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Agenda Notwendigkeit Information Verteilung Kommunikation Nutzen F & A Teambasiertes Wissensmanagement Dr. Rolf Kremer – PAVONE AG

Teambasiertes Wissensmanagement

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Vortrag von Dr. Rolf Kremer anlässlich der PAVONE Powersphere 2007

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Page 1: Teambasiertes Wissensmanagement

Agenda

Notwendigkeit

Information

Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Teambasiertes Wissensmanagement

Dr. Rolf Kremer – PAVONE AG

Page 2: Teambasiertes Wissensmanagement

Agenda

Notwendigkeit

Information

Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Agenda

Warum Wissensmanagement?

Wie informiere ich mich?

Wie verteile ich Informationen?

Wie kommuniziere ich?

Wie sieht der Nutzen aus?

Fragen & Antworten

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Agenda

Notwendigkeit

Information

Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Warum Wissensmanagement?

Die Notwendigkeit sich damit zu befassen….

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Was ist Wissen?

Wissen *„Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Personen zur Lösung von Problemen einsetzen.“„ist immer an Personen gebunden“

„stützt sich auf Daten und Informationen“

Daten & Informationen *Daten sind „syntaktisch geordnete Wahrnehmungen über verschiedenste Dinge und Sachverhalte“

Informationen = Daten + Bedeutungskontext

Betriebswirtschaftlich: Informationen „dienen zur Vorbereitung von Entscheidungen und Handlungen“

Teambasiertes WissensmanagementVerwaltung von Wissen im Team

Mehrnutzen durch Vernetzung des Wissens

* Quelle: Smolnik, Stefan (2006): Wissensmanagment mit Topic Maps…

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Information

Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Umfrage 1: Finden und Suchen

Manager suchen täglich 2 h nach Informationen

Nur die Hälfte glaubt, dass die Informationsverteilung im Unternehmen ordentlich ausgeführt wird

42% verwenden einmal pro Woche eine falsche Information

45% halten es für sinnvoll, zielstrebig Informationen aus anderen Unternehmensbereichen zu erhalten

Quelle: Accenture, 2006: Umfrage in USA und Großbritannien

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Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Umfrage 2: Ertrinken Sie in E-Mails?

93% aller Unternehmen beantworten Kundenanfragen per E-Mail

84% besprechen Geschäftsstrategien per E-Mail

71% führen Vertragsverhandlungen per E-Mail durch

Quelle: IBM, auf Basis von AIIM, 2007

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Information

Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Umfrage 3: Art der Informationen

80% der Informationen sind unstrukturiert

90% der Informationen werden nicht verwaltet

Diese Informationen nehmen jedes Jahr um 36% zu

7,5% an Dokumenten werden nie wieder gefunden

Quelle: AIIM, 2007, Enterprise Content Management, http://www.slideshare.net/tmresek/aiim-and-ecm-0707

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Nutzen

F & A

Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (1)

So?

Daten & Informationen auf der Arbeitsoberfläche

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Kommunikation

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F & A

Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (2)

So?

Informationen als Lesezeichen

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Verteilung

Kommunikation

Nutzen

F & A

Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (3)

So?

Daten & Informationen in IBM Lotus Notes

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Wie informiere ich mich?

Nur wer über Wissen verfügt kann Aufgaben erledigen…

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Nutzen

F & A

Beispiel Nutzung RSS Reader

IBM Lotus Notes 8 mit integriertem RSS Reader

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F & A

Nutzung im Unternehmen

Intra-/Internet

RSS Feed 1

RSS Feed 2

AnwenderRautmann Anwender

Ortiz

AnwenderFriedrichs

……

Lotus Notes

RSS Reader auf IBM Lotus Domino Server(Einmalige Sammlung)

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Beispiel Nutzung RSS Reader (2)

