Budgetierung für die SLUB - Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes

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Michael Golsch, Stellvertreter des Generaldirektors, SLUB Dresden

Budgetierung für die SLUB Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes

Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt der SLUB Sächsisches Staatsministerium der Finanzen, 28. Januar 2014


Budgetierung für die SLUB

Januar 28, 2014 | Seite 2 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt 2011-2013

Agenda: (1)  Sachstandsberichte zum NSM-Aufbaucontrolling 2013

(2)  Die SLUB als Staatsbetrieb

(3)  Ziele und Aufgabenschwerpunkte der SLUB

(4)  Weitere Informationen, Verschiedenes




Ausgangssituation bis 2010

Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ; Eröffnungsrunde 05.01.2011

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden

Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? -

Investitionsrücklagen und Rück- stellungen (periodenübergreifend)? -

Strategisches Personalmanagement? -

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

-

-

Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?

Die SLUB rangiert noch unter den „top five“ der Bibliotheken auf einem hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert deutlich mehr unternehmerische Spielräume.

Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.

Organisatorische Rahmenbedingungen

5. Januar 2011 22




Ausgangssituation bis 2010 Ergebnisse 31.12.2013

Gespräch im SMWK, 29.10.2010 ; Eröffnungsrunde 05.01.2011

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden

Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien? -

Investitionsrücklagen und Rück- stellungen (periodenübergreifend)? -

Strategisches Personalmanagement? -

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

-

-

Die Möglichkeiten kameraler Verfassung: Unternehmerische Freiräume?

Die SLUB rangiert noch unter den „top five“ der Bibliotheken auf einem hochdynamischen Verdrängungsmarkt. Nachhaltiger Erfolg erfordert deutlich mehr unternehmerische Spielräume.

Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.

Organisatorische Rahmenbedingungen

5. Januar 2011 22

✓ ✓ ✓ ✓

Die SLUB hat sich in der Spitzengruppe der deutschen Bibliotheken etabliert und als Staatsbetrieb dringend benötigte unternehmerische Freiräume gewonnen.

Diese Rahmenbedingungen bedeuten für das Haus einen „Quantensprung“. Dauerhafter Erfolg setzt jedoch auch künftig eine aufgaben-adäquate Finanzierung voraus.




NSM-Einführung in zwei Phasen


Kostentransparenz für unternehmerische Freiräume

Januar 27, 2014 | Seite 9

Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

NSM in der SLUB: zwei Ausbaustufen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral

(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen

!  Produktbildung

!  Stundenrechnung

!  Controlling / Reporting

!  Haushaltsflexibilisierung

!  NSM-konformes ERP-System

!  Kosten- und Leistungsrechnung

!  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung

!  Umfassende Budgetierung

2011, produktiv ab 2012

2012 + 2013, produktiv ab 2014




NSM-Basiscontrolling 2011

2011 2012

Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar

Anpassungsvereinbarung Vorbereitung

Ressortvereinbarung flexibilisierte

Rahmenbedingungen

Auditierung/Evaluierung

Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung

Produktbildung Auswertungen/Analysen

Stundenrechnung Erm.Std.sätze Excel-Verrechnung

Controlling

Stundenerfassung proweb.sax

Einführung proweb.sax

Schulungen

Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb

Entscheidung 2. Schritt

4. Präzisierung des Zeitplans für die Ausbauphase (Meilensteine für 2013)

Grober Zeitplan für die Ausbauphase

2. Quartal 3. Quartal

2012

1. Quartal

Soll-Fachkonzepte Planung/Zielv. Budgetierung

Zielvereinbarung SMWK-SLUB

Beschaffung Einführungs-

dienstleistungen, Organisation Betrieb Einrichtung

der Software

Vorbereitung/ Durchführung Inventur

Testphase

Entscheidung über Nutzung der vom SID beschafften

Software

2013

4. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 1. Quartal 4. Quartal

Anpassung Ist-Fachkonzepte KR, LR, CO

Erarbeitung Ist-Fachkonzept Buchhaltung

Aufbau Buchhaltungskompetenz

Vorbereitung Staatsbetriebsgründung Staatsbetrieb in Kraft; 1.1.14 Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz

Fortschreibung Anpassungs-vereinbarung

Anlage 4 zum Protokoll der StS-Runde zum NSM in der SLUB, 23.11.2012

= termingerecht erledigt = termingerecht in Arbeit




NSM-Aufbaucontrolling 2012/13

2012




2012

1. Quartal





der Software


Testphase


Software

2013









2013

1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal

Vorbereitung Änderung SLUB-Gesetz Vorbereitung Staatsbetriebsgründung Staatsbetrieb in Kraft; 1.1.14





Fortschreibung Anpassungs-

vereinbarung Aufbau Buchhaltungskompetenz Vorbereitung/

Durchführung Inventur



der Software Praxis- test Entscheidung

über Nutzung der vom SID beschafften

Software





Konzeptionelle Grundlagen

Umsetzung des NSM-Rahmenhandbuches:

Ø  NSM-Einrichtungsprofil (Basis- und Aufbaucontrolling)

Ø  Spezifisches IT-Konzept (Basis- und Aufbaucontrolling)

Ø  Trainingskonzept (Basis- und Aufbaucontrolling)

