Add-on für SAP: Das schlanke Ablage- und Archivsystem von inPuncto

biz²Archiver.pt

biz²Archiver

Das schlanke Ablage- und

Archivsystem für SAP ®*

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

Produktpräsentation

inPuncto GmbH

Fabrikstr. 5

73728 Esslingen

Tel: +49 (0) 711 66188 500

Fax:+49 (0) 711 75878614

www.inpuncto.com

biz²Archiver.ppt Seite 2

biz²BusinessSuite von inPuncto


Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation

biz²Archiver (SAP-Ablage und opt. Archivierung)

biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP

Strukturen, Thumnails, Formate)

biz²Scanner (Scan-on-demand Integration,

beliebige SAP Objekte)

biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP)

biz²ScanServer (Massenverarbeitung;

Papierbeleg-Erkennung)

biz²ExportServer (Offline Verfügbarkeit von

SAP Daten und Dokumenten)

biz²Viewer (einfacher Pixelviewer, Singleprint

eMailing, Massstab-Print)

biz²Validator (ergonomisches Workflow-Add-on))


2 biz²Archiver - Der Anwender

3 biz²Archiver - Der Administrator

1 Gründe für Archivierung mit SAP

Inhalt

4 biz²Archiver - Technische Information

5 Mögliche Speichermedien

Inhalt



Gründe für Archivierung mit R/3

1 Gründe für Archivierung mit SAP

Welche Gründe sprechen allgemein für den Einsatz einer Archivlösung in

Verbindung mit SAP?

Inhalt




Die komplette Funktionalität einer Dokumentenverwaltung ist im SAP verfügbar :

– SAP DMS (Document Management System)

– Dokumenten Integration zu SAP Objekten via SAP ArchiveLink

– SAP Workflow (mit Statusverwaltung)

Die direkte Verknüpfung von Dokumenten zu den SAP Objekten bietet den

schnellsten Direktzugriff

Es entfallen zusätzliche Aufwände für ein zusätzliches externes System

(Benutzerpflege, Berechtigungen, etc.)

Der SAP Endbenutzer kennt bereits die SAP GUI Oberfläche. Dadurch wird die

Akzeptanz des DMS wesentlich erleichtert.

Warum also sollte der Besitzer eines SAP Systems zusätzlich ein externes DVS

kaufen ? -> auf diese bereits vorhandenen Funktionalitäten setzt der biz²Archiver

auf!


SAP interne Dokumentenverwaltung



Was kann mit einem Archiv in Verbindung mit SAP abgelegt werden ?

– Ablage eingehender Dokumente

Faxe, gescannte Dokumente, Office-Dokumente, PDF, etc.

– Ablage ausgehender Dokumente

in SAP erzeugte Dokumente werden direkt als PDF gespeichert

– Ablage von Drucklisten

eignen sich zur komprimierten Speicherung von Informationen von Massendaten und

archivierter SAP Belege (ADK-Archive Development Kit); sie bieten die Möglichkeit

sowohl der Volltextsuche, als auch der attributierten Suche; Hyperlinks- wie im Internet

üblich- sind direkt zu den Originalbelegen möglich

– Ablage von Archivdateien (ADK)

Findet Einsatz bei der Reduzierung des Datenbestands der SAP Datenbank

Prinzipiell können alle Binärdaten archiviert werden.

Nahezu alle gängigen Viewer sind integrierbar. Der biz2Viewer ist speziell auf die

Anwenderanforderungen im Archivumfeld abgestimmt.

Ablage von Daten / Dokumenten




Folgende Szenarien für eingehende Belege werden durch SAP und

biz²Archiver unterstützt:

– Ablegen für spätere Erfassung („frühes Archivieren“)

– Ablegen und Erfassen

– Ablegen für spätere Zuordnung

– Ablegen und Zuordnen

– Zuordnen und Ablegen

– Frühes Ablegen mit Barcode

– Spätes Ablegen mit Barcode

Archivierung von eingehenden Dokumenten




Alle in SAP erzeugten Dokumente können ebenfalls archiviert werden.

Visualisierung in Aktenform via biz²Explorer

Die Erzeugung eines elektronischen Abbilds mit einem Scanner entfällt, da

die Daten direkt in das PDF-Format überführt werden.

