatsabschlussarbeitenKeine Aktivitäten notwendig !
Klassisches Hauptbuch vs Neues Hauptbuch
(1) Buchen Kreditorenrechnung
(2) Maschinelles Zahlen
(3) Monatsabschlussarbeiten– Nachbelastung Bilanz
durchführen (SAPF180):Verteilung der Verbindlichkeitenund Steuern auf operativeKontierungen (z.B. Geschäfts-bereich)
– Nachbelastung GuV durchführen(SAPF181): Verteilung Skonto,Kursdifferenzen auf operativeKontierungen
Fast Close am Beispiel Kreditorenprozess
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Parallele Ledger
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Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 25
Max. 5 interaktiveMerkmale hinter-
legbar(Customizing)
Saldenanzeige mit flexiblen Merkmalen
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 26
Neue Rechercheberichte: Ford./Verb.
OP- oder Einzelposten Listen ausHauptbuchsicht mit KontierungsmerkmalProfitcenter und Segment
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Bilanzierende Entitätenüber FreieAbgrenzungen wählbar:- Profitcenter- Segment- Funktionsbereich
Selektion eines Ledgersmöglich
Klassischer Bilanzbericht überarbeitet
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Umsatzkostenverfahren: Auswertungen
Neuen Bilanzreportstarten
GuV nach UKVauswerten
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 29
Parallele Ledger
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Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 30
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
Das Neue Hauptbuch ist bei drei Kunden erfolgreichimplementiert worden
Erfahrungen seit 2005 mit dem Neuen Hauptbuch
Unterschiedliche Lösungen
Parallele Ledger vs. Kontenlösung
Kundeneigene Felder
Segmentberichterstattung
Umsatzkostenverfahren
Belegaufteilung
Zusatzreporting für das Neue Hauptbuch
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Allgemeines
SAP Trend eindeutig für das Neue Hauptbuch
Die Einstellungen zum Neuen Hauptbuch sind nachProduktivsetzung kaum änderbar
Genauer Konzeptionsbedarf
Alle Prozesse müssen analysiert und detailliert getestet werden
Es gibt im Standard kein Zurück zum klassischen Hauptbuch
Einmalkosten zur Konzeption, Implementierung und evtl.Migration
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 32
Parallele Ledger
Identische Oberfläche und fast identische Funktionalitätenvereinfachen die Handhabung und Transparenz
Zusammenfassen von Ledgern zu Gruppen kann Zeit imAbschlussprozess ersparen
Darstellung im FI-AA durch Delta-Bewertungsbereicheunglücklich gelöst
Hohe Laufzeiten bei Bilanzauswertungen, wenn mehrereLedger einer Summentabelle zugeordnet werden
Keine Buchung in nicht-führende Ledger auf OP geführteSachkonten
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 33
CO Echtzeitintegration
Kein Abstimmaufwand mehr zwischen FI und CO notwendig
Die Anreicherung der Summentabelle um CO Objekte ersetztnicht die Aktivierung einzelner CO Module
CO Berichtswesen kann nicht durch das HauptbuchBerichtswesen abgelöst werden
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 34
Belegaufteilung
Vererbung und Belegsplitt sichern realtime Genauigkeithinsichtlich der Saldo-Null Bilanzauswertungen
Die Kontierungsvererbung beim Belegausgleich erhöht dieKontierungsqualität
Automatische Buchungen erfordern oft den Einsatz einerSubstitution zur Versorgung der Bilanzierungsmerkmale
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 35
Kundeneigene Felder
Ohne Modifikation erweiterbar
In den Buchungen erfaßbar und in vielen Reports auswertbar
Gute Abstimmmöglichkeit zu Vorsystemen
Erhöhen automatisch die Anzahl der Datensätze in derSummentabelle und können entsprechend zu hohenLaufzeiten bei Bilanzauswertungen führen
Felder deaktivierbar, nachträglich aber nicht entfernbar
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 36
Berichtswesen
Standard Auswertungsmöglichkeiten am Anfang unter ERP5.0 eher schlecht, mittlerweile ganz gut und stetig wachsend
Segmentberichterstattung im Standard durch eigene Felderabbildbar und auswertbar
Flexible Auswertungsmöglichkeiten im Report Painter undReport Writer
GuV nach UKV nur über einen Recherchebericht zur Bilanzauswertbar, nicht aus der klassischen Bilanz (RFBILA00)
Erfahrungen mit dem Neuen Hauptbuch
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 37
Empfehlungen zum Neuen Hauptbuch
Ohne Zwang nicht sofort auf das Neue Hauptbuchwechseln
Sofern Releasewechsel auf ERP 6.0 eingeplant, sollte einFolgeprojekt zur Einführung des Neuen Hauptbuchesgeprüft werden