Ø  Fachkonzepte NSM-Basiscontrolling: Produktbildung, Leistungsrechnung, Stundenrechnung, Kostenrechnung, Controlling

Ø  Soll-Fachkonzepte NSM-Aufbaucontrolling: Planung/Zielvereinbarung, Budgetierung

Ø  Ist-Fachkonzepte NSM-Aufbaucontrolling: Kostenrechnung, Controlling, Buchhaltung

Ø  Systemdemonstration ABW




2012

1. Quartal





der Software


Testphase


Software

2013









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Audit 09.01.2012

Audit 15.11.2012

Audit 24.01.2014

Audit 16.04.2013

24.07.2013

08.11.2013

08.10.2013




NSM-Reporting

Gestuftes Reporting:

Ø  Monatsberichte seit Januar 2012: Stundentabellen der Abteilungen, Stundenübersichten nach Leistungsbereichen

Ø  Quartalsberichte seit 2012/1, verbalisiert mit SLUB-spezifischen und landesweiten Controllingtabellen, regelmäßige Controllinggespräche im SMWK

Ø  Zwischenberichte zur Zielvereinbarung seit 2012/2

Gestuftes Feedback:

Ø  Integration in die Monatsberichte der Abteilungen zum operativen Geschäft

Ø  Fallweise Feedbackgespräche der Generaldirektion mit den Abteilungsleitern

Ø  Fallweise Integration in die Monatsgespräche zwischen Generaldirektion und Personalrat

Ø  Halbjährliche Workshops mit Abteilungsleitern und Personalrat seit 2012




NSM-Reporting Intranet der SLUB




NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse Stunden als Kostentreiber

Quartalsbericht 2013/3

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NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse

SLUB Dresden, M. Golsch, 19. November /22. Dezember 2013 Seite 10 von 14

Mediennutzung 3 . Quartal 2013 2 . Quartal 2013

Vorgänge Std. Vorg./ Std.

Vorgänge Std. Vorg/ Std.

Ausleihservice, gesamt davon - Ausleihservice - Hintergrundlogistik - Forderungs- management

914.426

827.509

80.343 6.574

10.241

7.398 2.253

591

89,3

112

35.7 11,1

951.342

864.804

79.163 7.375

10.076

7.519 2.003

554

94,4

115

39,5 13,3

Magazin- und Freihanddienste

272.032

5.395

50,4

254.675

5.458

46,7

Lieferservice + Fernleihe, gesamt davon - Fernleihe - Subito - TULieferdienst

23.079

16.183

3.075 3.821

4.203

3.039

574 591

5,5

5,3 5,3 6,5

26.365

18.656

3.331 4.378

4.123

3.045

549 529

6,4

6,1 6,1 8,3

Summen 1.209.537 19.839 1.232.382 19.657 Tabelle 1: Eckwerte der physischen Mediennutzung, auf ganze Stunden gerundet Eine Gesamtübersicht mit den Werten für das 1. Quartal 2013 und den Quartalsdurchschnitten des Vorjahres bietet Anlage 5 dieses Berichts. Für die Geschäftsanfälle im Ausleihservice verdeutlicht der Zahlenvergleich auch im 3. Quartal, dass im Zuge des elektronischen Medienwandels die physische Nutzung weiter zurückgeht, was den seit 2010 festzustellenden Trend fortsetzt. Erfahrungsgemäß ist jedoch zum Semesterstart und Studienbeginn im 4. Quartal wieder mit steigenden Geschäftsanfällen im Ausleihservice zu rechnen. In die Betriebsergebnisse „Information/Auskunft“ flossen neben den mündlichen und schriftlichen Auskünften bisher auch die besonders zeitintensiven Beratungsformen mit ein, z.B. Auskünfte per Wissensbar, neue Beratungsthemen zum Open-Access-Publizieren oder zu bibliometrischen Analysen, sowie die Organisation, Konzeption und Durchführung von Schulungen und Führungen, aber auch die Software- und Anforderungsentwicklung für das Veranstaltungsmanagement, die den arithmetischen Durchschnitt entsprechend beeinflusst haben. So verzeichnet das Gesamtprodukt Information/Auskunft im 3. Quartal 7.553 aufgewendete Stunden mit 22.237 erfassten Auskünften. Rein rechnerisch ergibt sich daraus ein Aufwand von rd. 20 Minuten pro Auskunft (2. Quartal: rd. 21 Minuten, 1. Quartal: rd. 20 Minuten). Die mit dem 2. Quartal 2013 verbesserte Produktuntergliederung erlaubt seither auch in diesem Segment genauere Auswertungen. So entfallen auf das Produkt Benutzerberatung (inkl. Wissensbar) im 3. Quartal insgesamt 6.272,50 aufgewendete Stunden, denen 21.864 Auskünfte gegenüberstehen. Rein rechnerisch ergibt sich daraus ein Aufwand von rd. 17 Minuten pro Auskunft. Der Aufwand für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung der 129 Schulungen und Führungen betrug 551 Stunden, so dass sich ein errechneter Aufwand von ca. 256 Minuten pro Veranstaltung ergibt. Im 2. Quartal waren es rd. 130 Minuten. Das Ergebnis spiegelt auch die konzeptionellen Arbeiten zur Weiterentwicklung des Produktes wider. Insbesondere im September fielen zur Vorbereitung der Veranstaltungen im Wintersemester zusätzliche Aufwände an, die sich auch in der Vollkostenbetrachtung wiederfinden (vgl. Pkt. 4.2 S. 14).