Die interne Ablage eines Papierdokuments entfällt.

Archivierung von ausgehenden Dokumenten




Bei Einsatz des SAP - DVS (Dokumentenverwaltungssystem) kann ein Dokument

versioniert werden:

– Inhaltsversionen, z.B.

• Verschiedene Versionen im Lebenszyklus eines Dokuments

– Formatversionen , z.B.

• Dateiformat Original CAD und TIFF

– Sprachliche Versionen , z.B.

• Deutsches und englisches Handbuch

Zusätzliches Status-Konzept in SAP bietet die Möglichkeit die „Nativ-Formate“ in

Langzeitformate zu konvertieren (z.B. in PDF bei Status „freigegeben“)

Entsprechend können in SAP die entsprechenden Ablage/Archiv-Repositories

gepflegt werden -> d.h. z.B. PDF/Tif in Speicherbereichen für Langzeitarchivierung


Versionsverwaltung


Abgelegte Dokumente können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen

Diese Fristen können im SAP eingestellt werden. Erst nach Ablauf der Fristen

können die Dokumente gelöscht werden.

Durch Ablage im Archiv werden die Dokumente fristgerecht aufbewahrt und können

stets originalgetreu rekonstruiert werden. Dies entspricht der Forderung des

Gesetzgebers.

Bei Prüfungen durch einen Wirtschaftsprüfer können die geforderten Dokumente

schnell wieder beschafft / eingesehen werden.

Der Export von selektierten Daten als abgeschlossene Einheit auf einen

Datenträger (z.B. CD) kann Dokumente unabhängig vom SAP - System und dem

Archiv Dritten zur Verfügung stellen (siehe biz²ExportServer).


Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit


Drucklisten können ergänzend oder an Stelle eines Ausdrucks archiviert werden.

Prinzipiell lassen sich alle Drucklisten archivieren.

In archivierte Drucklisten können bei der Erzeugung:

– Hyperlinks mit eingebracht werden. Diese können später vom Benutzer angeklickt

werden und verweisen direkt auf ein Originaldokument

– Attribute für eine Attributsuche erzeugt werden. Diese werden parallel zur Druckliste

archiviert.

In Drucklisten werden Informationen zu SAP Daten komprimiert dargestellt.

Archivierte Drucklisten lassen sich bequem mit Volltextsuche oder Attributsuche

bearbeiten.


Archivierung von Drucklisten


Durch den Einsatz der SAP-Datenarchivierung (ADK-Archive Development

Kit) können Daten aus der SAP Datenbank archiviert und konsistent entfernt

werden.

Nur optische Archive mit Anschluß an die SAP ArchiveLink-Schnittstelle

können:

– die erzeugten Daten der Datenarchivierung direkt auf sichere Medien

transportieren

– einen kleinen Teilbereich der gespeicherten SAP Daten wieder zur Verfügung

stellen.

Der Einsatz der Datenarchivierung ist langfristig der einzige Weg, um das

große Datenvolumen einer SAP Datenbank in Griff zu bekommen

– Der benötigte Plattenplatz wird reduziert

– Die Performance und die Antwortzeiten des SAP -System werden wieder in

normale Bahnen gelenkt

– Der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator reduziert sich enorm


Reduzierung der SAP Datenbank (1)


Der Einsatz des ADK‘s ist die einzige Lösung um eine SAP Datenbank sinnvoll zu

verschlanken

Nur die Archivierung mit dem ADK berücksichtigt betriebswirtschaftliche und

rechtliche Gegebenheiten hinsichtlich:

– Betriebsprüfung

– Gewährleistungspflicht

– Wiederverwendbarkeit der Daten

Mit ADK Archivierung erreicht man eine Datenkomprimierung bis Faktor 5 (durch

Wegfall von System-Redundanzen)

ADK Archivierung ist online möglich.




Um auf die archivierten SAP Daten noch zugreifen zu können, bietet SAP das SAP

AS (Archivinformationssystem) an.

Eine andere, ergänzende Möglichkeit ist vor der Datenarchivierung Drucklisten der

betroffenen Daten zu erzeugen und ebenfalls zu archivieren.



