Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie

Kundenreferenz

Cloud-basiertes ERP-System für Filial-Gastronomie

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Projektvorstellung für die Konzeption und Entwicklung des „Bar Manager“

Stand: Februar 2015Autor: Kevin Wolter

Einleitung

Die Gallus Gastro GmbH betreibt mehrere gastronomische Betriebe wie Clubs, Bars und

Restaurants in der Ostschweiz (CH). Wie in der Gastronomie nicht unüblich, befinden sich die

meisten Mitarbeiter in einem kurzfristigen oder geringfügig Beschäftigtenverhältnis, woraus

eine hohe Fluktuation resultiert und dies die Planbarkeit des Personals erschwert.

Zusammen mit der Gallus Gastro GmbH (damals noch unter anderem Namen) hat wolter &

works im Zeitraum von März 2008 bis Juni 2013 den „Bar Manager“ konzipiert und entwi-

ckelt, der vor allem das Management und Controlling aller Betriebe gewährleistet, sowie die

Optimierungspotentiale einzelner Betriebe aufzeigt.

Nach erfolgreicher Umsetzung der Personalwirtschaft hat sich die Geschäftsführung der

Gallus Gastro GmbH dazu entschlossen den zweiten großen Kostenparameter innerhalb der

Betriebe zu optimieren - die Warenwirtschaft.

Insbesondere die technische Umsetzung und die daraus resultierenden Erfolge für die Gallus

Gastro GmbH wollen wir in dieser Kundenreferenz darstellen.

Zusätzlich möchten wir bereits an dieser Stelle auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensys-

tem mit Zeiterfassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). In

diesem zeigen wir, wie zu dem hier vorgestellten ERP-System eine zeitgemäße Kassenlösung

implementiert und integriert werden kann.

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Cloud-basiertes ERP-System für Filial-GastronomieKundenreferenz

Die hier verwendeten Logos und Produktnamen dienen nur zur Identifikation der jeweiligen Produkte bzw. Hersteller und können u.U. rechtlich geschützt sein. Alle verwendeten Logos, Marken und Produktnamen sind eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

• Abbildung des gesamten Workflows eines Mitarbeiter von der Bewerbung, über Stammdatenpflege, bis hin zur Arbeitsplanung inklusive Freitagen und Urlaubsplanung• Arbeitsplanung soll automatisch verfügbare Mitarbeiter vorschlagen• Zusätzliche Informationen wie Feiertage, Reservierungen, Unterbesetzung sollen direkt im Arbeitsplan angezeigt werden• Planung und Dokumentation von Meetings mit Beschlüssen

Kundenanforderungen

“Entwicklung einer individuellen Personalverwaltung und Personalplanung” - mit dieser

Anfrage trat die Geschäftsführung der Gallus Gastro GmbH an uns heran, da die etablierten

Systeme auf dem Markt - wie z.B. von SAP - zu komplex zu bedienen und auch langfristig

betrachtet sehr kostenintensiv durch die Lizensierung sind. Dazu gilt es zu berücksichtigen,

dass die Gallus Gastro GmbH einen zentralen Mitarbeiterpool verwaltet und Mitarbeiter

beliebig in allen Betrieben eingesetzt werden können.

Zusätzlich bestand der Wunsch nach einer plattformunabhängigen Applikation die über den

Webbrowser bedient werden kann. Daraus resultierend haben wir ein Cloud-basiertes

ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit integriertem Mitarbeiter-Portal und einem

Multi-Website-CMS konzipiert.

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• Verwaltung von Betrieben und Standorten• Rechtemanagement für verschiedene Nutzergruppen• Umsatzauswertung nach Betrieben und Mitarbeitern (Ertragsanalyse)

Standorte

Personalwirtschaft

• Erfassung von Wunsch-Freitagen, geplanter Urlaub sowie den möglichen Arbeitszeiten• Ausdruck und senden von individuellen Arbeitsplänen• Ausdruck von geleisteten Arbeitsstunden pro Monat• Erfassung von Krankmeldungen • E-Mail Kommunikation mit Kollegen und dem Geschäftsführer des Betriebes• Anzeige von Meetings, deren Beschlüssen und Nachrichten• Bewertungssystem (tägliche Bewertung der eigenen Leistung, der Kollegen, des Vorgesetzten)• Erfassung von individuellen Tagesabrechnungen

Mitarbeiter-Portal

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Wie eingangs bereits erwähnt, kamen im Laufe des Projektes neue Anforderungen an das

System hinzu. Die Warenwirtschaft soll insbesondere den Einkauf aller Betriebe zentralisie-

ren und Bestellungen vereinfachen.

Durch unsern agilen Ansatz in der Produktentwicklung und im Projektmanagement konnten

wir diese Anforderungen unmittelbar in die Umsetzung mit einfließen zu lassen.

• Individuelle aufschaltbare Website zu jedem Betrieb• Klassische Inhaltspflege der Websites (CMS)• Online-Bewerberformular • Online-Reservationssystem

• Listung und Verwaltung von Produkten und Lieferanten• Auswertung der Lagerbestände mit Soll-Schwellwerten • Generierung von Bestellvorschläge • Bestellungen werden direkt an den Lieferanten Versand• Bündelung von Bestellungen verschiedener Betriebe• Erfassung von Inventuren

Website

Warenwirtschaft

Umsetzung

Die Anforderungen wurden in einem Cloud-basierten ERP-System von wolter & works umge-

setzt. Dabei wurde ein individuelles auf den Kunden zugeschnittenes System implementiert,

welches alle Bestandteile zentral bündelt und so einen reibungslosen Austausch von

Informationen gewährleistet.

