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GTD – kurz erklärt

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Selbstmanagement

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Das „Problem“„Das menschliche Gehirn erinnert sich an unerledigte Aufgaben besser als an Erledigtes.“(Zeigarnik-Effekt)

Das tägliche Gedankenkarusell stoppen!

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Das Ziel

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Die IdeeDavid Allen:

Sorge dafür, dass Unerledigtes nicht in deinem Kopf ist und dort Energie verbraucht.

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Die IdeeDavid Allen:

Nutze ein zuverlässiges System, dem dein Gehirn vertraut.Dann darf das Gehirn die Aufgaben „vergessen“

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Die IdeeDavid Allen:

Das System muss zuverlässig darüber Auskunft geben, was als nächstes zu tun ist.

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Das System Eine Aufgabenliste Eine Projektliste Ein Posteingang Ein eindeutiges Ablagesystem

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Der ErfolgsfaktorWas dieses System erfolgreich macht:

Disziplin

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Der Erfolgsfaktor

Sehe deinen Posteingang mindestens einmal in der Woche durch.

Sehe deine Aufgabenliste mehrmals in der Woche durch

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Posteingang

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AufgabenlisteDurchsehen der Aufgabenliste: Was ist als nächstes zu tun? Stimmt die Planung von

Dringlichkeit & Wichtigkeit aller Aufgaben noch?

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AufgabenlisteZusatzinformationen: Deadlines Kontext Priorität

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Das ist alles!

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Wochenplan In der Vorwoche die kommende

Woche planen Weniger planen, als möglich

wäre Das „Hauptziel“ der Woche

definieren Mehr Flexibilität: Auf Tagespläne

wenn möglich verzichten

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Wochenplan

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Kalender

„Echter Termin“: Die Erledigung macht vor und nach dem Termin keinen Sinn und ist nur im Zeitraum des Termins möglich.

In den Kalender gehören nur echte Termine – keine

Aufgaben

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Deadlines

„Echte Deadline“: Eine Erledigung nach der Deadline ist nicht mehr möglich oder nicht mehr sinnvoll.

Nur „echte“ Deadlines verwenden

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Tipps

Große Aufgaben klein machenPareto Prinzip (80/20)

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TippsWenn eine Aufgabe lange von einer Woche in die nächste geschoben wurde:

- Gibt es eine Deadline?- Was würde passieren, wenn ich es nicht

täte?- Ist noch nicht der richtige Zeitpunkt?- Kann ich es delegieren?- Ist nicht genau klar, was zu tun ist?- Ist die Aufgabe zu groß?

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GTD mit Outlook Kategorien: Projekte Status:

- Offen: ToDos für diese Woche- In Bearbeitung: Was bereits

begonnen wurde- Zurückgestellt: Arbeitsvorrat- Warten auf

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GTD mit OutlookHistorie bei „Langläufern“ im Aufgabentext pflegen.• 21.02.: Chef beauftragt mich per Mail mit der

Erstellung des Textes• 25.02.: Habe Textentwurf erstellt und an

Kollegen Franz geschickt mit der Bitte um eine Prüfung

• 12.03.: Bisher keine Rückmeldung von Franz. Habe heute nachgefragt.

• 14.03.: Rückmeldung von Franz eingearbeitet und Text an Chef geschickt. Warte jetzt auf seine Rückmeldung.

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GTD mit Outlook

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GTD mit Excel

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GTD mit MindMaps

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GTD mit MindMaps

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GTD mit Zetteln

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Apps DropTask - sehr visuell ToDo Cloud – farblich sehr schön

gestaltet Toodledo – schlicht und effizient OurGroceries - Einkaufsliste

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Zu guter letztMeine Lieblings-ToDo-Liste

ToDo‘s1. ToDo-Liste anlegen (ü)2. Ersten Punkt auf erledigt setzen

(ü)3. Sich freuen, dass die ersten

beiden Punkte erledigt sind (ü)

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Literatur