Stundenvolumen im Bibliotheksservice


Dass die Zahl der Schulungen/Führungen um rd. 35% hinter dem Ergebnis des 2. Quartals zurückbleibt, ist dem Semesterverlauf und damit saisonalen Effekten geschuldet. Erfahrungsgemäß wird das Aufkommen in diesem Segment mit Beginn des Wintersemesters wieder deutlich steigen. Die derzeit hohen Aufwände für Open Access Publizieren und insbesondere für Bibliometrie sind auch weiterhin mit der Evaluation und Einarbeitung in ein neues Fachgebiet begründet, um diese Services an der SLUB als neue Dienstleistungen zu etablieren. Die Grundlage der gezählten Vorgänge sind hierbei Kontaktanbahnungen, Beratungsgespräche und Kooperationsbeziehungen mit Wissenschaftlern der TU Dresden. Tabelle 2 bietet eine Übersicht zum Bereich „Information/“Auskunft“.

Information / Auskunft 3. Quartal 2013 2. Quartal 2013 Vorgänge Std. Vorgänge Std.

Gesamt davon - Benutzerberatung - Schulungen / Führungen - Open Access Publizieren - Bibliometrie - Auftragsrecherchen

22.237

21.864 129 187

49 8

7.553

6.273 551 541 176

13

21.370

20.972 198 158

34 8

7.670

6.656 449 400 158

8 Tabelle 2: Eckwerte der Informationsvermittlung, auf ganze Stunden gerundet 3.2.3 Staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgaben Für die neun Produkte im Produktbereich Staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgaben sind insgesamt rd. 266 Tsd. ! Stundenkosten angefallen (2. Quartal: rd. 253 Tsd. !, 1. Quartal: rd. 223 Tsd. !; Quartalsdurchschnitt des Vorjahres von rd. 225 Tsd. !). Neben dem Aufbau eines medienübergreifenden Repositories haben vor allem die Beratungsleistungen der Landesstelle für Bestandserhaltung zur Bewältigung der Flutschäden vom Juni zusätzlichen Aufwand verursacht.

3.2.4 Landesweite Produkte Für die fünf landesweiten Produkte wurden insgesamt rd. 89 Tsd. ! Stundenkosten aufgewendet (2. Quartal: rd. 104 Tsd. !, 1. Quartal: rd. 122 Tsd. !), von denen rd. 48% auf die Ausbildung entfielen (2. Quartal: rd. 51%, 1. Quartal: 49%). Die SLUB bildet derzeit 21 Lehrlinge (incl. zweier BA-Studenten) in den Berufen Fachangestellte für Medien und Informationsdienste, Fachinformatiker, Foto- und Medienlaborant sowie Buchbinder aus. 3.2.5 Externe Projekte Um ihre Digitalisierungskapazitäten bis zum Start der Hauptphase des VD 18 sinnvoll auszulasten, hat die SLUB zur Überbrückung ihr Digitalisierungsprojekt für Saxonica des 19. Jahrhunderts weiter forciert, das mit 2.631 Stunden und 120.520 ! Stundenkosten zu Buche schlug (2. Quartal: 1.652 Stunden, 80.594 ! Stundenkosten, 1. Quartal: 707 Stunden, 35.688 ! Stundenkosten). Ebenfalls fortgeführt wurde das im Februar 2013 gestartete Projekt VD 17-Nummernliste, für das an Stundenkosten 22.697 ! anfielen (2. Quartal: 37.051 !, 1. Quartal: 21.439 !).





NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse Overhead


Damit und durch die im 2. Quartal gestartete Zeitungsdigitalisierung (DFG-Projekt)

konnte die SLUB den zeitweiligen Wegfall des Großprojektes VD 18 weitgehend

kompensieren. Mit rd. 2.108.000 Digitalisaten erreichte das Haus zum Quartalsende

77,4% des Vorjahresergebnisses. Gegenüber der Zielvereinbarung für 2013 (2,8 Mio.

Images) liegt der Erfüllungsgrad bei 75,3%.

3.2.6 Interne Projekte

Auf die NSM-Anpassung (Aufbaucontrolling, seit November 2012 als internes Projekt

erfasst) entfielen im 2. Quartal insgesamt 1.777 Stunden bzw. rd. 108.000 ! an

Stundenkosten (2. Quartal: rd. 1.338 Stunden und rd. 79.800 ! Stundenkosten, 1.

Quartal: rd. 1.320 Stunden und rd. 80.070 ! Stundenkosten). Das sind rd. 13,2% der in

diesem Segment gebuchten 13.469 Stunden bzw. rd. 17,6% der zugehörigen

Stundenkosten (2. Quartal: 11,3% Stundenanteil und 13,4% an den Stundenkosten, 1.

Quartal: 13,4% Stundenanteil und 16,2% Anteil an den Stundenkosten).