SAP ArchiveLink

biz²Archiver

Lesen der Daten

Extrahieren der Daten

Daten Löschen

Administration der Sessions

Anzeigen der Daten

SAP Archiv Management

Ablage der Archivdateien wird über Dokumententyp gesteuert


Zur freien Suche in Dokumenten kann eine externe Volltextsuchmaschine integriert

werden.

Mit Hilfe der freien Suche können Dokumente gefunden werden, welche bei der

Ablage keinen vordefinierten Attributen zugeordnet werden können.

Um die Volltextsuchmaschine integrieren zu können, muß ein SAP KPro

(Knowledge Provider) eingesetzt werden.

Nachteil ist der zusätzliche Pflegeaufwand und die große zusätzliche anfallende

Datenmenge

Anbindung von Volltextsuchmaschinen



2 biz²Archiver - Der Anwender

Welche Gründe sprechen aus Anwendersicht für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ?

Inhalt


Da der biz²Archiver vollständig in das SAP System integriert ist,

– arbeitet der Anwender ausschließlich mit den Masken des ihm bekannten SAP

GUI.

– gibt es keine Medienbrüche zu anderen Anwendungen

Einzige Ausnahme ist der biz²Viewer, welcher allerdings mit den

übersichtlichen Funktionen leicht erlernbar ist. Der Viewer kann innerhalb des

Internet Explorer oder innerhalb eines separat gestarteten SAP GUI

angezeigt werden.

Weitere Kenntnisse über zusätzliche Programme außerhalb von SAP sind

nicht nötig

Ein Dokument kann nicht außerhalb von SAP recherchiert und angezeigt

werden - dies dient nochmals der Datensicherheit.


SAP-GUI Bedienoberfläche


biz²Viewer ist die Viewer-Komponente des biz²Archiver

biz²Viewer unterstützt folgende Datei-Formate:

– BMP, CALS, DCX, DIB, ICO, JPG, MOD:CA, PBM, PCX, PGM, PIC, ePIC, PNG,

PPM, RLE, TGA, TIF, WMF (optional GIF und LZW-TIF)

Bevorzugtes und empfohlenes Format ist Multipage-TIFF (MP-TIFF):

– TIFF ist als Standardformat für die Archivierung anerkannt

– Gilt als unveränderbar - wichtig für den Nachweis von Originalen

– biz²Viewer unterstützt den Sprung zu einer bestimmten Seite bei MPTIFF

– Schwarz/Weiß Bilder können mit der Komprimierung FaxGruppe 4 abgelegt

werden

Es werden die Standardfunktionen Vergrößerung, Rotation, Drucken, etc.

angeboten

Zusätzlich...

biz²Viewer (1)


...zusätzlich...

existiert eine komprimierte Voransicht und eine qualitativ hochwertige Detailansicht,

zwischen denen der Benutzer wechseln kann,

kann ein Teilbereich eines Dokuments (z.B. Ausschnitt eines A0-Dokuments)

maßstabsgetreu ausgedruckt werden,

werden bei einem mehrseitigen Dokument die Seiten einzeln über das Netzwerk

übertragen, d.h. es wurden nur Daten, die tatsächlich benötigt werden, übertragen.

Z.B. kann bei einem 100-seitigen Dokument direkt auf Seite 83 gesprungen

werden.

wird in Verbindung mit dem optionalen AddOn der hierarischen Klassensuche in

SAP das Blättern in mehreren Dokumenten ermöglicht.

wird der Viewer automatisch für einen neuen Benutzer vom Server geladen.


biz²Viewer (2)


biz²Archiver - Der Anwender

Der Viewer wurde als

Browser-fähiges Control

realisiert.

Daher kann er sowohl

integriert im SAP GUI, als

auch in einem zusätzlich

gestarteten Internet Explorer

benutzt werden.

