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Abläufe planen, strukturieren und steuern Prozessmanagement an der ETH-Bibliothek Franziska Moser, BIS-Kongress 2016, Luzern

Prozessmanagement an der ETH-Bibliothek: Abläufe planen, strukturieren und steuern

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Abläufe planen, strukturieren und steuern

Prozessmanagement an der ETH-Bibliothek

Franziska Moser, BIS-Kongress 2016, Luzern

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Übersicht

Prozessmanagement

Praxisbeispiel ETH-Bibliothek

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Gründe für Prozessmanagement

Kundenbezug

Komplexität

Gesamtsicht

Potenzial

Abgrenzung

Welchen Wert stiften wir für den Kunden?

Welche Erwartungen hat unser Kunde?

Wie vermeide ich Fehler immer besser?

Wie kann ich meine Arbeit noch besser machen?

Welche Auswirkung hat meine Arbeit?

Was passiert vor/nach mir?

Wie können wir die Zusammenarbeit verbessern?

Wie kann ich die Arbeit anderer erleichtern?

Welche Verantwortung habe ich als Teil eines Teams / Systems?

Wie kann ich ausserhalb meines primären Arbeitsbereichs zu Verbesserung beitragen?

Nach P. Keuzenkamp (2014): Strategische Prozessorganisation. Vorlesungsfolien, SGO Business School.

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Aufgabe des Prozessmanagements

„ Die Aufgabe des Prozessmanagements ist es, durch die IST-Analyse Schwierigkeiten – aber vor allem auch Potenziale – zu erkennen, um durch die Sollprozessgestaltung eine Verbesserung des Prozesses zu erreichen.

L. Littau / A. Kirstein (2010): Prozessmanagement an der ETH-Bibliothek – ein Konzept. Internes Dokument.

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Vorteile/Ziele von Prozessmanagement

Gleichbleibende QualitätEigene Ressourcen werden besser genutztAlltägliche Hektik und der Ärger nehmen abUnnötige Verluste werden reduziertKosten werden eingehalten

Kundenzufriedenheit steigt

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Der Weg zum Prozessmanagement

Theorie

Praxis

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Produkte - Prozesse - Projekte

Management ETH-Bibliothek

ProzesseProdukte ProjekteKunden Umwelt

• Portfolio-Analyse

• Kundenerhebung • Steckbriefe• Kennzahlen• …

• Kernprozesse• Management-

prozesse• Support-

prozesse

• Agil• Hermes• SPA-Vorgehens-

modell• ITIL• Requirements

Engineering• …

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Aufbau- und Prozessorganisation: Praxis

Kunde

Input

Output

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Einzelne Prozesse der Bibliothek

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Geclusterte Prozesse

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Managementprozesse

Kernprozesse

Supportprozesse

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Prozessarten im Unternehmensprozessmodell

Ausführungsprozesse, Kernprozesse

«Leisten einen messbaren Beitrag zum Kundennutzen»

Zum Beispiel…

… Medienbereitstellung… Mediendigitalisierung… Informationsvermittlung

FAU-Prozessmodell nach Fischermanns/Liebelt (1997)

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Prozessarten im Unternehmensprozessmodell

Führungsprozesse, Managementprozesse

«Übergreifende strategische Lenkung der Leistungen und Ressourcen»

Zum Beispiel…

… Personalmanagement… Strategisches Management… Innovationsmanagement

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Prozessarten im Unternehmensprozessmodell

Ausführungsprozesse, Kernprozesse

«Unterstützen die Kernprozesse. Stellen die Infrastruktur bereit und ermöglichen eine optimale Ausführung.»

Zum Beispiel…

… IT-Infrastruktur bereitstellen… Betrieb sicherstellen… Sicherheit gewährleisten

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Man

agem

ent-

Pro

zess

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Sup

port-

Pro

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Kun

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Kun

denn

utze

n

Bestandesentwicklung

Bestandesverarbeitung

Mediendigitalisierung

Medienbereitstellung

Bestandeserhaltung

Forschungsoutput zugänglich machen

Informationsvermittlung

Applikationsentwicklung & -betrieb

NEBIS-Verbundzentrale betreiben

IT-Infra-

struktur

Betrieb & Sicher-

heit

MA-Admini-stration

Rech-nungs-wesen

Vertrags-mgmt

Statistik

Strat. Mgmt

Op. Mgmt.

Personal-Mgmt

Ideen-Mgmt

Marketing & Komm.

Risiko-Mgmt

Prozess-Mgmt

Produkt-Mgmt

Projekt-Mgmt

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Prozessgliederung

Kern-Prozesse

Haupt-prozesse

Bestandesverarbeitung

Printmedien auswählen …

Teil-prozesse

Sub-prozesse

Print-Bücher auswählen … … …

… … … …

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Prozessarbeit: Vorgehen

Prozess-entwicklung

Prozess-optimierung

Prozess-reengineering

Erstmaliges Gestalten Feinschliff Neugestaltung

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Prozessdokumentation 1/3

Flussdiagramme

Welche Aktivitäten finden statt?

Wo finden die Aktivitäten statt?

Wer führt die Aktivität aus?

Wann findet die Aktivität statt?

Wer entscheidet zu welchem

Zeitpunkt?

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Prozessdokumentation 2/3

Steckbriefe

Prozessvision

Prozessziele

Prozessgrundsätze

Input

Output

Kennzahlen

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Prozessdokumentation 3/3

Mitgeltende Unterlagen

Rahmenbedingungen

Prozesskriterien

Checklisten

etc.

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Prozessarten

Häufigkeit HOCHTIEF

Kom

plex

ität

+-

Routineprozess

Regelprozess

Ad hoc-Prozess

Angelehnt an G. Fischermanns (2013): Praxishandbuch Prozessmanagement. Giessen, Verlag Dr. Götz Schmidt.

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Prozessleistung

Stützleistung

Nutz-Leistung

Blind- / Fehlleistung

Keine Wertschöpfung

Wertschöpfung

Verschwendung

Eliminieren

Nach A. Tomys (1995): Kostenorientiertes Qualitätsmanagement. München: Carl Hanser Verlag.

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Prinzip einer ersten Prozessoptimierung:

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Prozesse optimieren

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Schwachstellen- und Potenzialanalyse

Aufstellen von Lösungsvorschlägen

Auswahl des zu implementierenden Lösungsvorschlags

Implementierung der Lösung

Überprüfung auf Wirksamkeit

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Franziska Moser+41 44 632 21 [email protected]

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

© Thomas Körner