Teamorientierter RSS Reader

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Kommunikation

Nutzen

F & A

IBM Lotus Notes Anwendungen

Jede IBM Lotus Notes Anwendung (Datenbank) kann RSS-fähig gemacht werden

Zwei Möglichkeiten:RSS Generator Datenbank (ab Notes/Domino 7.02)Änderung der Gestaltung

Änderung der Gestaltung. Beispiel:Neue Seite mit dem Namen des Feeds (z. B. „feed.xml“)Neue Ansicht mit der DatengenerierungBeispiel ist im PAVONE NewsReader enthalten

Beispiele für Anwendungen:ProjektArbeitsgruppen (z. B. Arbeitsschutzausschuss)CRM, Helpdesk

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Erweiterungen

Filter

E-Mail-Benachrichtigung

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Nutzen

F & A

Wie verteile ich Informationen?

Teamarbeit = Produktivitätsgewinn…

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Nutzen

F & A

Mail-Typen

Mailmuffel

Spammer

Jäger & Sammler

Mail-ManagerUnterscheidet zwischen persönlicher und unternehmens-relevanter MailLegt Mails zu Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie gehören. Beispiele: CRM-Systemen, Projekt-Management-Lösungen, Diskussions-Datenbanken, Teamrooms, selbst erstellte Datenbanken, …

Mehrfachablage durch Verlinkung

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Nutzen

F & A

Wissen verteilen (1)

Ablage von E-Mails mittels Dialog

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Nutzen

F & A

Wissen verteilen (2)

Ablage von E-Mails mittels Drag & Drop

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Wissen verteilen (3)

Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook

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Nutzen

F & A

Anpassbar an Benutzerbedürfnisse

Entweder durch den Anwender oder Administrator

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Nutzen

F & A

Ablagevarianten in einem CRM-System

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Nutzen

F & A

Wissen verteilen (4)

Ablage von Informationen aus Microsoft Word

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Nutzen

F & A

Wissen verteilen (5)

Ablage von Informationen von der Arbeitsoberfläche

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F & A

Wissen verteilen (6)

Ablage von Informationen aus dem Datei-Explorer

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Nutzen

F & A

Wissen unternehmensweit verteilen

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Nutzen

F & A

Ziel: Mails anderen zur Verfügung stellenMails in anderen (teamfähigen) Datenbanken ablegenDoppelter Nutzen:

Wissen wird geteiltMail-Datenbanken bleiben klein

Ziel: Mail-Datenbank klein haltenAttachments komprimieren, beim TransferAttachments entfernen / archivieren, beim TransferMails löschen / archivieren, beim Transfer

VCard-Import: Wird eine VCard erkannt, werden die Daten ausgelesen und automatisch eine neue Adresse erstellt

Ablage auch in anderen Zielen möglich, z. B. IBM Commonstore, Domino.Doc, Documentum, PAM Storage

Mailmanagement

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Wie kommuniziere ich?

E-Mail ist nicht immer die optimale Art…

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Lotus Connections

ActivitiesOrganisieren Sie Ihre Arbeit, und nutzen Sie Ihr professionelles

Netz

Dogear

Speichern undFreigeben vonLesezeichen

Blogs

Stellen Sie Ihre eigenen Ideen vor, und lernen

Sie von anderen

Communities

Arbeiten Sie mit Personen

zusammen, die die gleichen Interessen

und das gleiche Fachwissen haben

Profile

Finden Sie die Personen, die Sie brauchen

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F & A

Lotus Connections

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Nutzen

F & A

Anwendungsfälle für Blogs

ProjektProjekt hat längere Laufzeit. Information über aktuellen Stand und Geschehnisse

ArbeitsgruppeArbeitsgruppe triff sich regelmäßig in größeren AbständenInformation über aktuellen Stand und GeschehnisseBeispiel: Arbeitsschutzausschuss

AbteilungAbteilung möchte sich nach außen bzw. intern darstellenInformation über aktuelle Aufgaben und TermineZ. B. für standortübergreifende Abteilungen mit über 100 Mitarbeitern

GeschäftsübergreifendDarstellung von bestimmten ThemenGlossare

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F & A

Wie sieht der Nutzen aus?