Bezogen auf die insgesamt im 3. Quartal aufgelaufenen Stundenkosten der Bibliothek

(rd. 8,1 Mio. !) belief sich der Anteil für das NSM-Aufbaucontrolling auf rd. 1,3% (2.

Quartal: 1,06%, 1. Quartal: 1,03%).

Die Ergebnisse spiegeln den mit der ABW-Einführung verbundenen erhöhten

Aufwand wider.

3.3 Stundenkosten für interne Tätigkeiten

Für die Internen Tätigkeiten der SLUB wurden im 2. Quartal rd. 13% der

Stundenkosten, d. h. rd. 1,06 Mio. ! aufgewendet (2. Quartal: rd. 1,14 Mio. ! = rd. 15%, 1.

Quartal: rd. 1,2 Mio. ! = rd. 16%; Quartalsdurchschnitt 2012: rd. 1,13 Mio. ! = rd. 16%).

Die einzelnen Anteile sind im Quartalsvergleich in Tabelle 3 zusammengestellt. Alle

Relationen entsprechen den Ergebnissen des Vorjahres.

Stundenkosten 3. Quartal 2. Quartal 1. Quartal

Interne Tätigkeiten ges. 1.057.286,99 ! 1.140.624,69 ! 1.204.813,81 !

davon

IT-Dienstleistungen 145.137,78 ! 193.649,06 ! 216.691,12 !

Leitung/Führung 144.238,10 ! 119.264,49 ! 128.610,15 !

Innerer Dienst 71.448,89 ! 111.836,94 ! 124.341,38 !

Gebäudemanagement 134.235,46 ! 134.779,93 ! 127.279,60 !

Tabelle 3: Stundenkosten für interne Tätigkeiten 2013

4. Analyse der Produkt- und Auftragskosten

Während die Stundenkosten den Personalaufwand (aufgewendete Stunden

multipliziert mit den Stundensätzen der Beschäftigten je Laufbahngruppe)

einschließlich verrechneter Sachkosten darstellen, beinhalten die Produkt-

/Auftragskosten auch noch die Kosten für die Internen Tätigkeiten, einen

kalkulatorischen Investitionszuschlag in Höhe von 2,6% und die Abwesenheiten.

Die Produkt-/Auftragskosten beinhalten damit alle Kosten der SLUB und können

somit auch als Vollkosten bezeichnet werden.





NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse Overhead


Damit und durch die im 2. Quartal gestartete Zeitungsdigitalisierung (DFG-Projekt)

konnte die SLUB den zeitweiligen Wegfall des Großprojektes VD 18 weitgehend

kompensieren. Mit rd. 2.108.000 Digitalisaten erreichte das Haus zum Quartalsende

77,4% des Vorjahresergebnisses. Gegenüber der Zielvereinbarung für 2013 (2,8 Mio.

Images) liegt der Erfüllungsgrad bei 75,3%.

3.2.6 Interne Projekte

Auf die NSM-Anpassung (Aufbaucontrolling, seit November 2012 als internes Projekt

erfasst) entfielen im 2. Quartal insgesamt 1.777 Stunden bzw. rd. 108.000 ! an

Stundenkosten (2. Quartal: rd. 1.338 Stunden und rd. 79.800 ! Stundenkosten, 1.

Quartal: rd. 1.320 Stunden und rd. 80.070 ! Stundenkosten). Das sind rd. 13,2% der in

diesem Segment gebuchten 13.469 Stunden bzw. rd. 17,6% der zugehörigen

Stundenkosten (2. Quartal: 11,3% Stundenanteil und 13,4% an den Stundenkosten, 1.

Quartal: 13,4% Stundenanteil und 16,2% Anteil an den Stundenkosten).

Bezogen auf die insgesamt im 3. Quartal aufgelaufenen Stundenkosten der Bibliothek

(rd. 8,1 Mio. !) belief sich der Anteil für das NSM-Aufbaucontrolling auf rd. 1,3% (2.

Quartal: 1,06%, 1. Quartal: 1,03%).

Die Ergebnisse spiegeln den mit der ABW-Einführung verbundenen erhöhten

Aufwand wider.

3.3 Stundenkosten für interne Tätigkeiten

Für die Internen Tätigkeiten der SLUB wurden im 2. Quartal rd. 13% der

Stundenkosten, d. h. rd. 1,06 Mio. ! aufgewendet (2. Quartal: rd. 1,14 Mio. ! = rd. 15%, 1.

Quartal: rd. 1,2 Mio. ! = rd. 16%; Quartalsdurchschnitt 2012: rd. 1,13 Mio. ! = rd. 16%).

Die einzelnen Anteile sind im Quartalsvergleich in Tabelle 3 zusammengestellt. Alle

Relationen entsprechen den Ergebnissen des Vorjahres.

Stundenkosten 3. Quartal 2. Quartal 1. Quartal

Interne Tätigkeiten ges. 1.057.286,99 ! 1.140.624,69 ! 1.204.813,81 !

davon

IT-Dienstleistungen 145.137,78 ! 193.649,06 ! 216.691,12 !

Leitung/Führung 144.238,10 ! 119.264,49 ! 128.610,15 !

Innerer Dienst 71.448,89 ! 111.836,94 ! 124.341,38 !

