Lessons Learned - Spielend einfach!

Jäger des verlorenen Wissens

Post-Doktorandin

Kaninchen Dompteur

Chemie-laborantin

Wirtschafts-informatikerin

Bau-arbeiterin

Tennis-spielerin Taucherin

www.lego.com/de-de/minifigures/characters/

2

Agenda

1. Austausch von Erfahrungen und Problemen mit Lessons Learned

2. Theoretische Grundlagen, Erkenntnisse und Forschungsergebnisse zu Lessons Learned

3. Vorstellung verschiedener Lessons LearnedMethoden für den Alltag

4. Diskussion und Austausch

3

Meine ErfahrungenKlassische Lessons Learned Workshops:

Klassische Lessons Learned:

„Die Prozesse und Verantwortlichkeiten sind nicht immer klar gewesen.“

Feedback zu klassischen Lessons Learned :„Damit kann ich nichts anfangen.“ „Ich kenne den Kontext des Projektes ja gar nicht.“„Unser Projekt ist in einer ganz anderen Situation.“„Die Workshops sind langweilig und totale Zeitverschwendung.“

Klassische Lessons Learned: • werden nicht wiederverwendet • verschwinden im Datenchaos • erzeugen keinen Mehrwert

4

Agenda





5

MotivationWas ist der Unterschied zwischen…

und…

DampfmaschineHeron von Alexandria (1. Jhd)

DampfmaschineDenis Papin (ca. 1690)

6

Motivation Schon seit Anbeginn der Menschheit geht Wissen verloren

Im heutigen Wissenszeitalter jedoch weniger massiv als im damaligen Mittelalter

Dennoch geht auch heute wertvolles Wissen immer wieder verloren

Insbesondere Unternehmen haben mit diesem Wissensverlust zu kämpfen

Herausforderungen des Wissensmanagements in Projekten:

Mitarbeiterfluktuation im Projekt

Unterschiedliche Mitarbeiter mit unterschiedlicher Wissensbasis

Erstellung eines neuartigen Produktes oder Services

7

Ziele des Forschungsprojektes

Forschungsfrage:Wie muss ein sozio-technisches Wissensmanagementsystem gestaltetsein, dass die Wiederverwendung von projektbezogenem Wissen nichtnur in Projekten sondern auch über die Projektgrenzen hinweggesteigert werden kann?

Ziele:

1. Verstehen der Herausforderungen und Bedürfnisse von Projektteams zur Wiederverwendung von bereits im Unternehmen existierendem Wissen

2. Ableitung einer Design Theorie mit Design Prinzipien eines Projektwissensmanagementsystems

3. Gestaltung und Umsetzung eines sozio-technischen Projektwissensmanagementsystems

4. Überprüfung der Design Theorie in einem realen Setting

8

Ein bisschen TheorieOrganisationales Lernen

Lerntheorie nach Argyris & Schön (1978)

Single-Loop-Learning

Geschieht innerhalb bereits bestehender mentaler Modelle, Normen, Regeln und zugrundliegender Annahmen

Anwendung von Wissen

Double-Loop-Learning

Änderung bestehender mentaler Modelle, Normen, Regeln und zugrundliegender Annahmen

Weiterentwicklung von Wissen

Action Result Reflection

9

Noch etwas mehr TheorieSituatives Lernen

Situated Learning Theory nach Lave & Wenger (1991)

Lernen in Unternehmen kann nicht mit dem Lernen in Klassenzimmern verglichen werden

Situiertes Lernen = Veränderung mentaler Model durch soziale Interaktionen in einem bestimmten Kontext (Goel et al., 2010)

Zentrales Konzept: Community of Practice

10

Was wir bereits wissenBarrieren des Wissensmanagements

Personenbezogene Barrieren

Mangelnde Motivation (Carrillo et al., 2013; Davidson & Lamb, 2000)

Mangelnde Fähigkeiten und Möglichkeiten(Schindler & Eppler, 2003; Terajetgul et al., 2009)

Interner Wettbewerb(Carrillo et al., 2013; Rastogi, 2000)

Mangelndes Vertrauen & Kommunikation(Hsu et al., 2007; McEvily et al., 2003; Bondarouk, 2006)

