Frühwarnsysteme

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Inhalt

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Frühwarnsystemen

1. Funktion von Frühwarnsystemen

2. Strategische Frühwarnsysteme

3. Operative Frühwarnsysteme 3.1 Ansätze3.2 Festlegung der Beobachtungsbereiche3.3 Bestimmung von Indikatoren für die Beobachtungsbereiche3.4 Identifi kation von Frühwarninformationen und Methoden der Signalverstärkung3.5 Entscheidungen und Maßnahmen

Literatur

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Funktion von Frühwarnsystemen

FrühwarnsystemeMichael Reich, Steria Mummert Christopher Zerres, Universität Kassel Michael Zerres, Universität Hamburg

1. Funktion von Frühwarnsystemen Vorrangige Aufgabe eines Frühwarnsystems ist eine Vorbeugungsfunktion, das heisst im Gegensatz zu Kontroll- und Überwachungssystemen werden hier keine Daten aus Geschäftsaktivitäten zur Verfügung gestellt, die bereits stattgefunden haben, und der Schaden oder Nutzen bereits eingetreten ist. Es geht um das Erkennen und die Analyse von Auftragseinbrüchen, Gesetzesänderungen, Zins- und Wechselkursänderungen etc., deren Wirkungen mit einem zeitlichen Versatz wichtig für spätere Ergebnis- und Wachstumssicherung des Unternehmens sind (vgl. Abb. 1).

Ökologische Umwelt

Soziokulturelle und politische Umwelt

Technologische Umwelt

Außen- und binnen-wirtschaftliche Umwelt

Absatzmarkt Rohstoffmarkt

Kapitalmarkt Arbeitsmarkt

Unternehmens-- ziele- potenziale- prozesse

Abb. 1: Interne und externe Ursachenfelder von Risiken Quelle: Becker 2001, S.179

Frühwarnsysteme dienen dazu, die Planung zu verbessern und damit die Risiken einzuschränken und gleichzeitig die Chancen zu verbessern. Sie sind Bestandteil strategischer Informationssysteme mit der Maßgabe, mit zeitlichem Vorlauf auf Ereignisse hinzuweisen, die die Unternehmensentwicklung mit hoher Wahrscheinlichkeit nachteilig beeinflussen werden (Becker 2001, S.179f.). Chancen und Risiken orientieren sich nicht an einem Terminkalender. Insofern darf ein Frühwarnsystem kein mechanisch ablaufendes Informationssystem sein. Es geht vielmehr um eine permanente Überwachung der für das Unternehmen wesentlichen Entwicklungen. Diese Überwachungsfunktion ist von allen Führungskräften in einem Unternehmen wahrzunehmen. Sie haben die wichtige Aufgabe der Selektion, so dass aus der nahezu unbegrenzten Menge an Informationen nur diejenigen herausgefiltert werden, die für das Unternehmen von Relevanz sind. Das Analysieren und Abschätzen der möglichen Auswirkungen geschieht in

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Funktion von Frühwarnsystemen

Zusammenarbeit mit dem Controller. Anschließend werden Handlungsalternativen erarbeitet und Aktionen initiiert. Die Durchführung der hier geschilderten Aufgabe – permanente Überwachung der wesentlichen Entwicklungen – stellt hohe Anforderungen an die Qualifikation der Führungskräfte. Sie müssen sensibilisiert werden, Frühwarnsignale zu orten und vor allem direkte Zusammenhänge zum eigenen Unternehmen herzustellen. Dazu ist eine entsprechende betriebliche Fortbildung erforderlich, die die unternehmerische Denkweise fördert. Dieser Prozess wird nur dann erfolgreich sein, wenn eine diesbezügliche Unterstützung durch die Unternehmensleitung gegeben ist. In gleicher Weise muss diese bereit sein, die oft zitierte unternehmerische Weitsicht mit anderen zu teilen. Sie muss aufgeschlossen sein gegenüber Informationen, die nicht nur aus Tatsachen, sondern oft auch aus Vermutungen bestehen. Unabhängig von der Fristigkeit sind Frühwarnsysteme kein isoliert zu sehendes Informationssystem, sondern Vorläufer der Planung (Franke/Zerres 1999, S. 203). Ein idealtypisches Frühwarnsystem, das für alle Unternehmen gleichermaßen gut geeignet ist, existiert nicht. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen im Einzelfall. Analog zum Controlling insgesamt bietet sich auch für Frühwarnsysteme eine Unterscheidung in solche mit mehr operativem und solche mit mehr strategischem Charakter an. Der Schwerpunkt liegt bei einer strategischen Ausrichtung weniger in der Umsatz- und Ergebnisorientierung, sondern stattdessen mehr im Bereich der markt- und wettbewerbsorientierten Erfolgspotenziale (Becker 2001, S. 180).



