Alfresco im Einsatz bei SWM – Stadtwerke München, Simon Rittsteiger, Projekt Manager, Informations- und Prozesstechnik, Anwendungen

SWM ELBA: Der Elektronische BauaktJuni 2016

Öffentlich

ELBA: Der Elektronische Bauakt

Simon [email protected]

1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt3. Lösung: Fred & Alfresco4. Fazit

Agenda

Kurzvorstellung SWM Stadtwerke München

Einer der größten deutschen Energieversorger

Garant der kommunalen Daseinsvorsorge

Unser Profil / Kurzporträt

Eines der größten kommunalen Unternehmen Deutschlands

Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme, Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation

Bieten attraktive Leistungen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis

Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation5

Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München

Unser Profil / Geschäftsgebiete

Unsere Kernkompetenzen


Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb

Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb

Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb

Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb

Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf

Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr

Telekommunikation: Internet, Telefon und TV über Glasfaser

Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser)

Unser Profil / Unternehmensdaten

Kennzahlen

Mitarbeiter rund 9.700

Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro

Stromnetz rund 12.000 km

Fernwärmenetz rund 800 km

Erdgasnetz rund 6.000 km

Wassernetz rund 3.200 km

Verkehrsnetz rund 636 km


ELBA: Der elektronische Bauakt

Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt

Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz-Infrastruktur und die Netzanschlüsse. Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten,

Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch

einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“: Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen Pläne Schriftverkehr Baustellen-Dokumentation Angebote & Vertragsunterlagen …

Aufgabenstellung

/ Alfresco Day MünchenJuni 20169


Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen.

Ausgangssituation vor ELBA

Juni 2016 / Alfresco Day München10

VertriebInstand-haltung

• SAP

Planen & Bauen

• SAP• Laufwerke

Digitalisieren & Archivieren

• Individual-Lösung (Java)


Digitale Prozesskette

Ziel-Prozess mit ELBA


VertriebInstand-haltung

• SAP

Planen & Bauen

• SAP• Alfresco, Fred

QS & Archivieren

• Individual-Lösung (Java)


Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus

Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders

12 / Alfresco Day MünchenJuni 2016

Lösung: Fred & Alfresco


Alfresco Enterprise Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im

Einsatz Fred (Xenit) Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco

Eingesetzte Tools


ELBA

Weitere Bereiche

webscript Archivwebscript


Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet (Alfresco) Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab Suche über den Pfad möglich Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über

mehrere Pfade zu finden

… Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen



Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder typesmodelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System. Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred) Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o.

Bearbeitung (Fred)

…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen



Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred)

…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen



Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred) Facettierte Suche Gespeicherte Suchen

… Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden



Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco)

… Prozesse vorantreiben



Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows ablösen Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert

… Prozesse vorantreiben


Fazit


Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und geschützt Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft

integrieren Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt

Projektziele erreicht



Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow zu übernehmen Gewählte Lösung: Erst Statusmodell einführen Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell

und BPMN-Workflows ablösen. Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model,

Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules Gute Zusammenarbeit SWM-IT und

Lessons Learned


Zeit für Ihre Fragen

Technology

Alfresco im Einsatz bei SWM – Stadtwerke München, Simon Rittsteiger, Projekt Manager, Informations- und Prozesstechnik, Anwendungen