Kostenoptimierung durch Wissensmanagement…

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F & A

Nutzenaspekt „Zeitgewinn“

Weniger Arbeitsschritte als beim manuellen Ablegen

Weniger Arbeitsschritte um sich über Informationen zu informieren

Geringerer Aufwand beim Suchen nach InformationenBlick in KundenakteBlick in ProjektakteBlick in Diskussionsthreadetc.

Geringerer Aufwand bei KommunikationFestgelegter Standort für InformationenKein kurzfristiges Versenden von InformationenAnbindung RSS Reader

Schnellere Aufgabenerledigung!

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Nutzenaspekt „Wissensgenerierung“

Verteilung von Daten & Informationenper E-Mail-Ablage

per Dateiablage

per RSSper Blog

=> Wissensgenerierung bei den Mitarbeitern

Wettbewerbsvorteile durch schnellere Informationsgewinnung

Mehr Wissen = Bessere & schnellere Aufgabenerledigung!

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Nutzen

F & A

Nutzenaspekt „Schlankes E-Mailfach“

Weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen

Geringere Speicherkapazität Vermeidung von Doppelablagen in E-MailfächerKomprimierung von Anhängen

Weniger AdministrationsaufwandGeringerer Backup-Aufwand

Geringere Speicherkapazitäten auf Server

Geringere Auslastung der Server

Kosteneinsparung!

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Nutzen

F & A

E-Mailaufkommen

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Nutzen

F & A

Einführung und Rollout

Einfache Installation (KnowledgeGateway, NewsReader)Installationsassistent

Übersichtliche Einstiegsseite zum KonfigurierenAuslieferung vieler Schnittstellen und konfigurierten Feeds

Geringer Schulungsaufwand notwendigDrag & Drop ist bekannt

Wenige Funktionen beim Lesen von InformationenBlogs benutzen viele Mitarbeiter privat

Einfaches RolloutViele Tätigkeiten sind reine Administrationstätigkeiten

Installation über E-Mail integriert (Klick auf Button)

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Nutzen

F & A

Beispiel für 100 Anwender

PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.200,00 € (4.830,00 € inkl. Upgrade)

Ab dem 2. Jahr 630,00 € pro Jahr Upgrade

Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus Teamroom, IBM Lotus Discussion Database oder auch weitere PAVONE Lösungen (Enterprise Office, CRM/Sales, Project Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die Kunden)

Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht sofort zum Zuge)

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Kommunikation

Nutzen

F & A

Selbsttest

Mail war mehrfach vorhanden?

Information fehlte? (für Entscheidung, Handlung)

Information nicht gefunden? (Dokument, Datei)

Information gesucht? (Dokument, Datei)

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Nutzen

F & A

Workshop

Analysieren von Bereichen des Wissensmanagement im Unternehmen, Abteilung, Team

Anwender frühzeitig einbeziehen

Suchen nach Optimierungsmöglichkeiten

Ausarbeitung einer Testumgebung im kleinen Kreis

Planung weiteres Vorgehen

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Nutzen

F & A

Fragen & Antworten

Wir stehen Ihnen gerne

für weitere Fragen zur Verfügung!

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Nutzen

F & A

PAVONE AGPAVONE AG

Technologiepark 9Technologiepark 9

33100 Paderborn33100 Paderborn

EE--Mail: [email protected]: [email protected]

Tel.: +49 52 51 / 31 02Tel.: +49 52 51 / 31 02--00

Fax: +49 52 51 / 31 02Fax: +49 52 51 / 31 02--9999

Kontakt

http://www.pavone.de

http://www.pavone.com

Weitere Informationen erhalten Sie auf

unserer Homepage unter