Gebäudemanagement 134.235,46 ! 134.779,93 ! 127.279,60 !

Tabelle 3: Stundenkosten für interne Tätigkeiten 2013

4. Analyse der Produkt- und Auftragskosten

Während die Stundenkosten den Personalaufwand (aufgewendete Stunden

multipliziert mit den Stundensätzen der Beschäftigten je Laufbahngruppe)

einschließlich verrechneter Sachkosten darstellen, beinhalten die Produkt-

/Auftragskosten auch noch die Kosten für die Internen Tätigkeiten, einen

kalkulatorischen Investitionszuschlag in Höhe von 2,6% und die Abwesenheiten.

Die Produkt-/Auftragskosten beinhalten damit alle Kosten der SLUB und können

somit auch als Vollkosten bezeichnet werden.

NSM-Aufbaucontrolling


NSM-Aufbau-Controlling 2013

4. Quartal

3. Quartal

2. Quartal

1. Quartal

Stunden

Std.-Kosten

Stunden

Std.-Kosten

Stunden

Std.-Kosten

Stunden

Std.-Kosten

1.893 h

110.500 !

1.777 h

108.000 !

1.338 h

79.800 !

1.320 h

80.070 ! Anteil am Gesamtaufkommen

1,29 %

1,50 %

1,09 %

1,30 %

0,88 %

1,06 %

0,83 %

1,03 %




NSM-Controlling: ausgewählte Ergebnisse Annäherung an die Vollkosten im Bibliotheksservice



Produkt Produktkosten Menge Stückkosten Magazin- und Freihanddienste (ohne Freihandrevision)

418 Tsd. ! 272 Tsd. Vorgänge

1,54 ! je Vorgang

Ausleihservice 626 Tsd. ! 828 Tsd. Vorgänge

0,76 ! je Vorgang

Hintergrundlogistik 171 Tsd. ! 80 Tsd. 2,12 ! je Vorgang Forderungsmanagement 43 Tsd. ! 6,6 Tsd. 6,51 ! je Vorgang Fernleihe 258 Tsd. ! 16 Tsd.

Bestellungen 15,95 ! je Bestellung

Subito 49 Tsd. ! 3,1 Tsd. Bestellungen

15,98 ! je Bestellung

TU Lieferdienst 50 Tsd. ! 3,8 Tsd. Bestellungen

13,11 ! je Bestellung

Buchsemesterapparate 8 Tsd. ! 1,2 Tsd. Vorgänge

Exemplare

7,27 ! je Exemplar

Foto- und Rechtemanagement

197 Tsd. ! Tsd. Vorgänge 41,08 ! je Vorgang

Benutzerberatung 655 Tsd. ! 22 Tsd.

Auskünfte 29,96 ! je Auskunft

Open Access Publizieren 55 Tsd. ! 187 Auskünfte 293,37 ! je Auskunft Bibliometrie 18 Tsd. ! 49 Auskünfte 357,53 ! je Auskunft Schulungen und Führungen

56 Tsd. ! 129 Schulungen und Führungen

434,50 ! je Schulung/Führung

Auftragsrecherchen 1 Tsd. ! 8 Aufträge 161,25 je Auftrag z ur Erläuterung siehe Pkt. 3.2.2, S. 10 Tabelle 6: Produktkosten in der Benutzung

5. Anlagen 5.1 SLUB-spezifische Controllingtabellen Anlage 1: Überblick Stundenkosten je Leistungsart Anlage 2: Leistungskatalog der SLUB mit Stundenkosten (anteilig in %) Anlage 3: Bestandsentwicklung Monografien (physisch) nach Kaufteams Anlage 4: Stückkosten für e-Ressourcen Anlage 5: Eckwerte der physischen Mediennutzung 5.2 Landesweite Controllingtabellen Anlage 6: Produktorientiertes Betriebsergebnis, Stunden und Geschäftsanfälle Anlage 7: Gesamtentwicklung der SLUB




Zielvereinbarung 2013: ausgewählte Ergebnisse Erfüllung prämienrelevante Ziele

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Zielvereinbarung 2013: ausgewählte Ergebnisse ! ! ! ! ! ! ! "#$!%&'(&)!"#*+!

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Quantitative Ziele: IST SOLL Ist per 2010 2011 2012 2013 31.12.2013 % Benutzerarbeitsplätze 2.175 2.203 2.203 2.203 2.215 101 % Physische Entleihungen (min.)* 2.383.407 2.244.338 2.168.785 2.000.000 2.082.475 104 % Vormerkungen (max.) 124.400 134.000 132.333 120.000 120.729 101 % Downloads (elektronische Texte, min.) / 2.700.000 3.003.476 3.000.000 3.485.155 116 % Wochenöffnungsstunden 104 104 104 104 104 100 % Öffnungstage 341 345 346 345 347 101 % Katalogzugriffe / 5.800.000 10.353.862 10.000.000 12.680.511 127 % Auskünfte (mündlich und schriftlich)** 70.300 66.500 88.414 70.000 90.900 130 % Angemeldete Benutzer (min.) 73.600 74.700 76.839 75.000 77.109 103 % Benutzerneuaufnahmen 13.931 14.378 15.220 15.000 14.540 97 % * rückläufig im Zuge des Medienwandels ** einschliesslich Social Media

In der Rubrik „Katalogzugriffe“ war in der Zwischenabrechnung zum 30. September 2013 ein Schreibfehler enthalten. Statt 17.826.696 Zugriffe muss das IST per 30.09.2013 auf 11.826.696 lauten.

