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Fallstudie: Intranet-Neukonzeption Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

Fallstudie Intranet-ReLaunch eResult

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Fallstudie: Intranet-Neukonzeption Vorgehensweise, Methoden und Ergebnisse eines systematischen

Konzeptionsprozesses am Beispiel der Knauf Gips KG

Das Ziel

„Ein runderneuertes Intranet für eine

(R)evolution der Kommunikation, einen Wandel

der bestehenden Kultur, die Schaffung von

Transparenz, Verbesserung der

Zusammenarbeit und das Verfügbarmachen

von Wissen.“

Internes Team „Knauf Gobal Intranet“

Systematische Vorgehensweise

Strategische Verankerung mit Fokus auf geschäftlichen

Mehrwert

Externe Beratung bzw. Begleitung

Feedback-Schleifen vor Ort – alle unter einem Dach!

Zentrale Erfolgsfaktoren

„Das interne Team der Knauf Gips KG konnte sich voll und ganz auf den ReLaunch konzentrieren. In

Kombination mit externen Beratern konnte ein zielführender Projektplan realisiert werden, der alle

Interessengruppen berücksichtigte.“ Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

Kundenstimme

„Die Beratung und Mitarbeit von eResult im Zuge der Neukonzeption unseres Intranets war äußerst zielführend. Gerade die Zeit bei uns vor Ort, in der eResult quasi 'mitgearbeitet' hat, tat dem Vorankommen im Projekt sehr gut und hat dem Team wertvolle Impulse gegeben. Wir konnten zusammen mit eResult eine klare Navigationsstruktur erarbeiten und zugleich die Struktur zentraler Seitentypen festlegen. Die Kompetenz und Zuverlässigkeit von eResult hat uns dabei stets überzeugt. Und der von eResult geplante und durchgeführte Card-Sorting Workshop war nicht nur zielführend, sondern machte allen Beteiligten auch noch Freude.“ Wolfgang Mend, Leitung Online Medien, Knauf Gips KG

Ablauf und Vorgehensweise

1. Vorarbeit

● In den ersten Phasen des Projekts wurden:

– bestehende Probleme und zukünftige Potentiale erhoben

– die strategische Ausrichtung des Intranets definiert

– eine Roadmap erstellt und verschiedene konzeptionelle Aspekte erarbeitet

– Personas definiert

– eine Systemevaluation durchgeführt

– die neu geschaffene Stelle des Intranet Managers besetzt

„Ein Intranet hat im Gegensatz zu praktisch allen anderen Systemen keinen fest definierten Anwendungszweck. Jedes

Projekt muss deshalb zu Beginn entscheiden, was das Intranet für das Unternehmen sein und leisten soll.“

Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater, Schillerwein Net Consulting GmbH

2. Card-Sorting

● Um eine logische und gut bedienbare Navigationsstruktur zu

entwickeln, wurden mehrere Card-Sortings durchgeführt.

● Dabei wurden die vorgesehenen Inhalte auf Kärtchen notiert und

dann entsprechend ihrer sinnvollen Zusammengehörigkeit

gruppiert. Zunächst waren die Hauptkategorien noch nicht

benannt (sog. „offenes Card-Sorting“).

2. Card-Sorting

● Im zweiten Schritt wurden passende Benennungen für die

Oberkategorien gefunden und nochmals überprüft, ob die

Zuordnung passt.

● In diesem „geschlossenen Card-Sorting“ wurden also die zur

Verfügung stehenden Kärtchen den gefundenen Oberkategorien

zugeordnet.

● Im Ergebnis lag eine vollständige Navigationsstruktur auf oberster

Ebene vor.

„Durch die Workshops zur Erarbeitung der Navigationsstruktur konnten die vielen Vorstellungen

und Ideen auf einen Nenner gebracht werden. Mit dem Ergebnis können sich nun alle identifizieren.“

Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

3. Wireframe-Erstellung

● Im nächsten Schritt wurden die zentralen

Seitentypen skizziert und anschließend mit

dem Tool „Axure“ in Wireframes überführt.

● Die Wireframes bildeten Anordnung von

Elementen, Seitenstruktur und erste

Navigations-/Funktionsmechanismen ab.

● Vor Ort wurde erneut vom gesamten Team

Feedback eingeholt und die Wireframes

weiter optimiert.

● Im Ergebnis lagen Entwürfe für die

wichtigsten Seitentypen vor, die nun

weiterverwendet und befüllt werden können.

4. Design-Entwicklung

● Dank der guten Vorarbeit mit den Wireframes herrschte sehr

schnell Einigkeit über die darauffolgenden Design-

Vorschläge.

● Die klare Trennung der Diskussionen in die verschiedenen

Bestandteile der Lösung…

– „welche Elemente werden benötigt?“ und „was wird in den

jeweiligen Elementen dargestellt?“ wurde mit den Wireframes

beantwortet

– „wie soll das aussehen?“ mit den Design-Vorschlägen

… ermöglichte sehr zielgerichtete und effiziente

Abstimmungsprozesse im Projektteam.

● Verschiedene Ausgabeformate (Desktop, Laptop, Tablet,

Smartphone) wurden von Anfang an berücksichtigt.

Ergebnis und Learnings

Ergebnisse und Learnings

● Die systematische Vorgehensweise und Begleitung durch

externe Berater half…

– bestehende Diskrepanzen/Meinungsverschiedenheiten aufzuzeigen

und aufzulösen.

– konzeptionelle oder technische Probleme aufzudecken und zu

beheben.

– den größten gemeinsamen Nenner zu finden.

– eine Entscheidungsgrundlage zu haben, nicht nur Ideen in Köpfen.

…ein Intranet zu entwickeln, welches größtmögliche

Akzeptanz und Zufriedenheit schafft!

Ergebnisse und Learnings

● In die Entwicklung eines Intranets sollten diejenigen einbezogen

werden, für die es gedacht ist: Die Mitarbeiter.

● Falls keine Befragung oder andere Analysen möglich sind, sollten

Interessenvertreter die Wünsche der Mitarbeiter aufnehmen und in

den Konzeptionsprozess einbringen.

● Es ist meist einfacher, über konkrete Entwürfe bzw. Arbeits-

ergebnisse zu sprechen, als über Ideen oder Meinungen. Daher hat

sich eine Schritt-für-Schritt-Konzeption mit Feedbackschleifen oft

bewährt.

„Bezüglich eines Intranets gibt es oft viele Meinungen und Wünsche. Diese in die richtigen Bahnen zu lenken, ist eine große Herausforderung. Mit

einem klaren Ziel vor Augen und kompetenter sowie objektiver Beratung von außen ist diese jedoch gut zu meistern – es lohnt sich für alle!“

Ole Kleinert, Projektleiter eResult GmbH

Ausblick

● Das neue Intranet ist zunächst für ca. 3.000 Mitarbeiter im

deutschsprachigen Raum verfügbar und wird dann schrittweise auf

insgesamt 28.000 Anwender in knapp 100 Ländern ausgeweitet.

● Seine Funktion als universelles Arbeitsmittel zur Unterstützung

von informations- und wissensintensiven Aufgaben wird ebenfalls

iterativ ausgebaut und erweitert.

● Neben der technischen Umsetzung und Weiterentwicklung nehmen

die organisatorische Umsetzung und Maßnahmen des

Veränderungsmanagements einen wichtigen Stellenwert ein.

„Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Ein Intranet ist ein Produkt, das sich ständig weiterentwickelt. Solide

Basisarbeit ist dabei die halbe Miete.“ Stephan Schillerwein, Intranet-Experte/Berater,

Schillerwein Net Consulting GmbH

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