AIS-Präsentation: effiziente Ausschreibung und Vergabe von Bau und Gebäudebetrieb via Internet

excellence in real estate

© AIS Management GmbH

Effiziente Ausschreibung und

Vergabe von Bau und

Gebäudebetrieb via Internet

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Ihr Partner AIS Management

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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung

Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse

Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung

Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement

Benchmarking

Einkauf und Lieferantenmanagement

planungs- und baubegleitendes Facility Management

Bewältigung komplexer Aufgaben,

Aufdeckung und Umsetzung von

Optimierungspotenzialen

Consulting

Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis

Benchmarks

betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR

SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken

aktiv in Forschung und Lehre

Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien

(DIN, CEN etc.)

einzigartiger Pool an Primärdaten,

maximale Marktnähe,

Wettbewerbsvorsprung

FM-Marktforum (E-Sourcing)

Secure Dataroom (E-Collaboration)

xRE-Lieferantendatenbank

Software und Wissensarchive

ressourcenschonendes, besseres

Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property

und Facility Management, CREM

E-Solutions



Notwendigkeit für Online-Ausschreibung und -Vergabe

Vorteile durch Einsatz des FM-Marktforums (E-Sourcing)


Geschäftsfeld E-Solutions: Einsatz und Zusammenspiel von E-Collaboration und E-Sourcing

komplementäre Webtools

Fachexpertise als 2. Seite der Medaille

Prozessdefinition und -dokumentation

Ausschreibung Rahmenverträge Fortschreibung LV

Ausschreibung Gebäudebetrieb und Wissenspflege

Ausschreibung Bauleistungen und Instandsetzung

FM-Marktforum: Spezifikation, Ausschreibung, Vergabe online (Schwerpunkt: Daten)

Immobilienlebenszyklus

Planung Realisierung Betrieb Vermarktung

Kommunikation und Dokumentation

Vorgaben, Gutachten, Pläne Protokolle, Verträge, Berichte

Secure Dataroom: virtueller Projektraum (Schwerpunkt: Dokumente)

Due Diligence Akte Digitale Liegenschaftsakte Digitale Bauakte

Vermietung, Verkauf Reports, Unterlagen

Digitale Projektakte

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LV-Erstellung – „old fashioned“


Word / Excel

Offline-AVA

z.B. WinAVA / NetBau

Typisierung

Leistungsverzeichnis

Ausschreibungsbasis

SAP

(Sammel-) Leistungsstamm

SAP

(Leistungsstämme)

Erstellung


Abrechnung, Nachträge,

Kostenverfolgung, LV-Pflege


Bauwerkserhaltung

(Abruf Leistungskatalog)

Leistungsverzeichnis Bau

(projektbezogen)

Leistungsverzeichnis FM

(wiederkehrend)

Offline-AVA

z.B. WinAVA

Word / Excel

Erstellung intern oder extern mit unterschiedlichen Werkzeugen: lokale Lösungen der Beteiligten

GAEB-Schnittstelle z.T. fehlend: strukturierter Datenaustausch nicht möglich

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LV-Erstellung im FM-Marktforum


FM-spezifische Funktionen (z.B. Abfrage von Intervallen, Stundenverrechnungssätzen, etc.)

Bedienung Bau- und FM-spezifischer IT-Schnittstellen: Integration lokaler Werkzeuge

Beseitigung Medienbrüche

Schnittstellenreduktion

„Software as a Service“: keine Softwareinstallation notwendig

Word / Excel

Offline-AVA

z.B. WinAVA / NetBau

Typisierung


Ausschreibungsbasis

SAP

(Sammel-) Leistungsstamm

SAP

(Leistungsstämme)

Erstellung


Abrechnung, Nachträge,

Kostenverfolgung, LV-Pflege


Bauwerkserhaltung

(Abruf Leistungskatalog)

Leistungsverzeichnis Bau

(projektbezogen)

Leistungsverzeichnis FM

(wiederkehrend)

Offline-AVA

z.B. WinAVA

Word / Excel

FM-Marktforum

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Prozessoptimierung durch AIS-Technologie FM-Marktforum


Optimierung!