11

Was wir bereits wissenBarrieren des Wissensmanagements

Organisationale Barrieren

Organisationsstrukturen(Boh, 2007; Bresnen et al., 2003; Swan et al., 2010)

Mangel an standardisierten Wissensmanage-mentprozessen(Carrillo et al., 2013; Tan et al., 2007; Kivrak et al., 2008)

Organisationskultur(Ajmal & Koskinen, 2008; Eskerod & Skriver, 2007; Sutton, 2001)

Zeitdruck/ Arbeitsbelastung(Carrillo et al., 2013; Keegan & Turner 2001; Tan et al., 2007)

12

Was wir bereits wissenWissensmanagementtechnologien

Technologie

Intellektuelles Kapital

Netzwerke

Change Processes

Soziales KapitalVirtual Spaces Improved Communications

Reward System

KM

S

Org

. Wan

del

Mehrwert durch:Wissensteilung & -erstellung mittels Internet, Intranet & KMS

Mehrwert durch:Kollaborationen auch über größere Entfernungen hinweg

Mehrwert durch:Sozialer Zusammenhalt, Vertrauen, Motivation

Mehrwert durch:Best Practices, Training Weiterbildung

Mehrwert durch:Motivation, effektive KM Praktiken, Partizipation, Technologienutzung

1. GENERATION 2. GENERATION 3. GENERATION

Organisationaler Wandel

Basiert auf: Vorakulpipat & Rezgui, 2008

13

Was wir noch nicht wissenDie sogenannte Forschungslücke

Nur wenige Richtlinien, wie ein Wissensmanage-mentsystem gebaut werden muss, damit es dieWissenswiederverwendung fördert

Wenig Forschung und Erkenntnisse im Gebietder Wissenswiederverwendung

Wenig Überprüfung der Forschungsergebnissein realen Umgebungen

THEORIE PRAXIS

14

Das VorgehenAction Design Research nach Sein et al., 2011

15

Agenda





16

...AUS DER LERNTHEORIE:

Gamification

Spiel-zeug

Spiel

Komplett ElementeVollständigkeit

Um

gebu

ng

Playful interaction

Serious Games

Game-based LearningDigital Game-

based LearningEdutainment

eLearning

Quelle: Csíkszentmihályi, M. (1997a). Finding flow: The psychology of engagement with everyday life. New York: Basic Books.

...AUS DER PSYCHOLOGIE:

Noch ein bisschen mehr Theorie…

Flow Channel

Angst(zu schwer/ verwirrend/ herausfordernd)

Langeweile(zu leicht)

Fähigkeiten hoch

hoch

niedrig

Her

ausf

orde

rung

niedrig

Spiele können lernen fördern

17

Lessons Learned Games 18

Grundstruktur19

20 Ein paar Methoden

21 Anwendungsfälle

Agenda





22

Anstellung als Post-Doc an der Universität Mannheim

Paralleler Ausbau der Selbständigkeit Wissensmanagement Beratung

Trainings

Lessons Learned Workshops

Wissenstransfer & -austausch

Beratung

Ausblick23

AppendixVorgehen und Ergebnisse meiner Dissertation

24

Schritt 1: Anforderungserhebung Durchführung einer explorativen Interviewstudie

Kodierung der Interviews:

RolleAbteilungs-

leiterProjekt

Manager

Professional Development

ManagerFunctional

AnalystTechnicalSpecialist Gesamt

Anzahl 1 14 2 2 8 27Durchschnittl. Interviewdauer 0:34:18 0:34:55 0:50:25 0:39:04 0:28:10 0:37:22

Erstes Lesender Transkripte

Identifikation von relevantenTextstellen

Benennung der Textstellen und Kategorienbil-dung

Entfernung von Überschnei-dungen und Redundanzen

Erstellung einesModells über die wichtigstenKategorien

355 Seiten Text

971 Textstellen

51 Kategorien

20 Kategorien

4 Kategorien

25

Schritt 2: Design PrinzipienZugang zu Projektwissen für alle MitarbeiterZentrale Speicherung inkl. konsistenter Ablage & SuchfunktionalitätenErmöglichung von informellen Wissensaustausch Zu

gang

Erweiterung des Projektteams mit Experten des WissensmanagementsSicherstellung der Wartung des Wissens