Über das Management-Portal und dem Mitarbeiter-Portal ist das System über zwei voneinan-

der getrennte Bereiche zugänglich und bildet dort die entsprechenden Funktionalitäten je

nach Zugriffsrechten ab.

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Cloud ERP-System „Bar Manager“

Cloud-Server

Personalwirtschaft WarenwirtschaftStandortverwaltung

Dokumentenmanag. Rechtemanagement Controlling

Mitarbeiter-PortalManagement-Portal

E-Mail Websites

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Management PortalArbeitsplanung und Personalverwaltung

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Management PortalArtikellistung und Firmenverwaltung

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Fazit

Durch die Einführung der Personalverwaltung konnten die folgenden Erfolge erzielt werden:

• permanent über 100 Angestellte deren Einsätze geplant und abgerechnet werden

• ca. 20 % weniger Personaleinsatz notwendig durch optimale Bedarfsplanung

• höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatische Berücksichtigung von Freitagen

und den gewünschten Arbeitszeiten

Zudem konnte die Gallus Gastro GmbH ein neues Geschäftsfeld durch die integrierte Waren-

wirtschaft erschließen. Mithilfe der standortübergreifenden Lagerhaltung und des zentrali-

sierten Bestellsystems wurden die Einkaufskonditionen sehr viel attraktiver, so dass die

Gallus Gastro GmbH inzwischen zu einem der größten Getränkelieferanten in der gesamten

Ostschweiz aufgestiegen ist und nicht nur seine eigenen Betriebe, sondern auch die direkte

Konkurrenz beliefert.

Abschließend möchten wir erneut auf die Kundenreferenz „Mobiles Kassensystem mit Zeiter-

fassung“ verweisen (zu finden in den Referenzen auf www.wolterworks.de). Dort zeigen wir,

wie ein POS-Kassensystem nachträglich in dieses ERP-System integriert wurde.

„Smart Home‘s“ sind derzeit in aller Munde. In den Referenzen auf www.wolterworks.de

finden Sie unser Kundenprojekt „Smart Home Lösung mit Video-Telefonie“, wo wir zeigen

wie ein solches System implementiert wird. Viel Spaß dabei.

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Über wolter & works

wolter & works versteht sich als ganzheitlicher Projektpartner. Wir konzipieren und entwi-

ckeln Produkte nicht im Alleingang, sondern in enger Zusammenarbeit mit unseren Auftrag-

gebern. Das Zusammenspiel von Konzept, Strategie, Design und Technik ist aus unserer

Sicht der entscheidene Erfolgsfaktor für die Entwicklung einer passenden Lösung. Deshalb

bekommen Sie bei uns alles aus einer Hand - wenn Sie es wünschen.

Sie stellen die Anforderungen - wir finden die Lösung

Wir konzipieren Softwareprodukte nach Ihren individuellen Anforderungen und benutzen

dafür die optimale Technologie. Dabei wägen wir mit Ihnen zusammen ab, ob etablierte oder

state-of-the-art Technologien zum Einsatz kommen sollen. Unser Schwerpunkt liegt dabei

auf der Entwicklung von webbasierten Applikationen, dezentralen Netzwerken, sowie Apps

für mobile Endgeräte. Wir bevorzugen die Verwendung von Technologien die kostengünstig

in der Lizensierung sind und so die Entwicklungs- als auch die Betriebskosten optimieren.

Kleines Team - große Schlagkraft

Das Zusammenspiel von verschiedenen Fachrichtungen wie Projektmanagement, Grafikde-

sign und Informatik, sowie jahrelange Erfahrung macht unsere Produkte so gut. Unser

kleines Team mit flacher Hierarchie garantiert schnelle Kommunikation und Umsetzung der

Kundenanforderungen. Durch das von uns bevorzugte "Agile Projektmanagement" stehen

wir in ständiger Kommunikation mit unseren Auftraggebern. Die kleineren Arbeitspakete und

kurzfristig gesteckten Meilensteine garantieren eine Entwicklung, die nah am Kunden und

dessen Anforderungen erfolgt.

Transparentes Projektmanagement - direkt kommuniziert

Unsere Kunden erhalten Zugang zu unserem Kundenportal, wo Sie jederzeit die aktuelle

Projektplanung einsehen und kommentieren können. Alle Projektbeteiligten kennen so den

aktuellen Status und können so auch kurzfristige Änderungen der Anforderungen durch

Tickets direkt in die Entwicklung einfließen lassen. Unsere Ausrichtung auf eine nachhaltige

Geschäftsbeziehung und eine persönliche Kundenbetreuung, ermöglichen wir durch direkte

Ansprechpartner und kurze Kommunikationswege.

Ansprechpartner Herr Kevin Wolter

Office Taunusstr. 23

12161 Berlin (Friedenau)

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E-Mail [email protected]

Telefon +49 (0)30 - 552 882 13

Web www.wolterworks.de