Auftrag LV-Freigabe Submission

Ausschreibungsprozess konventionell: offline

Papier / Versand von Dokumenten

hohe Prozessaufwendungen, individuelle „Standards“, Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche

Gebote ungleich Anfragen („Äpfel und Birnen-Dilemma“)

digital / alle Beteiligten im gleichen System (kein Dokumentenversand)

präziser Ablauf: weniger Prozessschritte / weniger Fehler / kürzerer Prozess

Gebote entsprechen zwingend den Anfragen (sofortige und absolute Vergleichbarkeit)

Ausschreibungsprozess mit FM-Marktforum: online

LV-

Erstellung

Anbieter-

Auswahl

LV-Freigabe

Kalkulation

Anbieter

Submission

Angebots-

auswertung Vergabe-

verhandlung

Angebots-

prüfung

Auftrag

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Fachwissen, Prozess und Kommunikation im FM-Marktforum integriert


zentrale Datenbank:

- allgemeines Archiv

- kundeneigene Archive

aktuelles, zentrales Archiv: Wissensmanagement

|13| Wiederholung

Rückschreibung von Preisen: lernendes System

|12| Lieferantenbewertung |1| Erstellung LV aus

Standardbausteinen

|2| Kostenberechnung

aus Schätzpreisen

|9| Vergabeverhandlung /

Auktionen

|10| Zuschlag

|11| Handwerkerkopplung

Abrechnung

|3| Anbieterauswahl

|4| Anbieteransprache

|6| Angebotsabgabe |7| Angebotsprüfung

|5| Angebotskalkulation |8| Angebotsauswertung Fachabteilung

Externer Planer

Einkäufer

Fachabteilung

Anbieter

Einkäufer

Anbieter

Anbieter

Fachabteilung

Externer Planer

Einkäufer

definierter Workflow: optimierter Prozess

Internet als Kommunikationsmedium: Zugriff schnell, zeit-, ortsunabhängig

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FM-Marktforum: Anwendernutzen abhängig von Rolle


günstiger ...

besser ...

schneller ...

Ausschreiber / Einkäufer

Prozesskosteneinsparung

Einkaufseinsparung durch

Standardisierung und Bündelung,

Bieterkreisausweitung

wachsende Erfahrungs- und

Wissensdatenbank

Transparenz, Revisionssicherheit,

Beschaffungscontrolling

Benchmarking, Best practice

Verkürzung der Durchlaufzeiten

Ablaufroutinen

Information statt Papier

Anbieter / Lieferant

Transaktionskosteneinsparung

Reduktion der Vertriebskosten

wachsende Erfahrungs- und

Wissensdatenbank

fairer Wettbewerb durch

transparentes Verfahren

Erschließung neuer Kundenkreise

Wegfall unproduktiver Postzeiten

wiederkehrende Standards und Benutzerführung

Information statt Papier

Prozesskosteneinsparung ca. 60 %

Einkaufseinsparung durch Bündelung / Standardisierung ca. 5 – 15%

Transparenz / Controlling

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FM Marktforum – Zusammenspiel drei Dimensionen


Verzahnung aller Dimensionen in einem zentralen Tool

Achtung: besondere Anforderungen an Funktionalitäten im Facility Management!

FM-Marktforum

fachspezifischer

Content

Dimension 2

Prozess

Dimension 1

+

Kommunikation

Dimension 3

Bauherr

Architekt

TGA

Facility

Manager

Bauleiter

GU

Dienst-

leister

Projekt-

steuerer

Online-

Technologie

+

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AIS-Services zu Ausschreibung und Vergabe mit dem FM-Marktforum


Ausschreibung Erstellung Leistungsverzeichnis Vergabe, LV-Pflege

AIS-Helpdesk

AIS-Consulting

Entlastung Kunde

Einbringung von Marktsicht und Best Practice

Qualitätssicherung

LV-Quick-Check

Anlagenerfassung / Erfassung

kalkulationsrelevanter Daten

Kostenbenchmarks

Musterverträge /

-leistungsverzeichnisse

fachliche Unterstützung

bei LV-Erstellun

Anbieterevaluierung und

-präqualifizierung / RFI

Vorlagen für Bieterqualifizierung

Vorlagen für Bieterpräsentation

...