Standardisierte WissensmanagementprozesseSupp

ort

Dokumentationsstrukturen durch Tagging, Hyperlinking, Indizierung, etc.Bereitstellung vorstrukturierter Dokumente

Bereitstellung von Freitextfeldern für Erklärungen

Stru

ktur

Einbindung von KontextinformationenKurz, präzise und klar verständliche Sprache

Bereitstellung von Feedback auf WissenF

Sicherstellung des Zugangs zu Expertenund dokumentiertem Wissen

Design Prinzip I

Erweiterung des Projektteams mit einemWissensintermediär als Unterstützung fürdas Management von Projektwissen

Design Prinzip II

Bereitstellung von kontextbezogenemund gebündeltem Wissen in strukturier-ten Dokumenten unter Verwendungeiner verständlichen Sprache

Design Prinzip III

Wartung des Wissens über Feedback-mechanismen

Design Prinzip IV

26

Schritt 3: Gestaltung eines Projekt KMSSoziales Teilsystem: Technisches Teilsystem:

Spezifikation eines Projekt-Knowledge-Intermediärs

Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten Spezifikation eines Projekt-

Wissensmanagement-systems

Festlegung von Funktionalitäten und Aufbau

27

Schritt 4: Evaluation des konzeptionellen Designs

OFFENES FEEDBACK1. Workshop

Teilnehmer:1 Abteilungsleiter1 Professional Development Manager1 Projekt Manager

Ziel:- Feedback von Forschungsprojekt-

beteiligten

Erkenntnisse: Guter Ansatz, der Probleme lösen

könnte Besseres Feedback könnte von den

Benutzern des Systems kommen

SWOT-ANALYSE2. Workshop

Teilnehmer:1 Professional Development Manager4 Projekt Manager

Ziel:- Stärken und Schwächen des

Konzepts identifizieren

Erkenntnisse: Intermediär benötigt Hilfsmittel Konsistenz durch Templates Karriereentwicklung der Intermediäre Verfügbarkeit der Intermediäre Arbeitslast der Intermediäre

OFFENES FEEDBACK3. Workshop

Teilnehmer:1 Professional Development Manager3 Projekt Manager4 Projekt Teammitglieder

Ziel:- Feedback von unterschiedlichen

Projektmitgliedern

Erkenntnisse: Realisierung des Systems für eine

Bewertung notwendig Verwendung von existierenden

Systemen Pilotisierung des Intermediärs

28

Schritt 5: Pilotisierung des IntermediärsErgebnisse:

Teilnehmer waren mit dem Workshop überwiegend zufrieden

Projekt Knowledge Intermediär von allen Teilnehmern als wertvolle Unterstützung imProjekt betrachtet

Lessons Learned Workshops nicht nur am Ende eines Projektes relevant

Lessons Learned Workshop hat Spaß gemacht

29

Schritt 6: Überarbeitung der Design Theorie

Dokumentation und Wiederverwen-dung von Projektwissen in allen Phaseneines Projektes

Design Prinzip V

Motivation von Wissensmanagementdurch emotionale und affektiveFunktionen

Design Prinzip VI

30

Schritt 7: Überarbeitung des DesignsSoziales Teilsystem: Einführung des Knowledge-

Centric Project Management Process Dokumentation und Wiederverwen-

dung von Projektwissen in allen Phaseneines Projektes

Design Prinzip V

Motivation von Wissensmanagementdurch emotionale und affektiveFunktionen

Design Prinzip VI

Technisches Teilsystem: Gamifiziertes Wissensmanage-

mentsystem

31

Schritt 8: Umsetzung des konzeptionellen DesignsSoziales Teilsystem: Ausbau, Training und Engagement

der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-Intermediär

Entwicklung eines Methodenkata-logs für die Durchführung von Lessons Learned Sessions

Technisches Teilsystem: Realisierung des traditionellen

Wissensmanagementsystems

32

Schritt 9: Evaluation des Designs Fokus auf soziales Teilsystem, da technisches Teilsystem nicht so umgesetzt, wie

designed

Umsetzung des technischen Teilsystems geht nur schleppend voran

Soziales Teilsystem hingegen stark nachgefragt

Viele Aufträge der Lessons Learned Community als Projekt-Knowledge-Intermediäre

33

Bhattacherjee, 2001

KMS Success Model

Schritt 9a: Theoretische Grundlagen

SATISFACTION WITHSOCIAL INITERACTION

Chiu et al., 2011

CONTINUOUSINTENTIONS TO

SOCIALLY INITERACT

PROJECT-BASED

LEARNING

Situated Learning Theory

SATISFACTION WITHKNOWLEDGE QUALITY

SATISFACTION WITHPROCEDURE QUALITY

DESIGN ARTIFACT

PROJECT KNOWLEDGEINTERMEDIARY

H1+

H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.