Erläuterungen zu den quantitativen Zielen: - Die Anzahl vorgemerkter Exemplare lässt Aussagen über die Abdeckung des Nutzerbedarfes und damit über die Qualität der

Literaturversorgung zu. Gleichzeitig bedeutet jede Vormerkung aufgrund der damit verbundenen logistischen Prozesse Kosten für die Bibliothek. Beides sind Gründe, eine Absenkung dieser Anzahl anzustreben. Gesehen auf das gesamte Jahr 2013 konnte die Anzahl der von Nutzern ausgelösten Vormerkungen an die Zielvorgabe von 120.000 Stück angenähert werden. Das hat zunächst einen positiven Effekt hinsichtlich der Kosten für diese Vorgänge. Die Anzahl tatsächlich bedienter Vormerkungen liegt 2013 20 % unter der Anzahl der ausgelösten Vormerkungen bei 96.000. Das heißt, die nicht bedienten Vormerkungen schlagen zwar kostenmäßig zu Buche, es kann aber nicht dokumentiert werden, dass sie schlussendlich einen Bedarf bei den Bibliotheksbenutzern decken. Nicht abgeleitet werden kann aus der Tatsache der Nicht-Ausleihe vorgemerkter Exemplare, dass Nutzern die gewünschten Inhalte vorenthalten bleiben: Die Bereitstellung vorgemerkter Exemplare in Selbstbedienungsregalen schließt die Nutzung ohne Ausleihe nicht aus. Darüber hinaus ist insbesondere solche Literatur mit hoher Nachfrage i.d.R. in mehreren ausleihbaren und nicht ausleihbaren Exemplaren im Freihandbereich für Nutzer zugänglich, so dass in vielen Fällen eine Nutzung der fraglichen Inhalte bereits vor der Bereitstellung des vorgemerkten Exemplars stattfinden kann. Darüber hinaus führt die technische Möglichkeit, im Katalog mehrere Exemplare eines Titels

Benutzung und Information




Agresso Business World als ERP-System


Die SLUB auf dem Weg zum Staatsbetrieb

September 9, 2013 | Seite 6 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors


VERTRAGSECKDATEN

03.12.12 Seite 1

!  Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.

VERTRAGSECKDATEN

03.12.12 Seite 1

!  Der Auftragnehmer verpflichtet sich, schwerpunktmäßig die in Anlage 1a zu Anlage 2 seines Angebotes vom 31.08.2012 benannten Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Einzelaufträge einzusetzen.

= Umsetzung per 1. Januar 2014

= als zweite Ausbaustufe geplant


BUDGETIERUNG FÜR DIE SLUB AGRESSO BUSINESS WORLD (ABW) ALS ERP-SYSTEM

28.01.14

Seite 19

Was hat die SLUB mit ABW per 2.Januar 2014 erreicht hat:

Ø  Finanzbuchhaltung + Anlagenbuchhaltung

Ø  Kosten- und Leistungsrechnung

Ø  NSM-konformes Reporting (Controllingtabellen)

Unit4 dankt allen Beteiligten !

W. Hoch

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden Seite 20

NSM- Rahmen-

handbuch

(Werk-zeugkasten)

STANDARDISIERTES VORGEHENSMODELL

Flexible Nachnutzung für die SLUB

Nachnutzbarer

NSM- Mandant

(ABW )

Modulkomponenten ABW: Kaufmännische Buchhaltung (mit kameraler Überführung)

Anlagenbuchhaltung Produktkatalog (Projekte) Kostenrechnung Leistungsrechnung Stundenrechnung Budgetierung Reporting

(mit Bereitstellung der Controllingtabellen)

IntellAgent zur Automatisierung

31.12.13

W. Hoch

28.01.14


Ø NSM-Standardmandant (Basis SID) wurde in der SLUB präzisiert.

Ø Einarbeiten von kameralen Aspekten (Mittelfestlegung).

Ø Einrichten von Unterprodukten.

Ø Erweiterte Nutzung / Einbindung von epayment, insbesondere für die Behandlung der Gebühren der Studenten (ca.37.000).

Ø Anpassung der KIDICAP-Schnittstelle zur Abbildung Drittmittel.

Ø Spezielle Anforderungen an das Reporting für eine weitere Detailebene der Controllingtabellen.

NSM-EINFÜHRUNG IN DER SLUB

Besonderheiten in der SLUB

Seite 21 W. Hoch

28.01.14


Ø Entwicklungsverbund mit anderen Staatsbetrieben.

Ø Anwenderfreundlichere Programmoberfläche.

Ø Vereinfachung von Prozessen in der Finanzbuchhaltung, wie z.B. Wegfall von zusätzlichen Auswertungen in Excel (z. B. vereinfachte Massenbuchhaltungen in der Anlagenbuchhaltung, Anbindung an das Abrechnungssystem der Kasse-KABU).