Der Viewer bezieht die

Bilddaten direkt vom

biz²Archiver, d.h. der SAP

®* Server ist durch diese

Kommunikation nicht

belastet


biz²Viewer (2)


Der biz²Viewer ist vollständig in die Anzeige des BDN integrierbar

biz²Archiver - Der Anwender

Integration in Business Document Navigator


Mit dem Add-On Produkt biz²Scanner kann der Anwender selbst seine Belege

erfassen und einem SAP Business Objekt zuordnen

Szenario: Zuordnen und ablegen

Unkomplizierte Lösung

für den

Anwender-Arbeitsplatz

Die Software ist unabhängig

von der eingesetzten

Archivlösung


Belegerfassung mit biz²Scanner


biz²Archiver ist vollständig in das SAP System integriert und nutzt die bereits vorhandenen Möglichkeiten und Funktionen des SAP Systems

Jeder SAP-Kunde hat das Recht auf den kostenlosen Einsatz der Komponenten

– SAP ArchiveLink (Anschluß SAP an optische Archive)

– SAP Document Finder (Finden und Verwalten von archivierten Originalbelegen)

– SAP DVS (Dokumentenverwaltungssystem)

– SAP ADK (Archive Development Kit; zur Archivierung von SAP Daten)

– SAP AS (Archivinformationssystem für die Auswertung der archivierten SAP Daten)

biz²Archiver benötigt keine externen Suchmasken und kann daher auch später noch - sogar vom Kunden selbst - den veränderten Anforderungen angepasst werden.


Ihr Vorteil: Kostenersparnis (1)


Nutzen beim Einsatz der Belegarchivierung mit ArchiveLink

– die aufwändige Suche nach Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert

(Zeitersparnis, Motivation)

– Auf archivierte Dokumente kann gleichzeitig von verschiedenen Mitarbeitern -

auch weltweit - zugegriffen werden (Verfügbarkeit, Zeitersparnis)

– geringere Raumkosten für die Aktenlagerung aufgrund der höheren Speicherdichte

elektronischer Speichermedien

– Gleiche Vorgehensweise in allen SAP Modulen (Gewohnheitseffekt)

Durch Nutzung der Datenarchivierung mit ADK:

– werden die Antwortzeiten des SAP-Systems kürzer (höhere Produktivität der

Mitarbeiter)

– wird der benötigte Plattenplatz reduziert (Einsparung teurer Hardware)

– wird der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator wieder in

normale Grenzen gelenkt (Zeitersparnis)




Das Preismodell für die Nutzung des biz²Archiver ist übersichtlich und überaus attraktiv!

Speziell der Einstiegspreis ist im Vergleich mit anderen Anbietern äußerst niedrig.

Durch bewußten Verzicht von unnötigem Ballast wie:

– unnötige - in komplizierten Programmen nie genutzte - Funktionen in der Viewerkomponente biz²Viewer

– redundante Benutzerverwaltung und Metadatenverwaltung

– zusätzliche Datenbanken wie Oracle oder MS SQL Server

und durch zusätzliche Funktionen wie

– Reduzierung der übertragenen Datenmenge und Zeit zwischen Viewer und Archiv

– ausschließliche Nutzung der Such-/Anzeige Mechanismen in SAP (geringe Einarbeitungszeit der Mitarbeiter; geringe Hemmschwelle)

wird ein frühstmöglicher ROI (Return Of Invest) ermöglicht.




3 biz²Archiver - Der Administrator

Welche Gründe sprechen aus der technischen Sicht eines Administrator, bzw.

Systembetreuer für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ?

Inhalt


Es wird zwischen verschieden Arten der Datensicherheit unterschieden:

Sicherheit gegen Datenverlust

– Die Daten werden auf optische Medien (z.B. CD-ROM oder WORM) gebrannt. Ein

zusätzlicher Backup der Medien ist möglich

– Die interne Datenbank ist im worst-case Falle aus den geschriebenen Medien komplett

rekonstruierbar !

– Die Archivierung ist vom SAP Release unabhängig

Sicherheit gegen Datenmanipulation

– Die Medien werden in einem Vorgang geschrieben und „geschlossen“. Die Daten sind

nicht mehr veränderbar.

– Falls keine dauerhafte Archivierung nötig ist, können die Daten auch auf Festplatte

geschrieben werden. Durch Einstellungen in der biz²Archiver - Administration können

solche Daten auch modifizierbar, d.h. auch löschbar abgelegt werden.


Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (1)


Sicherheit gegen unbefugten Zugriff auf Daten

– Es greift komplett das Berechtigungskonzept von SAP

– Es kann kein Zugriff außerhalb des SAP-Systems initiiert werden, d.h. eine Abfrage von

extern über die HTTP-Schnittstelle wird mit einem Sicherheitsfehler abgewiesen

– Die Sicherheit wird durch einen Sicherheitsschlüssel in der URL des Archiv-Aufrufs

gewährleistet, welcher ausschließlich im zuvor bekannt gegebenen SAP-System

generiert werden kann.