EXPECTATIONS

34

Schritt 9b: Überprüfung von Hypothese 1 Studie 1:

5 Workshops im Umfeld von Magellan

5 Projekt-Knowledge Intermediäre

1 Vorgehen

AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MITBISHERIGEN LESSONS LEARNED SESSIONS

TEIL 1

LESSONS LEARNED WORKSHOPTEIL 2

AUSFÜLLEN EINES FRAGEBOGENS ZUR ZUFRIEDENHEIT MITLESSONS LEARNED SESSION

TEIL 3

BLUE OCEAN METHODETEIL 2A

Circle of ConcernIncrease Create

Decrease EliminateKeep

Circle of InfluenceIncrease Create

Decrease EliminateKeep

CLUSTERUNG & BEWERTUNGTEIL 2B

Cluster 1

insightinsight

Cluster 2

insightinsight

Cluster n

insightinsight

...

ACTION ITEMSTEIL 2BWho What When

... ... ...

... ... ...

35

Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – alle Teilnehmer Studie 1:

27 komplett ausgefüllte Fragebögen

9 Teilnehmer kannten bereits das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediärs(Gruppe: Experten)

18 Teilnehmern war das Konzept neu (Gruppe: Novicen)

Auswertung der Daten mit Hilfe des Wilkoxon-Tests

Keine Signifikanten Unterschiede in den Erwartungen zwischen den Gruppen (t-Wert = 0,889)

n = 27t0 t1 ∆ Mean T(WRS) P SigL

Mean SD Mean SDSAT 3,407 1,010 4,550 0,442 1,143 4,227 < 0,001 ***SAT_KQ 3,111 0,892 4,433 0,568 1,322 3,997 < 0,001 ***SAT_PQ 3,370 0,967 4,667 0,480 1,297 3,891 < 0,001 ***

36

Schritt 9c: Auswertung Studie 1 – nach Gruppen Gruppe: Experten

Gruppe Novicen:


Mean SD Mean SDSAT 4,444 0,527 4,722 0,363 0,278 1,394 0,163 n.s.SAT_KQ 4,000 0,707 4,667 0,500 0,481 1,897 0,058 n.s.SAT_PQ 4,444 0,527 4,780 0,441 0,239 1,342 0,180 n.s.


Mean SD Mean SDSAT 2,889 0,758 4,476 0,460 1,549 3,429 0,001 **SAT_KQ 2,667 0,594 4,333 0,577 1,666 3,745 < 0,001 ***SAT_PQ 2,833 0,618 4,620 0,498 1,787 3,681 < 0,001 ***

37

Schritt 9d: Studie 1 – Ergebnis

5

SATISFACTION WITH KNOWLEDGE QUALITY (SAT_KQ)

4321

Without PKI With PKI0

5

SATISFACTION WITH PROCEDURE QUALITY (SAT_PQ)

4321

Without PKI With PKI0

Novices

Experts *** p < 0,001; ** p < 0,01; * p < 0,05; n.s. nicht signifikant

H1: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Zufriedenheit mit der sozialen Interaktion.

38

Noch einmal zurück zur TheorieBhattacherjee, 2001

KMS Success Model

Chiu et al., 2011

PROJECT-BASED

LEARNING

Situated Learning Theory



DESIGN ARTIFACT


H1+

EXPECTATIONS



SOCIALLY INITERACT

39


Schritt 9e: Erweiterung der Theorie

PROJECT-BASED

LEARNINGDESIGN ARTIFACT


SOCIALLY INITERACT




KNOWLEDGE QUALITY

RELEVANCE

UNDERSTANDABILITY

RELIABILITY

ADEQUACY

USEFULNESS

PROCEDURE QUALITY

ACCESS

EASE OF USE

ENTERTAINMENT


KNOWLEDGE-CENTRICPROJECT

MANAGEMENTPROCESS

H2+

H2: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Qualität des ausgetauschten Wissens.

