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Digicomp 1 Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio Martin Bialas, diventis GmbH

Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio

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Digicomp 1

Vom Excel-Chaos zum integrierten Projektportfolio

Martin Bialas, diventis GmbH

2Digicomp

Agenda

Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung

Themen zur Betrachtung

Organisatorische Lösungen

Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement

Fazit / Fragen / Diskussion

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Vorstellung

Martin Bialas

Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL)

Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen

Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung

International zertifizierter IPMA Program and Portfolio Management Consultant (IPMA® PPMC)

NLP-Master und Mediator

Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft(Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, …)

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Ausgangslage

Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement

•Definitionen(Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, …)

•Prozesse(Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling)

•Rollen und Verantwortung(Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, …)

•Kulturelle Verankerung(Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, …)

5Digicomp

Ausgangslage

Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement

• Schwerpunkt: Projektinventarisierung(Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen)

• Wenig aktives Managen eines Portfolios(Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios)

• Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio(Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar)

• Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»

6Digicomp

Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement»

PPM

Top Manage-

ment

PMO(operativ und stra-tegisch)

PO

Projekt-con-

trolling

Projekt-leiter

7Digicomp

Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl)

Top Management• Steigerung von Transparenz

• in der Projektübersicht

• in den fachlich / logischen Abhängigkeiten

• in den Kosten

• in der Ressourcenzuordnung und –auslastung

• Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen

• Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten

• Grundlage für Personalentwicklung

• Grundlage für strategische Finanzplanung

• Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen

• …

PMO• Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios

• Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten

• Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben

• Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie

• …

8Digicomp

Aufgaben des Portfoliomanagements

die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele

die Beurteilung von beantragten Projekten

die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen

die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber

die Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben

das projektübergreifende Informations- und Wissensmanagement

Quelle: wikipediahttp://de.wikipedia.org/wiki/Projektportfoliomanagement

9Digicomp

Themen zur Betrachtung

Projekte/Programme

Portfolios

Ressourcen

Finanzen

Risiken

10Digicomp

Themen zur Betrachtung - Projekte/Programme

Was ist ein Projekt?Wie wird es von

Vorhaben abgegrenzt?

Wie werden Projekte beantragt/initiiert?

Welche Gremien sind definiert?

Wie wird das Projekt geführt?

Was ist die Definition von Programmen?

Wie werden Projekte/Programme

überwacht?

Wie genau erfolgt der Abschluss?

11Digicomp

Themen zur Betrachtung - Portfolios

Was ist ein Portfolio?Wer sind die Beteiligten

im Portfoliomanagement?

Wie wird ein Portfolio gebildet?

Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der

Strategie?

Welche Prozesse sind im Portfolio-

management definiert?

Was sind die Steuerungsgrössen im

Portfolio?

Wie werden Konsequenzen aus

Änderungen im Portfolio transparent?

Wie werden die Ergebnisse aus

Anpassungen des Portfolios

kommuniziert?

12Digicomp

Themen zur Betrachtung - Ressourcen

Was sind «Ressourcen» für das

Portfoliomanagement?

Was sind die Quellen für Ressourcendaten?

Wie hoch ist der Anspruch an die Datenqualität?

Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation?

Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation?

Wer hat die Kompetenz für Anpassungen

hinsichtlich Ressourcen?

Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling

im Portfolio-management?

13Digicomp

Themen zur Betrachtung - Finanzen

Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement?

Wie sehen die finanziellen

Führungsprozesse aus?

Erfolgt eine «top-down»- und/oder eine «bottom-up» Planung?

Welche Schnittstellen zu welchen

Umsystemen müssen etabliert sein?

Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert

und für das Portfoliomanagement

relevant?

14Digicomp

Organisatorische Lösungen

Definition der Ziele PPM

Ableiten von business drivernaus der Unter-

nehmensstrategie

Gewichtung der business driver

durch CxO

Aktive Diskussion bei stark

abweichenden Gewichtungen

Evaluierung eines Konsistenzfaktors

Selektion der relevanten

Projekte (laufend/ anstehend)

Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten

Bewertung der Projekte an den

gewichteten business drivern

Erstellung einer Projektrangliste (strategischer

Nutzen)

Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen /

Risiko, …)

Kostenanalysen durchführen

(Projekte ein- bzw. ausschliessen)

Ressourcen-analysen

durchführen

Szenarien aufbauen und Konsequenzen

abschätzen

Szenarien entscheiden

Umsetzen der Szenarien

15Digicomp

Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement

Datenquellen organisatorisch

Geschäfts-leitung

PMO

HR

Marketing

Finanzen

IT

Produkt-entwicklung

16Digicomp

Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement

Datenquellen technisch

Microsoft Project (Server)

SAP

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Access

Meisterplan

17Digicomp

Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement

Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)

18Digicomp

Live Präsentation

Meisterplan von Fa. itdesign, Tübingen

www.meisterplan.com

19Digicomp

Fazit

Integriertes Projekt

Portfolio Management

• Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements

• Organisation vor Technik

• Softwareunterstützung evaluieren

• Change Process aktiv begleiten

• Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten

• Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen

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Fragen / Diskussion

Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit