Allgeier (Schweiz) AG - 02 Digitalisierung in der Praxis

www.allgeier.ch

DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS

Digitalisierung in der Praxis Christian Denzler

Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid

CRM als Unternehmensprozess-Plattform Christian Denzler

www.allgeier.ch

DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS

Trends

Vorgehen

Startpunkte

www.allgeier.ch

Trends

ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis

Geschäftsprozesse & -modelle

Kunden

Technologien & Systeme

Consumerization, Omnichannel, Transparenz

Uberization, Mass Customization, Serviceorientierung, On-Demand

SMAC, Integration, XaaS

Umsetzung in meinem Unternehmen ?

www.allgeier.ch

Vorgehen


Wo sind wir?

Welche Bereichesollen wir verändern?

Wie starten wir?

www.allgeier.ch

https://aback.iwi.unisg.ch/fileadmin/projects/aback/web/pdf/digital_maturity_modell_download.pdf

Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – z.B. Uni SG


Wo?

Digital Maturity & Transformation Studie von der Universität St. Gallen



www.allgeier.ch

Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft


Wo?

Digital Themes

Capabilities

Enablers

Solutions

www.allgeier.ch

Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft


Wo?

www.allgeier.ch

Strategische Ansätze

Geschäftsmodelldigitalisierung

Geschäftsmodellinnovation

Treiber & Startpunkte der Veränderungen

Kunden

Geschäftsprozesse & -modelle


Identifikation & Umsetzung

Top-down

Button-up

Lighthouse

Welche Bereiche sollen wir verändern?


Prozesse & Modelle

Kunden


A B C

BA

Welche?

www.allgeier.ch


Wie starten wir – Unsere Empfehlung

There is no silverbullet – Es

braucht Insights

Ziellösung und einen Business Case definieren

Validierung: Mit einem Piloten

Umsetzen, Einführen,

Optimieren

Wie?

www.allgeier.ch

Themen


Wie?

www.allgeier.ch

Unser Angebot


Paket: Kickstart Digitalisierungs-Initiative

Workshop: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit & Microsoft Tools kennen lernen

Heraus-forderungen +

ChancenResearch Workshop

1 2 3

Customer Immersion Experience – Microsoft

Plattform direkt erleben

Workshop Abklärungen, Vertiefungen

Diskussion Lösungsansätze/Definition Roadmap

CIE (Customer Immersion Experience) ist ein interaktiver Workshop, bei dem Entscheidungsträger aus Business und IT in die Welt der neusten Microsoft Technologien eintauchen. Aus erster Hand erfahren und erleben Sie, was mit den Produkten und Lösungen von Microsoft möglich ist.

A

B

Wie?

ab CHF 5’000.-

www.allgeier.ch

DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPROZESSEN

Rechnungseingang Goldbach Group

Automatisierung Wertpapieraufträge

www.allgeier.ch

Für was genau steht die Goldbach Group heute?Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer. Wenn ich sehe, wie die Medien heutzutage konsumiert werden, stelle ich fest, es wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden.

Ausschnitt Interview mit Michi Frank, CEO der Goldbach Group. Quelle www.goldbachgroup.com, 21.11.2016

Gesamter Artikel

http://www.goldbachgroup.com/

http://www.goldbachgroup.com/de-ch/news/es-wird-alles-digital

www.allgeier.ch

Herausforderung und Ziele

ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis

15

Manueller Rechnungs-Genehmigungsprozess

Manuelle Erfassung der Rechnungen

Ca. 2’500 RE pro Mt.

Spezialfall«Split-Rechnungen»

Durchgängig digitaler Prozess

Automatische Rechnungsprüfung,

Verminderung Fehler

Nachvollziehbarkeit

Revisionssicherheit

www.allgeier.ch

Lösung


16

Kreditor-Stammdaten

Liste der Sachbearbeiter

smart.CAPTUREsmart.CAPTURE scanviewscanview

Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX

Meta-Daten

Meta-Daten

PDF-APDF-A

ScannerScanner

PapierPapier

EmailEmail

Erfassung und Überprüfung

* Sortierung* Erkennung* Überprüfungen* Zuweisung Sachbearbeiter

Dokumenten-Eingang

* via E-Mail* via Post (Papier)* via Scanner* via PDF

Bearbeitung

* Workflow* Visierung* Fristenkontrolle* Freigabe / Ablehnung

Datenübertragung

Übertrag der Daten von scanview auf MS Dynamics AX

Stammdaten-Export aus MS Dynamics AX auf SQL-Datenbank in smart.CAPTURE

Einlesen

Ein

lese

n

Meta-Daten

Meta-Daten

www.allgeier.ch

Spezialfall Split Rechnungen


17

Erkennung & Validierung

Standard Daten

1

www.allgeier.ch



18


Standard Daten

Automatische Aufteilung

1

2

www.allgeier.ch



19


Standard Daten

Automatische Aufteilung

Kontierung- Ganz: für AX

- Einzeln: KST, KTR

1

2

3

www.allgeier.ch

Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen


KickOff 03.07.2016

Produktiv 30.11.2016

Split Rechnungen mit 5 AT bereits in Phase I

Intensives Testing zahlt sich aus

«Übliche Klassiker» Abhängigkeiten,

Kommunikation, etc.

Ziele erreicht

Integration digitale Signatur

Basis für weitere Prozess-Automatisierung

www.allgeier.ch21

Automatisierung Wertpapieraufträge

www.allgeier.ch

Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration


22

Office365Ablage

1Erkennen & Extrahieren

2Office365

Ablage

3Input

E-MailPDF…

Office365Ablage? (20-30%)

Metadaten

Office365Ablage

Office365Ablage> 90%

Metadaten

Weitere Verarbeitung

PrüfungFreigabe

…

Allgeier Standard Schnittstelle

Input – (Office365) - OCR – Office365

Office365, Azure, onPrem

www.allgeier.ch

Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration


23

Office365 Ablage mit Standard Metadaten

Erkennen und Extrahieren mit smartCAPTURE

Office365 Ablagemit zusätzlichen

Metadaten

1 2 3

1 2

3

www.allgeier.ch

Nutzen


24

ECM A-Z mit Office365/SPS-

IntegrationEffizienz

Automatisches Auslesen vorhandener Metadaten

www.allgeier.ch

CRM als Unternehmensprozess-Plattform

Ausgangslage & Ziele

Vorgehen & Lösungsarchitektur

Abgebildete Prozesse

Resultate

www.allgeier.ch

www.allgeier.ch

Immobilienbewirtschaftung – Interaktionen und Dokumente

Gebäude-/Anlagendokumentationen

Unterhaltsdokumente

Baudokumente

Offerten

Versicherungen

….

Bewerbungen

Verträge

Reparaturen

Reklamationen

Nebenkosten

…

Bewerber / Mieter / EigentümerPartner / Lieferanten / Behörden

ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform

www.allgeier.ch

Herausforderungen & Ziele


ContentGrosser Umfang an Dokumenten• Historisch: Lückenhafte Dokumentation • Wo ist was zu finden?• Knowhow: Abhängig vom Zuständigen

ProzesseTraditionelle, kaum automatisierte Prozessunterstützung

TechnologieUnterschiedliche Systeme, oft sind die Unterlagen für einen Fall in verschiedenen getrennten Systemen (u.a. CRM, DMS).

Vollständige (digitale) Dokumentation

Klarheit über den Arbeits-fortschritt / offene Tasks

Single Point of Truth, einfach erreichbar

www.allgeier.ch

Der Bewirtschafter

Wer macht’s?


• Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks• Er kennt sein «Feld»

• «Seine» Immobilien• Die verantwortlichen Personen, Dienstleister, Mieter

• Er weiss wie man «es» macht• Regulatorische Vorgaben, interne Prozess,

Best Practice• Interne und externe Zusammenarbeit

• Er erledigt Tasks• Erstellung von Dokumenten• Anfragen & Abklärungen

www.allgeier.ch

«And this is where our workflow redesign team went insane»

www.allgeier.ch

The most important contributionmanagement needs to make in the21st century is … to increase theproductivity of the knowledge workand the knowledge worker.

- Peter Drucker -

The computer is a moron.

- Peter Drucker -

www.allgeier.ch

Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams

Vorgehen


Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint (Dokumentenmanagement).

Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM-(Prozesse) und DMS-Integration (Ablage).

Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage.

Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse.