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2. Strategische Frühwarnsysteme

Die strategische Frühaufklärung überwindet das Prinzip der gerichteten Suche mit seiner eingrenzenden Funktion der Beobachtungsbereiche. Hier erfolgt die Suche nach Frühaufklärungsinformationen im Prinzip überall und zu jeder Zeit. Dabei wird gleichsam mit einem „360-Grad-Radar“ nach „Schwachen Signalen“ gesucht. Das Konzept der „Schwachen Signale“ beziehungsweise „Weak Signals“ (Ansoff 1976, S. 129 ff.) basiert auf der Annahme, dass prinzipiell kein von Menschen initiiertes Ereignis unvorhergesehen eintritt, auch wenn das Individuum selbst davon völlig überrascht wird. Ausgangspunkt für diese Annahme ist die Überlegung, dass sich Diskontinuitäten (Trendbrüche) in ökonomischen, technologischen, politischen und sozialen Bereichen schon lange vor ihrem tatsächlichen Eintreten durch schlecht definierte und unscharf strukturierte Informationen andeuten. Als Beispiele für solche „Weak Signals“ können gelten:

� die Verbreitung von neuartigen Meinungen und Ideen (zum Beispiel in Medien), � die plötzliche Häufung gleichartiger Ereignisse mit strategischer Relevanz für die

betreffende Unternehmung, � Meinungen und Stellungnahmen von Organisationen oder Verbänden beziehungsweise

ihrer Vertreter, aber auch von sogenannten Schlüsselpersonen aus dem öffentlichen Leben und schließlich

� Tendenzen der Rechtssprechung und sichtbare Initiativen zur Veränderung/ Neugestaltung der (in- und ausländischen) Gesetzgebung.

Strategische Früwarnsysteme

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Die Sender „Schwacher Signale“ bedienen sich dabei bevorzugt öffentlich zugänglicher Kommunikationsorgane, wie zum Beispiel dem Internet, zur Verbreitung ihrer Ideen, Nachrichten, Meinungen etc. (Krystek/ Müller 1999, S. 181). Eine besondere Problematik „Schwacher Signale“ ergibt sich aus der anfänglich zu beobachtenden Ignoranz bei den Empfängern. Für die Formulierung von Reaktionsstrategien zeichnet sich somit eine Art „Ignoranzfalle“ (Krystek/ Müller 1997, S. 681) ab. Der Prozess der strategischen Früherkennung durchläuft mehrere Stufen (vgl. Abb.2).

• S c a n n in g• M o n ito r in g• D o k u m e n ta tio n

• F e s ts te l lu n g / A n a ly s e d e r V e rh a lte n s - / A u s b re itu n g s m u s te r• A n a ly s e d e r U rs a c h e n• P ro g n o s e d e r W irk u n g e n (S z e n a r io e in s a tz )

B e u r te i lu n g d e r R e le v a n z a n a ly s ie r te r S ig n a le

• R e le v a n z b e u rte ilu n g (M o d e lle in s a tz )• R a n g o rd n u n g s e rs te l lu n g• D a rs te l lu n g d e s D iffu s s io n s s ta d iu m s• S ig n a lis ie ru n g d e r D r in g lic h k e it

A n a ly s e e r fa ß te r S ig n a le

O rtu n g / E r fa s s u n g v o n S ig n a le n

F o rm u lie r u n g d e r R e a k tio n s -s tra te g ie n

• E n tw ic k lu n g v o n R e a k tio n s s t ra te g ie n• A u s w a h l v o n R e a k tio n s s tra te g ie n

" S c h w a c h e S ig n a le "

Abb. 2: Prozess der strategischen Früherkennung Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Krystek/Müller 1999, S. 181

Im Rahmen von Monitoring und Scanning erfolgt die Ortung von „Schwachen Signalen“. In der Analysephase werden die erfassten Signale hinsichtlich ihrer Verbreitungs- und Verhaltensmuster dargestellt. Es wird versucht, die Ursachen zu analysieren und deren Auswirkungen zu prognostizieren. Anschließend wird die Relevanz der analysierten Signale beurteilt und Reaktionsstrategien abgeleitet.