– Die URL mit dem Sicherheitsschlüssel verliert nach einer einstellbaren Zeit ihre Gültigkeit

Hohe Konsistenz durch zentrale Datenhaltung da nur eine Referenzkopie im

Rechner vorliegt


Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (2)


Die Betreuung des biz²Archiver beschränkt sich nach der Inbetriebnahme auf:

– eine Sicherung des Festplattenbereichs mit den temporären Daten, welche noch nicht

auf das Sicherungsmedium geschrieben wurden

– eine optionale Sicherung der internen Datenbank, da diese im Notfall aus den abgelegten

Daten rekonstruiert werden kann.

– eventuelle Entnahme der geschriebenen Medien.

– Nachladen von leeren Medien in das System.

Jeder neue Arbeitsplatz wird automatisch mit dem biz²Viewer versorgt

Es ist keine separate Datenbank für operative Daten zu managen. Die interne

Datenbank dient ausschließlich zur Verwaltung der Medien und erhöht die

Performance des Archivs

Ihr Vorteil: Betreuungsaufwand für das System


Die Serveradministration von biz²Archiver

wird mit einem grafischen

Konfigurationsprogramm am Server

vorgenommen. Diese Tätigkeit ist nur bei

der Inbetriebnahme bzw. bei

Systemänderungen erforderlich.

Alle ein Repository betreffende

Einstellungen können getrennt

administriert werden (z.B. Aktiv/Nicht

aktiv, verwendete Verzeichnisse,

Standardsicherheitsmerkmale, etc.).

Administrationstools: biz²Archiver_Config (1)


Zur Überwachung werden Log-

Dateien erzeugt; der Pfad und der

Detaillierungsgrad kann durch den

Administrator gesteuert werden.

Administrationstools: biz²Archiver_Config (2)

Zentrale Systemverzeichnisse können für

die Ablage der SAP Sicherheitszertifikate / -

Adressbücher und für die verwendeten

Datenbankdateien administriert werden.


Archivdateien bzw. Medien von einem externen (Scan-) Dienstleister können mit

dem Programm biz²Archiver_Import in das Archiv aufgenommen werden. Es dient

ebenfalls dazu nach einem Hardwareausfall das Archiv wieder komplett aufbauen

zu können.

Administrationstools: biz²Archiver_Import


Mit dem

biz²Archiver_LogTool

wird der komfortable Zugriff auf

die durch den Archivserver

generierten Logdateien

ermöglicht.

Die Einkreisung von in Frage

stehenden Transaktionen ist

schnell möglich und gefundene

Informationen können gezielt

extrahiert werden.

Administrationstools: biz²Archiver_LogTool


biz²Archiver kennt keine eigene Benutzerverwaltung, d.h:

Keine redundante Verwaltung der Benutzerberechtigungen

Zugriff auf das Archiv hat nur der berechtigte SAP-Anwender

Die Benutzerpflege ist stets so aktuell wie im SAP-System selbst

Es ist keine Absprache zwischen verschiedenen Systembetreuern nötig


Ihr Vorteil: Einheitliche Benutzerverwaltung


Der biz²Archiver unterstützt den SAP ContentServer Cache.

Lesezugriffe können über verteilte Installationen an verschiedenen Standorten

optimiert werden.

biz²Archiver unterstützt die Ablage an verschiedenen Ablageorten, d.h. Daten

können von verschiedenen Medien zusammen kopiert und auf ein neues Medium

geschrieben werden. Praktischer Einsatz findet dies beim Mischen von nicht vollen

Speichermedien von einem Scandienstleister.

Caching


biz²Archiver unterstützt zwei Arten um Daten in das System abzulegen:

Einbringung von selbst erzeugten binären Daten

– z.B. gescannte Dokumente oder auch Word- und Excel-Dokumente

– jegliches Datenformat wird unterstützt

– bei diesem Vorgang kann der maximale Füllgrad der Medien bestimmt werden

– einzelne CD-Brenner als Jukeboxersatz werden unterstützt

Erzeugung der Binärdaten durch einen Scandienstleister

– Der Scandienstleister liefert die Medien in einem zuvor vereinbarten Format ab.

– Durch einen Batchimport werden im SAP DVS automatisch Dokumenteninfosätze

generiert und mit einer Klassifikation versehen

Ablage von Daten


Der biz²Archiver setzt auf technische Standards und ist damit zukunftsorientiert:

Kommunikation über TCP/IP und das HTTP-Protokoll

Der biz²Archiver ist nach den Vorschriften der

SAP HTTP ContentServer-Schnittstelle zertifiziert

Betriebsystem ist Windows Server

Basis ist der Microsoft Internet Information Server

Sowohl die Art der einsetzbaren Medien, als auch das Format für den

Schreibvorgang sind ausschließlich von der gewählten

Jukeboxmanagementsoftware abhängig.

Beispiele Medien: CD-ROM, DVD, WORM, MO, Virtuelle Jukebox

Beispiele Schreibformate: ISO 9660, Joliet, HFS, UDF, Hybrid CD

......

Ihr Vorteil: Investitionssicherheit


4 biz²Archiver - Technische Info

Welche Hardware, bzw. Software-Anforderungen ergeben sich beim Einsatz

von biz²Archiver und welche weiteren technischen Informationen gibt es ?

Inhalt


Server mit

biz²Archiver

X Ablage auf opt. Medien

Y Verwaltungsinformationen

Interne

Datenbank SAP-Server

1 2

3

5

y

x

6 4

1. SAP Anwender fordert bei

SAP-Server ein Original an

2. SAP Server sendet

Informationen an SAP GUI

3. SAP GUI bestellt bei

biz²Archiver das Dokument

4. Lokale Rechner erhält eine

HTML-Seite...

5. ...und startet den IE

- Damit ist die Kommunikation

mit SAP abgeschlossen -

6. Der im IE gestartete

biz²Viewer kommuniziert mit

dem Archivserver um einzelne

Seiten oder weitere

Dokumente anzufordern


Vorgänge bei Recherche und Anzeige


Komprimierung der Images / Voransicht

– Bei Überschreitung eines einstellbaren Grenzwertes (Pixelanzahl) werden die Bilddaten

zu einer Voransicht reduziert und an den biz²Viewer gesendet. Die Reduktion geschieht

online, so daß kein weiterer Plattenplatz benötigt wird. Speziell bei großen Bilddateien

(hochauflösend, DIN A 0) erzielt man eine stark reduzierte Netzwerklast. (Verhältnis 1:4)

Übertragung einzelner Seiten

– Bei mehrseitigen Images wird jeweils nur eine Seite vom biz²Server an den biz²Viewer

übertragen. So kann durch gezielte Sprünge innerhalb des Dokuments die unnötige

Übertragung von Bilddaten vermieden werden.

– z.B. 100 seitiges Dokument, schwarz/weiß, 200 DPI, DIN A 4, Komprimierung mit

Faxgruppe 4

=> ergibt eine Dateigröße von etwa 3 MByte

=> ein Seite benötigt nur 30 KByte

Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (1)


Clientcache

– Der biz²Viewer nutzt den Clientcache des Microsoft Internet Explorer (auch bei

integrierter Benutzung im SAP GUI; („inPlace“-Anzeige))

– Beim Blättern zwischen mehreren Dokumenten, bzw. den Einzelseiten eines Dokuments

wird die mehrfache Übertragung der selben Bilddaten vermieden

Grenz- / Kennwerte des Archivs

– Für 1 Million Dokumente wird ca. 2 GByte zusätzlicher Festplattenplatz für die interne

Verwaltung benötigt.

– Es können pro Repository max. 68 Milliarden Dokumente verwaltet werden (Bei einer

Komponente pro Dokument; dies ist der Normalfall)

Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (2)


Anzahl Dokumente 100 Mio.