Ø Einfacheres Berichtswesen, flexiblere Gestaltung spezifischer Berichte, integrierte landesweite NSM-CO-Tabellen (z. B. Tabelle aller Betriebsergebnisse auf Produktebene).

Ø grafisch gut aufbereitete Controllingberichte (Plan-Ist Vergleiche, Cockpitfunktion).


Vorteile für die SLUB

Seite 22 W. Hoch

28.01.14


Ø  Produktivstart zum 2. Januar 2014.

Ø  Seit 12 Monaten gibt es eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Ø  NSM-Mandant SID wurde dupliziert und angepasst.

Ø  Schnittstellen aus dem Projekt SID konnten nachgenutzt werden.

Ø  Betreiberkosten sinken mit Anzahl der Nutzer.

Ø  Standardisiertes Vorgehensmodell – tendenzielle Kostenersparnis

(Nachnutzung von Fachkonzepten / Schulungsunterlagen).

Ø  Konzeptionelle Mitwirkung SLUB in den Arbeitsgruppen Mandanten -

Standardisierung und Sollkonzepte.


Positive Bewertung aus der Sicht von UNIT4

Seite 23 W. Hoch

28.01.14


NSM – EINFÜHRUNG AKTUELLER PROJEKTÜBERBLICK

SID

SLUB

JVA Waldheim

LfA

K U Ü

01 / 2013 01 / 2014 05 / 2014 12 / 2014

SIB

Seite 24

T = Testinstallation K = Konzeptphase U = Umsetzungsphase Ü = Übergabephase

T K T K U Ü

Komplettierung

Komplettierung

T K U Ü

T K U Ü Komplettierung

K U Ü Komplettierung

W. Hoch

28.01.14


Ø  Die Einrichtungen SLUB und LfA befinden sich seit dem 02.01.14 im Produktivbetrieb.

Ø  Die DZB Leipzig steht unmittelbar vor dem Vertragsabschluss, das Projekt startet im Februar 2014, Produktsetzung zum 01.01.15.

Ø  In 2014 erfolgen Vorbereitungen für einen NSM-Projektstart bei

§  Staatliche Kunstsammlungen Dresden

§  Sächsische Staatstheater

= > DAS SMWK WÄRE DANN DAS ERSTE RESSORT, IN DEM IN ALLEN STAATS- BETRIEBEN DAS NSM MIT UNIT4 EINGEFÜHRT IST.

>> NEUE MÖGLICHKEITEN > TEILKONZERNABSCHLUSS SMWK > EINHEITLICHE STEUERUNGSMECHANISMEN

POSITIVER NSM-EINFÜHRUNGSSTAND IM GESCHÄFTSBEREICH SMWK

Seite 25 W. Hoch

28.01.14


NSM-Umsetzung hat Praxistest bestanden

Weiterhin Investitionssicherheit (starker Konzern)

Ø  Neue Konzernspitze sieht Deutschland als Wachstumsmarkt.

Ø  Weitergehende Verzahnung mit dem Konzern hinsichtlich Entwicklung und Support.

Fördert Regionalität und Eigenständigkeit

Ø  Projektbüro in Dresden geplant.

Ø  Regionaler NSM-Kundentag in Vorbereitung.

Ø  Aufbau von User-Gruppen.

Zentrale in Sliedrecht, NL

München

Hr. Mors

28.01.14

UNIT4 IST UND BLEIBT EIN STARKER PARTNER FÜR DEN FREISTAAT SACHSEN


Die NSM-Einführung in der SLUB passt in die Strategie der UNIT4

Ø  UNIT4 ist bereit, die angebotene NSM-Landeslizenz zur Anwendung zu bringen.

Ø  UNIT4 verstärkt seine Aktivitäten im Hochschulbereich mit neuen Partnern.

Ø  Das ERP-Produkt ABW wächst mit Ihren Anforderungen Ausbaustufen sind möglich.

Ø  UNIT4 erachtet den NSM-Lösungsansatz als Einstieg in die europäischen Rechnungsnormen (EPSAS) und kann sich hier eine erweiterte Zusammenarbeit mit dem SMF vorstellen.

Zentrale in Sliedrecht, NL

München

Hr. Mors

28.01.14

UNIT4 IST UND BLEIBT EIN STARKER PARTNER FÜR DEN FREISTAAT SACHSEN





Standardbericht GuV (Auszug), Januar 2014




Auditierung ABW als NSM-System

Ø  Im Rahmen des Projektes wurden spezifische NSM-Fachkonzepte erarbeitet, die von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Wibera auditiert wurden.

Ø  Bei der Erarbeitung der NSM-Umsetzungskonzepte durch Unit4 und die SLUB hat Syncwork fachlich beraten und konnte sich von der NSM-Konformität der NSM-Umsetzungskonzepte überzeugen.

Ø  Die Einführung von ABW auf Grundlage der NSM-Umsetzungskonzepte wurde von Syncwork fachlich unterstützt (projektbegleitende Auditierung).

Ø  In einer Systempräsentation am 24. Januar 2014 wurde das ABW-System anhand NSM-relevanter Geschäftsvorfälle von Mitarbeitern der SLUB vorgeführt.

Ø  Die NSM-Konformität des in der SLUB eingerichteten ABW-Systems kann bestätigt werden.