Strategische Früwarnsysteme



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3. Operative Frühwarnsysteme

3.1 Ansätze

Die ersten Ansätze einer operativen Frühaufklärung basieren auf Kennzahlen/ Kennzahlensystemen und Planungshochrechnungen. Während Kennzahlen nur begrenzt Frühaufklärungscharakter haben, da die sich in ihnen widerspiegelnden Ereignisse bereits abgeschlossen sind und Steuerungshandlungen somit meist nur noch reaktiven Charakter haben können, bieten Planungshochrechnungen ein probates Mittel für kurzfristige Frühaufklärung. Controllingkonzeptionen integrieren heute diese Form von Frühaufklärung (Forecast) bereits in ihre Plan- und Berichtssysteme (Hahn 1996, S. 210). Der Zeitraum, für den Planungshochrechnungen Frühaufklärungseigenschaften besitzen, schwankt je nach Planungswert und Branche, so dass keine genauen Angaben über die Reichweite von Planungshochrechnungen gemacht werden können. Selten reichen sie jedoch über sechs Monate hinaus. Das Bedürfnis nach Frühaufklärungsinformationen, die über diesen begrenzten Zeitraum hinaus latente Chancen und Bedrohungen signalisieren, führte zur Entwicklung einer zweiten Generation von Frühaufklärungssystemen (Krystek/Müller 1999, S.177), nämlich die indikatororientierte Frühaufklärung. Die indikatororientierte Frühaufklärung weist bereits einen wesentlichen Unterschied zu den beschriebenen Kennzahlensystemen beziehungsweise Planungshochrechnungen auf. Während Kennzahlen und Planungshochrechnungen lediglich Abweichungen signalisieren, die sich bereits im unternehmensinternen Zahlenwerk niedergeschlagen haben, zeichnet sich die indikatororientierte Frühaufklärung durch eine konsequente und gerichtete Suche und Beobachtung von relevanten Erscheinungen beziehungsweise Entwicklungen auch außerhalb des Unternehmens aus. Indikatoren sind somit Anzeichen für verborgene, nicht direkt fassbare Erscheinungen und Entwicklungen. Auffälligstes Unterscheidungsmerkmal gegenüber Kennzahlensystemen und Planungshochrechnungen ist die nur indirekte, hilfsweise Abbildung des aufzuklärenden Phänomens, das sich selbst einer direkten, vollständigen und operationalen Abbildung entzieht. Gerade ein auf Zukunft ausgerichtetes Frühwarnsystem muss informations- und datenmäßig immer sehr eng sowohl mit der eigenen strategischen Ausrichtung des Unternehmens, aber auch ebenso mit der externen Unternehmensumwelt verknüpft sein. Rein vergangenheitsbezogene Kennzahlensysteme verlieren daher immer mehr an Bedeutung. Vielmehr muss das Frühwarnsystem auch in der Lage sein, „Schwache Signale“ herauszufiltern, also nur unscharf strukturierte Informationen, die unter Umständen auf Diskontinuitäten hindeuten. Es ist ähnlich wie bei einem Erdbeben. Mögliche kritische Ereignisse treten meist nicht abrupt über Nacht auf. Im Allgemeinen sind sie das Ergebnis eines andauernden Prozesses, der lange Zeit vorher durch jene typischen Signale auf sich aufmerksam zu machen beginnt. Bei richtiger Auswertung können damit bereits in einem sehr frühen Stadium strategische Handlungsalternativen gewonnen werden (Becker 2001, S.183).

Operative Früwarnsysteme



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3.2 Festlegung der Beobachtungsbereiche

Ausgangspunkt eines jeden Frühwarnsystems ist die Festlegung der für das Unternehmen wesentlichen Beobachtungsbereiche (vgl. Abb. 3). Dabei wird unterstellt, dass aus diesen Bereichen Informationen erwartet werden, die für die Entwicklung des Unternehmens bedeutsam sein können. Man unterscheidet externe und interne Beobachtungsbereiche:

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Ermittlung der Faktoren für Erfolge und Risiken in den Beobachtungsbereichen




Beispiele:• Branchen- und

Konjunkturdaten• Zahlungsverhalten etc.

• Eindeutig• Frühzeitig• Wirtschaftlich

Abb. 3: Grundmodell eines Frühwarnsystems Quelle: Becker 2001, S.183

Externe Beobachtungsbereiche � Allgemein: Beobachtung von konjunkturellen, strukturellen, technologischen und

soziopolitischen Entwicklungen sowie � Unternehmensindividuell: Beobachtung der Absatz-, Beschaffungs-, Arbeits- und

Kapitalmärkte.Interne Beobachtungsbereiche � Gesamtunternehmensbezogen: Insbesondere Beobachtung der Ergebnis- und Finanzlage,

Modernität des Maschinenparks und Mitarbeiterentwicklung sowie � Funktionsorientiert: Insbesondere Beobachtung von Forschung und Entwicklung sowie

Absatz.