Planungszeitraum 10 Jahre

Durchschnittliche Dokumentengrösse 50 KB

Tage an denen Dokumente erstellt werden 300/Jahr

Durchschnittliche Arbeitszeit 16 Stunden

Alle Dokumente werden von SAP erstellt (nicht Scanndienstleister)

SAP erstellt Multi-Komponent Dokumente

Gesamtarchivgrösse für Dokumente 4,86 TB

entspricht Anzahl CD‘s 6800 Stk

entspricht Anzahl DVD‘s 1100 Stk

Füllzeit Gesamtarchiv 10 Jahre je CD 0,4 Tage je DVD 2,7 Tage

Schreibzeiten Netzwerklast 0,5 MB/s Verfügbare Zeit pro Datei 0,77 s

Datenbankgrössen 46 GB

davon DB-Datei cdx 6 GB

davon DB-Datei dbf 16 GB

davon DB-Datei ftp 24 GB

DB-Backupzeit (z.B. DLT 80 GB kompr.; 200MB/min) 3,9 Stunden

biz²Archiver Designgrösse


SAP-Server ab Version 4.5 B

SAP GUI ab Version 4.5 B


Amforderungen an das SAP-System


Mindestanforderung Server

– CPU: ab Pentium 5 mit 2400 MHz

– Festplattenkapazität: 4 Gbyte, + gewünschte Cachegröße + Puffer für Schreibvorgänge

– Arbeitsspeicher 1024 MByte

– Ggf. SCSI Adapter

Microsoft Windows Server 2003 / 2008 -> 32/64bit

Microsoft Internet Information Server

Opt.: Jukebox-Managementsystem (Robotersteuerung der Jukebox)

– Z.B. PoINT Jukebox Manager (PoINT Software)

Opt: Jukebox, Brenner, Leser, SCSI-Adapter

Anforderungen an den biz²Archiver Server


Allgemeine Mindestanforderung Arbeitsplatz

– Microsoft Windows XP, WIN7

– Microsoft Internet Explorer (ab Version 5.0)

– Min. SAP GUI 4.5 B

Mindestanforderung Standard-Recherchearbeitsplatz

– Keine Besonderheiten.

Anforderungen an den biz²Archiver Client


5 Speichermedien

Inhalt


biz²Archiver: Kriterien zur Auswahl der Speichermedien

Das Archiv- und Ablagesystem biz²Archiver unterstützt die Ablage von Daten und Dokumenten auf folgenden Medien:

– CD (Compact Disk) => Archivierung CD-R

– MO-Medien (Magneto-Optisch) => Archivierung MO-WORM

– Ablage auf DVD-RW (Digital Versatile Disk) => Archivierung DVD-R / BR-R

– Ablage auf Festplatte bzw. RAID-Systeme

– Ablage auf SAN / NAS (Storage Area Network / Network Attach Storage)

Bei der Auswahl der Speichermedien sind verschiedene Kriterien wie Preise der

Hardware und der Einzelmedien, administrativer Aufwand, Lebensdauer,

Revisionsicherheit, Zugriffs- und Übertragungsgeschwindigkeit entscheidend.


Auswahl der Speichermedien: Ablage auf CD-R

Die Archivierung auf CD-R bietet von der manuellen/automatischen Sicherung auf einem Build-In CD-Brenner bis hin zum Einsatz einer CD-Jukebox ein breites Spektrum. Das Medium kommt oft im Zusammenhang mit Scandienstleister zum Einsatz, da auch kleinere Datenmengen kostengünstig digitalisiert und zum Auftraggeber transportiert werden können.

• Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium mit guter Fehlerkorrektur.

• Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien für die Datensicherung vorgehalten werden können.

• Gute Haltbarkeit des Datenträgers, bedingt revisionssichere Ablage.

• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox

• Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten (1800 KB/s / 4800 KB/s).

• Die CD-R kann entweder komplett - auf einmal - geschrieben werden; in der Zeit zwischen zwei Schreibvorgängen liegen die Daten dann auf „unsicherer“ Magnetplatte.

• Alternativ können die Daten in kleineren Blöcken geschrieben werden; jeder der Blöcke ist allerdings mit Verwaltungsdaten behaftet und verschwendet damit Speicherplatz.

• Mäßige Speicherdichte (700 MByte/Medium, einseitig beschreibbar).

• Bei Verwendung ohne Jukebox, bzw. beim Import/Export ist der Datenträger ungeschützt.

• Geparkte Medien müssen erst durch den Jukebox-Roboter in ein Laufwerk eingelegt werden.

• Erhöhte Zugriffs- und Übertragungszeiten können durch Caching-Mechanismen kompensiert werden.