Ø  Die in kraft gesetzte ABW-Dienstanweisung sowie die Freigabeerklärungen der Hauptkasse für die KaBu-Schnittstelle wurden schriftlich vorgelegt.




Die SLUB als Staatsbetrieb

Rechtliche Grundlagen:

Ø  Novelle des SLUB-Gesetzes (SLUBG)

Ø  Verwaltungsvorschrift (VwV SLUB)

Ø  Fortgeschriebene Ressortvereinbarung

Ø  Nominierung des Verwaltungsrates




Inventur und Vorbereitung der Eröffnungsbilanz

Inventuren:

Ø  Medien (Stichproben)

Ø  IT-Hardware (Einzelaufnahme)

Ø  Kunstobjekte in den Sammlungen (Einzelaufnahme)

Ø  Betriebs- und Geschäftsausstattung (Abschluss Februar 2014)

Inventurbegleitung und prüfungsnahe Beratung

Prüfung der Eröffnungsbilanz

Die SLUB beabsichtigt, ihre Eröffnungsbilanz zur Jahresmitte 2014 vorzulegen.

= termingerecht in Arbeit




Fazit zum NSM-Projekt

Ø  Die SLUB hat die Einführung des Neuen Steuerungsmodells erfolgreich

abgeschlossen.

Ø  Das NSM-Rahmenhandbuch wurde vollständig umgesetzt.

Ø  Alle Meilensteine sind termin- und qualitätsgerecht erreicht worden.

Ø  Als Staatsbetrieb ist die Bibliothek seit Januar 2014 budgetiert.

Ab 2015 sollte die SLUB dauerhaft budgetiert werden.

Voraussetzung ist eine positive Evaluation des NSM-Aufbaucontrollings zum Jahresende 2014.




Leistungsführerschaft als Unternehmensvision

Die SLUB gehört zu den leistungsfähigsten wissenschaftlichen Bibliotheken der Bundesrepublik. Sie ist ein bedeutendes Innovations- und Koordinierungszentrum im deutschen und internationalen Bibliothekswesen und arbeitet engagiert an der Entwicklung ihrer digitalen Informations- und Kommunikationsdienste. Die SLUB versteht die „Digitale Revolution“ als Chance und gestaltet den elektronischen Medienwandel erfolgreich mit. Sie ist damit Zentrum und Motor im Leistungsverbund der sächsischen Bibliotheken. Konsequente Strukturentwicklung erschließt der sächsischen Informationslandschaft weitere Synergien. Mit der Bündelung von Investitionen und Nachfragemacht sowie über den koordinierten Roll Out zentral gehosteter Dienste leistet die Sächsische Staatsbibliothek dazu die entscheidenden Beiträge.





Strategiebausteine:




Strategiebausteine:

-  Vorfahrt für digitale Dokumente

-  Konsequente Distribution von Diensten und Inhalten auch auf mobile Geräte

-  SLUB-Katalog als umfassendes Recherche- und Zugangssystem mit Merkmalen, die ihn von Google deutlich unterscheiden

•  Kombination von analogen und digitalen Medien

•  Kombination von gemeinfreien und lizenzpflichtigen Medien

•  Besondere Erschließungstiefe mit Unterstützung semantischer Technologien

-  Stärkung der Innovationskraft und der Bündnisfähigkeit

•  Ausbau der Bibliotheks-IT

•  Steigerung des Drittmittelaufkommens

•  Kooperation mit innovativenWissenschaftlerInnen und start-ups





Investitions- und Finanzierungsbedarf (Wirtschaftsplan 2015/16):

Ø  IT-Ersatzinvestitionen zur Erneuerung der in 2001/02 in der Zentralbibliothek installierten Erstausstattung

Ø  Verstetigung der digitalen Langzeitarchivierung

Ø  Bestandsentwicklung für die Technische Universität Dresden unter Berücksichtigung der Marktentwicklung

Ø  Umsetzung des Landesdigitalisierungsprogramms als staatsbibliothekarische Koordinierungsaufgabe




Contracting

Langfristige unternehmerische Ziele:

Wettbewerbsfähigkeit stärken durch solide Ressourcenausstattung

Ø  Personalentwicklung

Ø  Stellenbewertung

Ø  Beteiligungsmanagement




Contracting

Eckwerte zur Zielvereinbarung SMWK + SLUB 2014:

Ø  Weitere Gestaltung des elektronischen Medienwandels durch Erwerbungsziele für elektronische Medien

Ø  Fortsetzung der Digitalisierung auf dem bisherigen hohen Niveau

Ø  Verstetigung der Langzeitarchivierung und Roll Out auf die Bibliotheken im Geschäftsbereich des SMWK

Ø  Vereinbarung von Qualitätszielen für die Informationsvermittlung

Ø  Steigerung des Drittmittelaufkommens

Ø  NSM-Aufbaucontrolling: Eröffnungsbilanz und positive Evaluierung

SMWK und SLUB beabsichtigen, ihre Zielvereinbarung im März 2014 zu unterzeichnen.




Abschlusspräsentation zum NSM-Projekt 2011-2013

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:

[email protected]

Education

Budgetierung für die SLUB - Staatsbetrieb und Flexibilisierung des Haushaltes