1

2

3

4

www.allgeier.ch

Zielarchitektur


Dynamics CRM

CRM

SharePoint 2016

DMSGebäude/Anlagedoku

Fall/Mieterakten

Collab (intern / extern)

Intranet Portal(inkl. Prozessdokumentation/KM)

LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung)

Office

Vorlagen

www.allgeier.ch

A) Fragen zum Mieter

B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen

C) Es kommt ein Brief per Post rein

Zentrale Arbeitsprozesse


Scanning

CRM DynamicsSharePoint

officeatwork

www.allgeier.ch

Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM

= zentrales Prozess-Tool für Mieter- und Fall-Management

Einstieg: CRM Cockpit



www.allgeier.ch


Fragen zum Mieter / Mieterakte


SharePoint App

12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster

docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc.

161234_Nachtrag-Mietvertrag.docx Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen 13.11.16 M. Meier

M. Meier

M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier

161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier

12345 – Grüenegg, S…

www.allgeier.ch


CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion

officeatwork

www.allgeier.ch


Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek

officeatwork

www.allgeier.ch


CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion

officeatwork

OatW

hansmuster

Hans Muster & co. AG

Hans Muster

Seestrasse 97

8810 Thalwil

www.allgeier.ch


Direkte Ablage im SharePoint

officeatwork

www.allgeier.ch

Digitalisieren eines eingegangenen Briefes


Erstellung Scan Deckblatt mit

QR Code

Ausdrucken des Deckblattes

Einscannen + automatische

Ablage am korrekten Ort

Scanning

www.allgeier.ch


Deckblatt Erstellung

Scanning

www.allgeier.ch


Scan-Deckblatt mit QR-Code

Scanning

www.allgeier.ch

Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)

Pilotierung

Etappierte Einführung

Begleitung durch Fachspezialisten

Bei Einführung: Erhöhter End-User Support für funktionale Fragen

Change Management


www.allgeier.ch

Systemunterstütztes, einheitliches und effizientes Arbeiten

Vollständiges, automatisiertes digitales Ablagesystem

Metadaten-unterstützte Suchfunktionen

Einfaches Verwalten der Dokumente über den gesamten Prozess- und Dokumentlebenszyklus

Durchgängige Benutzer- und Zugriffskonzepte

Resultate


www.allgeier.ch

CLOSING UND Q&A

Zusammenfassung

Angebote

Q & A

Links

www.allgeier.ch


47

… oder sich selber transformieren Transformiert werden…

• Erschaffen

• Verändern

• Verbessern

• Kultur & Philosophie («Mindset»)

• Als Netzwerk funktionieren

• Neue Business Modelle

• Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords

www.allgeier.ch

Key Take Aways

ALLGEIER (Schweiz) AG | Company Presentation

48

Transformation braucht Leadership

Schnell ausprobieren & lernen (experiment and

fail)

Im Netzwerk denken

Neue Geschäftsmodelle suchen (Bestehendes

verbessern)

Kunden, Mitarbeitende und Produkte/Assets verbinden

Den kulturellen Change mit effektiven Massnahmen

fördern

www.allgeier.ch

Links – ein kleine Auswahl


49

#Digitalization #Digitalisierung #IOT #Industrie40 #Industry40#Azure #Office365 #SharePointAllgeier, Office365, Microsoft; MicrosoftCloud, MicrosoftMechanics, MicrosoftResearch

https://www.amazon.de/Vierte-Industrielle-Revolution-Klaus-Schwab/dp/3570553450

http://future.arte.tv/de/roboter/schichtwechsel-die-roboter-uebernehmen

http://future.arte.tv/de/roboter/schichtwechsel-die-roboter-uebernehmen

www.allgeier.ch

Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte


50

Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer SaqibShaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even identify emotions on people's faces. Video auf Youtube

https://www.youtube.com/watch?v=R2mC-NUAmMk

https://www.youtube.com/watch?v=R2mC-NUAmMk

www.allgeier.ch


51

Danke für Feedback Stay Tuned

http://www.facebook.com/AllgeierSchweiz

https://www.linkedin.com/company/allgeier-schweiz-ag

https://twitter.com/AllgeierSchweiz

http://www.allgeier.ch/

http://www.allgeier.ch/newsletter-anmelden/

Technology

Allgeier (Schweiz) AG - 02 Digitalisierung in der Praxis