H3+

H3: Lessons Learned Workshops, welche von Projekt-Knowledge-Intermediärengeleitet werden, erhöhen die Qualität des Vorgehens.

H4+H4: Lessons Learned Workshops, welche mehrfach während eines Projektes

durchgeführt werden, erhöhen die Weiternutzungsabsichten.

40

Schritt 9f: Überprüfung der Hypothesen Studie 2:

Langzeitstudie

2 Workshops in einem Projekt

Sammlung von Wissen aus dem Vorgängerprojekt

Erster Workshop zu Projektbeginn

Juni 2013 Team Briefing

September 2013

Lessons Learned Session im Vorgängerprojekt

September 2013

Projekt Kick-off mit LessonsLearned Session

Präsentation der Ergebnisse des Vorgängerprojekts

Erfahrungsaustausch im Team

September 2013

Projekt –Meilenstein mit LessonsLearned Session

Rekapitulation der Aktivitäten Erfahrungsaustausch im Team

41

Schritt 9g: Auswertung & Ergebnis Studie 2

*** p < 0.001

** p < 0.01

* p < 0.05

n.s. not significant

5

RELIABILITY (KQ_RELI)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

UNDERSTANDABILITY (KQ_UND)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

RELEVANCE (KQ_RELI)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

ADEQUACY (KQ_ADE)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SCOPE (KQ_SCO)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

USEFULNESS (KQ_USE)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

ACCESS (PQ_ACC)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

EASE OF USE (PQ_EOU)

4

3t0 t1

7

6

t2

0.13 n.s.

5

ENTERTAINMENT (PQ_ENT)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

PROCEDURE QUALITY (PQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SATISFACTION WITH KQ (SAT_KQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

SATISFACTION WITH PQ (SAT_PQ)

4

3t0 t1

7

6

t2

5

CONTINUED USAGE INTENTION (CUI)

4

3t0 t1

7

6

t2

KNOWLEDGE QUALITY (KQ)

5

4

3t0 t1

7

6

t2

H2 teilweise bestätigt (Scope)

H3 teilweise bestätigt (Access & Entertainment)

H4 nicht bestätigt

42

Schritt 9h: Langzeiteffekt – Studie 3 Studie 3: Quick & Dirty

Fragebogen an 89 Mitarbeiter der Deutschen Bank versendet

33 Mitarbeiter haben Umfrage ausgefüllt

Ergebnisse:

69,7% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der sie teilgenommen haben, von einem neutralen Moderator geleitet wurde

36,3% der Teilnehmer gaben an, dass die letzte Lessons Learned Session, an der sie teilgenommen haben, entweder zu Beginn des Projektes oder während des Projektes durchgeführt wurde

43

Wissensmanagement erfordert soziale Interaktion zwischen Wissensträgern

Technologie kann nur als Tool zur Unterstützung genutzt werden

In der Deutschen Bank kommt das Konzept des Projekt-Knowledge-Intermediär sehr gut an Von Projekten gern genutzt

Zeitweise zu hohe Auslastung der Lessons Learned Community

Wissensaustausch mit methodischem Vorgehen führt zu projekt-basiertem Lernen und Verringerung von Fehlern, die bereits bekannt waren oder hätten vermieden werden können

Lessons Learned nicht nur zur Rekapitulation des eigenen Projektes nutzen, sondern auch als Vorbereitung

Austausch über die Projekte hinweg wertvoll

Für die Aufbereitung der Lessons Learned und den erleichterten Zugriff ist dennoch ein zentrales Wissensmanagementsystem erforderlich

Fazit44

ReferenzenAjmal, M.M. and Koskinen, K.U. Knowledge Transfer in Project-Based Organizations: An Organizational Culture

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45

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Teerajetgul, W., Chareonngam, C., and Wethyavivorn, P. Key Knowledge Factors in Thai Construction Practice.International Journal of Project Management 27, 8 (2009), 833–839.

Vorakulpipat, C. and Rezgui, Y. An Evolutionary and Interpretive Perspective to Knowledge Management. Journal ofKnowledge Management 12, 3 (2008), 17–34.

46

Science

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