Auswahl der Speichermedien: Ablage auf MO-WORM

Die Speicherung auf MO-WORM (Write Once Read Multiple) entspricht den höchsten

Ansprüchen bei der Archivierung. Die Technologie basiert auf der sowohl magnetischen als

auch optischen Eigenschaft des Datenträgers und ist als Standard schon lange im Einsatz. Das

Medium wird meist in einer Jukebox zur sicheren und komfortablen Verwaltung einer größeren

Stückzahl verwendet.

• Jeder Datenträger ist durch eine Gehäuse (Cartridge) besonders geschützt.

• Die MO-WORM wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in

einem Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt.

• Große Speicherdichte (9,1 GByte/Medium, beidseitig beschreibbar) mit ausgereifter Fehlerkorrektur.

• Geringer administrativer Aufwand da leere Medien in der Jukebox für die Datensicherung vorgehalten

werden und nicht mehr benötigte Datenträger zur Platzersparnis exportiert werden können.

• Weit verbreitetes Medium, hohe Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage.

• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox

• Hohe Kosten bei Anschaffung der Jukebox / Laufwerke und der Datenträger.

• Vergleichsweise langsame Schreibgeschwindigkeit (500 KB/s).





Auswahl der Speichermedien: Ablage auf DVD-R / BR-R

Die DVD-R bietet als modernes Speichermedium eine hohe Speicherdichte zu einem

attraktiven Preis. Bei Verwendung in einer Jukebox kann eine große Datenmenge auf

engstem Raum komfortabel verwaltet werden.

• Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium.

• Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien

für die Datensicherung vorgehalten werden können.

• Die DVD wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in einem

Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt.

• Gute Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage.

• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox.

• Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten.

• Auf Grund hoher Speicherdichte, fehlendem Cartridge und einer im Vergleich mit WORM mäßigen

Fehlerkorrektur ist die DVD ein Medium das mit besonderer Sorgfalt behandelt werden muß.


• Gilt ebenso für BlueRay-R Dics


Auswahl der Speichermedien: Ablage auf Festplatte /RAID

Das Schreiben auf Festplatte bietet die schnellste Art der Datenablage. Hierbei kann aber nicht von einer Archivierung gesprochen werden, da die Daten nicht gegen aktive Veränderung geschützt sind. Weiterhin eignet sich ein reines magnetisches Medium nicht zur revsionssicheren Aufbewahrung über lange Zeiträume.

• Problemloses Medium, welches keine besonderen Kenntnisse über die Hardware erfordert.

• Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten.

• Mit modernen Festplatten können bereits mittlere Ansprüche bei der max. abzulegenden Datenmenge abgedeckt werden.

• Keine teure Jukebox notwendig.

• Der administrative Aufwand ist minimal.

• Preis/Leistungsverhältnis ist nur bei kleineren Ablagesystemen vorteilhaft.

• Die Ablage ist weder revisionssicher, noch gegen Systemcrashs gesichert.

• Schlechte Skalierbarkeit, da nur eine geringe Anzahl an Festplatten an den Rechner angeschlossen werden können.

• Eingeschränkte Sicherheit / Haltbarkeit des Datenträgers (durch Verwendung der RAID-Technik kann eine Erhöhung der Zuverlässigkeit erreicht werden).

• Die Ablage kann mit einer sog. virtuellen Jukebox realisiert werden.


Auswahl der Speichermedien: Ablage auf SAN / NAS

„Storage Area Network“ und „Network Attach Storage“ nutzen die sehr guten Zugriffs-und

Übertragungsgeschwindigkeiten von Festplatten und bieten zugleich eine erheblich erweiterte

Skalierbarkeit bei hoher Zuverlässigkeit.

• Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten.

• Sehr gute Skalierbarkeit, Anwendung auch für Bereiche außerhalb dieser Betrachtung

• Der administrativer Aufwand ist nach Inbetriebnahme gering.

• Online Sicherungen und Festplattentausch / Erweiterung ist problemlos möglich.

• Hohe Anschaffungs- und Betriebskosten.

• Die Ablage ist nicht revisionssicher (nach Richtlinien des Gesetzgebers).


Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial

Tel: (0711) 66188 500

Fax: (0711) 75878614

[email protected]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Add-on für SAP: Das schlanke Ablage- und Archivsystem von inPuncto