3.3 Bestimmung von Indikatoren für die Beobachtungsbereiche

Im nächsten Schritt sind Indikatoren (vgl. Abb. 4) für die einzelnen Beobachtungsbereiche festzulegen. Bei den Indikatoren handelt es sich um Kriterien, die für das jeweilige Unternehmen geeignet sind, mögliche Chancen und Risiken aufzuzeigen. Es ist unmittelbar einsichtig, dass die richtige Auswahl sehr sorgfältig unternehmensindividuell vorgenommen werden muss. Dabei geht es nicht nur um die quantitativ erfassbaren „klassischen“ Frühwarnindikatoren, wie zum Beispiel Auftragseingang oder Auftragsbestand, die einem operativen Frühwarnsystem zuzuordnen sind. Von besonderer Bedeutung sind wiederum die sogenannten Schwachen Signale, die strategisch bedeutsame Änderungen andeuten können.



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Hier handelt es sich um überwiegend qualitative Informationen, die oftmals mehrere Interpretationen zulassen (Franke/Zerres 1999, S.206).

Generelle externe Beobachtungsbereiche Unternehmensindividuelle externe Beobachtungs-bereiche

Wirtschaftliches Umsystem

• Konjunkturelle Entwicklungen (nach Ländern, Regionen): - Auftragseingang - Auftragsbestände - Beurteilung der Fertigwarenläger - Geschäftsklima (Ifo-Indikator)• Strukturelle Entwicklungen (nach Ländern, Regionen): - Investitionstendenzen - Bevölkerungsdichte - Bruttosozialprodukt pro Kopf

Soziopolitisches Umsystem• Politische Entwicklungen - Wahlergebnisse - Informationen aus politischen Parteien und Verbänden• Soziale Entwicklungen (nach Ländern, Regionen): - Bevölkerungszahlen/-struktur - Lebensqualität

Technologisches Umsystem• Informationen über mögliche Änderungen der Verfahrens- technologie bei Wettbewerbern/Forschungsinstituten

Absatzmarkt

• Produkte / Regionen der Unternehmung: - Auftragseingänge - Auftragsbestände

• Kunden der Unternehmung: - Bestellverhalten - Zahlungsverhalten

• Konkurrenten der Unternehmung: - Preispolitik - Programmpolitik

Beschaffungsmarkt (insbesondere für Rohstoffe)• Produkte / Regionen - Volumen bekannter Vorkommen je Rohstoff - Durchschnittlicher Jahresverbrauch je Rohstoff• Lieferanten - Termintreue - Qualitätsniveau

Beispiele

Abb.4: Mögliche Indikatoren für externe und interne Beobachtungsbereiche Quelle: Franke/Zerres 1999, S. 207/208 (auszugsweise)

Für die Indikatoren gelten dabei folgende Auswahlkriterien:� Eindeutigkeit, das heisst die Möglichkeit einer Fehlinterpretation eines Indikators muss

weitgehend ausgeschlossen werden können. � Vollständigkeit, das heisst die Indikatoren müssen den Beobachtungsbereich nach

Möglichkeit vollständig abdecken. � Frühzeitigkeit, das heisst die durch den Indikator angezeigten Bedrohungen/ Chancen

müssen durch diesen so frühzeitig erkannt werden, dass für Planung und Realisierung von (Gegen-) Maßnahmen noch ausreichend Zeit verbleibt.

� Rechtzeitige Verfügbarkeit, das heisst neben der oben geschilderten Frühzeitigkeit des Indikators selbst muss dieser dem Frühaufklärungssystem aber auch rechtzeitig genug zugänglich sein. Beispielhaft sei hier die Veröffentlichung statistischer Daten erwähnt. Die Daten können dabei das Kriterium der Frühzeitigkeit durchaus erfüllen; werden diese aber erst mit einem größeren Zeitverzug publiziert, so kann dies dazu führen, dass sie dem Frühaufklärungs-system nicht mehr rechtzeitig genug zur Verfügung stehen, um noch wirksame Maßnahmen ergreifen zu können.

� Ökonomische Vertretbarkeit, das heisst der Informationsnutzen eines Indikators und der mit seiner Beschaffung verbundene Aufwand müssen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen (Krystek/Müller 1999, S.179).