CoC: z.B. Technisches Gebäudemanagement, Infrastrukturelles Gebäudemanagement, etc.

Support / Schulungen

übernimmt auf Wunsch auch

vollständige Bieterkommunikation

für AG

aktive Anbieterbetreuung

Statusberichte für Ausschreiber

Leitfäden für Anbieter

Gesprächsleitfaden Vergabe

Unterstützung / Durchführung

Vergabeverhandlung

Preisfindungsverfahren /

Auftragsleistungsverzeichnis

Unterstützung Vertragsgestaltung

Checklisten für Start-up,

Abnahmen, Qualitätssicherung

Digitale Projekt- und

Gebäudedokumentation

Angebots- und Anbieterbewertung

Angebotsprüfung / Prüfbericht /

Vergabevorschlag

...


Praxisbeispiel: Ausschreibung mit AIS-Technologie FM-Marktforum

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Online-Technologie FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)

Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Archiv zur Leistungsverzeichniserstellung


Spezifikation der einzukaufenden

Leistung

effiziente Leistungsverzeichnis-

erstellung durch Archivbausteine

Preisbenchmarks

automatische Kostenschätzung

Import offline erstellter

Leistungsverzeichnisse via GAEB-

Schnittstelle

einheitliche Standards im

Unternehmen

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Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Veröffentlichung Ausschreibung


Anbieterdatenbank

Anbietervorauswahl durch

Gewerkezuordnung

Integrationsmöglichkeiten in

Lieferantenmanagementsysteme

hilfreiches Support-Tool,

Systemintelligenz

Ausschreibung veröffentlichen

Anbieter werden vom System

automatisch per E-Mail

benachrichtigt

Angebotsabgabetermin kann

verlängert werden; System verteilt

Nachricht an Anbieter

effiziente Prozesssteuerung

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Beispiel: Anbietersicht – Anfrage des Ausschreibers


Eingabe der Angebote

automatische Kontrollroutinen wie Nullpreis-Check, Variablen-Check, usw.

Anmerkungen und Fragen können in separatem Datenfeld erfolgen

durch Wegfall von Postwegen hat der Anbieter bis eine theoretische Sekunde vor Ablauf der Submission noch Möglichkeit der Angebotsabgabe

Fehlerreduktion / Zeitgewinn

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Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Angebote öffnen


Öffnung von Angeboten

Anbieter kann Leistungsverzeichnis

nicht verändern (kein Kontrollaufwand

für Ausschreiber)

Anbieteranmerkungen in separatem

Datenbankfeld

Angebote erst nach Submission

einsehbar

elektronische Stempel dokumentieren

Aktivitäten (wer hat wann abgegeben,

geöffnet, geprüft, ...)

Schutz und Transparenz

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Beispiel: Ausschreibersicht – Prüfprotokoll


Prüfung der Angebote

automatische rechnerische

Angebotsprüfung

automatische formale Angebotsprüfung

fachliche Prüfung der Angebote bis auf

Positionsebene im System möglich

Standardprüfprotokoll für

Vergabeverhandlung

maximale Prozesseffizienz

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Beispiel: Fachplaner- / Ausschreibersicht – Computer-generierter Preisspiegel


Auswertung der Angebote

automatisch generierter Preisspiegel mit Ideal- und Mittelpreis per Mausklick

grafischer Schnellvergleich

flexibel durch Exportmöglichkeit in Microsoft Excel

Vergabe von Leistungen

verschiedene Vergabeformen durch Auktionsvarianten und virtuelle Bieterverhandlungen

Preisbildung in Auktionen online verfolgbar

automatische Erstellung eines Auftragsleistungsverzeichnisses

von der Spezifikation bis zur Vergabe ohne Medienbruch


Kontakt für weitere Informationen

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AIS Management – excellence in real estate

Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen

Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit

und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,

schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.

Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist

einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und

Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.

Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und

Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.

▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.

▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und

Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.

▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von

Betreiberrisiken.

Unabhängigkeit

AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich

Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset

Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.

Partner der AIS Management


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Theresienhöhe 26

D-80339 München

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Telefax: +49 89 628170-59

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