Detailliertes Kontierungshandbuch ist für eine Umstellungerforderlich (runtergebrochen auf Konto/Belegart)
So wenig kundeneigene Felder und Ledger wie möglich
Belegaufteilung nur nutzen, sofern eine Segment- oderProfitcenterberichterstattung mit Bilanzqualität dieserfordert
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 38
Parallele Ledger
Überblick NewGL
Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 39
Neue Möglichkeiten
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 40
IntegrierteSegmentberichterstattung
Weniger Abstimmarbeitenzwischen externem und internemRechnungswesen
Parallele Rechnungslegung durchWerthaltung in parallelen Büchern
Flexibilität durch unternehmens-spezifisches Reporting
Nutzen
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 41
• Begleitendes Coaching der IT-Abteilungin der Realisierungsphase
• Administratorenschulung undAnwenderschulung
• Betreuung und Basisunterstützung
Consulting
Training & Betreuung
• Analyse der Anforderungen und Geschäftsprozesse mit Aufzeigen vonVerbesserungspotenzialen (Analyse- und Prozessworkshop)
• Grobkonzept im Rahmen der Gesamt-IT-Strategie des Unternehmens
Design & Implementierung• Feinkonzeption
• Einrichten der notwendigen Strukturen und der relevanten Funktionen
• Integration der Lösung in die vorhandene Systemlandschaft
Projekt-management
Programm-management
Consult
DesignMaintain
BuildOperate
Lösungsangebot
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Services for Business IT Ruhr GmbH
Andreas MaltigSenior Consultant Business Intelligence
Bruchstr. 545883 Gelsenkirchen
Tel.: +49 209 9456-7027Fax: +49 209 9456-67027E-Mail: [email protected]: http://www.sbi-ruhr.de
A Siemens Company
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 43
Parallele Ledger
Überblick NewGL
Reporting
Vor- und Nachteile
Belegaufteilung
Zusammenfassung
Periodenabschluss
Agenda
Backup zur Migration
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 44
Analyse der Rechnungswesenprozesse:
– Welche betriebswirtschaftlichen Anforderungen müssenabgebildet werden ?
• Welche parallelen Bewertungen / Bücher werden benötigt ?• Soll eine Segmentberichterstattung möglich sein ?• Für welche Entitäten wird ein Reporting benötigt ?
– Welche technischen Funktionalitäten sind zur Abbildung derbetriebswirtschaftlichen Anforderungen notwendig ?
• Einführung von neuen, evtl. kundenindividuellen Kontierungen• Definition von parallelen Ledgern• Einstellung der Belegaufteilung• Festlegung des Migrationsszenarios
Implementierung des Neuen Hauptbuches
30.08.2007 SBI Ruhr Folie 45
Neukunden:
Die Daten werden aus dem Fremdsystem über eine Altdatenübernahme ins SAP-System mit aktiviertem Neuen Hauptbuch übernommen!
Bestandskunden:
Die Daten werden durch SAP-Standard-Migrationstools aus dem klassischen Hauptbuchins Neue Hauptbuch übergeleitet!
Datenübernahme ⇔ Migration
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Migrationsprinzipien: Migration nur zum Geschäftsjahresbeginn (Stichtag) Das alte Geschäftsjahr muss abgeschlossen sein vor
Aktivierung des Neuen Hauptbuches
Voraussetzung:Erfolgreicher Upgrade des R/3 Systems auf ERP 6.0.
Die Migration ist ein eigenständiges Projekt
Projektplanung, Meilensteine, Testumsetzung undProduktivumsetzung
Komplexe Migrationstools Siehe auch OSS-Hinweis 812919
Migrationsprojekt für das Neue Hauptbuch
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• Konzeption der neuenHauptbuchhaltung
• Customizing der neuenHauptbuchhaltung
• Planung und Konzeptionder Migration
• Analyse derGeschäftsprozesseinsbesondere beiEinsatz derBelegaufteilung
• Ggf. Customizing derBelegaufteilung
• Abschluss des altenGeschäftsjahres
• Customizing der neuenHauptbuchhaltung
• Customizing derMigration
• Einsatz der Validierungzur Verprobung derBeleg-aufteilung
• Durchführung derMigration:- Übertrag der Belege indie neuen Tabellen- Durchführung desSaldovortrages
• Aktivierung desNeuenHauptbuches
Ablauf Migrationsprojekt
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ERP 5.0 Kunden:– In Q4/2005 hat die Pilotierung der Migrationstools gestartet– Die Auslieferung ist mit Verfügbarkeit von Support
Package 10 erfolgt– Eingeschränkte Nutzung der Migrationstools
ERP 6.0 Kunden:– Die Auslieferung des Migrationscustomizings und der
dazugehörigen Tools ist Standard– In den Anweisungen des Global Active Supports werden
Ihnen u.a. Fragen zu Ihrer aktuellen und für die Zukunftgewünschten Hauptbuchorganisation gestellt
Migration NewGL: SAP-Unterstützung/-tools
SAP empfiehlt die SAP als Unterstützung/Beratung im Migrationsprojekt mit einzubinden