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3.4 Identifikation von Frühwarninformationen und Methoden der Signalverstärkung

Neben der Bestimmung von Indikatoren für die Beobachtungsbereiche kommt der Identifikationvon Frühwarninformation sowie deren Verstärkung eine besondere Bedeutung zu. Will man Frühwarninformationen – starke oder auch schwache Signale – identifizieren, so muss man sich zunächst über die Form dieser Informationen Klarheit verschaffen. Es können einmal Vermutungen, Hypothesen sein, die auf Grund von erhaltenen Hinweisen geäußert werden. Als Beispiel können in diesem Zusammenhang sich anbahnende Boykottmaßnahmen jüdischer Organisationen in den USA gegenüber deutschen Unternehmen genannt werden, die während des Dritten Reiches Zwangsarbeiter eingesetzt hatten. Informationen können sich auch aus mehr oder weniger abgesicherten Erwartungen ergeben. Diese können zum Beispiel Beschaffungsschwierigkeiten bei wichtigen Rohstoffen signalisieren, wenn Lieferzeiten sich verlängern oder sogar Kontingentierungen drohen. Auf dem Absatzmarkt kann eine kritische Situation entstehen, wenn erkennbar wird, dass ein bedeutender ausländischer Konkurrent auf dem Heimatmarkt vordringen wird. Rückwirkend kann in diesem Sinne die Frage gestellt werden, in welcher Weise die deutsche Automobilindustrie sich rechtzeitig auf die südostasiatische Konkurrenz eingestellt hat. Schließlich können Frühwarninformationen Entwicklungen betreffen, die sich bereits konkret abzeichnen oder schon begonnen haben. Beispielsweise ist in einem Unternehmen ein Führungskräftemangel erkennbar, ausgelöst durch einen jahrelang wirkenden Einstellungsstop. Frühwarninformationen aus dem politischen Geschehen betreffen zum Beispiel die Kostendämpfung im Gesundheitswesen (Franke/Zerres 1999, S. 210). Zur Identifikation von Frühwarninformationen, insbesondere von schwachen Signalen, sind verschiedene Methoden, wie zum Beispiel die Szenariotechnik oder die Portfoliotechnik, einzusetzen.



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3.5 Entscheidungen und Maßnahmen

Im nächsten Schritt sind die mutmaßlichen Auswirkungen der identifizierten Frühwarninformationen auf die Ziele des Unternehmens abzuschätzen. Wie groß ist das Ausmaß der erwarteten Chancen und Risiken und wie ist deren zeitliche Wirkung? Ergeben sich geringe oder starke Einflüsse oder sind möglicherweise überhaupt keine Auswirkungen zu erwarten? Zur Beantwortung dieser Fragen können einmal mathematische Methoden eingesetzt werden. Häufigkeitsverteilungen sind etwa eine geeignete Ausgangsbasis für Simulationen. Zum anderen kann es sinnvoll sein, eine strukturierte Gruppenbefragung in Form etwa der Delphi-Methode durchzuführen. Es handelt sich dabei um eine mehrere Runden umfassende anonyme Befragung von Experten. Nach jeder Runde erfolgt ein Informationsaustausch, so dass die Experten ihre Meinung korrigieren können. In Bezug auf ein Frühwarnsystem ist es Aufgabe der Experten, auf der Grundlage der identifizierten Frühwarnsignale mehrerer Befragungsrunden die erwarteten Auswirkungen für das eigene Unternehmen abzuschätzen und unter Verwendung einer Skala zu gewichten. Selbstverständlich ist, dass die Entwicklung eines Frühwarnsystems nur dann sinnvoll ist, wenn die erkannten Auswirkungen auch zu einem Beschluss über entsprechende Maßnahmen führen. Diese können von sofort wirksamen Aktionen bis hin zu Eventualplänen reichen, die erforderlich sind, um von einem erwarteten Ereignis nicht unvorbereitet überrascht zu werden (Franke/Zerres 1999, S.213).


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Literatur

Ansoff, H. I.: Managing Surprise and Discontinuity - Strategic Response to Weak Signals, in: Zeitschrift für betriebswirtschaftliche Forschung (ZfbF), 28. Jg. 1976, S.129f.

Becker, J.: Strategisches Vertriebscontrolling, 2. Aufl., München, 2001

Franke, R../Zerres, M.: Planungstechniken, 5. Aufl., Frankfurt a. Main, 1999

Hahn, D. : Risiko - Management - Stand und Entwicklungentendenzen, in: Zeitschrift für Organisation, 56. Jg. 1987, S.137 - 150

Hahn, D.: PuK, Controllingkonzepte, 5. Aufl., Wiesbaden, 1996

Krystek, U./Müller, M.: Frühaufklärungssysteme: Spezielle Informationssysteme zur Erfüllung der Risikokontrollpflicht nach Kon.-TraG, in: Controlling, Heft 4 / 5, 1999

Literatur

Education

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